ANALISIS ANGGARAN BIAYA DAN REALISASI ANGGARAN BIAYA PADA PT BESTTECH
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh: CINDY VIONA HARGITAS 3111001087
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM 2013
ii
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
Bapak Arif Darmawan, M,Sc selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tugas akhir ini.
Ibu Marihot Nasution, SE dan Bapak Hendra Gunawan, M.Sc. selaku dosen penguji yang telah membantu mengarahkan saya dalam penyusunan tugas akhir ini.
Bapak Irsutami, SE. Akt, M.Acc. selaku dosen wali yang telah membantu penulis dengan memberikan arahan selama perkuliahan, juga proses pembuatan Tugas Akhir ini.
Seluruh keluarga PT Besttech yang telah banyak membantu dalam proses magang guna memperoleh data yang saya perlukan.
iv
v
vi
ABSTRAK
Nama
: Cindy Viona Hargitas
Program Studi : Akuntansi Judul
: Analisis Anggaran Biaya dan Realisasi Anggaran Biaya PT Besttech.
Penelitian tugas akhir ini dilakukan di PT Besttech. Perusahaan ini bergerak dibidang pembuatan sistem proteksi kebakaran pasif. Penelitian di lakukan terhadap anggaran dan realisasi anggaran biaya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech periode 2012, mengetahui apakah realisasi anggaran biaya PT Besttech periode 2012 telah efektif dan efisien dengan toleransi varians 10%, dan mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi dalam penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini ialah wawancara, observasi, dan dokumentasi, dan untuk analisa data digunakan metode deskriptif dan kuantitatif. Berdasarkan penelitian ini di ketahui bahwa anggaran yang dibuat masih melebihi toleransi di beberapa bagian, selain itu perlu dilakukan perbaikan anggaran terhadap akun-akun yang selama ini belum dianggarkan tetapi rutin digunakan. Sistem penganggaran pada PT Besttech telah dilakukan dengan benar, dan memenuhi tujuan (efektif). Namun secara keseluruhan selama tahun 2012 anggaran dapat dikatakan tidak efisien. Adanya sistem claim dapat membuat perusahaan tidak dapat memastikan keakuratan data, hal ini dikarenakan adanya kurang tepatnya antara periode pengakuan biaya dan penganggarannya. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pembuatan anggaran antara lain ialah jumlah produk yang harus diproduksi, barang habis pakai, peraturan pemerintah khususnya terkait ekspor impor dan tenaga kerja asing, dan komisi penjualan, perbaikan dan perawatan aset, dan lain-lain.
Kata kunci: Anggaran, Biaya, Realisasi Anggaran.
vii
DAFTAR ISI Halaman Judul ................................................................................................ Halaman Pernyataan Orisinalitas ..................................................................... Lembar Pengesahan ........................................................................................ Kata Pengantar ................................................................................................ Lembar Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah .................................................... Abstrak ........................................................................................................... Daftar Isi......................................................................................................... Daftar Tabel.................................................................................................... Daftar Gambar ................................................................................................
i ii iii iv vi vii viii x xi
BAB I 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
PENDAHULUAN ......................................................................... Latar Belakang ................................................................................ Rumusan Masalah ........................................................................... Batasan Masalah ............................................................................. Tujuan Penelitian ............................................................................ Manfaat Penelitian .......................................................................... Sistematika Penulisan .....................................................................
1 1 2 2 3 3 4
BAB II 2.1
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ Biaya .............................................................................................. 2.1.1 Defenisi Biaya ..................................................................... 2.1.2 Penggolongan Biaya ............................................................ Anggaran ........................................................................................ 2.2.1 Defenisi Anggaran ............................................................... 2.2.2 Klasifikasi Anggaran ........................................................... 2.2.3 Faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran ............. 2.2.4 Prinsip Penyusunan Anggaran ............................................. 2.2.5 Peranan Anggaran ............................................................... 2.2.6 Faktor-faktor dalam Membuat Anggaran ............................. 2.2.7 Syarat-syarat Anggaran........................................................ 2.2.8 Keunggulan Anggaran ......................................................... 2.2.9 Kelemahan Anggaran .......................................................... Anggaran Biaya Overhead Pabrik ................................................... 2.3.1 Pengertian Anggaran Biaya Overhead Pabrik ....................... 2.3.2 Manfaat Anggaran Biaya Overhead Pabrik .......................... 2.3.3 Faktor-faktor Penyusunan Anggaran Biaya Overhead ......... 2.3.4 Biaya Overhead Pabrik ........................................................ 2.3.5 Penyusunan Anggaran Biaya Overhead Pabrik .................... Efektif............................................................................................. Efisien ............................................................................................
6 6 6 6 9 10 11 13 14 15 17 19 20 21 22 22 22 23 23 23 24 24
2.2
2.3
2.4 2.5
BAB III METODOLOGI PENELITIAN dan GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................................................. 26 3.1 Metodologi Penelitian ..................................................................... 26 viii
3.2
3.3 3.4 3.5 BAB IV 4.1 4.2 4.3 4.4
4.5
3.1.1 Objek Penelitian .................................................................. 3.1.2 Metode Pengumpulan Data .................................................. 3.1.3 Metode Analisis Data .......................................................... Gambaran Umum Perusahaan ......................................................... 3.2.1 Sejarah Umum Perusahaan .................................................. 3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan ..................................................... Produk ............................................................................................ Struktur Organisasi ......................................................................... Uraian Tugas ..................................................................................
26 26 27 27 27 28 29 32 33
PEMBAHASAN ............................................................................ Sistem Anggaran Perusahaan .......................................................... Sumber Dana .................................................................................. Akun dalam Anggaran Biaya .......................................................... Analisis Realisasi Anggaran ............................................................ 4.4.1 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode Juli 2012 ............... 4.4.2 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode Agustus 2012 ........ 4.4.3 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode September 2012 .... 4.4.4 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode Oktober 2012 ........ 4.4.5 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode November 2012 .... 4.4.6 Analisa Anggaran dan Realisasi Periode Desember 2012 ..... Analisa Faktor-faktor yang Mempengaruhi Anggaran Biaya ...........
35 35 37 37 38 41 45 48 51 54 57 59
BAB IV PENUTUP ..................................................................................... 61 4.1 Kesimpulan ..................................................................................... 61 4.2 Saran............................................................................................... 62 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 63 LAMPIRAN .................................................................................................. 64
ix
DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Anggaran Biaya PT Besttech ......................................................... 41 Tabel 4.2 Anggaran Biaya PT Besttech ......................................................... 42
x
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Proses dalam PFP ...................................................................... 30 Gambar 3.2 Proses dalam PFP ...................................................................... 30 Gambar 3.3 Proses dalam PFP ...................................................................... 31 Gambar 3.4 Produk Insulation Jacket ............................................................ 32 Gambar 3.5 Produk Insulation Jacket ............................................................ 32 Gambar 3. 6 Produk Insulation Jacket ............................................................ 33 Gambar 3.7 Struktur Organisasi PT Besttech................................................. 34 Gambar 4.1 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Juli 2012 ............. 43 Gambar 4.2 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Agustus 2012 ...... 47 Gambar 4.3 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi September 2012.. 49 Gambar 4.4 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Oktober 2012 ..... 51 Gambar 4.5 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi November 2012 .. 54 Gambar 4.6 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Desember 2012 .. 56
xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Setiap perusahaan memiliki tujuan pokok yakni mendapatkan keuntungan. Keuntungan berasal dari pembayaran pelanggan dikurangi dengan jumlah biaya yang digunakan untuk menghasilkan barang atau jasa yang diberikan kepada pelanggan. PT Besttech merupakan perusahaan yang membuat sistem proteksi kebakaran pasif dengan spesifikasi produk yaitu Insulation Jacket dan Passive Fire Protection (PFP). PT Besttech memberikan layanan termasuk desain, pengembangan, pembuatan dan sistem proteksi kebakaran pasif sesuai dengan permintaan pelanggan. Perusahaan dalam menjalankan usaha yang berdasarkan proyek seperti PT Besttech membutuhkan keahlian mengelola dana untuk keperluan sehari-hari dan ketersediaan modal. Ketika perusahaan dalam kondisi tanpa adanya proyek, perusahaan tidak dapat benar-benar berhenti beroperasi. Ada tidak adanya proyek, perusahaan masih memiliki beban atau tanggung jawab seperti biaya sewa gedung, biaya gaji pokok pegawai tetap, biaya abonemen (listik, air, dan telepon), dan lain sebagainya. Perusahaan juga harus sadar dan memperhatikan ketersediaan modal untuk dapat menjalankan setiap proyek yang di peroleh. Pelaksanaan keuangan yang sehat membutuhkan analisa tentang keuangan dengan cermat sehingga tercipta keputusan-keputusan yang baik. Upaya memperkuat keuangan tentunya membutuhkan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap kinerja. Penilaian kinerja tersebut dapat dilihat dengan
1
2
kemampuan
pengelolaan
biaya-biaya.
Umumnya
manajemen
akan
membandingkan anggaran dan realisasi anggaran untuk menilai kinerja dan menentukan anggaran periode berikutnya. Manajemen PT Besttech memang telah membuat anggaran penggunaaan kas untuk biaya yang disusun secara kontinu per periode, namun untuk realisasi masih terpisah-pisah dan tidak di perbandingkan dengan anggaran sebagai dasar penilaian kinerja. Berdasarkan pengamatan inilah penulis menilai perlu dibuat analisis dan penyusunan realisasi anggaran yang dapat diperbandingkan dengan anggaran biaya, maka dari itulah dipilih judul “Analisis Anggaran dan Realisasi Anggaran Biaya pada PT Besttech”.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: a.
Bagaimana penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech.
b.
Apakah realisasi anggaran biaya pada PT Besttech telah efektif dan efisien dengan toleransi varians 10%.
c.
Faktor-faktor apakah yang dijadikan pertimbangan dalam penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech.
1.3
Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih mengarah pada topik yang diharapkan, maka peneliti membatasi masalah dalam penelitian sebagai berikut:
3
a.
Batasan data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data keuangan PT Besttech untuk menentukan anggaran biaya dan realisasinya pada tahun 2012. Datadata tersebut meliputi laporan anggaran biaya operasional PT Besttech, dan laporan penggunaan dana kas, laporan bank, cash payment voucher, dan halhal lain yang dinilai perlu.
b.
Batasan lapangan Perusahaan yang diteliti adalah PT Besttech yang beralamat di Komplek Century Park Blok A, No.02, Kelurahan Sedai, Kecamatan Bengkong, Kota Batam.
1.4
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk: a.
Mengetahui bagaimana penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech periode 2012.
b.
Mengetahui apakah realisasi anggaran biaya PT Besttech periode 2012 telah efektif dan efisien dengan toleransi varians 10%.
c.
Mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi dalam penyusunan anggaran biaya pada PT Besttech.
1.5
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat: a.
Bagi perusahaan atau industri dapat dijadikan informasi dan acuan dalam melakukan analisis kinerja keuangan khususnya dalam pengendalian biaya.
4
b.
Menambah referensi tentang analisis kinerja perusahaan dan berguna bagi penelitian selanjutnya.
c.
Bagi Penulis dapat menerapkan teori yang telah diperoleh dalam proses belajar mengajar yang berkaitan dengan permasalahan anggaran biaya.
1.6
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara menyeluruh dalam penulisan tugas akhir ini. Penulia akan membagi penyusunan tugas akhir ini menjadi 5 (lima) bab yang secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut: BAB I
Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian.
BAB II
Tinjauan Pustaka Menjelaskan landasan teori atau konsep yang mendasari penyusunan penelitian ini seperti pengertian anggaran, pengertian biaya, pengertian biaya overhead, pentingnya penganggaran,
faktor-faktor yang
mempengaruhi anggaran, dan hal-hal lain yang penulis nilai perlu dalam penelitian ini. BAB III
Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan Bab ini berisi metodologi penulisan yang digunakan dalam penelitian. Hal-hal tersebut meliputi objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data. Serta gambaran umum perusahaan yang
5
terdiri dari sejarah awal berdirinya perusahaan, visi dan misi, kegiatan dan jenis usaha, dan struktur organisasi perusahaan. BAB IV
Pembahasan Di dalam bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah.
BAB V
Penutup Pada bab terakhir ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang akan dilakukan dan saran yang diberikan kepada perusahaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Biaya
2.1.1 Definisi biaya APB Statement No 4 (Belkaoui, 2011) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan biaya adalah jumlah, yang diukur dalam uang, dari kas yang dikeluarkan atau properti lain yang ditransfer, modal saham yang dikelurkan, jasa yang diberikan, atau kewajiban yang terjadi dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diberikan, atau kewajiban yang terjadi dalam hubungannya dengan barang dan jasa yang telah atau akan diterima. Supriyono (2001) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan, dan sebagai pengurang penghasilan. Simamora (2002) menyatakan biaya sebagai kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa mendatang bagi organisasi. Mulyadi (2001) menyatakan bahwa biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang, telah terjadi, sedang terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Berdasarkan keempat pengertian di atas penulis menyimpulkan bahwa biaya adalah semua pengorbanan yang dilakukan perusahaan guna memperoleh manfaat tertentu dan diukur dan dinyatakan dengan satuan uang yang digunakan.
2.1.2 Penggolongan Biaya Mulyadi
(2005)
mengelompokkan
biaya
Berdasarkan: 6
menjadi
beberapa
kelompok,
7
a.
Objek pengeluaran. Penggolongan ini merupakan penggolongan yang paling sederhana, yaitu berdasarkan penjelasan singkat mengenai suatu objek pengeluaran, misalnya pengeluaran yang berhubungan dengan telepon disebut “biaya telepon”.
b.
Fungsi pokok dalam perusahaan. Berdasarkan fungsi pokoknya biaya dapat digolongkan menjadi 3 kelompok, yaitu: 1.
Biaya Produksi yaitu semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai. Biaya produksi dapat digolongkan ke dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik.
2.
Biaya Pemasaran adalah biaya-biaya yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan pemasaran produk, contohnya biaya iklan, biaya promosi, biaya sampel, dan lain-lain.
3.
Biaya
Administrasi
dan
Umum
yaitu
biaya-biaya
untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan produksi dan pemasaran produk, contohnya gaji bagian akuntansi, gaji personalia, dan lain-lain. c.
Hubungan dengan objeknya. Berdasarkan hubungannya biaya dapat digolongkan menjadi: 1.
Biaya Langsung (direct cost) merupakan biaya yang terjadi dimana penyebab satu-satunya adalah karena ada sesuatu yang harus dibiayai. Biaya langsung umumnya terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
8
2.
Biaya Tidak Langsung (indirect cost) biaya yang terjadi tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai, dalam hubungannya dengan produk, biaya tidak langsung dikenal dengan biaya overhead pabrik.
d.
Perilaku dalam kaitannya dengan perubahan volume kegiatan. Berdasarkan perilaku dalam kaitannya dengan perubahan volume kegiatan biaya dibagi menjadi empat, yaitu: 1.
Biaya Tetap (fixed cost), biaya yang jumlahnya tetap konstan tidak dipengaruhi perubahan volume kegiatan atau aktivitas sampai tingkat kegiatan tertentu, contoh: gaji direktur produksi.
2.
Biaya Variabel (variable cost), biaya yang jumlah totalnya berubah secara sebanding dengan perubahan volume kegiatan atau aktivitas, contoh: biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung.
3.
Biaya Semi Variabel, biaya yang jumlah totalnya berubah tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Biaya semi variabel mengandung unsur biaya tetap dan biaya variabel, contoh: biaya listrik yang digunakan.
4.
Biaya Semi Tetap, biaya yang tetap untuk tingkat volume kegiatan tertentu dan berubah dengan jumlah yang konstan pada volume produksi tertentu.
e.
Jangka waktu manfaatnya. Biaya berdasarkan jangka waktu manfaatnya dibagi 2 bagian, yaitu: 1. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure), yaitu pengeluaran yang akan memberikan manfaat/benefit pada periode akuntansi atau pengeluaran
9
yang akan dapat memberikan manfaat pada periode akuntansi yang akan datang. 2. Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditure), pengeluaran yang akan memberikan manfaat hanya pada periode akuntansi dimana pengeluaran itu terjadi.
2.2
Anggaran
Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara merupakan bentuk nyata fungsi manajemen untuk pemerintah dalam perencanaan dan pengendalian, oleh karena itu RAPBN akan disampaikan oleh Presiden diawal masa kerjanya pada setiap awal tahun anggaran dan disahkan oleh DPRRI dan akan dipertanggungjawabkan diakhir periode anggaran. Tidak berbeda dengan negara, perusahaan sebagai salah satu unit ekonomi yang perlu memiliki program serupa. Perusahaan yang mencari keuntungan sudah tentu menggunakan kriteria efisiensi sebagai alat pengukurnya.
Berdasarkan
pertimbangan
tersebut
perusahaan
dinilai
membutuhkan alat perencana dan pengendali keuntungan. Perusahaaan harus melaksanakan kegiatan-kegiatan fungsional bidang pemasaran, produksi, tertib keuangan dan tertib administrasi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tingkat efisiensi tertentu dan menghasilkan keuntungan yang diharapkan. Jika masingmasing bidang membuat dan menentukan programnya masing-masing, dapat terjadi kemungkinan program-program tersebut bertentangan oleh karena itu sangat penting dibuat sistem perencanaan dan pengendalian yang dikenal dengan istilah anggaran perusahaan (Adisaputra dan Asri, 2000).
10
Haruman dan Rahayu (2007) mengatakan dalam pengelolaan perusahaan, manajemen menetapkan tujuan dan sasaran, kemudian membuat rencana kegiatan untuk mencapai tujuan dan sasaran. Fungsi manajemen perusahaan umumnya terbagi menjadi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, pelaksanaan dari keempat tugas tersebut nantinya diharapkan dapat memujudkan tujuan dan sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Fungsi perencanaan memegang peranan sebagai dasar tindakan dan alat ukur untuk evaluasi kinerja yang diwujudkan dalam bentuk anggaran.
2.2.1 Definisi anggaran Supriyono (2001) menyebutkan bahwa yang dimaksudkan dengan anggaran adalah suatu rencana terperinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu umumnya untuk satu tahun. Carter (2009) mendefinisikan anggaran sebagai pernyataan terkuantifikasi dan tertulis dari rencana manajemen. Definisi anggaran yang lain menurut Adisaputro dan Asri (2000) adalah suatu pendekatan formal dan sistematis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen didalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dari pengertian pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan anggaran ialah peryataan tertulis untuk rencana kerja pada periode yang akan datang, dinyatakan dalam bentuk satuan mata uang, digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan, dan alat untuk mempertanggung jawabkan kinerja pada periode anggaran.
11
2.2.2 Klasifikasi anggaran Haruman dan Rahayu (2007) menyatakan bahwa anggaran dapat dikelompokkan berdasarkan tiga hal, yaitu: a.
Ruang lingkup Anggaran berdasarkan ruang lingkup terbagi atas anggaran komprehensif dan parsial. Anggaran komprehensif adalah anggaran perusahaan yang disusun secara menyeluruh mencakup semua aktivitas, sedangkan parsial hanya menyangkut sebagian dari kegiatan perusahaan. Prawironegoro dan Purwanti (2008) menyatakan jenis anggaran berdasarkan ruang lingkupnya terbagi atas anggaran parsial yang berarti ruang lingkupnya terbatas, dan anggaran komprehensif atau anggaran keseluruhan. Anggaran komprehensif meliputi anggaran untuk penjualan, pemakaian bahan baku, tenaga kerja langsung, harga pokok produksi, overhead pabrik, pemasaran, biaya administrasi, laba rugi, kas dan neraca. Dengan demikian anggaran yang hanya membahas pokok-pokok tertentu seperti overhead, pemasaran, dikatakan anggaran parsial, dan anggaran yang membahas secara rinci dan menyeluruh disebut anggaran komprehensif.
b.
Fleksibilitas Berdasarkan fleksibilitasnya anggaran dibagi menjadi dua yakni anggaran tetap, dan anggaran kontinu. 1.
Anggaran Tetap Adisaputra dan Asri (2000) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan anggaran tetap ialah anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu dimana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut
12
direncanakan pendapatan, biaya, dan beban. Dalam anggaran tetap tidak diadakan revisi secara periodik, penyusunan anggaran dengan cara ini sangat jarang dilakukan perusahaan. Hal ini disebabkan asumsi dasar tersebut seringkali perlu disesuaikan dengan keadaan seperti berubahnya harga bahan baku, tingkat penjualan, dan lain-lain. 2.
Anggaran Kontinu Anggaran kontinu memiliki karateristik sebagai berikut:
Disusun untuk periode tertentu, volume tertentu, dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya
pendapatan, biaya, dan
beban.
Untuk mengetahui apakah asumsi-asumsi dasar masih dapat dipakai atau tidak, maka secara periodik dilakukan peninjauan dan dirubah apabila sudah tidak sesuai lagi. Jangka waktu untuk peninjauan ulang
dapat
disesuaikan
dengan
kebutuhan
dan
kebijakan
perusahaan.
Untuk membuat anggaran periode berikutnya, data yang digunakan ialah anggaran periode sebelumnya.
Pemanfaatan anggaran kontinu mempersyaratkan hal-hal berikut ini:
Memerlukan pererekaman data eksternal secara terus-menerus. Hal ini diperlukan untuk mengetahui perubahan lingkungan.
Memerlukan sistem dan personalia akuntansi yang cepat merekam, menganalisa seta melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan realisasi.
13
c.
Jangka Waktu Anggaran berdasarkan waktu dibagi menjadi anggaran jangka pendek dan anggaran jangka panjang. Anggaran jangka pendek merupakan anggaran yang disusun untuk maksimal satu periode atau tahun. Sedangkan anggaran jangka panjang ialah anggaran yang menunjukkan rencana investasi dalam tahun anggaran dengan waktu lebih dari satu tahun.
2.2.3
Faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran
Ada dua faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran, yakni faktor internal dan eksternal. 1.
Faktor internal (controlable) meliputi: a.
data penjualan pada tahun-tahun lalu.
b.
kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan harga jual, syarat pembayaran, promosi, distributor.
c. 2.
kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
Faktor eksternal (uncontroable) meliputi: a.
keadaan persaingan.
b.
tingkat pertumbuhan penduduk.
c.
tingkat penghasilan masyarakat.
d.
agama, adat istiadat dan kebiasaan masyarakat.
e.
kebijakan pemerintah.
f.
tingkat penyebaran penduduk.
g.
tingkat perekonomian dan teknologi negara maupun international.
14
2.2.4
Prinsip penyusunan anggaran
Sembilan prinsip yang harus diperhatikan dalam penyusunan anggaran adalah a.
Management Involvement Keterlibatan manajemen dalam penyusunan anggaran menunjukkan bahwa manajemen memiliki komitmen yang kuat untuk melaksanakan rencana tersebut.
b.
Organizational adaption Rencana keuangan harus disusun berdasarkan struktur organisasi dimana wewenang dan tanggung jawab telah jelas ditentukan. Seorang manajer tidak dapat memindahkan tanggung-jawab kepada manajer lain, meskipun dapat melimpahkan sebagian wewenangnya ke bawahannya.
c.
Responsibility Accounting Pertanggungjawaban akuntansi diperlukan untuk menentukan dan menjaga kegiatan sesuai dengan rencana keuangan sebelumnya.
d.
Goal Orientation Penetapan tujuan yang realistis akan menjamin kelangsungan hidp dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.
e.
Full Communication Suatu perencanaan dan pengendalian akan dapat berjalan secara efektif apabila setiap elemen mengetahui dan memahami tanggung-jawabnya dan tujuan utama perencanaan tersebut.
15
f.
Realistic Expectation Manajemen harus menghindari konsevatisme dan optimism yang berlebihan yang menjadikan sasaran tidak dapat dicapai.
g.
Timeliness Laporan-laporan berupa informasi mengenai realisasi rencana harus diterima oleh manajer yang berkompeten, tepat pada waktunya sehingga informasi yang diterima dapat berguna bagi manajemen.
h.
Flexible Application Perencanaan tidak boleh dibuat kaku, harus terdapat celah untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
i.
Reward and Punishment Adanya sistem penghargaan dan hukuman untuk hasil kinerja dapat menjadikan manajamen menjadi transparant.
2.2.5
Peranan anggaran
Carter (2009) menyatakan peranan anggaran sebagai berikut: a.
Menetapkan cita-cita.
b.
Menginformasikan apa yang harus diberikan untuk mencapai cita-cita tersebut.
c.
Memotivasi kerja yang diinginkan.
d.
Mengevaluasi kinerja.
e.
Memberikan saran kapan tindakan korektif diperlukan.
16
Fungsi Anggaran menurut Haruman dan Rahayu (2007) adalah sebagai berikut: a.
Perencanaan (Planning) Anggaran membantu manajemen meneliti dan mempelajari masalah yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan, mengarahkan seluruh sumber daya yang ada untuk penggunaan yang paling menguntungkan, menentukan
kebijaksanaan
perusahaan;
memilih
tujuan
perusahaan,
menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia, pemakaian alat-alat fisik yang lebih efektif. Adisaputra dan Asri mengatakan bahwa fungsi anggaran sebagai perencanaan ialah tugas manajemen untuk selalu mencari sumber potensial
yang menghasilkan keuntungan
dan merencanakan untuk
merealisasikannya. b.
Koordinasi (Coordinating) Anggaran berfungsi membantu pengaturan kerjasama sumber daya manusia dengan perusahaan; membantu menilai kesesuaian antara rencana aktivitas perusahaan dengan keadaan lingkungan usaha yang dihadapi, membantu menempatkan pemakaian modal pada saluran-saluran yang menguntungkan sesuai dan seimbang dengan program perusahaan, membantu mengetahui kelemahan dalam organisasi. Hal serupa dikatakan oleh Adisaputra dan Asri (2000) bahwa manajer harus mampu menempatkan segala sesuatunya sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang ada seperti menempatkan staff dengan kualifikasi yang dibutuhkan dan memotivasi dengan memberikan intensive yang sepadan.
17
c.
Pengendalian (Controling) Anggaran membantu proses pengendalian karena: 1.
Anggaran dijadikan dasar pengunaan modal untuk setiap aktivitas, sehingga kegiatan secara tidak langsung terikat dengan anggaran.
2.
Mencegah penggunaan dana berlebih.
3.
Menetapkan standar kegiatan.
Prawironegoro dan Purwanti (2008), menyatakan kegunaan anggaran adalah untuk perencanaan dan pengendalian, evaluasi kinerja dan untuk mengarahkan perilaku manajer dan karyawan. Dalam perencanaan, perusahaan menyusun anggaran induk (master budget) berdasarkan prediksi masa mendatang yang terbaik mengenai tingkat aktivitas. Pada umumnya tingkat aktivitas yang dianggarkan tidak sama dengan tingkat yang sesungguhnya, maka timbul penyimpangan. Untuk memahami penyimpangan harus disusun anggaran yang fleksibel. Definisi serupa juga dinyatakan oleh Narafin (2009) yang menyebutkan fungsi anggaran sesuai dengan fungsi manajemen (Perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian), karena anggaran merupakan alat manjemen dalam melaksanakan fungsinya. Pengertian-pengertian peranan atau fungsi anggaran diatas penulis menyimpulkan bahwa anggaran berfungsi sebagai acuan pengunaan modal untuk melaksanakan kegiatan, alat untuk mengevaluasi kegiatan, dan alat untuk mencapai tujuan.
2.2.6 Faktor-faktor yang Perlu diPerhatikan dalam Membuat Perencanaan Faktor-faktor yang perlu diperhatikan oleh manajemen untuk membuat perencanan antara lain:
18
a.
Produk Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk produk pada tahap perencanaan meliputi trend penjualan, harga produk, diversifikasi produk, kualitas produk, desain produk, style produk, indentifikasi produk, seperti merek, hak cipta, kemasan dan lain-lain.
b.
Pasar Berhasil atau tidaknya suatu produk dipasar dapat dilihat dari sifat produk, harga produk, dan lain-lain. Dengan melakukan analisa terhadap data tentang tingkat kebutuhan konsumen/potensi pasar, kebiasaan membeli konsumen, kebijakan pengiklanan.
c.
Program Distribusi Agar
dalam
distribusi
dapat
berjalan
lancar
manajemen
perlu
mempertimbangkan hal-hal seperti biro jasa pengiriman yang digunakan, besarnya biaya distribusi dengan kemampuan perusahaan, memilih media promosi, dan lain sebagainya. d.
Rencana Produksi Terkait hal produksi manajemen harus mempertimbangkan masalah bahan baku, bahan pembantu, tenaga kerja, alat kerja, fasilitas kerja, dan lain-lain.
e.
Program Penelitian dan Pengembangan Progam
penelitian
dan
pengembangan
mengharuskan
manajemen
mempertimbangkan besarnya biaya pengembangan, manfaat kegiatan, dan lain sebagainya.
19
f.
Organisasi Manajemen perlu mempertimbangkan kompetensi yang dibutuhkan untuk menempati jabatan tertentu, sehingga setiap fungsi jabatan terpenuhi dengan kompetensi yang cukup. Aktivitas perencanaan terdiri dari tujuan, strategi, program, prosedur, dan anggaran. Rencana kerja perusahaan harus dibuat berdasarkan filosofi dan misi, tujuan dan strategi, penyusunan program, dan penyusunan anggaran perusahaan itu sendiri. Penganggaran menunjukkan suatu proses sejak tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusuan rencana, pengumpulan data dan informasi terkait, implementasi dari rencana, penyusunan anggaran, hingga tahap evaluasi rencana.
g.
Finansial Terkait dengan finansial atau keuangannya, manajemen perlu memperhatikan hal-hal seperti sumber modal kerja, tingkat pengembalian modal yang diinginkan, serta perputaran yang diinginkan.
2.2.7 Syarat-syarat anggaran Haruman dan Rahayu (2007) menyatakan bahwa dalam menyusun anggaran perlu memperhatikan syarat-syarat berikut ini: a.
Realistis, anggaran tersebut sangat mungkin untuk dicapai.
b.
Luwes, anggaran dibuat tidak kaku, sehingga memungkinkan untuk melakukan perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi.
c.
Kontinu, sesuai dengan tujuan perusahaan yang diharapkan akan terus berlangsung, penganggaran pun harus dilakukan terus menerus.
20
Pihak manajemen sebaiknya memenuhi syarat penggangaran demi mencapai tujuannya. Memiliki kemampuan untuk mengendalikan variabel-variabel terkait, mampu melaksanakan sistem manajemen ilmiah, mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan efektif, dapat memotivasi anggota timnya, tentunya akan menunjang hasil atau keputusan yang dihasilkan oleh manajemen. Hampir sama dengan syarat diatas Shim dan Siegel (2001) menyebutkan bahwa supaya anggaran dapat efektif, suatu anggaran perlu memiliki karateristik berikut: a.
Kemampuan prediksi.
b.
Saluran komunikasi, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas.
c.
Informasi yang akurat dan tepat waktu.
d.
Kesesuaian, bersifat menyeluruh, dan kejelasan informasi.
e.
Dukungan dalam organisasi dari semua yang terlibat.
2.2.8 Keunggulan Anggaran Beberapa keunggulan yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan sistem perencanaan yang baik antara lain: a.
Hasil yang diharapkan dari suatu rencana tertentu diproyeksikan sebelum rencana tersebut dilaksanakan. Sehingga peluang yang ada dapat diketahui, dan pihak manajemen dapat menyusun rencana terpilih.
b.
Hasil analisa anggaran bila dilakukan dengan teliti sangat bermanfaat bagi manajemen sekalipun tidak ada pilihan untuk tidak melanjutkan keputusan tersebut.
21
c.
Anggaran merupakan penelitian untuk kerja sehingga dapat dijadikan Patokan untuk menilai baik buruknya suatu hasil yang diperoleh.
d.
Anggaran memerlukan adanya dukungan organisasi yang baik sehingga setiap manajer mengetahui kekuasaan, kewenangan, dan kewajibannya. Anggaran sekaligus berfungsi sebagai alat pengendalian pola kerja karyawan dalam melakukan suatu kegiatan.
e.
Mengingat setiap manajer atau penyelia dilibatkan dalam hal penyusunan anggaran, maka memungkinkan terciptanya perasaan ikut berperan serta.
2.2.9 Kelemahan Anggaran Anggaran memiliki banyak manfaat apabila dapat diterapkan dengan baik oleh perusahaan, akan tetapi masih terdapat beberapa kelemahan seperti berikut ini: a.
Anggaran disusun berdasarkan perkiraan (permintaan efektif, kapasitas produksi, jumlah produksi yang diinginkan, jumlah pemakaian bahan baku dan lain-lain) maka persentasi keberhasilan realisasi anggaran ditentukan oleh keakuratan dari anggaran tersebut.
b.
Anggaran hanya merupakan rencana, keberhasilan hanya diperoleh apabila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.
c.
Anggaran hanya merupakan alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugasnya, bukan menggantikannya.
d.
Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang diperkirakan, oleh sebab itu anggaran harus memiliki sifat yang luwes.
22
2.3
Anggaran Biaya Overhead Pabrik
2.3.1 Pengertian Anggaran Biaya Overhead Pabrik Biaya overhead pabrik adalah biaya-biaya dalam pabrik yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka proses produksi, kecuali biaya bahan baku, dan biaya tenaga kerja langsung.
2.3.2 Manfaat Anggaran Overhead Pabrik Secara umum anggaran biaya overhead pabrik disusun sebagai alat pedoman kerja. Pengoordinasian kerja, dan pengawasan kerja yang dapat membantu pihak manajemen dalam menjalankan kegiatan perusahaan. Sedangkan secara khusus tujuan penyusunan anggaran biaya overhead pabrik menurut Haruman dan Rahayu (2007) ialah a.
Mengetahui penggunaan biaya secara lebih efisien.
b.
Menentukan harga pokok produk secara lebih tepat.
c.
Mengetahui pengalokasian biaya overhead pabrik sesuai dengan tempat di mana biaya dibebankan.
d.
Sebagai alat pengawasan biaya overhead pabrik. Anggaran biaya overhead sebagai alat pengawasan bertujuan untuk mengetahui sesuai tidaknya realisasi dengan perencanaan, mengukur besar kecilnya biaya overhead, menentukan bagian-bagian yang bertanggung jawab. Anggaran biaya overhead pabrik berguna sebagai dasar penyusunan anggaran harga pokok produksi, harga pokok penjualan, dan anggaran kas
23
2.3.3 Sifat Biaya Overhead Pabrik Berdasarkan sifatnya biaya-biaya overhead dikelompokkan menjadi tiga yaitu: a.
Biaya tetap.
b.
Biaya variabel.
c.
Biaya semivariabel.
2.3.4 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Biaya Overhead Pabrik Berikut adalah faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran biaya overhead pabrik: a.
Anggaran unit yang akan diproduksi.
b.
Berbagai Standar yang telah ditetapkan perusahaan seperti standard pemakaian bahan pembantu, pemakaian listrik, dan lain-lain.
c.
Sistem pembayaran upah yang dipakai perusahaan.
d.
Metode depresiasi, khususnya terhadap ativa tetap.
e.
Metode alokasi biaya yang dipake perusahaan untuk membagi biaya-biaya yang semula merupakan satu kesatuan menjadi beberapa kelompok sesuai kapan dan dimana biaya tersebut.
2.3.5 Penyusunan Anggaran Biaya Overhead Pabrik Haruman dan Rahayu (2007) menyatakan bahwa penentuan anggaran biaya overhead adalah sebagai berikut: a.
Biaya yang sifatnya tetap pada masa yang akan datang akan ditentukan sama dengan periode sebelumnya.
24
b.
Biaya yang bersifat variabel ditentukan berdasarkan tarif tertentu yang disesuaikan dengan kondisi yang akan datang.
c.
Biaya yang bersifat semi variabel akan ditentukan dengan menganalisis biaya pada beberapa periode lalu, kemudian mengelompokkannya kedalam biaya tetap dan variabel.
2.4
Efektif
Wibisono (2010) dalam blognya menyatakan efektif menurut kamus besar Bahasa Indonesia berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab (obat); dapat membawa hasil; berhasil guna (usaha, tindakan); mulai berlaku (undang-undang, peraturan). Sedangkan definisi dari kata efektif yaitu suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Misalnya jika suatu pekerjaan dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.
2.5
Efisien
Efisien menurut kamus besar Bahasa Indonesia berarti tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Jadi dengan demikian definisi dari efisien adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.
25
Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Misalnya suatu pekerjaan dapat dikerjakan dengan cara A dan cara B. Untuk cara A dapat dikerjakan selama 1 jam sedangkan cara B dikerjakan dengan waktu 3 jam. dengan demikian cara A (cara yang benar) baru bisa dikatakan cara yang efisien bila dibandingkan dengan cara B.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Metodologi Penelitian
3.1.1 Objek Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian yang berdasarkan pada studi kasus yang subyek penelitiannya hanya dibatasi pada satu tempat. Dimana dalam penelitian ini hanya mencakup perusahaan, atau dengan kata lain penulisan ini menggunakan metode single case study. Subyek dalam penelitian ini adalah PT Besttech. Penulis membatasi obyek penelitian yang akan digunakan, yaitu membahas tentang penyusunan anggaran biaya PT Besttech untuk tahun periode 2012 mulai dengan bulan Juli 2012 sampai dengan Desember 2012.
3.1.2 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan denan tiga metode yaitu sebagai berikut : a.
Observasi Peneliti melakukan pengamatan bagaimana PT Besttech melakukan pembuatan anggaran biaya
pabrik. Penelusuran atas dokumen terkait
anggaran dan realisasi anggaran PT Besttech periode 1 Juli 2012 sampai dengan 31 Desember 2012. b.
Wawancara Wawancara dilakukan dengan secara spontan, atau langsung selama melakukan penelitian dengan Accounting and Admin Executive PT Besttech.
26
27
c.
Dokumentasi Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data-data PT Besttech terkait anggaran dan realisasi anggaran biaya periode 2012. Data-data tersebut meliputi bukti transaksi, rekapitulasi transaksi, laporan anggaran, laporan rekening bank, laporan bank, dan lain-lain.
3.1.3 Metode Analisis Data Penulis akan melakukan analisa deskriptif dan kuantitatif. Peneliti akan menganalisa
angka-angka
guna
mengetahui
varians
dan
persentasenya.
Sedangkan analisa deskriptif untuk menggambarkan hal-hal yang tidak dapat dilihat dari angka seperti faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya perbedaan, dan menjelaskan mengenai mengapa terjadi varians, dan akibat, dan kebijakan yang menyebabkan terjadinya varians.
3.2
Gambaran Umum Perusahaan
3.2.1 Sejarah Berdirinya dan Tujuan Perusahaan Berdasarkan akta pendirian No 78 yang diterbitkan pada Janurari 2007 dihadapan Notaris Soehendro Gautama, SH serta melalui Surat Pengesahan No W33-00356 HT.01.01-TH.2007 PT Besttech resmi didirikan pada januari 2007. Perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur ini mampu menyediakan berbagai layanan termasuk desain, pengembangan, pembuatan dan instalasi sistem proteksi kebakaran pasif. Menyediakan produk-produk dan sistem untuk minyak, penyimpanan gas, produksi terapung dan (FPSO) pembongkaran kilang darat, dan petrokimia industri global.
28
PT Besttech yang berkedudukan di Komplek Century Park Blok A, No. 2, Kel Sedai Kecamatan Bengkong, Batam ini telah menghasilkan berbagai jenis proyek insulation jacket, juga fire jacket dengan bentuk ESDV, Flange, Actuator Pipeline dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan. Produk kami telah digunakan tidak hanya di Indonesia tetapi telah di ekspor ke Singapura, Australia, United Kingdom. Tidak jauh berbeda proyek Passive Fire Protection (PFP) PT Besttech telah digunakan disalah satu kilang gas di Indonesia.
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Visi perusahaan adalah menjadi salah satu perusahaan market leader dengan keahlian sistem proteksi kebakaran pasif yang dipercaya, berkualitas dengan manajamen professional dan menjaga keselamatan kerja. Misi Agar visi tersebut dapat terlaksana dengan baik, PT Besttech memiliki misi sebagai berikut:
Menjadi management yang profesional Memberikan pelayanan yang terbaik Menggunakan tenaga kerja dengan pengetahuan yang cukup dan sesuai dengan bidangnya serta memberikan pelatihan bagi karyawan guna meningkatkan kualitas.
Menggunakan bahan-bahan yang telah memiliki sertifikat dan telah teruji. Menginvestasikan dana untuk alat-alat sebagai penunjang kinerja. Menggunakan alat-alat untuk keselamatan kerja.
29
3.3
Produk
PT Besttech memproduksi sistem pencegahan kebakaran pasif. Produk utamanya terbagi menjadi dua yaitu: 1.
Passive Fire Protection (PFP) PFP merupakan jasa pembuatan sistem perlindungan kebakaran pasif. Sistem perlindungan kebakaran pasif yang dimaksudkan adalah pelapisan terhadap pipa, dan baja untuk bagunan dengan material-material anti panas/kebakaran. Cara kerja pembutan produk ialah dengan melapisi bagian dari baja/bagunan yang telah dipesan dengan material-material tahan api dan dengan penyemprotan cat khusus. Fungsi dari lapisan ini ialah melindungi bagianbagian yang dipesan agar dapat bertahan dari panasnya api dengan jangka waktu tertentu, sehingga bagunan tidak runtuh sebelum dilakukan evakuasi. Setiap order yang diterima memiliki kualifikasi yang berbeda-beda, umumnya berdasarkan ketebalan material dan durasi tahan api. Berikut ini ialah gambar dari dokumentasi proses pengerjaan Passive Fire Protection oleh PT Besttech:
Gambar 3.1 Proses dalam PFP
30
Gambar 3.2 Proses dalam PFP
Gambar 3.3 Proses dalam PFP
2.
Insulation Jacket / Fire Jacket Insulation jacket ialah pelindung pipa yang berguna untuk menjaga suhu pipa, dan menjaga agar suhu panas tidak melukai pekerja. Berbeda dengan Fire jacket yang berfungsi sebagai pelindung pipa agar tidak terbakar dan meledak dengan batas suhu tertentu.
31
Gambar 3.4 Produk Insulation Jacket
Gambar 3.5 Produk Insulation Jacket
Gambar 3.6 Proses pembuatan Insulation Jacket
32
3.4
Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik merupakan salah satu syarat agar perusahaan dapat berjalan dengan baik. Perusahaan akan mencapai prestasi kerja yang efektif dari karyawan apabila terdapat suatu sistem kerja sama yang baik, di mana fungsifungsi dalam organisasi tersebut mempunyai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang telah dinyatakan dan diuraikan dengan jelas. Struktur Organisasi PT Besttech mengikuti metode prinsip organisasi fungsional dimana terdapat pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Gambar 3.7 Struktur Organisasi PT Besttech 2012
Direktur
3.5
Manager Operational Insulation Jacket
Project Enginer PFP
General Worker
General Worker
General Worker
General Worker
Account and Admin Executive
Uraian Tugas
Berikut ini ialah uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur tugas diatas: 1.
Direktur Merupakan pimpinan tertinggi di PT Besttech yang memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
33
Mengawasi, memantau dan mengarahkan kegiatan operasional PT Besttech, meliputi kegiatan proyek PFP dan Insulation Jacket.
Menjaga kebijakan mutu produk PT Besttech. Menentukan keputusan pengeluaran dana berdasarkan evaluasi anggaran dari Account and Admin Executive.
Menentukan
kebijakan
mengenai
karyawan
seperti
perekruitan,
penggajian, dan lain-lain. 2.
Project Enginer PFP Bertanggung jawab langsung kepada direktur dan memiliki tanggung-jawab dan wewenang sebagai berikut:
Mencari, dan menawarkan produk PFP. Mengawasi, mengarahkan dan menjaga karyawan agar tetap memenuhi standar perusahaan.
3.
Manager Operational Insulation Jacket Bertanggung jawab langsung kepada direktur dan memiliki tanggung-jawab dan wewenang sebagai berikut:
Mengawasi, mengarahkan, dan menjaga karyawan agar tetap memenuhi standar perusahaan.
Membuat perhitungan perencanaan penggunaan bahan, dan menghitung realisasi bahan.
4.
Account and Admin Executive Bertanggung jawab langsung kepada direktur dan memiliki tanggung-jawab dan wewenang sebagai berikut:
34
Mengurus semua administrasi kantor. Melakukan pencatatan biaya dan pendapatan. Menyusun pelaporan keuangan, pajak, dan jamsostek. Bersama-sama dengan direktur, manager operasional, dan project enginer membuat anggaran pendapatan.
5.
Menjaga ketersediaan dana untuk operasional kantor.
General Worker Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional/ project engineer atas pekerjaan di lapangan dan memiliki tanggung-jawab dan wewenang sebagai berikut:
Mengerjakan proyek yang telah ditugaskan kepadanya baik dibagian PFP maupun insulation jacket.
Menjaga kebersihan tempat kerja/ workshop.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1
Sistem Anggaran Perusahaan
Anggaran yang dibuat oleh PT Besttech meliputi Anggaran Penggunaan Material (APM), Anggaran Biaya (AB), Anggaran Pendapatan (AP), dan Anggaran Laba/Proyek (ALP). APM dibuat oleh manajer operasional pada saat akan mengajukan quotation (penawaran). Gambar produk, ukuran produk, kualitas bahan, durasi pengerjaan yang diharapkan, serta data tambahan mengenai produk, seperti realisasi penggunaan material bila ada, dijadikan dasar untuk melakukan analisis penggunaan material. Analisa inilah yang nantinya disebut APM. AP disusun pada awal tahun berdasarkan target yang ditentukan pemegang saham ditambah informasi mengenai penerimaan pendapatan yang dilihat dari banyaknya penerimaan konfirmasi atas quotation yang diberikan. AP yang dibuat diawal tahun akan direvisi setiap bulannya berdasarkan target pencapaian per bulan. Anggaran ini kemudian akan menjadi dasar dalam pembuatan laporan realisasi pendapatan. APM suatu proyek yang telah disetujui akan diolah bagian administration dan accounting utuk dijadikan penawaran dengan menambahkan margin, data inilah yang disebut ALP. ALP kemudian akan diolah kembali hingga menjadi quotation. Nilai proyek yang terdapat di ALP haruslah sama dengan quotation. AB dibuat oleh Admin and Account Executive pada akhir periode berjalan untuk digunakan pada periode selanjutnya. Anggaran Periode Juli 2012 dibuat pada minggu terakhir bulan Juni 2012, dan seterusnya. PT Besttech membuat
35
36
anggaran biaya dengan menggunakan data-data aktual yang dapat dilihat dari rekapitulasi penggunaan dana dari periode sebelumnya, dan analisa tentang keadaan diperiode berikutnya seperti informasi penerimaan proyek, perekrutan tenaga kerja tambahan, dan lain-lain. Biaya yang bersifat tetap akan dianggarkan dengan nominal yang sama seperti periode sebelumnya, dan akan diperbaharui apabila pada masa anggaran dibuat telah diketahui bahwa ada kondisi yang mengalami perubahan dimasa yang akan datang. Adanya proyek yang akan dikerjakan di periode berikutnya, dijadikan pertimbangan untuk perusahaan. Apakah dibutuhkan dana tambahan untuk biaya? jika ya perusahaan akan menggangarkan dana lebih. Di dalam pembuatan anggaran terdapat akun yang digunakan untuk menampung biaya-biaya yang tidak memiliki akun. Akun tersebut dibuat guna mempermudah proses pembuatan anggaran dan identifikasi untuk pengelompokkan akun. Berdasarkan informasi-informasi yang ada anggaran disusun, kemudian di laporkan kepada Direktur. Apabila anggaran biaya disetujui maka dana yang telah dianggarkan akan dicairkan di awal periode. Dana yang dicairkan tersebut akan dipindahkan dari rekening investasi perusahaan (rekening utama dengan mata uang dollar singapura) ke dalam rekening operasional perusahaan (rekening dengan mata uang rupiah). Penggunaan dana tersebut harus disesuaikan dengan anggaran yang ada, apabila terdapat kondisi yang mendesak, dana dapat digunakan, dialihkan, dikurangi atau ditambah dengan catatan harus mendapatkan persetujuan Direktur terlebih dahulu.
37
4.2
Sumber Dana
Pendapatan PT Besttech diterima berdasarkan proyek yang diterima, baik proyek Insulation Jacket maupun Passive fire protection (PFP). Pekerjaan yang berdasarkan proyek ini menyebabkan penerimaan dana perusahaan tidak teratur. Perusahaan harus mendahulukan pembayaran tenaga kerja, pembelian material, dan serta biaya overhead untuk setiap periode. Apabila dana perusahaan dinilai tidak mencukupi, pemegang saham akan memberikan tambahan dana yang dicatat sebagai pinjaman dan dikembalikan ketika penerimaan dana dari proyek diterima.
4.3
Akun dalam Anggaran Biaya
Akun-akun terkait Anggaran Biaya PT Bestech dikelompokkan menjadi 4 sub kelompok biaya yakni: 1.
Administration and Staff Costs Biaya-biaya yang tergolong dalam kelompok biaya “administration and staff Cost” meliputi staff Salary-Permanen/non, Biaya Jamsostek, staff Welfare Meal and Transport, staff Welfare/house/others, staff THR and Bonus, Medical/Health Insurance, Expat Accomodation.
2.
Sales and Distribution Biaya-biaya yang tergolong dalam kelompok biaya “Sales and Distribution” meliputi Entertainment expense, Hotel Accomodation/O’seas Travel.
3.
General and Administration Biaya-biaya yang tergolong dalam kelompok biaya “General and Administration”
meliputi
Comm/tel/Fax/HP/Email/internet,
Bussiness
Doc/Professional Fee, License exp, Postage/Courier, Rental Expense,
38
Transportation/fuel/parking, Meal & Beverages expenses, Electricity, Water, Tools & supplies,
other sundry, printing and stationery, bank charge,
miscellaneous. 4.
Repair and Maintenance Biaya-biaya yang tergolong dalam kelompok biaya “Repair and Maintenace (R&M)” meliputi R&M-Building, R&M-Motor
Vehicle, R&M-Office
Equipment, Computer Expenses, Security/Sanitation-Cleaning.
4.4
Analisis Realisasi Anggaran
Sebelum mengajukan permintaan anggaran biaya, Account and Admin Executive akan membuat rincian rencana biaya-biaya untuk periode anggaran sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan. Biaya-biaya terbuat disusun berdasarkan realisasi periode sebelumnya, ditambah dan dikurangi sesuai dengan keadaan. Tidak semua akun dibuat anggaran secara rinci dalam AP, hanya yang nilainya besar, tetap, berkelanjutan, biaya-biaya yang sifatnya tidak tetap dan tidak berkelanjutan umumnya dikelompokkan ke dalam akun miscellaneous. Pada realisasi semua biaya dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, ataupun ke dalam akun miscellaneous. Anggaran biaya dan realisasi anggaran biaya dari PT Besttech periode Juli hingga Desember 2012 dapat dilihat pada tabel berikut ini:
39
40
41
4.4.1 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya Periode Juli 2012. 35,000,000 30,000,000 25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000
-
Anggaran Realisasi
Staff Salary-Permanent/non… Biaya Jamsostek Staff welfare meal&transport Staff welfare /house/Others Expat Accomodation Entertainment expense Hotel Accomodation/O'seas … Comm… Bussiness Doc/Professional… Rental Expense Transportation,fuel,parking ve Meal & Beverages expenses Electricity Water Tools&supplies Other Sundry Printing & Stationery Bank Charge Miscellaneous R&M-Building Computer expenses Security/Sanitation-cleaning
5,000,000
Gambar 4.1 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode Juli 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran pada periode Juli 2012 dinilai baik. Perusahaan memang tidak dapat melakukan efisiensi, tetapi pengorbanan ini dilakukan perusahaan agar dapat memenuhi kebutuhan demi mewujudkan tujuan (efektif). Kenaikan biaya sebanyak 9% ini masih dapat diterima dan diatasi karena masih berada diambang batas toleransi (10%). Perbandingan anggaran biaya dengan realisasi anggaran biaya periode Juli secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation periode Juli memiliki tingkat efisiensi 16%. Penurunan biaya ini membatu perusahaan untuk menghemat dana. Akan tetapi kenaikan diatas 16% ini juga berarti sistem penganggaran kurang akurat. Pada kasus bulan ini tingkat efisiensi dinilai baik oleh
42
manajemen, karena adanya proyek yang dapat diselesaikan lebih cepat sehingga, sehingga dalam rangka penghematan, lembur dikurangi dan tenaga kerja tambahan dirumahkan.
Biaya Jamsostek memiliki tingkat efisiensi sebanyak 39%, hal ini tentunya dipengaruhi oleh besarnya penyimpangan anggaran biaya gaji pada periode ini.
Biaya staff welfare meal and transportion memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%. Hal ini dikarenakan biaya ini memang bersifat tetap, dan wajib karena merupakan tunjangan bagi staff yang ada.
Biaya Expat Accomodation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 90%. Besar nya tingkat efisiensi ini terjadi dikarenakan pengakuan biaya yang baru diakui pada bulan September 2012. Akun ini digunakan untuk menampung biaya tunjangan perumahan untuk tenaga asing. Jumlah biaya ini ialah tetap sebanyak Rp5.000.000,-. Biaya yang diakui pada bulan ini merupakan biaya akomodasi tenaga kerja asing dalam perjalanan.
Telepon dan internet merupakan komponen pendukung yang penting dalam perusahaan. Konsumen, dan supplier perusahaan umumnya berasal dari negara lain seperti singapura, sehingga dibutuhkan alat komunikasi yang cepat, dan murah. Biaya internet merupakan biaya tetap, sehingga penggunaan tidak mempengaruhi biaya, dan penggarannya pun disesuaikan dengan biaya sesungguhnya, akan tetapi biaya telepon yang semi tetap dipengaruhi oleh abonemen dan jumlah penggunaan. Penggunaan telepon yang naik 36% disebabkan penggunaan telepon untuk konsumen yang berada
43
di inggris. Kenaikan biaya ini dinilai tidak efisien, akan tetapi dinilai dari tingkat kebutuhannya kenaikan biaya ini bisa diterima dan disetujui oleh direktur.
Akun transportation, fuel, parking vehichle ini digunakan untuk menampung semua biaya transportasi. Ada dua jenis biaya transportasi yang ditampung dalam akun ini yakni biaya tetap atau tunjangan transportasi untuk direktur sebesar Rp5.000.000, dan biaya tidak tetap yakni biaya transportasi umumnya merupakan biaya perjalanan kapal karyawan (Batam-Singapura-Batam). Frekuensi dan besarnya biaya transportasi perjalanan inilah yang tidak dapat dianggarkan, sehingga menimbulkan besar penyimpangan sebanyak 130%.
Tingkat penggunaan listrik pada bulan Juli mengalami kenaikan, tetapi masih diambang batas toleransi yakni 8%.
Tingginya tingkat efisiensi penggunaan air mencapai 72% disebabkan kesalahan dalam penganggaran yang berlebihan.
Biaya R & M Building merupakan biaya maintenance untuk bangunan dan ruangan. Anggaran Biaya R & M Building pada bulan ini dianggarkan dengan jumlah yang lebih besar dari bulan-bulan sebelumnya karena pembayaran biaya maintenance dan perbaikan kecil di kantor untuk pembelian bunga untuk taman dan biaya untuk penyemprotan nyamuk. Realisasinya biaya maintenance belum terjadi pada bulan ini, dan baru terjadi pada bulan September sehingga besarnya varian naik hingga 42%.
Miscelanous ialah akun yang digunakan untuk anggaran untuk biaya-biaya lain yang tidak dipecah-pecah dalam penganggaran, hal ini untuk
44
mempermudah dalam pembuatan anggaran. Varians biaya Miscelanous pada periode ini mencapai -285%. Salah satu faktor yang menyebabkan perbedaan ini ialah pembayaran akan rental compressor yang tidak dianggarkan sebelumnya, begitu juga dengan biaya entertainment, legal document, Printing and stationary, tools and supply, other sundry, dan lain-lain. Walaupun tidak dianggarkan sebelumnya, kehadiran biaya-biaya ini tidak dapat ditolak, karena memang dibutuhkan.
45
4.4.2 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya
Security/Sanitation-cleaning
R&M-Building
R&M-Motor Vehicle
Miscellaneous
Bank Charge
Printing & Stationery
Other Sundry
Water
Tools&supplies
Electricity
Meal & Beverages expenses
Transportation,fuel,parking…
Comm…
Postage/Courier
Entertainment expense
Expat Accomodation
Staff THR & Bonus
Staff welfare /house/Others
Staff welfare meal&transport
Anggaran Realisasi
Biaya Jamsostek
50,000,000 45,000,000 40,000,000 35,000,000 30,000,000 25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000 5,000,000 -
Staff Salary-…
Periode Agustus 2012.
Gambar 4.2 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode Agustus 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran periode Agustus dinilai baik, karena meskipun tidak dapat melakukan efisiensi, tetapi kenaikan biaya sebanyak 6% dinilai masih dapat diterima dan diatasi. Perbandingan anggaran dan realisasinya secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation pada bulan Agustus tidak jauh berbeda dengan periode sebelumnya, tingkat efisiensi sebanyak 16%. Begitupula
dengan
biaya
jamsostek
sebesar
16%,
biaya
staff
welfare/house/others memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Biaya THR yang dianggarkan benar-benar diserap hampir 100%. Perbedaan anggaran dan realisasi yang terpaut Rp15.185 dinilai tidak material.
46
Biaya Expat Accomodation pada bulan ini tidak baru akan diakui pada periode September 2012 sehingga tingkat efisiensi sebanyak 100%.
Biaya Telepon masih tidak efisien, karena terus mengalami kenaikan dari periode lalu yang hanya 36%, pada periode ini naik hingga 75%.
Pada bulan ini biaya transportasi berhasil ditekan hingga tingkat penyimpangan 20%. Nilai transportasi yang masih jauh diatas batas toleransi ini memang dinilai tidak efisien, akan tetapi adanya pengorbanan biaya tersebut dapat mewujudkan misi perusahaan.
Tingkat penggunaan listrik pada periode mengalami penurunan, akan tetapi adanya peningkatan dalam jumlah anggaran, sehingga terdapat penurunan atau efisiensi 13%.
Berdasarkan perkiraan periode sebelumnya yang terlalu besar, pada bulan ini besar biaya air yang dianggarkan sebesar Rp200.000. Walaupun telah dianggarkan lebih rendah pada periode sebelumnya, tetapi kenyataannya penyimpangan mencapai 20%.
Anggaran Biaya R & M Building pada bulan ini dianggarkan dengan estimasi biaya untuk perbaikan kecil di kantor untuk perbaikan rolling door dengan estimasi biaya Rp10.657.200, tetapi pada realisasinya dana yang terserap hanya Rp4.702.000 sehingga tingkat efisiensi menjadi 56%.
Miscelanous ialah akun yang digunakan untuk anggaran untuk biaya-biaya lain yang tidak dipecah-pecah dalam penganggaran, hal ini untuk mempermudah dalam pembuatan anggaran. Varians biaya others pada periode ini mencapai -47%. Salah satu faktor yang menyebabkan perbedaan
47
ini ialah pembayaran yang tidak dianggarkan sebelumnya, begitu juga dengan biaya entertainment, legal document, Printing and stationary, tools and supply, other sundry, dan lain-lain. Walaupun tidak dianggarkan sebelumnya, kehadiran biaya-biaya ini tidak dapat ditolak, karena memang dibutuhkan.
48
4.4.3 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya Periode September 2012. 30,000,000 25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000 5,000,000 Staff Salary-Permanent/non sta Biaya Jamsostek Staff welfare meal&transport Staff welfare /house/Others Medical/Health Insurance Expat Accomodation Comm tel/Fax/HP/Email/internet Transportation,fuel,parking ve Meal & Beverages expenses Electricity Water Tools&supplies Other Sundry Printing & Stationery Bank Charge Miscellaneous R&M-Building Computer expenses Security/Sanitation-cleaning
-
angggaran realisasi
Gambar 4.3 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode September 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran pada periode September 2012 dinilai tidak baik, karena pada realisasinya, biaya yang ada melebihi biaya yang telah dianggarkan dengan tingkat kenaikan sebanyak 48%. Perbandingan anggaran dan realisasinya secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation tidak efisien dengan tingkat kenaikan sebanyak 9%. Kenaikan biaya ini merupakan akibat dari penambahan jam lembur, namun demikian hal ini dapat dimaklumi karena masih dibatas toleransi.
49
Biaya Jamsostek memiliki tingkat efisiensi sebanyak 100%, hal ini merupakan akibat dari pengakuan biaya yang baru diakui pada bulan Oktober.
Biaya Staff welfare meal and transportation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Biaya Expat Accomodation memiliki tingkat efisiensi sebanyak -200%. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa anggaran biaya untuk dua bulan terakhir telah dibuat, akan tetapi pengakuannya baru terjadi pada bulan ini.
Telepon dan internet pada bulan ini masih jauh diatas batas toleransi, dan tidak efisien. Lebih dari 64% merupakan angka yang cukup besar, hal ini harus dijadikan dasar dalam penganggaran.
Akun transportation, fuel, parking vehichle pada periode ini berada pada tingkat efisiensi -55%.
Tingkat penggunaan listrik pada bulan September mengalami kenaikan, tidak pesat, tetapi tetap berakibat penurunan efisiensi hingga 26%. Kinerja perusahaan yang tidak sesuai anggaran ini telah diketahui dan di approve, akan tetapi terus dipelajari untuk perbaikan dimasa yang akan datang.
Penganggaran air pada level ini sangat baik, karna telah memnuhi target dan tidak melebihi batas toleransi yakni 10%.
Biaya R & M Building mengalami pembengkakan yang luar biasa besar, dan sangat jauh dari yang dianggarkan (tingkat efisiensi -3143). Tingginya
50
angka kenaikan ini disebabkan reaslisasi pembayaran maintenance baru diakui.
Miscelanous ialah akun yang digunakan untuk anggaran untuk biaya-biaya lain yang tidak dipecah-pecah dalam penganggaran, hal ini untuk mempermudah dalam pembuatan anggaran. Varians biaya others pada periode ini mengalami peningkatan hingga 72%.
51
4.4.4 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya Periode Oktober 2012.
25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000
Security/Sanitation-cleaning
R&M-Building
Miscellaneous
Bank Charge
Printing & Stationery
Other Sundry
Water
Electricity
Meal & Beverages expenses
Transportation,fuel,parking ve
License exp
Bussiness Doc/Professional Fee
Comm…
Entertainment expense
Expat Accomodation
Staff welfare /house/Others
realisasi
Staff welfare meal&transport
anggaran
Biaya Jamsostek
-
Staff Salary-Permanent/non…
5,000,000
Gambar 4.4 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode October 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran periode Oktober 2012 dinilai tidak baik, karena pada realisasinya, biaya yang ada melebihi biaya yang telah dianggarkan dengan tingkat kenaikan sebanyak 49%. Perbandingan anggaran dan realisasinya secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation efisien dengan tingkat kenaikan sebanyak 1%. Kenaikan biaya ini merupakan akibat dari penambahan jam lembur, namun demikian hal ini dapat dimaklumi karena masih dibatas toleransi.
52
Biaya Jamsostek memiliki tingkat efisiensi sebanyak 58%, hal ini merupakan akibat dari pengakuan biaya jamsostek periode September yang baru diakui pada bulan Oktober.
Biaya staff welfare meal and transportation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Biaya Expat Accomodation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Telepon dan internet pada bulan ini masih jauh diatas batas toleransi, dan tidak efisien dengan kenaikan 36%.
Akun transportation, fuel, parking vehichle pada periode ini berada pada tingkat efisiensi -52%.
Tingkat penggunaan listrik pada periode Oktober mengalami penurunan, dari periode sebelumnya, tetapi tetap berakibat penurunan efisiensi hingga 32%.
Penganggaran air pada periode ini dinilai terlalu banyak, namun demikian melihat biaya air periode sebelumnya yang menunjukkan tingkat efisiensi yang baik, sangat wajar nilai yang dianggarkan sebanyak Rp200.000.
Biaya R & M pada periode ini sangat baik, meskipun tidak dapat melakukan efisiensi, tetapi penganggaran yang tepat sasaran seperti ini sangat baik.
Miscelanous ialah akun yang digunakan untuk anggaran untuk biaya-biaya lain yang tidak dipecah-pecah dalam penganggaran, hal ini untuk mempermudah dalam pembuatan anggaran. Varians biaya others pada periode ini tergolong tinggi jika dibandingkan dengan periode-periode sebelumnya. Tingkat efisiensi mencapai -402%, hal ini disebabkan
53
membengkaknya biaya pengurusan surat-surat kantor yang menimbulkan penyimpangan hingga 226%, ditambah biaya makan, dan transportasi yang memang tidak dianggarkan pada awal periode menimbulkan penyimpangan sebanyak 27%.
54
4.4.5 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya Periode November 2012. 25,000,000
20,000,000
15,000,000
10,000,000
5,000,000
Computer expenses
R&M- Office Equipment
R&M-Building
Miscellaneous
Bank Charge
Printing & Stationery
Other Sundry
Tools&supplies
Water
Electricity
Meal & Beverages expenses
Transportation,fuel,parking ve
Bussiness Doc/Professional Fee
Entertainment expense
Expat Accomodation
Medical/Health Insurance
Staff welfare /house/Others
Biaya Jamsostek
Comm tel/Fax/HP/Email/internet
realisasi
Staff welfare meal&transport
anggaran
Staff Salary-Permanent/non sta
-
Gambar 4.5 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode November 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran periode November 2012 dinilai tidak baik, karena pada realisasinya, biaya yang ada melebihi biaya yang telah dianggarkan dengan tingkat kenaikan sebanyak 15%. Perbandingan anggaran dan realisasinya secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation efisien dengan tingkat kenaikan sebanyak 7%. Kenaikan biaya ini merupakan akibat dari penambahan jam
55
lembur, namun demikian hal ini dapat dimaklumi karena masih dibatas toleransi.
Biaya Jamsostek memiliki tingkat efisiensi sebanyak 21%, hal ini merupakan akibat dari kesalahan penganggaran, biaya jamsostek tentunya berhubungan dengan biaya gaji. Tingkat efisiensinya sendiri dipengaruhi oleh perkiraan awal dari anggaran tersebut.
Biaya staff welfare meal and transportation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Biaya Expat Accomodation memiliki tingkat efisiensi sebanyak 0%.
Telepon dan internet pada bulan ini masih jauh diatas batas toleransi, dan tidak efisien dengan kenaikan 52%.
Akun transportation, fuel, parking vehichle pada periode ini berada pada tingkat efisiensi -19%.
Tingkat penggunaan listrik pada periode November mengalami kenaikan dari periode sebelumnya, tetapi dikarenakan anggaran telah dinaikan tetap berakibat penurunan efisiensi hingga 23%.
Penganggaran air pada periode ini dinilai terlalu banyak, mengacu pada periode sebelumnya seharusnya nilai anggaran telah diperkecil.
Biaya R & M pada periode ini kurang baik, karena adanya perbaikan kecil yang tidak dianggarkan sebelumnya sehingga tigkat efesiensi mencapai -167%.
56
Miscelanous pada periode ini dapat dikatakan tinggi, dengan tingkat kenaikan biaya 99%, hal ini disebabkan membengkaknya staff meal and transport, dan biaya bahan pakai.
57
4.4.6 Analisa Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Anggaran Biaya Periode Desember 2012.
25,000,000 anggaran realisasi 20,000,000
15,000,000
10,000,000
5,000,000
-
Gambar 4.6 Grafik Perbandingan Biaya dan Realisasi Biaya Periode Desember 2012
Secara keseluruhan perhitungan anggaran periode Desember 2012 dinilai baik, karena pada realisasinya, biaya yang ada melebihi biaya yang telah dianggarkan dengan tingkat kenaikan sebanyak 10%. Perbandingan anggaran dan realisasinya secara spesifik ialah sebagai berikut:
Biaya staff welfare meal and transportation efisien dengan tingkat kenaikan sebanyak 5%. Kenaikan biaya ini merupakan akibat dari penambahan jam
58
lembur, namun demikian hal ini dapat dimaklumi karena masih dibatas toleransi.
Biaya Jamsostek memiliki tingkat efisiensi sebanyak 21%, hal ini merupakan akibat dari kesalahan penganggaran, biaya jamsostek tentunya berhubungan dengan biaya gaji. Tingkat efisiensinya sendiri dipengaruhi oleh perkiraan awal dari anggaran tersebut.
Telepon dan internet pada bulan ini masih jauh diatas batas toleransi, dan tidak efisien dengan kenaikan 17%.
Tingkat penggunaan listrik pada periode Desember memiliki efisiensi hingga 30%.
Penganggaran air pada periode ini dinilai baik mengacu pada tingkat serapan yang hampir 100%. Kenaikan biaya Rp1.500 dinilai tidak melebihi karena merupakan biaya administrasi untuk pembayaran tagihan.
Biaya R & M pada periode ini kurang baik, karena adanya perbaikan kecil yang tidak dianggarkan sebelumnya sehingga tigkat efesiensi mencapai 100%.
Miscelanous pada periode ini dapat dikatakan tinggi, dengan tingkat efisiensi sebanyak 15%. Hal ini disebabkan sebagian besar biaya untuk pesta akhir tahun dibebankan pada bulan Januari 2013.
59
4.5
Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Anggaran Biaya
Faktor-faktor yang mempengaruhi anggaran biaya PT Besttech meliputi: 1.
Proyek/Produk Proyek sangat mempengaruhi dalam sistem penganggaran biaya. Tidak hanya besarnya nilai proyek yang menentukan biaya yang perlu dipersiapkan. Lokasi proyek, dan durasi proyek juga memiliki peranan. Penganggaran biaya gaji ditentukan dengan jam kerja, berdasarkan oleh durasi atau target proyek yang dikerjakan. Besarnya nilai proyek, tingkat kerumitan secara langsung menentukan jumlah jam kerja. Pada akhirnya jumlah gaji mempengaruhi besarnya jamsostek yang akan dibayar perusahaan. Lokasi suatu proyek tentunya akan mempengaruhi biaya transportasi apabila perusahaan harus melakukan pemasangan di lokasi, biaya ini umumnya tidak dianggarkan karena perusahaan akan menerima pengantian atas biaya tersebut dari konsumen. Akan tetapi dalam kasus PFP, biaya untuk transportasi diakui oleh perusahaan karena telah masuk dalam perjanjian kerja.
2.
Barang Habis Pakai Penggunaan barang habis pakai yang tergolong pada akun other sundry, printing and stationary, meal and beverages, ini masih belum dapat ditentukan formula yang tepat untuk menentukan anggaran. Hal ini dikarenakan tidak terdapatnya sistem inventory terhadap barang-barang tersebut dan pengakuan biaya dilakuan saat terjadi pengeluaran uang, bukan pada saat masa manfaatnya.
60
Penggunaan masker, benang, gunting, isolasi, dan lain-lain yang tergolong other sundry, tidak dapat diprediksi, dan tidak ada data pendukung untuk menghitungnya. Begitu pula pembelian plastik khusus untuk mengemas produk, tissue, jarum, benang, spidol, dan lain-lain. Biaya-biaya ini umumnya akan meledak saat terjadinya pembelian, dan seakan menghilang untuk periode-periode berikutnya. Hal ini dikarenakan pembelian dilakukan dalam jumlah besar, dan untuk jangka waktu penggunaan yang lebih lama. Sedangkan untuk biaya printing dan stationary juga dapat bertambah ketika perusahaan harus mengurus surat-surat tertentu, umumnya membutuhkan biaya untuk pengadaan dokumen, maupun foto. 3.
Peraturan Pemerintah Peraturan-peraturan terkait kepemilikan, kependudukan, ketenaga kerjaan dan segala sesuatu yang terkait dengan keberlangsungan perusahaan dapat menjadi penentu dalam penganggaran dan realisasi biaya. Seperti pengurusan dokumen, maupun surat-surat resmi umumnya perusahaan menggunakan jasa professional, biaya dokumen dan jasa tersebut umumnya diketahui diakhir, sehingga perusahaan sulit untuk melakukan penganggaran.
4.
Fee Biaya entertainment sebagian besar digunakan untuk menjamu konsumen dan supplier. Biaya ini tidak dianggarkan dan hanya akan digunakan apabila terdapat persetujuan dari direktur. Biaya ini juga digunakan untuk menampung biaya fee sales yang memberikan pekerjaan.
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan yang telah disampaikan pada BAB IV maka diperoleh kesimpulan sistem penganggaran pada PT Besttech masih perlu diperbaiki. Anggaran yang dibuat secara keseluruhan masih melebihi batas toleransi di beberapa bagian, selain itu perbaikan anggaran perlu dilakukan terhadap akunakun yang selama ini belum dianggarkan tetapi rutin digunakan. Sistem penganggaran pada PT Besttech telah dilakukan dengan benar, dan memenuhi tujuan (efektif). Namun secara keseluruhan selama tahun 2012 anggaran dapat dikatakan tidak efisien. Adanya sistem claim dapat membuat perusahaan tidak dapat memastikan keakuratan data, hal ini dikarenakan adanya kurang tepatnya antara periode pengakuan biaya dan penganggarannya. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pembuatan anggaran antara lain ialah jumlah produk yang harus diproduksi, barang habis pakai, peraturan pemerintah khususnya terkait ekspor impor dan tenaga kerja asing, dan komisi penjualan, perbaikan dan perawatan aset, dan lain-lain.
5.2
Saran
Setelah penulis melakukan penelitian pada PT Besttech, saran-saran yang dapat disampaikan penulis ialah sebagai berikut:
61
62
Dilakukannya perubahan metode pengakuan biaya, menjadi sistem accrual sehingga dapat diketahui keadaan yang sesungguhnya dengan tingkat keakuratan yang lebih baik.
Apabila dimungkinkan, sebaiknya dilakukan pemisahan tugas antara pencatatan, dan penerimaan/pengeluaran kas, sehingga sistem pencatatan atau pengakuan lebih dapat dikendalikan.
LAPORAN MAGANG
1.
Uraian Kegiatan
Penulis melakukan magang di PT Besttech selama kurang lebih empat bulan, yaitu sejak 1 Februari 2013 dan berakhir pada 31 Mei 2013. Selama magang penulis ditempatkan pada bagian keuangan dan administrasi. Bagian keuangan dan administrasi merupakan tempat pengelolaan segala kegiatan keuangan dan administrasi perusahaan. Kegiatan pengelolaan keuangan meliputi penerimaan dan pengeluaran uang. Kegiatan administrasi meliputi pengurusan surat-surat, seperti perijinan, pengelolaan dokumen, dan lain-lain. Penerimaan dana pada PT Besttech terbagi menjadi dua yakni penerimaan dari pelanggan dan penerimaan pinjaman dari pemegang saham. Umumnya penerimaan kas dari pelanggan diterima satu bulan setelah terbitnya invoice atau faktur penjualan, akan tetapi tidak menutup kemungkinan penerimaan lebih awal dapat terjadi, begitu pula dengan keterlambatan penerimaan kas. Adanya keterlambatan, serta keperluan perusahaan yang mendesak seperti pembelian bahan baku, biaya gaji, dan lain-lain mengharuskan perusahaan mencari dana tambahan. PT Besttech dapat menerima dana sementara dari pemegang saham dicatat sebagai pinjaman dan akan debit sejumlah pembayaran yang telah dilakukan. Kegiatan terkait pengeluaranaran kas perusahaan meliputi pembelian bahan baku, pembayaran gaji, dan biaya overhead, dan biaya lain-lain. Bagian ini juga bertugas untuk membuat penawaran, serta melakukan pemesanan dan seleksi penyalur, serta mengatur pengiriman, dan tentunya juga menghasilkan laporan pertanggung-jawaban keuangan kepada pemegang saham.
1
2
Penulis melakukan serangkaian kegiatan selama magang, diantaranya ialah sebagai berikut ini: a.
arrange and follow up shipment.
b.
check journal entry.
c.
entry transaction journal.
d.
filling and make legal document list.
e.
filling outgoing letter and update the list.
f.
filling transaction receipt.
g.
make inventory card.
h.
make purchase order and update purchase order list and send.
i.
make recapitulation of project report, and filling the hard copy.
j.
make, update quotation list, and send the uotation
k.
make, update the list of invoice and send the invoice.
l.
receive invoice from supplier and update the list.
m.
update list asset and make asset label.
2
2.
Sistem dan Prosedur di Bagian Keuangan dan Administrasi
Sistem dan prosedur di bagian keuangan dan administrasi meliputi, prosedur pembelian barang, prosedur penjualan, prosedur penggajian, prosedur perekruitan karyawan, dan lain-lain. A
Prosedur Pembelian Barang Proses pembelian barang dimulai ketika adanya permintaan pembelian atau pengadaan barang oleh manager operational atau project engineer. Permintaan tersebut disebut Daftar Permintaan pembelian atau pengadaan (DPPB). DPPB ini umumnya dibuat melalui email dan dikirim kepada bagian keuangan dan administrasi, dan kepada direktur. DPPB akan diproses di bagian keuangan dan administrasi, apabila telah disetujui oleh direktur. Berdasarkan DPPB tersebut oleh bagian keuangan dan administrasi akan menerbitkan daftar barang/proyek. Daftar barang atau proyek ini akan disampaikan kepada supplier untuk meminta quotation dari penyalurpenyalur yang ada. Quotation-quotation yang diterima kemudian diseleksi, berdasarkan pembayaran, kualitas, dan ketepatan waktu. Apabila telah diputukan akan memakai penyalur, bagian keuangan dan administrasi akan membuat daftar barang dan harga yang akan dibeli, menerbitkan purchase order atau PO.
PO yang dibuat kemudian diserahkan kembali kepada direktur untuk di tanda-tangan. PO yang telah di otorisasi kemudian dikirimkan kepada penyalur terpilih. Umumnya barang akan dikirim dari penyalur langsung ke PT Besttech bersama dengan invoice dan delivery order. Barang, invoice, dan
3
delivery order diterima pertama kali oleh general worker, lalu Invoice dan delivery order akan disampaikan ke bagian administrasi dan keuangan. invoice, dan delivery order tersebut akan disimpan sementara ke dalam daftar faktur yang akan diproses. Barang yang datang akan disimpan digudang. Untuk pengadaan jasa, setelah diterbitkan PO atau WO untuk jasa, penyalur mengerjakan tugas-tugas yang tercantum dalam daftar sebelumnya lalu menyerahkan invoice. Invoice, delivery order, purchase/work order, akan dimuat dalam daftar list faktur berdasarkan termin pembayaran. Setiap barang yang bayar tunai barang akan datang bersama invoice dan kuintansi pembayaran dan delivery order, jika ada.
B
Prosedur Penjualan Umumnya pelanggan akan memberikan data tentang produk yang akan dilakukan seperti ukuran, model dan bahan yang ingin digunakan. Proses pembuatan penawaran ini bermula dari diterimanya data oleh manager operasional, kemudian dibuatlah anggaran pemakaian material. Di lanjutkan dengan pembuatan penawaran oleh bagian administrasi dan keuangan. Penawaran ini akan di analisa dan diotorisasi oleh direktur, dan dikirim ke pelanggan. Proses penjualan sendiri baru dimulai ketika perusahaan menerima konfirmasi atas penawaran yang diberikan. Penerimaan konfirmasi akan disertai dengan diterimanya Purchase Order. PO tersebut akan dirubah menjadi work order untuk bagian production. Setelah work order diterima oleh bagian produksi, proses pembuatan produk dimulai. Ketika proses
4
produksi telah selesai dibuat, bagian produksi akan menyampaikan secara lisan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk menyiapkan dokumendokumen yang dibutuhkan seperti invoice dan packing list. Produk yang telah selesai akan dikemas dalam kotak dan dikirimkan ke customer beserta invoice dan Packing List.
3.
Flowchart Sistem/Prosedur Flowchart prosedur pembelian dan penjualan PT Besttech dapat dilihat pada Gambar dibawah ini:
5
6
7
4.
Media, Dokumen, Peralatan, dan Data yang Diperlukan
Media, dokumen, peralatan dan data yang diperlukan penulis selama melaksanakan magang, adalah A.
Media Media yang digunakan meliputi media elektonik dan tulis seperti internet, telepon, dan surat.
B.
Dokumen Dokumen yang digunakan meliputi invoice, purchase order, quotation, proforma invoice, delivery order, bill of landing, packing list, invitation letter, time sheet, petty cash voucher, payment voucher, hotel reservation, dew point reading, surat kuasa, surat keterangan karyawan, bukti pembayaran, jamsostek, pajak, surat permohonan pengantian angka pengenal impor, API, surat keterangan untuk pengurusan NIK, NIK, dan lain-lain.
C.
Peralatan Peralatan yang digunakan meliputi, computer, printer, scanner, telephone, fotocopier, alat tulis, dan lain-lain.
D.
Data yang dibutuhkan Data yang dibutuhkan meliputi daftar harga material, daftar asset, format surat-surat, Rekapitulasi pengeluaran kas, laporan Anggaran biaya, dan dokumen-dokumen lain yang dinilai perlu.
5. Identifikasi Permasalahan Magang Menjalani magang selama kurang lebih empat bulan di bagian keuangan dan administrasi, masalah yang ditemui oleh penulis adalah kesalahan dalam hal data
8
entry akibat human error, kesalahan ini diakibatkan tidak adanya pemisahan tugas antara bagian pencatatan, pembayaran, dan penerimaan kas. Kesalahan juga sering terjadi karena pengakuan biaya yang tidak tepat. Biaya yang diakui ketika adanya claim menjadi salah satu faktor kesalahan dalam meng-entry data. Ketika memasukkan data yang telah di claim adanya perbedaan tanggal claim dan tanggal transaksi menimbulkan keraguan, sehingga terkadang data dapat di posting lebih dari satu kali, dan dapat pula tidak diposting.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
