Artikel IMPLEMENTASI RISK BASED THINKING DALAM ISO 9001:2015 UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU IPB
Diajukan untuk memenuhi tugas individu Mata Kuliah Sistem Penjaminan Mutu diampu oleh Dr. Adil Basuki Ahza
Disusun oleh: Mhd Hendra Wibowo (P056163373.22EK)
MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2016
1
IMPLEMENTASI RISK BASED THINKING DALAM ISO 9001:2015 UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU IPB
A. Pendahuluan Pendidikan tinggi memainkan peran yang dinamis dan positif dalam masyarakat, budaya dan ekonomi suatu negara. Tantangan yang dihadapi pendidikan tinggi Indonesia saat ini antara lain adalah pergeseran tuntutan masyarakat akan kualitas lulusan perguruan tinggi (PT) terkait dengan sikap, pengetahuan dan keterampilan; semakin ketatnya kompetisi lulusan PT dalam memasuki dunia kerja; semakin ketatnya kompetisi PT dalam memperoleh calon mahasiswa, termasuk dengan PT asing; dan perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan pembelajaran jarak jauh dan universitas virtual (distance learning & virtual university). Di era liberalisasi dan globalisasi dimana PT saat ini diberi kebebasan dengan status otonominya harus diimbangi dengan peningkatan tanggung jawab dan akuntabilitas yang memadai. Tantangan-tantangan tersebut menuntut PT untuk menyelenggarakan pendidikan yang bermutu dan berkelanjutan. Ada banyak pengertian mutu yang telah dikembangkan oleh para ahli manajemen organisasi. Juran (1999) mengungkapkan dua pengertian mutu, yaitu (1) mutu berarti fitur-fitur produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan dengan demikian memberikan kepuasan pelanggan, dan (2) mutu berarti bebas dari kekurangan kebebasan dari kesalahan agar tidak mengulang pekerjaan, ketidakpuasan pelanggan, klaim pelanggan, dan sebagainya. Campell dan Rozsnayi (2002) mengelompokkan konsep mutu menjadi beberapa kategori, diantaranya adalah quality as excellence (selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik), quality as “zero errors” (tidak melakukan kesalahan), quality as “fitness for purpose” (kesesuaian tujuan), quality as transformation (fokus pada peserta didik), quality as threshold (sesuai kriteria tertentu), dan quality as enhancement or improvement (peningkatan kualitas secara keberlanjutan). Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2014 menjelaskan bahwa mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Untuk menjawab tantangan-tantangan di atas dan membentuk budaya mutu maka perlu dikembangkan sistem perbaikan mutu berkelanjutan melalui suatu Sistem Manajemen Mutu. Sistem manajemen mutu (SMM) adalah sistem formal yang mendokumentasikan proses, prosedur, dan tanggung jawab untuk mencapai kebijakan dan sasaran mutu. SMM membantu mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan organisasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi secara terus menerus (http://asq.org/learn-about-quality/quality-managementsystem/, diakses 25 Agustus 2016). Salah satu standar internasional yang menetapkan dan menerapkan SMM adalah International Organization for Standardization (ISO), khususnya ISO 9001, yang secara luas telah digunakan oleh banyak organisasi di dunia.
2 Berdasarkan sejarahnya, ISO 9001 diperkenalkan pada tahun 1987 (ISO 9001:1987 untuk penjaminan mutu (quality assurance / QA) dalam desain, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan bagi organisasi yang memiliki aktivitas menciptakan produk baru. Pada tahun 2000 keluar ISO 9001:2000 yang memadukan tiga standar penjaminan mutu (ISO 9001, 9002, dan 9003) menjadi hanya satu standar yaitu 9001. ISO 9001:2000 membuat perubahan mendasar dalam SMM dengan menempatkan manajemen proses sebagai landasan pengukuran, pengamatan dan peningkatan tugas dan aktivitas organisasi, serta menuntut keterlibatan manajemen puncak dalam mengintegrasikan manajemen mutu dengan sistem bisnis secara keseluruhan, dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan berkesinambungan. Versi selanjutnya adalah ISO 9001:2008 yang menekankan bahwa ISO 9001 mensyaratkan “Documented quality management system”, and not a “system of documents” (https://kasmancepu.wordpress.com/sejarah-iso-9001/, diakses 20 Agustus 2016). Versi terakhir yang keluar pada tahun 2015 adalah ISO 9001:2015 yang didasarkan pada sejumlah prinsip manajemen mutu termasuk fokus yang kuat pada pelanggan, motivasi dan implikasi dari manajemen puncak, pendekatan proses dan perbaikan terus-menerus. ISO 9001:2015 membantu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan produk-produk dan layanan berkualitas baik (http://www.iso.org/iso/home/standards/managementstandards/iso_9000.htm, diakses 20 Agustus 2016). Salah satu perubahan penting pada revisi ISO 9001:2015 adalah membangun pendekatan sistematis untuk risiko daripada memperlakukannya sebagai komponen tunggal dari SMM. Risk-based thinking (berpikir berbasis risiko) sebenarnya telah dilakukan secara otomatis dan tanpa sadar untuk mendapatkan hasil terbaik. Konsep risiko selalu tersirat dalam ISO 9001, revisi tahun 2015 membuatnya lebih eksplisit dan membangun ke dalam sistem manajemen secara keseluruhan (www.bsigroup.com/IS09001Revision, diakses 20 Agustus 2016). Artikel ini akan mengkaji dan menguraikan tentang risk-based thinking (RBT) dalam ISO 9001:2015 dan contoh implementasinya untuk pengembangan sistem manajemen mutu di IPB. Lingkup kajian implementasi RBT dalam pengembangan sistem manajemen mutu di IPB dilakukan berdasarkan kriteria-kritera dalam akreditasi institusi perguruan tinggi. B. Risk-Based Thinking (RBT) dalam ISO 9001:2015 Salah satu perubahan penting dalam ISO 9001:2015 adalah membangun pendekatan sistematis dengan mempertimbangkan risiko yang melekat dalam semua aspek sistem manajemen mutu. Pada ISO 9001:2008, klausul pada tindakan preventif dipisahkan dari sistem secara keseluruhan, sedangkan pada ISO 9001:2015, risiko menjadi bagian yang terintegrasi dengan sistem secara keseluruhan. Dengan demikian, sistem menjadi proaktif daripada reaktif dalam mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan melalui identifikasi awal dan tindakan. Dalam ISO 9001:2015 RBT perlu dipertimbangkan dari awal terhadap seluruh sistem, membuat tindakan preventif yang melekat untuk perencanaan, pengoperasian, analisis dan evaluasi kegiatan. RBT merupakan bagian dari pendekatan proses dimana
3 tidak semua proses dari sistem manajemen mutu mewakili tingkat risiko yang sama, disesuaikan dengan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya. ISO 9001:2015 sering memadukan istilah risiko dan peluang. Peluang atau kesempatan adalah seperangkat keadaan yang memungkinkan untuk melakukan sesuatu dimana dalam menentukan untuk mengambil atau tidak mengambil kesempatan dilakukan berdasarkan tingkat risiko yang berbeda. RBT akan menganalisis situasi saat ini dan kemungkinan peluang untuk perbaikan. Risiko dalam ISO 9001:2015 dibahas sebagai bagian terpadu (terintegrasi) dari pendekatan proses. Bagian-bagian dalam ISO 9001:2015 yang membahas RBT adalah (ISOc, 2015): Pendahuluan – menjelaskan konsep RBT Klausul 4 – mensyaratkan organisasi untuk membahas risiko dan peluang terkait proses SMM Klausul 5 – mensyaratkan manajemen puncak untuk meningkatkan kesadaran RBT serta menentukan risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi produk/layanan yang sesuai Klausul 6 – mensyaratkan organisasi untuk mengidentifikasi risiko dan peluang yang terkait dengan kinerja SMM dan mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasinya Klausul 7 – mensyaratkan organisasi untuk menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan (risiko tersirat setiap kali "tepat" atau "sesuai" disebutkan) Klausul 8 – mensyaratkan organisasi untuk mengelola proses operasional (risiko tersirat setiap kali "tepat" atau "sesuai" disebutkan) Klausul 9 – mensyaratkan organisasi untuk memantau, mengukur, menganalisis dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan peluang Klausul 10 – mensyaratkan organisasi untuk memperbaiki, mencegah atau mengurangi efek (dampak) yang tidak diinginkan dan meningkatkan SMM serta memperbarui risiko dan peluang. Dengan mempertimbangkan risiko di seluruh sistem dan semua proses yang memungkinkan untuk mencapai tujuan dan hasil yang lebih konsisten, maka pelanggan dapat yakin bahwa mereka akan menerima produk atau layanan yang diharapkan. Penerapan RBT dalam SMM suatu organisasi akan memberikan manfaat, yaitu: meningkatkan tata kelola organisasi membangun basis pengetahuan yang kuat membangun budaya proaktif untuk selalu melakukan perbaikan mengikuti hukum dan peraturan yang berlaku menjamin konsistensi kualitas produk dan layanan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
4 C. Prinsip dalam ISO 9001:2015, Sistem Akreditasi Nasional dan Sistem Manajemen Mutu Pendidikan Tinggi Standar ISO selalu ditinjau setiap lima tahun dan direvisi jika diperlukan. Hal ini akan membantu memastikan standar ISO sebagai alat tetap berguna bagi pelanggan (pasar). Tantangan yang dihadapi oleh bisnis dan organisasi saat ini sangat berbeda dari beberapa dekade yang lalu, misalnya globalisasi telah mengubah cara berbisnis dan organisasi, operasi rantai pasokan lebih kompleks daripada yang dilakukan di masa lalu. Selain itu, terdapat peningkatan harapan dari pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya agar lebih banyak akses ke informasi, masyarakat saat ini memiliki suara yang lebih kuat daripada sebelumnya. Oleh karena itu, ISO 9001 harus mencerminkan perubahan ini agar tetap relevan. Perubahan yang paling terlihat dalam ISO 9001:2015 adalah struktur baru yang sekarang mengikuti struktur yang sama secara keseluruhan dengan standar sistem manajemen ISO lainnya, sehingga memudahkan bagi siapa saja yang menggunakan beberapa sistem manajemen. Perubahan utama lainnya adalah fokus pada risk-based thinking (RBT) yang sebenarnya telah menjadi bagian dari standar ISO sebelumnya, hanya saja pada versi baru RBT diungkapkan lebih eksplisit dan masuk ke dalam sistem manajemen secara keseluruhan (ISOa, 2015). Revisi yang juga cukup signifikan dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 adalah perubahan prinsip manajemen mutu dari 8 menjadi 7 prinsip manajemen mutu (Tabel 1). Pada ISO 9001:2015, prinsip ke-4 dan ke-5 digabungkan menjadi satu prinsip yaitu “Process Approach”, sehingga hanya ada 7 prinsip manajemen mutu. Tabel 1 Perbedaan prinsip manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 1. Customer focus 1. Customer focus 2. Leadership 2. Leadership 3. Involvement of people 3. Engagement of people 4. Process approach 4. Process approach 5. Systems approach to management 5. Improvement 6. Continual improvement 6. Informed decision making 7. Factual approach to decision making 7. Relationship management 8. Mutually beneficial supplier relationship ISOb (2015) menjabarkan lebih rinci prinsip-prinsp manajemen mutu dalam ISO 9001:2015. Secara ringkas, penjabaran ke-7 prinsip manajemen mutu ISO 9001:2015 adalah sebagai berikut: 1. Costumer Focus: fokus utama dari manajemen mutu adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.
5 2. Leadership: pemimpin dari semua tingkatan menetapkan serta menyatukan tujuan, arahan dan menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat dalam mencapai sasaran organisasi. 3. Engagement of People: kompeten, mampu diberdayakan, dan keterlibatan orangorang di semua tingkatan adalah hal yang penting untuk menambah kapabilitas organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai. 4. Process Approach: hasil yang dapat diprediksi dan konsisten akan tercapai lebih efektif dan efisien jika aktifitas-aktifitas dapat dimengerti dan dikelola sebagai prosesproses yang saling berkaitan serta berfungsi sebagai suatu sistem yang utuh. 5. Improvement: organisasi yang sukses selalu fokus terhadap perbaikan. 6. Evidence-Based Decision Making: pengambilan keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk mencapai hasil yang diharapkan. 7. Relationship Management: untuk mempertahankan kesuksesan, organisasi harus mengelola hubungannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan diantaranya adalah para pemasoknya. Prinsip-prinsip dalam ISO 9001:2015 tersebut masih sejalan dengan 10 prinsip dan empat asas dalam sistem akreditasi nasional pendidikan tinggi Indonesia. Adapun 10 prinsip sistem akreditasi nasional pendidikan tinggi Indonesia yaitu: 1. Independen: adalah prinsip yang harus ditegakkan dalam sistem manajemen dan lembaga penjaminan mutu yang memiliki kemandirian dalam pengambilan keputusan penilaian, terbebas dari konflik kepentingan maupun intervensi pihak ketiga 2. Akurat: sistem manajemen dan penjaminan mutu harus dibangun berdasarkan pada data dan iformasi yang akurat, sahih dan andal. 3. Obyektif: sistem manajemen dan penjaminan mutu harus didasarkan atas bukti dan informasi serta penilaian yang obyektif. 4. Transparan: sistem manajemen dan penjaminan mutu harus ditegakkan atas persyaratan, proses dan hasilnya secara terbuka, 5. Akuntabel: sistem manajemen dan penjaminan mutu harus dibangun, diterapkan dan dikembangkan sebagai akuntabilitas publik dengan penuh tanggungjawab 6. Imparsialitas: ketidakberpihakan adalah prinsip yang harus ditegakkan dalam sistem manajemen dan lembaga penjaminan mutu dalam proses penilaian dan pengambilan keputusan 7. Kredibel: kredibilitas adalah prinsip yang harus ditegakkan dalam sistem manajemen dan lembaga penjaminan mutu dalam proses penilaian, pengambilan keputusan dan akuntabilitas publik 8. Menyeluruh: akreditasi harus dilakukan secara komprehensif mencakup seluruh sistem manajemen maupun penjaminan mutu pendidikan tinggi. 9. Efektif: akreditasi harus dilaksanakan dengan cerminan hasil dan daya guna dalam membangun budaya mutu, menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi.
6 10. Efisien: akreditasi harus dilaksanakan dengan menggunakan sumberdaya yang berdaya guna dan berhasilguna.
1. 2. 3.
4.
Asas sistem akreditasi nasional pendidikan tinggi Indonesia adalah: Jujur, Benar: kejujuran adalah landasan kebenaran, keadilan, keobyektifan, impasialitas, transparansi dan integritas Keamanahan: landasan membangun akuntabilitas dan pertanggungjawaban (accountability dan responsibility) dan perilaku bertanggungjawab. Keharmonisan: merupakan asas pengembangan sistem manajemen dan penjaminan mutu yang esensial dalam menegakkan prinsip dan nilai-nilai “partisipasi total”, perilaku akuntabel internal maupun eksternal yg harmonis, keterkaitan (interconnection, interrelatedness), antar standar, individu, maupun perilaku organisasional secara menyeluruh. Kecerdasan: landasan keseluruhan yg utama munculnya kreatifitas dan inovasi dalam membangun dan mengembangkan sistem manajemen & penjaminan mutu. Kecerdasan adalah asas tumbuh kembangnya kreatifitas & kemampuan inovasi yang kredibel, komprehensif, akurat, efektif dan efisien dalam menghasilkan peningkatan mutu berkelanjutan.
Sistem manajemen mutu (SMM) pendidikan tinggi (Dikti) telah menerapkan 8 (delapan) prinsip manajemen mutu dalam sistem ISO 9001 versi lama. Pada penerapannya di Dikti ditambahkan 4 (empat) prinsip untuk keberhasilan yang berkelanjutan dalam pengelolaan Dikti. Peningkatan kinerja Dikti didasarkan pada delapan prinsip manajemen mutu, yaitu: 1. Pendekatan proses: Organisasi pendidikan harus mengadopsi pendekatan proses ketika mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu. Organisasi harus memahami interaksi di antara proses dan mengidentifikasi sejauh mana setiap proses operasional menciptakan nilai bagi peserta didik sesuai dengan tujuan organisasi. 2. Memahami kompetensi inti (fokus pada pelanggan), mencakup berbagai enabler (pemungkin) untuk memastikan keunggulan kompetitif dari organisasi pendidikan, yaitu teknologi, keterampilan, keahlian dan budaya organisasi. Kompetensi inti organisasi pendidikan harus didukung inovasi yang mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan pendidikan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. 3. Jumlah optimasi (pendekatan sistem untuk manajemen) memungkinkan setiap proses operasional untuk mencapai tujuannya dari sudut pandang administrasi. 4. Kepemimpinan visioner, Pemimpin dalam organisasi pendidikan harus menetapkan visi, menciptakan kebijakan untuk mewujudkan visi, dan memimpin organisasi pendidikan untuk merespon perubahan lingkungan pendidikan dengan segera. 5. Pendekatan faktual (pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan), memastikan keputusan administratif berdasarkan fakta yang jelas dan dipahami, bukan berdasarkan pada spekulasi. Untuk tujuan ini diperlukan informasi dan kebijaksanaan yang dikombinasikan dengan analisis, berpikir logis, dan pendekatan ilmiah.
7 6. Kolaborasi dengan mitra (hubungan yang saling menguntungkan) adalah penting untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kreativitas dosen dan peserta didik. 7. Keterlibatan orang adalah cara yang paling efektif dan efisien untuk sebuah organisasi pendidikan dalam mencapai tujuannya. Untuk itu organisasi harus dapat memfasilitasi keterlibatan semua orang dalam organisasi pendidikan, memanfaatkan kompetensi, pengetahuan, keterampilan, dan kreativitas setiap orang secara maksimal. 8. Perbaikan terus-menerus dari proses pembelajaran organisasi pendidikan dan pembelajaran individu dalam organisasi memungkinkan organisasi pendidikan untuk terus menciptakan nilai. Hal ini memungkinkan pertumbuhan yang berkelanjutan dalam lingkungan pendidikan eksternal. Adapun empat prinsip tambahan untuk keberhasilan yang berkelanjutan dalam pengelolaan Dikti meliputi: 1. Menciptakan nilai pembelajaran untuk mendorong peserta didik merasa puas dengan nilai yang mereka terima. Langkah-langkah kepuasan menentukan sejauh mana nilainilai kebutuhan dan memenuhi harapan peserta didik. 2. Fokus pada nilai sosial berarti membuat peserta didik dan pihak-pihak lain merasa tertarik, merasa nyaman, memperhatikan etika, keselamatan, dan pelestarian lingkungan. Organisasi pendidikan dapat memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan hanya ketika masyarakat luas menghargai nilai tambah atas luaran peserta didik. 3. Agility (kegesitan atau kelincahan) adalah prinsip penting dalam peningkatan mutu berkelanjutan dimana lingkungan pendidikan dapat berubah secara drastis. 4. Otonomi didasarkan pada analisis keadaan dan analisis diri. E. Implementasi RBT ISO 9001:2015 dalam Sistem Manajemen Mutu IPB ISOc (2015) menyebutkan bahwa RBT digunakan untuk membangun sistem manajemen dan proses, dimana untuk mengidentifikasi risiko suatu organisasi sangat tergantung pada konteks organisasi. Seperti dijelaskan pada bagian pendahuluan, lingkup kajian ini dibatasi pada implementasi RBT dalam pengembangan sistem manajemen mutu di IPB berdasarkan kriteria-kritera dalam akreditasi institusi perguruan tinggi. Mutu dan kelayakan suatu perguruan tinggi di Indonesia dapat ditetapkan berdasarkan standar akreditasi yang menjadi tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi perguruan tinggi. Standar akreditasi institusi perguruan tinggi terdiri atas beberapa elemen penilaian (parameter/indikator kunci) sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan kinerja perguruan tinggi yang bersangkutan. Berdasarkan pedoman yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), terdapat tujuh standar akreditasi institusi perguruan tinggi, yaitu: • Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian • Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu • Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
8 • • • •
Standar 4. Standar 5. Standar 6. Standar 7.
Sumber daya manusia Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2013 Tentang Statuta Institut Pertanian Bogor (IPB), status IPB saat ini adalah sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH), artinya IPB merupakan PTN-BH yang mengelola bidang akademik dan nonakademik secara otonom. Visi IPB adalah menjadi terdepan dalam memperkokoh martabat bangsa melalui pendidikan tinggi unggul pada tingkat global di bidang pertanian, kelautan, dan biosains tropika. Adapun misi IPB adalah: a. menyiapkan insan terdidik yang unggul, profesional, dan berkarakter kewirausahaan di bidang pertanian, kelautan, dan biosains tropika; b. memelopori pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang unggul di bidang pertanian, kelautan, dan biosains tropika untuk kemajuan bangsa; dan c. mentransformasikan ilmu pengetahuan, teknologi, serta seni dan budaya unggul IPB untuk pencerahan, kemaslahatan, dan peningkatan kualitas kehidupan secara berkelanjutan. IPB diberi mandat untuk menyelenggarakan Tridharma Perguruan Tinggi dalam rumpun ilmu pertanian dan ilmu-ilmu yang mendukung berkembangnya pertanian dalam arti luas untuk pembangunan pertanian Indonesia, dengan kompetensi utama pertanian tropika. Secara struktur, organisasi IPB dipimpin oleh Rektor yang dibantu oleh empat Wakil Rektor, dimana Rektor bertanggung jawab kepada Majelis Wali Amanat (MWA). IPB mempunyai perusahaan induk (holding company) sebagai unit usaha komersial IPB, yaitu PT Bogor Life Science & Technology (BLST). IPB mengelola jenjang pendidikan mulai dari Diploma (D3), Sarjana (S1), Pascasarjana (S2, S3). Berdasarkan data tahun 2014 diketahui daya tampung Program Sarjana adalah 60-170 Mahasiswa Per-Program Studi yang terdiri atas 9 Fakultas dan 37 Program studi. Dosen tetap IPB sebanyak 1.224 orang, dimana jumlah Doktornya 794 orang, jumlah Profesor 203 orang, dan ratio Dosen dan Mahasiswa 1:13. Jumlah alumni IPB yang terdata pada tahun 2014 adalah 122.932 orang. Kampus IPB terdiri atas kampus Pusat di Dramaga seluas 2.670.000 m2, kampus Baranangsiang seluas 128.800 m2, kampus Taman Kencana seluas 34.578 m2, kampus Cilibende seluas 15.034 m2, dan kampus Gunung Gede seluas 141.452 m2, kesemuanya adalah milik pemerintah. Nilai aset pada neraca IPB per-31 Desember 2014 adalah Rp. 727.367.244.082, terdiri atas aset lancar sebesar Rp. 323.809.784.146 dan aset tidak lancar sebesar Rp. 403.557.459.936. Jumlah KI IPB yang didaftarkan paten sampai dengan tahun 2015 berjumlah 322 invensi. Berdasarkan profil singkat tentang IPB dan standar akreditasi institusi perguruan tinggi, maka diidentifikasi kemungkinan risiko dan prinsip atau upaya pencegahan
9 terhadap risiko yang mungkin terjadi. Secara ringkas penjelasannya adalah sebagai berikut: Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian Standar ini mencerminkan mutu pengelolaan perguruan tinggi yang memiliki kelayakan arah masa depan yang jelas. Perguruan tinggi harus memiliki strategi dan upaya perwujudannya yang dipahami dan didukung dengan penuh komitmen serta partisipasi yang optimal semua pemangku kepentingan (stakeholders). Kebijakan mutu dalam ISO 9001 harus mengungkapkan secara jelas visi dan misi organisasi. Beberapa risiko yang mungkin terjadi dengan penetapan visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian (VMTS) IPB antara lain: VMTS sulit diukur atau terlalu abstrak untuk mencapainya, sehingga sulit diterjemahkan menjadi indikator-indikator yang terukur VMTS gagal dipahami oleh stakeholder, karena minimnya sosialisasi atau memang bahasanya yang sulit dipahami, sehingga arah jalannya organisasi menjadi tidak jelas. Kedua risiko tersebut dapat dicegah dengan membuat VMTS yang mudah diukur dan diterjemahkan ke dalam Indikator Kinerja Kunci (IKK) serta membuat VMTS yang sederhana dan mudah dipahami, dan melakukan sosialisasi kepada semua stakeholder terkait. Ciri visi yang baik menurut Dikti yaitu: Understandable, jelas dan mudah dimengerti Desirable , sesuai dengan yang diharapkan Feasible, realistik dan dapat dicapai Guiding, memberi arah yang jelas Motivating, menumbuhkan motivasi Flexible, menstimulasi inisiatif dan penyesuaian pada perubahan Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu Tata pamong (governance), kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu institusi perguruan tinggi sebagai satu kesatuan yang terintegrasi yang menjadi kunci penting bagi keberhasilan institusi dalam mewujudkan visi, melaksanakan misi, dan mencapai tujuan yang dicita-citakan sesuai dengan strategi-strategi yang dikembangkan dan harapan-harapan pemangku kepentingan. Terdapat beberapa prinsip dalam ISO 9001:2015 yang terkait dengan standar tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu antara lain prinsip Leadership, Improvement dan Evidence-Based Decision Making. Beberapa risiko yang mungkin terjadi dengan standar tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu antara lain: Terdapat ketidaksatuan pendapat misal terkait visi, misi, dan tujuan antar pimpinan perguruan tinggi atau kepemimpinan Rektor dan Wakil Rektor tidak diterima oleh semua pihak. Hal ini akan menyebabkan terhambatnya kinerja dan pencapaian tujuan organisasi.
10
Pimpinan IPB lebih mengutamakan ambisi pribadi atau berpihak pada satu golongan tanpa memperhatikan kepentingan institusi. Hal ini harus dihindari mengingat perguruan tinggi bukan perusahaan pribadi. Pengelolaan organisasi perguruan tinggi tidak efisien dan efektif, misal struktur organisasi terlalu besar dikarenakan mengakomodir kepentingan berbagai pihak, bukan berdasarkan kebutuhan untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi yang ditetapkan dan keputusan yang diambil “salah” karena tidak didasarkan pada fakta dan data yang valid, dikarenakan belum terintegrasinya sistem pangkalan data IPB. Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Menerapkan prinsip engagement of people seperti yang diimplementasikan pada ISO 9001:2015, dimana melibatkan setiap orang di semua tingkatan untuk turut serta dalam menciptakan dan memberikan nilai bagi organisasi IPB. Selalu berupaya mengutamakan musyawarah mufakat dalam pengambilan keputusan Tidak menggunakan politik praktis dalam pengelolaan organisasi, amanah dalam memimpin organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara bersama dan berorientasi pada kepuasan pelanggan atau stakeholder. Membangun sistem pangkalan data IPB yang terintegrasi untuk mendukung dalam penyusunan strategi dan pengambilan keputusan yang tepat, menerapkan prinsip Evidence-Based Decision Making.
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu mahasiswa dan lulusan, serta bagaimana seharusnya perguruan tinggi memperlakukan dan memberikan layanan kepada mahasiswa dan lulusannya. Perguruan tinggi bertanggung jawab memberikan jaminan mutu dan layanan untuk menjamin keberhasilan mahasiswa. Prinsip-prinsip dalam ISO 9001:2015 yang dapat digunakan untuk standar mahasiswa dan luluasn adalah prinsip Costumer Focus, Engagement of People, Process Approach, dan Improvement. Beberapa hal yang perlu diantisipasi yang mungkin menjadi risiko dalam standar mahasiswa dan lulusan antara lain: Persaingan antar perguruan tinggi yang semakin ketat tidak hanya lingkup nasional tetapi juga global akan menyebabkan turunnya pangsa pasar IPB Kualitas calon mahasiswa (input) yang masuk ke IPB menurun akan menyebabkan menurunnya kualitas lulusan IPB Waktu tunggu lulusan untuk bekerja masih terlalu lama, yang dapat disebabkan oleh kompetensi lulusan yang tidak sesuai dengan kebutuhan pasar. Alumni tidak dilibatkan dalam menyusun rencana strategis dan pengembangan kurikulum karena hubungan dengan alumni kurang kuat.
11
Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Menerapkan prinsip Costumer Focus, Process Approach, dan Improvement dalam kegiatan promosi akademik. Inovasi dalam promosi akademik harus dilakukan secera keberlanjutan disesuaikan sasaran yang akan dicapai. Memperketat seleksi dan mengembangkan inovasi dalam sistem perekrutan mahasiswa Melakukan pembinaan karir, technopreneurship, dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan. Selain itu, pembinaan program kreativitas mahasiswa (PKM) perlu ditindaklanjuti sampai ke tahapan inkubasi bisnis, sehingga lulusan IPB dapat menciptakan lapangan pekerjaan. Prinsip Engagement of People sebaiknya juga melibatkan alumni sebagai salah satu stakeholder yang penting untuk menentukan arah pengembangan institusi.
Standar 4. Sumber daya manusia (SDM) Pengelolaan perguruan tinggi yang baik harus didukung oleh sumber daya manusia, terdiri atas dosen dan staf pendukung yang memiliki kompetensi relevan dan andal dalam jumlah yang memadai. Dosen merupakan sumber daya manusia utama dalam proses pembentukan nilai tambah yang bermutu pada diri mahasiswa yang dibimbingnya, bagi bidang ilmu yang diampunya, dan kesejahteraan masyarakat. Dosen harus memenuhi kualifikasi akademik dan profesional, ditandai dengan latar pendidikan yang dibuktikan dengan ijazah dan sertifikat kompetensi yang dipersyaratkan seperti termaktub dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Pasal 45 dan 46; Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 28 Ayat (1) dan (2); dan memiliki mutu kinerja yang ditandai dengan tingkat jabatan akademik dan rekam jejak (track record) yang baik. Staf pendukung merupakan sumber daya manusia yang berfungsi menunjang dan memfasilitasi proses pembentukan nilai tambah yang diharapkan. Beberapa hal yang perlu diantisipasi yang mungkin menjadi risiko dalam standar SDM antara lain: Pengembangan SDM tidak terarah karena belum ada perencanaan SDM yang baik, desain atau analisis pekerjaan dan analisis jabatan tidak sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Pelaksnaan beberapa kegiatan terkait teknologi informasi terhambat karena kompetensi dan keterampilan SDM tidak sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasin (TIK) Kinerja SDM menurun karena sistem monitoring dan evaluasi (monev) dan kinerja belum berjalan dengan baik, khususnya untuk PTN BH
Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Membuat dan mengembangkan perencanaan SDM (analisis pekerjaan dan jabatan) sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi serta peraturan pemerintah.
12
Melaksanakan program-program peningkatan keterampilan SDM, misalnya pelatihan di bidang TIK Membangun sistem monev dan kinerja yang wajar dan membuat suasana kerja kondusif
Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu sistem pembelajaran di perguruan tinggi. Dalam kegiatan akademik – termasuk pengembangan dan penetapan kurikulum program studi, proses pembelajaran, dan evaluasi hasil belajar, perguruan tinggi berfungsi sebagai pemberi kemungkinan (enabler) bagi kegiatan program studi. Prinsip-prinspi dalam ISO 9001:2015 yang dapat diterapkan pada standar ini terutama adalah prinsip Process Approach, Improvement, dan Engagement of People. Beberapa risiko yang mungkin terjadi diantaranya: Kurikulum tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh dunia kerja karena sistem monev pengembangan kurikulum program studi tidak berjalan dengan baik Kurangnya interaksi mahasiswa dan dosen karena sebagian dosen mempunyai kegiatan yang padat di luar mengajar Media pembelajaran melalui TIK yang telah dikembangkan tidak dimanfaatkan secara optimal, misalnya untuk sistem e-learning Terjadi pelanggaran-pelanggaran akademik oleh mahasiswa misalnya terkait dengan plagirisme dan lain-lain.
Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Pengembangan kurikulum harus melibatkan alumni dan pihak luar kampus, prinsip Engagement of People dan Improvement dapat digunakan untuk mengatasi risiko ini Mengadakan jadwal pertemuan rutin baik tatap muka langsung maupun memanfaatkan sarana pembejaran yang ada misalnya sistem e-learning. Memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada mahasiswa dan dosen untuk memanfaatkan sistem TIK yang telah dikembangkan sebagai media pembelajaran Memberikan pemahaman etika akademik secara konsisten dan sangsi tegas bagi yang melanggar.
Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Standar ini merupakan acuan keunggulan mutu pengadaan dan pengelolaan dana, sarana dan prasarana, data dan informasi yang diperlukan untuk penyelenggaraan program-program dalam perwujudan visi, melaksanakan misi, dan pencapaian tujuan perguruan tinggi. Beberapa risiko yang mungkin terjadi pada standar 6 ini diantaranya: Fasilitas laboratorium tidak di-upgrade dan kurang terpelihara karena anggaran yang terbatas Fasilitas TIK yang tidak sesuai dengan perkembangan
13
Penerapan sistem ISO maupun SMM tidak paperless, sehingga membuat pengeluaran meningkat karena banyak kertas yang digunakan untuk membuat berbagai dokumen standar yang diperlukan. Krisis ekonomi, sumber pendapatan berkurang, terjadi pemotongan anggaran dari negara (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara / APBN). Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Sharing alat laboratorium, khususnya untuk alat-alat yang canggih (advance), dan melakukan kerjasama dengan lembaga riset lain untuk sharing penggunaan alat laboratorium. Kerjasama dengan provider untuk meningkatkan fasilitas TIK. Mengembangkan sistem informasi manajemen untuk mengurangi penggunaan kertas dalam penerapan SMM dan ISO. Melakukan efisiensi dalam operasional dan meningkatkan sumber-sumber pemasukan yang berbasis kepakaran dan teknologi.
Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama Standar ini adalah acuan keunggulan mutu penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama yang diselenggarakan untuk dan terkait dengan pengembangan mutu perguruan tinggi. Perguruan tinggi memberdayakan dan melibatkan program studi untuk berpartisipasi aktif dalam perencanaan, pengembangan dan pelaksanaan program dan kegiatan penelitian, pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat. Perguruan tinggi merancang dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan pemangku kepentingan terkait dalam rangka pendayagunaan, peningkatan kepakaran dosen, kompetensi mahasiswa, serta sumber daya lain yang dimiliki perguruan tinggi secara saling menguntungkan. Prinsip ISO 9001:2015 yang sangat terkait dengan standar ini adalah prinsip Relationship Management. Beberapa risiko yang mungkin terjadi pada standar 7 diantaranya: Hasil riset dan pengabdian kepada masyarakat (PkM) tidak sesuai kebutuhan masyarakat dan industri. Riset yang dilakukan oleh dosen dan peneliti IPB hanya berdasarkan kemauan peneliti tanpa memperhatikan trend perkembengan teknologi dan kebutuhan pasar. Rendahnya budaya menulis menyebabkan rendahnya jumlah publikasi ilmiah. Kerjasama riset hanya dilakukan oleh individu staf tanpa ikatan dengan institusi, staf dimanfaatkan sebagai tenaga ahli oleh industri atau instansi lain tanpa ada ikatan dinas. Industri memanfaatkan teknologi (inovasi) yang dihasilkan oleh IPB tanpa izin. Industri kurang percaya bekerjasama dengan IPB dalam hal implementasi teknologi IPB di industri.
14
Risiko-risiko tersebut dapat dicegah antara lain dengan cara: Memperkuat kerjasama dengan industri dan masyarakat sejak awal riset dilakukan agar riset yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pasar Membuat payung riset, rencana induk penelitian (RIP), dan agenda riset strategis agar arah dan fokus riset institusi IPB menjadi jelas. Melakukan pembinaan dan pelatihan menulis artikel ilmiah untuk meningkatkan jumlah publikasi. Membangun sistem kerjasama 1 (satu) pintu Melakukan perlindungan atas kekayaan intelektual yang dihasilkan dan melakukan monitoring atas pelanggarannya Memperkuat promosi inovasi dan kepakaran yang dimiliki IPB secara berkelanjutan.
Secara ringkas, kemungkinan risiko dan prinsip pencegahan dari setiap standar dalam akreditasi institusi perguruan tinggi dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Kemungkinan risiko dan prinsip pencegahannya No.
Standar Akreditasi VMTS
Kemungkinan Risiko
Prinsip Pencegahan
VMTS sulit diukur, terlalu abstrak untuk mencapainya VMTS gagal dipahami oleh stakeholder, khususnya staf PT
2.
Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Ketidaksatuan pendapat diantara pimpinan Pimpinan mengutamakan ambisi pribadi dan kepentingan golongan Pengelolaan tidak efisien dan efektif, misal struktur organisasi terlalu besar Salah menetapkan strategi
3.
Mahasiswa dan lulusan
Turunnya pangsa pasar IPB Kualitas calon mahasiswa (input) menurun Waktu tunggu lulusan bekerja masih terlalu lama Peran alumni kurang
Membuat VMTS yang mudah diukur dan diterjemahkan ke dalam Indikator Kinerja Kunci (IKK) Membuat VMTS yang sederhana dan mudah dipahami, melakukan sosialisasi Menerapkan prinsip engagement of people Tidak menggunakan politik praktis dalam pengelolaan organisasi Mengutamakan musyawarah mufakat dalam pengambilan Menerapkan prinsip EvidenceBased Decision Making Menerapkan prinsip Costumer Focus, Process Approach, dan Improvement dalam melakukan promosi Memperketat seleksi dan mengembangkan inovasi dalam sistem perekrutan mahasiswa Pembinaan karir, technopreneurship, dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan Lebih banyak melibatkan alumni dengan prinsip Engagement of People
1.
15 No.
Standar Akreditasi SDM
Kemungkinan Risiko
Prinsip Pencegahan
Pengembangan SDM tidak terarah Kompetensi SDM tidak sesuai dengan TIK Kinerja SDM menurun
5.
Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Kurikulum tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan pasar Kurangnya interaksi mahasiswa dan dosen TIK tidak dimanfaatkan secara optimal Terjadi pelanggaran-pelanggaran akademik
6.
Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
Fasilitas lab tidak di-upgarde dan kurang terpelihara Fasilitas TIK yang tidak sesuai dengan perkembangan Penerapan sistem ISO maupun SMM tidak paperless Krisis ekonomi, sumber pendapatan berkurang
7.
Penelitian, pelayanan/peng abdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Hasil riset dan PkM tidak sesuai kebutuhan masyarakat dan industri Riset dilakukan sesuai kemauan peneliti Rendahnya budaya menulis menyebabkan rendahnya jumlah publikasi ilmiah Kerjasama hanya dilakukan oleh individu staf tanpa ikatan dengan institusi Pemanfaatan teknologi (inovasi) PT tanpa izin Industri kurang percaya bekerjasama dengan PT
Membuat perencanaan SDM Meningkatkan kompetensi SDM dengan pelatihan Menyekolahkan dosen, mengurus sertifikasi dosen Membangun sistem monev dan kinerja yang wajar dan membuat suasana kerja kondusif Menggunakan prinsip Engagement of People dan Improvement untuk pengembangan kurikulum Mengadakan jadwal pertemuan rutin dengan memanfaatkan berbagai sarana dan media Memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada mahasiswa dan dosen untuk memanfaatkan sistem TIK Memberikan pemahaman etika akademik secara konsisten dan sangsi tegas bagi yang melanggar kerjasama dengan lembaga riset lain untuk sharing alat lab Kerjasama dengan provider untuk meningkatkan fasilitas TIK Mengembangkan SIM untuk mengurangi penggunaan kertas dalam penerapan SMM dan ISO Melakukan efisiensi dan meningkatkan sumber-sumber pemasukan yang berbasis kepakaran dan teknologi Memperkuat kerjasama dengan industri dan masyarakat sejak awal riset dilakukan Membuat payung riset, RIP, dan agenda riset strategis Melakukan pembinaan dan pelatihan menulis artikel ilmiah. Membangun sistem kerjasama 1 pintu Melakukan perlindungan atas kekayaan intelektual yg dihasilkan dan melakukan monitoring atas pelanggarannya Memperkuat promosi inovasi dan kepakaran yang dimiliki PT
4.
16 F. Penutup Salah satu perubahan penting dalam ISO 9001:2015 adalah membangun pendekatan sistematis dengan mempertimbangkan risiko yang melekat dalam semua aspek sistem manajemen mutu. Revisi yang juga cukup signifikan dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 adalah perubahan prinsip manajemen mutu dari 8 menjadi 7 prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip dalam ISO 9001:2015 tersebut masih sejalan dengan 10 prinsip dan empat asas dalam sistem akreditasi nasional pendidikan tinggi Indonesia. Sistem manajemen mutu (SMM) pendidikan tinggi (Dikti) telah menerapkan 8 (delapan) prinsip manajemen mutu dalam sistem ISO 9001. Pada penerapannya di Dikti ditambahkan 4 (empat) prinsip untuk keberhasilan yang berkelanjutan dalam pengelolaan Dikti. Implementasi risk-based thinking (RBT) dalam ISO 9001:2015 dapat diterapkan dalam pengembangan SMM IPB dengan mengidentifikasi kemungkinan risiko dalam setiap standar akreditasi institusi perguruan tinggi dan prinsip pencegahannya. Dengan demikian diharapkan risiko-risiko yang mungkin terjadi dapat diminimalisir bahkan jika mungkin diatasi. Daftar Pustaka American Society for Quality. What Is a Quality Management System (QMS)? -- ISO 9001 & Other Quality Management Systems. [internet]. [diacu 2016 Agustus 25]. Tersedia dari http://asq.org/learn-about-quality/quality-management-system/. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. 2011. Buku II Standar dan Prosedur Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi. British Standards Institution. ISO 9001:2015 revision. [internet]. [diacu 2016 Agustus 20]. Tersedia dari www.bsigroup.com/IS09001Revision. Campell C, Rozsnayi C. 2002. Quality Assurance and the Development of Course Programmes. Regional University Network on Governance and Management of Higher Education in South East Europe, Bucharest. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi-Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Penyusunan Rencana Strategis Perguruan Tinggi. [internet]. [diacu 2016 Agustus 25]. Tersedia dari http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/statuta/latih/2014/08PenyusunanRencanaStrategisP T.pdf. International Organization for Standardization. ISO 9000 - Quality management [internet]. [diacu 2016 Agustus 20]. Tersedia dari http://www.iso.org/iso/home/standards/management-standards/iso_9000.htm. a ISO [International Organization for Standardization]. 2015. Moving from ISO 9001:2008 to ISO 9001:2015. ISO Central Secretariat, Geneva-Switzerland. b ISO . 2015. Quality Management Principles. ISO Central Secretariat, GenevaSwitzerland. c ISO . 2015. Risk-Based Thinking In ISO 9001:2015. [internet]. [diacu 2016 Agustus 24]. Tersedia dari www.iso.org/tc176/sc02/public.
17 Juran JM, Godfrey AB. 1999. Juran’s Quality Handbook. 5th edition. McGraw-Hill, New York Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Sejarah ISO 9001. [internet]. [diacu 2016 Agustus 20]. Tersedia dari https://kasmancepu.wordpress.com/sejarah-iso-9001.
