ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT PADA

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT PADA MADRASAH IBTIDAIYAH NEGERI BERUAS BANGKA BARAT Yudia Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email:[email protected] ABSTRACT Constitute some shape delivery news, ideas or opinion that be delivered inwritten from one party to party other, from delivery mentioned there relationship reciprocal reverse so that there activity letter correspondence. Madrasah primary school country segmented one of institutions education that bode The highway Pusuk KM.5 Village segmented sub-district coconut ( segmented village Coconut Subdistrict). Research this aims to know process letter correspondence that applied Madrasah primary school country segmented , where letter correspondence mentioned still processed manuals with use Microsoft Word and Microsoft Excel. By because the, then be made some analysis and design system information letter correspondence on Madrasah primary school country Bangka west. System information letter correspondence this consist from collection letter that in school, letter entry, letter exit and manufacture report that correspond with letter correspondence. Besides that, system mentioned be expected can ease and expedite process letter correspondence so that produce information that more accurate and support to enhancement process letter correspondence on Madrasah primary school segmented. 1.

membutuhkan informasi dalam melaksanakana tanggung jawab perencanaan, pengendalian dan penyajian, sehinggan semakin cepat tersaji, infomasi tentang surat menyurat semakin baik bagi sekolah. Berdasarkan kondisi yang ada, untuk dapat mengetahuai informasi surat menyurat pada sekolah, maka diperluan langkah-langkah untuk mengetahui pengembangan sistem surat menyurat yang sedang berjalan saat ini, dengan ini penulis mempunyai inisiatif untuk membuat “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat”

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi berdampak pula pada Di era globalisai sekarang ini membuat dunia teknologi informasi berkembang lebih cepat dan mempengaruhi diberbagai aspek kehidupan. Kemajuan dari teknologi dan infomasi merupakan penunjang utama untuk suatu instansi atau organisasi guna menghasilkan kinerja yang baik tanpa terkecuali instansi pendidikan. Oleh karena itu, surat menyurat sangatlah penting bagi perusahaan dan instansi pemerintah untuk menerima informasi dan memberikan informasi baik internal maupun eksternal, jika infomasi itu masuk kedalam perusahaan dan instansi, baik berupa lisan (ucapan pemberitahuan), lewat telepone, dan tulisan berupa memo atau surat, maka informasi yang masuk dan keluar tersebut hendak lah diketahui dan atasan langsung dan segera mungkin pimpinan harus memberikan disposisi kepada yang bersangkutan. Apabila informasi itu bersipat penting atau segera, maka pimpinan hurus bersifat memberi perintah tindak lanjutan mengikuti batas waktu sesuai isi informasi memo dan surat. Untuk mewujudkan itu semua, maka sekolah dituntut untuk bekerja secara efektif agar dapat bergerak mengikuti perkembangan teknologi yang ditangani kepala sekolah, karena kepala sekolah bertanggung jawab dalam meningkatkan operasional disekolah. Oleh karena itu

1.2 Perumusan Masalah Masalah yang ditemui pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas adalah sebagai berikut : a. Pelaksanaan operasional sekolah masih kurang efektif dan efisien. b. Belum adanya sistem terkomputerisasi yang dapat membantu dengan lebih cepat dalam menemui semua proses surat menyurat yang ada dalam sekolah. c. Register dan penyusunan arsip masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda) tanpa adanya softcopy/ back up data.

1.3 Batasan Masalah Kegiatan surat menyurat pada instansi pemerintahan perlu mendapatkan perhatian yang

1

urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses.

sungguh, kerena isi dari surat pada sebuah instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari instansi yang bersangkutan, maka dalam memperhatikan surat perlu adanya pengurusan dan pengendalian atas surat. Hal itu harus diperhatikan supaya dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat berjalan lancar sesuai dengan tujuan yang diharapakn. Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka pada skripsi perancangan sistem ini, batasan yang akan di bahas yaitu proses Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat meliputi : a. Surat Masuk dan Disposisi b. Surat Keluar c. Surat Tugas d. Surat Kuasa e. Surat Keputusan f. Permohonan Cuti g. Laporan Agenda Surat Masuk h. Laporan Agenda Surat Keluar

b.

Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran adalah bagian dari sistem yang fungsinya menjelaskan dokumen-dokumen apa saja yang dihasilkan sistem berjalan.Dokumen keluaran yang dihasilkan dari sistem berjalan dapat dianalisa dari activity diagram yangtelah dibuat. Caranya amati dokumen apa yang dibuat oleh bagian tempat sistem berlangsung dan diberikan kepada bagian/ swimlane lain. c.

Analisa Dokumen Masukan Analisa masukan adalah dokumen yang berasal dari bagian lain dan diterima oleh bagian gudang. Caranya amati activity diagram, tentukan berada di swimlane yang mana sistem berada. Dokumen masukan adalah dokumen yang diterima gudang dari swimlane lain. d.

1.4 Tujuan Penulisan

Use case diagram menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang user dan memfokuskan pada proses komputerisasi. Sebuah use case dapat menggambarkan hubungan antara use case dengan actor. Secara umum use case adalah pola prilaku sistem dan urutan transaksi yang berhubungan yang dilakukan oleh satu actor.

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari analisa dan perancangan sistem informasi surat menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat : a. Agar mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat menyurat, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik b. Dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh sekolah sebagai bahan referensi dasar untuk memperbaiki sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan saat ini. c. Agar terciptanya menjadi yang lebih baik, efektif dan efisien. d. Kemudahan pengguna sistem dalam menyediakan laporan-laporan yang bermutu serta memenuhi kebutuhan manajemen. 2.

Use Case Diagram

e.

Deskripsi Use Case Diagram

Deskripsi usecasae diagram adalah bagaimana sistem beraksi dan bereaksi. Prilaku ini merupakan aktifitas sistem yang bisa dilihat dari luar dan bisa diuji. Prilaku sistem ini di capture di dalam use case. Use case sendiri mendeskripsikan sistem, lingkungan sistem, serta hubungan antara sistem dengan lingkungannya. f.

Entity Relationship Diagram ERD adalah sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.

Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem Menurut Tata Sutabri (2012:4), pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.

g.

Logical Record Struktur (LRS)

Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. h.

Sequence Diagram

Sequence diagram adalah suatu diagram UML yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar obyek dalam urutan waktu.

2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek a.

Activity Diagram menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business modelling untuk memperhatikan

2

3.

Pengelolahan Proyek Sponsor Proyek (Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas)

3.1 Ruang Lingkup Proyek Proyek pembangunan Sistem Informasi Surat Meyurat adalah proyek untuk membangun sistem informasi yang mengolah data surat menyurat pada sebuah instansi pendidikan Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem yang akan dibangun tersebut diberi nama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat. Sistem informasi surat menyurat akan dibangun meliputi : 1) Surat Mauk dan Disposisi 2) Surat Keluar 3) Permohonan Cuti 4) Surat Keputusan 5) Surat Tugas 6) Surat Kuasa 7) Laporan Agenda Surat Masuk 8) Laporan Agenda Surat Keluar

Manejer Proyek (Yudia)

Sekretaris Proyek (Nuhri)

User Sistem (Tata Usaha)

Analis Sistem Rika

Analis Bisnis Meisika

Kontrol Proyek handi

Admin Proyek Agus

Programmer Sawitri

Perancangan Database Hendra

Gambar 3.1 Stakeholder Proyek 3.3.2 Identifikasi Deliverable Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek yaitu software, hardware, laporan teknis, materi training yang perlu diserahkan kepada pihak pemberi tanggung jawab.

3.2

Tujuan Proyek Tujan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat menyediakan informasi yang baik dan akurat yang berkaitan dengan masalah-masalah yang sering muncul khusussnya ketika dalam dalam mengolah data surat menyurat yang salah satunya adalah kesulitan dalam proses pencarian data yang mengakibatkan integritas data dan informasi yang tidak terjamin dengan baik.

3.4

Penjadwalan Proyek Proses mendefinisikan pekerjaan dalam proyek dan pemecahan atau pembagian struktur pekerjaan menjadi bagian yang lebih detail dan manageable. Pemecahan atau pembagian struktur pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup.

3.2.1 Faktor Penentuan Keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor dalam menentukan keberhasilan sebuah proyek, yaitu : a. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek. c. Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetisi masing–masing. d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing – masing. e. Kontinuitas pelaksanaan proyek. f. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. h. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

3.4.1 Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan dokumen-dokumen yang fundamental dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal, biaya, serta perubahanperubahan yang terjadi. 3.5

Rencana Anggaran Biaya (RAB) Rencana Anggaran Proyek (RAB) merupakan perancanaan biaya yang dianggarankan untuk pengeluaran seluruh proyek. Dimana rencana anggaran biaya merupakan pikiran perhitungan biaya-biaya yang diperlukan untuk tiap pekerjaan dalam suatu proyek konstruksi sehingga diperlukan untuk tahap penyelesaian proyek pekerjaan konstruksi.

3.3

Proyek Execution Plan Proses mengkoordinasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan didalam proyek agar menghasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

3.6

Responsibility Assigment Matrix (RAM) Responsibility Assigment Matrix (RAM) merupakan dokumen daftar stakeholder yang terlibat melakukan aktifitas pada proyek.

3.3.1 Identifikasi Stakeholder

3

4.

Analisa dan Perancangan Sistem

4.1

Analisa Proses Bisnis

Prosedur yang dilakukan dalam analisa dan perancngan sistem informasi surat menyurat yang sedang berjalan pada Madrsah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat adalah sebagai berikut : a. Surat masuk dan Disposisi Tata Usaha menerima surat dari instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam agenda surat masuk. Kemudian diserahkan pada pimpinan untuk di disposisi. Setelah di disposisi kepala sekolah menyerahkan kembali ke Tata Usaha lalu, disimpan ke dalam agenda surat masuk dan diarsipkan. b.

h.

Laporan Agenda Surat Keluar Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat keluar kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.

4.2 a.

Activity Diagram Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi Instansi

TU

Kirim Surat Masuk

Pimpinan

Terima Surat Masuk

Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk

Surat Keluar Tata Usaha membuat surat keluar Kemudian mencatat surat keluar ke dalam agenda surat keluar dan diserahkan ke petugas pengiriman surat untuk diberikan kepada Instansi.

Terima Surat Masuk Untuk Didisposisi

Serah Surat Masuk untuk Didisposisi

Lakukan Disposisi

c.

d.

e.

f.

g.

Permohonan Cuti Guru mengajukan permohonan cuti ke kepala sekolah, lalu kepala sekolah kirim permohonan cuti tersebut ke kemenag. Kemudian kemenag terima permohonan cuti kemudian disetujui, lalu serahkan konfirmasi permohonan cuti ke kepala sekolah. Setelah itu, kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha membuat sur at izin cuti dan diserahkan ke kepala sekolah untuk ditanda tangani. Kemudian diserah kembali ke Tata Usaha, lalu diserah ke guru.

Serah Kembali Surat Masuk disposisi

Terima Surat Masuk disposisi

Simpan ke dalam Agenda Surat Masuk

Arsipkan

Gambar 4.1 Activity Diagram Suart Masukdan Disposisi

Surat Keputusan kepala sekolah memerintahkan Tata usaha untuk membuat surat keputusan kemudian Tata Usaha mencatat surat keputusan ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.

b.

Activty Diagram Surat Keluar TU

Surat Tugas kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat tugas kemudian Tata Usaha mencatat surat tugas ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke guru.

Petugas Pengiriman Surat

Instansi

Buat Surat Keluar

Catat Surat Keluar ke Agenda Surat Keluar

Surat Kuasa kepala sekolah memerintahkan Tata Usaha untuk membuat surat kuasa lalu, Tata Usaha mencatat surat kuasa ke dalam agenda surat keluar kemuadian diberikan ke instansi.

Serah Surat Keluar

Terima Surat Keluar

Antar Surat Keluar

Laporan Agenda Surat Masuk. Setiap bulan Tata Usaha akan membuat laporan agenda surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala sekolah lalu diarsipkan.

Terima surat Keluar

Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Keluar

4

c.

e.

Activty Diagram Permohonan Cuti Guru

Pimpinan

Mengajukan permohonan Cuti

Kemenag

TU

Activity Digram Surat Tugas Pimpinan

TU

Terima pengajuan permohonan Cuti

Memerintahkan buat surat Tugas Kirim permohonan Cuti

Terima permohonan cuti

Terima konfirmasi permohonan cuti

Terima Perintah buat surat tugas

Buat Surat Tugas

Setujui permohonan Cuti

Serah konfirmasi permohonan cuti

Perintah buat surat izin Cuti

Catat Surat Tugas kedalam Agenda Surat Keluar

Terima perintah buat surat izin Cuti

Buat surat izin Cuti

Terima surat izin Cuti

Serah Surat Tuagas

Terima surat tugas

Serah surat Izin Cuti

Gambar 4.5 Activty Diagram Surat Tugas

Gambar 4.3 Activity Diagram Permohonan cuti d.

Pegawai

f.

Activty Diagram Surat Keputusan

Pimpinan

TU

Perintah Buat Surat Keputusan

Terima Perintah Buat Surat Keputusan

Activty Digram Surat Kuasa

Pegawai

Buat Surat Keputusan

Catat Surat Keputusan Ke Dalam Agenda Surat Keluar

Serah surat keputusan

Terima Surat keputusan

Gambar 4.6 Activty Diagram Surat Kuasa

Gambar 4.4 Activity Diagram Surat Keputusan

5

g.

Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk

4.3

Use case Diagram

a.

Use Case Data Master

Gambar 4.9 Use Case Data Master b.

Use Case Data Transaksi

Gambar 4.7 Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk h.

Activty Diagram Laporan Agenda Surat Keluar

Gambar 4.10 Use Case Data Transaksi c.

Gambar 4.8 Activty Diagram Laporan Agenda Surat keluar

Use Case Data Laporan

Gambar 4.11 Use Case Data Laporan

6

4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

b. Rancangan Layar 1) Rancangan Layar Utama Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat

File Transaksi

File Master

File Laporan

Keluar

Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364

Gambar 4.14 Rancangan Layar Menu Utama

2) Rancangan Layar Menu Master Form Menu Master

File Master

Gambar 4.12 ERD (Entity Relationship Diagram)

File Transaksi

Keluar

File Laporan

Entry Data Instansi Entry Data Guru

4.5 a.

Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan

Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat Jl.Raya Pusuk Km.05 Desa Beruas Kecamatan Kelapa Kabupaten Bangka Barat 333364

Gambar 4.15 Rancangan Layar Menu Master 3) Rancangan Layar Entry Data Instansi Entry Data Instansi Entry Data Instansi Kd_Instansi

<>

Nm_Instansi

<>

Almt_Instansi

<>

No Tampil

Nm_Instansi Tampil

Almt_Instansi Tampil

Z Z Z Z

Z

Z

Z

Tampil

Tampil

Tampil

Tampil

Simpan

Gambar 4.13 Struktur Hierarki Tampilan Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat

Kd_Instansi Tampil

Ubah

Hapus

Z

Batal

Keluar

Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Data Instansi

7

4) Rancangan Layar Entry Data Guru

7) Rancangan Cetak Disposisi Cetak Disposisi

Entry Data Guru Cetak Didposisi

Entry Data Guru Kode Disposisi

<>

Surat Masuk

NIP

<>

No Disposisi

<>

No Surat Masuk

<>

Nm Guru

<>

Tgl Disposisi

<>

Tgl Surat Masuk

<>

Tgl Lahir

<>

asal

<>

Sifat

<>

Jenkel

<>

Keterangan

<>

Lampiran

<>

TglTerima

<>

<>

Perihal

Golongan

<>

Jabatan

Data Guru

<>

Cari

NIP

<>

Nm Guru

Simpan

Ubah

Hapus

Batal

<>

Tgl Lahir

<>

Jenkel

<>

Golongan

<>

Jabatan

<>

keluar

Cetak

Keluar

8) Rancangan Cetak Surat Keluar

5) Rancangan Form Menu Transaksi

Form Cetak Surat Keluar

Form Menu Utama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Surat menyurat

File Transaksi

Batal

Gambar 4.20 Rancanagn Cetak Disposisi

Gambar 4.17 Rancangan Layar Entry Data Guru

File Master

Cari

File Laporan

Cetak Surat Keluar

Keluar

Entry Surat Masuk

Surat Keluar

Cetak Disposisi Cetak Surat Keluar Entry Permohonan Cuti Cetak Surat Izin Cuti

No SK

<>

Tgl SK

Sysdate

Lampiran

Cetak Surat Keputusan Cetak Surat Kuasa

Hal

Data Instansi

Kd_Instansi Nm_Instansi

<>

Almt_Instansi

<>

<>

Cari

<> <>

Cetak Surat Tugas

Cetak

Gambar 4.18 Rancangan Form Menu Transaksi

Batal

Gambar 4.21 Rancangan Layar Cetak surat Keluar

6) Rancangan Layar Enty Surat Masuk

9) Rancangan Layar Cetak Permohonan Cuti

Form Entry Surat Masuk

Form Cetak Permohonan Cuti

Cetak Permohonan Cuti

Entry Surat Masuk

Permohonan Cuti

Surat Masuk

No Surat Masuk

Data Instansi

<>

Kd_Instansi

<>

Tgl PC

Cari

Data Guru

<>

No PC

Sifat

<>

<>

Lampiran

<>

Ket

<>

Perihal

<>

Tgl Mulai cuti

Nm_Instansi Almt_Instansi

<> <>

<> <>

Tgl Lhr

<>

Jenkel

<>

<>

Gol

<>

Tgl Akir cuti

<>

Jabatan

<>

Lama cuti

<>

Cetak Batal

NIP Nm Guru

Sysdate

Tgl Surat Masuk

Simpan

Keluar

Batal

Keluar

Keluar

Gambar 4.22 Rancangan Cetak Layar Permohonan Cuti

Gambar 4.19 Rancangan Layar Entry Surat Masuk

8

Cari

10) Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti

13) Rancangan Layar Cetak Surat Tugas Form Cetak Surat Tugas

Form Entry Izin Cuti

Cetak Surat Tugas

Entry Surat Izin Cuti

Surat tugas

No Surat Tugas Surat Izin cuti

Permohonan Cuti

No S.Izin Cuti

<>

Tgl S.Izin Cuti

Sysdate

Sysdate

Tgl PC

Cari

<>

Tgl Surat Tugas

<>

Hal

<>

Data Guru

No PC

<>

Ket

<> <>

Tgl Akir cuti

<>

Jabatan

Lama cuti

<>

Keterangan

Tgl Mulai cuti

<>

NIP Nm Guru Tgl Lhr Jenkel Golongan

<> <> <>

Batal

Tambah

<>

No Tampil

Simpan

Cari

<> <>

No.Surat TugasTgl Surat Tugas Tampil Tampil

Hal Tampil

Z Z Z Z

Keluar

Z

Z

Tampil

Tampil

Cetak

Z

Z

Tampil

Tampil

Batal

Keluar

Gambar 4.26 Rancangan Layar Cetak Surat Tugas

Gambar 4.23 Rancangan Layar Entry Surat Izin Cuti

14) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Keluar

11) Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan Form Cetak Surat Keputusan

Form Laporan Agenda Surat Keluar

Cetak Surat Keputusan Surat Keputusan

No S.Keputusan

Data Guru

<>

Tgl S.Keputusan

Sysdate

Isi S.Keputusan

<>

<>

NIP Nm Guru

<>

Tgl Lhr

<>

Jenkel

<>

Golongan

<>

Jabatan

<>

Batal

Masukan Periode Pilih

S/D

Pilih

Tambah

Ket surat Keputusan

Cetak

Laporan Agenda Surat Keluar

Cari

Keluar

Keluar

Cetak

Gambar 4.24 Rancangan Layar Cetak Surat Keputusan

Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk

12) Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa

15) Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat masuk

Form Cetak Surat Kuasa

Cetak Surat Kuasa Form Laporan Agenda Surat Masuk

No S.Kuasa Tgl S.Kuasa Isi S.Kuasa

Data Guru

<> Sysdate

<>

Data Instansi

Kd Instansi

<>

Nm Instansi

<>

Almt Instansi

Cari

<>

NIP

<>

Nm Guru

<>

Tgl Lhr

<>

Jenkel

<>

Gol

<>

Jabatan

<>

Laporan Agenda Surat Masuk

Cari

Masukan Periode

Pilih

S/D

Cetak

Cetak

Batal

Pilih

Keluar

Keluar

Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa

Gambar 4.28 Rancangan Layar Cetak Laporan Agenda Surat Masuk

9

5. Penutup Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada Sistem Informasi Surat Menyurat pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas, maka penulis mengambil kesimpulan berdasarkan rusmusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I.

DAFTAR PUSTAKA 1. Bambang Harianto, Ir., MT.2014. Rekayasa System Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Bandung. 2. Heryanto, Imam. Membuat Database Dengan Microsof Access. Bandung : Informatika, 2009.

5.1 Kesimpulan a.

b.

c.

Proses pendataan dan surat menyurat yang sedang berjalan saat ini pada Madrasah Ibtidaiyah Negeri Beruas Bangka Barat masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar atau buku agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi kesalahan pencatatannya. Sistem pendataan saat ini belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data-data laporan surat masuk dan surat keluar tersebut proses pendataan surat yang dihasilkan belum berjalan dengan baik. Sistem pendataan surat menyurat yang berjalan saat ini perlu dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi,sehingga tidak menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilangdan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.

3. Jogiyanto. Sistem Teknologi Yogyakarta : Penerbit Andi, 2003.

Informasi.

4. Komputer, Wahana. 2009. Panduan Praktis Microsoft Visio 2007. Yogyakarta : CV Andi Offset. 5. Munawar . Pemodelan UML Berorientasi Objek. Jakarta : Andy Jogyakarta, 2005. 6. Supardi, Yuniar. Semua Bisa Menjadi Program VB 6 Hingga VB 2008 Basic. Jakrta : Pt . Elek Media Komputindo, 2011. 7. Setiwan, Antonius Fran. Smart Project Plan With Microsoft Project 2007. Jakarta : PT. Dian Digital Media, 2009. 8. Suhendra, dan Hariman Gunadi. Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Informatika, 2006. 9. Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Jakarta : Penerbit Andi, 2012. 10. Taufiq, Rahmat. Sistem Informasi Manajemen. Edisi pertama. Yogyakarta : penerbit Graha Ilmu, 2013.

5.2 Saran Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat menyurat yang sedang berjalan, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem pendataan surat menyurat menjadi lebih baik lagi yaitu :

11. Whitten, Jeffrey L., Lone D. Bentiy, Kevin C. Dittman. System Analysis and Design Methodes. 6th ed. New Yorkn : Mc Graw-Hill, 2004.

a. Untuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan pendataan surat menyurat harus lebih rapi dan perlu arsipan dalam bentuk file khusus untuk penyimpannan data-data surat yang ada. b. Melakukan backup atau dokumentasi secara periodik sebagai cadangan data yang ada, dokumentasi dapat berupa laporan dalam bentuk cetakan kertas ataupun bentuk media lainnya. c. Untuk penyimpanan arsip surat menyurat sebaiknya menggunakan sistem tertentu agar mempermudah dalam pencarian kembali arsip yang diperlukan.

12. http://eprints.uns.ac.id/10120/1/161182508201 001541.pdf diakses 07-03-2015. 13. http://ejournal.uui.ac.id/jurnal/JUNIDAR_-iskjunidar-10111163.pdf diakses 07-03-2015. 14. Doyo, Wali 2014. “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Nilai Pada SMP NEGERI 1 Pangkalan Baru”. Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer ATMA LUHUR Pangkalpinang 2014.

10