ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS JASA DENGAN METODE DAD PADA PT. METROPEST CONTROL Rahardianto Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma
[email protected] ABSTRAKSI Sistem informasi akuntansi merupakan rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Salah satu transaksi yang penting dan rutin terjadi dalam perusahaan adalah transaksi penerimaan kas. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Peranan sistem informasi akuntansi sangat besar, karena mengubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart yang mewakili semua informasi yang ada selama usaha tersebut berjalan. Sedangkan proses di DAD beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DAD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Penelitian ini menggunakan analisis deskriptif yaitu menganalisis masalah dengan dengan cara mendeskripsikannya melalui penggunaan analisis alur sistem (flowchart) dan Diagram Arus Data (DAD). Hasil analisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas jasa menunjukkan bahwa sistem penerimaan kas jasa pada PT. Metropest Control belum mampu menyajikan informasi yang akurat mengenai kebenaran data akuntansi yang dihasilkan dan belum berjalannya sistem akuntansi yang efektif antar bagian. Hal ini ditunjukkan dengan masih adanya perangkapan fungsi penagihan dan akuntansi, serta tidak efektifnya kualitas aliran data yang dihasilkan. Kata Kunci : Penerimaan Kas, Jasa, Metode DAD ABSTRACT Accounting information system is a series of procedures by which data is collected, processed into information, and distributed to users. One of the important and routine transactions occur within a company is cash receipts transactions. The company cash derived from two main sources, namely: cash revenues from cash sales and cash receivables. The role of accounting information system is very large, because the change from manual recording to recording in the form of a flowchart that represents all the information available during the business running. Whereas the DFD process operating in parallel, so that multiple processes can do together. This is an advantage compared to the flowchart DFD who tend to only show a sequential process. A method of collecting data used were observation, interviews and literature. This research used a descriptive analysis is to analyze the problem by describing it through the use of flow analysis system (flowchart) and Data Flow Diagrams (DFD). The results of the analysis shows that the cash accounting services system cash revenue service to PT. Metropest Control has not been able to present accurate information
regarding the truth of accounting data produced and not yet effective accounting system passes between parts. This is indicated by the presence of dual billing and accounting functions, as well as the ineffectiveness of the quality of the resulting data stream. Keywords: Cash Income, Services, DFD Method PENDAHULUAN Perlunya suatu informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan, salah satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi yang didapatkan untuk kegiatan bisnis adalah sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi, penyajian informasi yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat didapat / tepat waktu, akurat, dan relevan. Sistem informasi akuntansi merupakan rangkaian prosedur dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Data yang dikumpulkan adalah transaksi keuangan, dicatat pada transaksi keuangan sesuai dengan jenis transaksi yang terjadi, diolah dengan model yang ditetapkan hingga menghasilkan keluaran berupa informasi, kemudian didistribusikan ke personil operasi sehari-hari. Agar informasi yang dihasilkan cukup bermanfaat, maka informasi tersebut harus lengkap, tepat waktu, dan akurat. Informasi yang esensial tidak boleh hilang (lengkap), tersedia pada saat dibutuhkan (tepat waktu), dan bebas dari kesalahan material (akurat). Untuk menghasilkan informasi yang demikian, maka data transaksi keuangan harus diproses melalui sistem informasi yang mengandung pengendalian intern yang baik. Peranan sistem informasi akuntansi sangat besar bagi usaha, karena mengubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan alir flowchart sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama usaha tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dimana dimasing-masing model mempunyai kelebihan dan kekurangan. Proses di Diagram Arus Data (DAD) dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DAD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya kegiatan -kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel atau serentak, sehingga DAD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan lebih mengena dan DAD lebih menunjukkan arus dari prosedur arus data di suatu sistem,
sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma serta tidak menunjukkan proses pengulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkannya. PT. Metropest yang bergerak dalam usaha bidang Pest Control Terbatas, Termite Control, Rodent Control dan Fumigasi. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa yang melayani pembasmian hama dan serangga yang di antaranya menangani proyek, perumahan, gedung, perkantoran, industri dll. Proses yang sedang berjalan di perusahaan saat ini masih menggunakan sistem manual. PT. Metropest Control belum memiliki standar pelayanan yang sesuai dengan kaidah akuntansi yang benar, sehingga ada beberapa bagian divisi yang mengerjakan tugasnya secara tumpang tindih atau perangkapan tugas dan masih sering terjadi human error. Sistem pengendalian internal yang masih konvensional belum mendukung kegiatan pelayanan di perusahaan. Seiring berjalannya waktu, perusahaan tentu ingin terus membuat sistem yang lebih baik dan guna mempertahankan eksistensi perusahaan. Maka tidak sedikit perusahaan yang terus mengembangkan sistem informasi akuntansi termasuk dalam hal penerimaan kas. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui, menganalisis, dan mengetahui usulan sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. Metropest Control yang dibutuhkan pihak manajemen perusahaan.
METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini, menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif karena metode ini menggambarkan dan merinci secara akurat dan sistematis obyek penelitian dengan cara mencari dan menemukan fakta-fakta yang ada di lapangan. Dalam melakukan penelitian ini, penulis memperoleh data-data untuk menyusun penelitian ini yaitu dari data primer yang diperoleh dari sumber pemilik secara langsung, yakni pengelola perusahaan, dengan cara wawancara (interview), studi kepustakaan (library research), dan obervasi (observation) dan berkaitan langsung dengan permasalahan yang akan dibahas.
PEMBAHASAN Alur Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control Flowchart adalah diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. Dalam pembuatan flowchart yang menggambarkan perjalanan arus data, ada beberapa aturan dan simbol dasar yang harus diketahui oleh pembuat agar pengguna dapat memperoleh manfaat yang maksimal. Gagal tender penawaran
tidak Pemasaran
Pemasaran menawarkan jasa fumigasi ke calon pelanggan
Melakukan survei ke tempat calon pelanggan
Memberikan penawaran harga
Apakah disetujui harga yang ditawarkan
ya
Bagian keuangan membuat laporan
Pelanggan mengirimkan bukti transfer ke bagian keuangan
Bagian keuangan mengirimkan bukti-bukti pembayaran ke pelanggan
Operator melakukan fumigasi
Membuat proposal dan ACC untuk pelanggan
Prosedur Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control 1. Pengajuan penawaran Bagian pemasaran -
Menawarkan jasa fumigasi kepada calon pelanggan
-
Melakukan survei ke tempat calon pelanggan
-
Memberikan estimasi harga
-
Membuat surat persetujuan (ACC) untuk pelanggan
-
Membuat Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), Job Order (JO) untuk Operator fumigasi
2. Melakukan fumigasi Bagian operator -
Melaksanakan fumigasi
-
Melakukan perekaman seluruh kegiatan fumigasi
-
Membuat berita acara
-
Mendokumentasikan dokumen di Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB)
3. Membuat laporan Bagian penagihan / akuntansi -
Membuat pembukuan semua transaksi pembayaran
-
Mengurus transaksi rekening perusahaan pada Bank
-
Membuat laporan transaksi pembayaran untuk kantor pusat, pelanggan, pemasok, bank, dan kantor pajak
-
Membuat Invoice, Faktur Pajak, Kuitansi, dan Surat Tagihan
-
Mengirim laporan transaksi pembayaran untuk kantor pusat, pelanggan, pemasok, bank, dan kantor pajak
-
Mendistribusikan surat keluar-masuk perusahaan
-
Menyimpan transaksi pembayaran
-
Membuat laporan keuangan untuk manajemen
Alur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang berjalan PT. Metropest Control Bagan Alir Dokumen (flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut. Bagian pemasaran
Bagian operator fumigasi
MULAI
1
JO KO
Menawarkan order ke pelanggan
SPK
Membuat proposal dan ACC
ACC 1 Melakukan fumigasi
Membuat SPK, KO & JO
proposal
JO KO
Membuat LCF & PLB
klien
ACC 2
JO KO SPK PLB 1
PLB 2 LCF 2
SPK LCF 1
1
2
3
N N
2
3
PLB 2
ACC 2
LCF 2
Dari pelanggan
Verifikasi Menerima uang dari pelanggan dan BT Membuat invoice BT
Membuat kuitansi
N
Jurnal penerimaan kas
Membuat faktur pajak
SELESAI
Membuat surat tagihan
INV 2 INV 1 KUI 2 KUI 1 FP 1
FP 2
SP 1 Kantor pajak
INV 5 INV 4 INV 3 KUI 5 KUI 4 KUI 3 FP 5 FP 4 FP 3 SP 2
pelanggan
Bagian Keuangan
N
Sistem akuntansi penerimaan kas jasa pembuatan laporan keuangan pada PT. Metropest Control sebagai berikut : 1. Bagian pemasaran: a. Menawarkan order fumigasi pada calon pelanggan b. Membuat proposal dan estimasi harga untuk pelanggan c. Apabila pelanggan setuju dengan proposal yang dibuat, maka akan dibuatkan surat persetujuan (ACC) 2 lembar d. Mengarsip tetap proposal e. Memberikan surat ACC 1 untuk pelanggan dan memberikan surat ACC 2 ke bagian penagihan / akuntansi f. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order (JO) masing-masing 1 lembar berdasarkan proposal dan ACC untuk operator fumigasi
2. Bagian operator fumigasi: a. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order (JO) dari pemasaran b. Melakukan pekerjaan fumigasi c. Setelah fumigasi membuat laporan berupa Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB) sebanyak 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), dan Job Order (JO) d. Mengarsip tetap dokumen Surat Perintah Kerja (SPK), Konfirmasi Order (KO), Job Order (JO), Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB) lembar 1 e. Mengirim Lembar Catatan Fumigasi (LCF) lembar 2, dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 ke keuangan 3. Bagian keuangan: a. Menerima ACC lembar 2 dari pemasaran, Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 dari operator fumigasi b. Memverifikasi dokumen tersebut c. Membuat Invoice (INV) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC d. Membuat Kuitansi (KUI) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC e. Membuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 5 lembar berdasarkan ACC f. Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 2 lembar berdasarkan ACC g. Mengirimkan Invoice (INV) lembar 1&2, Kuitansi (KUI) lembar 1&2, Faktur Pajak (FP) lembar 1, dan Surat Tagihan (ST) lembar 1 untuk pelanggan h. Mengirimkan Faktur Pajak (FP) lembar 2 untuk Kantor Pajak i. Mengarsip tetap dokumen Invoice (INV) lembar 3, 4, 5; Kuitansi (KUI) lembar 3, 4, 5; Faktur Pajak (FP) lembar 3, 4, 5; Surat Tagihan (ST) lembar 2 untuk keuangan j. Setelah pelanggan mentransfer uang atas jasa fumigasi ke rekening perusahaan, maka keuangan meminta Bukti Transfer (BT) yang dijadikan sebagai bukti pembayaran k. Bukti Transfer (BT) diarsip tetap pada keuangan dan dibuatkan jurnal penerimaan kas untuk laporan keuangan
Kendala Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang berjalan Adapun kendala pada sistem akuntansi PT. Metropest Control yang sudah berjalan sebagai berikut : 1. Pada sistem akuntansi penerimaan kas yang berjalan PT. Metropest Control, hanya ada satu bagian yang mengerjakan semua fungsi yaitu bagian keuangan. Bagian keuangan tersebut menjalankan 2 fungsi yaitu menagih ke pelanggan dan membuat jurnal akuntansi. 2. Pada pembuatan Invoice (INV), Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) keuangan terdapat banyak surat rangkapan sebanyak 5 lembar. Hal ini dapat dikurangi penggunaannya karena hanya ada 1 bagian yang mengerjakannya. 3. Pengarsipan yang dilakukan sebanyak 3 lembar pada keuangan, yaitu (INV), Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) tidak efisien. Hal ini karena hanya ada 1 bagian yang mengerjakannya, dan pengarsipan untuk 1 bagian cukup hanya dengan 1 lembar saja. 4. Penyatuan atau perangkapan tugas pada bagian keuangan tersebut dapat menimbulkan adanya penyalahgunaan informasi data. Hal ini karena pada bagian tersebut tidak ada bagian lain yang dapat mengontrol kinerja keuangan yang mengalirkan dokumen dan menerima uang dari pelanggan.
Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Kas Jasa Berjalan PT. Metropest Control Diagram Alir Data secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi secara paralel yang dapat menunjukkan kegiatan yang tidak urut untuk memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik analisis sistem.
Diagram Konteks Diagram Konteks (Context Diagram), menggambarkan mengenai sistem secara global. Dalam hal ini ditetapkan entitas-entitas eksternal yang terlibat dalam proses, baik sebagai sumber maupun tujuan.
Pemasaran
0 Sistem penerimaan kas jasa PT. Metropest Control
Proposal_ok, ACC, INV_ok, ST_ok, FP_ok, KUI_ok
SPK, KO, JO
Lap. keu
Manajer
LCF_ok, PLB_ok, ACC, INV, KUI, ST, FP
SPK, KO, JO
Operator
Pelanggan
Proposal, ACC
Penawaran
ACC, LCF, PLB, INV, KUI, ST, FP
Keuangan
Diagram Level 0 Diagram Level 0 adalah diagram yang menjelaskan kegiatan proses dari diagram konteks. Diagram level 0 memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data dan eksternal entity. Pemasaran
1.0 Prosedur pembuatan proposal
Penawaran
proposal
Arsip proposal
Operator
penawaran
Pelanggan Proposal_ok, ACC
Proposal_ok, ACC
Arsip penawaran
Proposal, ACC
Arsip harga Arsip klien
ACC
LCF PLB
3.0 Perosedur melakukan pekerjaan
SPK, KO, JO
Arsip survei
klien
2.0 Prosedur pembuatan SPK
SPK, KO, JO,
survei harga
Arsip LCF Arsip PLB
LCF, PLB
Keuangan
SPK
Arsip SPK
KO
Arsip KO
ACC
JO
Arsip JO
4.0 Prosedur pembuatan Invoice
INV
Arsip INV
Arsip ACC LCF_ok, PLB_ok, ACC
INV, KUI, ST, FP
KUI
Arsip KUI Arsip FP
FP
Arsip ST
ST
5.0 Validasi dokumen
INV, KUI, ST, FP
INV_ok, KUI_ok, FP_ok, ST_ok
ST FP KUI INV
6.0 Prosedur pembuatan laporan
Lap. keu
Manajer
Uraian Deskripsi Diagram Level 0 Berjalan Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control 1. Prosedur Pembuatan Proposal Pemasaran memberikan penawaran untuk membuat proposal yang akan diberikan ke calon pelanggan. Proposal membutuhkan data dari calon pelanggan dan data penawaran diarsip. Apabila pelanggan telah setuju dengan proposal yang ditawarkan, maka akan dibuatkan ACC sebagai surat persetujuan fumigasi. ACC dibuat berdasarkan hasil survei dan estimasi harga yanag kemudian diberikan kepada pelanggan. 2. Prosedur Pembuatan SPK Berdasarkan ACC dan proposal yang diterima, lalu pemasaran membuat SPK, KO, dan JO sebagai surat perintah kepada operator untuk melakukan fumigasi. Lalu proposal diarsip pada arsip proposal. SPK, KO, dan JO diberikan ke operator, kemudian ACC ke bagian keuangan. 3. Prosedur Melakukan Pekerjaan Setelah menerima surat perintah berupa SPK, KO, dan JO, operator melakukan fumigasinya berdasarkan surat perintah tersebut. SPK, KO, dan JO diarsipkan pada arsip SPK, arsip KO, dan arsip JO. Setelah fumigasi selesai, operator membuat laporan berupa LCF dan PLB yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. 4. Prosedur Pembuatan Invoice Keuangan membuat bukti-bukti pembayaran berupa INV, KUI, FP, dan ST dan kemudian diarsipkan ke dalam arsip INV, arsip KUI, arsip FP , dan arsip ST termasuk arsip ACC. 5. Validasi Dokumen Keuangan memeriksa bukti-bukti pembayaran apakah sudah benar dengan datadata transaksi yang diberikan, kemudian setelah lengkap dikirim INV, KUI, ST, dan FP ke pelanggan untuk pembayaran. 6. Prosedur Pembuatan Laporan Keuangan memproses arsip-arsip INV, KUI, ST, dan FP untuk membuat laporan keuangan di setiap akhir bulannya. Laporan keuangan tersebut dibuat untuk keperluan manajer mengetahui laporan penerimaan kas setiap bulannya.
Kendala Yang Ada Pada Diagram Arus Data Berjalan PT. Metropest Control 1. Pada entitas keuangan, terjadi penumpukan dokumen yang dimulai dari prosedur pembuatan SPK yang memberi surat ACC dan prosedur melakukan pekerjaan yang mengalirkan dokumen LCF, untuk kemudian diolah menjadi output berupa, INV, KUI, FP, dan ST. 2. Pada entitas keuangan juga kemudian melakukan validasi dokumen dan mengarsip dokumen-dokumen pembayaran, yang seharusnya dapat dipisahkan menjadi 2 entitas berbeda. 3. Pada entitas keuangan juga yang kemudian menjurnal dan membuat laporan keuangan yang dibutuhkan manajer. Pada entitas keuangan tersebut diperlukan pemisahan tugas yang disebabkan oleh menumpuknya tugas dan fungsi pada entitas ini. Hal ini untuk menjaga kualitas dari dokumen yang dihasilkan dan efektifitas pekerjaan yang dibebankan. 4. Proses penandatanganan atau otorisasi dokumen tidak terlihat mengalir, karena pada prosedur yang dilaksanakan hanya dilakukan oleh 1 entitas.
Alur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa usulan hanya bagian keuangan yang dipisahkan sesuai dengan kaidah akuntansi menjadi bagian penagihan dan akuntansi. Bagian Penagihan 2
3
5
PLB 2
ACC 2
FP 4 FP 3 FP 2 ST 2 ST 1 INV 3 INV 2 KUI 3
LCF 2
Verifikasi
Dari klien
Menerima uang dari pelanggan dan BT
KUI 2 BT
Membuat Faktur Pajak
Melakukan penagihan ke pelanggan
Membuat Surat Tagihan
ACC 2 PLB 2 LCF 2
FP 4 FP 3 FP 2 FP 1 ST 2
FP 2
ST 1 FP 3 INV 2
6
FP 4 ST 2 INV 3
KUI 2
ST 1
Kantor pajak
4 N
Klien
N
Bagian Akuntansi 4
6
FP 4 FP 3 FP 2 FP 1 ST 2
BT
N
ST 1 Jurnal penerimaan kas
Membuat invoice SELESAI
Membuat kuitansi
Menandatangani ST, FP, INV, KUI
FP 4 FP 3 FP 2 ST 2 ST 1 INV 3 INV 2 KUI 3
FP 1 INV 1 KUI 1
KUI 2
N
5
Uraian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control 1. Bagian pemasaran dan bagian operator fumigasi sama dengan sistem yang berjalan 2. Bagian penagihan: a. Menerima ACC lembar 2 dari pemasaran, Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 dari operator fumigasi b. Memverifikasi dokumen c. Membuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 4 lembar berdasarkan ACC d. Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 2 lembar berdasarkan ACC e. Mengarsip tetap dokumen ACC lembar 2, Lembar Catatan Fumigasi (LCF), dan Personal Log Book (PLB) lembar 2 f. Mengirim Faktur Pajak (FP) 4 lembar dan Surat Tagihan (ST) 2 lembar ke akuntansi untuk dibuatkan Invoice (INV) dan Kuitansi (KUI) serta ditandatangani 3. Bagian akuntansi:
a. Menerima Faktur Pajak (FP) 4 lembar dan Surat Tagihan (ST) 2 lembar dari penagihan b. Membuat Invoice (INV) sebanyak 3 lembar berdasarkan Faktur Pajak (FP) dan Surat Tagihan (ST) c. Membuat Kuitansi (KUI) sebanyak 3 lembar berdasarkan Faktur Pajak (FP) dan Surat Tagihan (ST) d. Mendatangani semua dokumen Invoice (INV), Faktur Pajak (FP), Surat Tagihan (ST), dan Kuitansi (KUI) e. Mengirim Invoice (INV) lembar 2, 3; Kuitansi (KUI) lembar 2, 3; Surat Tagihan (ST) lembar 1 ,2; dan Faktur Pajak (FP) lembar 2, 3, 4 ke penagihan f. Mengarsip tetap dokumen Faktur Pajak (FP) lembar 1, Invoice (INV) lembar 1, dan Kuitansi (KUI) lembar 1 4. Bagian penagihan (lanjutan): a. Menerima dokumen Invoice (INV) lembar 2, 3; Kuitansi (KUI) lembar 2, 3; Surat Tagihan (ST) lembar 1 ,2; dan Faktur Pajak (FP) lembar 2, 3, 4 yang telah ditandatangani oleh akuntansi b. Mengirim dokumen-dokumen transaksi pembayaran ke pelanggan yaitu Kuitansi (KUI) lembar 2, Invoice (INV) lembar 2, Faktur Pajak (FP) lembar 3 dan Surat Tagihan (ST) lembar 1 c. Mengirim Faktur Pajak lembar 2 untuk kantor pajak sebagai bukti transaksi d. Mengarsip tetap Faktur Pajak (FP) lembar 4, Surat Tagihan (ST) lembar 2, dan Invoice (INV) lembar 3 sebagai bukti pembayaran e. Setelah pelanggan menerima dokumen-dokumen tagihan yang dikirim dari penagihan, maka pelanggan akan mentransfer uang yang harus dibayar ke rekening perusahaan berikut Bukti Transfer (BT) f. Menerima Bukti Transfer (BT) dari pelanggan, lalu mengirimnya ke akuntansi 5. Bagian akuntansi (lanjutan): a. Menerima Bukti Transfer (BT) dari penagihan b. Mengarsip tetap Bukti Transfer (BT) tersebut dan membuat jurnal penerimaan kas sebagai bukti dari transaksi yang telah dilakukan c. SELESAI
Kelebihan Dari Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Jasa yang Diusulkan Adapun kelebihan dari sistem akuntansi PT. Metropest Control yang diusulkan setelah dilakukan pemisahan dari bagian keuangan menjadi bagian penagihan dan akuntansi sebagai berikut : 1. Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa usulan, PT. Metropest Control dapat memisahkan 2 bagian yang sebelumnya menjadi 1 yaitu bagian penagihan dan akuntansi. Bagian yang dipisahkan tersebut melakukan pekerjaannya masingmasing guna memfokuskan kerja 1 bagian pada bidang yang diberikan tanggung jawab. 2. Pada pembuatan Invoice (INV), Kuitansi (KUI), dan Faktur Pajak (FP) bagian penagihan hanya membuat 3 lembar, dikuranginya perangkapan dokumen karena cukup dengan 1 dokumen saja untuk pengarsipan ditiap bagian. 3. Pengarsipan dilakukan hanya sebanyak 1 lembar pada tiap bagian, yaitu pemasaran, operator, penagihan, dan akuntansi. 4. Pemisahan antara bagian penagihan dan akuntansi dapat meminimalisir terjadinya penyalahgunaan dokumen dengan uang yang diterima dari pelanggan, karena 2 bagian tersebut dapat melakukan pengecekan satu sama lain dan dapat saling mengontrol dokumen yang mengalir.
Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Kas Jasa Usulan PT. Metropest Control Diagram Konteks Pemasaran
Penawaran
SPK, KO, JO
Operator SPK, KO, JO Proposal_ok, ACC
Pelanggan
LCF, PLB, ACC, FP_acc, ST_acc, INV_acc, KUI_acc
0 Sistem penerimaan kas jasa PT. Metropest Control
Proposal, ACC, INV_acc, SPT_acc, FP_acc, KUI_acc
Penagihan
LCF, PLB, ACC, FP_acc, ST_acc, INV_acc, KUI_acc
Lap. keu
Manajer
ST, FP
ST, FP
Akuntansi
Diagram Level 0 Pemasaran
File proposal
Proposal_ok, ACC
Data penawaran
File penawaran
Operator
1.0 Prosedur pembuatan proposal
Penawaran
3.0 Perosedur melakukan pekerjaan
SPK
Arsip SPK
4.0 Validasi dokumen
ACC
Arsip ACC
ACC
LCF, PLB,
Penagihan
LCF, PLB, ACC
LCF_ok, PLB_ok, ACC_ok
LCF PLB FP
5.0 Pembuatan Faktur
FP, ST
ST
Arsip ST
Arsip KUI
File pelanggan
JO
Arsip JO
Arsip INV
File harga
Data klien
KO
Arsip KO
Arsip FP
Hasil survei
Data harga
2.0 Prosedur pembuatan SPK
SPK, KO, JO
Arsip PLB
Pelanggan Proposal_ok, ACC survei
Data proposal
SPK, KO, JO
Arsip LCF
Proposal, ACC
INV
KUI
6.0 Pembuatan Invoice
FP, ST
Akuntansi FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc
7.0 Prosedur penagihan ke pelanggan
KUI INV ST FP
8.0 Prosedur pembuatan laporan
FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc FP_acc, ST_acc, KUI_acc, INV_acc
Lap. keu
Manajer
Uraian Deskripsi Diagram Level 0 Berjalan Penerimaan Kas Jasa PT. Metropest Control 1. Prosedur Pembuatan Proposal Pemasaran memberikan penawaran untuk membuat proposal yang akan diberikan ke calon pelanggan. Proposal membutuhkan data dari calon pelanggan dan data penawaran diarsip. Apabila pelanggan telah setuju dengan proposal yang ditawarkan, maka akan dibuatkan ACC sebagai surat persetujuan fumigasi. ACC
dibuat berdasarkan hasil survei dan estimasi harga yanag kemudian diberikan kepada pelanggan. 2. Prosedur Pembuatan SPK Berdasarkan ACC dan proposal yang diterima, lalu pemasaran membuat SPK, KO, dan JO sebagai surat perintah kepada operator untuk melakukan fumigasi. Lalu proposal diarsip pada arsip proposal dan surat ACC dikirim ke penagihan. 3. Prosedur Melakukan Pekerjaan Setelah menerima surat perintah berupa SPK, KO, dan JO, operator melakukan fumigasinya berdasarkan surat perintah tersebut. SPK, KO, dan JO diarsipkan pada arsip SPK, arsip KO, dan arsip JO. Setelah fumigasi selesai, operator membuat laporan berupa LCF dan PLB yang kemudian diserahkan ke penagihan. 4. Validasi Dokumen Penagihan mengecek apakah dokumen yang dikirim telah sesuai, lalu dapat dilanjutkan dengan membuat faktur. 5. Pembuatan Faktur Penagihan membuat Faktur Pajak (FP) dan Surat Tagihan (ST) berdasarkan dokumen LCF, PLB, dan ACC. Setelah itu penagihan juga mengarsip LCF, PLB, ACC, FP, dan ST menjadi arsip LCF, arsip PLB, arsip ACC, arsip FP, dan arsip ST. FP dan ST yang telah dibuat dikirim ke akuntansi. 6. Pembuatan Invoice Akuntansi menerima FP dan ST dari penagihan sebagai dasar pembuatan INV dan KUI. INV dan KUI tersebut diarsip menjadi bentuk arsip KUI dan arsip INV kemudian mengirim FP, ST, INV, dan KUI kembali ke penagihan. 7. Prosedur Penagihan ke Pelanggan Setelah menerima tambahan dokumen yaitu INV dan KUI, maka penagihan mengirim dokumen-dokumen pembayaran tersebut termasuk FP dan ST ke pelanggan untuk segera dilakukan pembayaran. 8. Prosedur Pembuatan Laporan Akuntansi mengecek kembali dan menjadikan arsip-arsip yang telah disimpan yaitu, arsip INV, arsip KUI, arsip FP, dan arsip ST untuk dapat dijadikan laporan keuangan tiap bulannya.
Kelebihan Pada Diagram Arus Data Usulan Pada PT. Metropest Control Berikut adalah diagram alir data usulan sebagai pemecahan masalah yang terjadi pada diagram alir data yang sebelumnya pada PT. Metropest Control: 1. Terdapat pemisahan entitas keuangan menjadi entitas penagihan dan akuntansi untuk pemecahan pekerjaan yang dilakukan menumpuk sebelumnya. Pemisahan ini untuk mengakomodir pekerjaan yang berbeda pula, yaitu mengalirkan dokumen dari entitas operator dan pembuatan dokumen-dokumen pada entitas akuntansi. 2. Pada entitas penagihan mengalirkan dokumen LCF dan PLB, dan melakukan proses penagihan ke entitas pelanggan, hal ini berkaitan dengan tugas utama entitas penagihan yang hanya fokus bertugas menagih dan memvalidasinya. 3. Pada entitas akuntansi bertugas membuat dokumen-dokumen pembayaran, yaitu INV, KUI, FP, dan ST, lalu mengarsipkannya kemudian mengalirkan dokumen tersebut ke entitas penagihan yang diteruskan ke pelanggan. 4. Terlihat proses otorisasi dokumen yaitu penandatanganan yang dilakukan pada prosedur ke 6, yang dilakukan oleh entitas akuntansi untuk kemudian dialirkan pada penagihan. Proses otorisasi diperlukan untuk menghasilkan dokumen yang sahih sebagai dasar atas dikeluarkannya dokumen pembayaran dan dapat menjadi bukti yang dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari.
PENUTUP Kesimpulan Setelah penelitian yang dilakukan pada PT. Metropest Control sistem penerimaan kas jasa berupa flowchart sistem akuntansi dan diagram alir data, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1.
Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa yang berjalan pada PT. Metropest Control belum berjalan baik dengan adanya penyatuan 2 fungsi pekerjaan pada 1 bagian, yaitu bagian keuangan. Bagian keuangan tersebut mengerjakan 2 pekerjaan yaitu fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.
2.
Sistem penerimaan kas jasa pada PT. Metropest Control belum mampu menyajikan informasi yang akurat mengenai kebenaran dan kualitas data akuntansi yang dihasilkan dengan adanya hanya bagian keuangan yang mengerjakan tugas menghasilkan dokumen, mengirim dokumen ke pelanggan, dan menerima uang dari
pelanggan. Hal ini dapat mengurangi kualitas data yang dihasilkan karena bagian keuangan tersebut tidak ada yang mengontrol pekerjaannnya. 3.
Pada sistem akuntansi penerimaan kas jasa yang penulis usulkan dalam penelitian ini, perlu adanya pemisahan bagian keuangan menjadi 2 bagian, yaitu bagian penagihan dan bagian akuntansi, serta diharapkan dapat meningkatkan kualitas dari data akuntansi yang dihasilkan sesuai dengan kaidah sistem akuntansi manual yang penulis pelajari, sebelum PT. Metropest Control menggunakan sistem akuntansi yang terkomputerisasi dan terintegrasi tiap bagiannya.
Saran Adapun saran setelah melakukan penelitian diatas adalah sebagai berikut: 1.
Dibutuhkannya sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kaidah akuntansi yang berlaku, setidaknya untuk dapat menghasilkan informasi yang berguna baik pihak internal maupun eksternal hingga dapat meningkatkan hasil informasi tersebut.
2.
Perlunya sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi tiap bagian yang ada untuk memudahkan para penggunanya baik pihak internal maupun eksternal perusahaan.
3.
Perlunya aplikasi khusus atau software akuntansi yang menyediakan basis data (database) demi kelancaran proses penerimaan kas tersebut.
DAFTAR PUSTAKA Andrew, Nicholas Binsar. 2009. Analisa dan Desain Sistem Informasi Untuk Penerapan Know Your Customer Principles studi kasus pada PT Bank Tabungan Negara. Depok: Universitas Indonesia Baridwan, Zaki. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. Cetakan Keempat. Yogyakarta: BPFE Bodnar, H. George and Hopwood, S. Hopwood. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Buku I, Edisi ke 6. Penerjemah Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan. Jakarta: Salemba Empat Gondodiyoto, S dan Hendarti, H. 2006. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana Media
Jogiyanto, H.M. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE Mc Leod JR, Raymond. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Jakarta: PT INDEKS Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat Romney, Marshall B and Steinbart, Paul John. 2009. Accounting Information System. 11th Edition. Boston: Pearson Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta Wilkinson, J. W. Et al. 2000. Accounting Information System: Essential Concepts and Applications. 4th Edition. Singapore: John Wiley and Sons, Inc
