Fecha ultima actualización: Dic 21/2010
Estimado Proveedor: Es un gusto para la Organización Carvajal contar con su empresa como nuestro aliado estratégico en el logro de nuestros objetivos estratégicos. Nos complace hacerle entrega del manual del proveedor, en el cual encontrara las instrucciones para que la relación comercial entre ambas empresas, fluya de manera agil y efectiva. A continuación encontrara los requisitos que se deben seguir en cada una de las etapas del proceso de venta de sus productos o prestación de servicios a las empresas de la Organización Carvajal:
DESPACHO DE PEDIDOS O PRESTACIÓN SERVICIOS: 1.- Previo al despacho de sus pedidos o prestación de sus servicios, ustede debe recibir una orden de compra, la cual es enviada unicamente por correo electrónico. Para tal fin, su empresa debe registrar la dirección electrónica a la cual desea le lleguen las ordenes de compra, para lo cual debe enviar su solicitud a nuestro call center en atenció
[email protected], indicando el nombre de la empresa o razón social y dirección electrónica que debe registrarse.
2.- Esta estrictamente prohibido despachar su carga o prestar el servicio si no cuenta con una orden de compra como soporte o autorización por escrito de la Organización. 3.- Una vez reciba nuestra orden de compra, debe confirmar vía correo electrónico el recibo de la misma con el Analista/Auxiliar de Logística Abastecimiento o persona contacto que aparece en el campo “creado por:” y cumplir estrictamente con la fecha de entrega.
4.- Enviar por una única vez, la información de tiempos de entrega estándar de cada producto o prestación del servicio y tiempos de entrega bajo niveles de urgencias, de acuerdo a la negociación establecida con el Negociador/Analista de Negociación, analista/auxiliar de abastecimiento de Carvajal Servicios. 5.- Debe entregar por una única vez las fichas técnicas y especificaciones de todos los productos que suministra, incluyendo UDM, UDE, cantidades mínimas y hojas de seguridad. Debe actualizarlas cuando surjan variaciones. 6.- La mercancía deberá ser entregada en la dirección que aparece en la orden de compra en el campo “Despachar a:”. Habrá casos puntuales en que notas al PROVEEDOR se le informe
una dirección diferente según la urgencia de la entrega. 7.- Al momento del despacho de la mercancía deberá enviar por correo electrónico al Analista/Auxiliar de Logistica Abastecimiento, copia de la remisión o documento conteniendo 8.- Cuando se realice el despacho de la mercancía, deben enviar remisión o documento conteniendo la siguiente información:
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Nombre del Proveedor Numero consecutivo de remisión Numero Orden de compra Código material Descripción comercial de material Numero de plano del material ( Si se requiere) Dirección de entrega Unidad de Empaque TRM que se debe aplicar a las órdenes emitidas en US (DÓLAR LOCAL).
9.- Cuando por razones de urgencia, no se haya enviado previamente la órden de compra, usted debe solicitar correo electrónico soportando dicho pedido, y anexarlo a la remisión en el momento de entrega de la mercancía, de lo contrario no se recibirá el bien o servicio. Las entregas que no cumplan con este requisito serán devueltas con cargo de flete al proveedor. 10.- Cuando la Organización Carvajal envíe a retirar mercancía, debe estar soportado con un correo informando el nombre de la persona, cedula, placas del vehículo y la cantidad a retirar. Esta información debe ser confirmada con el Analista/Auxiliar de Abastecimiento o persona que tiene el contacto diario con el proveedor. 11.- Los horarios de ingreso de materiales están sujetos a cada planta, información que se entrega en la orden de compra, Cualquier urgencia que se presente fuera de este horario debe ser informado con anterioridad a la persona contacto para que sea autorizado por el Jefe de Almacén. 12.- La factura se debe entregar en los centros de radicacion o recepción de facturas establecidos en cada ciudad. Nunca entregue la factura en sitios diferentes a los indicados en la orden de compra, la empresa no se hace responsable de las facturas que no tengan el sello de radicación. 13.- La recepción de la mercancía en nuestras instalaciones se realiza a través de una relación de desempaque, 1 día hábil después de haber recibido el bien y/o servicio, y 3 días
cuando es un servicio de fabricación que requiere de pruebas, tiempo en el que se ha verificado las cantidades entregadas y la calidad de las mismas. 14.- Una vez realizada la relación de desempaque nuestro sistema envía un correo electrónico automático donde se le notifica que ya puede acercarse a las oficinas habilitadas para la radicación de sus facturas. En caso de no recibirlo, por favor informarnos a atenció
[email protected], para su respectiva actualización. 15.- Para el ingreso a las instalaciones de las empresas del grupo Carvajal, los transportadores , contratistas, visitantes, ejecutivos de ventas o vendedores deben presentar ARP vigente y auténticos con la autoliquidación correspondiente (solo para Colombia), de no tenerla no pueden ingresar y será devuelto el material.
16.- Es requisito contar con vehículos en buen estado para la entrega de los materiales. 17.- Cuando se presenten devolución de materiales por calidad, usted tiene 3 días para retirar el material de nuestras instalaciones de lo contrario este será dado de baja. 18.- Para productos químicos : • Deben ser identificados según la norma NFPA 704 (con la Etiqueta del Rombo de Seguridad) o norma europea de identificación y nombre del producto. • El proveedor debe enviar al Depto. de Calidad de la empresa del Grupo Carvajal que esté realizando la compra, la ficha de seguridad y ficha técnica del producto químico. • Los productos químicos deben estar adecuadamente empacados y tapados para evitar derrames. • En los casos en que se usen estibas de madera para el transporte y recibo de rollos de papel y productos químicos, se debe enviar al Depto. de Calidad de la empresa del Grupo Carvajal que está realizando la compra, los permisos ambientales de uso de madera. 19.- Solo para proveedores en Colombia, el contratista se compromete a cumplir con: • • • • • •
Uso de elementos de protección personal EPP Cumplir con los Permisos de trabajo en caliente por soldaduras y eléctrico. Cumplimiento del Reglamento Técnico para trabajos Eléctricos RETIE. Certificados de competencias para trabajar en: alturas y trabajos eléctricos. Bloqueo de equipos (energía cero) antes de intervención. Disposición adecuada de residuos peligrosos RESPEL.
20- Agregar a las etiquetas de todas las cajas o pallets, el número de Orden de Compra de
con el fin de facilitar la identificación de productos al recibirlos en la bodega.
21- Si esta ubicado en uno de los países y desea comunicarse con su contacto en Colombia puede marcar el número telefónico de la empresa que le esta comprando en el país y marcar la extensión de Colombia.
RADICACION DE FACTURAS: 22- Sus facturas deben cumplir con los siguientes requisitos: • • • • • •
• • •
La factura debe contener el número de la Orden de Compra. La orden de compra debe tener recepción o relación de desempaque en nuestro sistema del bien entregado o servicio prestado. La factura debe tener relacionado un solo número de orden de compra. La factura no deberá presentar diferencias en cantidad y/o precio respecto a la relación de desempaque y orden de compra. El único sello válido para considerar radicada o recibida las facturas de proveedores es el utilizado en las ventanillas de los sitios de radicación o recepción. Si su factura tiene efecto de título valor (factoring), no podrá tener fecha de expedición superior a 5 días y deberá informar en el momento de la radicación que la factura aplica para este proceso. No se aceptarán facturas después de transcurridos más de 30 días fecha de expedición. El nombre de la empresa del proveedor o razón Social de la factura debe ser igual a la que figura en la Orden de compra No se recibirán facturas que no contengan los requisitos ya expuestos.
23- Las facturas se deben entregar en los centros de radicacion o recepción de facturas establecidos en cada ciudad en los horarios establecidos para tal fin, según se indica en el Anexo 1 de este documento. 24.- Una vez radique sus facturas, el pago se realizará en el plazo negociado fecha radicacion/recepcion factura. Los pagos de las mismas serán realizados vía transferencia electrónica entre la segunda y cuarta semana de cada mes. 25.- Si usted desea realizar consultas acerca de los pagos de sus facturas o la fecha de vencimiento de las mismas, podrá realizarlas a través de nuestro call center (572) 6510550 ext. 25000 opción 5. Igualmente puede dirigir sus consultas al correo electrónico atenció
[email protected] donde uno de nuestros agentes gustosamente atenderán cualquier tipo de consulta referente a pagos realizados, pagos pendientes y
certificados de retención entre otros.
RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES (solo para Colombia) De acuerdo con la Ley 1231 de Julio de 2008 y con el objetivo de garantizar la oportuna radicación y pago de las facturas expedidas a las empresas del Grupo Carvajal, a continuación les solicitamos tener en cuenta la siguiente información: Requisitos para el recibo de las facturas: A fin de que su factura genere efectos de TITULO VALOR se requiere que además de cumplir con los requisitos establecidos en el Art. 621 del Código del Comercio y 617 del Estatuto Tributario, se cumpla con lo establecido en el Art.774 del Código de Comercio modificado por la Ley 1231 de Julio de 2008, tales como: • • • • • • •
Estar denominada como Factura de Venta. Firma de quien la expide Lugar y fecha de expedición Fecha de vencimiento Condiciones de pago Indicación del anticipo si lo hubiere. Presentar original y copia de la factura
El cumplimiento de lo anteriormente señalado hace parte de su compromiso facilitarle a su empresa hacer negocios con la Organización Carvajal.
Cordialmente,
José Alejandro Hernández Gerente Servicios Logísticos Carvajal Servicios S.A.
[email protected]
Anexo 1. INFORMACION PARA RADICACIÓN EN PAISES País
Colombia
Mexico
Perú
Empresa
Extensión
Gen Cargraphics Carpak Mepal Assenda Bico Carvajal Bico - Norma Cargraphics - Carvajal Fesa Pamolsa Gen Cargraphics Carvajal Mepal Assenda
Puerto Rico
Bico Disnorma
Argentina
Alcard Kapelusz
Chile
Edinorma FesaAlcard
64225-64224 64233 64232 64231 51857 - 51893 51831
Dirección
Horario
Barranquilla: Vía 40 No. 65-101 Bogotá: Avenida El Dorado No. 90-10 Cali: Calle 29 Norte No. 6AN-22 Medellín: Carrera 42 No. 85A – 95 Autopista Sur Itagüi
Lunes a Jueves de 8:00 a 11:30 AM. Al final de mes se atenderá hasta dos días antes del último día hábil del mes.
Avenida Los Angeles 303 Interior 1 B Colonia San Martin Xochinahuac
Lunes y Miercoles de 9 a.m. A 12 M.
Av. Canaval y Moreyra # 345 San Isidro, Lima Perú.
Lunes a Viernes de 9:30 AM a 12:30.
Distribuidora Norma Inc. Puerto Rico Po Box 195040 San Juan PR 00919-5040
Lunes- Viernes 8:00am- 5:00pm
San jose 831 Buenos Aires – Argentina
Lunes a Jueves de 9 A.M. a 12:30
Monjitas 527 piso 17 Santiago Centro
Lunes a Viernes 9:00 a,m a 13:00 p.m. y de 15:00 a.m. 17:30 p.m.
Calle Siemens, Urbanización industrial Santa Elena No.65, Merliot, Antiguo Cuscatlán
Lunes a Jueves de 8am a 11:30 am
Managua Via fontana Edificio Discover 3 Piso
Lunes a Viernes 8 a.m. - 6 p.m.
Zona Franca Metropolina Barrial de Hereda Local 3B
Lunes a Viernes 7:30 a 4 p.m.
51834
46248-46222 43131 43131 42507 70526 - 70523
50800 - 50802 Salvador
Fesa Norma Bico 48208
Nicaragua
Costa Rica
Dominicana
Pcaribe Publicar Bico Cargraphics Farben Fesa Publicar Norma
62219 62215
46248-46222
Las facturas de Dominicana son enviadas al correo
[email protected]
49560
Panamá
Guatemala
Assenda Papeleria Norma Publicar Webforma Mepal Norma Bico Carvajal Norma Publicaribe Publicaribe
Estados Unidos B2B
Tocumen, después de Harina del Istmo frente a La Raly Carretero.
Lunes y miércoles de 8:30 a.m. a 12:30 a.m luego de 2:00 p.m, a 4:00 p.m.
15 ave. 17-40 zona 13 edificio Tetra Center I 5º. Nivel
Lunes a miércoles de 7:45 am a 12:00 pm.
B2BPortales, Inc. 6505 Blue Lagoon Drive Suite: 430 Miami, FL 33126 Telf: 305-448-6875 - Fax: 305-448-9942
Lunes a Viernes 9:00 AM to 5:30 PM
AV. Isaac Albeniz E3-154 y Pasaje Cesar Frank Quito Ecuador
Lunes a Jueves de 8 a 12 m.
67302 67312
46246-21767
68512
Ecuador
Bico Cargraphics Norma Publicar IBC Mepal Moldecua Offsetec Fesa
68626
68526
