Departamento de Tesorería Objetivo – Garantizar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que se administran en la Universidad Tecnológica de Panamá. Funciones – Organiza el pago de las planillas de los salarios del personal que labora en la Institución. – Administra todos los ingresos y egresos de los diferentes fondos que se manejan en la Universidad, al igual que, las recaudaciones recibidas por diferentes conceptos. – Organiza y coordina las actividades de cobro de matrícula en la Sede Panamá y en los Centros Regionales. – Presenta y da seguimiento a las cuentas contra el Tesoro Nacional. – Mantiene y da seguimiento al Inventario de Bienes Patrimoniales de la Institución. – Elabora flujos de efectivo e informes de estados de fondos de todas las cuentas corrientes de la Institución. – Mantiene un registro actualizado de las cuentas presentadas. – Registra las órdenes de los pagos que hayan de efectuarse. – Coordina, controla y tramita los reembolsos de caja menuda y/o fondos. – Presenta al final de cada ejercicio fiscal, un informe de movimiento de tesorería. – Lleva el registro y control de las cuentas bancarias de la Institución y emite los cheques correspondientes. – Elabora el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de su departamento. Dependencias Para el desarrollo de sus funciones, el Departamento de Tesorería está conformado por tres secciones a saber: Sección de Ingresos, Sección de Pagos y la Sección de Gestión de Cobros. 1. Sección de Ingresos Objetivo – - Garantizar y controlar de manera eficiente las actividades de ingresos de los fondos u otros valores negociables de la Universidad Tecnológica de Panamá. Funciones – Recauda, registra e integra los ingresos presupuestarios y de gestión institucional cumpliendo con las Leyes, Normas y Procedimientos administrativos de la Universidad. – Elabora la programación de Caja, según las estimaciones de ingresos corrientes (Subsidio Estatal) y los ingresos propios presupuestarios y financieros, las proyecciones de pago, la disponibilidad financiera de los fondos, las cuentas por pagar de la vigencias fiscales anteriores y las disposiciones administrativas en materia de uso de fondos. – Elabora el flujo de caja presupuestario anual y mensual. – Planifica, organiza, dirige, coordina y controla las actividades de cobro de matrícula de la Institución.
– Prepara, controla y brinda seguimiento a las cuentas por cobrar que tiene la Universidad, de acuerdo a los reportes brindados por el Departamento de Contabilidad. – Elabora los Estados de Fondos de las cuentas bancarias a nivel nacional. – Elabora el informe de Ingresos Presupuestarios. – Elabora informes de matrícula por períodos académicos. 2. Sección de Pagos Objetivo – Garantizar, controlar y efectuar los pagos de manera rápida y oportuna. Funciones – Planifica, organiza, coordina, controla y efectúa los pagos de las planillas salariales del personal de la Universidad, viáticos, pago a proveedores, u otros de acuerdo al control financiero y presupuestario de la Institución. – Registra e integra la información de pago emanada de los fondos presupuestarios y financieros. – Lleva el control y brinda el seguimiento de las cuentas por pagar de la presente y anteriores vigencias fiscales, de acuerdo a los reportes que remite el Departamento de Contabilidad. – Elabora las proyecciones de pago de los gastos contemplados en el presupuesto y los financieros, considerando la reserva de caja de las vigencias anteriores y el ingreso de la presente vigencia fiscal. – Revisa y brinda seguimiento a los compromisos contingentes de los fondos de su dependencia. – Custodia, controla y mantiene inventario de los cheques no emitidos de los fondos de su dependencia. – Tramita la apertura de las cuentas corrientes y de las cuentas firmantes. – Lleva el registro y el control de las cuentas bancarias, contemplando sus cuenta firmantes. 3.
Sección de Gestión de Cobros
Objetivo – Desarrollar de una manera eficiente y confiable las acciones de gestión de cobro en general como resultado de las diversas operaciones y/o actividades financieras de la Universidad. Funciones – Recopila, verifica, actualiza, ordena y registra la información de las cuentas por cobrar a los empleados o empresas, de acuerdo a los procedimientos y normas establecidas. – Verifica la planilla de pago del personal al igual que las deducciones correspondientes y se encarga de realizar el trámite de formalización para el cobro de las cuentas, de acuerdo a la planificación existente. – Realiza la gestión de cobro al funcionario o entidad deudora de acuerdo a los procedimientos establecidos. – Prepara comunicaciones y consultas de la gestión de cobro a realizar y coordina con el
Juzgado Ejecutor de la Institución los casos que ameritan tramitarse por este conducto. – Localiza, verifica y proporciona información o documentos requeridos para la sustentación de la gestión de cobro. – Atiende las quejas, reclamos, problemas y consultas que presentan los funcionarios o empresas referentes a la gestión de cobro que se realiza. – Elabora y presenta informes técnicos periódicos de las actividades, estudios e investigaciones desarrolladas.
