MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL

Aprobación:15-10-2010

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General - Oficina de Planeación Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

Presidente de la República

Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR

Ministro de Defensa Nacional

Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Policía Nacional

Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN

Subdirector General Policía Nacional

Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN

Inspector General Policía Nacional

Brigadier General JOSÉ ROBERTO LEÓN RIAÑO

Director de Seguridad Ciudadana

Contenido

Contenido PRESENTACIÓN.............................................................................................. 7 RESOLUCIÓN................................................................................................... 9

1

GENERALIDADES

1.1

DEFINICIÓN..................................................................................................12

1.2

FINALIDAD....................................................................................................12

1.3

ÁMBITO DE APLICACIÓN............................................................................12

1.4

ALCANCE LEGAL.........................................................................................12

1.5

MARCO CONCEPTUAL................................................................................12

1.5.1

Concepto de control......................................................................................12

1.5.2

Concepto de control interno..........................................................................13

2

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIÓN

2.1

ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL..........................................................................16

2.2

ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL.........................................17

3

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

3.1

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.....................................20

3.2

PROCESOS..................................................................................................20

3.2.1

Procedimientos..............................................................................................20

3.2.2

Políticas de operación...................................................................................20

3.3

PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES..................20

3.3.1

El Programa Anual de Auditorías..................................................................21

3.3.2

Auditoría interna............................................................................................21

3.3.3

Informe ejecutivo anual.................................................................................22

3.3.4

Informe de control interno contable...............................................................22

3.3.5

Autoevaluación..............................................................................................22

3.3.6

Subcomités de control interno y calidad........................................................23

Manual de Control Interno de la Policía Nacional


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4

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.3 4.4 4.5

4.5.1 4.5.2 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7 4.6.8 4.6.9

5

QUÉ SE DEBE CONTROLAR CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.....................................26 Control al direccionamiento estratégico........................................................26 Control a la gerencia de procesos.................................................................26 Control a la gestión del talento humano........................................................26 CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD..................................27 CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN.......................................................27 CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN.......................................................28 CONTROL A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS Y LA GESTIÓN ESTRATÉGICA A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN..........................................................................29 Autoevaluación de la gestión de los procesos..............................................30 Autoevaluación de la gestión estratégica......................................................31 OTROS ASPECTOS A CONTROLAR...........................................................32 Evaluación de la rendición de cuentas..........................................................32 Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias.......................................32 Evaluación de la satisfacción del cliente.......................................................32 Evaluación del cumplimiento del Plan Estratégico Institucional....................32 Evaluación del desempeño de los procesos.................................................33 Seguimiento y medición del producto o servicio...........................................33 Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo..............................33 Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme..................................................................................33 Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.................................33

LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL

5.1 ANÁLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES.......................................36 5.1.1 Análisis de causas con enfoque preventivo..................................................36 5.1.2 Análisis de causas con enfoque prospectivo................................................36 5.1.3 Análisis de causas con enfoque reactivo......................................................36 5.2 FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO..............................36 GLOSARIO...................................................................................................................39 ANEXOS .....................................................................................................................49

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Presentación

Presentación El control es un plan que prevé todas las medidas administrativas necesarias en la Institución, para el logro del direccionamiento estratégico, del modelo de operación por procesos y del direccionamiento del talento humano; en este plan se establecen las políticas y procedimientos que persigue la Policía Nacional con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y objetivos programados. Desarrollar un buen sistema de control interno se convierte en una herramienta que brinda una seguridad razonable para que los objetivos institucionales se cumplan, empleando para ello la evaluación independiente aplicada a través de las auditorías internas y una autoevaluación que permita a cada comandante, director o jefe de unidad, verificar su propia gestión y de esta manera su aporte a los compromisos que la Institución ha adquirido con el Gobierno y con los ciudadanos; de ahí que la efectividad del control interno dependa de gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña, administra y vigila el control interno de la entidad, actividad en la cual estamos comprometidos todos. El control interno es de vital importancia para la optimización de las operaciones y el crecimiento de la Institución, tanto en lo administrativo como en lo operacional, y beneficia desde quienes estamos encargados de dirigirla, hasta el propio ciudadano, quien tendrá un mayor grado de confianza sobre la entidad, la cual, a través de su propio autocontrol, prevalecerá en el tiempo aportando beneficios a la seguridad y estabilidad del país. El presente manual compila los conceptos y la metodología para ejercer el control interno en la Policía Nacional, a partir del concepto de control interno definido por el MECI 1000:2005 versión 2, la conceptualización institucional del proceso de control interno, los procedimientos de auditoría, el fomento de la cultura del control, los subcomités de control interno y de calidad, la metodología para el ejercicio de la autoevaluación del control a los procesos y procedimientos, la valoración del estado de operacionalización de los 29 elementos de control del sistema de control interno, y culmina con una metodología para la autoevaluación de la gestión de los procesos y de la estrategia; todos estos aspectos enfocados a la identificación de desviaciones que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Este documento se convierte en la herramienta base para la aplicación del control interno en la Institución y tiene como propósito asegurar la eficiencia, eficacia y transparencia del ejercicio de las funciones de la Policía Nacional y de los servidores públicos,



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integrantes de la misma, desarrollando sus competencias con el fin de mejorar la prestación del servicio de policía en cumplimiento de la misión constitucional y de los fines esenciales del Estado.

Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Policía Nacional de Colombia

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Publicación basada en la

Resolución No. 03296 del 15 de octubre de 2010, mediante la cual el Director General expide el

Manual de Control Interno de la Policía Nacional.


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CAPÍTULO

GENERALIDADES

1.1. DEFINICIÓN El Manual de Control Interno se define como el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, en aras de ejercer un adecuado control en la entidad y así brindar una seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarán.

1.2. FINALIDAD Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y la estrategia, en todos los niveles (estratégico, táctico y operativo) del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional y unificar criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para mejorar el desempeño de la Policía Nacional y la calidad de su servicio.

1.3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos y unidades que conforman los niveles estratégico, táctico y operacional de la Policía Nacional.

1.4. ALCANCE LEGAL Las normas y parámetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos legales establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la Policía Nacional, y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incorporada al Sistema de Gestión Integral.

1.5. MARCO CONCEPTUAL El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 versión 2, en la norma técnica NTC ISO 19011, en la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009, en el modelo “Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission” (C.O.S.O.), en la Guía “Rol de las Oficinas de Control Interno” emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, y comprende los conceptos, herramientas y metodologías necesarios para el ejercicio del control interno y su contribución para la mejora continua de la Institución y la calidad de su servicio. Para tal fin se requiere conocer de manera introductoria los siguientes conceptos:

1.5.1.

Concepto de control

Control es el acto o el poder de dominar, dirigir, regular, comandar, controlar; también es la situación de estar bajo el dominio, dirección, regulación o comando de algo o de

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Generalidades

alguien; de otro lado se entiende como el mecanismo legal o institucional de regulación o restricción; y por último como el estándar de comparación en la experimentación científica1. También se define como la función que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecución de un programa, proyecto u operación de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realización de sus objetivos2. El control debe contener como mínimo los siguientes elementos: • Criterio: documento de regulación externa o autorregulación que dicta normas, lineamientos o parámetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestión Integral. • Comparación: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparándolo con la forma real como se aplica en la Institución. • Toma de decisión: la aplicación del control no es completa si no conlleva a la identificación de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia.

1.5.2.

Concepto de control interno

Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional3. El modelo C.O.S.O. define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: • Eficacia y eficiencia de las operaciones • Fiabilidad de la información financiera • Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables4.

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Fuente: es.wiktionary.org/wiki/control Fuente: www.elauditor.info/dicc_amp.php Manual de implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI 1000:2005. SEGUNDA VERSIÓN. Pg. 3 Informe C.O.S.O. (Committee of Sponsoring Organizations of Tread-way Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting) Pg. 3



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CAPÍTULO

EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIÓN

Si se observan apartes de la definición establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública en el Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el control interno se define como “el conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad…”; esto implica que todos y cada uno de los servidores públicos, uniformados o no uniformados, integrantes de la Institución, están comprometidos con el ejercicio del control. Es necesario entonces aplicar, por parte de quienes integran la Policía Nacional, los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, que permitan controlar el trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los lineamientos institucionales y legales establecidos.

2.1. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL En la Policía Nacional de Colombia, el Área de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 3º, a saber: • Evaluación y seguimiento. Por medio de las auditorías internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías, las cuales pueden ser: auditorías integrales, auditorías específicas, auditorías de seguimiento y auditorías de calidad. • Asesoría y acompañamiento. A través de los informes de las auditorías internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos y unidades, aportando herramientas a la alta dirección para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de Gestión Integral. De otro lado, ejerciendo la secretaría técnica del Subcomité Central de Control Interno y Calidad se acompaña el seguimiento a los compromisos de mejoramiento adquiridos por los dueños y responsables de los procesos. • Fomento de la cultura del control. Realizado a través de un programa anual de actividades de sensibilización, que socializa y actualiza al personal de las diferentes unidades policiales en el nivel central y desconcentrado, sobre los lineamientos que en materia de control interno, Sistema de Gestión Integral y mejora continua son expedidos por la Oficina de Planeación como dueña de los procesos de “Direccionamiento Estratégico” y “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral”, y por el Área de Control Interno como dueña de los procesos de “Control Interno” y “Mejora Continua”. • Relaciones con entes externos. Encarga al Área de ser el enlace entre los entes de control externo como Contraloría General de la República, Ministerio de Defensa Nacional, Alta Consejería para la Presidencia, Departamento Administrativo de la Función Pública, Contaduría General de la Nación, entre otras; para requerir infor-

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El ejercicio del Control Interno en la Institución

mación dentro de la Institución necesaria para la presentación de los informes que solicitan dichos entes de control, tales como: plan de mejoramiento institucional ante CGR, informes de avance trimestrales de los planes de mejoramiento, informes de austeridad en el gasto público, informes de gastos de funcionamiento, informes de control interno contable, informe ejecutivo anual, informe de hallazgos representativos detectados por la Oficina de Control Interno dentro del Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción. • Valoración del riesgo. Realizada en el marco de la evaluación independiente, detectando de forma anticipada la ocurrencia de eventualidades que obstaculicen el cumplimiento de los objetivos institucionales e informándolas a los dueños de proceso y la alta dirección, para que se adelanten las acciones preventivas que sean del caso. • Frente al proceso “Control Interno”. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control Interno”. Se encarga de liderar la gestión y el control del proceso, emitiendo los lineamientos en materia de evaluación independiente, evaluación del sistema de control interno, autoevaluación del control y autoevaluación de la gestión, socializando y verificando constantemente su correcta aplicación. • Frente al proceso “Mejora Continua”. Promueve la identificación de oportunidades de mejoramiento y el cierre del ciclo de mejoramiento continuo “PlanearHacer-Verificar-Actuar” (P.H.V.A.) en la Institución, que coadyuvan al incremento en el desempeño de los procesos que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, así como la búsqueda permanente de la mejora en la calidad del servicio. • Frente al Subcomité de Control Interno y Calidad. El Área de Control Interno es la encargada de realizar la secretaría técnica del Subcomité Central de Control Interno y Calidad y emite los lineamientos que se requieran en la Institución para el adecuado funcionamiento de estos subcomités, como elemento de control y monitoreo periódico de los subsistemas, componentes o elementos que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional.

2.2. ROL DE LAS UNIDADES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Es ineludible la responsabilidad que sobre el control interno recae en todas y cada una de las unidades policiales que conforman la estructura orgánica de la Policía Nacional; el principio de autocontrol es fiel ejemplo de ello, por tanto se requiere de la participación activa de todos los integrantes de la Institución para el éxito del proceso “Control Interno” y del Sistema de Control Interno, como eje fundamental para brindar a la alta dirección y la comunidad policial en general, seguridad razonable de que los objetivos y metas institucionales se alcanzarán.



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Las unidades policiales en todos los niveles (estratégico, táctico y operacional), como dueñas, responsables o ejecutoras de procesos, y comprometidas en la contribución para el logro de los objetivos estratégicos que conlleven a la Meta Estratégica Grande y Ambiciosa (M.E.G.A.), deberán ejecutar adecuadamente los elementos de control del Sistema de Control Interno que le apliquen, así como implementar correctamente los puntos de control que aseguren que las actividades críticas de procesos y procedimientos se cumplan, facilitando el logro de los objetivos tanto en los procesos como en la estrategia. Como elemento de consulta permanente, y con el compromiso que debe ser actualizado periódicamente por el dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral”, en la medida que se emita doctrina institucional por parte de los diferentes dueños de proceso, se presenta en el Anexo No. 1 del presente manual, una tabla que resume las evidencias mínimas que posee la Institución para cumplir y dar aplicación a los 29 elementos de control del Modelo Estándar de Control Interno.

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CAPÍTULO

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL

3.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL El mando institucional dispuso la expedición de un Manual del Sistema de Gestión Integral, que describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactúan, las reglas básicas para su adecuado funcionamiento y, en general, cada uno de los métodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano y todos los recursos necesarios para lograr con éxito la labor de dar seguridad a los colombianos. Dicho manual resulta el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestión Integral, puesto que la Institución debe aplicarlo en todos sus niveles para contribuir al logro de los objetivos.

3.2. PROCESOS Los procesos en sí mismos se convierten en herramientas para el control, puesto que cuentan en su estructura con varios apartes que sirven para tal fin, como son las entradas y salidas, los documentos asociados, los instrumentos de seguimiento y evaluación, las actividades de verificar, los puntos de control, los riesgos y las políticas de operación; incluso la matriz de características y estándares, así como la matriz de productos, usuarios y clientes cuando aplique, puesto que se convierten en criterios que al compararlos con la realidad (forma como son aplicados realmente en su ejecución) y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol.

3.2.1. Procedimientos Además de las definiciones que emita el proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral” sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad o tarea de un proceso, es decir, especifican el método o secuencia lógica con la que deben operar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan. Esto los cataloga como criterio de control, y al verificarlos o compararlos contra la forma en la que se aplican en la realidad, son punto de partida para la toma de decisiones hacia la mejora de los mismos y de los procesos que componen.

3.2.2. Políticas de operación Se considera como otro criterio para el ejercicio del control, puesto que definen las directrices para garantizar el éxito de la operación del proceso, asegurando que las actividades críticas del proceso coadyuven al logro de los objetivos del mismo.

3.3. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que

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Herramientas para el Control

permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el sistema y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la Institución y en cada proceso que la compone. Busca garantizar el examen autónomo y objetivo del Sistema de Gestión Integral y comprende los procedimientos necesarios para dinamizar el control como insumo para la mejora continua institucional. Este proceso está compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institución de que los objetivos se alcanzarán, tales como:

3.3.1. El Programa Anual de Auditorías Compila y agenda los ejercicios de evaluación independiente que en la Institución se van a realizar durante cada vigencia, generando con ello un orden en el control que se ejercerá sobre muchos de los componentes del Sistema de Gestión Integral, para detectar oportunamente las debilidades y oportunidades de mejoramiento que permitirán al sistema madurar y adquirir solidez, contribuyendo con ello a la estabilidad de la Policía Nacional. En la Policía Nacional para el inicio de cada vigencia se genera un acto administrativo que expide el programa anual de auditorías.

3.3.2. Auditoría interna Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. La auditoría interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del sistema, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. Las clases de auditorías que realiza el Área de Control Interno son: • Auditorías internas integrales. Evalúan y verifican todos los aspectos de una unidad policial o proceso, de tal manera que se obtenga una visión completa del estado en que se encuentra y se promueva la identificación de oportunidades de mejoramiento. • Auditorías internas específicas. Generalmente ordenadas por la alta dirección y realizadas extraordinariamente al programa anual de auditorías, para evaluar, verificar, medir, o establecer el estado actual de un proceso, procedimiento o aspecto puntual, sobre el cual se requiere tomar medidas o decisiones inmediatas.



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• Auditorías internas de seguimiento. Permiten identificar el grado de cumplimiento y efectividad de los planes de mejoramiento y así determinar si la mejora continua está arrojando los resultados esperados. • Auditorías internas de calidad. Evalúan el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública o la norma ISO 9001 que se encuentre vigente, para efectos de establecer el grado de conformidad del sistema y su nivel de preparación para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

3.3.3.

Informe ejecutivo anual

Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública para evaluar el Sistema de Control Interno. En la actualidad se le incorporaron algunos elementos para evaluar aspectos clave del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta evaluación permite identificar las oportunidades de mejoramiento de los dos sistemas, que de manera estructural se aplicarán en la Institución, para contribuir al aseguramiento de los objetivos. En la Institución esta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Función Pública, interviniendo, entre otras, las Oficinas de Planeación, Control Interno, Secretaría General, Dirección Administrativa y Financiera, Inspección General, Dirección de Talento Humano. El informe es generado en un aplicativo vía web, que incluye varias encuestas a manera de listados de chequeo y las conclusiones formuladas a partir de los resultados de cada elemento, componente y subsistema del Sistema de Control Interno, así como de los requisitos más relevantes del Sistema de Gestión de la Calidad.

3.3.4.

Informe de control interno contable

Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación independiente a los estados contables y a la información soporte que los genera, permitiendo emitir un concepto sobre la efectividad de los controles que posee la Institución para garantizar una información contable veraz, oportuna y que contribuya a la acertada toma de decisiones.

3.3.5.

Autoevaluación

La autoevaluación es uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno que permite determinar el estado, aplicación y efectividad de los controles, así como el análisis de los resultados de la gestión en procesos y estrategia basada en indicadores. Se divide en dos: • Autoevaluación del Control. La autoevaluación del control en la Policía Nacional permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos que buscan asegurar el cumplimiento de sus objetivos. La autoevaluación del control, además, permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de Control Interno

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Herramientas para el Control

en cada unidad y en la Institución, estableciendo el grado de avance en la implementación del Sistema de Control Interno y la efectividad de su operación. • Autoevaluación de la Gestión. Se define la “autoevaluación de la gestión” como el elemento de control que, basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la Policía Nacional, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identifica las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad, hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. La autoevaluación de la gestión favorece el monitoreo de los factores críticos de éxito de los procesos y de la estrategia, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia o meta, para establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación y la satisfacción de los objetivos de la entidad.

3.3.6. Subcomités de control interno y calidad Adicional a lo establecido en la resolución que se encuentre vigente sobre el particular, que regule el funcionamiento de los Subcomités de Control Interno y Calidad en la Institución, estos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la Institución. Deben ser los escenarios para verificar, revisar, evaluar, medir, realizar seguimiento y monitoreo a cualquier tema del ámbito institucional, para identificar oportunamente las debilidades y promover la toma de decisiones, a través de la formulación de acciones de mejoramiento que permitan reencauzar en los niveles estratégico, táctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeño de los mismos. Existen tres tipos de subcomités en la Policía Nacional: • Subcomité central de control interno y calidad. Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el director o subdirector general, en el que dirimen y toman decisiones de carácter institucional en cualquier ámbito o tema que afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión Integral. • Subcomités regionales de control interno y calidad. Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de región de policía e integrado de conformidad con la estructura orgánica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y demás unidades de tercer nivel, en los ámbitos operativo, administrativo y docente, según sea el caso. • Subcomités locales de control interno y calidad. Presidido por los directores, comandantes o jefes respectivos de unidades de tercer nivel como: policías metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formación, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y demás unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los ámbitos operativo, administrativo y docente, según sea el caso.



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CAPÍTULO

QUÉ SE DEBE CONTROLAR

A partir de esta sección, el Manual de Control Interno presentará los sistemas, subsistemas, componentes o elementos que deben ser controlados y explica la metodología para tal fin.

4.1. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL El control al Sistema de Gestión Integral es el más complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución; sin embargo, la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:

4.1.1.

Control al direccionamiento estratégico

Debe ser evaluado en primera instancia por la Oficina de Planeación como dueña del proceso “Direccionamiento Estratégico”, dentro de la evaluación del desempeño del mismo, realizada a través de la medición y análisis a sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad. De otro lado, realiza la medición y análisis a los indicadores del cuadro de mando integral institucional y del cuadro de mando integral de cada dirección y oficina asesora. Esta evaluación permite medir la gestión en la estrategia y detecta desviaciones u oportunidades de mejoramiento. Similares herramientas emplea el evaluador independiente y evaluador externo para identificar en un ejercicio de auditoría, por medio de la comparación de evidencias reales contra el criterio de auditoría (que para el caso son las metas establecidas para los indicadores del cuadro de mando integral o del proceso), para brindar a la alta dirección información que conduzca a la toma de decisiones para la mejora.

4.1.2.

Control a la gerencia de procesos

Se debe evaluar el modelo de operación por procesos, las caracterizaciones de los procesos, la documentación de los procedimientos, la interacción entre procesos, las responsabilidades y autoridades sobre los procesos, la administración del riesgo y la gestión ambiental y toma como punto de comparación los lineamientos establecidos en el Manual del Sistema de Gestión Integral, con sus anexos, las actividades del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral” y de los procedimientos que de este se desprendan.

4.1.3.

Control a la gestión del talento humano

Se evalúa a través del proceso “Direccionamiento del Talento Humano” con sus despliegues y procedimientos, del “Modelo de Gestión Humana Fundamentado en Competencias”, además, mediante los objetivos estratégicos de la perspectiva “Cliente Interno” y del eje estratégico “Talento Humano” de los mapas estratégicos que se encuentren vigentes en la Institución; para identificar oportunidades de mejoramiento en aras de incrementar el desempeño de este componente básico del Sistema de Gestión Integral.

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Qué se debe controlar

4.2. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Este control se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los requisitos, los principios, los procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, contemplados en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 que se encuentre vigente. El control a este Sistema en la Institución se realizará a través de la autoevaluación del control, de las auditorías internas de calidad y de las auditorías realizadas por el ente certificador.

4.3. CONTROL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN El control a la aplicación y efectividad de los 29 elementos que componen el Sistema de Control Interno se realiza por medio de la autoevaluación del control, de la evaluación independiente al sistema de control interno con el ejercicio de auditorías internas, y por medio del informe ejecutivo anual. Para enriquecer el contenido del presente manual se profundizará sobre la forma de ejercer control sobre el sistema de control interno por medio de la autoevaluación del control, así: • La herramienta de autoevaluación de los elementos de control del sistema de control interno para cada unidad es la lista de chequeo (Anexo 2) del presente manual. • Son responsables de autoevaluar los elementos de control del sistema de control interno todas y cada una de las unidades policiales, de acuerdo con su nivel. • Cada unidad policial (regiones de policía, policías metropolitanas, departamentos de policía, escuelas de formación, colegios de bienestar, seccionales de sanidad, centros vacacionales, centros sociales) presenta a la unidad inmediatamente superior, de acuerdo con la estructura orgánica de la Policía Nacional, una sola autoevaluación consolidada de los elementos de control del sistema de control interno presentes en su unidad. • Con base en lo anterior, las unidades del nivel central (direcciones y oficinas asesoras), una vez recibida la autoevaluación de sus unidades desconcentradas y de sus dependencias subordinadas, presentan una sola autoevaluación consolidada ante el dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral”. • El dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral”, con base en los resultados obtenidos de la autoevaluación de los elementos de control del sistema de control interno en las unidades de primer, segundo y tercer nivel, aplicará, con su equipo de mejora, las acciones de mejoramiento al control que sean necesarias utilizando para ello la metodología establecida por el proceso “Mejora Continua” que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial.



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• Las unidades policiales, para obtener la información de su autoevaluación, pueden efectuar muestras selectivas de sus unidades desconcentradas y dependencias subordinadas, previendo para las unidades operativas incluir, entre otras, estaciones de Policía; esta muestra deberá emplear herramientas estadísticas reconocidas en el ámbito académico, conservando los registros respectivos, sin que sea inferior al 20% del total de la población en cada caso por unidad que consolida de acuerdo a su nivel, de tal forma que el margen de confiabilidad de la información sea aceptable. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, a partir de la publicación del presente manual, la autoevaluación de los elementos de control del Sistema de Control Interno se efectuará una vez transcurridos tres trimestres calendario de cada vigencia y se contará con un plazo de un mes para su realización. Una vez ejecutada la autoevaluación existirá un plazo de 15 días hábiles para la consolidación de los resultados de la autoevaluación del Sistema de Control Interno y su envío al dueño del proceso de “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral” (por tratarse de uno de los subsistemas del Sistema de Gestión Integral), quien formulará las acciones de mejoramiento con la metodología y plazos establecidos por el proceso “Mejora Continua”.

4.4. CONTROL A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN Para el control a los procesos y procedimientos, además de tener establecida en la Institución la herramienta de auditorías internas, se posee una herramienta para que cada dueño de proceso pueda detectar de primera mano las debilidades en los controles (puntos de control) asociados a sus procesos y procedimientos, denominada autoevaluación del control, así: • La herramienta a emplear para la autoevaluación de los controles que se encuentran en los procesos y procedimientos es el anexo No. 3 del presente manual. Esta herramienta debe ser aplicada a cada control en forma individual. • Deben existir informes trimestrales de autoevaluación del control de los procesos y procedimientos presentados ante el dueño del proceso respectivo, dentro de los 15 días hábiles siguientes al corte de cada trimestre calendario, de manera que al término de cada vigencia se haya autoevaluado por lo menos una vez, la totalidad de los controles existentes en los procesos y los procedimientos que ejecutan. • Cada dueño de proceso, de acuerdo con su nivel, es responsable de realizar un programa de autoevaluación, donde especifique las fechas, unidades a nivel país, y los responsables de autoevaluar los controles de los procesos y procedimientos que aplican. Este cronograma de autoevaluación debe estar elaborado dentro de los primeros 45 días calendario al inicio de cada vigencia. • Los dueños de proceso de primer nivel, autoevalúan los controles de su proceso y procedimientos que ejecuten, programan las unidades y dependencias que deben

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autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel. Una vez autoevaluados los controles a su proceso y a los procedimientos que se desprenden en forma directa del primer nivel, el dueño de proceso de primer nivel recopila la información de las unidades que efectuaron la autoevaluación, la consolida, la analiza conforme a la metodología establecida por el proceso “Mejora Continua” y formula acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos. • Los dueños y responsables de los procesos de segundo nivel autoevalúan los controles de su proceso y programan las unidades que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel. Una vez autoevaluados los controles a estos, recopilan la información de las unidades que efectuaron la autoevaluación, la consolidan y reportan una sola autoevaluación ante el dueño de proceso de primer nivel respectivo o, en su defecto, previa coordinación con este último, analizan, proponen o formulan según sea el caso, con sus equipos de mejora, acciones de mejoramiento para los controles a estos procesos y procedimientos. • Los responsables y ejecutores de proceso de tercer nivel, cuando aplique, autoevalúan los controles de su proceso y programan las unidades y dependencias que deben autoevaluar los controles a los procedimientos que ejecutan y que se desprenden en forma directa del tercer nivel. Una vez autoevaluados los controles a los procedimientos que se desprenden en forma directa del tercer nivel, recopila la información de las unidades o dependencias que efectuaron la autoevaluación, la consolidan y reportan una sola autoevaluación ante el dueño de proceso; de lo contrario, y previa coordinación con el mismo, analizan y proponen acciones de mejoramiento participando en las reuniones de los equipos de mejora de cada proceso, o ejecutan las acciones de mejoramiento formuladas por los mismos. • Si el dueño de proceso considera imprescindible y cuenta con los recursos necesarios, podrá realizar visitas de acompañamiento a algunas de las unidades desconcentradas que ejecutan su proceso, como mecanismo de recolección de la información para la autoevaluación del control de su proceso; para ello deberá incluirlo previamente dentro del programa de autoevaluación del control para la vigencia.

4.5. CONTROL A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS Y LA GESTIÓN ESTRATÉGICA A TRAVÉS DE LA AUTOEVALUACIÓN Este control se desarrolla comúnmente a través de la evaluación del desempeño de los procesos, de la auditoría interna y de la autoevaluación en la que básicamente se profundizará en el presente manual, así: La Suite Visión Empresarial es la herramienta básica para la obtención de la información relacionada con los resultados de los indicadores de gestión para planes, programas y procesos.



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La autoevaluación de la gestión integra la autoevaluación de la gestión estratégica y la autoevaluación de la gestión de procesos. Deberán realizarse informes de autoevaluación de la gestión de manera trimestral, con corte trimestre calendario, y rendirlo dentro de los 10 días hábiles siguientes a las fechas de corte ante el dueño de proceso respectivo. Para presentar el informe de autoevaluación de la gestión se utilizará el formato anexo No. 4 del presente manual.

4.5.1.

Autoevaluación de la gestión de los procesos

Cada dueño de proceso es el responsable de realizar la autoevaluación de la gestión correspondiente a su proceso, obtenida del resultado arrojado por los indicadores del proceso y de su plan de manejo de riesgos, comparándolo con los criterios de medición establecidos en la ficha técnica del indicador respectivo. Los dueños de proceso de primer nivel autoevalúan la gestión de su proceso y requieren a las unidades o dependencias que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del primer nivel, para que autoevalúen la gestión en los segundos y terceros niveles. Una vez autoevaluada dicha gestión, el dueño de proceso de primer nivel recopila la información de las unidades que efectuaron la autoevaluación, la consolida, analiza y formula acciones de mejoramiento con sus equipos de mejora, aplicando la metodología que expida el proceso “Mejora Continua”. Los dueños y responsables de proceso de segundo nivel autoevalúan la gestión de su proceso y requieren a las unidades que lo ejecutan y que se desprenden en forma directa del segundo nivel, para que autoevalúen la gestión en los terceros niveles. Una vez autoevaluada la gestión, el dueño de proceso de segundo nivel recopila la información de las unidades que efectuaron la autoevaluación, la consolida, analiza o propone con sus equipos de mejora las acciones de mejoramiento respectivas. Los responsables de proceso en los terceros niveles autoevalúan la gestión de su proceso. Una vez autoevaluada la gestión, recopilan la información, la consolidan, analizan y proponen acciones de mejoramiento ante el dueño del proceso respectivo. Los resultados de la autoevaluación de la gestión de procesos deberán ser remitidos en última instancia ante cada dueño de proceso de primer nivel, para la toma de decisiones a que haya lugar dentro de su proceso, aplicando la metodología que sobre el particular expida el proceso “Mejora Continua”. Para la toma de decisiones estructurales a que haya lugar frente a la gestión del sistema, el dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral” recibirá los resultados de la autoevaluación de la gestión de los 17 procesos de primer nivel, empleando igualmente la metodología establecida por el proceso “Mejora Continua”.

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4 4.5.2.


Autoevaluación de la gestión estratégica

La autoevaluación de la gestión estratégica se realiza comparando los resultados de los indicadores que miden la gestión de los objetivos estratégicos del cuadro de mando integral, contra las metas, rangos o criterios de medición que figuren en la ficha técnica de cada indicador, de tal forma que se identifiquen las desviaciones positivas o negativas de la gestión estratégica real frente a la planificada. De conformidad con las responsabilidades y facultades que en materia de planificación estratégica se asignen desde la alta dirección en la Institución, los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de región de policía, comandantes de policías metropolitanas, comandantes de departamentos de policía, directores de escuelas de formación, rectores de colegios de bienestar, administradores de centros vacacionales, administradores de los centros sociales y demás unidades de tercer nivel, son responsables de realizar la autoevaluación de la gestión estratégica correspondiente a su unidad. El dueño del proceso de “Direccionamiento Estratégico” deberá consolidar las desviaciones detectadas a la gestión estratégica, que sea enviada por los directores, comandantes y jefes de unidad, y analizar las causas, de tal forma que formule o proponga, según sea el caso, las acciones de mejoramiento a que haya lugar para optimizar el desempeño de la gestión estratégica en la Institución. En las unidades de segundo nivel, tercer nivel, los responsables y ejecutores del proceso “Direccionamiento Estratégico” recopilarán y reportarán ante el dueño de proceso “Direccionamiento Estratégico” de primer nivel, la información correspondiente a su unidad frente a la autoevaluación de la gestión estratégica. En caso de que las directrices institucionales en materia de planificación estratégica no faculten a las unidades desconcentradas para medir su gestión estratégica por medio de la metodología de cuadros de mando integral, la autoevaluación de la gestión de cada unidad surgirá de la sumatoria de los resultados de la gestión de los procesos que ejecutan, es decir, de la comparación de los resultados de los indicadores del proceso contra los criterios de medición establecidos en la ficha técnica de cada indicador, previa coordinación con la Oficina de Planeación y con el Área de Control Interno de la Dirección General, para efectos de estandarizar el método de obtención, reporte y consolidación de los resultados, que en todo caso empleará el formato Anexo No. 4 del presente documento. Es importante tener en cuenta algunas consideraciones finales frente al control a través de la autoevaluación: La consolidación de los resultados de las autoevaluaciones realizadas o recopiladas, en todos los casos resultará de la aplicación del promedio matemático, es decir, de sumar los resultados obtenidos y dividirlos por el número de autoevaluaciones realizadas o aspectos evaluados.



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Los resultados de la autoevaluación, en cualquiera de sus modalidades, se denominarán compromisos para la mejora y forman parte de las oportunidades de mejoramiento que surgen de la evaluación externa, evaluación independiente, la autoevaluación y la revisión por la dirección; todas ellas requerirán posteriormente aplicar el procedimiento y metodología provenientes del proceso “Mejora Continua”. El Área de Control Interno efectuará verificación, seguimiento y evaluación a la aplicación del presente manual, por medio de la evaluación independiente, de la aplicación de las políticas de operación y de los puntos de control del proceso control interno.

4.6. OTROS ASPECTOS A CONTROLAR La dinámica institucional ha generado otros aspectos bien importantes para ejercer control en los diferentes ámbitos y son aplicados en forma similar a la autoevaluación; los resultados de la implementación de estos permiten identificar oportunidades de mejoramiento que deberán ser tratadas con base en la metodología establecida por el proceso de “Mejora Continua”.

4.6.1.

Evaluación de la rendición de cuentas

Escenario donde, además de rendir cuentas al cliente interno y externo, se obtiene de primera mano retroalimentación del mismo, vital para la toma de decisiones que conlleven a la mejora del servicio.

4.6.2.

Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias

Obtenida principalmente en las Oficinas de Atención al Ciudadano, donde se recopila información del cliente externo e interno que llevan a tomar correcciones, acciones preventivas, correctivas o de mejora en la prestación del servicio y productos que genera la Institución a través de los diferentes procesos.

4.6.3.

Evaluación de la satisfacción del cliente

Realizada normalmente a través de encuestas o entrevistas aplicadas inmediatamente después de suministrado el producto o prestado el servicio, para establecer el nivel de satisfacción del cliente e identificar oportunidades de mejoramiento para los mismos.

4.6.4.

Evaluación del cumplimiento del Plan Estratégico Institucional

Evaluación realizada para establecer el grado de cumplimiento de la estrategia institucional y determinar qué tanto se encuentra la Institución encaminada al logro de los objetivos estratégicos y la MEGA, a partir del análisis de los resultados de los indicadores del Cuadro de Mando Integral; momento que debe generar la toma de decisiones, es decir, identificar las oportunidades de mejoramiento para encauzar o reencauzar la estrategia institucional.

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4 4.6.5.


Evaluación del desempeño de los procesos

Información clave para identificar ágilmente las oportunidades de mejoramiento que requieren los procesos para incrementar su desempeño, o recuperar el desempeño esperado. Se realiza con metodología similar pero en forma independiente de la autoevaluación de la gestión, ante requerimientos del mando institucional o iniciativa propia del dueño de proceso, donde se mide el desempeño de los procesos a partir del resultado de uno o varios de sus indicadores, comparándolos contra el desempeño esperado que figura en la ficha técnica del indicador.

4.6.6.

Seguimiento y medición del producto o servicio

Por iniciativa del dueño de proceso, por requerimiento de la alta dirección, o por autorregulación, se realizan revisiones posteriores a la entrega del producto o la prestación del servicio, se detectan debilidades frente a las características o estándares mínimos esperados del mismo, que motivan la toma de decisiones para ajustar o mejorar dicho producto o servicio.

4.6.7.

Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo

Al evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la administración del riesgo en cada proceso o en la Institución, se detectan debilidades o desviaciones que impulsan la mejora de este componente y contribuyen al aseguramiento en el logro de los objetivos institucionales.

4.6.8.

Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme

Realizado previo a la entrega o en el momento de entrega al cliente final, del producto o servicio que genera cada proceso, de tal manera que se detecten los productos o servicios defectuosos, es decir, los que no cumplen con las características o estándares mínimos establecidos y se adopten medidas para la mejora de los mismos.

4.6.9.

Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos

También realizado con encuestas tales como Invamer Gallup o verificaciones presenciales que pretenden establecer si el cliente percibe que se están cumpliendo los requisitos del producto o servicio conforme a sus necesidades o expectativas reales, con lo cual se identifican igualmente oportunidades para mejorar esa percepción.



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CAPÍTULO

LA MEJORA COMO RESULTADO DEL CONTROL

La mejora continua es el resultado de un proceso constante o periódico en cada entidad u organización que permite detectar de manera preventiva, reactiva o prospectiva, las necesidades de incrementar el desempeño actual en la búsqueda permanente de la satisfacción del cliente, creando la ruta más adecuada para alcanzarlo.

5.1. ANÁLISIS DE CAUSAS DE LAS DESVIACIONES En la Policía Nacional existen tres momentos básicos en los cuales se desarrolla análisis de causas y tienen que ver directamente con el enfoque desde el que se pretenda impulsar la mejora continua, esto es: la preventiva, la reactiva y la prospectiva:

5.1.1.

Análisis de causas con enfoque preventivo

Se realiza principalmente con la metodología de administración del riesgo, en la que se analiza un contexto estratégico, por medio del empleo de herramientas básicas tales como la lluvia de ideas, la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas), la matriz PESTA (Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ambientales), entre otras, que permiten analizar de manera técnica las causas raíz que podrían llegar a generar la materialización de uno o varios riesgos. Sobre esta metodología se puede profundizar consultando la doctrina que sobre el particular expide el dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral” en la Institución.

5.1.2.

Análisis de causas con enfoque prospectivo

Se realiza un diagnóstico estratégico y emplea básicamente la matriz DOFA, sin descartar el empleo de otras herramientas que permiten identificar las causas o factores internos y externos que inciden en la problemática actual de la Institución, en la que se visualizan las brechas entre el desempeño actual y el deseado, como insumo principal para actualizar o emprender una nueva planificación estratégica a mediano o largo plazo. Sobre esta metodología se puede profundizar y consultar la doctrina que sobre el particular expide el dueño del proceso “Direccionamiento Estratégico” en la Institución.

5.1.3.

Análisis de causas con enfoque reactivo

Se emplea para las acciones de mejoramiento que comprenden las acciones correctivas y acciones de mejora, como resultado de una evaluación independiente o autoevaluación e identifica los factores internos y externos que incidieron para la detección de hallazgos u oportunidades de mejoramiento. En esta se emplean metodologías para el análisis de causas establecidas en el procedimiento y la metodología expedida por el dueño del proceso “Mejora Continua”.

5.2. FORMULACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Para el caso en que se deban implementar correcciones inmediatas o acciones de contingencia, no se requiere de un análisis de causas, pero sí de unas órdenes y deci-

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La mejora como resultado del Control

siones inmediatas o de unos planes de contingencia preestablecidos para reaccionar adecuadamente ante las eventualidades presentadas. Una vez agotada la etapa de análisis de causas, se procede a realizar la formulación de acciones de mejoramiento que contrarresten las causas identificadas. Para esta etapa, así como la de análisis de causas, se empleará la metodología establecida por el dueño del proceso “Mejora Continua”.



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Glosario

Glosario Acción correctiva: acciones para eliminar las causas de las no conformidades o hallazgos, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Acción de mejora: son las diferentes actividades que emprende la entidad, la unidad policial, el área o grupo, con el fin de mejorar los resultados de su gestión. Estas acciones comprenden desde aquellos proyectos de avance significativo formulados hasta las iniciativas estratégicas emprendidas en los diferentes planes de acción. Acción de mejoramiento: se refiere a las acciones correctivas, preventivas o de mejora que surgen del ejercicio de auditorías integrales, auditorías específicas, auditorías de seguimiento, auditorías de calidad, autoevaluación, revisión por la dirección y auditorías por entes certificadores o acreditadores. Acción preventiva: acciones para eliminar las causas de no conformidades, hallazgos potenciales o riesgos, para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. Administración del riesgo: es la capacidad que tiene la Institución para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales y protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. Alta dirección: persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico, que dirigen y controlan una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Aspectos por mejorar: se entiende como aspectos por mejorar aquella información contenida en los informes presentados por los entes certificadores y acreditadores que no alcanzan la connotación de no conformidad pero que deben ser tenidos en cuenta para formular acciones preventivas, ya que representan riesgos potenciales.



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Auditoría interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Autocontrol: es la capacidad que tiene cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la Institución, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garantice el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. Autoevaluación: conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en la Institución medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. La autoevaluación evalúa los controles y monitorea la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito es tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño. Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio; el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Competencia: aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Compromisos para la mejora: son los resultados contenidos en los informes que surgen de la autoevaluación, realizada por las diferentes unidades de la Institución y la revisión por la alta dirección. Conformidad: cumplimiento de un requisito. Control: función que consiste en observar, inspeccionar y verificar la ejecución de un programa, proyecto u operación de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los esperados y tomar medidas conducentes para asegurar la realización de sus objetivos.

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Glosario

El control debe contener como mínimo los siguientes elementos: • Criterio: documento de regulación externa o autorregulación que dicta normas, lineamientos o parámetros para el ejercicio de procesos, estrategia y todo lo que compone el Sistema de Gestión Integral. • Comparación: verificar que el criterio se cumple conforme a lo planeado, comparándolo con la forma real como se aplica en la Institución. • Toma de decisión: la aplicación del control no es completa si no conlleva a la identificación de oportunidades de mejoramiento que promuevan la mejora en los procesos y la estrategia. Control de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Control Interno: conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. El modelo COSO define el control interno como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: • Eficacia y eficiencia de las operaciones • Fiabilidad de la información financiera • Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Diseño y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto o servicio. Documento: información y su medio de soporte. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.



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Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en procesos: gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Entidades: entes de la Rama Ejecutiva del Poder Público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. Especificación: documento que establece requisitos. Estandarización: actividad sistemática de una organización para establecer y utilizar estándares. Estandarización de procedimientos: consiste en que todas las personas que intervienen en las actividades y tareas, las ejecuten tal como están establecidas, lo cual permite unificar el quehacer policial y garantizar los resultados. Estructura orgánica: distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la ley. Equipo de mejora: grupo de personas de cada proceso con la capacidad de liderar el análisis de la información y con las competencias necesarias en el uso de las diversas metodologías para lograr en forma efectiva que la determinación de las causas que generan las oportunidades de mejora sean correctas. Evento: un incidente o situación que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo específico. Función de una entidad: se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. Frecuencia: es una medida expresada como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado. Ej.: una vez cada día / una vez cada semana / una vez cada 15 días/ una vez cada mes. Gestión: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Habilidad: capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad.

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Glosario

Hallazgo: resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría; en la Policía Nacional se determina hallazgo únicamente a los identificados por el Área de Control Interno en las auditorías que ella realice y a los encontrados por la Contraloría General de la República (CGR) en el ejercicio de las auditorías que ellos desarrollen en la Institución. Identificación del riesgo: elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en riesgo el logro de los objetivos, la misión, estableciendo su descripción, agentes generadores, causas y los efectos de su ocurrencia. Impacto ambiental: la alteración del medio ambiente, provocada directa o indirectamente por un proyecto o actividad en un área determinada. Informe de auditoría: documento firmado por los auditores, elaborado por el Líder de la Auditoría, que debe ser presentado durante los próximos diez (10) días hábiles después del cierre de la auditoría, remitido en comunicado oficial, firmado por el Director General de la Policía Nacional. Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. Iniciativa estratégica: acciones adelantadas para lograr un objetivo estratégico. Lluvia de ideas: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. Se busca la generación de la mayor cantidad posible de ideas o identificación de riesgos, partiendo del principio del pensamiento divergente. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado y se da la oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto aprovechando la capacidad creativa de los participantes. Manual de calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. Nota: los Manuales de calidad pueden variar en cuanto al detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. Mapa de procesos: es una representación gráfica, que permite visualizar en forma genérica la interrelación de los procesos que desarrolla la Entidad en cumplimiento de su misión, para satisfacer las necesidades de sus clientes. Mapa de riesgos: es el documento que consolida los riesgos, la probabilidad, el impacto, la evaluación, la valoración de controles, las opciones de manejo, las acciones, los responsables, el cronograma y los indicadores. Mecanismos: medios prácticos integrados que se emplean para desarrollar un determinado fin institucional. Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.



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Meta: punto máximo cuantificable de desarrollo o resultado de un proceso. Misión: la Misión responde al para qué fue creada la Policía Nacional, cuál es su razón de ser, establece el campo propio de actuación de la Institución, es decir, a qué debe dedicarse para cumplir con el mandato constitucional. Monitoreo: comprobar, supervisar, observar críticamente o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema en forma sistemática, para identificar cambios. No conformidad: incumplimiento de un requisito; en la Policía Nacional se determina no conformidad únicamente a las identificadas por un ente certificador o acreditador. Objetivo: resultado específico que la Institución aspira a lograr a través de su misión en un plazo determinado. Están directamente relacionados con los procesos. Objetivo de la calidad: concebidos como los logros inherentes a la calidad que la Institución se ha propuesto alcanzar para mejorar la calidad del servicio; deben estar alineados con la Política de Calidad. Oportunidad de mejoramiento: en la Policía Nacional se determina oportunidad de mejoramiento a los hallazgos, no conformidades, aspectos por mejorar y compromisos para la mejora, las cuales serán nutridas de: auditorías realizadas por el Área de Control Interno, auditorías realizadas por la Contraloría General de la República (C.G.R), auditorías realizadas por entes certificadores o acreditadores, la autoevaluación y la revisión por la dirección, según el caso. Partes interesadas o grupos de interés: son las organizaciones y las personas que pueden afectar, ser afectadas por una decisión o actividad (clientes, proveedores, accionistas, empleados, aliados de negocios). Plan: estructura de objetivos y acciones estipulados en el tiempo y con asignación de normas, procedimientos, presupuesto y responsables para ser implementados. Políticas: directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones. Política de la calidad de una entidad: intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. Políticas institucionales: son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden, que determina el sentido estratégico de la acción, desarrollado mediante objetivos identificados en el mapa estratégico institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel. Principios institucionales: definimos los principios éticos como verdades universales que sirven de premisas para fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el quehacer en el desarrollo de las funciones policiales.

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Glosario

Probabilidad: es la posibilidad de que ocurra un evento específico o resultado, medido por la frecuencia y factibilidad de ocurrencia del riesgo y expresado de manera cualitativa y cuantitativa. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Proceso: es un conjunto de actividades interrelacionadas, definidas, repetitivas y medibles que transforman insumos agregándoles valor, convirtiéndolos en productos o servicio, para satisfacer necesidades de clientes. Procesos gerenciales: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos de evaluación y mejora: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos gerenciales, de soporte y los misionales. Procesos de soporte: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Programa: plan de un solo uso que abarca un grupo relativamente amplio de actividades y que especifica etapas importantes para su realización, conjuntamente con su orden y cronología y las unidades responsables de cada etapa. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o servicio. Proyecto: conjunto de objetivos y acciones, claramente estipulados y ubicados en el tiempo, con precisión de recursos y resultados, encaminados a lograr la solución de un problema que justifica y da origen al proyecto. Una característica determinante de todo proyecto es la especificación de un momento de inicio y un momento de terminación. Proyecto de avance significativo: actividades planteadas en un plan de trabajo que decide adelantar una unidad policial, grupo o dependencia con el fin de mejorar el desempeño de su gestión en un determinado periodo de tiempo.



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Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Relación costo-beneficio: es el método utilizado para comparar y estimar el costo de la ejecución de las acciones versus los beneficios obtenidos para la mitigación del riesgo. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Revisión por la dirección: compromiso de la dirección: Identificar, determinar y documentar los lineamientos o directrices que manifiesta la alta dirección con relación al desarrollo de la gestión institucional y su documentación. Garantiza el compromiso de la alta dirección de la entidad con el Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando la identificación continua de las necesidades y expectativas de los clientes, la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento y la gestión sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que la política y objetivos de calidad se alcancen. Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de hechos o fenómenos internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos en la Institución. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define como la “proximidad de un daño”. Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. Sistema de Gestión de la Calidad para entidades: herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. Verificación: confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

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Glosario

Visión: la Visión es un sueño con fecha. Está constituida por aquello en que es necesario que la organización se convierta, cumpliendo su Misión, para garantizar su permanencia exitosa en el tiempo. Vulnerabilidad: es la condición en que se encuentran las personas y los bienes expuestos a una amenaza. Depende de la posibilidad de ocurrencia, de las medidas preventivas, de la propagación, de la frecuencia del evento y de la dificultad en el control del mismo.



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ANEXOS

ANEXO No. 1 EVIDENCIAS MÍNIMAS PARA SOPORTAR LA APLICACIÓN DE LOS 29 ELEMENTOS DE CONTROL DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

ELEMENTO

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR

1. Subsistema Documento con de control los principios estratégico y valores de la entidad, construido participati1.1 Componente: vamente. ambiente de control Acto administrativo que 1.1.1 adopta el docuElemento: mento con los acuerdos principios y compromisos valores de la y protocolos entidad. éticos

CÓMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICÍA NACIONAL

RESPONSABLES

• Resolución 05297 del 05/12/08 “Por la cual se Todas las reformula la plataforma estratégica de la Policía unidades policiales Nacional”, Artículo 5º. del país.

• Resolución 04069 del 17/09/08 “Por la cual se Todas las crea el Comité Ético Institucional instancia organi- unidades policiales zacional encargada de promover y liderar la Inte- del país. gridad Policial”. Verificar en todas las unidades. Artículo 6, Literal d. • Resolución 05293 del 04/12/08 “Por la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos: Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de Ética; Imperativos y Directrices Éticas, y se modifica y adiciona la Resolución 06340 del 28/12/06”. • Directiva Permanente 021 del 04/04/08 “Instrucciones para el Desarrollo del Programa Cultura de la Legalidad en la Policía Nacional”. • Directiva Administrativa Permanente 013 del 07/10/08 “Consolidación y Fortalecimiento de la Ética Pública – Integridad Policial”.

Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores.

• Actas de socialización.

Todas las unidades policiales • Conductas de entrada o salida en eventos de del país. sensibilización o capacitación. • Encuestas realizadas sobre el tema. • Autoevaluación realizada al tema. • Verificación o evaluación donde se compruebe la interiorización y aplicación. • Actas de inducción y reinducción en cumplimiento al plan de inducción y reinducción.

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Anexos

ELEMENTO 1. Subsistema de control estratégico

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Manual de Funciones y Competencias Laborales.

1.1 Componente: ambiente de control


RESPONSABLES

Todas las • Resolución 02562 del 11 de agosto de 2010 “Por unidades policiales la cual se crea el Manual del Sistema de Gestión del país. Integral”. • Mediante el SIFRE “Sistema de Información de Funciones y Requisitos para Desempeñar Cargos”. • Historias laborales del personal en cada unidad. • Resolución 05746 del 31/12/08 “Por la cual se adopta el Manual de Funciones Específicas para el Personal Uniformado de la Policía Nacional y se deroga la Resolución No. 6062 del 16 de octubre de 1986”.

1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano

• Resolución 0428 del 07/02/08 “Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos para los empleados públicos civiles y no uniformados de la Policía Nacional y se deroga la Resolución 3591 de 2005”. Plan institucional de formación y capacitación.

DINAE y apli• Directiva Administrativa Transitoria que se expide cación en todas cada año por la cual se establece el Plan Anual de las unidades Capacitación de la Policía Nacional. policiales del país. • Directiva Administrativa Transitoria que se expide cada año por la cual se establece el Plan Anual de Formación, Actualización y Entrenamiento. • Información correspondiente para la ejecución y seguimiento, medición, análisis y evaluación de estos planes, en cada unidad. • Evidenciar la encuesta que realizó la Oficina de Talento Humano de la unidad, para identificar las necesidades de capacitación del personal. • Informes de evaluación de las capacitaciones.

Programa de inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad. Programa de reinducción realizado en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o normativos.

• Aplicación de la Resolución 01749 del 22/03/06 Todas las “Por la cual se expide el Protocolo de Inducción unidades policiales y Reinducción para el personal de la Policía del país. Nacional”, evidenciar cronograma y actas de inducción y reinducción. • Actas de inducción y reinducción realizadas con base en los movimientos de personal ocurridos en la unidad y en los diferentes tipos de cargos.



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ELEMENTO

1.1.2 Elemento: desarrollo del talento humano



RESPONSABLES

Programa de bienestar.

• Aplicación de la Resolución 1747 del 22/03/06 Todas las “Sistema de Estímulos e Incentivos de la Policía unidades policiales Nacional”. del país.

Plan de incentivos.

• Verificar que se estén aplicando los estímulos al personal y los criterios empleados para su ejecución.

Selección merito- No aplica para la Policía Nacional de Colombia. crática de cargos directivos (en las entidades que aplique).

Sistema de evaluación del desempeño acorde con la normatividad que rige para la entidad.

No aplica.

• Aplicación del Decreto 1800 del 14/09/00 “Por Todas las el cual se dictan normas para la evaluación del unidades policiales desempeño del personal uniformado de la Policía del país. Nacional”. Artículo 54.

• Ejecución de la Resolución 2037 del 07/06/01 “Por la cual se establecen los parámetros para el diligenciamiento, aplicación y trámite de los formularios de Evaluación del Desempeño Policial para el personal uniformado de la Policía Nacional”.

• Formulario No. 1 diligenciado “concertación de la gestión”, en su sección 2.

• Formulario No. 2 diligenciado y actualizado “seguimiento”.

• Formulario No. 1 diligenciado “concertación de la gestión” en su sección 3.

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Anexos

ELEMENTO

1. Subsistema de control estratégico

1.1 Componente: ambiente de control

1.1.3 Elemento estilo de la dirección



Acuerdos de gestión suscritos y evaluados en las entidades a No aplica para la Policía Nacional de Colombia. las que les aplica el Título VIII de la Ley 909 de 2004.

Evidencias que soporten el compromiso de la alta dirección con la aplicación de las herramientas y políticas que facilitan la implementación del MECI y Sistema de Gestión de Calidad, donde se aplique.

RESPONSABLES

No aplica.

• Resolución 03971 de 30/10/08 “Por la cual se Todas las modifica la designación del representante de la unidades policiales Dirección General para la implementación del del país. Sistema de Gestión Integral en la Policía Nacional basado en la complementariedad de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo”.

• Resolución 02319 de 30/05/08 “Por la cual se crean los Grupos: Directivo, Operativo y Evaluador para la Implementación del Sistema de Gestión Integral en la Policía Nacional y se asignan responsabilidades”.

• Directiva Administrativa Transitoria 065 del 06/08/08 “Formulación del Plan Estadístico e Implementación y Estructuración de la Línea Base de Indicadores en la Policía Nacional”.

• Directiva Administrativa Transitoria 013 del 29/05/08 “Capacitación como Auditores Internos de Calidad de un Personal de la Policía Nacional”.

• Directiva Administrativa Transitoria 038 del 29/05/08 “Diseño y Formulación del Cuadro de Mando Integral para la Policía Nacional”.

• Directiva Administrativa Transitoria 039 del 18/07/08 “Diplomado sobre los Procesos de Calidad para la Atención al Ciudadano”.

• Directiva Administrativa Transitoria 082 del 18/11/08 Seminario “Herramientas para la Revisión Gerencial” dirigido al Nivel Directivo de la Policía Nacional, orientado por el ICONTEC.



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ELEMENTO 1. Subsistema de control estratégico 1.2 Componente: direccionamiento estratégico 1.2.1 Elemento: planes y programas



RESPONSABLES

La planeación • Diagnóstico estratégico que para cada actuali- OFPLA DIPON. de la entidad zación del Plan Estratégico Institucional se realiza, contempla: liderada por la Oficina de Planeación del Nivel Documento diagCentral, teniendo en cuenta: nóstico estratégico. La misión y visión institucionales adoptados y divulgados.

• Resolución 05297 del 05/11/08, “por la cual se reformula la Plataforma Estratégica de la Policía Nacional”.

Objetivos institucionales.

• Mapa estratégico de cada dirección y oficina asesora.

Acciones, cronogramas responsabilidades y metas.

• Directiva Administrativa Transitoria que para cada Todas las vigencia se expida para la formulación de planes unidades policiales de Acción para direcciones, oficinas asesoras, del país. policía fiscal y aduanera y unidades de tercer nivel.

• Mapa estratégico Institucional.

Conocimiento y aplicación en • Cuadros de mando integral. todas las unidades • Cada servidor público aporta a la consecución policiales del país. de los objetivos estratégicos y la MEGA, a través de las tareas que le corresponda desempeñar o apoyar, relacionadas con un plan de acción en cada vigencia. Y por otro lado, aporta a la consecución de los objetivos de los procesos, por medio de las actividades y procedimientos que desarrolla día a día en su cargo.

• Planes de necesidades y plan de compras anual. • Planes de manejo de riesgos, planes de contingencia y demás planes que se manejan en la Institución. • Evidenciar la forma como se planea la prestación de un servicio para el cliente, identificando algunos documentos que puede mencionar en donde se soporta la programación de un servicio como son: - Plan de acción. - Políticas de operación (caracterización) – SVE. - Procedimientos. - Órdenes de servicio. - Oficio de solicitud. - Llamada 123. - Plan de marcha. - Cronograma de actividades mensual que asigna responsabilidades, objetivos, etc.

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Anexos

ELEMENTO 1. Subsistema de control estratégico 1.2 Componente: direccionamiento estratégico 1.2.1 Elemento: planes y programas



RESPONSABLES

Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permite medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas.

• Cuadro de mando integral.

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

• Resultados arrojados por los indicadores de Todas las efectividad que son los que miden la calidad de unidades policiales los productos y la satisfacción del cliente (se del país. encuentran en la caracterización del proceso y en el cuadro de mando integral).

• Caracterización de los procesos. • Plan de manejo de riesgos. • Suite Visión Scorecard.

Empresarial,

módulo

Direcciones y oficinas asesoras en su definición, y todas las unidades del país en su aplicación, según Balance corresponda.

• Las encuestas de Invamer Gallup. • Evidenciar las acciones y decisiones tomadas después del análisis de los resultados de la satisfacción del cliente. • Elementos de entrada para la revisión por la Dirección.


1.2 Componente: direccionamiento estratégico

1.2.2 Elemento: modelo de operación por procesos

Modelo de operación por proceso que contemple procesos caracterizados (identificación de las interrelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores, normas, entre otros) .

• Resolución 05295 del 05/11/08 “Por la cual se Direcciones y adopta el Modelo de Operación por Procesos para oficinas asesoras la Policía Nacional”. en su definición, y todas las unidades • Caracterización de procesos: Se determina en del país en su la caracterización del proceso en las entradas y aplicación, según corresponda. salidas de cada una de las actividades. • Evidencias de la consulta que se realizó a los clientes de cada proceso, sobre sus necesidades para determinar las características y estándares del producto o servicio. • Matriz de características y estándares, matriz de productos usuarios y clientes de cada dirección y oficina asesora dueña de proceso. • Portafolio de productos o servicios. • Suite Visión Empresarial: módulo calidad o procesos. • Cada policial debe estar en condiciones de mencionar a qué proceso pertenecen, qué actividades realizan de la caracterización y/o procedimientos que ejecutan y si cuentan con la documentación que les permite su ubicación y explicación.



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ELEMENTO 1. Subsistema de control estratégico

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Mapa de procesos.

1.2.2 Elemento: modelo de operación por procesos Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos.

1.2. Componente: direccionamiento estratégico

1.3 Componente: Administración de riesgos 1.3.1 Elemento: contexto estratégico

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Mapa proceso DISÁN Mapa proceso DISEC Mapa proceso DITAH Mapa proceso DITRA Mapa proceso OFITE Mapa proceso POLFA Mapa de Procesos Policía Nacional

RESPONSABLES DIPÓN, DIASE, DIBIE, DIJÍN, DINAE, DINCO, DIPOL, DIPRO, DISÁN, DISEC, DITAH, DITRA, OFITE, POLFA.

• Decreto 4222 del 23/11/06 con sus modificaciones. Todas las unidades policiales del país. • Resoluciones con la estructura orgánica de las direcciones, oficinas asesoras y demás unidades policiales vigentes. • Manual de funciones por competencias, alineadas a las actividades de los procesos y procedimientos en que interviene cada cargo de la estructura orgánica.

1.2.3 Elemento: estructura organizacional


Mapa de procesos (I o II nivel) según corresponda y explicar los procesos que le aplican.

Mapa proceso DIASE Mapa proceso DIBIE Mapa proceso DIJÍN Mapa proceso DINAE Mapa proceso DINCO Mapa proceso DIPOL Mapa proceso DIPRO

1.2 Componente: direccionamiento estratégico



• Publicación en la guía de disposiciones de la Polired y en la Suite Visión Empresarial, entre otros.

Definición de la metodología e instrumentos para adelantar el proceso de administración del riesgo adoptados por la alta dirección.

• Resolución 04459 del 17/10/08 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Lineamientos Metodológicos para la Administración del Riesgo en la Policía Nacional y se deroga la Resolución 04971 del 31 de diciembre de 2007”.

Definición OFPLA DIPON, aplicación todas las unidades policiales del país.

Identificación de factores internos y externos de riesgo.

• Lluvia de ideas anexa al Instructivo No. 008 SUDIR Direcciones y OFPLA del 05/02/2010 “Actualización mapa de oficinas asesoras riesgos de la vigencia”. en su definición.

• Resolución 03633 del 08/10/07 “Por medio de la cual se fijan las políticas para la Administración del Riesgo en la Policía Nacional”.

• 1DS-FR-0006 Formato contexto estratégico.


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Anexos

ELEMENTO



RESPONSABLES

1.3.2 Elemento: identificación de riesgos

Riesgos iden• Resolución 05343 del 09/12/08 “Por la cual Direcciones y tificados por se adopta el Mapa de Riesgos Institucional por oficinas asesoras procesos que Procesos y el Plan de Manejo de Riesgos en la en su definición. pueden afectar el Policía Nacional”. cumplimiento de los objetivos de • 1DS-FR-0007 Formato identificación de riesgos. la entidad.

1.3.3 Elemento: análisis de riesgo

Análisis de la • 1DS-FR-0008 Formato análisis de riesgos. probabilidad de ocurrencia de los riesgos.

Direcciones y oficinas asesoras en su definición.

Análisis del impacto de las consecuencias de los riesgos.


1.3.4 Elemento: valoración del riesgo

• 1DS-FR-0008 Formato análisis de riesgos.

Evaluación de • 1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos. los riesgos frente a los procesos.


Identificación • 1DS-FR-0009 Formato valoración de controles. de los controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados.


Evaluación de los controles existentes para valorar los riesgos identificados.

• 1DS-FR-0009 Formato valoración de controles.


Determinación de la valoración del riesgo frente a los procesos.

• 1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos.


Definición de acciones de control necesarias.

• Evaluación de las acciones de control y se Direcciones y concluye la efectividad de estas y la propuesta o oficinas asesoras no de nuevos riesgos. en su definición.

Mapa de riesgos por proceso.

• Cumplimiento Instructivo No. 008 SUDIR OFPLA Direcciones y del 05/02/2010 “Actualización mapa de riesgos de oficinas asesoras la vigencia”. en su definición, y todas las unidades • 1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. del país en su aplicación, según corresponda. • 1DS-FR-0011 Formato de seguimiento. • El procedimiento obligatorio de acciones preventivas se cumplirá a través del procedimiento “Administrar riesgos en la Policía Nacional”.



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ELEMENTO 1.3.5 Elemento: políticas de administración del riesgo



RESPONSABLES

Mapa de riesgos institucional.

• 1DS-FR-0010 Formato mapa de riesgos

Direcciones y oficinas asesoras • 1DS-FR-0014 Formato plan de manejo de riesgos. en su definición, y todas las unidades del país en su aplicación, según corresponda.

Definición por parte de la alta dirección de las políticas para el manejo de los riesgos.

• Resolución 03633 del 08/10/07 “Por medio de la Direcciones y cual se fijan las políticas para la Administración del oficinas asesoras Riesgo en la Policía Nacional”. en su definición, y todas las unidades • Evidenciar los registros de cumplimiento en el del país en su Formato de Seguimiento (1DS-FR-0011). De igual aplicación, según forma deberá evidenciar cómo se les hace segui- corresponda. miento.

Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas.


Direcciones y oficinas asesoras • Conductas de entrada o salida en eventos de en su definición, y todas las unidades sensibilización o capacitación. del país en su aplicación, según • Encuestas realizadas sobre el tema. corresponda. • Autoevaluación realizada al tema. • Verificación o evaluación donde se compruebe la interiorización y aplicación.

2. Subsistema de control de gestión

Políticas de operación adoptadas por proceso.

2.1 Componente: actividades de control 2.1.1 Elemento: políticas de operación

• Formato política de operación (anexo a la carac- Direcciones y terización de cada proceso, acto administrativo). oficinas asesoras en su definición, y • Resoluciones que adoptan cada proceso de primer todas las unidades del país en su y de segundo nivel en la Policía Nacional. aplicación, según • Evidenciar el acta de Subcomité de Control Interno corresponda. y Calidad según le aplique a la unidad (Central, Regional o Local), en cumplimiento a la Resolución Nro. 3555 de 2007. • Socialización, interiorización y aplicación políticas y objetivos de calidad.

Divulgación de las políticas de operación.


Direcciones y oficinas asesoras • Conductas de entrada o salida en eventos de en su definición, y todas las unidades sensibilización o capacitación. del país en su aplicación, según • Encuestas realizadas sobre el tema. corresponda. • Autoevaluación realizada al tema. • Verificación o evaluación donde se compruebe la interiorización y aplicación.

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Anexos

ELEMENTO 2. Subsistema de control de gestión 2.1 Componente: actividades de control

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos.


RESPONSABLES

• Resolución 04894 del 12/11/08 “Por la cual se Todas las adopta la Guía de Gestión Documental para la unidades policiales Policía Nacional”. del país. • Resolución 05316 del 05/12/08 “Por la cual se adopta el Catálogo de Procesos y Procedimientos del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional”, y sus resoluciones modificatorias. • Resoluciones que adoptan cada proceso de primer y de segundo nivel en la Policía Nacional.

2.1.2 Elemento: procedimientos

• Interiorización y aplicación correcta por cada servidor público, de los procedimientos que se desprenden de los procesos y que él ejecuta en la Policía Nacional. Divulgación de los procedimientos.

• Resolución 04894 del 12/11/08 “Por la cual se Todas las adopta la Guía de Gestión Documental para la unidades policiales Policía Nacional”. del país. • Procedimiento “Control de documentos” que se encuentran en la Suite Visión Empresarial. • Aplicación de los 6 procedimientos obligatorios de la NTCGP 1000.2009: Control de documentos, control de registros, auditoría interna, control de producto o servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas. • No solo se trata de poseer soporte de socialización, sino demostrar que se están ejecutando los procedimientos tal y como fueron documentados.

2.1.3 Elemento: controles

Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad.

• 1DS-FR-0009 Formato valoración de controles.

Todas las unidades policiales • Mapa de riesgos, columna: acciones de control (8). del país. • Puntos de control (Verificar que estén asociadas a las actividades críticas del proceso y su aplicación). • Dentro de la prestación del servicio evidenciar cuáles son los puntos de control, que garanticen que el uso del servicio sea seguro y correcto, como instrucciones, procedimientos, guías, etc. • Aplicación y registros del procedimiento “Control de producto o servicio no conforme” SVE. • Puntos de control establecidos en cada procedimiento documentado en la Institución. • Cada policial debe estar en la capacidad de mencionar claramente cuáles son los puntos de control que aplican en su actividad, procedimiento o proceso y qué registros se generan de ello. • Cuando aplique, ejecutar y evidenciar la calibración de equipos para el servicio.



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ELEMENTO 2.1.4 Elemento: indicadores



Indicadores • Caracterización de cada proceso: instrumentos de definidos seguimiento y evaluación. por proceso para medir • Resolución 02550 del 16/06/08 “Por medio de la eficiencia, la cual se adopta el Manual de Indicadores de la eficacia y efectiPolicía Nacional”. vidad del avance y cumplimiento • Indicadores del proceso: medir el cumplimiento del en la ejecución objetivo del proceso y de las actividades críticas. de planes y programas. • Evidenciar la utilización de herramientas estadísticas para el análisis de los resultados de los indicadores.

RESPONSABLES Direcciones y oficinas asesoras en su definición, y todas las unidades del país en su aplicación, según corresponda.

• Matriz de indicadores. 2.1.5 Elemento: manual de operaciones

Manual de opera- • Manual del Sistema de Gestión Integral que se ciones adoptado encuentra publicado en la Suite Visión Emprey divulgado. sarial, y que recoge los manuales de operaciones y de calidad de la Policía Nacional.

2. Subsistema Mecanismos para de control de la recepción, gestión registro y atención de sugerencias, 2.2 Componente: recomendaciones, información peticiones, necesidades, quejas 2.2.1 o reclamos, por Elemento: parte de la ciudainformación danía. primaria

Direcciones y oficinas asesoras en su definición, y todas las unidades del país en su aplicación, según corresponda.

• Instructivo 033 del 19/04/05, las unidades deben Todas las tener implementadas las Oficinas de Atención al unidades policiales Ciudadano. del país. • Instructivo 012 del 29/07/08, todas las Direcciones deben tener un punto de atención. • Directiva Permanente 008 DIPON INSGE del 30/01/08. Implementación del Programa “OAC”. • Página web - Línea Directa - Buzón de sugerencias - Chat institucional - Correo institucional - Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas Comités de Vigilancia y Consejos de Seguridad. • En los procesos misionales la satisfacción del cliente se mide habitualmente con la encuesta de Invamer Gallup. • Existen otras direcciones como la DISAN, DIBIE, DINCO, DITAH, en donde existen mecanismos propios de manejo de quejas y reclamos y medición de satisfacción del cliente.

Identificación de las fuentes de información primaria.

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• Caracterización entradas.

de

cada

proceso:

columna Todas las unidades policiales del país.


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Anexos

ELEMENTO


2. Subsistema Mecanismos de de control de consulta con gestión distintos grupos de interés para 2.2 obtener inforComponente: mación sobre información necesidades y prioridades en 2.2.1 la prestación del Elemento: servicio. información primaria Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.


RESPONSABLES

• Mecanismos de consulta con los grupos de interés Todas las en cada dirección y oficina asesora. unidades policiales del país. • DIBIE, encuestas del clima organizacional. • Página web, link “Coméntele al Director”. • Encuestas de percepción (ejemplo: Invamer Gallup). • DIRAF, página web, calidad de la dotación. • Existencia del plan de necesidades. • Plan de compras.

Todas las unidades policiales del país.

• Plan de distribución de elementos. • Programación presupuestal. • Estudios de conveniencia y oportunidad. • Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. • Oficiales de enlace ante diferentes organismos. • Encuestas.

2. Subsistema Mecanismos de control de para recibir sugegestión rencias o recomendaciones 2.2 por parte de los Componente servidores. información

• Encuestas de clima organizacional.

2.2.2 Elemento: información secundaria

• Buzón de sugerencias.

• DISAN - SIAU.


• Página web. • Línea Directa.

• Chat institucional. • Correo institucional. • Reuniones de Relación General. Tablas de Retención Documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad (Ley 594 de 2000).

• Tablas de retención documental de acuerdo con su misionalidad. • Las tablas están ajustadas a la actual estructura de la dependencia o unidad.

Fuentes de • Guía de disposiciones. información • Conocimiento de los aplicativos o sistemas de (manuales, información de acuerdo con la misionalidad de informes, actas, cada dirección y oficina asesora. actos administrativos) sistemati• Navegar en la Suite Visión Empresarial hasta zadas y de fácil encontrar el listado maestro de documentos con acceso. la información de su proceso.





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ELEMENTO



RESPONSABLES

2. Subsistema Manejo orga• Manual de Comunicaciones Oficiales. Todas las de control de nizado o sisteunidades policiales gestión matizado de la del país. • Procedimiento documentado de archivo y correscorrespondencia. pondencia. Sistemas de 2.2 Información. Componente: información 2.2.3 Elemento: sistemas de información

Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

• Planes y formatos de mantenimiento correctivo y Todas las preventivo. unidades policiales del país. • Diligenciamiento de los formatos establecidos en los procedimientos: - Procedimiento 2TI-PR-0006 “Realizar mantenimiento de repetidoras, bases y móviles y portátiles” con formatos asociados. - Procedimiento 1LA-PR-0020 “Mantenimiento de automotores”. - Procedimiento 1LA-PR-0022 “ Mantenimiento de Instalaciones Policías”. - Procedimiento 2TI-PR-007 “Instalación y mantenimiento de redes eléctricas”. - Procedimientos del proceso Logística y Abastecimiento. • ECO (Estudios de Conveniencia y Oportunidad) Registro en el SICE. • Plan de distribución de elementos. • Cada servidor público debe estar en la capacidad de describir los equipos y medios requeridos o utilizados para la producción del servicio, de cada actividad de la caracterización del proceso o del procedimiento ejecutado.

Medios tecnoló- • Sistema de Información y Seguimiento de Atención Todas las gicos o electróal Ciudadano (SISAC). unidades policiales nicos disponibles del país. (Ley 962 de 2005) para la atención a las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos.

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1CI-MA-0001 VER:0

Anexos

ELEMENTO

2. Subsistema de control de gestión


Sistema documental institucional.


• Manual de operaciones del SGI.

RESPONSABLES


• Programa de Gestión Documental. Resolución 2764 del 26/06/08.

2.2 Componente información

• Guía de Gestión Documental. Resolución 4894 del 12/11/08.

2.2.3 Elemento: sistemas de información

• Proceso de Gestión Documental.

• Procedimientos de gestión documental: control documentos, control de registros, archivo central, archivo de gestión, archivo histórico, conservación, consulta, disposición final, tablas de retención documental.

2.3 Componente: comunicación pública

2.3.1 Elemento: comunicación organizacional

Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

• Aplicativos como: SIBIN - SICLI - SIATH - SINVE - SIGES - SIPCO - SIPROD - SICBI - SIVIDE - SIFAF - SIGOA - SISEC - SADAP - SISAC SIFAC - SIDIR - SIPRE - LSI - SIOPER - SIRAD - SIPDE - SICOVI - SARCV - SAGRE - SIPLAC SIKAR - SIGEA - SICCA - SIPAC - SIFRE - SICO, entre otros.


Política de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos.

• Resolución 05318 del 12/12/08.

COEST lo definen, todas las unidades del país, lo aplican.

• Actos administrativos (órdenes de servicio, comunicados oficiales y actas). La forma como se ha socializado la documentación del sistema en su unidad/dependencia.



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ELEMENTO




Política de comu- • “Políticas de operación” anexo a la caracterización nicación institudel proceso Comunicación Pública. cional definida: • Evidenciar la forma cómo se comunica con el Proceso de cliente, cómo le da a conocer las características, comunicación 2.3.2 cambios a las características, condiciones de presentre la entidad Elemento: tación del servicio y los registros de esa comuniy los ciudacomunicación danos, grupos de cación. informativa interés. • Algunos registros de la comunicación con el cliente pueden ser: correo institucional, carteleras, boletines, comunicaciones oficiales, portafolio de servicios, etc. Informes de resultados de la gestión.

RESPONSABLES COEST y direcciones operativas, definen las políticas de comunicación pública, y todas las unidades del país lo aplican.

• Informe de gestión de la última vigencia. Instructivo Todas las 104. unidades policiales del país. • Ley 951 del 31/03/05. Acta informe de gestión. • Directiva Permanente 032 del 23/12/04. • Directiva Permanente 036 del 29/12/05. • Resolución 5674 del 24/06/05 de la CGR. • Instructivo 104 DIPON OFPLA 19/12/08.

Información • Los programas, proyectos, obras, su seguimiento Todas las sobre programas, y cumplimiento de cada dirección, oficina asesora unidades policiales proyectos, obras, y unidad policial. del país. contratos y administración de los • Publicación de contratos en la página web: “contratos.gov.co”. Decreto 2434 del 2006. recursos. • Seguimiento y ejecución plan de compras. • Publicación plan de compras y los estados financieros en la página web. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

• Invitación a los veedores ciudadanos para parti- Todas las cipar en la rendición anual de cuentas. unidades policiales del país. • Resolución 356 del 05/09/07 “Contaduría General de la República”, Cap. 2, Procedimiento No. 7. • Audiencias públicas de rendición de cuentas. • Evidenciar los momentos de participación ciudadana y los procedimientos empleados para tal fin, como son el programa OAC para el tema misional e institucional, y para la DISAN, DIBIE y DINCO mecanismos de quejas y reclamos propios de sus servicios, la presentación de rendición de cuentas internas o a la comunidad, dependiendo de la Unidad.

Publicación • Trámites en la web asociados a cada uno de los Todas las de los trámites procesos y consolidado por unidades. unidades policiales y formularios del país. oficiales a través de los medios tecnológicos o electrónicos (Ley 962 de 2005).

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Anexos

ELEMENTO


2.3.3 Elemento: medios de comunicación



RESPONSABLES

Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismos de control.

• Página web e intranet; emisoras PONAL; línea directa, Oficina de Atención al Ciudadano; correo electrónico; boletines; comunicados y rueda de prensa; Guía de Disposiciones; revistas institucionales; programa de televisión.


Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad.

• Las Oficinas de Atención al Ciudadano y Punto de Atención cumplen con el Numeral 14 del Anexo 2, de la Directiva Permanente 035 del 20/12/06.


Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

• Existen entre otros: Página web, Polired; emisoras PONAL; línea directa, Oficina de Atención al Ciudadano; correo electrónico exchange; boletines; comunicados y rueda de prensa; Guía de Disposiciones; revistas institucionales; programa de televisión, específicos para cada dirección y oficina asesora.


Publicación a través de medios electrónicos (página web), de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (ley 962 de 2005).

• De acuerdo con la Ley 962 los documentos de interés público relacionados con la dirección u oficina asesora están publicados en la página web de la Policía Nacional.


• OFPLA - DIPON. Documentos que imparten directrices institucionales para desarrollar esta actividad.



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ELEMENTO

3. Subsistema de control de evaluación 3.1 Componente: autoevaluación 3.1.1 Elemento: autoevaluación del control

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación del control.


RESPONSABLES

• Participación de cada dirección, oficina asesora y demás unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el Programa Anual de Auditorías Internas y actividades de sensibilización sobre la Cultura del Control, a las unidades del país, durante cada vigencia.

ARCOI, DINAE, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del país, lo replican.

• Participación en temas de cultura de autocontrol que haya contenido el Plan Anual de Capacitación, aplicado en cada vigencia mediante Directiva Transitoria.

Herramientas de autoevaluación de control definidas.

• Seguimiento a la formulación de los indicadores ARCOI, OFPLA, del plan de manejo de riesgos para cada proceso. definen lineamientos institucionales. Las • Socialización y cumplimiento del mapa de riesgo unidades asociado a los procesos. policiales del país, lo replican. • Socialización del procedimiento de autoevaluación del control. • Socialización del procedimiento de auditoría interna. • Realización de los Subcomités de Control Interno y los respectivos seguimientos de los compromisos adquiridos en estos. • Registros de las visitas que, a manera de autoevaluación, realicen los dueños de procesos a las unidades responsables y ejecutoras de los mismos, evidenciando las decisiones tomadas como resultado de la autoevaluación. • Registros aplicación del procedimiento “Control de producto o servicio no conforme” con base en las características y estándares del producto o servicio establecidas por el cliente. • Metodología y autoevaluación.

procedimientos

para

realizar

• Guía para elaborar planes de mejoramiento interno por procesos.

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Anexos

ELEMENTO 3.1.2 Elemento: autoevaluación de la gestión

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Herramientas de autoevaluación de gestión definidas.

CÓMO EVIDENCIAR EL CUMPLIMIENTO EN LA POLICÍA NACIONAL • Evaluación de los resultados que arrojen los indicadores de planes, programas y procesos (en el cuadro de mando integral están los indicadores asociados a la estrategia y en la caracterización están los indicadores de la gestión asociados a los procesos) y compararlos contra las metas y objetivos trazados, realizando análisis de ello.

RESPONSABLES ARCOI, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del país, lo replican.

• Evidenciar los análisis y decisiones tomadas como resultado de la autoevaluación de la gestión de los procesos y la estrategia. Para los análisis emplear metodologías tales como: lluvia de ideas, análisis causa - efecto, los cinco porqués, análisis paretto, diagrama de distribución de frecuencia, histogramas, espina de pescado, etc. • Socialización del procedimiento de autoevaluación publicados en la S.V.E. • Realización de los Subcomités de Control Interno y los respectivos seguimientos de los compromisos adquiridos en estos. • Registros de las visitas que, a manera de autoevaluación, realicen los dueños de procesos a las unidades responsables y ejecutoras de los mismos, evidenciando las decisiones tomadas como resultado de la autoevaluación. • Evidenciar evaluación de los resultados del servicio prestado a la ciudadanía o al cliente del proceso. Debe demostrar cómo, dentro de la planificación, al momento de la prestación se ha verificado que el servicio cuenta con las características establecidas en la matriz de producto, características y estándares, para garantizar el cumplimiento de las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas. • Metodología y autoevaluación.

procedimientos

para

realizar

• Guía para elaborar planes de mejoramiento interno por procesos. Actividades de sensibilización a los servidores, sobre la cultura de la autoevaluación de la gestión.

• Participación de cada dirección, oficina asesora y demás unidades desconcentradas, en el desarrollo de la Directiva Transitoria que establece el Programa Anual de Auditorías Internas y actividades de Sensibilización sobre la Cultura del Control, a las unidades del país durante cada vigencia.

ARCOI, DINAE, OFPLA, definen lineamientos institucionales. Las unidades policiales del país, lo replican.

• Participación en temas de cultura de autocontrol y autogestión que haya contenido el Plan Anual de Capacitación aplicado en cada vigencia mediante Directiva Transitoria.



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ELEMENTO



RESPONSABLES

3.2 Informe ejecutivo • En cada dirección y oficina asesora su partiComponente: anual. cipación o conocimiento en la elaboración del evaluación informe ejecutivo anual. independiente

OFPLA, ARCOI, lideran, apoyan direcciones y oficinas asesoras, conforme a cada • Coordinación entre la Oficina de Planeación y el tema evaluado. Área de Control Interno para liderar el desarrollo del informe ejecutivo anual.

3.2.1 Elemento: evaluación independiente al sistema de control interno 3.2.2 Elemento: auditoría interna

Procedimiento de • Socialización del proceso de control interno, del ARCOI, define auditoría interna. proceso de autoevaluación y del procedimiento de lineamientos auditoría interna. y aplica auditorías internas como evaluador • Socialización de la Resolución 4994 del 18/11/08 independiente. “Adopción de los seis procedimientos obligatorios DISAN y DINAE de la norma NTCGP 1000:2004”. aplican evaluación independiente conforme a normatividad legal vigente a su misionalidad.

3.3 Componente: planes de mejoramiento

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional.

3.3.1 Elemento: plan de mejoramiento institucional

• Procedimiento “Ejecutar acciones de mejora- ARCOI define miento” del proceso “Mejora continua”. lineamientos. Unidades Policiales del país • “Guía para elaborar planes de mejoramiento insti- aplican. tucional”, del proceso “Mejora continua”, publicado en la Suite Visión Empresarial. • Documentación relacionada con el cumplimiento y seguimiento del plan de mejoramiento ante CGR e interno por procesos. • Directiva Transitoria emitida en cada vigencia para realizar el taller para la elaboración y estandarización del Plan de Mejoramiento Institucional y por Procesos de la Policía Nacional ante la Contraloría General de la República. • Los proyectos de avance significativo no van al plan de mejoramiento pero sí son una acción de mejora para la Institución y deben poseer registros. (Ejemplo: Vigilancia por Cuadrantes DISEC, Universidad de Policía DINAE, proyecto CENOP, Modelo de Gestión Humana Fundamentado en Competencias DITAH, entre otros).

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Anexos

ELEMENTO 3.3.2 Elemento: plan de mejoramiento por proceso

PRODUCTOS MÍNIMOS A EVALUAR Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del Plan de Mejoramiento por Procesos.


RESPONSABLES

• Procedimiento “Ejecutar acciones de mejora- ARCOI, OFPLA miento” del proceso “Mejora continua”. definen lineamientos. Unidades • “Guía para elaborar planes de mejoramiento policiales del país interno por procesos”, del proceso “Mejora aplican. continua” publicado en la Suite Visión Empresarial. • Planes de mejoramiento y acciones correctivas, resultado de las auditorías internas realizadas por el Área de Control Interno, o como resultado de la autoevaluación en cada proceso. • Pueden generar acciones de mejoramiento (previo análisis de causas) para plan de mejoramiento interno por procesos: - Compromisos adquiridos en los Subcomités de Coordinación de Control Interno y Calidad. - Resultado de la evaluación de la rendición de cuentas. - Resultado evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias. - Resultado evaluación de la satisfacción del cliente. - Resultado cumplimiento Plan Estratégico Institucional. - Resultado evaluación de la gestión y el control. - Resultado evaluación del desempeño de los procesos. - Resultado seguimiento y medición del producto o servicio. - Resultado administración del riesgo. - Resultado control del producto o servicio no conforme. - Resultado seguimiento de la información relativa de la percepción del cliente, con respecto al cumplimiento de los requisitos. • Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento por cuanto no requieren análisis de causas, sino de las acciones que se ordenaron para subsanar una debilidad detectada, por tanto, deben generar registros.



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ELEMENTO 3.3.3 Elemento: plan de mejoramiento individual



Herramientas • Procedimiento “Ejecutar acciones de mejorade evaluación miento” del proceso “Mejora continua”. definidas para la elaboración del • “Guía para elaborar planes de mejoramiento indiPlan de Mejoravidual”, del proceso “Mejora continua”, publicado miento Individual. en la Suite Visión Empresarial.

RESPONSABLES ARCOI, DITAH, definen lineamientos. Las unidades policiales del país lo aplican.

• En las direcciones y oficinas asesoras, el desarrollo de los Artículos del 14 al 17 del Decreto 1800 del 14/09/00. • Concertación de la gestión, formato seguimiento, evaluación del desempeño. • Pueden generar acciones correctivas (previo análisis de causas), para Plan de Mejoramiento Individual: - Evaluación del desempeño del servidor público. Auditorías internas a las actividades que desempeña el servidor frente a sus procedimientos o procesos en los que interviene. Autoevaluación del control y/o de la gestión realizada a los procesos, procedimientos o unidad/dependencia donde labora e interviene el servidor público - Resultados subcomités Central, Regional o Local de Control Interno y Calidad. - Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento por cuanto no requieren de análisis de causas, sino de las acciones que se ordenaron para subsanar una debilidad detectada, por tanto, deben generar registros.

Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo está sujeto a variaciones, en la medida en que se expida doctrina o autorregulación en la institución, que en todo caso será la que se encuentre publicada en la Suite Visión Empresarial (SVE), regulada por el dueño del proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral”.

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Anexos

ANEXO No. 2 FORMATO “LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO”

CONTROL INTERNO

Código: 1CI-FR-0010

LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

UNIDAD

Fecha: Versión: 0 NIVEL

Grado, Apellidos y Nombres

Cargo Región

Unidad

Fecha

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL MECI 1000 Y NTCGP 1000 Califique cada afirmación del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoración: No sabe

No se cumple

Se cumple insatisfactoriamente

1. Subsistema: control estratégico

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

1.1. Componente: ambiente de control

1.1.1. Elemento: acuerdos, compromisos y protocolos éticos Ha sido socializado. Verifique si el documento Está en proceso de socialización e interiorización. que contiene los principios y valores éticos de Está interiorizado y conocido por el personal. Es aplicado conforme a lo establecido por la Policía o la Policía o Unidad: Unidad. 1.1.2. Elemento: desarrollo del talento humano Verifique si el Manual Contempla el propósito principal de cada puesto de de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal. tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeño Policía o Unidad: de cada puesto de trabajo. Está basado en un diagnóstico institucional de necesidades de capacitación. Verifique si el Proceso de Incluye la formulación y aprobación de un plan instituFormación y Capacitación cional de capacitación para la vigencia. en la Policía o Unidad: Contempla la evaluación de los resultados del plan de capacitación correspondiente a la vigencia anterior. Verifique de acuerdo con El programa de inducción se aplicó dentro de los plazos la Resolución No. 1749 determinados por la norma. del 22 de marzo de 2006 “por la cual se expide el Protocolo de Inducción El programa de reinducción se aplicó en respuesta a y Reinducción para el cambios organizacionales, técnicos o normativos. personal de la Policía Nacional” si:



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Verifique si el programa de bienestar social de la Policía o unidad:

Verifique si el programa de incentivos de la Policía o unidad:

Verifique si el manejo de la gerencia pública en la Policía o unidad incluye:

Verifique si el sistema de evaluación del desempeño aplicado en la unidad, contempla:

Adicionalmente, solo para instituciones que se regulan por la Ley 909 de 2004/2009 o ISO 9001, verificar:

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Está basado en un diagnóstico institucional. Se adoptó un plan de bienestar para la vigencia Tiene cobertura del 100% de los policiales de la Institución o unidad. Contempla la evaluación de los resultados del Programa correspondiente a la vigencia anterior. Incluye la medición del Clima Laboral por lo menos una vez en los dos últimos años. Incluye la formulación de planes de incentivos a los policiales para la vigencia. Contempla la evaluación de la ejecución del plan de incentivos correspondientes a la vigencia anterior. Procesos de selección meritocrática para el ingreso a los empleos gerenciales (cuando aplique). Definición de los perfiles y las competencias laborales de los empleos gerenciales. Definición y seguimiento al cumplimiento de las metas del nivel directivo. Procesos de evaluación del desempeño acorde con la normatividad que rige para la Policía. Correspondencia entre las metas individuales con las metas del área o del proceso al que pertenece el policial (indicadores de gestión). Retroalimentación sobre el desempeño individual de los policiales. Formulación de acciones de mejoramiento individual. Seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual. Documentación de las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento. Formulación del Plan Institucional de Formación y capacitación con participación del personal. Contenidos del plan de capacitación enmarcados dentro de las áreas temáticas definidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación. Realización de programas de Protección y Servicios Sociales. El programa de incentivos contempla por lo menos seis de los incentivos señalados en el Artículo 33 del Decreto 1567 de 1998. Se tiene reglamentado el proceso para la selección y premiación de los Equipos de Trabajo. Se ha adoptado el método para la suscripción y evaluación de la concertación de la gestión. Se suscribe la concertación de la gestión con el 100% de los directores, dueños de procesos, jefes oficinas asesoras, comandantes de región, comandantes metropolitanas, comandantes de departamentos, directores de escuelas, centros vacacionales, rectores de colegio y demás unidades de tercer nivel. Cada concertación de la gestión contiene cronogramas, responsabilidades, metas e indicadores. Se ha evaluado la concertación de la gestión de la vigencia anterior. Se utilizan los resultados de la concertación de la gestión como referente para realizar la evaluación individual de los policiales.


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Anexos

1.1.3. Elementos Estilo de Dirección Elemento que se evaluará a partir de los resultados de la evaluación de los 28 elementos restantes, determinando así el impacto del estilo de dirección en el éxito del Sistema de Control Interno. 1.2. Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1. Elemento Planes y Programas Está elaborado y socializado. Está en proceso de socialización e interiorización. Está interiorizado y conocido por el personal. Contempla la misión y visión institucional. Contempla las políticias y objetivos institucionales. Contempla acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el quehacer misional de la Policía o Unidad. Contempla herramientas de seguimiento y evaluación que midan el cumplimiento de metas (indicadores). Dicho esquema es coherente con el presupuesto anual y plurianual de la Policía o unidad. Dicho esquema es coherente con las necesidades de la Verifique si el (los) docu- ciudadanía. mento(s) que contiene(n) Permite la planificación de los productos y/o servicios el esquema de planeación que presta la Policía o unidad. institucional, utilizado en Dicho esquema es coherente con las necesidades de la la unidad: ciudadanía. Se ejecutan las acciones de acuerdo con lo planeado. Se ejecuta el presupuesto de acuerdo con lo planeado. Se cumplen los cronogramas. Se cumplen las metas. Se definen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir el avance en la ejecución de los planes. Contempla un proceso de seguimiento y evaluación documentado. Se ejecuta el proceso de seguimiento y evaluación de los planes y programas de manera periódica. Se generan acciones correctivas o preventivas, ante posibles desvíos en la planeación. La política de calidad de la Policía o unidad responde al direccionamiento estratégico. Adicionalmente solo para La política de calidad toma en cuenta las expectativas Instituciones que están de los usuarios. implementando la NTCGP 1000: NTCGP 1000:2009 La política de calidad refleja el compromiso de la Policía o Unidad por el mejoramiento continuo. o ISO 9001:2008 Los objetivos de calidad son coherentes con la política de calidad. 1.2.2. Elemento: modelo de operación por procesos Verifique si el modelo de Presenta diseño del mapa de procesos. operación por procesos de Contempla identificación y clasificación de procesos. la Policía o unidad cumple Incluye caracterización de Procesos. con las siguientes caracteEs conocido y comprendido por el personal. rísticas: Los procesos son aplicados adecuadamente en el desarrollo de la gestión institucional. En el mapa de procesos Posee puntos de control definidos. verifique: Contiene evaluación de los objetivos de los procesos, a partir de los indicadores definidos para cada uno.



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1.2.3. Elemento: Estructura Organizacional Verifique si la estructura Facilita el desarrollo de los procesos. organizacional de la Es coherente con la Tabla de Organización Policial (TOP) Policía o unidad: y el manual de funciones y de competencias laborales. Verifique si el Manual Contempla el propósito principal de cada puesto de de Funciones y Compe- trabajo de la planta de personal. tencias Laborales de la Incluye las competencias requeridas para el desempeño Policía o unidad: de cada puesto. Para cada uno de los elementos de la administración del riesgo, verifique si de forma adecuada: Se identificaron los factores internos de riesgo. Se identificaron los factores externos de riesgo. 1.3.1. Elemento: contexto Se analizó y utilizó el contexto estratégico como fundaestratégico mento para el manejo del riesgo. Se definieron los parámetros para adelantar el proceso de administración del riesgo. Se identificaron los riesgos con base en el contexto estratégico. 1.3.2. Elemento: identifi- Se identificaron los riesgos con base en los objetivos de cación de riesgos los procesos institucionales. Se establecieron las causas y efectos de los riesgos identificados. Se analizó la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Se analizó el impacto de las consecuencias de los 1.3.3. Elemento: análisis riesgos. del riesgo Se determinó la vulnerabilidad de los procesos frente a los riesgos. Se definen los controles para prevenir o mitigar el impacto de los eventos que pueden generar riesgos para la Policía o Unidad. Se documentaron los controles para prevenir o mitigar los riesgos de la Policía o Unidad. 1.3.4. Elemento: Se mide la efectividad de los controles con relación a la valoración del riesgo ocurrencia del riesgo. Se priorizaron los riesgos teniendo en cuenta la efectividad de los controles. Se definieron acciones para mitigar los riesgos (ERCA: evitar, reducir, compartir o transferir, asumir). Se definieron los lineamientos para el manejo de los riesgos. Se divulgaron las políticas del tratamiento del riesgo a 1.3.5. Elemento: los policiales de la Institución o Unidad. política de administración Verificación del cumplimiento de las políticas de tratade riesgos miento del riesgo. Resultados de las políticas de tratamiento del riesgo evaluadas. 2. Subsistema de Control de Gestión. 2.1. Componente: actividades de control. 2.1.1. Elemento: políticas de operación Verifique si los linea- Se han definido. mientos internos para la Se están identificando. acción y desempeño en Se adoptaron oficialmente. cada proceso: Están debidamente documentadas. Se han divulgado entre todos los policiales de la InstiSolo si ya se adoptaron: tución o Unidad. Los policiales las conocen y aplican.

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Anexos

2.1.2. Elemento: Procedimientos Verifique si el estado Se han definido. actual de las actividades a través de las cuales se En proceso de definición. desarrollan los procesos de la Policía o Unidad Ya se definieron. (Procedimientos): Se han adoptado por parte de los responsables de los procesos.

Solo si ya se definieron:

Se han divulgado y son conocidos entre los policiales que intervienen en el desarrollo de cada proceso. Están debidamente documentados. Se ejecutan tal como se han documentado, permitiendo el desarrollo efectivo de los procesos. Se revisan periodicamente, generando mejoras.

2.1.3. Elemento: Controles Se han definido. Verifique si el estado Se encuentran en proceso de definición. actual de los controles: Ya se definieron.

Solo si ya se definieron:

Se documentaron apropiadamente los controles para prevenir o mitigar los riesgos del proceso o la Institución. Se divulgaron a los policiales de la entidad. Se conocen y se están aplicando adecuadamente. Se definieron indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir el avance en la ejecución de los planes y programas.

2.1.4. Elemento: indicadores

Los indicadores definidos hacen parte del proceso de seguimiento y evaluación de la Policía o Unidad. Se generan acciones correctivas o preventivas, a partir de la aplicación de los indicadores definidos. Se divulgaron a los policiales de la Institución o Unidad. Se conocen y aplican adecuadamente por todos los policiales.

2.1.5. Elemento: manual de operaciones Está diseñado o construido. Verifique el estado del Se encuentra en proceso de diseño y construcción. Manual de Operaciones Se diseñó y construyó a partir de la recopilación e intede la Policía o unidad: gración de la información que regula las actuaciones de la Policía o Unidad. Se adoptó oficialmente. Solo si ya se adoptó:

Se ha divulgado entre todos los policiales. Se conoce y aplica adecuadamente por toda la policía.

Adicionalmente, solo para instituciones que están implementando la NTCGP 1000 o ISO 9001 Se ha diseñado y construido. Verifique si el estado del Se encuentra en proceso de consolidación. Manual de Calidad de la Se elaboró bajo los lineamientos de la NTCGP 1000 o Policía o unidad: ISO 9001. Incluye el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, Solo si ya se diseñó y las políticas, objetivos de calidad y el mapa de procesos. construyó: Es conocido y aplicado por toda la Policía.



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2.2. Componente: información 2.2.1. Elemento: información primaria Las sugerencias, recomendaciones peticiones, necesidades, quejas o reclamos, que presenta la ciudadanía. Un registro sistematizado de las observaciones sobre la gestión de la entidad y los procesos contractuales que presentan las veedurías u otros grupos de control social. Verifique si los mecanismos para recepción y registro de la información, tienen en cuenta:

Información suministrada por las fuentes externas (comunidad, proveedores, oganismos de control o de regulación, organismos de cooperación o de financiación, otras entidades u organismos, sean públicos o privados) como insumo base para el desarrollo de los procesos. Acciones de consulta con distintos grupos de interés: comunidad, proveedores, organismos de control, cooperación, veedurías, entre otros, desarrolladas para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

2.2.2. Elemento: información secundaria Se diseñaron y construyeron. Sugerencias y recomendaciones que presentan los policiales de la Policía o unidad. Tablas de retención documental de acuerdo con lo Verifique si los meca- previsto en las normas archivísticas. nismos para organizar y Información referente a sus recursos físicos y tecnolóprocesar la información, gicos, identificada, conocida y aplicada. tienen en cuenta: Información referente a sus recursos humanos, edentificada, conocida y aplicada. Utilización de la información suministrada por las fuentes internas (manuales, informes, actas, actos administrativos) como insumo para el desarrollo de los procesos. 2.2.3. Elemento: sistemas de información Se diseñaron y construyeron. Sistematización y clasificación de la correspondencia de manera organizada. Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos y tecnológicos. Manejo organizado o sistematizado del talento humano. Verifique si los sistemas Verificación de la oportunidad y veracidad de la inforde información tienen en mación reportada a los diferentes sistemas gubernacuenta: mentales de información y a los grupos de interés o veedurías respectivas. Procesamiento oportuno de la información recopilada para agilizar y facilitar los procesos de control social por parte de las veedurías ciudadanas. Generación y sistematización de la información originada en las consultas externas, presentada de manera clara y comprensible.

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Anexos

2.3. Componente: comunicación pública 2.3.1. Elemento: comunicación organizacional Ya se definió. Canales de comunicación entre la dirección de la Policía o Unidad y las demás policiales. Canales de comunicación entre los responsables de los Verifique si la política de procesos de la Policía o unidad. comunicación institucional Mecanismos de seguimiento y evaluación al funcionade la entidad contiene: miento de los mismos. Hay una retroalimentación oportuna con base en las sugerencias proporcionadas por los servidores de la Policía o unidad. 2.3.2. Elemento: comunicación informática Dar a conocer los informes de resultados de gestión de la entidad. Dar a conocer información de los programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos. Generar espacios que propicien la retroalimentación en las audiencias anuales de rendición de cuentas, con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. Trámites de competencia de la entidad, divulgados a través de medios tecnológicos o electrónicos (Ley Verifique si los canales 962/05). de comunicación entre la Policía o unidad y Formularios oficiales divulgados a través de los cuales las partes interesadas se formaliza la prestación de los servicios o el desarrollo de los trámites de la entidad (Ley 962/05). permiten: Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés general, publicados a través de medios electrónicos (Ley 962/05). Entrega a los usuarios de información referente a normas, funciones, servicios y trámites de su competencia, sin el requerimiento de la presencia personal y a través de medios impresos, electrónicos, telefónico o por correo (Ley 962/05). Remisión de documentos solicitados a través de correo electrónico y correo certificado (Ley 962/05). 3. Subsistema Control de Evaluación 3.1. Componente: autoevaluación

3.1.1. Elemento: evaluación del control

Ya se definieron. Verifique si las herramientas para realizar Los servidores públicos fueron sensibilizados sobre las la autoevaluación del mismas. control: Son conocidos y aplicados adecuadamente. 3.1.2. Elemento: autoevaluación de la gestión Ya se definieron. Verifique si las herraLos servidores públicos fueron sensibilizados sobre las mientas para realizar mismas. la autoevaluación de la Contempla un proceso de evaluación y seguimiento gestión: documentado, con base en los indicadores.



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3.2. Componente: Evaluación Independiente 3.2.1. Elemento: Evaluación independiente del Sistema de Control Interno El informe ejecutivo anual de Control Interno se ha presentado de manera oportuna al Consejo Asesor Nacional en materia de Control Interno. Realiza otros ejercicios de evaluación sobre el desarrollo e implementación del MECI. Adicionalmente verifi- Informa al directivo responsable sobre las dificultades o que que el responsable debilidades en la implementación del modelo. del control interno en la Hace recomendaciones resultado de las evaluaciones. Policía o unidad: Verifica las acciones correctivas y/o de mejoramiento que se aplican. 3.2.2. Elemento: auditoría interna

Responda estas preguntas si usted, su unidad o su proceso, se encuentra facultado mediante acto administrativo por el Director General de la Policía Nacional para realizar evaluación independiente.

Determine el estado Se ha definido. actual del Programa Anual Se definió pero no se ha ejecutado efectivamente. de Auditoría en su Policía Se definió y se ejecuta de acuerdo con lo previsto. o unidad: Tiene en cuenta el procedimiento definido por la entidad, para realizar la auditoría interna. Solo si se definió y se Dicho procedimiento debe incluir: la verificación al ejecuta, verifique si cumplimiento de los objetivos de la entidad y la normacumple con las siguientes tividad que la regula; la verificación de la eficacia, condiciones: eficiencia y efectividad de los procesos y del manejo de recursos, y la evidencia documental como soporte fundamental para su desarrollo. Estos se presentan basados en un soporte oportuno, claro y confiable, sustentado en las observaciones resultado de las auditorías de gestión y/o calidad. En cuanto a los informes Se les hace el seguimiento correspondiente para veride auditoría, verifique si: ficar el logro y efectividad de las acciones correctivas o preventivas establecidas. Permiten el seguimiento de los mapas de riesgos de la entidad. Adicionalmente, solo para El programa anual de auditoría incluye el desarrollo de instituciones que están auditorías de calidad. implementando la NTCGP Se definieron planes de mejoramiento y/o acciones 1000: 2004/2009 o ISO correctivas o preventivas para eliminar las no conformi9001: dades detectadas en las auditorías de calidad. 3.3. Componente: planes de mejoramiento 3.3.1. Elemento: plan de mejoramiento institucional Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definición. de mejoramiento institucional: Mejora sustancialmente el desempeño de la Policía o unidad. Atiende rigurosamente las osbservaciones hechas por la oficina de control interno. Solo si ya se definieron, Contiene las estrategias para hacer frente a los hallazgos verifique si: encontrados por los organismos de control respectivos. Contiene las acciones de mejora pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la Policía o unidad. Realiza una verificación continua a las acciones establecidas para comprobar su efectividad.

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Anexos

3.3.2. Elemento: plan de mejoramiento por procesos Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan Se encuentran en proceso de definición. de mejoramiento institucional: Proporcionan acciones de mejora para llevar a cabo la realización de los procesos de manera clara y enfocada al funcionamiento exitoso de la Policía o unidad. Proporcionan los mecanismos necesarios para mejorar Solo si ya se definieron, el cumplimiento de los procesos. verifique si: Guardan coherencia con el desarrollo de las estrategias de mejoramiento institucional. Cuentan con un mecanismo de contingencia en caso de presentarse fallas en algún nivel de desarrollo de los procesos. 3.3.3. Elemento: plan de mejoramiento individual Verifique si las herra- Se han definido. mientas (procedimientos, formatos, aplicativos, etc.) para realizar el plan de En proceso de definición. mejoramiento individual: Permiten la retroalimentación sobre el desempeño individual de los policiales. Contienen la formulación de acciones de mejoramiento Solo si ya se definieron, individual. verifique si: Facilitan el seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual. Documentan las acciones de mejoramiento individual y los resultados de su seguimiento. 4. Preguntas complementarias a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (solo diligenciadas por las entidades que se encuentran dentro del alcance de la Ley 872 de 2003 NTCGP 1000:2009 o ISO 9001). El control de documentos. El control de registros. 4.1. Verifique si la Policía o unidad cuenta con los Las auditorías internas. procedimientos exigidos El control del producto no conforme. por la norma en: La generación de acciones correctivas. La generación de acciones preventivas. Aprobando documentos antes de su emisión. Revisando y actualizando documentos cuando sea necesario. 4.2. Se controlan los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad:

Identificando cambios y el estado de revisión actual de los documentos. Asegurando que las versiones actualizadas de los documentos se encuentren disponibles, previniendo el uso de documentos obsoletos. Asegurando que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurando que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribución.



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4.3. Se cuenta con mecanismo de control de registros que:

4.4. La alta dirección hace seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad en la Policía o unidad, por medio de:

Se han definido e implementado mecanismos que den a conocer a todos los policiales de la entidad la política, los objetivos y directrices del Sistema de Gestión de la Calidad.

Proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz, eficiente y efectiva del SGC. Permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables. Sean fácilmente identificables, almacenados, protegidos, recuperados y dispuestos, y se pueda determinar el tiempo de su retención. Resultado de las auditorías. La retroalimentación del cliente. El desarrollo de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio. El estado de las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. Los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. Recomendaciones para la mejora. Los riesgos identificados por la Policía o proceso. Seguimiento a la planeación institucional. Verificación del cumplimiento de la política y objetivos de calidad. Se han definido. Definidos pero no se implementan acorde con lo previsto. Se definieron y se implementan de acuerdo con lo previsto.

Se ha valorado su efectividad. Han contado con la participación del 100% de los poliSolo si se definieron y se ciales o un porcentaje representativo en la Policía. implementan, verifique: Han contado con el apoyo y liderazgo del equipo directivo. La Policía o unidad ha optado por la certificación en NTCGP 1000:2004 o NTCGP 1000:2009 o ISO 9001 ante un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio: Cuál: La Policía o unidad se encuentra certificada en NTCGP 100:2004/2009 o ISO 9001 por un organismo acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio: Cuál: Por favor escriba su opinión y sugerencias acerca del presente instrumento.

Elaboró: MY. MAURICIO GÓMEZ M. IJ. DORLEY LEÓN LÓPEZ Fecha:

Revisó:

Aprobó:

MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha:

CR. GABRIEL PARADA DÍAZ Fecha:

Nota aclaratoria: el contenido del presente anexo está sujeto a modificaciones, por tanto la versión actualizada se deberá consultar en la Suite Visión Empresarial (SVE).

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Anexos

ANEXO No. 3

FORMATO “LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”

PROCESO CONTROL INTERNO

Código: 1CI-FR-0008

LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha: Versión: 0

Objetivo: Verificar, evaluar y determinar la calidad y efectividad de los controles establecidos en cada uno de los procesos y/o procedimientos, en función de contribuir al logro de los objetivos de la Policía Nacional. Instrucciones de diligenciamiento: Diligencie la información básica inicialmente, previendo seleccionar un solo proceso por instrumento de autoevaluación aplicado. El formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso o por el analista de procedimiento. El diligenciamiento del formulario debe ser en el archivo Excel, por cuanto se encuentran las opciones de respuesta predeterminadas. Califique cada pregunta, de acuerdo con la lista que aparece al dar clic en la celda CONTROL frente a cada pregunta. No haga modificaciones al formulario. Debe diligenciar todas las celdas CONTROL de las preguntas, para el número total de controles del proceso o procedimiento autoevaluado. Al finalizar la autoevaluación para el total de los controles establecidos por el proceso o procedimiento, el sistema evalúa la necesidad de establecer acciones de mejora a los controles.

Código y nombre proceso Código y nombre procedimiento

Nivel del proceso Fecha

Diligenciamiento

Grado, apellidos y nombres

Unidad

No.

Pregunta

1

¿El proceso o procedimiento en evaluación tiene identificados puntos de control?

2

¿El punto de control identifica claramente qué se quiere controlar?

3

¿El punto de control define claramente el responsable de ejecutarlo?

4

¿El punto de control permite identificar para qué se ejecuta dicho control?

5

¿El punto de control define claramente el tiempo o periodicidad de ejecución?

6

¿Existe un método definido para aplicar el control asociado a este proceso o procedimiento?

7

¿El control puede detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección?

8

¿El punto de control aporta directa o indirectamente a controlar las desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos del proceso?

9

¿El punto de control se está aplicando actualmente en las unidades que le corresponden?

Cargo

CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10 ¿Existen registros de la aplicación del control? 11

¿El punto de control tiene relación directa con una actividad crítica del proceso o procedimiento?



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CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL CONTROL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

No.

Pregunta

12

¿Para el control evaluado existen estándares o criterios de evaluación o comparación?

13

¿El criterio establecido para el control permite comparar el resultado del desempeño del proceso, contra el que fue establecido como criterio, para verificar si hay desvío o variación con relación al desempeño esperado?

¿Las personas que identifican o aplican el punto de control han sido 14 entrenadas debidamente y cuentan con las competencias necesarias para aplicarlo? 15

¿El control, al detectar e indicar errores actuales, puede prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección?

16

¿Los costos, los recursos y el tiempo usado en la aplicación del punto de control es adecuado para el desarrollo del mismo?

¿Es necesario adelantar acciones de mejora al control? Comentarios u observaciones generales sobre los puntos de control:

Elaboró: MY. MAURICIO GÓMEZ M. IJ. DORLEY LEÓN LÓPEZ Fecha:

Revisó:

Aprobó:

MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha:

CR. GABRIEL PARADA DÍAZ Fecha:


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Anexos

ANEXO No. 4 FORMATO “AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN EN PROCESOS Y ESTRATEGIA”

PROCESO CONTROL INTERNO

Página 1 de 1 Código: 1CI-FR-0009

AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN EN PROCESOS Y ESTRATEGIA

Fecha: Versión: 0

Objetivo: Verificar, evaluar y determinar, basado en un conjunto de indicadores de gestión, el comportamiento de los procesos, la obtención de las metas y de los resultados previstos en la estrategia e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la unidad o Institución, hacia el cumplimiento de sus objetivos. Instrucciones de diligenciamiento: Diligencie la información básica inicialmente, seleccionando si se va a autoevaluar la gestión de un proceso o de una unidad. Para autoevaluar la gestión de los procesos, este formulario debe ser diligenciado por el responsable del proceso. Para autoevaluar la gestión de la unidad, este formulario debe ser diligenciado por el comandante, director o jefe. El informe de la autoevaluación de la gestión debe ser trimestral. Para el diseño de las acciones de mejoramiento, se deberá tener en cuenta los lineamientos establecidos por el proceso “Mejora Continua”. La información detallada de cada indicador debe ser extractada de la ficha técnica del respectivo indicador. Código y nombre del proceso Fecha

Diligenciamiento

Nombre Indicador

Nivel proceso (gestión proceso)

Nivel unidad (gestión estrategia)

Grado, Nombre

Cargo

Quien diligencia el formato

Quien diligencia el formato

Fórmula de Cálculo

Unidad

Interpretación del Indicador Meta

Resultado del Indicador

Parámetro de comparación

(criterio, rango, estándar)

Análisis del resultado del Indicador

Acción de mejoramiento

Análisis de la gestión total del proceso o la unidad: Elaboró IJ DORLEY ENRIQUE LEÓN LÓPEZ Fecha:

Revisó: MY. RICARDO MOYA ROMERO Fecha:

Aprobó: CR. GABRIEL PARADA DÍAZ Fecha:




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ANEXO No. 5 CARACTERIZACIÓN PROCESO “CONTROL INTERNO” CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS La información relacionada con el proceso “Control Interno” se encuentra publicada en la Suite Visión Empresarial (herramienta básica para la documentación oficial del Sistema de Gestión Integral), con el código 1CI-CP-0001 y sus anexos como aparece a continuación:

Código

Nombre

Versión

Fecha Versión

1CI-PR-0001

AUDITORÍA INTERNA

2

05/oct./2009 11:42:36

1CI-FR-0002

CONTROL ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIÓN

0

04/oct./2009 22:37:01

1CI-CP-0001

CONTROL INTERNO

2

25/jun./2010 18:42:29

1CI-DP-0001

DESPLIEGUE DEL PROCESO CONTROL INTERNO

0

29/jul./2010 18:38:11

1CI-FR-0003

EVALUACIÓN ASISTENTES EVENTO DE SENSIBILIZACIÓN

0

04/oct./2009 22:54:03

1CI-FR-0001

FICHA TÉCNICA EVENTO DE SENSIBILIZACIÓN

0

04/oct./2009 22:18:58

1CI-PR-0003

FOMENTAR LA CULTURA DEL CONTROL INTERNO

1

04/oct./2009 23:03:27

1CI-FR-0005

LISTA DE VERIFICACIÓN

0

05/oct./2009 11:20:45

1CI-FR-0004

PLAN DE AUDITORÍA

0

05/oct./2009 11:10:58

1CI-FR-0007

PRUEBAS DE APOYO

0

05/oct./2009 11:28:16

Nota aclaratoria: la información registrada en este anexo está sometida a variaciones, en la medida en que el dueño del proceso “Control Interno” actualice y publique, previo control de documentos, información relacionada con los productos y anexos del mismo, en la Suite Visión Empresarial (SVE), herramienta donde se podrá consultar la versión actualizada.

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1CI-MA-0001 VER:0

Anexos

ANEXO No. 6 CARACTERIZACIÓN PROCESO “MEJORA CONTINUA” CON SUS DESPLIEGUES, ANEXOS Y PROCEDIMIENTOS La información relacionada con el proceso “Mejora Continua” se encuentra publicada en la Suite Visión Empresarial (herramienta básica para la documentación oficial del sistema de gestión integral), con el código 1MC-CP-0001 y sus anexos como aparece a continuación: Código

Nombre

Versión

Fecha Versión

1MC-PR-0004

CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

1

22/jul./2009 10:02:34

1MC-DP-0001

DESPLIEGUE MEJORA CONTINUA

0

23/jul./2010 11:01:09

1MC-PR-0005

EJECUTAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO

3

25/jun./2010 15:10:38

1MC-FR-0002

FORMATO TRATAMIENTO DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

0

22/jul./2009 09:45:42

1MC-GU-0002

GUÍA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO POR PROCESOS

0

25/jun./2010 17:04:27

1MC-GU-0003

GUÍA PARA ELABORAR PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

0

25/jun./2010 17:29:18

1MC-GU-0001

GUÍA PARA ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

0

25/jun./2010 16:44:10

1MC-CP-0001

MEJORA CONTINUA

2

01/jun./2010 10:31:30

1MC-FR-0003

PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO

0

25/jun./2010 14:19:17

Nota aclaratoria: la información registrada en este anexo está sometida a variaciones, en la medida en que el dueño del proceso “Mejora Continua” actualice y publique, previo control de documentos, información relacionada con los productos y anexos del mismo en la Suite Visión Empresarial (SVE), herramienta donde se podrá consultar la versión actualizada.



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Dirección y Conceptualización Brigadier General JANIO LEÓN RIAÑO Jefe Oficina de Planeación Coronel GABRIEL PARADA DÍAZ Jefe Área de Control Interno Coronel LEÓN GUILLERMO BARÓN CALDERÓN Jefe Oficina Comunicaciones Estratégicas Teniente Coronel GUSTAVO FRANCO GÓMEZ Jefe Grupo Doctrina y Servicio de Policía

Elaboración y redacción Intendente Jefe DORLEY ENRIQUE LEÓN LÓPEZ Asesor Mejora Continua y Fomento de la Cultura del Control ARCOI

Colaboradores

Grupo Impresos y Publicaciones COEST

Diagramación e impresión

Imprenta Nacional de Colombia Bogotá, D. C., Colombia, 2010.



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MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA POLICÍA NACIONAL

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