LA GESTIONE DELLE SCORTE IN MAGAZZINO Io credo che la figura del Responsabile di Logistica di una Azienda non sia affatto una posizione invidiabile. Penso, infatti, che la sua maggiore preoccupazione, o meglio incubo, al mattino appena sveglio sia la tranquillità che tutti i codici che verranno richiesti al magazzino nella giornata, siano effettivamente presenti. Invidio ancora meno quel Responsabile che deve gestire un magazzino ricambi e/o materie prime, per cui (a differenza di una magazzino prodotti finiti) l’approvvigionamento non avviene per fonte interna all’Azienda stessa, ma da fornitori esterni, con tutta una serie di possibili inconvenienti che possono provocare ritardi nella consegna e quindi essere non disponibili in magazzino; un buon Responsabile di Logistica, in questo caso, deve necessariamente avere la capacità di mettere in conto ogni eventuale imprevisto possa accadere. In parole povere, dovrebbe avere la sfera di cristallo!! Facile, quindi, prevedere che la più immediata reazione sarebbe quello di fare “buona scorta” di ogni materiale necessario, onde evitare i problemi sopra citati. Ma se questa operazione non viene controllata e ben gestita, si provocherebbe un esagerato “rigonfiamento” del magazzino stesso ed una spesa esagerata in materiali (di produzione ovvero di fornitura esterna) che forse non servono o che non servono in quel momento specifico. ROTAZIONE DEI CODICI Cosa si può fare, quindi, per avere un magazzino sempre snello e nel contempo non far mancare i codici che verranno richiesti? Quale può essere una spiegazione dettagliata sul concetto della giusta "rotazione della scorta" ? Innanzi tutto bisogna definire l' indice di rotazione di ciascun codice, determinando il livello di incidenza, sia esso alto o basso; ovviamente, per ciascun codice, si opererà in maniera differente, a seconda del grado di rotazione. Altro aspetto fondamentale: la metodologia di produzione. La casistica offre differenti ipotesi di lavoro: - kanban (Sistema "in traino" o "pull") secondo il quale l' ordine di un lotto di rifornimento viene emesso solo quando un lotto precedente è prelevato - sistema a punto di riordino (Sistema "in traino/tirato" o "pull" per la gestione di una scorta) che prevede l' emissione di un ordine di rifornimento quando il livello di scorta è disceso al disotto di un certo valore, detto punto di riordino o scorta minima - sistema push, nel quale gli ordini di produzione/approvvigionamento sono generati dalla programmazione per anticipare o correggere gli scostamenti della domanda La scelta della metodologia da applicare all' interno di ogni singola Azienda dipende da fattori strategici interni, dalla tipologia stessa dei prodotti, dalla stagionalità, dalla catena logistica di distribuzione, ecc..
Riferendosi, invece, alla gestione in fase di picking della scelta del prodotto da prelevare, la tipologia di regole da applicare è strettamente connessa al prodotto stesso, per cui avremo una gestione: - FIFO (first in, first out) oppure - LIFO (last in, first out) La gestione FIFO è ovviamente la più praticata e si applica tenendo una tracciabilità del lotto di produzione e quindi, in fase di picking, si preleva (a parità di codice) il prodotto del lotto più antico presente in magazzino. Nel caso di un magazzino Prodotti Finiti, tutto quanto sopra descritto è comunque strettamente legato alle caratteristiche del successivo punto della catena logistica, con particolare riferimento al potere contrattuale che l' Azienda detiene nei confronti del distributore e/o Cliente. Ovviamente, se il JIT (Just in Time) offre vantaggi al Cliente, in termini di volumetria di magazzino, analoghi sono gli svantaggi che incidono sul produttore, che quindi rischia di veder esplodere il proprio magazzino. In questo caso, pertanto, è preferibile poter ottenere i minori disagi possibili dalla politica del JIT, nei confronti del Cliente o del Distributore. Non sempre le Aziende sono in grado di prendere queste decisioni strategiche in autonomia, ma spesso si rende necessario l' intervento di un consulente di Logistica per determinare i correttivi necessari sul piano operativo, gestionale ed impiantistico. TERMINI LOGISTICI Approfondiamo però un concetto non ancora chiarito: punto di riordino, scorta minima (che poc’anzi sono stati impiegati come sinonimi) ed aggiungiamo anche il termine scorta di sicurezza. Ancora oggi, nonostante gli sforzi a livello europeo (Commissioni CEN sull’argomento) la terminologia in ambito logistica è davvero contraddittoria, al punto tale che neanche sulla parola Logistica esiste una univocità di definizione. Pertanto, lasciando da parte le terminologie tecniche, tentiamo di esplicitare il concetto in maniera più chiara, utilizzando un esempio. Prendendo in esame un Magazzino Ricambi di una Acciaieria, al suo interno è presente una quantità di codici molto elevata con una difformità (in termini di dimensioni peso e volume) praticamente costante. Per ciascun codice, ovviamente, si conosce la storia, intesa come provenienza, ubicazione in magazzino, quantità presente, destinazione, ecc.. Ma soprattutto, si conosce il tempo medio di approvvigionamento dal momento dell' ordine sino alla consegna in stabilimento. Bisogna precisare che un codice ricambio in una acciaieria, talvolta ha un valore (in termini economici) ben superiore al valore di acquisto; l' assenza del ricambio,
talvolta, genera un blocco in Stabilimento che può creare un danno economico molto maggiore al valore intrinseco del ricambio stesso. Prendiamo come esempio, un cuscinetto del carrello di traslazione di un carroponte di colata; il valore reale di questo ricambio non supera generalmente 500 Euro. Ma cosa accade in caso di rottura, nella malaugurata ipotesi che il ricambio non sia disponibile in magazzino? Si provoca un fermo di produzione, poiché il convertitore LD (cioè dove avviene la trasformazione della ghisa in acciaio fuso) non è in grado di essere idoneamente svuotato e l’acciaio non viene consegnato alla colata continua (o lingottiere) tramite il carroponte. Inoltre, l’acciaio presente nel convertitore, al momento del guasto, deve comunque essere svuotato (entro un tempo comunque ridotto) anche a costo di farlo colare per terra! Un blocco di questo tipo, può costare all’Azienda decine e decine di migliaia di Euro!! Quindi, un ricambio, dal valore intrinseco insignificante, assume un valore reale decisamente elevato. Ecco perché è assolutamente fondamentale che il ricambio sia sempre presente in Magazzino e con una quantità sufficiente da garantire le richieste di Stabilimento. In questo caso, punto di riordino, scorta minima assumono un significato pressoché identico, perché avvengono nello stesso istante. Infatti, raggiunto il limite minimo, oltre il quale è reale il pericolo di rimanere in magazzino senza il codice, si procede immediatamente all' acquisto. Ovviamente, questa metodologia ha un rischio molto elevato: se per una qualsiasi ragione la consegna avviene in ritardo, può accadere che il Magazzino rimanga sprovvisto del codice richiesto, con tutti i problemi che ne conseguono. Ecco perché molte Aziende adottano un sistema "preventivo" e programmato degli acquisti. Con cadenza programmata, ad esempio mensile, l' Azienda verifica le quantità di ciascun codice presente in magazzino, verificando lo scostamento della quantità dal livello minimo stabilito. Se il consumo medio del codice provocherebbe un "warning" per il raggiungimento di livello minimo prima della prossima verifica, si procede all' acquisto del codice. A questo algoritmo, inoltre, si può aggiungere un calcolo sullo storico del periodo in esame ed anche una analisi di eventuali operazioni programmate che possono coinvolgere uno o più codici specifici. Questa metodologia, diminuisce, almeno in parte, il rischio di rimanere sprovvisti di un codice nel Magazzino. In definitiva: punto di riordino, scorta minima e scorta di sicurezza spesso hanno lo stesso significato semplicemente perché avvengono contemporaneamente. Però, modificando (anche di poco) la metodologia di acquisto, i 3 termini possono assumere significato e/o momento differente.
Per concludere questo argomento, se vogliamo dare definizioni specifiche per i 3 concetti, possiamo così esplicitarli: Punto di riordino: momento che prevede l' emissione di un ordine di rifornimento quando il livello di scorta è disceso al disotto di un certo valore. Il punto di riordino è di solito calcolato considerando come il consumo atteso durante il tempo di attesa del ripristino della scorta più la scorta di sicurezza
Scorta minima: la scorta necessaria minima che può essere consumata nel periodo che intercorre tra il momento dell' ordine e la consegna del materiale. Scorta di sicurezza: La scorta di riserva che serve per far fronte a eventi inattesi (come differenze tra il consumo effettivo e quello previsto, o tra i tempi di consegna effettivi e quelli attesi). ORGANIZZAZIONE DEI RIMPIAZZI E SEQUENZA DI EVASIONE ORDINI Volendo, in definitiva, riepilogare e tenere conto delle differenti tipologie di magazzino, possiamo classificare, a grandi linee, i magazzini in: Tipo A - magazzini materie prime, intermedi tra le lavorazioni, prodotti finiti: questi tipi di magazzini hanno la funzione di polmone e sorgono in ogni punto della catena logistica in cui si presenta una variazione dei flussi di ingresso e di uscita delle merci, ad esempio tra due tipi di impianti che hanno una propria cadenza di produzione e quindi una cadenza di entrata dei materiali e conseguentemente di uscita. Il magazzino deve fare si che il materiale prodotto dall' impianto a monte trovi sempre posto e l' impianto a valle (o filiera logistica) sia sempre rifornito. Sembrerebbe che il magazzino debba avere una capacità infinita, ma non è cosi. Effettuando alcuni calcoli, abbastanza semplici, si può definire, con una buona approssimazione, la capacità ottimale del magazzino. In casi molto complessi, per esempio nella sequenza acciaieria, tubificio, linee di finimento, si può fare ricorso alla Ricerca Operativa costruendo un modello matematico degli impianti in gioco, sostanzialmente ricorrendo ad una simulazione matematica. Per quanto riguarda la sequenza di evasione degli ordini, questa dipende in gran parte dagli impegni presi dal servizio commerciale, ma genericamente si può dire che viene data la precedenza agli ordini urgenti, a ordini di materiale deteriorabile ed infine si deve tenere conto del sistema di consegna, ivi compresi i tempi di percorrenza della merce per arrivare a destinazione. Tipo B - magazzini ricambi di stabilimento: sono i magazzini che contengono i pezzi di ricambio necessari al buon funzionamento degli impianti di uno stabilimento. Tra i più complessi sono i magazzini ricambi di stabilimenti siderurgici, chimici e delle aziende di trasporto pubblico cittadino (autobus, metropolitane ecc.). Il magazzino generale è generalmente composto da diverse sezioni a seconda dei materiali da immagazzinare: materiali cassettabili, pallettizzabili, di grandi dimensioni. Avendo una capacità di immagazzinamento talvolta anche di decine di migliaia di codici, deve essere inserito nel calcolatore di gestione un software adeguatamente realizzato, che per ogni codice conosca il "livello di scorta minima" e quindi il "punto di riordino", cioè il momento in cui effettuare il rimpiazzo, che deve essere nel momento in cui in magazzino sono presenti tanti pezzi di quel codice sufficienti a coprire il tempo di approvvigionamento più una certa scorta di sicurezza. La sequenza di evasione ordini dipende dalle richieste di pezzi di ricambio dei vari utenti che sono programmate per le manutenzioni ordinarie e urgenti in caso di rotture accidentali.
