ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO)
PROYEK AKHIR
Oleh: HERU NURMAN NIM: 29105007
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007
ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) HERU NURMAN 29105007 Tanggal Ujian Akhir: 3 Mei 2007 Tanggal Wisuda: 21 Juli 2007 Program Pasca Sarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing: Togar M. Simatupang, Ph.D
ABSTRAK
Chevron Indonesia Company (CICO) merupakan salah satu perusahaan minyak terbesar di dunia. Dengan wilayah operasional yang luas dan kebutuhan barang yang banyak, maka dibutuhkan manajemen persediaan yang efektif dan efisien. Peramalan kebutuhan yang akurat dan koordinasi yang baik antara pihak User, Procurement, Inventory Control dan pemasok merupakan salah satu faktor keberhasilan untuk mencapai tujuan tersebut. Masalah yang dihadapai CICO saat ini adalah jumlah persediaan yang meningkat tetapi kualitas pelayanan menurun. Data untuk periode Januari 2006 sampai dengan Januari 2007 memperlihatkan peningkatan jumlah persediaan sebesar 7% dan nilai Rasio Ketersediaan Stok (SAR) untuk barang kritikal turun 5%. Jumlah persediaan yang meningkat dapat terjadi karena penggunaan metode peramalan yang tidak tepat dan tidak dilakukannya koreksi terhadap peramalan tersebut. Dengan tingkat akurasi peramalan yang rendah, maka jumlah pemesanan barang tidak sesuai dengan kebutuhan aktual. Kualitas pelayanan yang menurun dapat terjadi karena keterlambatan pengiriman barang. Keterlambatan pengiriman barang tersebut disebabkan oleh perencanaan awal yang kurang matang dan informasi yang tidak cukup mengenai jumlah kebutuhan. Untuk itu diperlukan suatu mekanisme koordinasi yang dapat menjembatani pertukaran informasi yang lebih efektif dan efisien. Penggunaan teknologi informasi merupakan salah satu jalan keluarnya. CICO telah memiliki teknologi tersebut. Tetapi pemanfaatannya belum maksimal karena belum adanya model koordinasi. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) adalah model proses bisnis yang diusulkan rekanan untuk mengkoordinasikan rencana untuk mengurangi variasi antara suplai dengan permintaan. Selain itu dengan menerapkan metode peramalan yang tepat dapat meningkatkan tingkat akurasi peramalan tersebut. Penerapan CPFR dan metode peramalan yang tepat dapat mengurangi jumlah persediaan di gudang dan juga meningkatkan kualitas dari pelayanan departemen pengadaan. Kata kunci: Manajemen Persediaan, Koordinasi, Peramalan
INVENTORY MANAGEMENT ANALYSIS AT CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO) HERU NURMAN 29105007 Date of Final Examination: May 3th , 2007 Date of Graduation: July 21st , 2007 Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2007 Thesis Advisor: Togar M. Simatupang, Ph. D
ABSTRACT
Chevron Indonesia Company (CICO) is one of the biggest oil companies in the world. With vast range of operational locations and massive amount of materials required, CICO needs an efficient and effective Inventory Management. Accurate forecasting and excellent coordination between users, procurement, inventory control and suppliers is one of the factors to have an effective Inventory Management. At the present, CICO faces a problem of increasing amount of inventory, however, the quality of service is decreasing. Data during period January 2006 until January 2007 shows that total amount of inventory increase 7% and Stock Available Ratio (SAR) for Critical Items decrease 5%. This may happen because CICO is using an uneffective forecasting method and having no effort in correcting the forecasting method. With low accuracy of forecasting, materials ordered do not match the actual amount needed. Decreasing quality of service happens due to delays in materials delivery. Delays in materials delivery is due to incorrect procurement and insufficient information regarding the amount of materials needed. Therefore, a coordination mechanism is needed to support a more efficient and effective information exchange. The use of information technology is one of the answers to this problem. Fortunately, CICO already has the technology, however, it has not been used to its maximum capacity due to absence of coordination model. Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) is a model of business process proposed by a partner to coordinate plan to reduce variations between supplies and demands. Besides that, applying a correct forecasting method can improve forecasting accuracy level. Applying both CPFR and correct forecasting method can reduce the amount of stocks in warehouse and at the same time improve the quality of supply department. Keyword: Inventory Management, Coordination, Forecast
ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN DI CHEVRON INDONESIA COMPANY (CICO)
Oleh: HERU NURMAN NIM: 29105007
Program Studi Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing
(Togar M. Simatupang, Ph.D)
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena hanya dengan rakhmat dan hidayat-Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Akhir ini tepat pada waktunya. Laporan Proyek Akhir ini merupakan salah satu syarat dalam meraih gelar Magister Administrasi Bisnis di Sekolah Bisnis dan Manajemen – Institut Teknologi Bandung (ITB).
Penyelesaian Laporan Proyek Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan, bantuan dan kerja sama berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada: •
Bapak Togar M. Simatupang, Ph.D, selaku pembimbing yang dengan sabar dan teliti memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Laporan Proyek Akhir ini.
•
Papa (Alm), Mama dan Adik Ayu yang telah memberikan do’a dan dorongan semangat sehingga penulis bisa menyelesaikan pendidikan ini.
•
Bapak Tuga Dewa, Pak Heru, Pak Begawan dan Pak Aria yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melakukan penelitian di Chevron Indonesia Company (CICO).
•
Bapak Suwandi, selaku pembimbing dari Chevron Indonesia Company (CICO) yang telah membimbing penulis selama di Balikpapan serta memberikan masukan dan pengarahan dalam penulisan Laporan Proyek Akhir ini.
•
Bapak Achmad Sjachrani, Bapak Sofyan, Mas Donny , Mas Andi dan rekanrekan dari Procurement Chevron Indonesia Company (CICO) yang telah memberikan data lapangan dan masukan bagi penulis dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir ini.
•
Bapak Yuli, Pak Suharso dan Pak Suparno dari Learning Departemen Chevron Indonesia Company (CICO) atas kerjasamanya selama penulis di Balikpapan.
•
Teman–teman dari 33 Eksekutif MBA-ITB dan para pengajar dari MBA-ITB atas do’a dan dukunganya selama lebih kurang dua tahun bersama di Gelap Nyawang No.1 dan akhirnya penulis berhasil menyelesaikan pendidikan ini tepat waktu.
•
Papa Elok sekeluarga yang telah memberikan do’a dan dorongan semangat sehingga penulis bisa menyelesaikan proyek akhir ini.
•
Teman-teman dari Venus dan Beka yang telah memberikan dukungan semangat dan do’a nya demi kelancaran penulisan Laporan Proyek Akhir.
•
Pihak-pihak lain yang sulit untuk penulis sebutkan satu persatu yang telah ikut berperan dalam menyusun Laporan Proyek Akhir ini.
Bandung, Mei 2007
Penulis
DAFTAR ISI
Abstrak ………………………………………………………………………......... i Abstract ……………………………………………………………………………. ii Halaman Pengesahan ……………………………………………………………... iii Kata Pengantar ……………………………………………………………………. iv Daftar Isi …………………………………………………………………………... vi Daftar Gambar ……………………………………………………………………. viii Daftar Grafik ………………………………………………………………………. x Daftar Tabel ……………………………………………………………………….. xi Daftar Lampiran …………………………………………………………………. . xiii
BAB I PENDAHULUAN ..………………………………………………………. 1 1.1. Sejarah Perusahaan ……………………………………………………….. 1 1.1.1. Struktur Organisasi dan Sumber Daya ……………………………... 3 1.2. Visi, Nilai dan Strategi …………………………………………………… 5 1.2.1. Visi …………………………………………………………………. 5 1.2.2. Nilai-Nilai …………………………………………………………... 5 1.2.3. Strategi ……………………………………………………………… 7 1.3. Lingkup Bidang Usaha …………………………………………………… 8 1.3.1. Bidang Usaha Umum (Exploration, Production dan Distribution) … 10 1.3.2. Bidang Usaha Pendukung…………………………………………… 13 1.4. Isu-isu yang Dihadapi Perusahaan …………………………………………17
BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS ….………………………………………… 21 2.1. Merumuskan Peta Pemikiran Konseptual ………………………………... 21 2.1.1. Inventory Management ……………………………………………... 21 2.1.2. Demand Forecast …………………………………………………… 27 2.1.3. Koordinasi …………………………………………………………... 32 2.1.4. Kemampuan Supplier/ Pemasok ……………………………………. 36 2.1.5. Lead Time …………………………………………………………... 37
vi
2.1.6. Proses Procurement ………………………………………………… 39 2.1.7. Key Performance Indicator (KPI) ………………………………….. 40 2.1.8. Penggunaan Teknologi ……………………………………………... 46 2.1.9. ROP, ROQ dan SS …………………………………………………. 46 2.2. Analisis Situasi Bisnis ……………………………………………………. 52 2.3. Pemetaan Permasalahan ..………………………………………………… 56
BAB III SOLUSI BISNIS …………………..…………………………………… 65 3.1. Alternatif Solusi Bisnis …………………………………………………... 59 3.1.1. Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan Perusahaan…………………………………………………………. 66 3.1.2. Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok……………………………………………………………. 70 3.1.3. Metode Forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s model)……………………………………………………. 85 3.1.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang……………………. 96 3.2. Analisis Solusi …………………………………………………………… 96 3.2.1. Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan Peraturan Perusahaan…………………………………………………………. 96 3.2.2. Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan Pemasok………………………………………………………….... 98 3.2.3 Metode Forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s model)………………………………………………….. 100 3.2.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang………………….. 101
BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI ………………………………………..107 4.1. Rencana Implementasi ……………………………………………………107 4.2. Kebutuhan Sumber Daya …………………………………………………112 4.3. Manajemen Risiko ………………………………………………………..114 4.4. Usulan Untuk Riset Berikutnya …………………………………………..118
Daftar Pustaka ……………………………………………………………………..121 Lampiran …………………………………………………………………………..122
vii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1.
Peta daerah operasional Chevron Word Wide……………………... 2
Gambar 1.2.
Peta daerah operasional Chevron Indonesia……………………….. 2
Gambar 1.3.
Struktur Organisasi IBU Chevron…………………………………. 4
Gambar 1.4.
Konsep Kegiatan Perusahaan CICO………………………………. 9
Gambar 1.5.
Proses Bisnis Utama……………………………………………….. 12
Gambar 1.6.
Struktur Organisasi Shared Service Group (SSG) Chevron……….. 13
Gambar 1.7.
Stakeholder dari SCM……………………………………………… 15
Gambar 1.8.
Struktur Organisasi Supply Chain Management……………………16
Gambar 1.9.
Struktur Organisasi Procurement Operation……………………….. 17
Gambar 2.1.
Peta Pemikiran Konseptual………………………………………… 21
Gambar 2.2.
Posisi Inventory Management dalam perusahaan………………….. 22
Gambar 2.3.
Proses Permbuatan Demand Forecast……………………………… 27
Gambar 2.4.
Koordinasi antar bagian …………………………………………… 32
Gambar 2.5.
Aliran barang dan informasi di Procurement Management………... 35
Gambar 2.6.
Lead time dalam Proses Procurement……………………………… 38
Gambar 2.7.
Proses Pembuatan Kontrak………………………………………… 40
Gambar 2.8
Kegiatan berdasarkan waktu……………………………………….. 40
Gambar 2.9.
Posisi Inventory Control…………………………………………… 41
Gambar 2.10. Posisi KPI dalam Inventory management…………………………. 42 Gambar 2.11. Pengaruh SS, ROP dan ROQ terhadap jumlah inventory………….. 51 Gambar 2.12. Proses Pengorderan………………………………………………… 51 Gambar 2.13. Bisnis Proses Pengadaan Barang di Gudang………………………. 54 Gambar 2.14. Bisnis Untuk Pendistribusian barang ke User……………………… 56 Gambar 2.15. Permasalahan Usage Plan………………………………………….. 57 Gambar 2.16. Permasalahan Demand forecasting, procurement process, delivery goods dan stock available………………………………… 60 Gambar 2.17. Peta akar masalah dan gejala………………………………………. 61 Gambar 2.18 Kesimpulan masalah yang akan dipecahkan………………………..62 Gambar 2.19 Diagram keterkaitan masalah………………………………………. 64
viii
Gambar 3.1.
Peta Solusi Masalah……………………………………………….. 66
Gambar 3.2.
Kegiatan Develop a front-end agreement …………………………. 71
Gambar 3.3.
Kegiatan Create a joint business plan……………………………… 72
Gambar 3.4.
Kegiatan Create a demand forecast……………………………….. 73
Gambar 3.5.
Kegiatan Identify exception for demand……………………………73
Gambar 3.6.
Kegiatan Resolve/collaborate on exception………………………... 74
Gambar 3.7.
Kegiatan Create an order forecast………………………………….. 75
Gambar 3.8.
Kegiatan Identify exception for order forecast…………………….. 75
Gambar 3.9.
Kegiatan Resolve/collaborate on exception item………………….. 76
Gambar 3.10. Kegiatan Order generation…………………………………………. 77 Gambar 3.11. Sembilan langkah CPFR…………………………………………… 78 Gambar 3.12. Diagram Solusi CPFR……………………………………………… 79 Gambar 3.13. Keuntungan CPFR bagi CICO dan Pemasok……………………… 80 Gambar 3.14. Diagram Solusi VMI………………………………………………. 83 Gambar 3.15. Bisnis Proses untuk VMI………………………………………….. 84 Gambar 3.16. Langkah-langkah pembuatan Forecast…………………………….. 85 Gambar 3.17. Langkah-langkah pembuatan Forecast…………………………….. 87 Gambar 3.18. Forecasting Model…………………………………………………. 88 Gambar 3.19. Hubungan PI dan KPI……………………………………………..103 Gambar 4.1.
Waktu pelaksanaan kolaborasi……………………………………..110
Gambar 4.2.
Level Risiko 4 Tingkat .....................................................................115
ix
DAFTAR GRAFIK Grafik 1.1. Net income dan produksi Chevron Corporation tahun 2006………… 3 Grafik 2.1. Kebutuhan aktual 976 tahun 2005 dan 2006………………………… 28 Grafik 2.2. Kebutuhan aktual 53256 tahun 2005 dan 2006……………………….29 Grafik 2.3. Grafik kecepatan pemakaian 976……………………………………. 30 Grafik 2.4. Grafik kecepatan pemakaian 53256…………………………………. 30 Grafik 2.5. Persentase forecast 2006…………………………………………….. 31 Grafik 2.6. Inventory Turn Over Ratio…………………………………………. 42 Grafik 2.7. SAR untuk Critical Items……………………………………………. 43 Grafik 2.8
SAR untuk Non Critical Items………………………………………. 44
Grafik 2.9. Inventory to Production Ratio (IPR)………………………………… 45 Grafik 2.10 Continuous Review Policy…………………………………………. 48 Grafik 2.11. Pola pemesanan……………………………………………………… 49 Grafik 2.12. Quality terhadap Cost……………………………………………..
49
Grafik 2.13. Simulasi ROP, Q untuk 976…………………………………………. 50 Grafik 2.14. Simulasi Rop, Q untuk 53256……………………………………….. 50 Grafik 2.15. Persentase Aktual Pemakaian Blanked Order Contract……………… 59 Grafik 3.1. Grafik Kebutuhan 976……………………………………………….. 92 Grafik 3.2. Simulasi level Inventory dengan metode forecast yang baru………... 95
x
DAFTAR TABEL Tabel 2.1.
Kode barang berdasarakan KIMAP…………………………………. 24
Tabel 2.2
Stock Classes berdasarkan JDE sistem……………………………… 25
Tabel 2.3.
Komposisi stok kritikal……………………………………………… 26
Tabel 2.4.
Estimasi Nilai Demand Forecasting untuk tahun 2006……………… 28
Tabel 2.5.
Data aktual 2006 dibandingkan tahun 2005………………………… 29
Tabel 2.6.
Perbedaan Pemasok dengan agen tunggal…………………………… 36
Tabel 2.7.
Waktu proses Procurement………………………………………….. 37
Tabel 2.8.
Panduan Pemilihan Proses Procurement……………………………. 39
Tabel 3.1.
Ruang lingkup Kebijakan…………………………………………… 66
Tabel 3.2.
Tabel Target…………………………………………………………. 69
Tabel 3.3.
Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR……………………….. 80
Tabel 3.4.
Mekanisme yang ada pada penerapan VMI………………………… 85
Tabel 3.5.
Data dua tahun kebutuhan barang 976……………………………… 92
Tabel 3.6.
Rata-rata kebutuhan dalam periode 12 bulan………………………. 92
Tabel 3.7.
Perhitungan model simple exponential smoothing…………………. 93
Tabel 3.8.
Perhitungan model Four-Periode Moving Average………………… 93
Tabel 3.9.
Kesimpulan Metode Forecast………………………………………. 93
Tabel 3.10. Tabel Forecast kuartal pertama……………………………………… 94 Tabel 3.11. Perbandingan nilai parameter lama dan baru……………………….. 95 Tabel 3.12. Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah adanya kebijakan……... 97 Tabel 3.13. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini………….. 98 Tabel 3.14. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru………………………………………………………………… 100 Tabel 3.15 Perbandingan mekanisme kontrak lama dengan kontrak baru…….. 101 Tabel 4.1.
Road Map Penerapan CPFR……………………………………….. 107
Tabel 4.2.
Keadaan User, Procurement dan pemasok………………………… 109
Tabel 4.3.
Langkah penerapan ……………………………………………….. 111
Tabel 4.4.
Kebutuhan sumber daya…………………………………………… 114
Tabel 4.5.
Tabel Sasaran dan Risiko .................................................................. 115
xi
Tabel 4.6.
Kriteria Kuantitatif dan Kualitatif dari akibat .................................. 115
Tabel 4.7.
Kriteria Kuantitatif kemungkinan ..................................................... 116
Tabel 4.8.
Kriteria Kualitatif kemungkinan ....................................................... 116
Tabel 4.9.
Matriks Analisis Risiko dan Level Risiko ........................................ 116
Tabel 4.10. Tabel Risiko dan Prioritas .................................................................117 Tabel 4.11. Opsi Keputusan dan Penanganan Risiko .......................................... 118
xii
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1 LANDASAN TEORI………………………………………….. 123 LAMPIRAN 2 PERJANJIAN HARGA (PRICE AGREEMENT)…………….. 137
xiii
