Buku Panduan Pengurusan Majlis Dan Acara - Jabatan Perdana

Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

15





15



15



ISI KANDUNGAN KATA ALU-ALUAN - Ketua Setiausaha Negara PRAKATA - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM

1 2

1.

PENGENALAN • PENDAHULUAN • OBJEKTIF • JENIS-JENIS MAJLIS • JENIS-JENIS ACARA • 20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET • PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA • STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS

3 4 4 4 6 6 8 9

2.

PRA MAJLIS/ACARA • PENYEDIAAN KERTAS KERJA • PENYEDIAAN KERTAS KONSEP • PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK

11 12 12 13

A.

CADANGAN TAPAK

13

B.

PELAN LANTAI

13

C.

PERALATAN

• PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN

14

15

A.

SENARAI JEMPUTAN

15

B.

KAEDAH JEMPUTAN

16

C.

PENGESAHAN KEHADIRAN

17

D.

PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

18

E.

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

19

F.

PENDAFTARAN

19

• KEWANGAN

19

A.

TATACARA PEROLEHAN

19

B.

PERINCIAN KEWANGAN

20

C.

AGIHAN PERUNTUKAN

20


i


• PENGURUSAN MAJLIS

20

A.

CARTA PERBATUAN

20

B.

PENGISIAN MAJLIS

21

C.

CENDERAMATA/HADIAH

21

D.

ATUR CARA PENTADBIRAN

21

E.

PENGACARA

22

F.

PEMBACA DOA

23

G.

UCAPAN

23

H.

RAPTAI

24

I.

KEHADIRAN KHALAYAK

25

J.

BUKU ATUR CARA MAJLIS

26

K.

SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT

26

DI ATAS PENTAS L.

TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT

• PEMILIHAN SAJIAN • KESELAMATAN DAN PERUBATAN

ii

27 28

A.

KESELAMATAN

28

B.

PERUBATAN

28

• PUBLISITI DAN MEDIA

3.

27

29

A.

PUBLISITI

29

B.

PENGURUSAN MEDIA

29

C.

FOTOGRAFI

30

SEMASA MAJLIS/ACARA • URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA BERSIAP SIAGA

31 32

A.

SAMBUTAN TIBA DAN BALIK

32

B.

PENYAMBUT TETAMU

33

4.

PASCA MAJLIS/ACARA • PASCA MAJLIS/ACARA • RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM PELAKSANAAN MAJLIS/ACARA

35 36 36

5.

LAMPIRAN

37



Kata Alu-Aluan Saya mengucapkan setinggi-tinggi tahniah dan penghargaan kepadaJabatanPerdanaMenteridan JawatankuasayangterlibatdenganpenerbitanBuku Panduan Pengurusan Majlis danAcara terbitan Jabatan PerdanaMenteri. Prosespenghasilanbukupanduanyanglebihringkas secara National Blue Ocean Strategy (NBOS) dengan melibatkanpelbagaiKementeriandanJabatandapatmempertingkatkan kecekapansertamutupengurusanmajlisdanacararasmiKerajaan. SelarasdengandasarKerajaanyangmenyarankanperbelanjaan berhemat, penjawatawambolehmenggunakanbukupanduaninidalam memastikanpenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaansecara kosefektifdannilaiuntukwang(value for money). Adalahdiharapkan denganpenggunaanbukupanduaninisecarameluasolehsemua Kementerian, Jabatan danAgensi Kerajaan, kecekapan pengurusan sertakualitipenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaan dapatdiseragamkan. SekalilagisyabasdantahniahdiucapkankepadaJabatanPerdana Menteridansemuapihakyangterlibatdalammenjayakanpenerbitan bukupanduanini.

TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA KETUA SETIAUSAHA NEGARA


1


Prakata Dieratransformasikini,Jabatan-jabatandanAgensi Kerajaansemakinrancakmelaksanakansecara sendirimajlis-majlisdanacararasmiKerajaantanpa melantiksyarikatluar.Secaratidaklangsungsetiap acara yang dilaksanakan menampilkan identiti Jabatan danAgensiKerajaantersebut.Perkaraini sedikit sebanyak akan mempengaruhi persepsi tetamu yang hadir terhadap Jabatan dan Agensi Kerajaanyangbertindaksebagaipenganjurmajlistersebut.Pelaksanaannya merangkumipengurusanjemputan,pengurusanfasiliti-fasilitiyangterdapat padamajlisberkenaantermasuklahaspekkeselamatandanprotokolmajlis. Denganadanyabukupanduaninidiharapdapatdijadikanpanduanasas dalammenguruskanmajlisdanacaradiperingkatJabatandanAgensi Kerajaan. Maklumat-maklumatyangdinyatakandalambukupanduanini amat berguna kepada setiap pegawai penyelaras majlis dan acara di dalamaspekpengurusanmajlisdanacaraKerajaansecarakeseluruhannya. Harapan saya semoga maklumat dalam buku panduan ini sedikit sebanyak akan dapat membantu Jabatan danAgensi Kerajaan bagi memudahdanmelancarkanurusanpelaksanaanmajlisdanacaraanjuran masing-masing.Sayajugaberharapagartahappenganjuranmajlis dan acara Jabatan dan Agensi Kerajaan akan terus cemerlang dan memenuhikehendakstakeholder. Sekian,selamatmelaksanakanmajlisdanacaraKerajaan.

DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN JABATAN PERDANA MENTERI MERANGKAP PENGERUSI MAJLIS RASMI KERAJAAN 2


1

PENGENALAN


3


PENDAHULUAN BukuPanduanPengurusanMajlisdanAcarainidisediakansebagai rujukankepadaKementerian/Jabatandidalampenganjuransesuatu majlis/acara.Denganadanyagarispanduaninidiharapkanianya menjadirujukanbagimemastikanmajlis/acaraberjalanlancardanteratur.

OBJEKTIF Antaraobjektifbukuiniditerbitkanadalahsebagai: 1.

Rujukankepadapegawaiperkhidmatanawam;dan

2.

Panduanyangmudahdifahamidanmempunyainilaitambah kepada Agensi-agensi Kerajaan yang menguruskan majlis/acaraKerajaan.

JENIS-JENIS MAJLIS

4

1.

Rasmi SesebuahmajlisyangdianjurkanolehKerajaanPersekutuan atauKerajaanNegeriyangmendapatkelulusanperuntukan Kerajaan.

2.

Rasmi dan Formal Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti haribekerjadariIsninsehinggaJumaatdipejabat,diluarpejabat, majlispenuhistiadat,majlisjamuan(malamatauhujung minggu iaitudiluarwakturasmibekerja).Majlisyangmelibatkanpembesar Negara/Negeridanmenepatiaspekprotokolsecarapenuh.



3.

Rasmi dan Tidak Formal Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti programturunpadang,lawatandanmajlisperasmian.Terdapat sedikitkelonggarandarisegiprotokol.

4.

Tidak Rasmi MerupakanmajlisyangdianjurkanolehAgensi-agensiKerajaan /swastayangtidakmelibatkanperuntukanKerajaansertaaspek protokolsepenuhnya.

5.

Tidak Rasmi Tetapi Formal Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyabukandariKerajaan seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan PersekutuandanNegeri(rujuksenaraiyangterkini).

6.

Separa Rasmi Majlis/aktivitisepertikejohanansukandanriadahdimana sebahagiansumberperuntukandariKerajaandansebahagiannya daripadasumbanganolehwangkelabsukanataupertubuhan.


5


JENIS-JENIS ACARA 1.

Dalaman Acaradalamanlebihmerujukkepadapenyertaandikalangan ahli-ahliorganisasipenganjursendiri.

2.

Luaran Acaraterbukamerujukkepadaskoppenglibatanpesertayang tidakterhadkepadapekerjaatauahli-ahlidalamsesebuah organisasi ataukumpulansahaja.

3.

Kebangsaan Acaraperingkatkebangsaanmemerlukanpenglibatanatau penyertaandaripelbagaiNegeri.

4.

Antarabangsa Acara peringkat antarabangsa biasanya bercorak sukan, kebudayaan,kempenpelancongan,mesyuaratKetua-ketua Negarasertaagendalainyangmelibatkanpenyertaandaripada beberapaNegaratertentu.

20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET Dalamperancangandanpengurusansesuatumajlis/acara,20elemen protokoldan15elemenetiketperludiambilperhatiansepertiberikut: 1.

6

20ElemenProtokol AnugerahDarjahKebesaranPersekutuandanNegeri; i. ii. SusunanKeutamaanPersekutuandanNegeri; iii. PanggilanHormatbagiOrang-OrangKenamaan; iv. Senaraijemputanmajlis/acara;



Pengurusankadjemputan; Penyusunantempatdudukbagipelbagaimajlis/acara; Penyusunantempatdudukbagimajlis/acarajamuan; Susunanbendera; Aturcaramajlis/acaradidalamdewandandiluardewan; Pengacaraanmajlis/acaraformal; Fungsipegawaiprotokoldanpegawaipengiring(liasion officer); xii. Perananpenyambuttetamudalammajlis/acaraformal; xiii. Pemilihansajian; xiv. PenggunaanLaguKebangsaanmengikutmajlis/acara; xv. PenyusunangambarOrang-orangKenamaandidinding (jikaberkaitan); xvi. BahasadankesopananIstana(jikaberkaitan); xvii. Kesempurnaanpakaiandidalammajlis/acaratertentu; xviii. PemakaianAnugerahDarjahKebesaran(jikaberkaitan); xix. Urusanmenandatanganisuratperjanjian(jikaberkaitan); dan xx. Programdanaturcarapentadbiran. v. vi. vii. viii. ix. x. xi.

2.

15ElemenEtiket Etikaberpakaian; i. Kesesuaianpakaianmengikutmajlis/acara; ii. Penampilandanpenggayaandiri; iii. Kesopanandalampertemuandanperkenalan; iv. Kemahirandalamperbualansosial; v. Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraberdiri; vi. vii. Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraduduk; viii. Kesopanandidalammajlis/acarabuffet; Adabmakanmengikutkesesuaianmajlis/acara; ix. Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi x. dalamrumah);


7


xi. xii. xiii. xiv. xv.

Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi luarrumah); Menghadiripelbagaimajlis/acaraformal; Penggunaanperalatanjamuanmengikutmajlis/acara (contoh:cutlery); Caramenghidang;dan Tertibdimejamakan.

PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA Urussetiamemainkanperananyangpentingdalampengurusan sesebuahmajlis/acara.Urussetiajugamenjaditulangbelakang dan penggerak kepada sesuatu pengurusan majlis/acara.Antara perananutamaurussetiaialah:

8

1.

Penyediaankertaskerjauntuksesuatucadanganpelaksanaan majlis/acara;

2.

Pengumpulan maklumat dan penyelarasan laporan bagi menyediakankertaskonsep;

3.

Menjadiurussetiamesyuarat/perbincangandanmendapatkan maklumbalas/laporanmesyuarat;

4.

Menyelaraskanpelaksanaansesuatumajlis/acara;

5.

MemberikhidmatnasihatkepadaJawatankuasa;dan

6.

MelaksanakansemuaarahandankeputusanJawatankuasa.



STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS Perbezaansesuatustrukturdanaliranpengurusanmajlis/acaraadalah bergantungkepadaskalamajlis/acarayangakandiadakan.Semakin besarskalasesuatumajlis/acaraitu,makasemakinbesardankompleks struktursertaaliranpengurusanmajlis/acaratersebut.Perbezaancontoh struktur danaliraninibolehdilihatsepertidibawah: 1.

ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaBesar

Penyediaan Kertas Kerja Jawatankuasa Induk

Pengerusi JK Induk

Urus Setia JK Induk

Jawatankuasa Pelaksanaan

Pengerusi Perbarisan Hari Kemerdekaan (Pelaksana 1)

Pengerusi Sambutan Hari Malaysia

Pengerusi Protokol dan Sambutan

Pengerusi Siaraya dan Publisiti

Urus Setia JK Pelaksanaan 1

Kertas Konsep 1

Ketua

Ketua

Ketua

Ketua

JK Keselamatan

JK Persembahan Padang

JK Perarakan

JK Protokol dan Sambutan


9


2.

ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaSederhana

Penyediaan Kertas Kerja/Konsep

Pengerusi JK (Pelaksana) Urus Setia JK (Pelaksana)

3.

Ketua

Ketua

Ketua

Ketua

Ketua

JK Keselamatan

JK Makanan

JK Logistik

JK Jemputan

JK Protokol dan Sambutan

ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaKecil

Pengerusi JK/Ketua Penyelaras Majlis

Kertas Konsep

Pegawai 1

• Nota Makluman • Keselamatan Majlis • Buku Atur Cara

10


Pegawai 2

Senarai Jemputan Jemputan VVIP Jemputan Tetamu Pengesahan Jemputan • Makanan • • • •

Pegawai 3

• • • • •

Promosi Bunting Banner Poster Backdrop

Pegawai 4

• Logistik (Pentas, Rostrum, Alat Siaraya, Tempat Letak Kenderaan dll.)

2

PRA MAJLIS/ACARA


11


PENYEDIAAN KERTAS KERJA Penyediaankertaskerjaamatpentingkeranaiaakanmenentukan halatujusesuatumajlis/acarayangakandiadakan.Formatpenyediaan kertaskerjamengandungiperkara-perkaraberikut: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

Namamajlis/acara; Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif); Maklumatmajlis/acara: Tarikh/masa/tempat; i. Pengisian/aturcara; ii. Jumlahjemputan/cadangantetamukehormat;dan iii. PelantikanPengerusi(mengikutkesesuaianmajlis/acara). iv. Impakmajlis/acara; Anggaranperuntukandanimplikasikewangan; UlasanKementerian/Agensiyangberkaitan(jikaperlu); Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan ContohsepertidiLAMPIRAN A.

PENYEDIAAN KERTAS KONSEP Kertaskonsepinimerupakansuatudokumencadanganperancangan majlis/acarayanglebihterperincidanperludisediakanuntukmendapat kelulusan/persetujuanJawatankuasaInduk. 1. 2. 3. 4.

12

Namamajlis/acara; Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif); Tema; Maklumatmajlis/acara: Tarikh/masa/tempat; i. Pengisian/aturcara; ii. Jumlahdansenarairingkasjemputan; iii.



5. 6. 7.

iv. Cadangantetamukehormat;dan v. PelantikanJawatankuasaPelaksana. Anggaranperuntukandanimplikasikewangan; Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan ContohsepertidiLAMPIRAN B.

PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK Persiapantempatdanlogistikperluditelitidenganbaikmemandangkan iaakanmempengaruhikelancaranmajlis/acara,pergerakanpetugas dantetamukehormatsertakeselesaantetamu.Perkarayangperlu dititikberatkanialah: A.

CADANGAN TAPAK 1. 2.

3. 4. 5. B.

Lawatantapak/lokasimajlis/acara; Senaraisemakkemudahanasasdankeperluan penambahbaikanadalahsepertiberikut: Pentas/bilik menunggu/dewan makan tetamu i. kehormat/bilikperubatan; Bilikpersalinan(jikaberkaitan); ii. Tandas/surau/kemudahanair/teknikaldanelektrik; iii. Khemahtetamu/khemahsajian(jikaberkaitan);dan iv. Parkirkenderaan. v. Penetapanpergerakanlaluantetamukehormat; Laluankecemasan;dan Bilikurussetia.

PELAN LANTAI 1.

Pelanlantaidisediakanselepaslawatantapakmerangkumi:


13


i. ii. iii. iv. 2.

C.

14

Laluantetamukehormat; Semuaperalatandanperkakasanpenting; Simbol/petunjuk;dan ContohsepertidiLAMPIRAN C.

Kegunaan Pelanlantaiinidisediakansebagai: i. Panduan untuk memastikan majlis/acara berjalan mengikutperancangan; ii. PanduanuntuksemuaPegawai/Petugasmelaksanakan tugas; iii. PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara;dan iv. Sebagairujukandanmediumpenambahbaikanpada masahadapan.

PERALATAN 1.

Backdrop Backdrop adalah permukaan belakang pentas yang menghadapkhalayakyangramaiyangmerangkumi: i. Logopenganjur; ii. Namamajlis/acara; iii. Namaaktivitikhusus; iv. Namaperasmi/tetamukehormat; v. Tarikh/masa/tempat;dan vi. ContohsepertidiLAMPIRAN D.

2.

Pentas Kebiasaannyakawasantumpuanutamamajlis/acara yangmeliputi: i. Kerusidanmejatetamukehormat; ii. Rostrum;



iii. iv. v. vi.

Hiasanpentas; Permaidani; Penyamanudara;dan Kipasangin.

3.

SistemTeknikal/Siaraya Keperluanuntukmelancarkansesebuahmajlis/acara yangmeliputi: Sistemaudio; i. Paparandigital; ii. Layarpentas; iii. Pencahayaan; iv. Setjanakuasa(jikaperlu);dan v. PetugasTeknikal(siapsiaga). vi.

4.

PengurusanPentas Secaralazimnya,iameliputisemuaaspekteknikaldi pentas yangdiselaraskanoleh: PengurusPentas; i. PenolongPengurusPentas;dan ii. PembantuPentas. iii.

PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN A.

SENARAI JEMPUTAN 1.

KategoriJemputan Kebiasaannyamempunyai2kategoriiaitu: Senarairingkas(mengikutkumpulanjemputan). i. -RujukLAMPIRAN E. Senaraipenuh(mengikutSusunanKeutamaan). ii. -RujukLAMPIRAN F. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

15


2.

Jenis-JenisJemputan Seorang; i. Berpasangan;dan ii. Kumpulan(seorang,berpasangandansebagainya). iii.

Padakebiasaannya,sekiranyahanyatetamukehormatsahaja yangdijemputsecara berpasangan,barulahtetamulainboleh dijemput secara berpasangan. 3.

B.

KAEDAH JEMPUTAN 1.

16

KadJemputan Ciri-cirikadjemputan: Logoorganisasi; i. Jawatantuanrumah/penganjur; ii. Namamajlis/acara; iii. Tarikh/tempat/masa; iv. Pakaian; v. Aturcara; vi. vii. No.telefondannamapegawaiuntukmemaklumkan kehadiran; viii. Ruangnamatetamuyangakandijemput; Pelanlokasi; ix. Kadjawapandantarikhmaklumbalasjawapan; x. Pelekatkenderaan; xi. xii. Kodkad(jikaperlu);dan xiii. ContohsepertidiLAMPIRAN G.

Jemputanbolehdibuatmelalui: i. Warkah Persilaan (khas untuk DYMM Raja-raja/ DYMM Raja-raja Permaisuri); Surat; ii. KadJemputan; iii.



iv. v. vi. vii. 2.

Kesesuaiankaedahjemputan: Bil.

C.

Faks; E-mel; Telefon;dan SistemPesananRingkas.

Tetamu Kehormat

Kaedah Jemputan

1.

SPBYangdi-PertuanAgong/ DYMMRaja/Permaisuri/TYT Yangdi-PertuanNegeri

WarkahPersilaan dibawamengadap

2.

TYTYangdi-PertuanNegeri/ YABPerdanaMenteri/YAB TimbalanPerdanaMenteri/YB Menteri

SuratJemputan

3.

YABMenteriBesar/Ketua Menteri

Surat/KadJemputan

4.

Jemputanlain

• • • • •

KadJemputan Faks E-mel Telefon SistemPesanan Ringkas

PENGESAHAN KEHADIRAN Pengesahanjemputanbolehdibuatmelalui: Surat; i. KadJawapan; ii. Faks; iii. E-mel; iv. Telefon;dan v. SistemPesananRingkas. vi. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

17


D.

PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS Pihakpenganjurhendaklahmencatatkanjenis pakaian pada surat/kad jemputan supaya dif jemputan akanmemakai pakaianyangditetapkandanbersesuaiandenganjenis majlis/ acarayangdiadakan antaranyaialah: 1.

Lelaki PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/ i. No. 1 Dress); Pakaiankebangsaanrasmiberistiadat; ii. Pakaiankebangsaanrasmi; iii. PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar iv. Negara); PakaianIstiadatMalam (Mess Kit); v. Bajubatiklenganpanjang; vi. vii. Lounge Suit; dan viii. Black Tie. AntaracontohpakaianlelakiadalahsepertidiLAMPIRAN H.

2.

Wanita PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/ i. No. 1 Dress; Bajukurung; ii. Bajukebayalabuh; iii. PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar iv. Negara); PakaianBarat(gaunberlengandanlabuhmelebihi v. paraslutut);dan Pakaianistiadatmalam(Mess Kit). vi. AntaracontohpakaianwanitaadalahsepertidiLAMPIRAN I.

18



E.

SUSUNAN TEMPAT DUDUK Susunantempatsesuatumajlis/acarahendaklahberdasarkan kepadaSusunanKeutamaanPersekutuandanNegeriserta peranan/kepentingan tetamu/penganjursesebuahmajlis/acara. Walaubagaimanapun,bagiProgramTurunPadang,tempatduduk tetamukehormatdiletakkanbersamadenganrakyatdanorang ramai.

F.

PENDAFTARAN 1. Kaedahpendaftaran i. Manual;dan ii. Berkomputer. 2.

Tindakan/Perkarayangperludibuat/disediakan Antaraperkarayangperluadauntukmemudahkanurusan pendaftarantetamuadalah: i. Slippendaftaran; ii. Pelantempatduduk(nombormeja/kerusi/barisan); dan iii. Senaraipenuhjemputanyanghadir.

KEWANGAN A.

TATACARA PEROLEHAN Dalammembuatperolehanpengurusanmajlis/acara,pegawaiperlulah: i. Mematuhiperaturankewanganyangsedangberkuatkuasa; ii. MemohonkelulusankhaskadarkeKementerianKewangan (jikaperlu); iii. Mengikutbajetyangtelahdiluluskan;dan iv Merancang perolehan dengan teliti bagi memastikan semuanya teratur dan boleh dilaksanakan pada masa yangdikehendakiberlandaskanperaturansemasa. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

19


B.

PERINCIAN KEWANGAN Menyediakananggaranperbelanjaansecaraterperincidengan mengambilkira: i. Impakperbelanjaan;dan ii. Dasarpenjimatanselarasdenganpekelilingdanarahan yangsedangberkuatkuasadanterkini.RujukLAMPIRAN J: PEKELILING & ARAHAN.

C.

AGIHAN PERUNTUKAN Pengurus/PenyelarasKewanganperlu: MengagihkanperuntukankewangankepadaJawatankuasa i. Pelaksana/PetugassepertikelulusanPengerusi;dan Melaksanakanagihandengankadarsegerabagi ii. memastikankerja-kerjapersiapandanperolehanmajlis/ acaratidaktertangguhdanlewat.

PENGURUSAN MAJLIS A.

CARTA PERBATUAN Perludisediakanuntuk: Memantauanggaranmasayangdiperuntukkanbagi 1. melaksanakantugas; Sebagaiindikatoruntukmengenalpastikelewatanatau 2. masalahdalampelaksanaantugas;dan Melihatperbandinganstatussebenarpelaksanaantugas 3. danperancangan.

20



B.

PENGISIAN MAJLIS Antaraperkarayangbiasanyadimasukkankedalampengisian majlis/acaraadalahsepertiberikut: i. Aturcara; ii. Bacaandoa; iii. Ucapan; iv. Pelancaran; v. Persembahanmultimedia; vi. Persembahan; vii. Penyampaianhadiah/cenderamata/sijil; viii. Lawatanpameran;dan ix. Jamuan.

C.

CENDERAMATA/HADIAH Didalampengurusanhadiah,pegawaiperlulah: i. ii. iii. iv.

Menyediakancenderamata/hadiahmengikutkesesuaian majlis/acaradantetamukehormat; Pembawadulang/hadiahdankeperluandalampenyerahan perluditelitidandimuktamadkan; Petugas/penyelarasuntukmelaksanakanacarapenyerahan cenderamata/hadiahperludilantik;dan Menyediakandulangdanpembawadulangsertapenyambut hadiahyangbersesuaian dansecukupnya.

D.

ATUR CARA PENTADBIRAN 1.

Format Didalamaturcarapentadbiranterdapat: i. Masa; ii. Aturcarayangterperinci; iii. Pegawaiyangbertanggungjawabataupenyelaras; iv. Catatankhas(jikaperlu);dan v. ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

21


2.

E.

22

Kegunaan Antarakegunaannyaadalah: Panduan untuk melihat majlis/acara berjalan i. mengikutperancangan; PanduansemuaPegawai/Petugasmelaksanakan ii. tugasdanrujukanuntuksesiraptai; PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras iii. mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara; Sebagairujukandanmediumpenambahbaikan iv. padamasahadapan;dan Bagi majlis/acara yang mempunyai persembahan v. yang kompleks, atur cara persembahan perlulah disediakan.ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K.

PENGACARA 1.

Pengacara Majlis secara umumnya bertanggungjawab mengendalikan sesuatu majlis/acara dari permulaan hingga selesai. Kelancaran perjalanan sesuatu majlis/ acara bergantung kepada kebolehan dan kemahiran seseorangPengacaraMajlis.

2.

Antaratugas-tugasPengacaraMajlisialah: i. Menyediakan teks Pengacara Majlis dan perlu disemakoleh Penganjur; Mengendalidanmengawalperjalananmajlis/acara; ii. Membuatpengumuman; iii. Memberikanpanduankepadatetamu; iv. Menyemakpanggilanhormatberdasarkankepada v. kehadirantetamukehormat;dan ContohskripPengacaraMajlissepertidiLAMPIRAN L. vi.



F.

PEMBACA DOA Doa ialah satu ucapan permohonan dari hamba (manusia) kepadaAllahdenganhatiyangikhlasbagimendapatkanrahmat, inayah(pertolongan)danjugadijauhkandaribalabencana dengancaradanadabyangtertentu.

G.

1.

PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatPersekutuan yangdihadiriolehSeriPadukaBagindaYangdi-Pertuan Agong, doa hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah MuftiWilayah Persekutuan;

2.

PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatNegeriyang dihadiriolehDuliYangMahaMuliaSultanatauRaja,doa hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah Mufti Negeri atauTimbalanMuftiatauamalanyangbiasadigunapakai olehNegeritersebut;

3.

Pembacaandoaadalahdikecualikansekiranyasesuatu majlis/acaraadaunsur-unsurhiburanyangmelalaikandan menyalahisyara’;dan

4.

Bagimajlis-majlis/acara-acaralain,PembacaDoabolehdilantik darikalanganmerekayanglayak, sepertimanadalampara merujukkepadagarispanduanJAKIMdiLAMPIRAN M.

UCAPAN Iaperlulahdihadkankepada3orangsahaja(mengikutkesesuaian majlis/acara)dengandimulaiolehucapantuanrumahdandiakhiri denganucapanolehtetamukehormatyangtertinggi/VVIPUtama. Initidakterpakaibagimajlis/acarasesidialog,bicaraeksekutif, forumataumajlis/acarayangmempunyaikonsepyangserupa. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

23


H.

1.

Jenis: Ucapanalu-aluan;dan i. Ucapanperasmian. ii.

2.

Perkara yang perlu diberi perhatian dalam penyediaan ucapan: i. Senarai panggilan hormat (salutation) perlulah disediakan oleh urus setia berdasarkan susunan protokolterkini;dan Mengambilkiramasayangdiperuntukkan. ii.

RAPTAI Perludiingatkansekecilmanapunsebuahmajlis/acarayang dibuat,raptaimestidiadakan.Bagisebuahmajlis/acararasmi dan berskala besar, mengadakan taklimat raptai dan raptai penuhadalahsatukewajipanbagimemastikantiadamasalah berlaku semasa majlis/acara terutamanya dalam aspek teknikaldankesesuaian.

24

1.

TujuanRaptai i. MenjelaskanPegawaidanPetugasdengantanggungjawab masing-masing; ii. Menentukansusunanpengisianmajlis/acara; iii. Menjangkamasadenganlebihtepat; iv. Sebagai medium untuk memperbaiki kelemahan/ masalahyangada;dan v. Menyelarasmajlis/acarayangdirancangdanmembiasakan petugas-petugasdenganlokasidankeadaansebenar.

2.

Jenis-JenisRaptai i. Kelompok Raptaiinidiadakansecarasegmenatauberdasarkan satuaktivitipengisianmajlis/acara sahaja.



3.

I.

ii.

Biasa Raptaiinimenyentuhdanmerangkumisemuaaktiviti pengisiandalamsebuahmajlis/acara.

iii.

Penuh JugadikenalisebagaiFull Dress/Full Scale Rehearsal dimanaraptaidiadakanseolah-olahharikejadian (mengikutwaktudanlokasisebenar).

Perkara-perkara mustahak yang perlu diberi perhatian khusus: Aspekteknikal(sistemaudio,mekanismeperasmian, i. kedudukanlogistikdanlain-lain); Kesesuaian(pengisian,pergerakanVVIPdanlain-lain); ii. Alternatif(perancanganlainsekiranyasesuatugagal); iii. Kehadirankhalayak/jemputankemajlis/acara; iv. Pelan alternatif sekiranya berlaku gangguan cuaca v. sepertihujanlebatdanributpetir; Majlis/acararasmiyangdilaksanakanpadasebelahmalam vi. hendaklah ditamatkan seboleh-bolehnya pada 10.30 malamselarasdengankeputusanJemaahMenteri;dan vii. Penerapannilai-nilaiIslamsepertimenghormatihari Jumaat,waktusolatdanucapansalam.

KEHADIRAN KHALAYAK Kehadiran tetamu sesebuah majlis/acara yang dianjurkan dipengaruhiolehfaktorberikut: Pengisianmajlis/acara(contoh:persembahanmenarik i. artis,penceramahterkenaldanjualanmurah); Hadiah(contoh:baranganpercuma,cabutanbertuah dan ii. door gift); Logistikdankemudahan(contoh:masa,tempatletak iii. kereta, lokasidanpengangkutan); Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

25


iv. v. vi. J.

K e a d a a n s e m a s a m a j l i s /acara y a n g s e d a n g berlangsung; Minatdankegemaran;dan Promosi.

BUKU ATUR CARA MAJLIS Bukuinimengandungimaklumatmengenaimajlis/acarayang diadakan. Antaramaklumatyangterkandungdalambukuatur caraialah: Kataalu-aluandanpotrettetamukehormat; i. Objektif; ii. Aturcara; iii. Maklumattemadansambutan; iv. Pengerusidansenaraijawatankuasa; v. Pelanlokasi(jikaperlu);dan vi. vii. Penghargaan.

K.

26

SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT DI ATAS PENTAS 1.

Susunantempatdudukperlumengikutsusunanprotokol yangterkini;

2.

Seboleh-bolehnyajumlahtetamukehormatdihadkandan bilanganganjiladalahlebihbaik;

3.

Pergerakantetamukehormatjugaperludiselaraskandan bersesuaiandengansusunantempatdudukdiataspentas;dan

4.

Pastikanpegawaipengiringatauperhubungantetamu kehormat mengetahui akan pergerakan dan peranan tetamukehormatsemasamajlis/acara.



L.

TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT TaklimathendaklahdisampaikanolehPengerusi/urussetia kepadatetamukehormatsupayabeliau mendapatgambaran yangjelastentangperjalananmajlis/acara.

PEMILIHAN SAJIAN 1.

Pemilihan pembekal makanan hendaklah dibuat mengikut peraturan kewangansemasadanprestasipembekalhendaklah diambilkira;

2.

Pemilihanmenumengikutkesesuaianmajlis/acaradandipersetujui olehPengerusi.Bagimajlis/acarayangmelibatkanPembesar UtamaNegara,pilihanmenuhendaklahmendapatpersetujuannya;

3.

Lazimnyaujirasa(food tasting)dibuatberdasarkanmenuyang dipilihuntukmemastikantahapkualitimakananmemenuhi kehendak penganjur;

4.

Carahidanganterbahagikepadatiga(3)iaitu: i. HidangFully Serve (KebiasaannyauntukVVIP); ii. Hidang(dome); dan iii. Layandiri(buffet).

5.

Urussetiajugaperlumengenalpastikeperluanberikut: i. Vegetarian; dan ii. Alahan(tetamukehormat).

6.

Susunanperalatanmakanandanmejajugaperludipastikan mengikutetiket.AntaracontohnyaadalahsepertidiLAMPIRAN N.


27


KESELAMATAN DAN PERUBATAN A.

B.

28

KESELAMATAN 1.

Faktorkeselamatanadalahperkarayangpalingpenting dalampengurusansesuatumajlis/acara.Keselamatanyang dimaksudkan meliputikeselamatantetamu,keselamatan persekitaran dan keselamatan peralatan yang digunakan dalam acara yang dianjurkan. Tiga (3) jenis keselamatan yangperludiambilperhatianialah: i. Manusia(VVIP,Pelawat,Petugas&dll); ii. Persekitaran (Contohnya: lokasi, lalu lintas, Sidang Media,pentas);dan iii. Peralatan/Barang-barang.

2.

Langkah-langkahkeselamatanberikuthendaklahdilaksanakan: i. Pemeriksaan keselamatan di pentas utama dan persekitaranlokasimajlis/acara; Kawalankeselamatandanlalulintas; ii. iii. Menyediakanpaskeselamatan; iv. Menempatkanpasukankeselamatan;dan v. Taklimat keselamatan perlulah diberikan sebelum majlis/acarabermula.

PERUBATAN 1.

Pasukan perubatan adalah tertakluk kepada taraf tetamukehormatsertaskalamajlis/acara.

2.

Pasukanperubatanbagitetamukehormatadalahdaripada Kementerian KesihatanMalaysiamanakalaorangawam adalahdaripadaAgensisokongansepertiJabatanPertahanan AwamMalaysia,PersatuanBulanSabitMerahdansebagainya.



PUBLISITI DAN MEDIA Publisitidanmediamemainkanperananpentingdalammenyampaikan maklumatsesuatumajlis/acara.Selainitu,iadapatmenjelaskanlagi tujuandanobjektifsesuatumajlis/acarayangdiadakan. A.

PUBLISITI Membuathebahansesuatumajlis/acaramelaluimediamassa danmediacetaksekiranyaperlu.Kebiasaannyaiadilaksanakan lebihawalsebelumsesuatumajlis/acaraberlangsung.Maklumat yang dihebahkanhendaklahtepat,lengkap,jelasdansampai kepadakumpulansasar.

B.

PENGURUSAN MEDIA Perananmediasangatpentingdalammenghebahkansebarang majlis/acarasamaadadiperingkatkebangsaanatauantarabangsa. Antaraperkarayangperludiambilperhatiandalammengurus wakilmediaialah: 1.

MemastikanhanyamediayangberdaftardenganKementerian Komunikasi dan Multimedia Malaysia sahajayangdijemput;

2.

Menyediakantempatpendaftaranwakilmedia;

3.

Menyediakan meja khas/tempat duduk/tempat khas bagimemudahkan membuatliputan;

4.

MenyediakantempatSidangMedia(Press Conference) yangsesuaitertaklukkepadatetamukehormat/penganjur;

5.

Menghubungi atau mendapatkan pandangan Setiausaha Akhbar/UnitKomunikasi/KumpulanKomunikasi/Pegawai Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

29


mengenai keperluanmengadakanSidangMedia;

C.

6.

MenyediakanPegawaibertugasuntukmenjaga,menjelaskan, memberipenerangandanmengawalmedia;

7.

Menyediakanpress kit;

8.

Pegawaiyangbertugasmenjagamediaperlumencatatisi pentingyangtiadadalamteksucapanseseorangperasmi atautetamujemputanbagitujuanmaklumatmedia;

9.

MemastikanPegawaiyangpakarmengenaimaklumatyang diwar-warkanhadirbersama-samasemasaSidangMedia terutamanyabagimaklumatyanglebihmendalamdan statistik;dan

10.

Penganjur hendaklah memastikan Petugas media mematuhietikaberpakaiandanperaturanyangditetapkan.

FOTOGRAFI Gambaryangdiambilperlumematuhikriteriadibawah.

30

1.

Jelas;

2.

Sopan;

3.

Menghormatitetamukehormat;

4.

Menceritakan keadaan sebenar (tidak mendatangkan kekeliruan);

5.

Mementingkanagendautama(main highlight); dan

6.

Tidakmengambilgambardibelakangtabirataupersediaan, urussetiatanpakebenaran(bukantempatmajlissebenar).


3

SEMASA MAJLIS/ACARA


31


URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA BERSIAP SIAGA 1.

JawatankuasaPelaksanaanmemastikanperkaradidalam senaraisemakdilaksanakan;

2.

Bertindakdanmembuatkeputusansekiranyaberlakusesuatu diluarjangkaansepertiberikut: i. Keputusandibuatdenganpantas; ii. Mengutamakanperancanganalternatifdahulusekiranya sesuai; iii. Membuatkeputusanbarubagimengurangkankecacatan majlis/acarasekiranyamajlis/acarabolehditeruskan;dan iv. Tindakanyangdibuatadalahsesuaidanrasionalsemasa majlis/acara dan mempunyai urus setia dan Petugas sertaperalatan yangmencukupi.

3.

AturcaradanskripPengacaraMajlishendaklahsentiasadipantau bagimemastikanpergerakanmajlis/acarasepertiyangdirancang.

A.

SAMBUTAN TIBA DAN BALIK Perkarayangperludititikberatkandalamsambutanadalah:

32

1.

Pembukapintukeretatetamukehormat;

2.

Penyambuttetamukehormat;

3.

TugasPengerusiJawatankuasaInduk/Penganjur;

4.

Pembawajambanganbunga;

5.

Tempatparkirtetamukehormat;



B.

6.

Bilikmenunggukhastetamukehormat;dan

7.

Susunankeretatetamukehormatapabilamajlis/acara berakhir.

PENYAMBUT TETAMU Antaratugasseorangpenyambuttetamuadalah: 1.

Menyambutketibaantetamu;

2.

Mengedarkanbukuprogram;

3.

Mengiringitetamu;

4.

Menunjukkantempatduduk;

5.

Membantutetamudalampelbagaiperkarasemasamajlis/ acaraberlangsung;

6.

Perluserbatahukeadaanmajlis/acara(aturcara,menu, jemputan yangtelahhadirdansusunantempatduduk); dan

7.

PegawaiPerhubungandilantikmengiringitetamukenamaan bagimajlis/acara berskalabesar.


33

4

PASCA MAJLIS/ACARA


35


PASCA MAJLIS/ACARA Perkara-perkarayangperludilaksanakanselepassuatumajlis/acara selesai: Mengadakanmesyuaratbagitujuanpenilaiansemula(posti. mortem); ii. Merekodkansemuaperkarayangberkaitanuntukpenambahbaikan danrujukanpadamasahadapan; iii. Mengadakanmajlis/acarapenghargaan,memberikanpenghargaan atau mengucapkanterimakasihkepadasemuayangmenjalankan tugas(sekiranyasesuai); iv. Semuapembayaranperludiselesaikandengansegera;dan v. Lebihanperbelanjaanhendaklahdikembalikansemulakepada pihakpenganjur.

RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM PELAKSANAAN MAJLIS/ACARA Bil.

IstiadatdanProtokol

2. 3. 4. 5.

PerolehandanKewangan AgamaIslam KeselamatandanLaluLintas Perubatan/Kecemasan

6. 7.

Siaraya Kebudayaandan Persembahan Air Elektrik Bangunan/JalanRaya BandarayaKualaLumpur Perkara-perkaralain

8. 9. 10. 11. 12.

36

Perkara/Rujukan

1.


Jabatan/Agensi BahagianIstiadatdanUrusetia PersidanganAntarabangsa,JPM KementerianKewangan JabatanKemajuanIslamMalaysia PolisDirajaMalaysia KementerianKesihatanMalaysia, JPAM,BombadanPenyelamat JabatanPenerangan JabatanKebudayaandan KesenianNegara JabatanAir/Syabas SyarikatElektrik/TNB JabatanKerjaRaya DewanBandarayaKualaLumpur RujukAgensiKerajaanyang berkaitan

5

LAMPIRAN


37


LAMPIRAN A Contoh Kertas Kerja

Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan, YBhg.Datuk, CADANGAN MAJLIS BACAAN YASIN DAN TAHLIL SERTA KUTIPAN TABUNG WIRA NEGARA AGENSI JPM Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan danperkaraberkaitanpersiapanprogramdiatasuntukmaklumanYBhg. Datukjuasepertiberikut: Tarikh:22Februari2013(Jumaat) Masa:8.30-9.30pagi Tempat:MusollaJPM BlokB1,Aras4,KompleksJPM Putrajaya

LATAR BELAKANG 2.JPMbersamaJawatankuasaMusollaJPMakanmengadakanMajlis BacaanYasindanTahlilsertamengambilkesempatanuntukmembuat kutipan TabungWiraNegarauntukmeringankanbebanankeluargaAnggota KeselamatanNegarayangterkorbansemasaOpsDaulatdiLahadDatu, Sabah. Perkara ini telah dibincang dan dipersetujui cadangannya dalam MesyuaratJawatankuasaMusollaJPMbersamaBahagianPengurusan Acarapada13Februari2013.

38



IMPAK 3.Majlissebagaisatumediumuntukmerapatkanhubungansilaturrahim dikalanganwargaKompleksJPM,BahagianPengurusanAcaradan JawatankuasaMusollaJPM. 4.Selainitujuga,iamerupakansatupendekatanuntukmengimarahkan MusollaKompleksJPMdandisampingsebagaimediumuntukmengutip sumbanganTabungWiraNegaradaripadasemuaAgensidibawahJPM.

ATUR CARA 5. CadanganTentatifMajlisBacaanYasindanTahliladalahsepertidi LAMPIRANA.

JEMPUTAN 6.Berdasarkanpersetujuanmesyuarat,semuaKetuaJabatan dibawah JabatanPerdanaMenteriakandijemputmenghadirimajlisiniberserta pegawai masing-masingyangdianggarkanseramai1,000 orang.Urussetia jugainginmenjemputYBhg.Datuksebagaitetamukehormatdanmemberikan sedikitucapanringkas.

IMPLIKASI KEWANGAN 7.Jamuanringandisediakankepadatetamuyanghadir.Anggarantetamu seramai 1,000 orang dengan kos RM3 seorang. Peruntukan sebanyak RM3,000 diperlukan untuk menampung kos jamuan ringan tersebut. Kemudahandankeperluanlogistiklainuntukmajlisiniakanmenggunakan fasilitisediaada.


39


SYOR 8.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan dannasihatYBhg.Datukjua. Terimakasih.

ROSITA BINTI RAHIM Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Acara Jabatan Perdana Menteri _____________________________________________________________

ULASAN ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

_________________________________ DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN JABATAN PERDANA MENTERI

40



LAMPIRAN B Contoh Kertas Konsep (Kertas Cadangan)

Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan, YBhg.Datuk, CADANGAN KONSEP PERARAKAN HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN 2012 (KONTINJEN KETUA SETIAUSAHA NEGARA) Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan danperkaraberkaitanpersiapanprogramdiatasuntukmaklumanYBhg. Datukjuasepertiberikut: Tarikh:31Ogos2012(Jumaat) Masa:8.30-9.30pagi Tempat:DataranMerdeka,KualaLumpur

LATAR BELAKANG SelarasdengantemahariKemerdekaantahunini“55TahunMerdeka, 2. JanjiDitepati”danpendekatanPerkhidmatanAwamyangterkiniadalah dicadangkansatukontinjenyangdiketuaiolehYBhg.KetuaSetiausaha Negara sendiridandisertaiolehsemuaKetuaSetiausahaKementerian, KetuaPerkhidmatandanKetuaJabatanAgensiKerajaan.

TEMA DicadangkantemadannamakontinjeninisebagaiKontinjen 3. MerakyatkanPerkhidmatanAwam. Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

41


IMPAK 4. Kontinjen ini sebagai satu medium untuk merapatkan hubungan silaturrahim diantarawargaPenjawatAwamdanmendekatkandirikepada rakyat. 5. Iajugadilihatsebagaisalahsatusumbangandansokongankepada Negara dan memperlihatkan semangat patriotik penjawat awam kepada semua. 6.Disampingitujuga,kontinjeninibolehmenyebarkanmisi-misi, matlamatdanhalatujuperkhidmatanawammelaluitematersebut.

PENYERTAAN KONTINJEN 7.Cadanganpenyertaanadalahseramai350orangpesertayangterdiri daripadaKetuaSetiausahaKementerian,KetuaPerkhidmatandanKetua Jabatan/AgensiKerajaan.MaklumatpenuhadalahsepertidiLAMPIRANA.

IMPLIKASI KEWANGAN 8.Anggaranperbelanjaankontinjenadalahsepertiberikut:

BIL

PERKARA

1.

Sepanduk

XXX

2.

Bunting

XXX

3.

Props

XXX

JUMLAH KESELURUHAN

42

JUMLAH (RM)


XXXX


SYOR 9.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan dannasihatYangBerbahagiaDatukjua. Terimakasih.

ROSITA BINTI RAHIM Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Acara Jabatan Perdana Menteri _____________________________________________________________

ULASAN ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

_________________________________ DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD PENGERUSI JAWATANKUASA PERARAKAN DAN PERBARISAN HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN 2012


43


Contoh Kertas Konsep (Pembentangan Paparan)

44




45


46




47


48



LAMPIRAN C Contoh Pelan Lantai


49


LAMPIRAN D Contoh Backdrop

50



LAMPIRAN E Contoh Senarai Jemputan (mengikut kumpulan jemputan) SENARAI RINGKAS JEMPUTAN ACARA PERBARISAN & PERARAKAN SEMPENA SAMBUTAN ULANG TAHUN HARI KEMERDEKAAN KALI KE-55 TAHUN 2012 BIL.

JEMPUTAN

SEORANG

SUAMI/ISTERI

A 1 1 2 Perdana Menteri 2 1 2 Timbalan Perdana Menteri SENARAI RINGKAS JEMPUTAN 3 21 40 Ahli-Ahli SMN/SSM ACARA PERBARISAN & PERARAKAN 4 1 2 Ketua Hakim Negara SEMPENA SAMBUTAN ULANG TAHUN HARI KEMERDEKAAN KALI KE-55 TAHUN42012 5 2 Yang Di-Pertua Dewan Negara & Dewan Rakyat 6 28 55 Jemaah Menteri 7 1 2 Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara 8 3 6 Duta Besar/Khas 9 13 26 Menteri Besar/Ketua Menteri 10 3 6 Peguam Negara/PAT & KPN 11 3 5 Timbalan Yang di-Pertuan Dewan Negara & Dewan Rakyat 12 39 73 Timbalan Menteri 13 3 5 Presiden Mahkamah Rayuan/Hakim Besar Malaya/Hakim Besar 14 1 2 Ketua Pembangkang 15 30 58 Hakim Mahkamah Persekutuan/Mahkamah Rayuan 16 5 10 Bekas Ketua Setiausaha Negara 17 67 129 Pegawai Gred Utama Turus I, II dan III 18 3 5 Bekas Peguam Negara 19 12 23 Bekas Panglima Angkatan Tentera 20 4 7 Bekas Ketua Polis Negara 21 3 6 Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya 22 90 180 Hakim Mahkamah Tinggi/Pesuruhjaya Kehakiman 23 3 6 Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan/Mufti Wilayah/ Penyimpan Mohor Ahli-Ahli PMN/PSM 24 45 90 Ahli-Ahli PJN/PSD 25 67 134 Ahli Dewan Negara 26 47 94 Ahli Dewan Rakyat 27 150 300 Pegawai Gred Utama A, B dan C 28 347 693 JUMLAH 993 1,965 B Duta 1 120 240 Swasta 2 100 200 Tentera 3 50 100 SP/PGB/JPP/PTU 4 60 60 Polis 5 50 100 Bomba 6 30 60 Penjara 7 30 60 APMM 8 30 60 Presiden Parti-parti Politik 9 50 50 Rombongan Istana Negaara 10 10 10 AJK Sambutan 11 20 20 Media/Mega FM 12 40 40 JUMLAH 590 1,000 JUMLAH KESELURUHAN 1,583 2,965


51


LAMPIRAN F Contoh Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan)

SENARAI JEMPUTAN MAJLIS KONSERT DIRAJA 2011 ISTANA BUDAYA 09 NOVEMBER 2011

1.

PERDANA MENTERI YAB Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak YABhg. Datin Sri Rosmah Mansor

2.

TIMBALAN PERDANA MENTERI YAB Tan Sri Dato’ Hj. Muhyiddin bin Hj. Mohd. Yassin YABhg. Puan Sri Datin Noorainee binti Haji Abdul Rahman AHLI-AHLI SMN

3.

YABhg. Tun Datuk Seri Panglima Haji Sakaran bin Dandai YABhg. Toh Puan Datin Seri Panglima Hajah Siti Rukiayah binti Datuk Panglima Abdullah

4.

YABhg. Tun Dr. Mahathir bin Mohamad YABhg. Tun Dr. Siti Hasmah binti Haji Mohd Ali

5.

YABhg. Tun Abdullah bin Hj. Ahmad Badawi YABhg. Tun Jeanne binti Abdullah AHLI-AHLI SSM

6.

YABhg. Tun Dato’ Hajah Rahah binti Tan Sri Haji Mohd Noah

7.

YABhg. Tun Mohammad Hanif bin Omar YABhg. Toh Puan Hamidah binti Abdul Hamid

8.

YABhg. Tun Dato’ Seri Haji Mohd. Eusoff bin Chin YABhg. Toh Puan Datin Seri Hajah Rosaini binti Mustaffa

9.

YABhg. Tun Mohamed Dzaiddin b. Haji Abdullah YM Tengku Toh Puan Noriah binti Tengku Ismail

10. YABhg. Tun Dato’ Seri Dr. Ling Liong Sik YABhg. Toh Puan Datin Seri Ena Ling 11. YABhg. Tun Dato’ Seri (Dr.) Ahmad Fairuz bin Dato’ Sheikh Abdul Halim YABhg. Toh Puan Datin Seri Dato’ Mazni binti Mohamed Noor 12. YABhg. Tun Musa bin Hitam YABhg. Toh Puan Zulaikha Bibi binti Sheardin 13. YABhg. Tun Dato’ Seri Abdul Hamid bin Haji Mohamad YABhg. Toh Puan Datin Seri Hamidah Choong binti Abdullah 14. YABhg. Tun Ahmad Sarji bin Abdul Hamid YABhg. Toh Puan Sagiyah binti Salikin

52



LAMPIRAN G Contoh Kad Jemputan

PK 5 1

LOGO

KOD KAD KERAJAAN MALAYSIA

Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan

Dengan segala hormatnya mempersilakan YBhg. Tan Sri Mohamad Zabidi bin Zainal & NAMA PENERIMA YBhg. Puan Sri Asmahan binti Ismail .............................................................................................................................. menyaksikan

NAMA MAJLIS/ACARA

ACARA PERBARISAN DAN PERARAKAN SEMPENA SAMBUTAN HARI KEMERDEKAAN KE-56 TAHUN 2013

di hadapan Bangunan Sultan Abdul Samad, Jalan Raja, Kuala Lumpur pada 31 Ogos 2013 (Sabtu), jam 8.00 pagi

PERINCIAN

Ketibaan dif-dif jemputan (pelekat kereta warna biru): sebelum 7.15 pagi Ketibaan dif-dif kenamaan (pelekat kerata warna merah jambu): 7.15 - 7.40 pagi

PERINGATAN

(Sila bawa kad ini bersama)

Sila jawab sebelum 26 Ogos 2013 melalui kad jawapan atau Telefon : 03-8888 7254/7255/7257/7393/1989/8881 0414 No. Faks : 03-8888 3980/3981

Pakaian:Sila lihat di belakang kad

MMP 234

MAJLIS PENGHARGAAN KSN JPM234

BARKOD

Jabatan Perdana Menteri dengan segala hormatnya mempersilakan YA Dato’ Noraini binti Abdul Rahman & YBhg. Encik Ahmed Azhar Merican bin Md. Rose

.......................................................................................................................... ke

MAJLIS MAKAN MALAM PENGHARGAAN YBHG. TAN SRI MOHD SIDEK BIN HASSAN KETUA SETIAUSAHA NEGARA di Grand Ballroom, Hotel Shangri-La, Kuala Lumpur pada 22 Jun 2012M (Jumaat) bersamaan 2 Syaaban 1433H, jam 8.00 malam

(SILA BAWA KAD INI BERSAMA) Sila jawab sebelum: 20 JUN 2012 dengan Kad Jawapan atau No. Telefon : 03-8872 6622 / 6623 / 6624 / 6625 / 6626 No Faks : 03-8888 3980 e-Mail : [email protected] / [email protected]

Panduan Pakaian: Lelaki : Lounge Suit Perempuan : Baju Kurung / Kebaya Labuh / Pakaian Sopan & Bersesuaian

(Sila lihat atur cara majlis di belakang kad)


53


BELAKANG 7.00 pagi ... Ketibaan tetamu jemputan

ATUR CARA

7.15 pagi ... Ketibaan Yang Berhormat Dato’ Seri Utama Dr. Rais bin Yatim merangkap Pengerusi Jawatankuasa Induk Sambutan Hari Kemerdekaan Ke-52 Tahun 2009 dan Yang Berbahagia Datin Seri Utama Masnah binti Muhamat 7.20 pagi ... Ketibaan Yang Berhormat Menteri-Menteri dan Dif-dif Kenamaan serta isteri masing-masing 7.40 pagi ... Ketibaan Yang Amat Berhormat Tan Sri Muhyiddin bin Haji Mohd. Yassin, Timbalan Perdana Menteri dan Yang Amat Berbahagia Puan Sri Noorainee binti Abdul Rahman 7.50 pagi ... Ketibaan Yang Amat Berhormat Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Perdana Menteri dan Yang Amat Berbahagia Datin Sri Rosmah binti Mansor 8.00 pagi ... Keberangkatan tiba Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong -

“NEGARAKU” Upacara Perbarisan dan Perarakan dimulakan Upacara Perbarisan dan Perarakan tamat “NEGARAKU”

9.10 pagi ... Keberangkatan Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong meninggalkan majlis Yang Amat Berhormat Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Perdana Menteri dan Yang Amat Berbahagia Datin Sri Rosmah binti Mansor meninggalkan majlis Yang Amat Berhormat Tan Sri Muhyiddin bin Haji Mohd. Yassin, Timbalan Perdana Menteri dan Yang Amat Berbahagia Puan Sri Noorainee binti Abdul Rahman meninggalkan majlis Majlis Bersurai

54




55


LAMPIRAN H Contoh Pakaian Lelaki

56

PAKAIAN MAJLIS FORMAL BAJU BATIK (PAKAIAN RASMI HARI KHAMIS)

PAKAIAN TURUN PADANG BAJU KORPORAT

PAKAIAN MAJLIS RASMI BAJU BATIK (LENGAN PANJANG) PAKAIAN MAJLIS TIDAK FORMAL SMART CASUAL (LENGAN PENDEK)

PROGRAM LAWATAN MANGSA BANJIR SEPARA RASMI

PAKAIAN MAJLIS RASMI LOUNGE SUIT

PAKAIAN MAJLIS RASMI DARK SUIT



PAKAIAN MAJLIS RASMI BAJU MELAYU HITAM ISTIADAT

PAKAIAN MAJLIS RASMI T-SHIRT KHAS

BAJU MELAYU KEBANGSAAN

BLACK TIE

SMART CASUAL


57


PAKAIAN MAJLIS RASMI DAN FORMAL ISTIADAT PEMBUKAAN PENGGAL PERTAMA MAJLIS PARLIMEN KE-13

NO.1 DRESS

58


PAKAIAN MESS KIT


LAMPIRAN I Contoh Pakaian Wanita

BAJU KURUNG BERSELENDANG

PAKAIAN MAJLIS FORMAL BAJU KURUNG DENGAN DARJAH KEBESARAN DAN KALUNG

PAKAIAN RASMI PERSATUAN (UNIFORM)

BAJU KORPORAT TURUN PADANG

NO.1 DRESS

PAKAIAN MESS KIT


59


LAMPIRAN J

LAMPIRAN PEKELILING DAN ARAHAN

60

1.

PekelilingPerbendaharaanBilangan4Tahun1993

2.


3.


4.


5.


6.

SuratPekelilingPerbendaharaanBilangan4Tahun2013

7.


8.

SuratPekelilingAmBilangan2Tahun2014

9.

Mana-manaPekeliling/Arahanyangsedangberkuatkuasa



LAMPIRAN K Atur Cara Pentadbiran MASA

PERKARA

TINDAKAN

7.30 - 8.00 pagi

4. URUSAN PENDAFTARAN DAN KETIBAAN PARA PENERIMA APC TAHUN 2011 a) Pembantu Majlis memastikan penerima mendaftar di kaunter pendaftaran terlebih dahulu dan mengiringi tetamu ke tempat duduk di dalam dewan

TSUBII(AD) / BIUPA / KPSU(S)D / Peg. Belia & Sukan

CATATAN

7.35 - 8.50 pagi

5. TAYANGAN VIDEO / IRINGAN MUZIK (SEMASA KETIBAAN TETAMU) a) Beberapa klip video Inovasi akan dipaparkan sebagai selingan sebelum ketibaan YBhg. Tan Sri KSN

KPSU(S)R / PRO (UKK) / PICC

8.40 pagi

6. KUMPULAN KOIR BERSEDIA DI PENTAS KOIR a) Kumpulan Koir Gabungan JPM bersedia di atas pentas khas

KPSU(P)U / PICC / Konduktor koir

Dihentikan setelah mendapat signal daripada Floor Manager

Atur Cara Persembahan BIL MASA

SEGMEN & PENGLIBATAN PESERTA/AGENSI

RUANG PERSEMBAHAN JALAN RAYA

PADANG

TERES KOIR

103 orang KKU dan 66 orang Pancaragam RAMD

54 orang Pembaca Ikrar 700 orang Peserta Persembahan Padang

PROPS

IN

UDARA

OUT

TEKNIKAL VISUAL

CATATAN AUDIO

KOMPONEN 1: KETIBAAN RASMI PEMBESAR NEGARA KOMPONEN 1: Ketibaan Rasmi Pembesar Negara (15 Minit) 1

5.00 pg

Persediaan di Dataran Merdeka

2

7.00 pg

Ketibaan Ketua-Ketua Kementerian/ Jabatan/NGO/Swasta

3

7.05 pg

Ketibaan YB Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim, Pengerusi J/K Induk Sambutan Hari Kemerdekaan dan Hari Malaysia 2011 dan Isteri

4

7.20 pg

700 orang Peserta Persembahan Padang mengambil tempat

2,300 orang Peserta Koir

Jumlah Penglibatan: 3,054 orang

2,300 orang Peserta Koir mengambil tempat

Peserta Padang dan Koir mengambil tempat dan melakukan persediaan masing-masing

HARI MERDEKA

Urus Setia & AJK menyambut ketibaan Ketua-Ketua Jabatan 700 orang Kumpulan Persembahan Padang masuk ke padang Latar Tema

HARI MALAYSIA

Ketibaan Tetamu Jemputan & Dif-Dif Kehormat

HARI MERDEKA

Lagu-Lagu Patriotik 1. Malaysia Tercinta 2. Tanah Pusaka 3. Kemegahan Negaraku 4. Putra Putri 5. Pahlawanku 6. Wawasan 2020 7. Bumi Malaysia 8. Muhibbah 9. Ilham Pujangga 10. Malaysia Tanah Airku 11. Perwira 12. Berjaya 13. Malaysia Baru

Urus Setia & AJK menyambut ketibaan Yang Berhormat Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim & Isteri

Yang Berhormat Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim & isteri bersama-sama Urus Setia & AJK menyambut ketibaan Dif-Dif Kehormat

HARI MERDEKA

5

7.25 pg

Pengacara Majlis

Mic Pengacara


61


LAMPIRAN L Contoh Skrip Pengacara SKRIP PENGACARA MAJLIS MAJLIS AMANAT YBHG. TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA KETUA SETIAUSAHA NEGARA DEWAN PLENARI, PICC 20 JANUARI 2014 (ISNIN)

MASA

CUE

SKRIP (QUE)

9.30 PAGI

Ketibaan

(Lagu Instrumental)

KSN, TKSUK,

MENGUMUMKAN KETIBAAN YANG

TKPPA

BERBAHAGIA TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA, KETUA SETIAUSAHA NEGARA

Sebelum

1. LAGU NEGARAKU

NYANYIAN

2. LAGU PERKHIDMATAN AWAM

LAGU Selepas

HADIRIN DIPERSILAKAN DUDUK

NYANYIAN LAGU 9.40 PAGI

Apabila

BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM,

Dif-Dif Kehormat &

YANG BERBAHAGIA TAN SRI DR.

Hadirin

ALI BIN HAMSA, KETUA SETIAUSAHA

Duduk

NEGARA; YANG BERBAHAGIA DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD, TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN, JABATAN PERDANA MENTERI;

62


CATATAN


LAMPIRAN M Tatacara Pembaca Doa Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)

SilaRujukGARIS PANDUAN TATACARA MEMBACA DOA DI MAJLISMAJLIS RASMI DAN SEPARUH RASMI KERAJAAN dariJAKIM.Boleh didapatimelalui: •

Laman web JAKIM: http://www.islam.gov.my/sites/default/files/panduandoa.pdf

•

Pegawai Khidmat Pelanggan: JABATANKEMAJUANISLAMMALAYSIA(JAKIM) Aras4-9BlokD7,KompleksD, PusatPentadbiranKerajaanPersekutuan, 62519,W.P.PUTRAJAYA, MALAYSIA Telefon :03-88864000 Fax :03-88892039


63


LAMPIRAN N Susunan Set Sarapan Pagi

Susunan Set Makan Tengahari

64



Susunan Set Makan Malam

Susunan Set Makanan Cina


65


SENARAI JAWATANKUASA PENYEDIAAN BUKU PANDUAN Penasihat 1.

YBhg.DatukOthmanbinHajiMahmood TimbalanKetuaSetiausahaKanan JabatanPerdanaMenteri

2.

YBhg.DatukBorhanbinDollah TimbalanKetuaSetiausaha(KewangandanPembangunan) JabatanPerdanaMenteri

Pengerusi YBhg.DatukMohdZukibinAli TimbalanKetuaSetiausaha(Pengurusan) JabatanPerdanaMenteri Setiausaha Pn.RositabintiRahim SetiausahaBahagian BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri Penolong Setiausaha 1.

66

En.ShahrizanbinIbrahim BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri



2.

Pn.ZailanibintiAbd.Rahim BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri

Ahli Jawatankuasa 1.

Pn.HalimahbintiHashim BahagianKhidmatPengurusan JabatanPerdanaMenteri

2.

En.MohammadIrwanbinAbdulGhani BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri

3.

En.ShahmanbinJalaludin BahagianIstiadatdanUrusetiaPersidanganAntarabangsa JabatanPerdanaMenteri

4.

Pn.JunaidahbintiSalleh BahagianPengurusanAcara KementerianPelancongandanKebudayaan

5.

En.RashidbinMean BahagianKokurikulumdanKesenian KementerianPendidikan

6.

MejarZainibinHashim SelIstiadat AngkatanTenteraMalaysia

7.

UstazLukmanbinMohdHosni BahagianKhidmatPengurusan JabatanPerdanaMenteri Bahagian Pengurusan Acara JABATAN PERDANA MENTERI

67


8.

En.MohdHanafiahbinMoktar BahagianIstiadatdanUrusetiaPersidanganAntarabangsa JabatanPerdanaMenteri

9.

Pn.MazurabintiRohani SeksyenInspektorat ArkibNegara

10.

En.MohdSuhaimibinMdSaad BahagianKhidmatPengurusan JabatanPerdanaMenteri

11.

En.SaifulkhairibinAhmad BahagianPembangunanArtistikdanProduksi JabatanKebudayaandanKesenianNegara

12.

En.HesmelFazneebinAhmadFaisal BahagianPerancangandanPembangunan JabatanKebudayaandanKeseniaanNegara

13.

En.GobinathA/LSiverraja BahagianPengurusanAcara KementerianKomunikasidanMultimedia

Pegawai Untuk Dihubungi

68

1.

En.AzharBinAyob BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri

2.

CikSaidatunNajmiahBintiMohdJamil BahagianPengurusanAcara JabatanPerdanaMenteri


Buku Panduan Pengurusan Majlis Dan Acara - Jabatan Perdana

Recommend Documents