I.
PENGENALAN MICROSOFT POWER POINT A. Membuka Aplikasi Microsoft Power Point Aplikasi Microsoft Power Point merupakan bagian dalam Microsoft Office, untuk instalasi aplikasi ini sudah menjadi satu paket dengan Microsoft Office. Dengan aplikasi Microsoft Power Point memungkinkan user untuk membuat suatu presentasi, mengolahnya menjadi presentasi yang menarik serta dapat menggunakan presentasi tersebut.
Untuk menggunakan aplikasi Microsoft
Power Point, terdapat beberapa cara untuk dapat membuka aplikasi tersebut, yaitu : Pada menu Taskbar yang terdapat di desktop, klik Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Power Point.
1
Setelah itu, akan tampak tampilan awal aplikasi Microsoft Power Point sebagai berikut : Tampilan awal Microsoft Power Point terdiri dari tiga area utama, yaitu : 1. Task Pane di sebelah kiri layar Outline task pane : memuat outline atau isi dari tiap slide presentasi. 2. Slide task pane : memuat urutan slide presentasi. Halaman putih yang merupakan slide presentasi. 3. Task Pane di sebelah kanan layar, yang pada tampilan awal memuat Getting Started Microsoft Power Point. Pada task pane tersebut terdapat daftar menu yang dapat dipilih, sehingga kandungan task pane tergantung menu pilihan user pada task pane tersebut.
2
Seperti yang terlihat pada gambar, interface Microsoft Power Point pada dasarnya hampir sama dengan aplikasi office lainnya, yaitu memuat komponen sebagai berikut : 1. Title Bar : Menunjukkan nama aplikasi yaitu Microsoft Power Point, beserta nama file yang sedang dibuka. 2. Maximize : Membuat tampilan aplikasi memenuhi layar. 3. Minimize : Mengecilkan tampilan aplikasi pada layar . 4. Menu Bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintah-perintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsPower Point, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda. 5. Standard Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang juga terdapat pada menu. 6. Formatting Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan format terhadap dokumen presentasi, baik data maupun tampilan. 7. Drawing Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan penggambaran pada dokumen. 8. View : User dapat melakukan pilihan untuk menampilkan dokumen dalam bentuk tampilan yang berbeda-beda. 9. Status bar : Menunjukkan nomor slide presentasi yang sedang aktif atau dalam keadaan terbuka, jumlah slide serta jenis rancangan presentasi (design) yang digunakan pada suatu dokumen presentasi.
B. Menu Bar Menu Bar terdiri atas daftar menu-menu yang merupakan perintah yang dapat dijalankan. Setiap menu terdiri atas beberapa submenu yang dapat dipilih dengan mengklik submenu tersebut. Ketika mengklik suatu menu dan tidak semua submenu ditampilkan, maka klik tanda panah yang terdapat di bagian
3
bawah dari daftar submenu tersebut, maka perpanjangan menu akan ditampilkan, menu akan menampilkan semua submenu yang ada.
C. Shortcut Menu Microsoft
Power
Point
juga
dilengkapi
dengan
Shortcut
Menu
yang
mempermudah user untuk memilih perintah yang ingin dilakukan tanpa harus mencari dimana lokasi menu perintah yang diinginkan tersebut berada. Untuk menampilkan Shortcut Menu ini adalah dengan mengklik kanan pada halaman presentasi yang sedang dikerjakan.
4
1. Cut : untuk menyalin objek dan sekaligus menghapus objek yang disalin 2. Copy : untuk menyalin objek tanpa harus menghapus objek yang disalin 3. Paste : untuk memindahkan objek yang disalin pada posisi yang dituju 4. Ruler : untuk menampilkan garis sebagai petunjuk ukuran pengetikan yang berada di atas dan samping kiri slide 5. Grid and Guides : untuk menampilkan grid dan garis petunjuk pada slide 6. Slide Design : untuk menampilkan template, warna maupun animasi yang akan digunakan 7. Slide Layout : untuk menampilkan format tampilan text maupun isi dari slide 8. Background : untuk mengatur model background yang akan digunakan pada slide 9. Slide Transition : untuk mengatur transisi pada naskah maupun slide
D. Toolbar Toolbar adalah daftar shortcut yang berguna untuk mempermudah user dalam melakukan pekerjaannya sehubungan dengan dokumen presentasi yang sedang
5
dikerjakan. Cara menggunakan salah satu dari shortcut yang ada pada toolbar adalah dengan mengklik pada gambar iconnya Standard Toolbar berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Standard Toolbar :
1. New : memulai membuat dokumen presentasi baru. 2. Open : membuka suatu dokumen presentasi. 3. Save : menyimpan dokumen presentasi. 4. E-mail : mengirim dokumen presentasi melalui e-mail. 5. Print : mencetak dokumen. 6. Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak. 7. Spelling and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks pada suatu dokumen. 8. Research : melakukan pencarian kata pada dokumen. 9. Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus). 10. Copy : menggandakan teks. 11. Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut. 12. Format Painter : melakukan format terhadap suatu teks dengan menyalin format dari teks lain dengan menggunakan painter. 13. Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks. 14. Redo : mengulang kembali suatu efek pada teks, yang tadi telah dibatalkan. 15. Insert Chart : menyisipkan grafik pada dokumen presentasi. 16. Insert Table : menyisipkan tabel pada dokumen presentasi. 17. Tables and Borders : memberikan garis / pinggiran (border) pada tabel. 18. Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau web page untuk link dari dokumen tersebut.
6
19. Show Formatting : menampilkan format dari teks. 20. Show / Hide Grid : menampilkan garis-garis (grid) pada dokumen untuk membantu user mnegatur posisi objek pada dokumen presentasi tersebut. 21. Color / Grayscale : menentukan format teks berwarna atau abu-abu. 22. Sum
:
melakukan
perhitungan
dengan
menggunakan
rumus,
baik
penjumlahan (sum), mencari rata-rata (average), nilai maksimum (max) dan lain sebagainya. 23. Microsoft Power Point Help : memberikan dokumentasi bantuan bagi user yang mengalami kesulitan dalam menggunakan Microsoft Power Point. Formatting Toolbar berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Formatting Toolbar :
1. Font : menentukan jenis huruf. 2. Font Size : menentukan ukuran huruf. 3. Bold : memberikan efek tebal pada huruf. 4. Italic : memberikan efek miring pada huruf. 5. Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf. 6. Shadow : memberikan bayangan pada teks. 7. Align left : format teks rata kiri pada halaman. 8. Center : format teks rata tengah pada halaman. 9. Align Right : format teks rata kanan pada halaman. 10. Numbering : membuat daftar angka. 11. Bullets : membuat daftar kalimat dengan menggunakan bullets. 12. Increase Font Size : menambah ukuran teks. 13. Decrease Font Size : mengurangi ukuran teks.
7
14. Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri). 15. Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan). 16. Font Color : memberikan warna pada teks. 17. Design : mengatur design suatu presentasi meliputi template, warna dan animasi. 18. New Slide : membuat slide presentasi baru.
II.
BEKERJA DENGAN MICROSOFT POWER POINT A.
Membuat Dokumen Baru Untuk memulai membuat suatu presentasi, buat dokumen presentasi baru dengan memilih menu File → New, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan. Kemudian pilih Blank Presentation. Selain itu dapat juga dengan mengklik icon New
, yang terdapat pada Standard Toolbar. Cara
lain dapat juga dengan menggunakan shortcut yaitu dengan menekan Ctrl + N pada keyboard.
8
Setelah itu, akan keluar daftar tampilan slide (layout) yang dapat dipilih. Daftar tampilan slide tersebut seperti terlihat pada gambar berikut :
Setelah salah satu layout yang diinginkan dipilih dengan cara mengklik layout yang diinginkan, maka akan terbuka suatu halaman atau slide presentasi baru yang telah dapat dikerjakan.
B.
Menyimpan Dokumen Presentasi Menyimpan dokumen presentasi dapat dilakukan dengan cara mengklik menu File → Save atau klik Toolbar
atau dengan menekan tombol
Ctrl + S
9
Selanjutnya akan tampak seperti gambar kanan atas, penyimpanan dapat dilakukan dengan memberikan nama file pada combo box file name. Sementara tipe penyimpanan juga dapat dipilih pada combo box dibawahnya. Tipe penyimpanan dapat berupa file presentasi, web maupun image. Apabila file sudah disimpan dan akan disimpan dengan nama lain dapat dilakukan dengan mengklik file → save as kemudian combo box file name, nama file yang sudah ada diganti dengan nama baru.
C.
Membuka Dokumen Presentasi Selain membuat dokumen presentasi baru, user juga dapat memperbarui presentasi yang telah ada. Buka terlebih dahulu dokumen presentasi yang akan diperbarui dengan memilih menu File → Open, atau dengan mengklik icon Open
yang terdapat pada Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah
ini adalah Ctrl+O. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, pilih lokasi dimana dokumen presentasi tersebut disimpan, caranya adalah klik tanda panah pada
10
combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen presentasi tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol open. Microsoft Power Point akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user langsung dapat melakukan perubahan pada dokumentasi presentasi tersebut.
D.
Mengatur Tampilan Teks Untuk melakukan pengaturan terhadap teks, tandai terlebih dahulu teks yang akan diformat tersebut. Kemudian, pilih menu Format → Font, selanjutnya akan tampil kotak dialog.
11
Pengaturan huruf atau teks yang dapat diatur pada kotak dialog ini hampir sama dengan pengaturan teks pada aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel, yaitu sebagai berikut : 1. Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font. 2. Font Style : Bentuk penyajian huruf. Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. 1. Reguler : Huruf tampilan biasa 2. Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl + I atau klik icon Italic
yang terdapat pada Formatting Toolbar.
3. Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold
yang terdapat pada Formatting Toolbar.
4. Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline
yang terdapat pada Formatting
Toolbar.
12
5. Size : Ukuran huruf.
Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-
angka yang terdapat pada combobox Size. 6. Font Color : Warna Huruf Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan mengklik icon Font Color
yang
terdapat pada Formatting Toolbar. 7. Effect : Efek pada suatu teks. Underline : Efek garis bawah pada tulisan. Contoh : underline.
Superscript : Huruf pada posisi atas. Contoh : 2
5
Subscript : Huruf pada posisi bawah. Contoh : O2 Shadow : Huruf memiliki bayangan. Contoh : dengan mengklik icon shadow Contoh :
Perintah ini juga dapat dilakukan pada Formatting Toolbar. Emboss.
Beberapa jenis pengaturan teks ini dapat juga dilakukan
melalui shortcut icon yang terdapat pada Formatting Toolbar atau melalui Shortcut Menus dengan mengklik kanan pada teks yang telah ditandai tersebut, kemudian pilih menu Font.
E.
Mengatur Posisi Teks Pasisi teks pada kotak area yang terdapat di suatu slide presentasi dapat diatur apakah rata kiri, tengah atau kanan. Cara melakukannya adalah dengan memilih atau menandai terlebih dahulu teks yang ingin diatur posisinya, selanjutnya pilih menu Format → Alignment. 1. Right Aligning : Posisi rata kanan pada sel 2. Left Aligning : Posisi rata kiri pada sel 3. Center Aligning : Posisi rata tengah pada sel 4. Justify Aligning : Posisi rata kiri kanan
13
Pengguna juga dapat mengatur posisi teks pada suatu paragraf agar menjorok ke dalam. Untuk membuat suatu teks menjorok ke dalam (menambah inden) klik icon Increase Indent icon Decrease Indent
F.
dan untuk mengurangi inden suatu teks klik yang terdapat pada Formatting Toolbar.
Mengatur Daftar Kalimat (Bullets and Numbering) Apabila user ingin membuat suatu daftar kalimat pada slide presentasi, maka pilih layout Title and Teks. Daftar kalimat ini, terdiri atas dua bentuk : 1. Bullets Pada kotak area teks, user dapat langsung mengetikkan kalimat baris pertama dan selanjutnya tekan Enter, maka Microsoft Power Point akan secara otomatis mengatur tampilan menjadi daftar kalimat dengan terdapat bullets untuk setiap baris kalimat. Apabila user ingin mengganti jenis bullets tersebut, tandai terlebih dahulu kalimat untuk setiap barisnya, kemudian pilih menu Format → Bullets and Numbering. Setelah itu, pilih Bulleted pada menu atas kotak dialog, maka
14
akan tampil berbagai macam jenis bullet. Klik salah satu jenis bullet yang diinginkan diikuti dengan tombol OK.
2.
Numbering Apabila user ingin membuat kalimat penomoran atau numberring, user cukup hanya mengganti jenis bullet dengan angka. Setelah membuat daftar kalimat dengan bullet setiap barisnya, ganti bullet tersebut dengan angka. Caranya adalah tandai terlebih dahulu teks tersebut, kemudian pilih menu Format → Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Numbered pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis penomoran. Klik salah satu jenis penomoran yang diinginkan diikuti dengan tombol OK.
15
G.
Template Microsoft Power Point menyediakan template-template slide, yang dapat digunakan untuk membuat slide presentasi lebih menarik. Untuk menampilkan pilihan template slide, pilih menu Format → Slide Design. Maka akan muncul task pane di sebelah kanan layar. Kemudian pilih Design Templates pada menu pilihan di bagian atas task pane. Selanjutnya akan tampil daftar template slide, lalu klik pada salah satu rancangan yang diinginkan. Jika ingin menggunakan template slide yang tidak terdapat pada daftar pilihan tersebut atau untuk menggunakan template slide yang filenya tersimpan di komputer, klik Browse. Kemudian akan muncul kotak dialog, cari file tersebut kemudian klik tombol Apply.
16
Setelah memilih template slide yang diinginkan, maka tampilan seluruh slide yang ada pada suatu dokumen presentasi, akan menyesuaikan template slide yang telah dipiih tersebut.
H.
Memberi Warna Latar Slide Suatu slide presentasi dapat diberi warna latar, agar tampil lebih menarik. Untuk mengatur tampilan warna latar ini, pilih menu Format → Background, maka akan muncul suatu kotak dialog.
17
Pada kotak dialog yang tampil, pilih warna latar yang diinginkan. Maka warna latar slide presentasi akan berubah sesuai warna yang dipilih tersebut.
I.
Mengatur animasi pada slide Agar naskah lebih menarik, dapat ditambahkan efek animasi pada naskah dengan cara mengklik kanan pada objek (baik naskah maupun gambar) yang akan diberikan efek, kemudian diklik custom animation
18
Setelah di klik custom animation akan tampil option seperti gambar kanan atas, kemudian dapat dipilih salah satu efek yang diinginkan.
J.
Mengatur transisi slide Selain efek animasi pada objek, slide presentasi juga dapat diberikan efek transisi, dengan cara mengklik kanan pada slide kemudian klik slide transition
Setelah diklik slide transition akan tampilan dialog box yang berisi animasi dari transisi, kecepatan transisi, efek suara, dan setting transisi menggunakan mouse atau dengan waktu.
19
K.
Menyisipkan Gambar Cara memasukkan gambar ke slide dengan mengklik insert → picture
Secara umum gambar pada slide dapat diambil dari clip art (defaultnya office) dan from file. Dengan from file gambar yang dimasukkan dapat dilakukan dengan cara menunjukkan pointer ke directory dimana gambar disimpan.
L.
Menyisipkan Film dan Suara Kebutuhan isi dari sebuah slide seringkali membutuhkan dokomen berupa film ataupun suara yang diambil dari file. Untuk mengambil film ataupun suara dapat dilakukan dengan mengklik insert → movie and sounds. Kemudian akan tampil layout seperti dibawah :
20
Untuk menyisipkan film pilih movie from file sedangkan untuk menyisipkan suara dapat memilih sound from file.
M.
Membuat Navigasi (Hyperlink) Navigasi merupakan perintah pendek yang digunakan untuk menghubungkan naskah dengan slide lain, file lain atau URL (Universal Resource Locator). Untuk membuat navigasi dapat dilakukan dengan mengeblok naskah yang diinginkan, kemudian klik kanan pilih hyperlink.
21
Addres URL
22
Untuk menghubungkan dengan slide lain dalam satu file dapat dilakukan dengan mengklik bookmark. Slide title dapat dipilih sesuai dengan yang diinginkan Sedangkan untuk menghubungkan file lain dapat dipilih current folder, kemudian pointer diarahkan melalui look in. Untuk menghubungkan dengan URL, maka tinggal menuliskan alamat URL yang diinginkan pada textbook address.
N.
Mencetak File Presentasi Setelah membuat atau mengubah suatu dokumen presentasi dan ingin mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File → Print Preview atau klik icon
pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah sesuai
dengan yang diinginkan, pilih menu File → Print (Ctrl+P), atau klik icon pada Standard Toolbar, maka akan tampil menu print seperti berikut :
23
Setelah diklik File → Print, selanjutnya akan tampil dialog box seperti berikut ini :
Gambar Kotak Dialog Printer Langkah-langkah mencetak dokumen adalah sebagai berikut : 1. Tentukan nama printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen presentasi 2. Tentukan halaman atau slide yang akan dicetak dengan menandai radio button Slides dan mengisi nomor slide awal dan akhir yang ingin dicetak, pada tempat yang ada disebelahnya. 3. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All. 4. Jika ingin mencetak lebih dari satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Handouts pada combobox Print What, selanjutnya tentukan jumlah slide yang akan dicetak untuk tiap halaman dan posisi slide yang akan
24
dicetak pada halaman (horizontal atau vertikal). Namun, jika tetap ingin mencetak satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Slides pada combobox Print What. 5. Tentukan warna hasil cetakan yang diinginkan (berwarna, abu-abu atau hitam putih). 6. Tentukan banyaknya jumlah cetakan untuk tiap halamannya pada combobox Number of copies. 7. Lalu tekan tombol OK.
25
III.
MENJALANKAN PRESENTASI Untuk menjalankan presentasi, dapat dilakukan dengan mengklik menu bar slide show → view show atau menekan tombol F5
Menjalankan Presentasi
`
26
Selanjutnya akan tampil layout di monitor seperti gambar di bawah ini
Perpindahan slide dapat dilakukan dengan menekan sembarang tombol dalam keyboard, atau menekan klik yang ada di mouse. Tetapi apabila perpindahan slide sudah di set automatic dari slide transition, maka perpindahan slide akan terjadi secara otomatis berdasarkan waktu.
27
