Manual de Usuario Manual de Operación Administración del

Manual de Usuario Manual de Operación Administración del Flujo de Efectivo ASA MUF Flujo Efectivo 15022005.doc

Administración del Flujo de Efectivo

15 Febrero 2005

Manual de Operación de Cash Management Cash Management Manual de Usuario

Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Elaboró: Administración del Cambio

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Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproducción o uso fuera de la empresa.

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Tabla de contenido

1

CREAR ASIENTOS MANUALES.......................................................................0 1.1 REGISTRO MANUAL DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS ............................................................... 0 1.1.1 Ingreso de un Estado de Cuenta Bancario Nuevo (New Bank Statement):................... 0 1.2 CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA (AUTORECONCILIATION)...................................................................... 0 1.2.1 Importar y Conciliar Automáticamente............................................................................ 0 1.3 CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA (AUTORECONCILIATION) MEDIANTE LA VENTANA ESTADO DE CUENTA BANCARIO (BANK STATEMENT) ............................................................................................................ 0 1.3.1 Contabilidad .................................................................................................................... 0 1.3.2 Reportes ......................................................................................................................... 0 1.4 CONCILIACIÓN MANUAL ................................................................................................................. 0 1.4.1 Conciliar .......................................................................................................................... 0 1.4.2 Revisar Transacciones Conciliadas................................................................................ 0 1.4.3 No Conciliado.................................................................................................................. 0 1.4.4 Crear Pago Nuevo (New Payment) y Cobros (Receipts) ............................................... 0 1.4.5 Agregar Líneas Bancarias Adicionales........................................................................... 0 1.4.6 Reversiones .................................................................................................................... 0 1.4.7 Errores del Banco ........................................................................................................... 0 1.4.8 Finalizar .......................................................................................................................... 0 1.4.9 Contabilidad .................................................................................................................... 0 1.4.10 Reportes ......................................................................................................................... 0 1.5 PRONÓSTICO DE EFECTIVO ............................................................................................................ 0 1.5.1 Crear una Plantilla de Pronóstico (Forecast Template).................................................. 0 1.5.2 Crear un pronóstico utilizando la ventana Tools Submit Forecast ................................. 0 1.5.3 Crear un pronóstico usando la ventana Enviar Solicitud (Submit Request)................... 0 1.5.4 Ver Resultados del Pronóstico ....................................................................................... 0

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BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES ................................................................0


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1 Crear Asientos Manuales Módulo:

Administración de Efectivo

Proceso:

Ingreso manual de Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements)

Objetivo:

Crear manualmente un estado de cuenta bancario en Administración de Efectivo (Cash Management). Agregar líneas manualmente a un estado de cuenta previamente ingresado.

Prerrequisitos:

1. Cuentas Por Pagar (Payables), Cuentas Por Cobrar (Receivables), Nómina (Payroll), Tesorería (Treasury) y Administración de Efectivo (Cash Management) deben haber sido instalados 2. Las transacciones están Conciliación (Reconciliation)

disponibles

para

3. AutoReconciliation debe haber sido instalado (tolerancias, códigos, p.ej.).

1.1Registro Manual de Estados de Cuenta Bancarios

Usted puede ingresar un estado de cuenta bancario manualmente o puede agregar a mano líneas a un estado de cuenta bancario que ha sido previamente ingresado. El estado de cuenta pudo haber sido ingresado manualmente o puede haber sido cargado en forma electrónica.

Antes de que pueda ingresar un estado de cuenta bancario manualmente, primero debe instalar la aplicación Administración de Efectivo (Cash Management). Si usted decide utilizar Conciliación Automática (AutoReconciliation) para expedir el proceso de conciliación, deberá instalarlo. Se requieren los códigos de transacción para el uso de Conciliación Automática (AutoReconciliation) y también deben instalarse. Aunque algunas organizaciones deciden no utilizar AutoReconciliation, con todo, eligen utilizar códigos de transacción para aumentar la precisión de ingreso de información y proporcionar una mejor guía de auditoría. Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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1.1.1


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Ingreso de un Estado de Cuenta Bancario Nuevo (New Bank Statement):

Para ingresar un nuevo estado de cuenta, proporcione la información requerida en la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement). Navegar por:

Conciliación Bancaria > Estados Bancarios (Bank Reconciliation > Bank Statements)

Cuando entre al formato, haga clic en el botón “Nuevo” (New).


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Posteriormente, ingrese la siguiente información: Número de Cuenta (Account Number): Selecciónela cuenta a la que creará el Estado de Cuenta. Nombre de Cuenta (Account Name): Predeterminado. De acuerdo a la cuenta que selecciono. Nombre del Banco (Bank Name): Predeterminado. Aparece en automático de acuerdo a la cuenta que selecciono. Sucursal Bancaria (Branch Name): Predeterminado. Aparece en automático de acuerdo a la cuenta que selecciono. Fecha (Date): Ingrese fecha del Estado de Cuenta Divisa (Currency): Predeterminado Número de Estado de Cuenta (Statement Number): Predeterminado a partir de la fecha ingresada o ingrese Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Fecha Contable (GL Date): Ingrese la fecha en la que se contabilizará. Opcionalmente ingrese Totales Control (Control Totals): Saldo Inicial (Opening Amount): Ingrese balance de estado abierto Recibos (Receipts Amount): Ingrese Importe total Pagos (Payments Amount): Ingrese Importe total Saldo Final (Closing Amount): Valor calculado Número de líneas de Recibos: Ingrese cantidad Número de líneas de pagos: Ingrese cantidad Líneas (Lines): Número de líneas

Modificar la fecha de GL (General Ledgar) nos permite conciliar Estados de Cuenta Bancarios el primer día del siguiente mes contable que se esta cerrando, esto facilita que si existen transacciones que afecten algún modulo Oracle y este a su vez contabilice, ese registro contable se hará dentro del periódo que le corresponde sin saltar el siguiente mes. Después de ingresar la información del encabezado y el control (opcional) haga clic en el botón “Líneas” (Lines). Pero antes de que haga clic, tome nota de la sección “Totales Línea” (Line Totals) para mantener un control de cómo sus saldos actuales se comparan con los totales control. Haga clic en el botón “Líneas” (Lines) para empezar el ingreso de las líneas del estado de cuenta bancario “Nuevo” (New). Cuando entre por primera vez a la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) usted comenzará en la región “Cantidades” (Amounts) de la región alterna. Los siguientes campos estarán disponibles para ingreso: Número de Línea (Line Number): Ingrese. Normalmente inicia en 10 y el secuencial es con este rango. Tipo (Type): Seleccione (pago, cobro, misc., NSF, etc.)


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Código (Code): Requerido para Conciliación Automática (AutoReconciliation), de otra forma, opcional Número (Number): Ingrese número de documento (cheque, recibo) Fecha de la Transacción (Transaction Date): Predeterminado a partir de la fecha en la cabecera del estado de cuenta Importe (Amount): Ingrese la cantidad de la línea (todos los valores positivos, el Tipo (Type) es el controlador. Se requieren todos los campos antes mencionados excepto el Código (Code). Este campo no es requerido a menos que usted esté utilizando “Conciliacion Automática (AutoReconciliation). Es importante mencionar que existen algunos Recibos Varios (Miscellaneous) previamente establecidos (comisiones bancarias, intereses, etc.) y el requisito para la Conciliación Automática es que no debe contener información en el campo “Número”, esto es necesario para optimizar su conciliación y reducir lo más posible la conciliación manual.


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La siguiente opción es “Cambio” (Exchange). Sólo utilice estos campos si la divisa de la transacción difiere de la utilizada en la cuenta, de otra forma considera por default la moneda asociada a la cuenta.


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Los siguientes valores de campos están disponibles: Divisa (Curr): Seleccione. Si es una diferente a la funcional. Fecha (Date): Ingrese, solo si se trata de una diferente a la de su estado de cuenta. Tipo (Type): Seleccione (periodo o diariamente) Tasa (Rate): Ingrese. Tipo de cambio a aplicar. Importe Original (Original Amount): Ingrese. Importe en la Divisa diferente a la funcional. La siguiente opción es Referencia (Reference).


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De manera opcional, proporcione la siguiente información general de referencia: Agente (Agent): Cliente (Customer)o Proveedor (Supplier) Cuenta Bancaria Agente (Bank Account): Cuenta bancaria del agente Factura (Invoice): Número de factura del proveedor . La cuarta opción es “Descripción” (Description). De manera opcional, ingrese información descriptiva de la transacción en los siguientes campos:


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Descripción (Description): Ingrese cualquier comentario que considere necesario para la línea (sobre todo cuando realiza alguna cancelación, error, etc). Estado ( Status): Indica el estatus que tiene ese movimiento (aquí aun sin conciliar) Cargos (Charges): Ingrese la cantidad de cualesquiera cargos relacionados al banco Después de haber ingresado todas las líneas de su estado de cuenta, guarde su trabajo.


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Si usted está utilizando totales de control, verifique que sus totales actuales sean iguales a los totales de control.


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Compare los totales actuales con los totales control. En el caso de que los totales no correspondan, ejecute: Reporte Detallado de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Detail Report) Este le servirá para comparar los documentos. Navegar por:

Otro> Programas> Ejecutar (Other> Programs> Run)

Seleccione el Informe detallado de Estado Bancario (Bank Statement Detail Report)


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Proporcione los parámetros siguientes: Nivel de Corte (Break Level): Estado de Cuenta (Predeterminado) Número de Cuenta Bancaria (Bank Account Number): Seleccione Número del Estado de Cuenta Desde (Statement Number From): Ingrese o seleccione Número del Estado de Cuenta A (Statement Number To): Ingrese Fecha del Estado de Cuenta Desde (Statement Date From): Ingrese o deje en blanco Fecha del Estado de Cuenta A (Statement Date To): Ingrese o deje en blanco

Estado de Línea del Estado de Cuenta (Statement Line Status): Todas Una vez que reciba el resultado de Oracle, compárelo con sus líneas del estado de cuenta. El reporte muestra cada línea de transacción de su estado de cuenta y proporciona información resumida para cada tipo de transacción. La información se distribuye por “Conciliada” (Reconciled) y “No Conciliado” (Unreconciled). Ya que nos preocupamos por los problemas en el registro de la Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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información y problemas de no conciliación, nos interesaremos en la información “No conciliado” (Unreconciled).

Si después de ingresar un estado de cuenta y guardarlo necesita agregar líneas de estado adicionales, simplemente regrese a la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines). Coloque su cursor en la fila inferior a su última línea de estado y proceda mediante el registro de la información en la línea de estado. El Número de Línea (Line Number) se incrementará automáticamente al siguiente número secuencial. Para agregar líneas a un estado de cuenta que ha sido cargado electrónicamente, se debe seleccionar el parámetro de sistema “Agregar Líneas a Estados Electrónicos” (Add Lines to Electronic Statements).

Navegar por:

Conciliación Bancaria>Estados Bancarios (Bank Reconciliation>Bank Statements)

Seleccione:

Find:Review:Lines


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En la pantalla anterior hemos solicitado un nuevo registro y en automático nos da el siguiente número de línea. Finalmente los totales de control que usted ingreso y los proporcionados por Oracle deben ser iguales. Con esto su Estado de Cuenta esta listo para ser conciliado.


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1.2Conciliación Automática (AutoReconciliation) Módulo:

Administración de Efectivo

Proceso:

Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) diarios u Conciliación automática (AutoReconciliation)

Objetivo:

Ejecutar la Conciliación Automática (AutoReconciliation) para un estado d bancario sin importar si fue ingresado electró manualmente.

Prerrequisitos:

1. Los recibos han sido registrados y contabilizados y las facturas también pagadas y contabilizadas. 2. El estado de cuenta bancario ha sido cargado, va está listo para la Importación (Import) y consecuente Conciliación Automática (AutoReconciliation) 3. Se debe configurar AutoReconciliation (tolerancias, etc.).

Esta guía de capacitación está diseñada para proporcionar instrucción respecto al uso de las Conciliaciones Automáticas (AutoReconciliation). Mediante el uso adecuado de los instrumentos y el correcto registro de las actividades que impactan su balance, puede minimizar el esfuerzo requerido para Conciliar automáticamente (AutoReconcile). Si se utilizan transferencias electrónicas o cheques, cerciórese de desarrollar políticas que aseguren que se registran las transacciones adecuadamente en Oracle. Mantenga una bitácora para este tipo de actividades y otras que ocurren fuera de Oracle pero requieren registro en él. Mediante la disminución de la probabilidad de encontrarse con líneas no conciliadas, usted aumenta significativamente la probabilidad de tener una rápida AutoReconciliation. Si después de haber hecho ingresos corregidos y ejecutar la Conciliación automática (AutoReconciliation) en algunas ocasiones, todavía tiene líneas no conciliadas, probablemente deberá conciliar las líneas restantes manualmente. Esto puede ser una tarea muy laboriosa y, de ser posible, debe evitarse. Si necesita conciliar manualmente, vea los documentos “Conciliación Manual” (Manual Reconciliation).


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Ejecutando los Programas: Administración de Efectivo (Cash Management) utiliza los siguientes programas para ejecutar conciliación automática (AutoReconciliation). Conciliación Automática (AutoReconciliation): Puede utilizarse para conciliar estados de cuenta bancarios cargados tanto manual como electrónicamente. Importar Estado Bancario (Bank Statement Import): Puede utilizarse para importar un estado de cuenta bancario de la tabla de Interfase de Efectivo (Cash Interface) que ha sido previamente cargada mediante el programa SQL*Loader. Importar y Conciliar Estados Bancarios (Bank Import and AutoReconciliation): Use este programa para importar y conciliar al mismo tiempo estados de cuenta bancarias cargados electrónicamente.

Conciliación automática (AutoReconciliation) Para conciliar un estado de cuenta bancario que ha sido ingresado manualmente o un estado ingresado electrónicamente que ha sido exitosamente importado, utilice el programa Conciliación Automática (AutoReconciliation). Usted puede ejecutar este programa con la frecuencia que lo requiera.


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Otro > Programas >Ejecutar (Other > Programs >Run)

Seleccione “Conciliación automática” (AutoReconciliation)

Número de Cuenta Bancaria (Bank Account Number): Seleccione. La cuenta que desea conciliar. Número de Estado de Cuenta Desde (Statement Number From): Ingrese a partir de cual desea conciliar. Número de Estado de Cuenta A (Statement Number To) Ingrese o acepte el predeterminado.

:

Fecha de Estado de Cuenta Desde (Statement Date From): Ingrese la fecha de inicio para la conciliación Fecha de Estado de Cuenta A (Statement Date To): Ingrese la fecha final para la conciliación Fecha Contable (GL Date): Ingrese la fecha para contabilizar


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Actividad de Cuentas Por Cobrar (Receivable Activity): Debe dejarse en blanco este registro para que el sistema considere todas las Actividades de Cuentas Por Cobrar (Receivables Activity) que existan y no limite nuestra búsqueda, eso facilita la conciliación y creará Recibos Misceláneos (Miscellaneous Receipts) Método de Pago (Payment Method): Debe dejarse en blanco este registro para que el sistema considere todas los Métodos de Pago (Payment Method) que existan y no limite la búsqueda de las cuentas por pagar. NSF: Seleccione: No Aplica (No Action) o Revocar (Reverse) y Reabrir Factura (Reopen Invoice)

1.2.1

Importar y Conciliar Automáticamente

Para Importar (Import), Conciliar (Only reconcile) o para Importar y Conciliar (Import and reconcile) un programa electrónicamente cargado, utilice ya sea el programa Importar Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Import) o el programa Importar y Conciliar Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Import and Reconciliation).


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Conciliación automática> Interface Estado Bancario (Bank Reconciliation > Bank Statement Interface)

Número de Cuenta (Account Number): Seleccione la cuenta a conciliar Nombre del Banco (Bank Name): Predeterminado. Aparecerá automáticamente de acuerdo a la cuenta seleccionada. Sucursal Bancaria (Bank Branch): Predeterminado de acuerdo a la cuenta seleccionada Divisa (Currency): Predeterminado de acuerdo a la cuenta seleccionada Estado de Cuenta (Statement): Ingrese. Si se trata del único lo verá de inmediato en pantalla, de haber más de uno verifique con la flecha hacia abajo hasta que encuentre el correspondiente.


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Apertura (Opening Amount): Predeterminado del cierre del último estado de cuenta Recibos/Líneas (Receipts Amount/Lines): Predeterminado, proviene de la información bancaria Pagos/Líneas (Payments Amount/Lines): Predeterminado, proviene de la información bancaria Cierre (Closing): Predeterminado, proviene de la información bancaria, es el saldo final de nuestra cuenta bancaria e inicio del siguiente día. Después de haber llenado el formato, elija el botón “Herramientas” (Tools) y seleccione Conciliación Automática (AutoReconciliation).


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Elija la opción “Importar y Conciliar” (Import and Reconciliation) Ejecute el programa, una vez hecho esto obtendrá un número de identificación de solicitud recurrente (Submit Request), donde podrá verificar si su importación y conciliación fueron existosas o verificar los errores. 1.3 Conciliación automática (AutoReconciliation) mediante la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement) Usted también puede acceder al programa de conciliación mediante la ventana Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Reconcile Bank Statements). Usted puede ejecutar este programa en estados de cuenta cargados electrónica o manualmente. Navegar por:

Conciliaciones Bancarias > Estados de Cuenta (Bank Reconciliations> Bank Statements)


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Seleccione el botón “Encontrar” (Find)

En la ventana Buscar (Find) indique criterios para elegir el estado de cuenta que desea y luego seleccione el menú Herramientas (Tools) y nuevamente elija Conciliación automática (AutoReconciliation).


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Luego elija de las siguientes opciones:. Importar (Import): Sólo Conciliar (Reconcile Only): Seleccione esta opción ya que solo desea conciliar el estado de cuenta. Importar y Conciliar (Import and Reconcile):

Fecha Contable (GL Date): Ingrese. Esta le da la opción de contabilizar en una fecha diferente de los estados de cuenta bancarios.


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Actividad de Cuentas Por Cobrar (Receivables Activity): Dejar en blanco para que considere las existentes y no limite la búsqueda.

Métodos de Pago (Payment Methods): Dejar en blanco para que considere las existentes y no limite la búsqueda. Manejo NSF (NSF Handling): Seleccione de las opciones de la lista de valores. Se Recomienda Sin Proceso (No Action) Ejecutar. Cuando la petición concurrente se haya terminado, revise los siguientes reportes: Conciliación automática (AutoReconciliation Report): Este reporte proporciona información sobre cualquier error ocurrido durante la ejecución del programa. Este reporte se genera automáticamente al ejecutar la conciliación. Informe Detallado de Estados de Cuenta Bancario (Bank Statement Details Report): Este reporte identifica líneas conciliadas y no conciliadas en el estado de cuenta, además de esto le proporciona una breve razón de que no este conciliada. También se ejecuta en forma automática una vez solicitada la conciliación. Además de ver los reportes, usted puede ver los resultados en línea. Mientras continúe en la ventana Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) haga clic en el botón “Revisar” (Review).


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Ya que esté en la ventana Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements), usted puede comparar sus totales de control con sus totales actuales en su estado de cuenta. También puede acceder a las siguientes ventanas: Errores (Errors): Muestra errores asociados con la ejecución del Programa de Autoreconciliación (AutoReconciliation Program). Reversiones (Reversals): Utilice esta ventana para reversar un ingreso de Cuentas Por Cobrar (Receivables). Conciliado (Reconciled): Esta ventana muestra todas las líneas conciliadas después del proceso de autoreconciliación de su estado de cuenta. Disponible (Available):

En esta ventana usted puede buscar documentos Oracle y, si es apropiado, puede agregar líneas a su estado de cuenta. Las líneas aparecerán con el estado de Conciliadas (Reconciled). Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Líneas (Lines): Al hacer clic en este botón, usted será transportado a una ventana que le permite ver, ajustar, conciliar y no conciliar líneas individuales del estado de cuenta. Para ver las líneas conciliadas, haga clic en el botón “Conciliadas” (Reconciled).

Y usted podrá observar las líneas ya conciliadas. Desde esta pantalla puede elegirse una línea que por alguna razón valida desee dejar sin conciliar, entonces deberá elegirla y oprimir el botón “No Conciliar”(No reconcile) con lo cual dejará esta línea nuevamente disponible para ser conciliada. Si aun después de correr la conciliación automática quedan líneas no conciliadas o si necesita corregir una línea conciliada, utilice la tecla “Líneas” (Line) para conciliar manualmente. Para este procedimiento puede verificar el manual de Usuario “Conciliaciones Manuales” (Manual Reconciliation).


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En el campo “No conciliadas” (Unreconciled) puede rápidamente ver la cantidad en pesos y líneas no conciliadas (<-45587.50>,6 Verifique la pantalla de arriba). Haga clic en el botón “Líneas” (Lines) para ver o ajustar las líneas del estado.


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Ya que se encuentre en la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines), las siguientes ventanas están disponibles: Marcar (Mark): Marca una línea del estado como un error (banco) o externo a Oracle y Administración de Efectivo (Cash Management) y lo excluirá de la conciliación. La línea del estado de cuenta será marcada como “Error” o “Externo” (External) y la cantidad será excluída. Crear (Create): Cree documentos Por Cobrar (Receivable) o Por Pagar (Payable) en esta ventana. Usted será llevado a la aplicación para crear un documento. Es aquí donde puede crear recibos miscelaneos cuando no estan previamente configurados para que se realicen durante la conciliación automática. Errores (Errors): Esta ventana muestra errores de AutoReconciliation para una línea específica. Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Conciliadas (Reconciled): En esta ventana usted puede ver líneas conciliadas y sus documetos asociados. Usted también puede no conciliar una línea o el Estado de cuenta completo (siempre que exista una razón valida para ello)

Disponible (Available): Le permite ver las líneas que no fueron conciliadas en el proceso de Conciliación automática (Autoreconciliation). Puede realizar la búsqueda de un documento, un lote de documentos o información de la Interfase Abierta (Open Interface) para conciliar contra una línea específica en esta ventana.

Si la causa de las líneas no conciliadas es obvia y usted puede fácilmente resolverlo, hágalo. Después de hacer la corrección, usted puede volver a ejecutar el programa AutoReconciliation o puede conciliar manualmente las líneas del estado de cuenta. Los problemas más comunes serán las omisiones, casos de manejo NSF y pagos detenidos. Excepciones Comunes La ocurrencia de líneas no conciliadas al usar la Conciliación Automática (AutoReconciliation) frecuentemente es resultado de no haber tenido la oportunidad de resolver transacciones bancarias de excepción. Un estado de cuenta bancario puede contener información sobre NSF, cobros rechazados, pagos detenidos, depósitos o débitos directos u otras transacciones creadas fuera de Cuentas Por Pagar (Payables) y Cuentas Por Cobrar (Receivables). El estado de cuenta bancario también contiene errores bancarios que no pueden conciliarse Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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contra ninguna transacción. Es importante identificar todos aquellos cargos o abonos que pueden afectar sus cuentas bancarias y crear este tipos de Varios (Miscellaneus) desde un inicio, de esa manera al procesar una conciliación automática, Cash Management por si mismo creará esos Recibos que afectan sus cuentas y las líneas serán conciliadas desde el inicio limitando sus líneas no conciliadas a los errores bancarios o errores de registro que serán mínimos. Después de haber hecho las entradas requeridas para conciliar sus líneas no conciliadas, puede ejecutar AutoReconciliation o puede conciliar las líneas manualmente en la ventana “Disponible” (Available). Si elije la conciliación manual, simplemente proporcione criterios y marque el documento localizado para conciliación. El valor de AutoReconciliation es que pocas líneas deben aparecer como no conciliadas. Si hay muchas líneas no conciliadas, después de ejecutar AutoReconciliation, usted debe revisar cuidadosamente los elementos no conciliados. Asegúrese de no tener errores de codificación. Si usted cargó un archivo bancario, verifique que la información sea suya y que sea razonablemente correcta. Si no, contacte al banco y solicite otro archivo. Si después de hacer ajustes y re-ejecutar AutoReconciliation usted todavía tiene varias líneas no conciliadas, probablemente sea necesario conciliar las líneas restantes manualmente, Puede consultar el documento “Conciliación Manual” (Manual Reconciliation). Terminación Una vez que haya marcado todas las líneas como conciliadas, usted puede congelar el estado de cuenta bancario, marcándolo como “Finalizar” (Complete). Esto deshabilitará ciertas características de Administración de Efectivo (Cash Management) y prevendrá cambios futuros al estado de cuenta. Antes de marcar el estado como completo, asegúrese de ejecutar y revisar los reportes de Administración de Efectivo (Cash Management) relacionados.


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Seleccione la casilla en la esquina inferior izquierda. Mediante la selección del estado como “Finalizar” (Complete) usted protege el estado de ciertas funciones Administración de Efectivo (Cash Management) y, en efecto, congela el estado. Si existierá una razón para desmarcar el estado como completo, simplemente no seleccione la casilla. 1.3.1

Contabilidad

El objetivo de conciliar el dinero es verificar que todas las transacciones que impactan su balance monetario hayan sido correctamente contabilizadas. Si durante el proceso de conciliación de su estado de cuenta bancario existía un documento Oracle para cada línea, no habrá necesidad de crear un diario de conciliación. Cada vez que usted cree recibos o facturas de pago Varios (Misceláneos), estas afectarán directamente los módulos correspondientes, de tal manera que cuando estos realicen su contabilización los movimientos se afectarán contablemente desde cada uno de los módulos.


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1.3.2


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Reportes

Administración de Efectivo (Cash Management) genera varios reportes para ayudarles a revisar y analizar la conciliación de transacciones bancarias. Los siguientes reportes están disponibles en:

Navegar por:

Otro > Programas > Ejecutar (Other > Programs > Run)

Y seleccionamos el reporte a consultar. Informe de Pronóstico de Efectivo (Cash Forecast Report): Este reporte imprime la información de un pronóstico previamente solicitado y puede verse en línea. Informe de Ejecución de Pronóstico de Efectivo (Cash Forecast Execution Report):

Este reporte proporciona información sobre errores después del empleo del programa Pronóstico (Forecast). Informe de Ejecución de Conciliación automática (AutoReconciliation Execution Report):

Este reporte muestra errores de importación y conciliación ocurridos durante la ejecución del programa Conciliación Automática (AutoReconciliation). Informe Detallado de Estados de Cuenta Bancario (Bank Statements Detail Report): Este reporte muestra las líneas conciliadas y no conciliadas así como los totales de tipo de transacción por estado de cuenta bancaria. Informe Resumido de Estado Bancarios (Bank Statements Summary Report): Este reporte muestra un resumen de la información del estado de cuenta para un banco. Estados Bancarios por Número de Documento (Bank Statements By Document Number Report): Este reporte enumera los estados de cuenta bancarios por número de documento para ayudar a identificar estados de cuenta faltantes o borrados. Reporte de Conciliación General Ledger (GL Reconciliation Report): Compara la posición bancaria con el Libro Mayor General (General Ledger). También enumera su total de líneas conciliadas y no conciliadas. Este reporte no será preciso a menos que la conciliación del estado de cuenta sea completa y los diarios hayan sido actualizados.

Transacciones Disponibles para Informe Conciliación (Transactions Available for Reconciliation Report): Este reporte muestra todas las transacciones que están disponibles para conciliación en una cuenta bancaria específica. Enumera cobros, pagos y registros diarios disponibles.

Reporte de Efectivo en Tránsito (Cash In Transit Report): Este reporte enumera los cobros y pagos que no han sido despejados mediante una cuenta bancaria específica. Esto refleja el estado de flotación del efectivo. Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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1.4Conciliación Manual

Módulo:

Administración de Efectivo (Cash Management)

Proceso:

Conciliar Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements) utilizando la Con Manual (Manual Reconciliation)

Objetivo:

1. Elaborar Conciliación Manual (Manual Reconciliation) para un estado d bancario sin importar si ha sido ingresado elect manualmente.

Prerrequisitos:

1. Se han aplicado y actualizado los ingresos y las facturas también h pagadas y contabilizadas. 2. Si está utilizando un estado de cuenta bancario electróni haber sido cargado, validado, e importado exitosamente. 3. Si está utilizando un estado de cuenta bancario in manualmente, la información debe haber sido ingresada.

Descripción General La conciliación manual puede realizarse en estados de cuenta bancarios cargados electrónica o manualmente. También puede conciliar estados previamente conciliados utilizando Conciliación Automática (AutoReconciliation) y que por alguna razón sus líneas no fueron conciliadas en su totalidad. Conciliar manualmente un estado de cuenta es un proceso que requiere hacer coincidir cada línea del estado de cuenta con un documento Oracle. El objetivo principal es asegurar que todas las transacciones que impactan su balance de efectivo hayan sido contabilizadas adecuadamente. La mayoría de los ingresos de conciliación serán el resultado de la creación de documentos para transacciones creados en Oracle. En la mayor parte de los casos, usted llevará a cabo una búsqueda definida del documento Oracle correspondiente o creará un documento que corresponda a la línea del estado de cuenta. Ya que haya hecho coincidir una línea del estado de cuenta con un documento Oracle, simplemente marque la línea como conciliada y proceda a la siguiente línea del estado de cuenta. Independientemente de que utilice la conciliación manual o la conciliación automática, la parte más laboriosa de conciliar estados de cuenta bancarios es contabilizar las transacciones de excepción. Para conciliar el estado de cuenta con elementos de excepción, debe ajustar o crear transacciones en Oracle que correspondan a una actividad sin fondos suficientes (non-sufficient fund activity, NSF), errores del banco, omisiones de información Oracle (registro de traspasos electrónicos, etc.) y pagos detenidos. El manejo y correspondencia de actividades irregulares será el reto más grande.


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Tomando en consideración los niveles variantes de actividad, la conciliación manual puede ser un proceso más bien rápido aunque puede no igualar la velocidad de AutoReconciliation. Usted puede incrementar su eficiencia al conciliar manualmente mediante la instalación de controles firmes para capturar y registrar las transacciones que se originan fuera de Oracle. Esto incluirá elementos como pagos por cheques manuales, traspasos electrónicos, pagos detenidos y cargos o comisiones bancarias. Una manera de agilizar la conciliación es identificar las excepciones generadas por el banco, por ejemplo, y crear previamente recibos misceláneos que al realizar la conciliación automática los tomará reduciendo así las líneas pendientes por conciliar que quedaran para hacerlo manualmente

1.4.1

Conciliar

Después de que se ha importado, ingresado o previamente conciliado un estado de cuenta, utilice la ventana Conciliación de Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statement Reconciliation) para conciliar las líneas no conciliadas del estado de cuenta.

Navegar por:

Conciliación Bancaria > Estados Bancarios (Bank Reconciliation >Bank Statements)

En la ventana “Buscar” (Find) elija los criterios para buscar el estado de cuenta.

Haga clic en el botón “Encontrar” (Find).


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Confirme que ese es el estado de cuenta correcto y haga clic en el botón “Revisar” (Review).


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Cuando se haya abierto la ventana “Revisar” (Review) tiene las siguientes opciones: Puede cambiar la información de control. Importe (Amount) Apertura (Opening Balance) Recibos (Receipts): Pagos (Payments): Cierre (Closing):

Líneas (Lines) Predeterminado. Saldo al día en esa cuenta Importe total de lo Abonos Importe total de los Pagos Importe total al cierre

Número de líneas Número de líneas

Posteriormente, seleccione una de las siguientes ventanas: Errores (Errors): Despliega errores asociados con la ejecución del programa de Conciliación Automática (AutoReconciliation) y por lo cual aún tiene líneas sin conciliar. Reversiones (Reversals): Use esta ventana para revocar un ingreso de Cuentas Por Cobrar (Receivables).


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Conciliado (Reconciled): Esta ventana despliega todas las líneas conciliadas de su estado de cuenta por el proceso de Conciliación Automática (Autoreconciliation). Disponible (Available): En esta ventana usted puede buscar documentos Oracle y, si es apropiado, usted puede agregar líneas a su estado de cuenta. Las líneas aparecerán con el estado de conciliadas. Al hacer clic en este botón, usted será transportado a una ventana que le permitirá ver, ajustar, conciliar y no conciliar líneas individuales del estado de cuenta. Haga clic en el botón “Líneas” (Lines), “Encontrar” (Find):

En la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) usted podrá acceder a las siguientes ventanas:

Marcar (Mark): Marque una línea de estado de cuenta como un error (banco) o externo a Oracle y Administración de Efectivo (Cash Management) lo excluirá de la conciliación. El estado de la línea será de “Error” (Error) o “Externo” (External) y la cantidad será excluída.


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Crear (Create): Cree documentos Cuentas Por Cobrar (Receivables) o Cuentas Por Pagar (Payables) en esta ventana. Usted será llevado a la aplicación para la creación del documento misceláneo. Errores (Errors): Esta ventana despliega los errores de AutoReconciliation para una línea específica. Conciliado (Reconciled): En esta ventana puede ver las líneas conciliadas y sus documentos asociados. Usted también puede “no conciliar” una línea o el estado de cuenta completo. Disponible (Available): Lleve a cabo una búsqueda de un documento, lote de documentos, o información de la Interfase Abierta (Open Interface) para conciliar contra una línea específica en esta ventana. Este estado de cuenta particular tiene Códigos de Transacción (Transaction Codes) que pueden ser utilizados en la conciliación automática (AutoReconciliation) además son requeridos para cargar estados de cuenta electrónicamente. Esa es la diferencia primaria entre cargar electrónica y automáticamente. El uso de los códigos de transacción, aunque ingrese y concilie manualmente, mejora la precisión del ingreso de datos y proporciona una mejor ruta de auditoría. Para conciliar la primera línea del estado de cuenta, coloque el cursor en la Línea 1 y haga clic en el botón “Disponible” (Available).

Disponible (Available): En esta ventana, usted puede localizar Cuentas Por Pagar (Payables), Cuentas Por Cobrar (Receivables), o transacciones del Libro Mayor General (General Ledger) para conciliar. Incluso, puede elegir todas las opciones para no limitar el rango de búsqueda. Los valores primarios para la localización de las transacciones contra la Línea 1 serán tipo de transacción Recibo (Receipt), número de transacción (1), cantidad (1,000.00). Haga clic en el botón “Disponible” (Available) para crear criterios de búsqueda.


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Note los predeterminados controlados por la Línea 1 del estado de cuenta. Predeterminado. Determina donde realizará la búsqueda para conciliar.

Recibo (Receipt): Determinado por el Tipo de Transacción (Transaction Type) de la Línea 1 Transacción (Transaction): Detalles de la búsqueda. Números (Numbers): Controlado por la transacción elegida

(línea 1)


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Importes (Amounts): Puede o no ingresar el importe de búsqueda El resto de los parámetros pueden o no ser ingresados a fin de agilizar la búsqueda de la línea conciliar. En la Región Alterna (Alternate Region) hay cinco fuentes de búsqueda disponibles. Son: Transacción (Transaction): Usted puede ingresar un rango de números, fechas, importes, fechas de vencimiento, nombres de lotes y números de remesa. Agente (Agent): Ingrese el nombre y número de un cliente para buscar Cuentas Por Cobrar (Receivables) o el nombre y número de un proveedor para Cuentas Por Pagar (Payables). Recibo (Receipt): Para localizar diversas transacciones, usted puede ingresar tipo de referencia, número de referencia, clase de ingreso, método de pago o fechas de depósito. Asiento(Journal): Use esta región para refinar más una búsqueda diaria con nombre del periodo, nombre del registro diario, número de documento o número de línea. Ordenamiento (Ordering): Esta región determina el formato en el que la información aparecerá en la ventana “Disponible” (Available). La lista emergente Primaria (Primary) es para tipos de categoría y la lista Secundaria (Secondary) es para tipos secundarios. Los tipos de categorías son tipo de transacción, número de transacción, fecha y cantidad. Utilice la lista emergente Orden primario (primary Order) para elegir un tipo de categoría para el tipo primario de categoría. Elija entre “Ascendente” (Ascending) o “Descendente” (Descending). También observe que en la parte superior de la ventana “Disponible” (Available) puede recuperar información por Detalle (Detail), Lote (Batch), o de la Interfase Abierta (Open Interface). Si hace clic en el botón “Buscar” (Find), la ventana despliega las transacciones disponibles que cumplen con sus criterios o puede hacer clic en el botón “Buscar y Marcar” (Find and Mark), lo que marcará las transacciones encontradas. Cancelar (Cancel) cerrará la ventana. Despejar (Clear) despejará el formato. Haga clic en el botón “Buscar” (Find) nosotros marcaremos la línea manualmente después de revisarla.


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En este caso se localizó un pago con el mismo número, por una cantidad exacta, con estado de negociable, y con una fecha en un rango aceptable. Para ver información calificativa adicional, puede elegir “Cambio” (Exchange) que nos proporciona datos en caso de existir tipos de cambio o “Referencia” (Reference) que proporciona el nombre del lote de pago y el nombre del agente, lo que le daría más criterios de seguridad al conciliar.

Conciliar Para conciliar la línea, márquela y haga clic en el botón “Conciliar” (Reconcile) siguiendo en la misma pantalla donde ya corroboró que se trata de la línea correcta.


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Note que en la parte superior del formato el “Importe Conciliado” (Amount Reconciled) ha cambiado, y que los campos Importe compensado (Amount Cleared), Fecha de Liquidación (Transaction Date), y la Fecha Contable (GL Date) han sido llenados. Para continuar con la siguiente línea del estado de cuenta, haga clic en el botón “Siguiente” (Next) en la esquina superior derecha. Para ver el estado de cuenta, cierre la ventana o seleccione la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines).

Además al regresar a la pantalla anterior, verá que la línea ya se encuentra conciliada (como muestra la figura siguiente) y si usted desea puede elegir la tecla Descripción donde esa línea en especial aparecerá como “Conciliada” (Reconcilied).


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1.4.2


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Revisar Transacciones Conciliadas

Si desea ver todas las líneas conciliadas de un estado de cuenta bancario, puede hacerlo en la ventana Estados de Cuenta Bancarios (Bank Statements). Si está trabajando en la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) y desea ver una línea conciliada específica, puede hacerlo en esa ventana. En ambos casos, haga clic en el botón “Conciliado” (Reconciled).


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Navegar por:

Conciliación Statements)

Seleccionar:

Encontrar : Revisar:Conciliar (Find:Review:Reconciled)

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Bancaria > Estados Bancarios (Bank Reconciliatio

El formato en la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement) despliega todas las líneas conciliadas de un estado. Si desea detalle de las líneas conciliadas puede seleccionar el botón “Conciliado “ (Reconcilied) 1.4.3

No Conciliado

Si necesita cambiar el estado de una línea conciliada, un estado parcial o completamente conciliado, puede hacerlo desde :


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Bancaria>Estados

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Navegar por:

Conciliación Statements)

Bancarios

(Bank

Reconciliatio

Elegir:

Encontrar: Revisar:lineas:conciliar (Find:Review:Lines:Reconciled)

Para cambiar el estado de una línea específica, marque la línea y haga clic en el botón “No conciliar” (Unreconcile).

Para cambiar el estado del estado de cuenta completo a no conciliado, debe indicar “No conciliar Todo” (Unreconcile All) desde la ventana de busqueda e indicando su Estado de cuenta y eligiendo en Herramientas la opción indicar “No conciliar Todo” (Unreconcile All)


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En la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) la ventana “Conciliadas” (Reconciled) tiene la misma funcionalidad que en la ventana Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement) con la excepción de que sólo puede ver una línea conciliada a la vez. Si está en la ventana Líneas de Estado de Cuenta Bancario (Bank Statement Lines) una vez que haya marcado una línea como conciliada, proceda a la siguiente línea. Repita la búsqueda y marque el proceso. Si localiza una transacción bancaria para la que no existe un documento en Oracle, es posible que tenga que crear el documento. 1.4.4

Crear Pago Nuevo (New Payment) y Cobros (Receipts)

La característica “Crear” (Create) le permite crear nuevos pagos y cobros que no habían sido previamente ingresados a Oracle. En algunos casos, esto puede ser el resultado de omisiones no intencionadas y en otros una función de la transacción bancaria.


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Navegar por:

Conciliación Bancaria >Estados Bancarios (Bank > Bank Statements)

<< Reconcili

Seleccionar:

Encontrar : Revisar : Líneas : Crear (Find: Review: Lines: Create)

Elija : Pagos AP (AP Payments): Crea pagos en la ventana Resumen de Pagos de Cuentas por Pagar (Payables Payments Summary). Recibos AR (AR Receipts): Crea Recibos en la ventana Ingresos de Cuentas por Cobrar (Receivables Receipts). Varios (Miscellaneous): Crea transacciones diversas para capturar actividad bancaria que no se origina en Cuentas Por Pagar (Payables) o Cuentas Por Cobrar (Receivables). Los cargos bancarios y cierto tipo de créditos por intereses son ejemplos comunes.


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Las funciones de creación de Pagos AP y Recibos AR no serán utilizadas desde Administración de efectivo (Cash Management), las transacciones que sean requeridas en esos módulos deberá solicitarlas al área responsable. La otra opción en la ventana “Crear” (Create) es Varios (Miscellaneous). Use esta opción para registrar cargos bancarios o intereses ganados.


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Para procesar un cargo bancario (pago) use una cantidad negativa. Este formato tiene 4 regiones para que registre la información. Estos son Transacción (Transaction), Banco (Exchange), Referencia (Reference) y Comentario (Comment). Proporcione la información como se requiere y elija crear. Con este proceso habrá usted creado un recibo Miscelaneo en AR (Account Receivables) que posteriormente puede conciliar manual o automáticamente. 1.4.5

Agregar Líneas Bancarias Adicionales

Analizando el tema de crear documentos, también es posible crear o agregar una línea al estado de cuenta bancario original. El caso más probable en el que deseará agregar una línea a un estado es si hubo alguna actividad diaria del Libro Mayor General (General Ledger) que afectará su contabilidad de efectivo. Una vez que haya localizado el documento Oracle mediante su búsqueda, en este caso un registro diario, elija “Conciliar” (Reconcile) y la línea se agregará automáticamente a su estado de cuenta y se mostrará como conciliada.


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Seleccionar:


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Conciliación Bancaria > Estados Bancarios (Bank Reconciliations> Bank Statements) Encontrar : Revisar : Disponible (Find: Review: Available)

Haga clic en el botón “Disponible” (Available).


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15 Febrero 2005

Una vez que usted elija el botón “Encontrar” (Find) le traerá la información solicitada de acuerdo a los parámetros indicados. Cuando marque las líneas apropiadas haga clic en el botón “Conciliar” (Reconcile) y se agregará una nueva línea al estado de cuenta con el estado de conciliada. Si utiliza AutoReconciliation primero y luego procede a conciliar manualmente su estado de cuenta, asegúrese que el parámetro para agregar líneas está puesto en “Sí” (Yes) en el formato Establecer Parámetros del Sistema (Systems Parameter Setup). 1.4.6

Reversiones

Una vez que ha registrado un ingreso en Oracle y depositó el cheque en su banco, no hay garantía de que los fondos serán realmente transferidos de la cuenta de su cliente. Para ayudarle a manejar cheques rebotados, cheques con fondos insuficientes y cheques detenidos, Administración de Efectivo (Cash Management) ha creado su característica Reversiones (Reversal). Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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En la siguiente pantalla verá que tenemos un abono por Fondos Insuficientes (non-sufficient funds, NSF).

La Línea 20 tiene el número 2 y fue marcada como un depósito con fondos insuficientes. Nosotros debemos revocar el ingreso e indicar que la factura continúa abierta. Navegar por:

Conciliaciones Bancarias > Estados Bancarios (Bank Reconciliations> Bank Statements)

Elegir:

Encontrar : Revisar : Reversiones (Find: Review: Reversal)

Coloque su cursor en el campo “Número” (“Number”) e ingrese el número de ingreso (2) o selecciónelo, los campos restantes se predeterminan a partir del registro del número de ingreso. Haga clic en el botón “Encontrar” (Find).


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15 Febrero 2005

Deberá conciliar la línea del ingreso original con el Recibo correspondiente y después deberá revocar el ingreso y conciliarlo con la segunda línea, en caso que en el mismo estado de cuenta tenga el ingreso por el depósito y la revocación o NFS. Haga clic en el botón “Revertir Recibo”(Reverse Receipt).


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Antes de que pueda revocar el ingreso, primero debe seleccionar Comentar (Comment) de la lista de despliegue. Seleccione la “Categoría Revocación” (Reversal Category), seleccione una razón , y proporcione comentarios.

Después de haber revertido el Ingreso, puede volver a la pantalla de conciliación para conciliar las líneas correspondientes a la reversión. 1.4.7

Errores del Banco

En ocasiones, el estado de cuenta bancario que recibe puede contener errores de transacción que fueron ingresados a su cuenta por su banco y fueron corregidos subsecuentemente. Cuando un banco comete un error en el procesamiento de una transacción y posteriormente lo descubre, revocará el error o lo ajustará. Utilizando el método de reversión, las líneas del error y la corrección del error deben marcarse como errores. Si utiliza la característica “Marcar” (Mark), puede marcar cada línea como un Error y no hay necesidad de conciliación. Si está utilizando totales de control, necesitará ajustarlos acordemente. Si existe un retraso en el tiempo entre el error y la corrección del error, asegúrese de marcar la línea de corrección del error en el próximo estado de cuenta


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La región de “Descripción”(Details) le permite indicar el tipo error de que se trata e ingresar información adicional que le permita tener mayor control de este tipo de transacciones. Si usted entra en la opción “Errores” (Errors) podrá ver la razón por la cual esa línea no fue conciliada automáticamente si es el caso. Coloque el cursor en cada línea con un error de banco. Haga clic en el botón “Marcar” (Mark). Seleccione “Error”(Error).


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El estado de las líneas ha cambiado de “No conciliado “ (Inreconciled) a “Error” (Error).


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Si necesita cambiar el estado “Error”, sólo haga clic en el botón “Marcar” (Mark) y seleccione “No conciliar” (Unreconcile). Si su banco ha decidido utilizar el método de ajuste, entonces registrará un ajuste a la cantidad inicial para hacer la corrección, es decir, si usted debió tener un deposito por 500.00 y el banco solo depositó 50.00 utilizando este método el banco hará un segundo deposito por los restantes 450.00 de tal manera que usted conciliará el documento Oracle relacionado con ambas líneas. 1.4.8

Finalizar

Una vez que haya marcado todas las líneas como conciliadas, usted puede congelar el estado de cuenta bancario, marcándolo como “Finalizar” (Complete). Esto deshabilitará ciertas características de Administración de Efectivo (Cash Management) y prevendrá cambios futuros al estado de cuenta.

Navegar por:

Seleccionar:

Conciliación Bancaria> Estados Bancarios (Bank Reconciliations Statements) Encontrar : Revisar (Find:Review)


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Seleccione la casilla en la esquina inferior izquierda. Mediante la selección del estado como “Finalizar” (Complete) usted protege el estado de ciertas funciones de Administración de Efectivo (Cash Management) y, en efecto, congela el estado. Si existierá una razón para desmarcar el estado como completo, simplemente deseleccione la casilla.

1.4.9

Contabilidad

El objetivo de conciliar el dinero es verificar que todas las transacciones que impactan su balance monetario hayan sido correctamente contabilizadas. Si durante el proceso de conciliación de su estado de cuenta bancario existía un documento Oracle para cada línea, no habrá necesidad de crear un diario de conciliación. Sin embargo, si son creados documentos que previamente no fueron ingresados en Oracle, al crear Recibos (Receipt), Pagos (payment) o Recibos Varios (misceláneos), el modulo correspondiente hará la contabilización de estos ingresos a Contabilidad General (GL).


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1.4.10 Reportes Administración de Efectivo (Cash Management) genera varios reportes para ayudarles a revisar y analizar la conciliación de transacciones bancarias. Los siguientes reportes están disponibles en Navegar por:

Otro > Programas > Ejecutar (Other > Programs > Run)

Y seleccionamos el reporte a consultar Informe de Pronóstico de Efectivo (Cash Forecast Report): Este reporte imprime la información de un pronóstico previamente solicitado y puede verse en línea. Informe de Ejecución de Pronóstico de Efectivo (Cash Forecast Execution Report): Este reporte proporciona información sobre errores después del empleo del programa Pronóstico (Forecast). Informe de Ejecución de Conciliación automática (AutoReconciliation Execution Report): Este reporte muestra errores de importación y conciliación ocurridos durante la ejecución del programa Conciliación Automática (AutoReconciliation). Informe Detallado de Estados de Cuenta Bancario (Bank Statements Detail Report):

Este reporte muestra las líneas conciliadas y no conciliadas así como los totales de tipo de transacción por estado de cuenta bancario. Informe Resumido de Estado Bancarios (Bank Statements Summary Report): Este reporte muestra un resumen de la información del estado de cuenta para un banco. Estados Bancarios por Número de Documento (Bank Statements By Document Number Report): Este reporte enumera los estados de cuenta bancarios por número de documento para ayudar a identificar estados de cuenta faltantes o borrados. Reporte de Conciliación GL (GL Reconciliation Report): Compara la posición bancaria con el Libro Mayor General (General Ledger). También enumera su total de líneas conciliadas y no conciliadas. Este reporte no será preciso a menos que la conciliación del estado de cuenta sea completa y los diarios hayan sido actualizados.

Transacciones Disponibles para Informe Conciliación (Transactions Available for Reconciliation Report): Este reporte muestra todas las transacciones que están disponibles para conciliación en una cuenta bancaria específica. Enumera cobros, pagos y registros diarios disponibles. Reporte de Efectivo en Tránsito (Cash In Transit Report): Este reporte enumera los cobros y pagos que no han sido despejados mediante una cuenta bancaria específica. Esto refleja el estado de flotación del efectivo. Reporte Listado de Códigos de Transacción Bancaria (Bank Transaction Codes Listing Report): Este reporte muestra los códigos de transacción que han sido definidos para una cuenta bancaria específica. Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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1.5Pronóstico de Efectivo Módulo:

Administración de Efectivo (Cash Management)

Proceso:

Pronóstico de Efectivo

Objetivos:

1. Crear una plantilla de Pronóstico 2. Generar Pronósticos de Efectivo a partir de las Plantillas 3. Ver Resultados del Pronóstico

Prerrequisitos:

1. Administración de Efectivo (Cash Management) debe estar configurado 2. Las facturas se han creado en Cuentas por Pagar AP (Accounts Payables) 3. Las facturas y recibos se han creado en Cuentas por Cobrar (AR Account Receivables) 4. Las Pólizas de Contabilidad (GL General Ledger) deben haber

sido

creadas. 5. Los Registros de Tesorería (Treasury) deben haber sido creados.

Pronóstico de Efectivo (Cash Forecasting):

Es una herramienta de planeación que le permite anticipar el flujo de dinero dentro y fuera de su negocio. Usted puede definir plantillas de pronóstico que contienen las especificaciones del mismo. A partir de las plantillas puede crear pronósticos contra su negocio considerando todas las transacciones de Cuentas por Pagar (Payables) y Cuentas por Cobrar (Receivables), Tesorería (Treasury) y Contabilidad General (General Ledger). Finalmente, usted puede modificar las plantillas en cualquier momento a fin de satisfacer las necesidades previsorias de su negocio. 1.5.1

Crear una Plantilla de Pronóstico (Forecast Template)

Una plantilla contiene las especificaciones del pronóstico. Usted puede especificar el número de filas que le gustaría desplegar, así como el número de columnas. Las Plantillas (Templetes) también incluyen los tipos de Periodo de pronóstico tales como periodos Contables (GL Periods) o días (Days).


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Pronóstico de fondos >Plantillas de Pronóstico > Nuevo (Cash Forecasting >Forecast Templates > New)


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Nombre (Name): Ingrese el nombre que quiera darle a su plantilla de pronóstico Pronosticar Por (Forecast By):

Seleccione Días (Days) o Periodos contables (GL Periods) Descripción (Description): Ingrese una breve descripción Transacción vencidas (Overdue Transaction)}:

Elija para determinar si incluir o excluir transacciones abiertas que tienen una fecha de actividad contable de efectivo antes del inicio del pronóstico Periodo Corte (Cutoff Period):

Si decide incluir transacciones atrasadas, ingrese un valor. El volumen de transacciones aumenta si usted aumenta el Periodo de Corte (Cutoff Period) Esto podría afectar la velocidad en la generación de Pronóstico. Calendario Negocios ( Business Calendar): Elija, solo en caso de que desee incluir Transacciones Vencidas (Overdue transactions)


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Proyectos (Projects) Si desea que su Pronóstico sea de Proyectos (Projects), indique el proyecto Inicial (Star) y Final (End) para su pronóstico. Cabe mencionar que si usted elige Pronóstico de Proyectos (Projects) este solo le traerá información relacionada con estos y excluirá el resto de los parámetros. Seleccione el botón “Columnas” (Columns).

Ingrese un número de secuencia en la primera columna. Utilice enteros de 10. En las columnas De (From) y Hasta (To), ingrese los Periodos del pronóstico para la fecha específica o los rangos del periodo. Por ejemplo, en la pantalla superior, estamos diseñando un pronóstico de cinco columnas con diez días en cada columna, para un total de 50 días. Guarde y cierre la ventana. Después, seleccione el botón “Filas” (Rows).


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Número de Fila (Row Number): Enteros secuenciales de 10 Origen (Source): Fuente de Información (Source Data) para el pronóstico. Se incluyen: • Pagos al Proveedor (Supplier Payments • Facturas de cliente (Customer Invoices) • Recibos de cliente (Customer Receipts) Futuros • Informes Gastos (Expense Reports) • Posición efectivo GL (GL Cash Position) • Gastos Nóm Empl (Payroll Expenses) • Eventos Facturación Proyecto (Project Billing Events) • Presupuesto Entrada Proyecto (Project Inflow Budgets) • Presupuesto Salidas Proyecto (Project Outflow Budgets) • Transacciones de Proyecto (Project Transactions) • Órdenes de Compra (Purchase Orders) • Solicitudes Internas de Compra (Purchase Requisitions) • Pedidos Ventas (Sales Orders) • Facturas Proveedor (Supplier Invoices) • Pagos Proveedor (Supplier Payments) • Transacciones de Tesorería (Treasury Transactions) • Flujo Entrada definido p/Usr (User-defined Inflow) • Flujo Salida definido p/Usr (User-defined Outflow) • Abrir flujo de Interface (Open Interface Inflow) • Abrir Salida de Interface (Open Interface Ouflow) Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Descripción (Description): (Opcional) Breve descripción de la fuente Compañía / organización (Organization/Company): (Opcional) Su Unidad Operativa (Operating Unit) para la elaboración de reportes. Deje en blanco si quiere recopilar información de todas sus organizaciones. Juego de Libros (Set of Books): Preestablecido desde la Unidad Operativa (Operating Unit) Otras opciones incluye: Nom Nómina Empl (Payroll Name): (Opcional) Indica el nombre de la nómina que desee incluir. Si deja este espacio en Blanco incluirá todas las nóminas que existan. Descuento (Discount):

(Opcional) Indica si tiene descuentos y como calcular el flujo de efectivo esperado para Facturas de proveedores (Supplier Invoices) Puede seleccionar entre: Máximo (maximum) Mínimo (minimum Ninguno (None) Grupo de Pago (Pay Group): (Opcional) Búsqueda de Cuentas por Pagar (Account Payables) para Facturas del Proveedor (Supplier Invoices) y Órdenes de Compra (Purchase Orders). Prioridad de Pago (Payment Priority): (Opcional) Un número, entre 1 (superior) y 99 (inferior). Sólo las facturas de proveedor u órdenes de compra con una prioridad de pago igual o más pequeña que el número que ingresa en este campo se incluye en el pronóstico de fondos. Por ejemplo, si ingresa 15, Cash Management incluye todas las facturas u órdenes de compra con una prioridad de pago entre 1 y 15. Tipo de Proveedor (Supplier Type): (Opcional) Búsqueda de Cuentas por Paga para Facturas del Proveedor y Órdenes de Compra Método de Pago (Payment Method): (Opcional) Indica el método de pago para el tipo de fuente y pueden ser: Pago a proveedores (supplier payments) y nombre Nomina de empleados (Payroll name), ambos predefinidos y que puede o no seleccionar en caso de tener una de esas dos fuentes Cuenta de Bancaria (Bank Account): (Opcional) Pronosticar para una cuenta de banco específica Método (Receipt Method): (Opcional) Pronosticar para un Método de Ingresos . Pronóstico para un método de pago específico FUTURO o HISTORICO de Pago a Proveedores (Payments Supplier), Recibos de clientes Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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(Customer Receipts) y gastos de nómina (payroll expenses) En el caso de Nómina este solo tiene información histórica. Diferir TIPO (Roll Forward type) y Periodo (Roll Forward Period): Se requiere sólo cuando selecciona Histórico en el campo Método) La combinación de estos campos determina el número de días, meses o períodos contables a diferir para calcular la fecha de actividad de efectivo esperada para Pagos de Proveedor, Recibos de Cliente y Gastos de Nómina de Empleados. Las opciones Tipo de Diferimiento incluyen: Día, Mes y Período. Método (Receipt Mmethod): Opcional) Usted elige Recibos de Clientes (Customer Recepits) que pueden ser pagados. Clase de Perfil (Profile Class): (Opcional) La categoría de cliente de Ordenes de Compra (Order Entry) y Recibos (Receivables) basada en la información de crédito, términos de pago, límites de divisa y tipos de correspondencia. Puede usarla como criterios de selección de pronóstico para Facturas de Cliente y pedidos de ventas. Incluir Litigio (Include Dispute): (Opcional) Incluir cantidades disputadas para Facturas del Cliente (customer Invoices) Nombre del Presupuesto (Budget Name): El nombre de un presupuesto para el tipo de fuente Presupuestos GL Cuenta Contable (GL Account): Cuenta contable apropiada para Presupuestos GL Juego de Libros Tipo (Set of Books): Es una categoría de Compromiso (Encumbrance Type) Es la categoría que tiene en Contabilidad General (General Ledgar) para presupuestos permitiendo rastrear gastos anticipadas al proceso de aprobación de compras y controlar más los gastos (expenditures) ¿Incluir Transacciones Retenidas? (Include Transactions on Hold): Indica si desea incluir facturas, reportes de gastos, etc. que esten en detenidos ¿Usar días Pago Promedio? (Use Payment Terms): (Opcional) Indica cuando usted incluye Facturas de Clientes (customer Invoices) basadas en diseño de pagos. Si selecciona esta opción, la fecha de la actividad del efectivo es la fecha de la factura más el número promedio de días en que el cliente hará el pago a su cuenta de acuerdo al histórico del cliente. Pude ser un número entero positivo o cero. Periodo (Period): (Opcional) Indica el Periodo en el cual quiere basar el calculo de los días promedio de pago. Este periodo es en meses y el default es 12, podrá usar este campo solo si selecciono la opción de “día de Pago Promedio (Average Payment Days). Margen Tiempo (Lead Time): El número de días que debe añadirse a la fecha de transacción para calcular la fecha proyectada de efectivo. Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Etapa Ventas (Sales Stage): Código de Etapa de Ventas (Sales Stage) para Oportunidades de Venta (Sales Opoortunities) Canal (Channel): Canal (Channel) de avance para Oportunidades de Venta (Sales Opportunities) Probabilidad de Ganar (Win Probability): Oportunidades de Venta (Sales Opportunities) Estado (Status): (Opcional) Estado (Status) de las transacciones para incluir en el pronóstico

Tipo Fecha (Date Type): Indica la fecha esperada para actividades de efectivo cuando calcula importes de pronósticos Tipo de Transaccipon (Transactions type): Tipo de transacción ¿Excluir Exposición Indicativa? (Exclude Indicative Exposure): Para las Transacciones originadas en Tesorería. Si selecciona el casillero de control (Check box), entonces incluye este tipo de transacciones en el pronóstico

1. Activado. Confirmar: Incluya sólo las transacciones que definitivamente han transcurrido o transcurrirán. 2. No Activado. Indicativo. Incluya todas las transacciones que incluyen aquellas que pueden o no transcurrir. Tipo de Presupuesto (Budget Type): Requerido para los tipo de Origen de Presupuesto de Ingresos de Proyecto (Project Inflow Budgets) y Presupuesto de Salida de Proyecto. Tipo de Presupuesto (Project Outflow Budgets) Versión de Presupuesto (Budget Version): Requerido para los tipos de fuente Presupuesto de flujo de Proyecto y Presupuesto de Salida de Proyecto. Versión del tipo de presupuesto que seleccionó Incluir Neto de Caja? (Include in Net Cash): Requerido para los tipos de fuente Presupuesto de Influjo de Proyecto y Presupuesto de Salida de Proyecto. Indique si quiere incluir las cantidades del presupuesto en el nuevo cálculo de cash. Tipo Origen Externo (External Source Type): Indica el tipo de origen de pronóstico externo definido por el usuario si el Origen es Entrada de Interface Abierta o Salida de Interface Abierta. La lista de valores proviene del campo Flexfield Descriptivo de Criterios de Selección de Pronóstico.


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Criterios Selección de Pronóstico (Forecast Selection Criteria): El flexfield descriptivo que indica los criterios de tipo de origen de pronóstico externo en base a el Tipo de Origen Externo que ingresó en el campo anterior para los orígenes Entrada de Interface Abierta o Salida de Interface Abierta

Para que vea todos los campos en pantalla, utilice la barra de desplazamiento. Salve su trabajo. Una vez que usted eligió las filas que desea incluir en su Presupuesto (Forecast), este estará listo para ser utilizado cuando así lo requiera. Este es susceptible de ser modificado.

Generando Pronósticos Cash a partir de Plantillas Después de que haya completado la organización de su plantilla, ahora puede generar su Pronóstico (Forecast). La plantilla es una matriz de columnas y filas predefinidas. Usted puede generar pronósticos: • Usando la ventana Tools (Herramientas), Ejecutar Pronostico (Submit Forecast) • Usando la ventana Enviar solicitud (Submit Request) Usted también puede generar un pronóstico para un proyecto o un rango de proyectos específicos. Esto se decide en la ventana de envío. 1.5.2

Crear un pronóstico utilizando la ventana Tools Submit Forecast

Navegar por:

Pronóstico de Fondos > Plantillas de Pronóstico Encontrar (Cash Forecasting > Forecast Templates > Find).

Elija Encontrar


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Posteriormente del menú Herramientas (Tools), seleccione la opción Ejecutar Pronóstico (Submit Forecast)

La forma Ejecutar Pronóstico (Submit Forecast) aparecerá


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Nombre de Plantilla (Template Name): Predeterminado. Según la búsqueda previa Nombre del Pronóstico (Forecast Name): Ingrese un nombre de pronóstico único Número Proyecto Inicial/Final (Start/End Project Number):}

Ingrese. Solo si lo que quiere pronosticar es Proyectos (Projects) Nombre de Calendario (Calendar Name): Utilizado para pronósticos por Periodos GL . En este caso esta pronosticando días no tiene acceso a este campo.


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Periodo Inicial (Start Period): Utilizada para pronósticos por Periodos GL . En este caso esta pronosticando días por lo que no tiene acceso a este campo. Fecha Inicial (Start Date): Utilizada para pronósticos por Días. A partir de cuando. Divisa Pronóstico (Forecast Currency): Moneda Corriente para la que se mostrará la información Tipo de Divisa Origen (Source Currency Type)}: Tipo para las fuentes en los pronósticos cash: 1. Todo - incluye todas las fuentes de transacciones 2. Ingresado - incluye sólo fuentes de transacciones con la misma moneda corriente que la transacción 3. Funcional - incluye sólo fuentes de transacciones con la moneda corriente de la fuente como la moneda corriente funcional Divisa Origen (Source Currency): Moneda Corriente para la fuente de transacciones. Fecha Cambio (Exchange Date/Type): Fecha y tipo de cambio. Estos campos son requeridos si la Moneda Corriente del Pronóstico y la Fuente de Moneda Corriente no son las mismas Clase Tipo Cambio: Sólo se necesita cuando se ingresa el Tipo de Fuente de Moneda Corriente, y la Moneda Corriente del Pronóstico y la Fuente de Moneda Corriente no son las mismas Umbral de Cantidad (Amount Threshold): Valor mínimo de transacciones a incluir en el pronóstico Verá todas las opciones utilizando la barra de desplazamiento. Dar clic en el botón “Ejecutar” (Submit). Una vez ejecutado le otorgará un número de Solicitud Concurrente (Submit request) con el que usted podrá buscar ese reporte y verificarlo. 1.5.3

Crear un pronóstico usando la ventana Enviar Solicitud (Submit Request)

Navegar por:

Otros > Programas > Ejecutar (Other > Programs > Run)

Seleccione el Pronóstico de Efectivo por Días ó Pronóstico de Efectivo por Períodos Contables (Cash Forecasting by Days or Cash Forecasting by GL Periods). Sistema Integral de Información para el Control Financiero

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Una vez que elija una de estas opciones, aparecerá la pantalla de búsqueda, ingrese los campos en la ventana Enviar Pronóstico (Submit Forecast) como son: Nombre de la Plantilla que desea utilizar, Nombre que quiere usted darle a su pronóstico, la fecha de inicio para el mismo, la moneda a considerar (para las transacciones), el tipo de cambio y la fecha a utilizar (en caso que este incluyendo transacciones en moneda diferente a la funcional) y cualquier otro parámetro que usted desee en su Pronóstico (Forecast). Es importante recuerde que si indica algún Proyecto (Projects) el pronóstico se generará solo considerando esa información, el resto será excluido.


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Dar clic en “Aceptar” (Submit) Cash Management genera automáticamente el Reporte de Ejecución de Pronóstico para el cual le proporcionará un número de solicitud recurrente. Verifique que no hayan existido errores asociados con el pronóstico. Adicionalmente, se genera automáticamente el Reporte de Pronóstico. Este es el pronóstico actual que fue sometido. Revise que esté completo. 1.5.4

Ver Resultados del Pronóstico

Después de que se ha construido una plantilla de pronóstico y se hayan sometido los pronósticos, usted puede ver los resultados en dos formas: 1). En línea y/o 2.) Reporte de Pronóstico


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Ver En línea

Navegar por:

Visualizar > Pronóstico de Fondos(View >Cash Forecasts)

Seleccione, Encontrar > Plantilla > Nombre Plantilla > Nombre Pronóstico (Find > Template> Name > Forecast Name)

Aparece la ventana Encontrar (Find) Pronósticos (View Cash Forecasts). Usted tiene la opción de Volver a consultar (Requery) para otro Nombre de Plantilla. De clic al botón “Encontrar” (Find)


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O de clic en el botón “Abrir” (Open) para ver los Parámetros (Parameters) del pronóstico.


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O de clic al botón “Revisar” (Review) para resultados del pronóstico


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Usted puede seleccionar el botón “Mostrar Descripción” (Show Description) para mostrar la descripción que usted definió en el nivel plantilla de pronóstico cuando haga esto la tecla se habilitará como “Ocultar Descripción” con lo cual usted podrá ocultarla. Reporte de Pronóstico También Puede verificar los resultados entrando por: Navegar por:

Pronóstico de Fondos > Pronostico (View >Cash Forecasts)

Seleccione Encontrar > Nombre > Plantilla > Nombre Pronóstico (Find > Name > Forecast Name)


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Y usted verá de inmediato la pantalla de consulta. En esta pantalla además de ver y ocultar la descripción podrá Agregar Columnas y Agregar Filas, sin embargo, esto no es recomendable ya que estará modificando sus Plantilla original, lo recomendable es crear una plantilla nueva con los requerimientos que tenga.


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2 Bitácora de actualizaciones Versión

Fecha

Páginas

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07/Junio/04

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Descripción Creación del documento


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Manual de Usuario Manual de Operación Administración del

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