ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA DAFFA’ SHOP BEKASI
Naskah Publikasi
diajukan oleh Misward Gobel Djamaludin 08.11.2443
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA DAFFA’ SHOP BEKASI
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM OF SALE IN DAFFA’ SHOP BEKASI ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA DAFFA’ SHOP BEKASI Misward Gobel Djamaludin Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Daffa' Shop is a trading business unit that specializes in the sale of the Muslim fashion clothing for teens and adults. Daffa 'Shop has customers both in Calcutta and in the various regions in Indonesia (Online). Daffa 'Shop should be able to manage data and information available as well. Data or information that is supposed to be able to be kept confidential so as not to be misused by those who are not authorized, but it must be a realtime information or up-to-date so that it can assist in the sales process. Based on the performed analysis of the problem of data collection using the PIECES analysis is done completely in Daffa 'Shop. This analysis uses three methods to obtain data by using the method of observation, interviews, and literature study method. The data collected will explain the sales process in Daffa 'Shop. The results of the analysis in Daffa 'Shop was found that the sales transaction data that is in Daffa' Shop still manual. Process sales transaction data is still manual is often made in the sales process Daffa 'Shop run less effectively and efficiently, and even tend to be slow, especially in the process of buying and selling and preparing reports that occur in it. Keywords: sale and purchase, information, transaction, a computerized system
1.
Pendahuluan Seiring Berkembangnya usaha – usaha perdagangan yang sangat pesat pada
saat ini menjadikan sistem informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalan menunjanng jalannya operasi – operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh setiap perusahaan. Sistem transaksi berbasis komputer merupakan sebuah media yang dapat dipergunakan untuk mengelola data, laporan, serta memudahkan perusahaan dalam mengelola informasi. Daffa’ Shop adalah salah satu usaha pakaian yang berbentuk home industry yang menjual aneka pakaian/jilbab busana muslim yang bertempat di Bekasi Jawa Barat. Semakin bertambahnya permintaan dan pesanan untuk pakaian/jilbab busana muslim saat ini, Daffa’ Shop sendiri dalam hal mengolah informasi transaksi penjualanya masih bersifat manual sehingga perlu dirancang sebuah sistem informasi transaksi penjualan yang telah terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi transaksi penjualan yang efektif dan efesien. 2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara
data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepan dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Akhirnya sistem informasi dapat di definisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya
(Kertahadi,
1995).
pengambilan
keputusan
pada
Tujuannya perencanaan,
adalah
menyajikan
pemrakarsaan,
informasi
guna
pengorganisasikan,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.1 Konsep sistem informasi
2.2
Karakteristik Sistem Untuk
memahami
atau
mengembangkan
suatu
sistem,
maka
perlu
membedahkan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedahkan suatu sistem dengan sistem yang lainnya:
1
1.
Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2.
Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3.
Masukkan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4.
Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5.
Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6.
Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7.
Penyimpanan
: Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan
sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan mengmungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.2.1
Definisi Penjualan dan Pembelian Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena
jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut : Pengertian penjualan menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa: “Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa”.
1
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 5, 2007
Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa : “Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”. Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati. 2.3
Konsep Arsitektur Sistem Dari sudut pandang perangkat lunak, komponen arsitektural dapat dibagi
menjadi: 1. Data storage, merupakan komponen yang digunakan untuk menyimpan data. 2. Data access logic, merupakan prosedur yang digunakan untuk mengakses data yang disimpan dalam data storage. 3. Aplication Logic, merupakan bagian logika pemprosesan dalam lapis aplikasi. 4.
Presentation Logic, merupakan komponen pemrosesan tampilan dan perintah dari pengguna.
2.3.1
Pilihan Desain Arsitektur Sistem Berdasarkan posisi penempatan elemen-elemen arsitektur di sisi klien maupun 2
server, ada empat jenis arsitektur dasar yang bisa dipilih: 1.
Server-Based Architecture Pada arsitektur jenis ini, empat komponen perangkat lunak diletakan pada bagian yang sama, yaitu server. Terminal yang tersedia hanya digunakan sebagai dumb terminal, perpanjangan layanan dari server saja. Pada arsitektur ini, data relative aman tetapi beban kerja server sangat berat karena semua komponen dijalankan di server.
2.
Client-Based Architecture Pada arsitektur ini, server hanya berperan sebagai data storage. Komputer klien lah yang digunakan untuk mengolah data yang akan dikirim oleh server. Beban kerja server sangat ringan, tetapi keamanan data sangat tergantung kinerja dari klien.
3.
Client-Server Architecture (Two-Tiered) Pada arsitektur ini, data dan prosedur pengaksesan data dilayani oleh server dan masalah tampilan dan logika aplikasi dilayani oleh pengguna. Arsitektur ini cukup menjamin keamanan data karena prosedur mengakses data oleh klien ditangani server. Arsitektur ini biasa disebut arsitektur 2-tier.
2
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 142, 2007
a.
Kelebihan 1. Scalable 2. Meningkatkan modularitas dari sistem berbasis web 3. Tidak ada titik pusat kegagalan
b.
Kekurangan 1. Terlalu kompleks 2. Perlu bahasa dan teknik pemrograman baru 3. Lebih kompleks untuk di-update
4.
Three-Tiered Client-Server Architecture Pada arsitektur ini ditambahkan perangkat keras untuk menjalankan lapis aplikasi logis, sehingga keamanan pengaksesan data lebih terjamin.
2.4
Konsep Basis Data Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah basis
data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan. Definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data 3
yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data . Data yang disimpan tidak mengalami ketergantungan terhadap program sehingga penambahan, pengembalian, serta modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan tekontrol. DBMS (Database Management System) merupakan antarmuka antar pengguna database dengan data yang disimpan yang berfungsi untuk memudahkan dalam melakukan utilisasi dan mengelolah data dalam jumlah besar. Salah satu contoh DBMS adalah MySQL. 2.5
Konsep Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan suatu tahapan yang dilakukan setelah
melakukan analisis sistem. Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. 2.5.1
4
Analisis PIECES Untuk mengindentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
infromasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan 5
services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini sangat
3
Raymond Mcleod,Jr. George P.Scheel, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Salemba Empat offset, Jakarta, hal 158, 2008 4 Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung, hal 139, 2002 5 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 51, 2007
penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 2.6
Perangkat Lunak Yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi transaksi ini
menggunakan perangkat lunak NetBeans IDE 7.0, MySQL, J-Report dan AppServer. NetBeans digunakan dalam pembuatan form aplikasi, MySQL dalam pembuatan database, J-Report dalam pembuatan laporan, dan AppServer. 3.
Analisis (Proses Penelitian) Tahap analisis sistem biasa dilakukan sebelum tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Metode yang digunakan dalam analisis sistem pada Daffa’ Shop ini yaitu menggunakan analisis PIECES. Metode ini terdiri atas tahap analisis kerja, analisis informasi, analisis ekonomi, analisis keamanan, dan analisis efisiensi. Dalam tahapan analisis perancangan sistem ini terdapat, analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Tabel 3.1 Analisis PISCES Daffa’ Shop Jenis Analisis Performance
Information
Kelemahan Sistem lama Sistem pengolahan data secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data. Selain itu pemrosesan data akan banyak memakan waktu Sistem pengolahan data manual menyebabkan proses informasi berlansung lama.
Economic
Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk tak terduga dalam hal pembelian barang.
Control
Sistem pengolahan data secara manual akan sulit dilakukan control karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar. Sistem pengolahan data secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual.
Eficiency
Services
Pelayanan pada pelanggan akan
Sistem yang diajukan Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses pengolahan data. Teknologi berbasis komputer akan maka proses informasi akan berlangsung cepat. Dalam jangka pendek biaya yang dibutuhkan cukup besar. Namun untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer. Sistem berbasis komputer akan memudahkan control sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat ditekan. Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis. Pelayanan pada
memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data.
3.1
Perancangan Sistem
3.1.1
UML
pelanggan akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer.
Unified Modeling Language (UML) merupakan suatu bahasa standard yang digunakan untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model.
a. Use Case Diagram Use Case Diagram merepresentasikan sebuah interaksi antara actor (user) dengan sistem. Berikut use case diagram user dalam sistem baru:
Gambar 3.1 Use case diagram user Berikut adalah use case diagram transaksi penjualan:
Gambar 3.2 Use case diagram pengolahan data penjualan b. Activity Diagram Diagram ini menggambarkan berbagai aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang mulai dari titik awal, melalui kondisi (decision) yang mungkin terjadi, kemudian sampai pada titik akhir
Gambar 3.4 Activity diagram pengolahan data barang c.
Class Diagram Berikut gambaran class diagram dari sistem yang diusulkan.
Gambar 3.5 Class diagram
d. Sequence Diagram Sequence Diagram adalah penggambaran interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem. Penggambaran ini biasanya berupa message yang digambarkan terhadap waktu.
Gambar 3.5 Sequence diagram login 4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Tampilan Aplikasi Berikut tampilan awal aplikasi setelah user berhasil melakukan login:
Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama Di dalam menu utama terdiri atas menu File, menu Inventori, menu Peralatan, menu Transaksi, menu Laporan, dan menu Help. Pada menu File terdapat menu Exit. Sedangkan pada menu Inventori terdiri atas empat buah menu yaitu menu Box, menu Barang, menu Pemasok dan menu Pelanggan. Menu Box memiliki sub-menu Data Box,
Tambah Uang, dan Ambil Uang. Sedangkan pada menu Peralatan terdapat menu Admin, Backup, dan DB Setiing. Pada menu Transaksi terdapat menu Pembelian, menu Pembayaran, menu Penjualan dan menu Penerimaan. Sedangkan pada menu Laporan terdapat pilihan menu Laporan Daftar admin, Box, Keuangan, Stok Barang, Pemasok, Pelanggan, Pembelian, Pembayaran, Penjualan, dan Penerimaan. Di dalam menu Help terdapat menu About dari aplikasi yang dibuat. 4.2
Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan sistem atau maintenance system dilakukan secara periodik.
Tahapan yang harus dilakukan untuk memelihara program aplikasi yang sudah dibuat sehingga program dapat terus digunakan tanpa ada gangguan: a. Memperbarui database. Perbaruan sistem dilakukan untuk menambah item-item baru kedalam database. b. Packing data. Packing data dilakukan untuk menghapus data yang sudah tidak diperlukan sehingga dapat menghemat penggunaan memori komputer. 5.
Kesimpulan Pada bab ini penulis mencoba menyimpulkan hasil analisis yang telah dilakukan
di Daffa’ Shop. Kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut: 1.
Berdasarkan Proses yang sekarang berjalan pada
Daffa’ Shop belum
terkomputerisasi, dimana sistem pengolahannya masih dilakukan secara manual sehingga admin dalam melakukan pencatatan data barang, informasi penjualan dan pembuatan laporan masih berupa arsip atau buku akumulasi penjualan, sehingga mempunyai resiko yaitu data – data hilang susah di cari, Hal ini dinilai kurang efektif. Untuk itu lah dirancang sistem informasi yang efektif dimana untuk mencapai hasil sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan juga menggunakan analisis PIECES di dalamnya. Tujuan yang ditetapkan adalah memberi kemudahan untuk mencatat informasi penjualan dan pembelian serta membuat laporan. Dalam hal ini, sistem informasi jual beli dapat mencapai tujuan sekaligus meringankan serta mempercepat proses kerja dan dapat lebih menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan kinerja usaha. 2.
Sistem informasi yang dirancang memiliki fasilitas untuk melakukan proses pembuatan laporan. Hasil dari perancangan sistem informasi jual beli diimplementasikan menjadi lebih efektif dan efisien , dengan tampilan yang lebih mudah dimengerti oleh pihak Daffa’ Shop. Sistem informasi tersebut dapat memudahkan Daffa’ Shop dalam membuat laporan penjualan maupun pembelian karena sudah terkomputerisasi dan dapat menghasilkan suatu laporan yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan proses
kerja serta menghasilkan informasi yang bermutu dan dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa saran untuk pedoman dan pembangunan sistem yang lebih sempurna, sehingga tercipta sistem komputerisasi yang lebih optimal: a.
Perlu dilakukan duplikat (back-up) data untuk menghindari kemungkinan rusak atau hilangnya data-data file yang penting.
b.
Untuk menghindari penyalahgunaan dan memberikan batasan kepada pemakai yang berhak menggunakan sistem ini dibuatkan pula password dan privileges sebagai pengaman sistem yang ada.
c.
Pada periode tertentu akan dilakukan pengecekan kembali dan pembaruan sistem untuk menjaga dan meningkatkan kualitas sistem tersebut.
d.
Diharapkan
peneliti
selanjutnya
bisa
menambahkan
maupun
mengembangkan aplikasi yang ada dengan menambahkan beberapa fitur seperti: detail barang, laporan grafik keuangan dan yang menurut peneliti berikutnya perlu ditambahkan dipersilahkan. Agar aplikasi menjadi lebih efektif dan optimal. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Mcleod. Raymond, Jr. George P.Scheel. 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat Offset. Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
