PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Pada kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)
DISUSUN OLEH
ASTRI INTAN HARAHAP 050903048
DEPARTEMEN ILMU ADMISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009
Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh : Nama
: Astri Intan Harahap
NIM
: 050 903 048
Departemen
: Ilmu Administrasi Negara
Judul
: Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)
Medan, 13 Mei 2009 Dosen Pembimbing
Dra. Elita Dewi, M.SP NIP. 131 568 389
Ketua Departemen
Prof. Dr. Marlon Sihombing, MA NIP. 131 568 391
DEKAN FISIP USU
Prof. Dr. M. Arif Nasution, MA NIP. 131 757 010
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................
i
BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah.............................................................
1
B. Perumusan Masalah ...................................................................
3
C. Tujuan Penelitian .......................................................................
4
D. Manfaat Penelitian .....................................................................
4
E. Kerangka Teori ..........................................................................
5
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................
5
2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip ........................................
7
3. Jenis Arsip ............................................................................
8
4. Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip ...........................
9
5. Ciri-ciri sistem Kearsipan yang Baik .....................................
11
6. Pengelolaan Kearsipan ..........................................................
13
7. Manajemen Arsip Elektronis .................................................
16
8. Efisiensi Kerja ......................................................................
19
9. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan terhadap Efisiensi Kerja Pegawai 22 F. Hipotesis ....................................................................................
23
G. Defenisi Konsep ........................................................................
24
H. Defenisi Operasional..................................................................
25
I. Sistematika Penulisan .................................................................
28
BAB II METODE PENELITIAN .................................................................
29
A. Bentuk Penelitian .......................................................................
29
B. Lokasi Penelitian........................................................................
29
C. Populasi dan Sampel ..................................................................
29
D. Teknik Pengumpulan Data .........................................................
30
E. Teknik Pengukuran Skor ............................................................
31
F. Teknik Analisa Data ...................................................................
32
Universitas Sumatera Utara
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN .........................................
36
A. Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ....
36
B. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara........
37
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ........................................
38
D. Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara .........................................................................
50
E. Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan
BAB IV
BAB V
Propinsi Sumatera Utara ..........................................................
51
PENYAJIAN DATA .....................................................................
54
A. Karakteristik Responden ............................................................
54
B. Variabel (X) Pengelolaan Kearsipan...........................................
57
C. Variabel (Y) Efisiensi Kerja .......................................................
69
ANALISA DATA ..........................................................................
76
A. Klasifikasi Jawaban Responden ................................................
76
B. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai 78 C. Pembahasan ..............................................................................
83
PENUTUP .....................................................................................
89
A. Kesimpulan................................................................................
89
B. Saran..........................................................................................
91
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
92
BAB VI
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
Tabel 1
: Karakteristiuk Responden Menurut Jenis Kelamin ..................................... 54
Tabel 2
: Karakteristik Responden Menurut Usia...................................................... 54
Tabel 3
: Karakteristik Responden Menurut Pendidikan ........................................... 54
Tabel 4
: Karakteristik Responden Menurut Golongan ............................................. 55
Tabel 5
: Karakteristik responden Menurut Jabatan .................................................. 55
Tabel 6
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin .............................................................................................. 56
Tabel 7
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat . Naskah Dinas............................................................................................. 56
Tabel 8
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada . Penerimaan Naskah Dinas ......................................................................... 57
Tabel 9
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan . Lampiran Naskah Dinas ............................................................................. 57
Tabel 10
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas . Penting atau Naskah Dinas Biasa ............................................................... 58
Tabel 11
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi . dan Indeks ................................................................................................. 58
Tabel 12
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar ................................................................... 59
Tabel 13
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan .................................................................................................. 59
Tabel 14
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali .................................................................................. 60
Tabel 15
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode .............................................................. 60
Tabel 16
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu ...................................... 61
Tabel 17
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip ............................................................................ 61
Universitas Sumatera Utara
Tabel 18
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Di Tempat yang Mudah Dijangkau ............................................................ 62
Tabel 19
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan Cepat Bila Diperlukan ............................................................................... 62
Tabel 20
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip di Rak Katalog Cocok................................................................................ 63
Tabel 21
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu dalam Meminjam Arsip ............................................................... 63
Tabel 22
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain .................................................................. 64
Tabel 23
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu Dalam Peminjaman Arsip .......................................................................... 64
Tabel 24
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila Terlambat Mengembalikan Arsip ............................................................... 65
Tabel 25
:Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip 65
Tabel 26
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi Terhadap Arsip .......................................................................................... 66
Tabel 27
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Kesediaan Untuk Menerima Beban Kerja yang Diberikan ...................................................................... 67
Tabel 28
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketaatan Terhadap Peraturan, Kewajiban dan Tugas ................................................................................ 67
Tabel 29
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Datang Tepat Waktu Sesuai jam Masuk kantor ...................................................................................... 68
Tabel 30
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Berada Di Tempat Pada Jam-Jam Kerja ........................................................................................... 68
Tabel 31
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Bersedia Bertanggung Jawab Atas Tugas yang Diberikan ........................................................................ 69
Tabel 32
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Kepahaman Terhadap Tugas/Bidang Kerja yang Diberikan ................................................................................. 69
Tabel 33
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Tepat Waktu dalam Menyelesaikan Pekerjaan Kantor ....................................................................................... 70
Universitas Sumatera Utara
Tabel 34
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Kesesuaian dengan Keahlian/Keterampilan yang Dimiliki ........................................................ 70
Tabel 35
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Usaha Memberikan Hasil yang Terbaik ...................................................................................................... 71
Tabel 36
: Distribusi Jawaban Responden Tentang Suasana Kerja Mendukung Pekerjaan di Kantor ................................................................................................... 71
Tabel 37
: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel X .... 73
Tabel 38
: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel Y .... 73
Tabel 39
: Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi .................... 76
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb Puji dan syukur saya panjatkan atas kehadirat allah SWt yang mana telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul : “Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara)” Skripsi ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang disusun guna melengkapoi persyaratan memperoleh gelar Sarjana serta sebagai wahana untuk melatih diri dan mengembangkan wawasan berfikir dalam penulisan karya ilmiah ini. Penulis mengakui bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini terjadi karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penulisan karya ilmiah. Namun berkat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak, maka penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. DR. M. Arif nasution, MA selaku Dekan fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. DR. Marlon Sihombing, MA selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 3. Ibu Dra.Beti Nasution,MSI selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 4. Ibu Dra. Elita Dewi, MSP selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan mengarahkan penulis dalam proses penyelesaian skripsi ini.
Universitas Sumatera Utara
5. Kepada Dosen Penguji yang bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan kritik dan saran yang membangun. 6. Kepada Kak Mega, Kak Emi dan Kak Dian selaku pegawai pendidikan FISIP USU yang selalu membantu penulis dalam urusan administrasi yang berhubungan dengan perkuliahan maupun skripsi. 7. Kepada Bapak Pardjanto dan Ibu mardiah di Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara yang telah membantu dan juga membimbing di dalam pelaksanaan penelitian. 8. Untuk yang teristimewa ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua saya, Bapak Marasamin Harahap dan Mama Hj. Rahmadani Siregar yang telah memberikan kasih sayang dan memberi banyak nasehat dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. Tiada kata-kata yang bias mengungkapkan betapa besar rasa terima kasih yang ananda sampaikan. Dan juga kakakku Wulida Gusdani Hrp, SE, abangku Febri Rahmadsyah Hrp, Amd dan adikku Chairul Rizka Hrp. Terima kasih atas dukungannya selama ini. 9. Sahabat-sahabatku Kelompok Magang VIII terima kasih atas persahabatan kita selama ini. Semoga Qt tetap menjadi sahabat selamanya. 10. Teman-temanku AN 05 yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. 11. Teman baikku Puspa yang selalu mendengarkan keluh kesahku selama ini dan selalu memberikan solusi saat aQ rapuh. AisonoiQ yang membuatku menjadi lebih kuat dan dewasa dalam menjalani hidup ini dan donganQ, Yang selalu bersamaku saat menempuh pendidikan hingga sekarang. Terima kasih untuk pertemanan yang telah terjalin.
Universitas Sumatera Utara
12. Terakhir untuk semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis ucapkan terima kasih. Akhirnya dengan kerendahan hati penulis mengaharpkan semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.Semoga Allah SWT selalu memberikan Rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua. Amin.
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAKSI PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Pada Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara) Nama NIM Fakultas Departemen Pembimbing
: Astri Intan Harahap : 050903048 : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Ilmu Administrasi Negara : Dra. Elita Dewi, MSP
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Perhubungan Propinsi SUMUT yaitu dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai sebesar 0,617. Berdasarkanj uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 4,83, hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dengan tingkat pengaruh 38,07%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai dapat diterima. Keywords : Kearsipan, Pengelolaan Kearsipan, Efisiensi Kerja.
Universitas Sumatera Utara
