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Área Auditoría
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Auditoría de Cuentas por Pagar
Informe especial
Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : Auditoría de Cuentas por Pagar Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 209 - Segunda Quincena de Junio 2010
1. Introducción El paso inicial en la Auditoría de Cuentas por Pagar, es la preparación de una lista de obligaciones pendientes al final del año fiscal. En este momento, los totales de los distintos papeles de trabajo deben compararse con sus respectivos saldos de mayor y cuadrar cualquier diferencia, si existen muchas cuentas individuales, se pueden seleccionar distintos grupos y comparar el total de los mismos con los totales mantenidos para tal propósito. En este caso, los grupos seleccionados individualmente corresponderán con los seleccionados para la confirmación.
2. Definición Las cuentas por pagar representan todas las cuentas correspondientes a las deudas contraídas por las compras de mercaderías y comprendidas dentro del ciclo de compras, están vinculadas a las deudas con los proveedores de bienes y servicios, y son necesarios para el desarrollo de las actividades de las empresas.
3. Confirmación de Cuentas por Pagar La selección de las cuentas por pagar para circulares con requerimientos de confirmación concernientes a los saldos a pagar al final del ejercicio fiscal; es una de las áreas que requiere la utilización del criterio del auditor. A menos que la selección de las cuentas por pagar se haga estadísticamente, esta parte del programa de auditoría requeriría que el auditor esté atento a los peligros de una selección inapropiada de las cuentas. Debido a que su principal énfasis se refiere a la valorización del pasivo, es reN° 209
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comendable seleccionar los proveedores más significativos, aunque en los registros no reflejen los saldos importantes al final del año. La selección de estas cuentas para ser confirmadas de cumplir con los siguientes requisitos: • Confirmar la existencia de las cuentas por pagar con saldos individuales significativos, además de una selección representativa de todos aquellos con saldos menores. • La detección de cualquier pasivo no registrado, por mercancías y/o servicios recibidos antes del final del período, especialmente de aquellas mercancías pudo contarse con existencias, sin registrar el pasivo. • La existencia de desacuerdos con los proveedores de la empresa en cuanto a precios, cantidades, etc. • La detección de cualquier irregularidad que pueda surgir a través de la colisión de dos o más empleados dentro de la organización, que estén en posición de influir en el gasto de fondos por mercancías y servicios no existentes. En este caso, el auditor debe enviar requerimiento de confirmación, o una selección representativa, de todas las cuentas con las que la empresa hizo negocios durante el año que se revisa o se verifica.
4. Valuación • Los tributos debidamente sustentados con documentos por pagar emitidos por terceros en moneda nacional se deben registrar al valor nominal. • Al cierre del ejercicio económico los saldos de las subcuentas de tributos por pagar se presentan a su valor nominal de valoración. Los saldos deben figurar en el balance general, asu valor nominal señalado en los documentos por pagar más los intereses incorporados al valor nominal de medición. • Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por pagar se presentan a su valor nominal, los saldos en moneda extranjera por obligaciones con terce-
ros se presentan en moneda nacional al tipo de cambio promedio, vigente a la fecha del cierre del ejercicio. • Con el propósito de una presentación adecuada en el balance general, el saldo que deba ser liquidado a largo plazo será objeto de reclasificación para ser mostrado como pasivo no corriente bajo el concepto de largo plazo.
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5. Objetivos El Auditor debe tener una opinión razonable de las cuentas por pagar, como: • Proporcionar el detalle para comparar con el saldo de la cuenta mayor. • Los saldos de los proveedores deben ser razonables y el importe de las compras deben guardar relación con el giro de negocio de la entidad. • Verificar la existencia y la autorización correspondiente para cada pedido debiendo estar debidamente sustentado. • Comprobar que los saldos de pasivos están valorados, adecuadamente descritos. Y clasificados en los estados financieros. • Asegurarse que los pagos realizados estén adecuadamente autorizados. • Cerciorarse que la contabilización se ha realizado de acuerdo a las normas contables vigentes, en referencia a los intereses devengados y gastos. • Verificar que los saldos de las cuentas por pagar representen deudas de la entidad. • Realizar un análisis selectivo de antigüedad de los saldos. • Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en esta área son eficientes y eficaces.
6. Valorización de las cuentas por pagar y su presentación Los pasivos por la adquisición de bienes deben estar en su valor nominal. Los intereses con vencimiento superior a un año deberán registrarse en el balance como gastos a distribuir en varios ejercicios, imputándose
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anualmente a resultados de acuerdo con un criterio financiero. El reconocimiento de las deudas se debe ene l momento del nacimiento de la obligación de pago; es decir, cuando se produce el traspaso de propiedad, que suele coincidir con la recepción de la mercadería. Los saldos deudores de proveedores, aparecerán, en el activo del balance como adelantos: a) Deudas en moneda extranjera Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo de cambio vigente en el mercado en momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse la paridad monetaria de la deuda se calculará al final del ejercicio en que la modificación se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante de la misma. Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razón únicamente de variaciones de cotización de mercado de divisa extranjera, deberá registrarse al final del ejercicio cargándose a resultado. b) Deudas recogidas en efecto por pagar Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en cuentas diferentes y por el Plan Contable, establece que el saldo de la cuenta proveedores, será el de la deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados. Los efectos aceptados deben figurar en el balance hasta su vencimiento.
7. Evaluación del Control y de Riesgos Se deben considerar los siguientes aspectos: • Control de las cuentas por pagar y las compras mediante la creación de registros contables. • Correcta segregación de funciones entre la recepción de los bienes y servicios, el registro contable, autorización y ejecución de pagos. • Obtener confirmaciones periódicas de saldos con proveedores y entidades públicas por obligaciones de la entidad. • Mejoras de control interno con establecimiento de documentación interna y registrar notas de cargo, abono, orden de pedido, etc. • Los pasivos no se registran y los productos obtenidos se usan para propósitos distintos a la entidad. • Los cálculos de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores, los pasivos no se registran por los bienes y/servicios recibidos. • Las rutinas de validación identifican errores, pero no se corrigen.
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• Los pasivos se registran más de una vez, por más del monto autorizado o de precios debidamente excesivos. • El riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la gran complejidad de las operaciones, en la cual las normas tributarias son claras y ambiguas. • Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extemporánea a las fechas establecidas por la administración tributaria. • Los auditores aplican procedimientos para alcanzar tales objetivos. • El riesgo del error es bajo en relación con las operaciones normales de remuneraciones, no obstante los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es más eficiente. • No se registran pasivo al cierre del período por los gastos relacionados con remuneraciones. • Existen errores de cálculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendientes de pago.
• Los pagos de planilla se calculan incorrectamente, las cuentas no se codifican adecuadamente. • Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. • El riesgo de control es mayor para este objetivo de auditoría, los procedimientos de control de una entidad pueden estar orientadas a proporcionar seguridad de los bienes y servicios registrados que sean válidos, aunque el control interno sea efectivo, obtiene toda la evidencia necesaria mediante procedimientos sustantivos de auditoría que da confiabilidad al control. • Un control efectivo en los gastos es esencial para el éxito de la mayoría de las entidades, por lo tanto la gran mayoría de ellas presta atención a los procedimientos que aseguren que las obligaciones sean válidas y estar registradas adecuadamente. • Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y un número reducido de transacciones.
8. Programas Hecho por: Auditor L.E.B.P.
Fecha 01-01-10 al 15-01-10
Ref.P/T FI –A.
• Aplicar el cuestionario de control interno de
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las cuentas por pagar, con el fin de verificar, Evaluar el grado de solidez del mismo y la Eficiencia administrativa en la entidad. Evaluar y seleccionar las partidas más representativas y revisar las facturas y documentos originales del proveedor y acreedor. Verificar que las o/c, las facturas del proveedor estén registradas en el libro de registro de compras y esté de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Revisar la documentación sustentado de los Comprobantes de pago (facturas, orden de pedido, orden de compra, guía de remisión, etc.), verificando que estén debidamente autorizados. Realizar confirmación de los saldos más importantes de los proveedores, así como la circularización al final del período, si hubiera respuestas con observaciones, Se investiga y recomienda las aclaraciones respectivas. Comprobar la adecuada clasificación de cuentas a corto y largo plazo. Examinar la correcta distinción entre los Proveedores y efectos comerciales por pagar. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron. Realizar el análisis de las cuentas partidas más antiguas o en litigio.
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