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Folha de cálculo Excel

Agrupamento de Escolas de Amares

Manual – Folha de cálculo – Excel

Índice

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Funcionalidades básicas................................................................................................................... 3 1.1. Iniciar o Excel .......................................................................................................................... 3 1.2. Criar um livro novo ................................................................................................................. 3 1.3. Abrir um livro existente .......................................................................................................... 3 1.4. Inserir uma folha de cálculo .................................................................................................. 4 1.5. Renomear uma folha de cálculo ........................................................................................... 4 1.6. Eliminar uma folha de cálculo ............................................................................................... 4 1.7. Copiar uma folha dentro de um livro ................................................................................... 5 1.8. Copiar uma folha para outro livro ......................................................................................... 5 1.9. Mover uma folha dentro de um livro .................................................................................... 6 1.10. Mover uma folha para outro livro .................................................................................... 6 Operações básicas ............................................................................................................................ 7 2.1. Seleccionar uma única célula ................................................................................................ 7 2.2. Seleccionar um bloco de células contíguas ......................................................................... 7 2.3. Seleccionar um bloco de células não adjacentes ............................................................... 7 2.4. Seleccionar todas as células .................................................................................................. 8 2.5. Inserir células .......................................................................................................................... 8 2.6. Colar especial ........................................................................................................................... 8 2.7. Eliminar células ........................................................................................................................ 9 2.8. Inserir linhas/colunas ............................................................................................................. 9 2.9. Eliminar linhas/colunas ......................................................................................................... 10 Introdução de dados ...................................................................................................................... 11 3.1. Introduzir dados .................................................................................................................... 11 3.2. Introduzir dados num conjunto de células ........................................................................ 11 3.3. Introduzir dados repetidos................................................................................................... 12 3.4. Criar uma série de valores ................................................................................................... 12 Formatação de células ................................................................................................................... 13 4.1. Formatação de texto e números ......................................................................................... 13 4.2. Formatação condicional........................................................................................................ 15 Fórmulas .......................................................................................................................................... 16 5.1. Operadores aritméticos ........................................................................................................ 16 5.2. Inserir fórmulas ..................................................................................................................... 16 5.3. Editar/alterar fórmulas ......................................................................................................... 17 5.4. Copiar fórmulas ..................................................................................................................... 18 Referências ...................................................................................................................................... 19 6.1. Referências relativas ............................................................................................................. 19 6.2. Referências absolutas e referências mistas....................................................................... 19 Funções ............................................................................................................................................ 21 7.1. Inserir uma função................................................................................................................ 22 7.2. Inserir uma função recorrendo a valores .......................................................................... 25 7.3. Inserir uma função recorrendo ao Inserir função ............................................................ 26 Gráficos ............................................................................................................................................ 27 8.1. Principais elementos de um gráfico .................................................................................... 27 8.2. Criar gráficos .......................................................................................................................... 28

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1. Funcionalidades básicas

1.1. Iniciar o Excel

Para iniciar o Excel: Clique sobre Iniciar; Seleccione a opção Programas; Seleccione a opção Microsoft Excel.

1.2. Criar um livro novo

Um documento em Excel é designado por “livro”, no qual podemos incluir e excluir folhas de trabalho. Para criar um livro: Seleccione o menu Ficheiro; Seleccione opção Novo. Cada livro aberto surge, por defeito, com o nome de “Livro1”; “Livro2”, etc. O número de folhas é, normalmente, três. No entanto, este número pode ser alterado.

1.3. Abrir um livro existente

Para abrir um livro já existente: Seleccione o menu Ficheiro; Seleccione opção Abrir.

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1.4. Inserir uma folha de cálculo

Para inserir uma folha de cálculo: Seleccione o menu Inserir; Seleccione opção Folha de cálculo.

1.5. Renomear uma folha de cálculo

Para renomear uma folha de cálculo: Coloque o cursor sobre o separador da folha de cálculo que pretende mudar o nome; Prima o botão do lado direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Mudar o nome; Digite o nome pretendido e, em seguida, prima a tecla Enter ou clique sobre a folha de cálculo.

1.6. Eliminar uma folha de cálculo

Atenção: As folhas eliminadas não podem ser recuperadas. Para eliminar uma folha de cálculo: Coloque o cursor sobre o separador da folha de cálculo que pretende eliminar; Prima o botão do lado direito do rato e, no menu de acesso rápido,

seleccione

a

opção

Eliminar.

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1.7. Copiar uma folha dentro de um livro

Não é possível utilizar os comandos Cortar, Copiar e Colar para mover ou copiar folhas. Para copiar uma folha de cálculo dentro de um livro: Clique sobre o separador da folha de cálculo que pretende copiar; Prima a tecla Ctrl e, sem largar, arraste o cursor do rato até à posição para a qual pretende efectuar a cópia.

1.8. Copiar uma folha para outro livro

Para copiar uma folha de cálculo para outro livro: Coloque o cursor sobre a folha de cálculo que pretende copiar; Prima o botão do lado direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Mover ou copiar; Seleccione o livro de destino; Escolha o local onde deseja colocar a folha; Seleccione Criar uma cópia clicando sobre o quadro à esquerda; Clique sobre OK para efectuar a cópia ou sobre Cancelar para abandonar a operação. Nota: É também possível copiar uma folha de cálculo para um novo livro. Para tal, clique sobre o botão da caixa de selecção Livro de destino e seleccione a opção (novo livro). A opção Criar uma cópia também deve ser seleccionada. Nota:

As

folhas

copiadas

dentro

do

mesmo

renomeadas automaticamente.

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livro

são


1.9. Mover uma folha dentro de um livro

Para mover uma folha de cálculo dentro de um livro: Clique sobre o separador da folha de cálculo que pretende mover; Arraste o separador da folha seleccionada, pela linha de separadores, até ao local pretendido – um triângulo preto indica o local onde a folha será colocada. Nota: Podemos mover várias folhas simultaneamente. Para tal, prima a tecla Ctrl e clique sobre as folhas que pretende mover. Em seguida, liberte a tecla Ctrl e arraste o rato até à posição em que pretende colocar as folhas.

1.10.

Mover uma folha para outro livro

Para mover uma folha de cálculo para outro livro: Coloque o cursor sobre a folha de cálculo que pretende mover; Prima o botão do lado direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Mover ou copiar; Seleccione o livro de destino; Escolha o local onde deseja colocar a folha; Clique sobre OK para efectuar a cópia ou sobre Cancelar para abandonar a operação. Nota: É também possível mover uma folha de cálculo para um novo livro, bastando, para tal, seleccionar a opção (novo livro).

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2. Operações básicas

A introdução de um dado numa folha de cálculo deve ser precedida pelo posicionamento do cursor na célula em que pretendemos que esse dado seja introduzido. A movimentação nas células dentro de uma folha de cálculo é efectuada utilizando o rato ou as teclas de movimentação do teclado e a selecção de células contíguas é sempre feita formando blocos.

2.1. Seleccionar uma única célula

Para seleccionar uma célula: Clique sobre a célula premindo o botão esquerdo do rato.

2.2. Seleccionar um bloco de células contíguas

Para seleccionar um bloco de células contíguas: Clique sobre a célula que se situa no canto superior esquerdo do bloco a seleccionar (neste exemplo, A1). Arraste o cursor do rato até à célula situada no canto inferior direito do bloco a seleccionar (neste exemplo, B4).

2.3. Seleccionar um bloco de células não adjacentes

Para seleccionar um bloco de células não adjacentes: Mantendo a tecla Ctrl premida, clique sobre as células que deseja seleccionar.

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2.4. Seleccionar todas as células

Para seleccionar todas as células: Clique o botão esquerdo do rato sobre Seleccionar tudo (canto superior esquerdo) da folha.

2.5. Inserir células

Para inserir células: Seleccione as células a inserir; Posicione o ponteiro do rato sobre o limite da selecção (o cursor do rato muda de forma); Prima as teclas Shift e Ctrl simultaneamente e, mantendo-as premidas, arraste essa selecção para a nova posição de destino. As células são inseridas entre as células existentes.

2.6. Colar especial

Para concretizar o processo de cópia de células, tendo utilizado o comando Copiar, pode substituir o comando Colar pelo comando Colar especial. O comando Colar especial permite efectuar operações mais específicas.

Cola somente as fórmulas das células, os valores, os formatos, os comentários, etc.

Executa determinada operação (fórmula ou valor copiado) na área de colagem.

Não copia as células sem conteúdo.

Muda a disposição das linhas ou colunas, isto é, caso os dados a copiar estejam organizados por linhas, serão copiados e dispostos por colunas e vice-versa.

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2.7. Eliminar células

A eliminação de uma ou mais células implica a sua remoção da folha de cálculo. O espaço deixado por estas células será ocupado pelas células vizinhas que serão deslocadas consoante a eliminação efectuada. Uma fórmula ou função que faça referência a células eliminadas não poderá ser executada com sucesso e surgirá uma mensagem de erro (#Ref!). Para eliminar células: Seleccione as células que deseja eliminar; Prima o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Eliminar; Seleccione a opção adequada; Clique em OK para validar a eliminação ou sobre Cancelar para abandonar a operação.

2.8. Inserir linhas/colunas

Para inserir linhas: Seleccione uma célula sobre a qual deseja inserir a linha; Prima o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Inserir; Seleccione a opção pretendida; Clique sobre OK.

Para inserir colunas: Seleccione uma célula que se situe à direita da coluna que pretende inserir; Prima o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Inserir; Seleccione a opção pretendida;

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Clique sobre OK.

2.9. Eliminar linhas/colunas

Para eliminar linhas: Seleccione uma célula sobre a qual deseja eliminar a linha; Prima o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Eliminar; Seleccione a opção pretendida; Clique sobre OK.

Para eliminar colunas: Seleccione uma célula da coluna que pretende eliminar; Prima o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido, seleccione a opção Eliminar; Seleccione a opção pretendida; Clique sobre OK.

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3. Introdução de dados

Numa folha de cálculo podemos introduzir dados de diferentes tipos, nomeadamente: numéricos, texto, datas, horas e fórmulas. Dados numéricos podem ser introduzidos directamente nas células ou resultantes de aplicação de fórmulas. Podem ser de vários tipos: positivos ou negativos, inteiros ou reais, percentuais ou monetários, entre outros. Texto ou cadeia de caracteres são dados introduzidos directamente pelo utilizador que não sofrem alterações a menos que este os altere. Normalmente, os dados que não são reconhecidos pelo Excel como numéricos, fórmulas, datas ou horas são assumidos como texto. Datas e horas, dados deste tipo devem ser introduzidos pelo utilizador para que o Excel os reconheça como tal. A sua configuração depende do que está definido no painel de controlo (Painel de controlo – Opções regionais e de idioma). Fórmulas são expressões matemáticas que utilizam valores introduzidos directamente ou podem ser obtidos a partir de outras células da folha de cálculo.

3.1. Introduzir dados

Para introduzir dados numa célula: Seleccione a célula onde pretende escrever; Digite o texto pretendido. Repare que o texto digitado é visível na barra de fórmulas. Prima a tecla Enter ou a tecla Tab.

3.2. Introduzir dados num conjunto de células

Para introduzir dados num conjunto de células:

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Seleccione o conjunto de células em que pretende introduzir o mesmo valor; Digite o valor pretendido na célula de cor branca. Prima, simultaneamente, as teclas Ctrl e Enter.

3.3. Introduzir dados repetidos

Para introduzir dados repetidos: Seleccione a célula que contém o contudo a repetir; Posicione o cursor no canto inferior direito da célula (o ponteiro fica com a forma +); Prima o botão esquerdo do rato e arraste-o até à última célula que pretende preencher.

3.4. Criar uma série de valores

Para criar uma série de valores: Em

células

contíguas

digite

os

valores

pretendidos e que irão definir a sequência; Seleccione as duas células e posicione o cursor no canto inferior direito da segunda célula (o ponteiro fica com a forma +); Prima o botão esquerdo do rato e arraste-o até à última célula que pretende preencher.

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4. Formatação de células

Cor do tipo de letra

Cor de preenchimento

Limites

Aumentar avanço

Diminuir avanço

Aumentar casas decimais

Diminuir casas decimais

Separador de milhares

Estilo Percentagem

Estilo Euro

Estilo Moeda

Alinhamento à direita

Alinhamento ao centro

Alinhamento à esquerda

Sublinhado

Itálico

Negrito

Tamanho da letra

Tipo de letra

4.1. Formatação de texto e números

As células podem ser formatadas para que o aspecto visual de uma folha de cálculo seja atraente e a informação mais explícita. Assim, podemos alterar o tipo de letra, o tamanho, a cor, o alinhamento, entre outros. Contudo, há formatações que são específicas de cada tipo de dado (conteúdo da célula), nomeadamente dos dados numéricos e do tipo de data. É importante ter em atenção que a formatação de uma célula altera apenas o seu aspecto e não o seu conteúdo. Seleccione a célula que pretende formatar; Seleccione no menu Formatar a opção Células; Para cada caso, escolha: Formação de texto – Na janela Formatar células seleccione o separador Número e escolha a categoria Texto. Formatação de números – Na janela Formatar células seleccione o separador Número e escolha a categoria Número e

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defina o número de casas decimais. Formatação de números com formato de moeda – Na janela Formatar células seleccione

o

separador

Número

e

escolha a categoria Moeda e clique sobre a seta da caixa de selecção Símbolo e escolha o símbolo de moeda pretendido.

Formatação de datas e horas – Na janela Formatar células seleccione o separador Número e escolha a categoria Data e seleccione o Tipo desejado.

Por vezes, após a formatação das células, o resultado obtido é semelhante ao visualizado.

Este erro ocorre quando a célula contém um número, data ou hora maior que a largura ou quando a célula contém uma fórmula de data e/ou hora que devolve um resultado negativo. Repare que, apesar de na célula K8 visualizar um conjunto de sinais #, na barra de fórmulas aparece o valor correcto da célula. Assim, uma vez que o problema está apenas na visualização dos dados, basta aumentar a largura da coluna ou alterar a

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formatação da célula para que o valor correcto passe a aparecer também na folha de cálculo.

4.2. Formatação condicional

Para formatar com formatação condicional um conjunto de células: Seleccione as células que pretende formatar; Seleccione no menu Formatar a opção Formatação condicional; Crie as condições que desejar.

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5. Fórmulas

5.1. Operadores aritméticos

Depois de introduzidos os dados de cálculo é possível, recorrendo à utilização de fórmulas, efectuar, de uma forma muito simples, vários cálculos. Numa fórmula estão sempre envolvidos argumentos e operadores aritméticos.

TIPO DE OPERADORES

SÍMBOLO

ARITMÉTICOS

+ / * % ^

Adição Subtracção Divisão Multiplicação Percentagem Exponencial

COMPARAÇÃO

= > < >= <= <>

Igual Maior Menor Maior ou igual Menor ou igual Diferente

: ENDEREÇO ;

OPERAÇÃO

EXEMPLOS

= 1500*16% = (C10*12)/14 = B3*120+4^3 = A3+B3

= D14>=100000 (devolve o valor Verdadeiro ou Falso, de acordo com a condição)

Conjunto de células compreendidas entre dois endereços União entre um conjunto de células

B3:C8 D4;D7

5.2. Inserir fórmulas

Para inserir fórmulas: Seleccione a célula onde pretende introduzir a fórmula; Digite a fórmula. Tenha em atenção que uma fórmula deve começar sempre pelo sinal =. Prima Enter.

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Repare que na célula K6 é visualizado o resultado da fórmula e, na barra de fórmulas, é visualizada a fórmula introduzida. A fórmula é composta por sete argumentos (a referência às células C6 até J6) e pelo operador + (adição). Qualquer alteração ao conteúdo das células C6 até J6 implicará a actualização automática ao conteúdo da célula K6. É de salientar que numa fórmula os argumentos podem ser referências a células ou números.

5.3. Editar/alterar fórmulas

Para editar/alterar fórmulas:

Seleccione a célula que contém a fórmula a alterar; Prima F2; Digite as alterações pretendidas. Repare que, ao seleccionar a fórmula, cada argumento fica da cor do contorno da célula correspondente.

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5.4. Copiar fórmulas

Se pretendemos visualizar em cada linha da coluna K a soma de cada linha da coluna C à J, como podemos proceder?

Escrevendo na célula K8 a fórmula “=C8+D8+E8+F8+G8+H8+I8+J8”, na célula K9 a fórmula “=C9+D9+E9+F9+G9+H9+I9+J9”. Ou copiando a fórmula escrita na célula K8 para as outras células. Seleccione a célula que contém a fórmula que pretende copiar; Posicione o ponteiro do cursor no canto inferior direito da célula seleccionada. Repare que o cursor fica com forma de +; Prima o botão esquerdo do rato e, sem o largar, arraste o cursor até à última célula em que pretende copiar a fórmula. Largue o botão esquerdo do rato.

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6. Referências

6.1. Referências relativas

Relativamente ao exemplo anterior, repare que os resultados obtidos nas células K8, K9, K10, …, são os correctos porque, ao efectuar a cópia, o Excel actualizou automaticamente as referências. Assim, na célula K9 a fórmula foi actualizada para =C9+D9+E9+F9+G9+H9+I9+J9, na célula K10 para =C10+D10+E10+F10+G10+H10+I10+J10. Esta situação deve-se ao facto de termos utilizado, na fórmula inicial, referências relativas, ou seja, utilizamos apenas a letra da coluna e o número da linha sem qualquer outra indicação. Quando tal acontece, ao efectuar a cópia, o Excel actualiza as referências envolvidas.

6.2. Referências absolutas e referências mistas

Por vezes a actualização de referências não é desejável e, portanto, não pretendemos que a cópia da fórmula provoque a alteração das referências que a constituem. Nesta situação, devemos indicar ao Excel que pretendemos que tanto a linha como a coluna permaneçam inalteradas. Esta indicação é dada colocando o sinal $ antes da letra da coluna e do número da linha. As referências com esta indicação denominam-se referências absolutas. Quando pretendemos fixar apenas a linha ou a coluna devemos utilizar referências mistas. REFERÊNCIAS RELATIVA

B5 (a cópia provoca a actualização da linha e da coluna)

ABSOLUTA

$B$5 (a cópia não provoca qualquer alteração)

MISTA

$B5 (a coluna mantém-se variando apenas a linha) B$5 (a coluna varia mantendo-se a linha inalterada)

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7. Funções

As funções não são mais do que fórmulas predefinidas que nos permitem, de uma forma bastante simples, efectuar cálculos sem termos de recorrer à criação de equações mais ou menos complicadas. O Excel disponibiliza bastantes funções que podem ser usadas isoladamente ou combinadas com outras fórmulas e funções. As funções em Excel têm a seguinte sintaxe: =NomedaFunção(Argumentos).

FUNÇÃO

DESCRIÇÃO

SINTAXE

EXEMPLO

Soma

Adiciona todos os valores de um determinado intervalo de células.

=SOMA(intervalo)

=soma(C8:J8)

Média

Devolve a média aritmética dos argumentos, cujo conteúdo deve ser numérico.

=MEDIA(intervalo)

=media(K8:K15)

Contar

Calcula o número de células que contêm números.

=CONTAR(intervalo)

=contar(A8:A15)

Máximo

Determina o máximo de uma série de valores.

=MÁXIMO(intervalo)

=máximo(K8:K15)

Mímino

Determina o mínimo de uma série de valores.

=MÍNIMO(intervalo)

=mínimo(K8:K15)

Se

Devolve um valor se uma condição especificada for avaliada com verdadeiro e outro se for avaliada como falso.

=SE(teste_logico;valor_ se_verdadeiro;valor_se_ falso)

=se(k8>=50;“Positiva”; ”Negativa”)

Contar.se

Calcula o número de células num intervalo que corresponde aos critérios determinados.

=CONTAR.SE(intervalo; critérios)

=contar.se(M8:M15;P8)

Contar.val

Conta o número de células que não estão vazias e que contém dados.

=CONTAR:VAL(intervalo )

=contar.val(B8:B15)

Contar.vazio

Conta o número de células em branco num intervalo de células.

=CONTAR.VAZIO(interv alo)

=contar.vazio(C8:C15)

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7.1. Inserir uma função

Para inserir uma função: Seleccione a célula onde pretende introduzir a função; Digite a função pretendida seguida de parêntesis curvo aberto. Tenha em atenção de que uma função é sempre precedida pelo sinal =; Seleccione as células que pretende referenciar na função e feche o parêntesis e prima Enter. Para seleccionar as células a que pretende aplicar a função pode, depois de abrir o parêntesis, posicionar o cursor sobre a primeira célula a considerar e clicar no botão esquerdo do rato. De seguida, e sem largar o botão esquerdo do rato, arraste a selecção até à última célula a considerar esteja seleccionada. Repare que as células seleccionadas são colocadas automaticamente como argumento da função. Função SOMA – =soma(intervalo)

Função MÉDIA – =media(intervalo)

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Função MÁXIMO – =maximo(intervalo)

Função MÍNIMO – =mínimo(intervalo)

Função CONTAR – =contar(intervalo)

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Função CONTAR.SE – =contar.se(intervalo;critério)

Função CONTAR.VAL – =contar.val(intervalo)

Função CONTAR.VAZIO – =contar.vazio(intervalo)

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Função SE – =se(teste_logico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

7.2. Inserir uma função recorrendo a valores

Atenção: Se o nome da folha de cálculo contiver caracteres não-alfabéticos, deve incluir o nome entre aspas. As fórmulas que estabelecem uma ligação a uma célula numa outra folha utilizam o nome da folha seguido de um ponto de exclamação (!), e do endereço da célula.

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7.3. Inserir uma função recorrendo ao Inserir função

Para inserir uma função recorrendo ao Inserir função: Seleccione a célula onde pretende introduzir a função; Clique sobre o botão

(Inserir

função) na barra de fórmulas; Seleccione

a

categoria

da

função; Seleccione a função pretendida; Clique sobre OK. Os dados são pedidos tendo em atenção

a

função

escolhida.

Neste caso, como se trata da função SOMA, apenas são pedidas as referências das células a considerar.

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8. Gráficos

Um gráfico é uma forma de representação dos valores de uma matriz de dados. Os valores das células são apresentados sob distintas formas. Estes valores são agrupados em séries de dados e diferenciam-se através de diferentes padrões e/ou cores. A interpretação dos gráficos ajuda à avaliação dos dados e à melhor comparação dos valores das folhas de cálculo.

8.1. Principais elementos de um gráfico

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8.2. Criar gráficos

Para criar gráficos: Seleccione as células que contém os dados a representar sob a forma gráfica; Seleccione o menu Inserir a opção Gráficos; Clique sobre o tipo de gráfico que deseja criar; Seleccione o subtipo de gráfico; Clique sobre Seguinte para continuar a criação do gráfico ou

sobre

Cancelar

para

abandonar a operação; Altere as opções, se desejar seguindo as instruções; Prima o botão Concluir.

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