PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (STUDI KASUS: PT. NMS SALATIGA) 1)
Imanuel Susanto, 2) Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50771, Indonesia Email: : 1)
[email protected], 2)
[email protected] Abstrak PT. NMS Salatiga yang bergerak di bidang industri parquet kayu masih melakukan pencatatan persediaan secara manual, mulai dari proses input data bahan baku yang dibeli dari pemasok, jumlah pemakaian bahan baku untuk setiap parquet, dan jumlah barang jadi masih dilakukan secara manual. Sistem yang dibangun menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ), dimana metode tersebut dapat meminimumkan biaya total bahan baku yang dibeli dari pemasok berdasarkan jumlah pesanan sesuai kebutuhan perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah sistem dapat menghitung jumlah bahan baku kayu yang akan dipesan melalui proses Reorder Point, sehingga Bagian Pembelian dapat melihat EOQ item, EOQ biaya, dan jumlah pesanan bahan baku kayu yang dibutuhkan oleh Bagian Gudang. Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Persediaan Bahan Baku, Economic Order Quantity, Reorder Point.
Pendahuluan Perusahaan dituntut dengan cepat dan tepat secara efektif dan efisien memaksimalkan peranan teknologi informasi di dalam perusahaan, sehingga dapat meningkatkan persaingan dalam hal produktivitas organisasi. Teknologi informasi di dalam perusahaan yaitu berupa sistem informasi yang memiliki fungsi yang sangat sentral karena sistem informasi mengatur segala informasi yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. PT. NMS Salatiga yang bergerak di bidang industri parquet kayu tergolong ke dalam perusahaan berskala menengah. Proses pencatatan persediaan bahan baku kayu yang ada saat ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien karena semua pencatatan masih dilakukan secara manual, seperti proses input data bahan baku yang dibeli dari pemasok, jumlah pemakaian bahan baku untuk setiap parquet, dan jumlah barang jadi masih dilakukan secara manual yaitu input satu per satu ke dalam masing-masing buku oleh masing-masing bagian yang terkait. Hal ini dapat menimbulkan masalah seperti lambannya proses pencatatan laporan persediaan. Lambannya proses pencatatan laporan persediaan membuat PT. NMS Salatiga kesulitan dalam menentukan kebijakan terkait dengan pembelian bahan baku yang seharusnya, sehingga persediaan bahan baku di gudang menjadi tidak terkendali. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku kayu dan barang jadi parquet pada PT. NMS Salatiga secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode. Sistem yang dibangun berbentuk perangkat lunak komputer yang memiliki database yang dapat menampung data dan informasi sehingga setiap pengguna yaitu Bagian Pembelian, Bagian Gudang, Bagian Produksi, Bagian Penjualan, dan Pemilik dapat dengan mudah dan cepat dalam mengakses kebutuhan data dan informasi guna mencatat persediaan bahan baku kayu dan barang jadi parquet. Sistem ini menggunakan metode economic order quantity (EOQ), dimana metode tersebut dapat meminimumkan biaya total bahan baku yang dibeli dari pemasok berdasarkan jumlah pesanan sesuai kebutuhan produksi perusahaan. Metode EOQ dapat menentukan jumlah pesanan ekonomis yang berhubungan dengan penentuan berapa banyak bahan baku yang dipesan ke supplier dan titik pemesanan kembali (reorder point) yang berhubungan dengan kapan mengadakan pesanan dan dapat menghasilkan laporan secara rinci mengenai persediaan bahan baku kayu di PT. NMS Salatiga.
Tinjauan Pustaka Penelitian tentang sistem informasi persediaan barang pernah dilakukan sebelumnya yaitu dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang Elextrolux Authorized Service PT. Momentum Teknik”. Penelitian tersebut membahas tentang permasalahan sistem persediaan barang yang dimiliki Electrolux Authorized Service PT. Momentum Teknik yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambat kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Oleh karena itu, dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi untuk mempercepat kinerja operasional perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input, output, hingga teknologinya [1]. Penelitian lain yang terkait yaitu dengan judul “Implementasi Model EOQ pada Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Pengendalian Persediaan Bahan Baku di Percetakan Majesty Malang” menjelaskan bahwa sebuah perusahaan dengan kegiatan produksi akan membutuhkan bahan baku. Bahan baku yang diolah menjadi produk yang berguna untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan pasar. Pengendalian persediaan bahan baku menjadi masalah yang sangat kompleks karena pengendalian persediaan bahan baku yang baik akan melancarkan seluruh proses produksi. Perhitungan bahan baku dapat dilakukan dengan menggunakan Model EOQ yaitu model perhitungan yang sederhana namun cukup efektif untuk memberikan alternatif terhadap keputusan pembelian untuk memesan bahan baku yang tepat, sehingga dapat memprediksi kebutuhan bahan baku yang akurat untuk periode berikutnya [2]. Keaslian penelitian ini yaitu sistem informasi yang dibangun menerapkan rumusan metode Economic Order Quantity (EOQ) yang dikombinasikan dengan sistem reorder point dan berbasis web, berbeda dengan penelitian sebelumnya yang berbasis desktop dan tidak menggunakan metode dalam pencatatan persediaannya. Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi [3]. Sistem informasi dapat membantu manajer dalam menganalisa masalah, membuat masalah-masalah kompleks dan menciptakan produk-produk baru. Sistem informasi memiliki lima komponen utama pembentuk, yaitu: komponen perangkat keras, komponen perangkat lunak, komponen sumber daya manusia, komponen jaringan komputer, dan komponen sumber daya data. Ide membangun sistem informasi pada dasarnya merupakan ide ringan akan tetapi dengan keterlibatan beberapa unsur yang mendukung atas pembangunan tersebut, ide tersebut akan berkembang menjadi kompleks ataupun sangat kompleks. Persediaan merupakan simpanan material yang dapat berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. Berdasarkan sudut pandang sebuah perusahaan maka persediaan adalah investasi modal yang dibutuhkan untuk menyimpan material pada kondisi tertentu [4]. Persediaan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang – barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal, atau persediaan barang – barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku dasar yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi [5]. Persediaan sebagai sumber daya yang menganggur yang menunggu proses lebih lanjut. Yang disebut proses lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur atau kegiatan pemasaran [6]. Ada model sederhana untuk menentukan berapa jumlah dan kapan persediaan harus diadakan, yaitu dengan menggunakan model yang menyatakan: simpan persediaan sebanyak kebutuhan selama satu tahun, pesan kembali jika persediaan hampir habis, dan jangan pesan persediaan jika tidak ada tempat untuk menyimpannya. Model ini tidak mempunyai dasar perhitungan tertentu. Pada prinsipnya model tersebut hanya melihat masalah waktu, ketersediaan barang dan tempat penyimpanan. Model Economic Order Quantity pertama kali diperkenalkan pada tahun 1915. Persediaan dianggap mempunyai dua macam biaya, biaya pesan (ordering cost atau set up cost) dan biaya simpan (carring cost atau holding cost). EOQ merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal [7]. Teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi didasarkan pada beberapa asumsi:
1
1. 2.
3. 4. 5. 6.
Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan Lead time, yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan, diketahui, dan bersifat konstan. Ada dua macam pegertian lead time, pada produksi, berarti jangka waktu sejak barang mulai dibuat sampai dengan selesai dikerjakan; dalam pembelian, berarti jangka waktu sejak barang dipesan sampai barang tiba/datang. Persediaan diterima dengan segera. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu. Tidak mungkin diberikan diskon Biaya variabel yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penahanan atau penyimpanan persediaan sepanjang waktu. Keadaan kehabisan stok (out of stock) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Persamaan 1 merupakan rumusan EOQ yang biasa digunakan adalah:
(1) Dimana: S = Biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan. D = Penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu. H = Biaya penyimpanan per unit per tahun. Apabila anggapan yang digunakan dalam model EOQ diberlakukan, maka dimungkinkan membuat kebijaksanaan persediaan yang meminimumkan biaya total. Kebijakan persediaan dapat menentukan jumlah pesanan ekonomis yang bertalian dengan penentuan berapa banyak dipesan dan titik pemesanan kembali yang bertalian dengan kapan mengadakan pesanan. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi ini yaitu menggunakan model proses waterfall model. Gambar 1 menjelaskan arsitektur tahapan proses sebuah waterfall model. Requirements definiton
System and Software design
Implementation and Unit testing
Integration and System testing
Operation and Maintenance
Gambar 1. Tahapan Waterfall Model [8] Penjelasan tahapan di dalam waterfall model adalah sebagai berikut: pengumpulan kebutuhan yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap bagian-bagian yang terkait dengan proses pencatatan persediaan bahan baku kayu dan barang jadi parquet yaitu Bagian Pembelian, Bagian Gudang, Bagian Produksi, Bagian Penjualan, dan Pemilik pada PT. NMS Salatiga. PT. NMS Salatiga dalam melakukan kegiatan operasional khususnya dalam hal pencatatan persediaan bahan baku kayu yaitu dimulai dari Bagian Produksi yang melakukan permintaan kebutuhan bahan baku kepada Bagian Gudang. Adapun proses bisnis kegiatan pencatatan persediaan bahan baku tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.
2
Proses Permintaan Pembelian Bahan Baku Produksi
Manager Operasional
Gudang
Pembelian
Mulai
Mencatat kebutuhan bahan baku untuk produksi
Melakukan permintaan bahan baku
Cek stok barang
Mengajukan permintaan pembelian bahan baku
Menyetujui permintaan
Menyetujui permintaan pembelian bahan baku
Melakukan pembelian bahan baku
Melakukan penerimaan bahan baku
Mencatat jumlah persediaan bahan baku
Selesai
Gambar 2. Proses Bisnis Permintaan Pembelian Bahan Baku Data-data yang digunakan untuk pengembangan sistem ini diperoleh dari bagian-bagian yang terdapat pada PT. NMS Salatiga berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan lapangan secara langsung (observasi). Data-data tersebut antara lain: data bahan baku kayu, data produk barang jadi parquet, data pemasok, data pelanggan, data pembelian, data penjualan, data produksi. Pada penelitian ini, perancangan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sebagai alat bantu perancangan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi. Diagram di dalam DFD antara lain adalah diagram konteks (DFD Level 0), diagram nol (DFD Level 1), dan diagram rinci (DFD Level 2). Adapun diagram konteks (context diagram) atau DFD Level 0 dari sistem ini adalah seperti pada Gambar 3. Manager Operasional
Bagian Pembelian
Laporan Data Pemasok Laporan Data Pelanggan Laporan Data Bahan Baku Laporan Data Produk Laporan Periodik
Data Pemasok Data Pemesanan Data Bahan Baku
Laporan Periodik Data Pemasok Data Bahan Baku
0
Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
Pemilik
Data Pelanggan Data Produk
Laporan Periodik
Bagian Penjualan Data Pelanggan
Data Produk
Data Bahan Baku
Bagian Produksi
Bagian Gudang Data Bahan Baku
Data Bahan Baku Data Produk
Gambar 3. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem
3
Pada Gambar 3 dapat dilihat bahwa terdapat entitas-entitas yang berhubungan langsung dengan aplikasi yaitu: 1. Bagian Pembelian, bertugas untuk mengolah data pemesanan bahan baku kayu kepada para pemasok. 2. Bagian Penjualan, fungsinya adalah untuk mengolah data produk jadi kepada para pelanggan. 3. Bagian Gudang, memiliki tugas untuk mengolah data bahan baku kayu dan produk jadi parquet. 4. Bagian Produksi, bertugas untuk mengolah data penggunaan bahan baku kayu dan mengolah data barang jadi parquet. 5. Manager Operasional, berperan sebagai pengawas di dalam sistem ini melalui laporan-laporan yang dihasilkan oleh setiap bagian yang terkait. 6. Pemilik, bertugas untuk menerima laporan periodik yang diperoleh dari hasil pemesanan bahan baku kayu dan hasil produksi parquet.
Hasil dan Pembahasan Setelah seluruh rangkaian analisa dan perancangan sistem selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan implementasi sesuai dengan perancangan sistem yang telah dibuat. Halaman Reorder Point seperti terlihat pada Gambar 4 digunakan oleh Bagian Pembelian untuk melihat daftar pesanan bahan baku kayu yang akan digunakan dalam proses pembelian bahan baku kayu kepada pemasok. Data-data bahan baku kayu tersebut seperti nama, harga, stok, EOQ item, EOQ biaya, dan jumlah pesanan dapat dilihat pada tabel Reorder Point.
Gambar 4. Halaman Reorder Point
Halaman Laporan Persediaan pada Gambar 5 digunakan untuk melihat informasi mengenai persediaan bahan baku kayu yang telah dibeli dari pemasok dan selanjutnya akan dimasukkan ke dalam data bahan baku kayu. Laporan ini terdiri dari tanggal, jumlah, dan biaya.
4
Gambar 5. Halaman Laporan Persediaan
Halaman Data Barang Parquet pada Gambar 6 digunakan untuk memasukkan datadata produk barang jadi parquet hasil proses produksi. Data produk barang jadi parquet terdiri dari nama parquet, harga, biaya tenaga kerja, dan biaya over head pabrik. pada masing-masing textbox. Bagian Produksi akan meng-input-kan data biaya produksi yang terdiri dari biaya overhead dan biaya upah tenaga kerja untuk masing-masing barang parquet. Halaman ini juga terdapat tabel Produk yang dapat digunakan oleh Bagian Produksi untuk melihat data produk yang selesai diproduksi. Setelah data barang jadi parquet dimasukkan, maka pada tabel Produk akan muncul field stok dimana jumlah stok akan berubah pada saat proses produksi selesai.
Gambar 6. Halaman Data Barang Parquet
Aplikasi yang dibangun menerapkan metode EOQ yang digunakan untuk meminimumkan biaya pemesanan bahan baku dari pemasok. Dimana rumusan EOQ yang digunakan adalah seperti pada persamaan 2.
(2)
5
Dimana: S = Biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan. D = Penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu. H = Biaya penyimpanan per unit per tahun. Dalam aplikasi ini, rumusan EOQ diimplementasikan ke dalam kode program Halaman Reorder Point seperti terlihat pada Kode Program 1. Berdasarkan Kode Program 1 di atas, maka rumusan EOQ terlihat pada baris 3 yaitu merupakan akar dari kuadrat biaya pemesanan (S) yang dikalikan kebutuhan per hari yang merupakan penggunaan atau permintaan per periode waktu (D) dan dibagi dengan biaya penyimpanan per unit per tahun (H). Kode Program 1. Implementasi Rumus EOQ 1 2 3 4 5
Public ReadOnly Property EOQItem As Integer Get Return CInt(Sqrt((2 * (BiayaPemesanan * KebutuhanPerHari)) / BiayaPenyimpanan)) End Get End Property
Kesimpulan Setelah melakukan tahapan analisa, perancangan, implementasi, dan pengujian sistem, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan berdasarkan hasil penelitin ini antara lain: Sistem secara otomatis dapat menghitung jumlah bahan baku kayu yang akan dipesan melalui proses Reorder Point, sehingga Bagian Pembelian dapat melihat EOQ item, EOQ biaya, dan jumlah pesanan bahan baku kayu yang dibutuhkan oleh Bagian Gudang. Perhitungan Reorder Point secara otomatis akan selalu di update dan ditampilkan sesuai dengan jumlah bahan baku kayu yang digunakan untuk produksi parquet yang membantu Bagian Pembelian, Bagian Gudang, dan Bagian Produksi untuk memperoleh informasi mengenai jumlah persediaan bahan baku kayu yang tersedia di gudang karena data yang diperoleh terdapat di dalam sebuah database yang saling terintegrasi. Sistem ini dapat menghasilkan Laporan Persediaan secara up to date sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Daftar Pustaka [1] Sawitri, Dewi dkk., 2009, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang Elextrolux Authorized Service PT. Momentum Teknik, Jakarta: Universitas Gunadarma. [2] Wahyuningsih, Dian, 2013, Implementasi Model EOQ pada Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Pengendalian Persediaan Bahan Baku di Percetakan Majesty Malang, Jurnal Teknologi Informasi Vol 2 No. 2. [3] Jogiyanto, H. M., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Penerbit ANDI. [4] Sumayang, L., 2003, Dasar - Dasar Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Salemba Empat. [5] Assauri, S., 1980, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. [6] Nasution, A. H., & Prasetyawan, Y., 2008, Perencanaan dan Pengendalian Produksi Edisi Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu. [7] Heizer, & Render, 2005, Operations Management, Prentice Hall Inc. [8] Pressman. Roger S., 2005, Software Engineering – A Practitioner’s Approach Sixth Edition, New York: McGraw-Hill.
6
