Analyzing Transactions into Debit and Credit Parts

Accounts • Account‐‐a record summarizing all the information pertaining to a single item in the accounting equation • Transactions change the...

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Analyzing Transactions into Debit and Credit Parts Chapter 2

Using T‐Accounts • The accounting equation can be represented as a T.  • The value of all things owned (assets) are on the left side. • The value of all equities or claims against the assets (liabilities  and owner’s equity) are on the right.  • The total of the amounts on the left side must always equal  the total of amounts on the right side.

Accounts • Account‐‐a record summarizing all the information pertaining  to a single item in the accounting equation • Transactions change the balance in an account. • T‐account‐‐device used to analyze transactions to see how  balances change • An amount recorded on the left side is a debit.  (dr.) • An amount recorded on the right side is a credit. (cr.)

Account Balances • The side of the account that is increased is called the normal  balance. • Assets have normal debit balances. • Liabilities have normal credit balances.  • The owner’s capital account also has a normal credit balance. 

Increases and Decreases in Accounts • The sides of a T‐account are used to show increases and  decreases in account balances. • Two rules regulate increases and decreases of account  balances: • Account balances increase on the normal balance side of an  account • Account balances decrease on the side opposite the normal  balance side of an account

Increases and Decreases in Accounts

How Transactions Affect Accounts • Each transaction changes  the balances of at least  two accounts. • A list of accounts used by  a business is called a chart  of accounts. (see p. 3)

How Transactions Affect Accounts • For each transaction, total debits must always equal total  credits.  • When changes are made on only one side of the  accounting equation, the equation must still be in  balance.  • If one account is increased, another account on the same  side of the equation must be decreased.  • Paying cash for insurance or buying supplies for cash are  transactions that affect only one side of the accounting equation.

• A common error is to assume that every transaction  must affect accounts on both sides of the accounting  equation. 

Questions for Analyzing a Transaction 1. 2. 3. 4.

Which accounts are affected? How is each account classified? How is each classification changed? How is each amount entered in the accounts?