ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI PUSKESMAS KABUPATEN MINAHASA TENGGARA ANALYSIS OF IMPLEMENTATION OF HEALTH INFORMATION SYSTEM AT COMMUNITY HEALTH CENTER OF SOUTHEAST MINAHASA REGENCY Tirzanny V. M. Rondo, F. J. O. Pelealu , Franckie R. R. Maramis Bidang Minat Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado
ABSTRACT Background: Implementation of Health Information Systems (HIS) is one of the efforts made to achieve the goal of health development and is supporting the efforts of health care at the community health center. Based Kepmenkes 192/MENKES/SK/VI/2012 No. HIS is still fragmented, redundant data is still going on, overlapping, and inefficient use of resources. HIS implementation in Southeast Minahasa regency health center is still manual so that the resulting data is not timely, inaccurate and imprecise. This study aims to analyze the implementation of health information systems in Southeast Minahasa regency health center. Research Methods: This research is qualitative research. Number of informants in this study were as many as 10 people. Collecting data through in-depth interviews, observation and search documents by means of triangulation. Research results: The results showed that the management/implementation of online HIS yet, everything is still manual. There is no guidance in its implementation. The data was collected by each holder of programs and coaches village/midwife. Delivery of data taken by the staff of the health center to the Health Department. Most of the data processing is to use a computer but some are still handwritten. Most of the health centers have no Human Resources (HR) in the field of health information system and no special training. There is no specific funding for HIS, taken from the cash fund health center. Facilities and infrastructure HIS for computers incomplete/uneven. HIS implementation constraints regarding budget constraints, electrical problems, lack of infrastructure such as computers and the Internet, the lack of specialized personnel HIS field, as well as the problem of delay. Conclusion: Implementation of HIS in Southeast Minahasa regency health centers have not been running as it should. Keywords: Health Information Systems, Health Center. RINGKASAN Latar belakang: Penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) merupakan salah satu upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan serta merupakan pelayanan penunjang dalam upaya kesehatan di Puskesmas. Berdasarkan Kepmenkes RI Nomor 192/MENKES/SK/VI/2012 SIK masih terfragmentasi, masih terjadi redundant data, overlapping, dan tidak efisiennya penggunaan sumber daya. Pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara masih manual sehingga data yang dihasilkan tidak tepat waktu, tidak akurat dan tidak tepat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan sistem informasi kesehatan di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara. Metode penelitian: Penelitian ini adalah jenis penelitian kualitatif. Jumlah informan dalam penelitian ini adalah sebanyak 10 orang. Pengumpulan data melalui wawancara mendalam, observasi dan penelusuran dokumen dengan cara triangulasi. Hasil penelitian: hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan/pelaksanaan SIK belum online, semuanya masih manual. Tidak ada pedoman dalam penyelenggaraannya. Pengumpulan data dilakukan oleh setiap pemegang program dan pembina desa/bidan desa. Pengiriman data dibawa langsung oleh petugas dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan. Pengolahan data sebagian sudah menggunakan komputer namun ada juga yang masih tulis tangan. Sebagian besar Puskesmas belum ada Sumber Daya Manusia (SDM) di bidang SIK dan tidak ada pelatihan khusus. Tidak ada dana khusus untuk SIK, dana diambil dari kas Puskesmas. Sarana dan prasarana SIK untuk komputer belum lengkap/tidak merata. Kendala pelaksanaan SIK menyangkut keterbatasan anggaran, masalah listrik, tidak tersedianya sarana prasarana seperti komputer dan internet, tidak adanya tenaga khusus bidang SIK, serta masalah keterlambatan. Kesimpulan: Pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara belum berjalan sebagaimana mestinya. Kata kunci : Sistem Informasi Kesehatan, Puskesmas.
1
dan mempermudah informasi yang dibutuhkan pengambil kebijakan/ keputusan di tingkat Kabupaten. Menyadari pentingnya pelaksanaan SIK dan melihat kenyataan bahwa pelaksanaan SIK di Kabupaten Minahasa Tenggara belum dilaksanakan sebagaimana mestinya, maka penulis tertarik untuk meneliti bagaimana pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menunjang pembangunan kesehatan diperlukan upaya kesehatan, dan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan, seperti yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan Pasal 168. Sistem Informasi Kesehatan adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu mengelola data dan informasi publik (pemerintah, masyarakat dan swasta) di seluruh tingkat pemerintahan secara sistematis untuk mendukung pembangunan kesehatan. Kebutuhan pada data/informasi yang akurat makin meningkat, namun ternyata sistem informasi yang ada saat ini masih belum dapat menghasilkan data yang akurat, lengkap dan tepat waktu. Penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan masih menghadapi berbagai masalah, diantaranya adalah kegiatan pengelolaan data dan informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dalam satu mekanisme kerjasama yang baik. Adanya “overlapping” kegiatan dalam pengumpulan dan pengolahan data, dimana masing-masing unit mengumpulkan datanya sendiri-sendiri dengan berbagai instrumennya disetiap unit kerja baik di pusat maupun di daerah. Penyelenggaraan sistem informasi kesehatan itu sendiri masih belum dilakukan secara efisien, masih terjadi redundant data, duplikasi kegiatan, dan tidak efisiennya penggunaan sumber daya. Hal ini sebagai akibat dari adanya sistem informasi kesehatan yang ada saat ini masih terfragmentasi (Kepmenkes RI Nomor 192/MENKES/SK/VI/2012). Dari survei awal yang dilakukan oleh peneliti, pelaksanaan SIK di Kabupaten Minahasa Tenggara masih manual sehingga terkadang data yang dihasilkan tidak tepat waktu, tidak akurat dan tidak tepat. Pelaksanaan SIK di tingkat puskesmas sangat penting guna menunjang kinerja pelayanan kesehatan
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis Penelitian ini adalah penelitian kualitatif. B. Tempat dan Waktu Penelitian Lokasi penelitian terletak di Kabupaten Minahasa Tenggara. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret-April 2013. C. Sumber Data Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara, Kepala Puskesmas, tenaga pengumpul data dan pelaksana SIK di Puskesmas Ratahan, Puskesmas Towuntu Timur, dan Puskesmas Tombatu yang berjumlah 10 orang. Dari 11 puskesmas yang ada di Kabupaten Minahasa Tenggara, peneliti hanya memilih 3 puskesmas dikarenakan pelaksanaan SIK di 11 puskesmas tersebut memiliki karakteristik yang sama yaitu masih manual. Peneliti memilih 3 puskesmas berdasarkan jarak Puskesmas dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara. D. Instrumen Penelitian 1. Peneliti Sendiri 2. Perangkat alat tulis Terdiri dari buku tulis, ballpoint, yang digunakan untuk mencatat informasi yang penting untuk keperluan penelitian di lapangan. 3. Daftar Pertanyaan Daftar pertanyaan berisi pertanyaanpertanyaan yang diberikan kepada informan
2
4. Alat perekam Alat perekam merupakan alat yang digunakan untuk merekam seluruh pembicaraan pada saat melakukan wawancara 5. Komputer Komputer sebagai alat pengolah data dan penyusunan laporan
3. Tahap penarikan verifikasi
kesimpulan/
Penarikan kesimpulan dari data yang telah dianalisis. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Sistem Informasi Kesehatan Pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara masih manual, yaitu masih menggunakan pencatatan pada buku register dan formulir-formulir khusus dan dimasukkan ke Dinas Kesehatan dalam bentuk hardcopy/fotocopy. Dalam pelaksanaannya semua diserahkan masing-masing kepada setiap program besar yang ada di puskesmas. Alur SIK di puskesmas sesuai dengan pernyataan dari pengelola SIK Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara dan Kepala Puskesmas serta petugas SIK dan pengumpul data di Puskesmas yaitu, pertama data dikumpulkan oleh pembina desa, lalu data direkapitulasi kemudian dibawa langsung ke Puskesmas dan di rekapitulasi lagi oleh petugas SIK di Puskesmas dan diberikan kepada Kepala Puskesmas untuk di disposisi. Setelah di disposisi, data dibawa langsung oleh petugas Puskesmas ke Dinas Kesehatan. Pelaksanaan SIK sudah menghasilkan informasi yang up to date karena laporannya dilakukan per bulan. Namun dalam pelaksanaannya tidak ada pedoman yang mengatur.
E. Pengumpulan Data Dalam penelitian ini dikumpulkan data primer dan data sekunder. a. Data primer, data yang diperoleh dari hasil observasi dan proses wawancara mendalam terhadap informan dengan berpedoman pada daftar pertanyaan. b. Data sekunder, Data yang diperoleh dari profil kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara. F. Triangulasi Data 1. Triangulasi teknik, yaitu menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama. 2. Triangulasi sumber, yaitu mendapatkan data dari sumber yang berbeda-beda dengan teknik yang sama. 3. Triangulasi waktu, yaitu mendapatkan data pada waktu yang berbeda-beda. G. Analisis Data Analisis data dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis data menurut Miles dan Hubermen yang dikutip oleh Satori dan Komariah (2010) menetapkan analisis data melalui langkah-langkah sebagai berikut:
B. Proses Sistem Informasi Kesehatan Proses pengumpulan data di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara mengenai kesehatan dilakukan secara rutin oleh setiap pemegang program di Puskesmas dan pembina desa/bidan desa. Petugas turun langsung ke masyarakat untuk mengumpulkan data. Proses pengiriman data sesuai dengan pedoman SIK untuk Puskesmas seharusnya sudah menggunakan aplikasi SIMPUS. Namun proses pengiriman data di Puskesmas yang ada di Minahasa
1. Tahap reduksi data Proses memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya.
2. Tahap penyajian data Penyajian informasi untuk memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
3
Tenggara dilakukan dengan membawa langsung laporan dalam bentuk hardcopy/fotocopy oleh petugas yang ada di Puskesmas ke Dinas Kesehatan. Proses pengolahan data di Puskesmas ada yang sudah menggunakan komputer, namun ada juga yang tidak dikarenakan tidak adanya fasilitas.
mengatakan bahwa kendala yang paling sering dalam pelaksanaan SIK adalah masalah keterlambatan dari setiap puskesmas mengumpulkan laporan ke Dinas Kesehatan. Menurut Kepala Puskesmas Ratahan kalau tidak dilakukan pemantauan petugas pembina desa dan pemegang program biasanya terlambat. Karena keterlambatan tersebut sehingga laporan yang semestinya diperiksa dan didisposisi oleh Kepala Puskesmas seringkali sudah tidak diperiksa, langsung ditandatangini oleh Kepala Puskesmas dan dimasukkan ke Dinas Kesehatan. Saat petugas SIK akan merekap data yang dikumpulkan pengumpul data, seringkali ada data-data yang tidak lengkap. Menurut salah satu petugas SIK yang diwawancarai, jika ada data yang tidak lengkap maka ia akan melengkapinya. Sebab jika data tidak lengkap akan ada sanksi dari atasan. Jika seperti itu maka data yang dihasilkan tidak lagi akurat. Data yang tidak lengkap dan akurat dapat berpengaruh pada proses pengambilan keputusan, seperti yang dikatakan oleh Bagja (2010) dalam penelitiannya tentang Membangun Sistem Informasi Kesehatan Puskesmas Cibaregbeg yaitu keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan, adanya kejenuhan sumber daya manusia yang mengolah data sehingga informasi yang disajikan menjadi tidak akurat lagi, serta pelaksanaan SIK yang masih manual dari proses pengumpulan data sampai perekapan data akan mengalami keterlambatan. SIK yang masih manual juga menyebabkan adanya perbedaan data antara data yang terdapat di pusat dan yang ada di Puskesmas. Sebagai contoh dalam Data Dasar Puskesmas Kondisi Desember 2011 (Kementerian Kesehatan RI) jumlah tenaga kesehatan di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara berjumlah 336. Sementara dalam profil Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara jumlah tenaga kesehatan di Puskesmas
C. Manajemen
Sistem Informasi Kesehatan Sumber Daya Manusia (SDM) di bidang SIK untuk Puskesmas sesuai Pedoman SIK harus memiliki pengelola data, dan teknisi TI serta harus mampu memahami kebijakan dan manajemen SIK. Pada kenyataannya di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara diakui oleh Kepala Puskesmas Ratahan, Towuntu Timur dan Tombatu belum ada petugas yang memang khusus di bidang SIK. Petugas yang ada sekarang ini hanya rangkaprangkap. Sementara tidak ada pelatihan khusus mengenai SIK yang dilakukan untuk melatih tenaga kesehatan yang ada. Hanya diberikan penjelasan dan diajarkan cara membuat laporan. Sistem Informasi Kesehatan dalam pelaksanaannya menggunakan dana yang bersumber dari kas puskesmas, yang merupakan dana BOK dan dana bantuan dari Dinas Kesehatan per triwulan. Berdasarkan penjelasan pengelola SIK di Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara, anggaran untuk sistem informasi kesehatan memang masih kurang. Keterbatasan anggaran inilah yang menyebabkan pelaksanaan SIK di puskesmas masih manual. Sarana dan prasarana dalam menunjang pelaksanaan SIK di Puskesmas meliputi komputer, printer, dan ATK (Alat Tulis Kantor). Namun untuk komputer, tidak terdistribusi secara merata karena tidak semua Puskesmas terdapat komputer.
D. Kendala
Dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan Pengelola SIK di Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara
4
Kabupaten Minahasa Tenggara tahun 2011 berjumlah 383. Selain masalah keterlambatan, masalah anggaran juga ikut menjadi kendala dalam pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara. Diakui pengelola SIK di Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara bahwa untuk anggaran dalam pelaksanaan SIK memang masih terbatas. Juga ada masalah listrik, tidak tersedianya sarana prasarana seperti komputer dan internet sehingga pelaksanaan SIK belum dapat berjalan dengan optimal. Masalah SDM di bidang SIK juga ikut menjadi kendala, dimana tidak ada SDM khusus di bidang SIK. Petugas yang ada sekarang ini hanya rangkaprangkap, serta tidak tersedianya fasilitas penunjang dalam pelaksanaan SIK juga menjadi kendala dalam pelaksanaannya. Hal ini serupa dengan penelitian yang dilakukan oleh Ariany (2012) dengan judul Penerapan Sistem Informasi Kesehatan Di Kabupaten Pandeglang, mengatakan bahwa kendala yang dihadapi dalam penerapan SIK di Puskesmas yaitu belum tersedianya perangkat keras komputer untuk seluruh Puskesmas yang ada di Kabupaten Pandeglang, minimnya anggaran, serta kurangnya keahlian pegawai Puskesmas dalam komputer dan teknologi informasi. Dalam pelaksanaan SIK di Puskemas dilakukan pengawasan. Pengawasan ini dilakukan oleh Kepala Puskesmas, bidan koordinator, atau dokter-dokter yang ada di Puskesmas. Pengawasan ini bertujuan untuk mengontrol kegiatan SIK di Puskesmas. Mengatasi kendala-kendala yang dihadapi, ada kebijakan yang sudah dibuat untuk mengatasi masalah keterlambatan yaitu dilakukan deadline di Puskesmas dan juga denda administratif di Puskesmas dan di Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara. Sementara untuk masalah dana menurut pengelola SIK Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa
Tenggara, pada tahun 2013 ini akan dianggarkan dana khusus untuk SIK. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada penelitian yang dilakukan di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan SIK secara umum: a. Pengelolaan/pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara belum online, semuanya masih manual. b. Menghasilkan informasi yang up to date karena laporan dilakukan per bulan. 2. Proses pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara: a. Pengumpulan data di Puskesmas dilakukan oleh setiap pemegang program di Puskesmas dan pembina desa/bidan desa. b. Pengiriman data dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan belum menggunakan internet. Laporan dibawa langsung oleh petugas Puskesmas ke Dinas Kesehatan sehingga seringkali terjadi keterlambatan. c. Pengolahan data di puskesmas ada yang sudah menggunakan komputer, dan ada yang masih tulis tangan dikarenakan tidak tersedianya komputer. 3. Manajemen SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara: a. Sumber Daya Manusia (SDM) di bidang SIK sebagian besar di Puskesmas belum ada, dan tidak ada pelatihan khusus mengenai SIK. b.Ketersediaan dana dalam pelaksanaan SIK di puskesmas diambil dari kas puskesmas. Tidak ada dana khusus untuk SIK. c. Ketersediaan sarana dan prasarana SIK di puskesmas untuk komputer belum lengkap/tidak merata. d. Tidak terdapat pedoman dalam penyelenggaraan SIK. 5
4. Kendala-kendala pelaksanaan SIK menyangkut keterbatasan anggaran, masalah listrik, masalah keterlambatan, tidak tersedianya sarana prasarana seperti komputer dan internet, serta tidak adanya tenaga yang khusus bidang SIK. Saran Sehubungan untuk meningkatkan pelaksanaan SIK di Puskesmas Kabupaten Minahasa Tenggara, maka perlu diberikan saran sebagai berikut: 1. Untuk Dinas Kesehatan a. Mengadakan pengadaan merata berupa komputer kepada semua puskesmas yang ada di Minahasa Tenggara. b. Memberikan pedoman dalam penyelenggaraan SIK c. Melaksanakan pelatihan mengenai SIK kepada petugas yang ada di Puskesmas. d. Memberikan usulan peningkatan anggaran untuk kegiatan Sistem Informasi Kesehatan. 2. Untuk Puskesmas a. Pembagian tugas yang merata kepada petugas yang ada khususnya dalam hal pembagian program. b. Menambah bidang khusus yang menangani SIK di Puskesmas serta petugas yang memahami dan memiliki keahlian di bidang SIK. c. Mengusulkan pelatihan mengenai SIK ke Dinas Kesehatan. d. Merencanakan anggaran dalam pelaksanaan SIK di Puskesmas.
Depkes RI. 2012. SIKDA Generik. (online) (http://sikda.depkes.go.id/?p=67) diakses tanggal 19 Januari 2013. Depkes RI. 2009. Sistem Kesehatan Nasional. Jakarta. Dinas Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara. 2011. Profil Kesehatan Kabupaten Minahasa Tenggara. Ratahan. Kementerian Kesehatan RI. 2012. Data Dasar Puskesmas. (online) (http://www.depkes.go.id/downlo ads/DATA%20DASAR%20PUS KESMAS%20-%20ALL.pdf) Kementerian Kesehatan RI. 2011. Pedoman Sistem Informasi Kesehatan Rancangan 3.3.2. (online) (http://repository.mdp.ac.id/ebook /library-sw-hw/linux-1/ehealth/docs/Pedoman%20SIK%2 0-%20rancangan%203.3.2.pdf) diakses tanggal 31 Januari 2013. Kepmenkes RI. 2004. Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat. (online) (http://ebookbrowse.com/kepmen kes-128-th-2004-ttg-kebijakandasar-puskesmas-pdfd415548935) Kepmenkes RI. 2012. Roadmap Rencana Aksi Penguatan Sistem Informasi Kesehatan Indonesia. (online) (http://www.depkes.go.id/downlo ads/Roadmap%20SIK_final.pdf) Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Penerbit Mandar Maju. Presiden RI. 2009. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta. Sabarguna, H. 2005. Sistem Informasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Penerbit Konsorsium. Satori, D. dan Komariah, A. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Penerbit Alfabeta. Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods). Bandung: Penerbit Alfabeta.
DAFTAR PUSTAKA Ariany, L. 2012. Penerapan Sistem Informasi Kesehatan di Kabupaten Pandeglang. Pandeglang: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Bagja, G. 2011. Membangun Sistem Informasi Kesehatan Puskesmas Cibaregbeg. (online) (http://elib.unikom.ac.id/files/disk 1/314/jbptunikompp-gdlgilargumil-15658-6-jurnal.pdf) diakses tanggal 6 Maret 2013. 6
