PENANGANAN REGISTRASI EVENT PHYSICIAN FORUM PADA PT BIMATAMA INTER KREASI JAKARTA
Skripsi ini Disusun Sebagai Salah Satu Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan
Oleh: LASTRI MARGUNA PURBA NIM: 1005121012
PROGRAM STUDI MICE JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2014
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah: 1) Mengetahui proses penanganan registrasi Physician Forum dan 2) Mengetahui hambatan yang terjadi pada saat proses registrasi tersebut berlangsung. Informan penelitian ini adalah Project Officer Manager PT Bimatama Inter Kreasi yang bertanggung jawab menangani Physician Forum dan memberikan informasi mengenai proses registrasi Physician Forum. Hasil penelitian deskriptif menunjukkan bahwa Event Physician Forum menggunakan dua tahapan registrasi yaitu tahap pendataan dan tahap pelaksanaan. Tahap pendataan dilakukan sebelum event sedangkan tahap pelaksanaan dilakukan saat event. Hambatan yang terjadi pada saat tahap pelaksanaan yaitu saat peserta mendaftar pada hari event berlangsung, peserta dapat menghabiskan waktu banyak karena harus melakukan proses registrasi dari awal dan panitia mengambil kebijakan untuk mengatasinya tanpa ada perencanaan sebelumnya.
Kata kunci: registrasi, event, Physician Forum, tahap pendataan, tahap pelaksanaan
i
ABSTRACT Purpose of the research is: 1) knowing how to handle registration process of Physician Forum and 2)Knowing problems occured during the event. The informant of this research is Project Officer Manager of PT Bimatama Inter Kreasi. He is responsible for the event of Physician Forum and give information about the registration process of Physician Forum. Result of descriptive analysis indicate that Event of Physician Forum use two steps of registration. They are pra registration and onsite registration. Pra registration is done on pra event while onsite registration is done on during the event. The problem that happen on pra registration. That is the participant register themselves on during the event and they spend much time because they have to check in from the beginning of registration process. The committee decides to clear the problem without there is a planning before.
Key words: registration, event, Physician Forum, pra registration, onsite registration
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yesus Kristus sebagai sumber segala pengetahuan dan hikmat atas kasih karunia-Nya, dengan segala keterbatasan penulis dimampukan untuk menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini merupakan salah sau syarat mengikuti ujian guna memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan pada jurusan Administrasi Niaga program studi MICE Politeknik Negeri Medan. Dalam
penyusunan
skripsi
ini,
penulis
telah
berusaha
untuk
menyajikannya secara sistematis. Namun penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Dalam penulisan skripsi ini, penulis menerima banyak dukungan dan bantuan baik yang bersifat moral maupun material, saran dan motivasi dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala ketulusan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih dan penghargaan yang setinggi- tingginya kepada: 1. M.Syahruddin, S.T., M.T., sebagai Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., sebagai Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., sebagai Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Indra Siregar, S.E., M.Si., Ak sebagai Ketua Program Studi MICE Politeknik Negeri Medan.
iv
5. Faulina, S.E., M.Si, sebagai Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan waktu,
tenaga
dan
pikiran
untuk
memberikan
arahan
dalam
penyempurnaan skripsi ini. 6. Dra. Ratna Dewi, M.Hum, sebagai Dosen Pembimbing II yang telah banyak
membantu
penulis
untuk
memberikan
arahan
dalam
menyempurnakan penulisan sekripsi ini. 7. Parenta Ritonga S.E, sebagai penguji II dalam sidang seminar hasil. 8. Seluruh staf pengajar dan pegawai Jurusan Administrasi Niaga Program Studi MICE Politeknik Negeri Medan yang telah membantu penulis selama ini. 9. Danny R. Sultoni, selaku Direktur PT Bimatama Inter Kreasi Jakarta. 10. Indra Cahyadi, selaku Project Officer Manager PT Bimatama Inter Kreasi yang bersedia menjadi informan peneliti. 11. Bapak/Ibu staf PT Bimatama Inter Kreasi yang membantu penulis melengkapi data. 12. Teristimewa untuk ayah saya Amran Purba, Ibu Martina Hutabarat dan saudara-saudara saya tercinta yang tidak pernah lupa untuk selalu medoakan agar penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dan selalu memberikan semangat serta dukungan moril maupun materi. 13. Afdhol, Bobby, Benny, Cut, Detta, Dwi, Ellysa, Fariz, Juni, Leo, Liza, Masitah, Olivia, Putra, Sandy dan Vully, teman-teman MICE angkatan 2010, terima kasih untuk kebersamaan dan keakrabannya yang terjalin dengan baik selama perkuliahan.
v
Akhir
kata
penulis
mengharapkan
semoga
dengan
segala
kesederhanaannya, skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembacanya. Medan, Agustus 2014 Penulis,
Lastri Marguna Purba
vi
DAFTAR ISI Halaman JUDUL PERNYATAAN ................................................................................................. i ABSTRAK/ABSTRACT .................................................................................... ii KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv DAFTAR ISI ................................................................................................... vii DAFTAR TABEL ............................................................................................ xi DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1 1.2 Perumusan Masalah .......................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian .............................................................................. 4 1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................ 5
vii
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis .................................................................................. 6 2.1.1 Pengertian Registrasi .............................................................. 6 2.1.2 Tahapan Registrasi ................................................................. 7 2.1.2.1 Tahap Pendataan ....................................................... 7 2.1.2.2 Desain Formulir ......................................................... 8 2.1.2.3 Tahap Pelaksanaan .................................................... 9 2.1.3 Jenis Registrasi ..................................................................... 11 2.1.4 Badges .................................................................................. 12 2.2 Penelitian Terdahulu ....................................................................... 13 2.3 Kerangka Pemikiran ....................................................................... 15
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ............................................................................... 17 3.2 Waktu Dan Tempat Penelitian ........................................................ 17 3.3 Bidang Usaha Yang Diteliti ............................................................ 17 3.4 Batasan Penelitian .......................................................................... 17
viii
3.5 Jenis Data ....................................................................................... 18 3.6 Metode Pengumpulan Data ............................................................. 18 3.7 Metode Analisis .............................................................................. 19
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Umum Objek Penelitian .............................................................. 21 4.1.1 Profil Singkat PT Bimatama Inter Kreasi ......................................... 21 4.1.2 Struktur Organisasi PT Bimatama Inter Kreasi ...................... 22
4.1.3 International Event PT Bimatama Inter Kreasi ...................... 30 4.2 Hasil Penelitian .............................................................................. 30 4.2.1 Hasil Pengamatan di PT Bimatama Inter Kreasi .................... 30 4.2.2 Tahapan Registrasi ............................................................... 31 4.2.2.1 Tahap Pendataan ..................................................... 31 4.2.2.2 Desain formulir ....................................................... 32 4.2.2.3 Tahap Pelaksanaan .................................................. 33 4.2.3 Karakteristik Informan ......................................................... 34 4.2.4 Hasil Wawancara .................................................................. 34 4.3 Pembahasan .................................................................................... 37
ix
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................................ 38 5.2 Saran .............................................................................................. 39
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran ................................................................... 16 Gambar 4.1 Logo PT Bimatama Inter Kreasi ............................................... 21 Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT Bimatama Inter Kreasi ....................... 23 Gambar 4.2 Formulir Registrasi Physician Forum ........................................ 27
xii
DAFTAR LAMPIRAN
A. Lampiran Daftar Wawancara B. Lampiran Announcement Physician Forum C. Foto-foto Physician Forum
xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Istilah MICE (Meeting Incentive Convention Exhibition) di Indonesia dikenal dengan nama wisata konvensi, kegiatan wisata konvensi ini merupakan bagian dari kegiatan pariwisata, karena banyak sekali menggunakan fasilitas pariwisata dalam pelaksanaannya, sehingga kegiatan ini merupakan kegiatan yang berkarakteristik padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja maupun dalam memberikan devisa negara.
Sejak tahun 1980-an
kegiatan MICE di Indonesia menunjukkan peningkatan jumlah peserta yang tinggi dengan jumlah pengeluaran rata-rata per hari sebesar US$ 210 untuk setiap peserta konvensi. Dibandingkan dengan wisatawan yang sengaja datang ke Indonesia untuk berwisata, pengeluaran mereka hanya sebesar US$ 400 untuk 712 hari. Dengan demikian pengeluaran peserta wisata konvensi juga membawa serta spouse (istrinya), anak atau bahkan temannya yang berdampak pada pengeluaran peserta selama mengikuti kegiatan kovensi menjadi lebih besar. Industri MICE merupakan industri yang masih muda, di kenal di Eropa dan Amerika Utara sekitar 50 tahun yang lalu dan bahkan lebih mudah di beberapa kawasan dunia terutama
di
lainnya, tetapi dengan cepat indiustri ini negara-negara
sedang
berkembang,
karena
menjadi matang jelas
terlihat
perkembangannya mampu memberikan dampak ekonomi yang tinggi. ICCA mencatat bahwa peningkatan wisata konvensi cukup signifikan dari tahun 2002
1
2
dengan 6.155 events menjadi 10.070 events pada tahun 2011 dan dengan peningkatan tersebut peserta yang mengikuti wisata konvensi juga bertambah. Hasil yang positif dari implementasi multiplier effect dalam suatu acara bergantung pada perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, pengontrolan yang matang dan tenaga kerja yang profesional. Keberhasilan suatu acara juga bergantung pada kelancaran proses registrasi, yaitu proses awal yang harus dilalui oleh peserta dalam keikutsertaan sebuah event dan mempengaruhi kesan pertama peserta terhadap penyelenggaraan event. Kelancaran proses registrasi dapat terwujud apabila penyelenggara memiliki pemahaman mengenai mekanisme registrasi yang efektif dan efisien. Dengan demikian, pengetahuan dan pemahaman mengenai registrasi dalam acara resmi khususnya konferensi atau konvensi merupakan hal yang sangat perlu agar tercipta suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara, terselenggaranya acara yang tertib, teratur dan lancar. Pada tahun 2012, PT Bimatama Inter Kreasi (Inka) yang terletak di Jalan R.P Soeroso No.25 Gedung Gondangdia Lama Lt. 3 Menteng, Jakarta Pusat bekerja sama dengan Perhimpunan Dokter Umum Indonesia (PDUI) dan Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) untuk menyelenggarakan event Physician Forum dan Forum Apoteker Indonesia dan menjadikan event tersebut menjadi annual event. Event Physician Forum dan Forum Apoteker Indonesia merupakan event yang masih sangat muda diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi, namun event ini sudah memiliki ribuan peserta dan berskala nasional. Setiap tahunnya juga mengalami peningkatan jumlah peserta untuk mengikuti event tersebut, seperti
3
peningkatan jumlah peserta kongres Physician Forum yang dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini. Tabel 1.1 Jumlah Peserta Kongres Physician Forum Pada PT Bimatama Inter Kreasi Tahun 2012 – 2014 Tahun 2012 2013 2014
Jumlah Peserta 1000 1200 1300
Sumber: PT Bimatama Inter Kreasi
Berdasarkan tabel tersebut dapat dilihat terjadi peningkatan jumlah peserta kongres phisician forum pada tahun 2012 dengan 1.000 peserta, tahun 2013 dengan 1.200 peserta, dan pada tahun 2014 dengan 1.300 peserta. Dengan data tersebut peran registrasi sangat dibutuhkan sebagai service pertama yang dilakukan oleh penyelenggara dan sebagai pengaruh suksesnya suatu kongres atau konvensi. Dimana sebuah kongres atau konvensi akan menjadi satu paket dengan proses registrasi. Untuk proses registrasi yang sering menjadi kendala saat peserta tidak mengetahui aturan dan persyaratan yang lengkap, maka penulis tertarik untuk mengetahui tentang bagaimana proses penanganan registrasi event Physician Forum yang diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi dan hambatanhambatan apa saja yang terjadi dalam pelaksanaan registrasi event tersebut, sehingga penulis memutuskan untuk membuat penelitian yang berjudul “Penanganan Registrasi Pada Event Physician Forum Di PT Bimatama Inter Kreasi.”
4
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana proses penanganan registrasi event Physician Forum yang diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi? 2. Hambatan-hambatan apa saja yang terjadi dalam proses persiapan dan pelaksanaan registrasi event Physician Forum yang diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mengetahui bagaimana proses penanganan registrasi event Physician Forum yang diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi. 2. Mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang terjadi dalam proses persiapan dan pelaksanaan registrasi event Physician Forum yang diselenggarakan oleh PT Bimatama Inter Kreasi. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu: 1. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan wawasan penulis tentang penanganan registrasi event.
5
2. Bagi Prodi MICE Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan tentang tahapan pelaksanaan registrasi event kepada mahasiswa dan mahasiswi prodi MICE 3. Bagi Perusahaan Penelitian ini bermafaat sebagai sarana kerjasama antara perguruan tinggi dengan perusahaan dalam hal penyaluran Sumber Daya Manusia (SDM) event.
