PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI PENJUALAN HANDPHONE (STUDI KASUS PT KRISCHAN) Julian Chandra W & Andartya Setyawan Dosen Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia
ABSTRAK PT Krischan merupakan perusahaan dagang yang telah memiliki 3 cabang yang tersebar di BEC. PT Krischan yang telah memiliki banyak pelanggan didalam kota Bandung masih melakukan kegiatan penjualan secara konvensional yaitu pelanggan diharuskan datang ke tempat atau toko tersebut. Untuk menyelesaikan masalah diatas, meningkatkan penjualan dan area pemasaran yang lebih luas maka PT Krischan membutuhkan suatu teknologi dalam strategi pemasaran dan penjualannya, yaitu dengan mengimplementasikan E-Commerce. Metode pengembangan yang digunakan adalah metode waterfall, apabila pada tahap yang sedang berjalan terdapat kekurangan pada tahap sebelumnya dapat dilakukan penambahan atau perbaikan langsung tanpa harus menyelesaikan tahap akhir terlebih dahulu. Berdasarkan kesimpulan dari pengujian yang dilakukan dalam penelitian, pembangunan website E-commerce ini diharapkan dapat membantu PT. Krischan dalam kegiatan penjualan dan pembuatan laporan, serta dapat memperluas pangsa pasar. Kata Kunci : sistem informasi, penjualan, handphone.
37
I. PENDAHULUAN Pada era persaingan global saat ini, pelanggan merupakan aset yang sangat berharga bagi sebuah perusahaan. Karena itu, mempertahankan pelanggan dan memberikan kepuasan pada pelanggan serta menjalin hubungan yang lebih baik antara produsen dengan konsumen maupun sebaliknya adalah sudah menjadi sebuah keharusan. Pada dasarnya hasil penjualan yang diperoleh oleh PT Krischan, sebagian besar diperoleh dari hasil penjualan jasa. Hasil penjualan yang diperoleh oleh PT Krischan mengalami ketidakstabilan di setiap bulannya, di karenakan persaingan yang ketat dan biasanya konsumennya adalah konsumen yang sudah loyal dan hanya beberapa saja yang merupakan pelanggan baru. Untuk lebih jelasnya tentang hasil penjualan PT Krischan, hasil penjualan PT Krischan mengalami ketidakstabilan. Untuk menarik lebih banyak lagi konsumen dan meningkatkan hasil penjualan pada PT Krischan, maka dibutuhkan suatu cara penjualan yang baru, salah satunya melalui internet. E-commerce dapat menghubungkan penjual dan pembeli yang berbeda tempat dan tidak akan menjadi kendala dalam melakukan transaksi. Dengan dibangunnya ecommerce ini maka akan semakin memperluas pangsa pasar dan juga meningkatkan kinerja perusahaan. II. KAJIAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orangorang, fasilitas, teknologi, media, 38
prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. 2.2 E-Commerce E-commerce atau bisa disebut perdagangan elektronik atau e-dagang adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. Ecommerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis. III. METODE PENELITIAN Suatu penelitian tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode pendekatan/penyelesaian untuk melaksanakan suatu penelitian. Metode yang digunakan oleh penulis pada penelitian ini adalah metode dengan merancang dan mendesain program berdasarkan analisis sistem yang diusulkan sesuai dengan masalah yang ada di dunia lapangan. 3.1 Metode Pengembangan Sistem Metode Pengembangan adalah sebuah cara yang tersistem atau teratur yang bertujuan untuk melakukan analisa pengembangan suatu sistem agar sistem tersebut dapat memenuhi
kebutuhan (nur ichsan). Sehingga dalam melakukan pembangunan atau perbaikan suatu sistem yang terkomputerisasi harus melakukan langkah-langkah dalam mengimplementasikannya. Metode Pengembangan Rekayasa Perangkat Lunak terdapat 4 metode yaitu : waterfall, Prototyping, RAD, OOD, dan OMT. Masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan sendiri. Metode Pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode Waterfall. Waterfall merupakan metode yang sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear.
Gambar 1 Metode Waterfall Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melakukan pengerjaan langkah 2, 3 dan seterusnya. Secara otomatis tahapan ke-3 akan bisa dilakukan jika tahap ke1 dan ke-2 sudah dilakukan. yaitu merupakan alur hidup (tahapantahapan) yang harus dilakukan dalam pengembangan sebuah sistem. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Sistem yang Berjalan Strategi manajemen yang dijalankan saat ini berupa strategi customer evangelism yang membuat konsumen menjadi sukarelawan bagi penjualan, dikarenakan PT. Krischan
ini lebih kepada penjualan jasa, maka apabila konsumen merasa puas, biasanya mereka akan merekomendasikan service yang dimiliki PT. Krischan pada orang lain yang ingin melakukan service pada produk mereka. Dengan menerapkan strategi customer evangelism memang suatu keuntungan tersendiri yang tidak mengeluarkan biaya bagi pihak PT. Krischan itu sendiri. Dengan hanya memberikan service yang memuaskan maka itu salah satu kelebihan dibanding tempat lainya. Walaupun dengan menggunakan strategi yang saat ni berjalan yaitu Customer Evangelism yang membuat konsumen menjadi sukarelawan bagi penjualan sudah bisa meningkatkan penghasilan bagi PT. Krischan, namun hal itu dirasa masih kurang untuk memperbesar pangsa pasar yang ada saat ini. Sebelum merancang suatu sistem, ada baiknya melakukan analisis terlebih dahulu terhadap kebutuhankebutuhan apa saja yang diperlukan dengan menggunakan metode-metode yang telah ada. Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis dalam penelitian ini meliputi prosedur atau aliran data, diagram konteks, dan data flow diagram. Ini dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan gambaran rencana pemecahan masalah yang dihadapi.
39
4.1.1
Flow Map
Konsumen
Bag. Penjualan & Pembelian
Daftar Pemesanan
Daftar Pemesanan
Ada
Supplier
Mengecek barang pesanan
File data barang
Tidak Ada
Cek Data Barang
Daftar Pemesanan
Daftar Pemesanan Membuat Faktur Penjualan
aliran data antara sistem dengan bagian-again luar sistem. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan di PT Krischan adalah sebagai berikut:
P.O (Update)
Membuat P.O
Konsumen
Data Pemesanan
Dftr brg tdk lngkp
A
Faktur Penjualan
Lap. Brg Keluar
Faktur Penjualan
Menyetujui P.O Lap. Brg Keluar
Membuat Laporan Penjualan & brg keluar
Sistem Penjualan Barang Pada PT Krischan
Faktur Penjualan
B
Daftar barang pembelian P.O P.O Acc
Lap. Brg Keluar
Lap. Brg. masuk P.O Acc
P.O Acc
Laporan Penjualan
C
Supplier
P.O Acc
P.O
P.O Faktur Penjualan
Pimpinan
Laporan Pembelian
P.O Acc
Pimpinan
D
Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
Update Stock
Cek dftar barang pesanan pembelian
Menyiapkan barang pesanan pembelian
Daftar Stock Barang keluar & masuk
Cetak lap. Pembelian & brg masuk
Dftr brg pembelian tdk lengkap
Dftr brg pembelian tdk lengkap Lap. Brg masuk
Lap. Pembelian E
Lap. Pembelian
Gambar 4 Diagram konteks penjualan barang
Dftr brg pesanan pembelian
Dftr brg pesanan pembelian
tidak ya
Laporan Penjualan pembelian
4.1.3
DFD level 0 Penjualan Barang Pada PT Krischan
F
Laporan brg masuk & keluar
Lap. Brg masuk
Gambar 2 Flowmap Penjualan Barang pada sistem yang berjalan
Data retur
Data penjualan
Data retur 7.0 meretur penjualan
Data retur
Konsumen
Daftar pemesanan File P.O Update
ya
Konsumen
Bag. Penjualan & Pembelian
Barang yang diretur Nota Penjualan
Pimpinan
1.0 mengecek daftar barang
tidak
Faktur penjualan
Barang yang diretur Nota Penjualan
2.0 membuat faktur penjualan
4.0 membuat P.O menyetujui P.O
File dt barang
P.O Acc
Faktur penjualan Arsip faktur penjualan
Mengecek barang pesanan
Tidak
Barang yang tidak bisa diretur Nota Penjualan
Cocok dan tidak melebihi 1 minggu
Barang yang tidak bisa diretur
Supplier
Faktur penjualan
Daftar barang pesanan
Data retur
Brg tdk lengkap 3.0 membuat laporan penjualan & brg keluar
Ya
Brg tidak lengkap
5.0 mengecek daftar barang pesanan
Data pembelian Arsip laporan penjualan
Barang yang diretur
Nota Penjualan Penukaran dengan barang yang sama
Lap. Brg keluar
6.0 cetak laporan penjualan pembelian & barang masuk
Laporan penjualan pembelian
Arsip laporan penjualan pembelian
P.O
Lap. Brg keluar
Pimpinan Laporan penjualan
Barang yang sama dengan barang yang diretur
Barang yang sama dengan barang yang diretur
Gambar 5 DFD Level 0 penjualan barang pada PT Krischan Keterangan: P.O : Purchase Order
Membuat nota baru
Nota penjualan baru
Nota penjualan baru
Membuat laporan penjualan baru
Nota penjualan baru Laporan penjualan
Nota penjualan baru Laporan penjualan
Gambar 3 Flowmap Retur Penjualan pada sistem yang berjalan 4.1.2
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran40
4.2 Evaluasi Sistem yang Berjalan Setelah melakukan identifikasi terhadap penyebab permasalahan yang ada, penulis juga melakukan pengamatan dengan maksud untuk mengumpulkan fakta atau data yang menjadi permasalahan pada sistem ini. Adapun masalah-masalahnya adalah Dalam melakukan pembelian konsumen harus datang langsung ke
4.3.1
Diagram Konteks Untuk membatasi sistem yang menunjukan adanya interaksi sistem dengan komponen di luar sistem, maka perlu dibuat diagram konteks yang merupakan gambaran sistem secara keseluruhan. Berikut ini gambar diagram konteks dari sistem yang akan dibangun :
Data pesanan
Nota penjualan
Supplier
Data pembayaran Data pemesanan Data konsumen
Acc P.O
Sistem Informasi Penjualan Barang Pada PT Krischan
Konsumen Info data pemesanan Info data konsumen Info data pembayaran Info data barang
Pemilik
P.O Acc
Supplier
Info data pembayaran
5.0 Proses pengolahan pembayaran
Data pembayaran
7.0 mengecek daftar barang pesanan
Daftar barang pesanan
Info data pembayaran Data pembelian
Data pembayaran Data pemesanan
P.O
Info data pembayaran
Table data pembayaran
Data pembayaran
Data konsumen Info data konsumen
Data laporan barang Data laporan barang
Data pemesanan 1.0 Proses pengolahan data pemesanan, retur & barang
Info data pemesanan Info Data barang
Data barang
Table data barang
2.0 Proses pengolahan data konsumen
Data konsumen
3.0 Proses pengolahan data barang
Data barang
Info data konsumen
Table data konsumen Data barang
Info data konsmen
Data barang
Info data barang Info data pemesanan Info data retur
Data laporan pemesanan
Info Data barang
Data retur Data barang Data pemesanan Konsumen
8.0 Pembuatan Laporan
Data laporan pemesanan
Table data pemesanan
Info Data barang pemilik
data kategori
Info data kategori
data kategori
Info data kategori
Table data kategori
4.0 Proses pengolahan data kategori Info data konsumen data konsumen
Gambar 7 Diagram Level 0 yang Diusulkan 4.4 Implementasi Implementasi adalah proses penerapan rancangan program yang telah dibuat pada bab sebelumnya atau aplikasi dalam melaksanakan sistem informasi pemrograman yang telah dibuat, hasil dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang sudah dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat diketahui apakah perangkat lunak ini dapat menghasilkan sistem informasi penjualan handphone secara online pada toko Krischan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Lap. Penjualan Lap. Pembelian P.O
Gambar 6 Diagram Konteks yang Diusulkan 4.3.2
6.0 membuat P.O menyetujui P.O
File P.O Update
Data pemesanan
4.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan syarat untuk melakukan pengembangan sistem. Perancangan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhankebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan
mempertimbangkan lingkkungan fisik, dimana data tersebut mengalir dan menuliskan informasi.
Info data pemesanan
toko PT Krischan, karena tidak adanya media alternatif yang optimal menghubungkan antara konsumen dengan bagian PT Krischan. Maka solusinya dengan merancang aplikasi website yang mampu mendukung sebagai media alternatif dalam melakukakan transaksi pembelian dan promosi.
Data Flow Diagram Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah atau sistem yang baru akan dikembangkan secara logika dengan
1. Halaman Utama Halaman ini akan muncul ketika user pertama kali membuka aplikasi. Menu ini merupakan tampilan pertama saat aplikasi ini dijalankan. Halaman ini menampilkan most viewed products dan latest products dan juga menampilkan menu-menu untuk mengetahui halaman-halaman 41
informasi yang tersedia seperti kategori, about us, contact us, cara pemesanan, FAQ, order tracking, shopping cart, payment dan menu lain yang mengacu pada halaman lain. Terdapat pula link ke halaman login user yang hanya dapat dikunjungi oleh member tersebut dengan memasukkan user name dan password.
untuk menampilkan informasi mengenai laporan penjualan.
Gambar 10 Halaman Laporan Penjualan
Gambar 8 Halaman Utama 2. Halaman About Us Pada halaman About Us ini menampilkan deskripsi singkat tentang profil pada toko Krischan.
Gambar 9 Halaman About Us 3. Halaman Laporan Penjualan (Admin) Halaman ini akan muncul ketika user mengklik ‘Laporan Penjualan’. Halaman ini berfungsi 42
V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan dibangunnya sistem informasi penjualan handphone secara online berbasis website ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan pemasaran bukan hanya di wilayah bandung saja. 2. Dengan dibangunanya sistem informasi ini maka semua pengolahan data dilakukan secara komputerisasi yang dilakukan oleh sistem untuk memperkecil kesalahan dan lebih aman. 3. Pemesanan produk pada website ini menghemat waktu dan biaya dibandingkan dengan pemesanan secara langsung datang ke toko, dan pembeli dapat melihat produk yang dapat langsung dilihat di halaman website ini.
5.2 Saran Adapun saran yang dapat dikemukakan sebagai bahan pertimbangan adalah sebagai berikut : 1. Untuk selanjutnya sebaiknya di tambahkan metode pembayaran secara online seperti PayPal agar mempermudah dalam proses transaksi pembayaran. 2. Untuk peneliti berikutnya harus memberikan suatu cara untuk menangani permintaan konsumen yang tinggi pada suatu produk, sedangkan produk itu sedang kosong stoknya, seperti dengan memberikan fitur pemesanan inden. Karena selama ini apabila stok habis, konsumen hanya bisa menunggu sampai waktu yang tidak ditentukan untuk mengetahui produk tersebut ready stock kembali. 3. Sebaiknya diterapkan Search Engine Optimization (SEO), agar website ini lebih mudah ditemukan oleh search engine, dengan harapan pengunjung website inipun semakin bertambah.
5) Kadir Abdul, 2003. Pemrograman Web Mencakup: HTML, CSS, JavaScript & PHP. Andi Offset : Yogyakarta 6) Kristanto Andri, 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar). Gava Media : Yogyakarta 7) MADCOMS, 2004. Aplikasi Program PHP dan MySQL untuk Membuat Website Interaktif . Andi Offset : Yogyakarta 8) MADCOMS, 2006. Mendesain Website dengan Photoshop, FrontPage, dan Pemrograman PHP-MySQL. Andi Offset : Yogyakarta 9) Mulyana, Y.B. 2004. Trik Membangun Situs Menggunakan PHP dan MySQL. PT Elex Media Komputerindo.Yogyakarta 10) Nurjaya Wahyu, 2007. Materi Perkuliahan Perancangan Instalasi Komputer. Bandung 11) Susanto Azhar, 2004. Sistem Informasi Manajemen:Konsep dan Pengembangannya. Edisi ketiga, Lingga Jaya : Bandung
VI. DAFTAR PUSTAKA 1) Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar. 2) Hartono Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Edisi ketiga, Andi Offset : Yogyakarta 3) Hartono Jogiyanto, 2005. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta 4) Irawan Budhi, 2005. Jaringan Komputer. Graha Ilmu : Yogyakarta 43
44
