BUDAYA ORGANISASI DARI SEGI KONSEP DAN AMALAN
Jainabu Md. Kassim Robiah Sidin
ABSTRAK Culture ;s a reflection of the state of health and stability of an organization. This article discussed the conupt and practice of culture at Teacher Training Colleges in Malaysia baud on study conducted here. Five cultural elements were studied: mission and objectives. climate. leadership management. orientation towards clients and interaction among group members. Thefinding showed that all work.ers view positively three of the following elements mission and objectives. climate and orientation towards client. However, job salisfaction among college work.ers was positive.
Setiap organisasi mempunyai budaya tersendiri yang mempengaruhi sikap dan perlakuan pekerja. Budaya dilihat sebagai satu sistem yang diterima secara kolektif oleh ahli dalam sesebuah organisasi pada sesualu masa tertentu. Menurut Busher dan Saran (1992), budaya adalah gabungan nilai, sikap dan kepercayaan yang dikongsi bersama dan rnenjadi asas bagi untuk ahli-ahli organisasi melakukan suatu perkara untuk membentuk identiti dan personaliti sesebuah organisasi. Bagi organisasi pendidikan seperti sebuah sekolah dan maktab perguruan, budaya yang manlap berfungsi menentukan kesejahteraan dalam kalangan ahli, kepuasan bekerja dan motivasi untuk mereka menggerakkan prestasi sekolah atau maklab ilU agar menjadi cemerlang dan terpuji. Oi Amerika Syarikat, Sergiovanni (1995) berpendapal budaya sekolah amat membantu murid dan guru mengenal pasti hala tuju atau mallamat sekolah. Jika matlamat itu jelas, maka akan membentuk suatu budaya cemerlang dan berfungsi sebagai tenaga penggerak ke arah membentuk tingkah laku yang sesuai di kalangan warga sekolah. Dalam bidang pentadbiran pendidikan, aspek budaya organisasi perlu dikaji kerana hal ini akan menggambarkan persekitaran kerja, proses yang membentuk nilai-nilai dalam tingkah laku manusia, baik sebagai individu mahupun sebagai kumpulan. Budayajuga dilihat sebagai simbol atau identiti organisasi dan tenaga
Jainabu Ka.uim & Robiah Sidin
penggerak bagi organisasi itu. Proses pembentukan budaya meneerminkan semangat kerjasama dan komunikasi yang terdapat antara semua lapisan pekerja. Berasaskan pemahaman yang mendalam dan luas tentang budaya. pihak pengurusan berupaya mengenal pasti elemen-elemen yang dianggap boleh membantu mempertingkatkan produktiviti dan prestasi sesebuah organisasi. Seterusnya. pihak pentadbiran dapat merangka program untuk membentUk budaya yang lebih kondusif dan eemerlang. Reneana ini cuba membuat kupasan yang mendalam tentang konsep budaya dan elemen-elemennya. Seterusnya. pelaksanaan budaya seperti yang diamalkan di maktab-maktab perguruan di Malaysia dan kaitannya dengan kepuasan kerja di kalangan warga maktab akan dihuraikan. Pendek kata, rencana ini akan menghuraikan budaya dari segi teori dan praktis atau dari segi konsep dan amalannya. KONSEP BUDAYA DALAM ORGANISASI Budaya dianggap sebagai faktor yang mempengaruhi sikap dan kelakuan man usia. Oleh itu. budaya san gal penting untuk sesebuah organisasi. Umumnya. budaya bermaksud satu gelagat. kepereayaan. sikap. nilai. dan idea yang dikongsi bersama oleh individu dalam sesuatu kumpulan (Ember & Ember. 1993). Busher dan Saran (1992) pula mentakrifkan budaya sebagai salU gabungan nilai. sikap dan kepercayaan yang dikongsi bersama. yang menyediakan cara semula jadi untuk ahli dalam organisasi melakukan sesuatu perksra. Secara ringkasnya. budaya dilihat sebagai 'cara kita membuat kerja' (Deal & Kennedy. 1982). Lunenburg dan Ornstein (2000) menjelaskan bahawa ramai pengkaji menggunakan budaya sama makna dengan iklim. Walaupun budaya berunsurkan asas·asas ilmu sosiologi dan antropologi manakala iklim pula berasaskan ilrnu psikologi. perkara-perkara yang disentuh dalam perbincangan adalah sHih berganti. Justeru. budaya sering disamaertikan. Budaya menentukan identiti seSualU kumpulan manusia kerana nilai dan norma yang dikongsi bersama dipelajari dan diamalkan oleh anggota-anggota dalam kumpulan. Ramai sarjana bersetuju bahawa budaya disebarkan melalui pemikiran. pertuturan dan lingkah laku. Bagaimanapun. tidak lerdapat salu definisi budaya umum untuk disesuaikan dengan semua organisasi. Ini bergantung kepada perspektif yang dipegang dan faktor yang dianggap penting oleh organisasi itu. Oleh itu. Ott ( 19 89) mencadangkan terdapat lima andaian asas mengenai budaya. iaitu secara relatifnya bersifat unik, bersifat sosial, melibatkan semua ahli, menjadi Simbol dan tenaga bagi organisasi itu. Bodnar (1993) serta Banner dan Gagne (I99S) pula melihatnya dari tiga perspektif iaitu anifak, nilai dan kepercayaan. Schein (1996) pula memberi penekanan Icepada proses terbenluknya budaya. iaitu proses 170
8udaya Organisasi Dari Segi Konsep dan Amalan
yang dikongsi bersama oleh semua ahli dalam menentukan tindak balas dalam kalangan mereka. Proses berinteraksi dan bertindak balas ini lazimnya menjadi satu amalan yang dikenali dan dipersetujui ramai. Budaya mengandungi ban yak elemen. Antaranya ialah pernik iran. perasaan. nilai serta tindakan yang dikongsi atau didukung oleh ahli-ahli organisasi. lusteru. berdaya selalu merujuk kepada misi dan matlamat organisasi. iklim yang terdapat dalam organisasi. kepimpinan pengurusan. orientasi terhadap pelanggan atau cara organisasi itu memberi keutamaan kepada penggunanya dan interaksi dalam kalangan ahli. Misi dan matlamat merujuk kepada perkara yang ingin dicapai oleh organisasi dan menjadi pendorong utama kepada pembentukan tingkah laku dalam kalangan ahli. Matlamat turut berhubung rapat dengan prestasi kerja kerana boleh menggerakkan kedua-dua proses kognitif dan emosi dalam kalangan pekerja. baik sebagai individu mahupun sebagai satu kumpulan (Weingart & Weldon. 1991. Weldon.lehn & Pradham. 1991 dan Prichard et al.• 1988). Iklim pula merujuk kepada suasana persekitaran dalaman yang dialami oleh pekerja. manakala kepimpinan pengurusan diertikan sebagai keupayaan dan cara ketua menggerak. mengurus dan mempengaruhi ahli-ahli untuk mencapai matlamat organisasi. Elemen orientasi pelanggan merujuk kepada hubungan yang terjalin an tara pihak pengurusan dengan pekerja. pelajar. ibu bapa. dan institusi lain yang terdapat di persekitaran seperti Kementerian Pendidikan serta Pejabat Pendidikan Daerah dan sebagainya. Akhir sekali. interaksi dalam kalangan ahli merujuk kepada hubungan kerja yang menyentuh tentang kerjasama dan komunikasi antara ahIi. Interaksi dilihat sebagai suatu tenaga yang membentuk. memelihara dan mengurus prestasi pekerja sebagai satu kumpulan. Walau bagaimanapun. sukar untuk menentukan dengan tepat elemen-elemen yang membentuk budaya sesebuah organisasi itu kerana bergantung kepada corak khidmat. hasilan organisasi. pelanggan yang terlibat. peraturan serta polisi dalam organisasi. lusteru. Galpin (1996) telah menyebut tentang 10 elemen dalam budaya organisasi. Manakala di Malaysia. Pusat Perkembangan Kurikulum (PPK) di Kementerian Pelajaran menekankan tiga elemen yang harus ada dalam budaya atau iklim sesebuah sekolah iaitu aspek fizikal yang menekankan ciri-ciri kebersihan. keselamatan kemudahan dan keindahan. aspek sosial yang menekankan nilai dan ciri-ciri komunikasi dan interaksi. Bagi menbentuk motivasi dan disiplin untuk belajar dalam kalangan murid-murid (Kementerian Pendidikan Malaysia 1990).
171
Jai~e Kassin!
& RobWh Sidin
PEMBEN1lJKAN BUDAYA
Terdapat elemen-elemen tertentu bagi membentuk budaya dalam sesebuab organisasi. Antara yang sering dianggap sangat berpengaruh ialah seperti yang pemah dikemukakan oleh Lawson dan Zheng Shen (1998). Mereka berpendapal pembentukan budaya memerlukan organisasi memiliki misi dan matlamat yang dapat berfungsi menjelaskan tujuan asas penubuhan dan hala tuju yang dipilih oleh organisasi. Matlamat menghuraikan objektif atau hasilan kerja yang ingin dicapai. Sementara pemyataan misi. matlamat dan objektif yang jelas menjadi asas pembentukan budaya dalam sesebuah organisasi kerana menjadi motivasi yang kuat untuk mendorong ahli-ahli dalam organisasi bertindak mengikul tanggungjawab masing-masing. Apabila lihat dari sudut yang lain pula. budaya menjadi Icbih berkesan jika dapat mengukuhkan pelaksanaan dan pencapaian misi. matlamat dan objektif organisasi. Selain elemen misi dan matlamat, suasana tempat bekerja sangat penting untuk perkembangan budaya. Suasana merujuk kepada sikap. prasangka. dan suasana untuk bekerja secara keseluruhan dalam kalangan ahli sarna ada positif atau sebaliknya. Dengan sendirinya. suasana mencerminkan nilai-nilai yang menjadi pegangan ahli-ahli. Budaya dibentuk berasaskan nilai-nilai tersebUl_ Semakin ban yak nilai yang positif dan membina. maka semakin sihat dan subur budaya yang akan wujud. Untuk menggerakkan usaha sarna. motivasi dan sokongan agar suasana positif timbul dalam kalangan ahli-ahli, corak pengurusan dan kepimpinan yang ditunjukkan oleh pentadbir sangat penting. Budaya kerja akan menjadi positif dan berkesan jika pentadbir berupaya mempengaruhi pekerja dalam organisasi. Dengan lain perkataan. pentadbir yang berkesan berupaya menjalinkan perhubungan yang matang dengan pengikut-pengikutnya. Ini dapal digambarkan apabila wujud perasaan saling pereaya mempereayai. hannat menghormati. dalam kalangan kakitangan dan sistem komunikasi dua hala. Menurut White (1997), pentadbir atau pemimpin yang berkesan dapat memimpin orang lain dengan jayanya dalam persekitaran kerja yang sentiasa berubah. Sebaliknya. jika pentadbir mempunyai personaliti yang negatif seperti mementingkan kuasa, sanjungan dan mempunyai kawalan diri yang lemah. budaya yang dibentuk tidak akan menyokong suasana kerja yang memuaskan. Pentadbir yang juga bertindak selaku pengurus dan pemimpin. berperanan membina nilai dan hubungan yang kukuh bukan sahaja dalam kalangan ahli tetapi juga dengan pengguna atau pelanggan organisasi. Dalam konteks organisasi pendidikan di sekolah misalnya. pengguna dan pelanggan adalah murid-murid, ibu bapa dan masyarakat. Budaya sesebuah organisasi akan menjadi
172
Budaya Organisasi Dari Segi Konsep tkm Amalan
lebih kukuh jika sentiasa mendapat sokongan pengguna atau pelanggan. Hal ini boleh dilaksanakan jika sekolah memperolehi maklum balas daripada pelanggan dan menggunakan maklumat yang diperolehi untuk membawa inovasi dan membuat perubahan seperti yang dikehendaki. Maka organisasi akan kekal kukuh jika produk atau perkhidmatan yang ditawarkan diperlukan atau dianggap relevan. Akhir sekaIi. budaya dibentuk berasaskan interaksi dalam kalangan ahli. Interaksi yang dimaksudkan termasuklah proses membentuk kumpulan melalui pencarian maklumat. percambahan idea. bekerja dalam kumpulan. memberi khidmat serta memberi pengiktirafan. dan penghargaan. Matlamat akhimya adalah untuk mendorong jalinan sifat berkasih sayang antara ahli organisasi. Apabila ahIi-ahli boleh bekerja sebagai satu kumpulan dan saling menghormati serta berasa sayang, maka budaya kerja yang terbentuk pasti sihat dan kukuh. Dengan adanya budaya yang kukuh hasil interaksi itu. organisasi akan mudah menghasilkan produk sekali gus memberikan perkhidmatan. Justeru, prestasi dan citra organisasi ban yak bergantung kepada produktiviti dan interaksi dalam kalangan ahli.
KAJIANYANG DUALANKAN Lazimnya. budaya sesebuah organisasi boleh dihuraikan berasaskan pemerhatian tentang sesuatu perkara dan bukti-bukti yang berlaku. Namun, proses ini mengambil masa dan tertakluk kepada pelbagai batasan. Satu eara yang sering digunakan untuk mengkaji budaya ialah dengan melihat kesan dan hasil proses budaya itu ke atas warga sesebuah organisasi, fahaman dalam kalangan ahli dan reaksi atau maklum balas seeara individu atau kolektif. Satu kajian bertajuk 'Budaya Organisasi dan Kepuasan Kerja di Maktab Perguruan Malaysia' telah dijalankan pad a akhir tahun 2000 di maktab-maktab perguruan di seluruh Malaysia termasuk di Sabah dan Sarawak. Kajian ini bertujuan menghuraikan inti pati atau elemen-elemen utama budaya di maktabmaktab perguruan di Malaysia dan cara elemen-elemen itu mempengaruhi kepuasan kerja dalam kalangan warga maktab. Sebanyak 12 buah maktab dan 610 orang warga telah dipilih sebagai sampel kajian. Responden terdiri daripada 107 orang pegawai pengurusan, 401 pensyarah dan 102 orang kumpulan staf sokongan yang sedang berkhidmat. Pemilihan sampel dijalankan secara rawak berstrata yakni faktor jawatan, jantina, kaum, dan tempoh perkhidmatan diberi perhatian khusus. Kajian dijalankan menggunakan kaedah tinjauan melalui soal selidik dan kaedah temu bual dengan 14 orang pensyarah dan pegawai pengurusan. Kerangka untuk soal seIidik adalah berasaskan model yang dimajukan oleh
173
Jainabee Kassim & Robiah Sidi"
Lawson dan Zheng Shen (1998) untuk Organizational Psychology: Fram~worl for Understanding Organizational Culture dan kerangh Survey of Organizations oleh Taylor dan Bowers (1972). Kedua-dua kerangka telah digabung dan diubah suai bagi menghasilkan satu kerangka khusus untuk dijadikan as as kajian. Dalam kerangka ini. pekerja organisasi dilihat sebagai input, elemen-elemen dalam budaya organisasi sebagai proses dan inti pati budaya manakala kepuasan bekerja seeara keseluruhan sebagai hasilan atau output budaya itu. Kajian lain seperti oleh Hofstede (1980) dan Deal dan Peterson (1990) telah membuktikan bahawa dalam organisasi tertentu. budaya memang mempengaruhi tingkah laku pekerja. Justeru. tidak menjadi kesalahanjika kerangka input. proses dan output digunakan dalam kajian ini. Soal selidik yang dibina mengandungi 80 item tentang budaya. iaitu 12 yang menyentuh misi dan matlamat. 18 mengenai iklim. 13 tentang kepimpinan pengurusan. 23 tentang orientasi pelanggan. dan 14 lagi menyentuh tentang interaksi dalam kalangan ahli. Responden diminta memberi maklum balas sama ada bersetuju atau sebaliknya kepada setiap pemyataan yang dikemukakan. Responden juga diminta menyatakan tentang kepuasan kerja. nilai yang menjadi pegangan. komitmen yang diberi dalam menjalankan lugas. dan perasaan lerhadap maktab. Fokus kajian menerusi temu bual juga adalah terhadap budaya organisasi. Responden yang dilemu bual diminla menyatakan pendapat atau pandangan masing-masing mengenai budaya organisasi dan kepuasan kerja dengan memberi penjelasan alasan mereka berpendirian sedemikian. Kajian mengenai budaya organisasi dijalankan atas faktor yang tersendiri. Budaya sesebuah organisasi penling dikaji kerana hal ini menenlukan kesihatan atau sebaliknya sesebuah organisasi ilU. Budaya organisasi yang lemah akan menimbulkan pelbagai konflik dalaman. membantutkan proses mencapai misi dan matlamat yang dituju dan meneetuskan rasa lidak puas dalam kalangan ahli. Bagi sebuah organisasi pendidikan seperti maktab perguruan khususnya. kajian tentang budaya sangat relevan pada masa sekarang. Ini kerana isu-isu yang sering dibangkitkan dalam pendidikan menyentuh kecemerlangan pendidikan dan perkhidmalan yang bermulu. Banya" faktor yang bertanggungjawab menentukan aspek ini. Salah satunya ialah motivasi dan semangal bekerja Sena kepimpinan pengetua atau pengarah maktab. Keduanya. banyak perubahan dan perkembangan yang sedang dihadapi. Semuanya memerlukan maklab perguruan mengimbas kembali peranan dan fungsinya. Justeru. budaya kerja perlu diteliti. diubah dan dipertingkatkan. Kajian yang kemas kini boleh memberikan data yang diperlukan kepada pihak yang bertanggungjawab sebelum mereka merancang untuk membual perubahan. 174
Budaya Organiscui Dari Segi Konsep dan Amalan
Ketiga, kajian tentang budaya maktab perguruan perlu dilakukan memandangkan maktab ini berfungsi sebagai pusat yang ulung untuk melatih guru-guru. Dalam pada itu, profesion perguruan semasa di Malaysia juga menghadapi banyak masalah yang mendorong ramai guru meletakkan jawatan, berpindah profesion atau memohon untuk bersara awaI. Apakah yang menjadi punca kepada fenomena-fenomena seperti di atas? Adakah budaya kerja dan latihan yang terdapat di maktab perguruan itu mempengaruhi secara langsung mahupun tidak langsung masalah-masalah yang disebutkan di atas? Bolehkah diandaikan bahawa budaya di maktab pada masa kini tidak dapat melahirkan guru-guru yang benar-benar komited dan berdedikasi terhadap tugas? Jawapan untuk persoalan di atas sangat wajar dicari. Akhir sekali, kajian tentang maktab perguruan penting dan perlu kerana masalah semasa yang timbul dalam kalangan pensyarah maktab itu sendiri. Terdapat pensyarah yang tidak berpuas hati dan meninggalkan profesion pensyarah dan berpindah ke profesion lain. Malah, terdapat pensyarah yang tidak berpuas hati tetapi masih meneruskan perkhidmatan yang menjadikan mereka lesu. tidak bersemangat dan tidak berwawasan tinggi. Isu-isu sedemikian kerap dibangkitkan oleh media massa dan sumber maklumat yang lain. Ini akan mencerminkan budaya kerja yang tidak memberangsangkan. Oleh itu, penyelidikan yang menyeluruh untuk mengenal pasti ciri-ciri tersendiri budaya di maktab di samping melihat hubungannya dengan kepuasan kerja dalam kalangan ahli-ahli sangatlah relevan dilakukan. DAPATAN KAnAN Satu gambaran lengkap tentang budaya organisasi seperti yang diamalkan di maktab-maktab perguruan telah diperolehi menerusi kajian yang dijalankan. Gambaran budaya dikategorikan mengikut lima elemen yang mengandungi huraian terperinci tentang nilai, interaksi, usaha sarna, motivasi, sokongan, dan harapan warga maktab perguruan. Elemen-elemen budaya dan cara warga maktab, iaitu golongan pengurusan, pensyarah dan kakitangan am yang membuat penilaian ditunjukkan pada Jadual 1 hingga Jadual S. Jika pemyataan tertentu diberi persetujuan yang positif dan min jawapan mereka secara menyeluruh adalah tinggi maka budaya yang ada dianggap baik dan memuaskan. Jika persetujuan tidak menyeluruh dan min hanya sederhana maka budaya diIihat sebagai sederhana sahaja, iaitu terdapat aspek yang memuaskan dan ada yang tidak. Oteh itu, perkara ini perlu diberi perhatian. Sebaliknya, jawapan menunjukkan tidak ada persetujuan dan min keseluruhan adalah rendah yang budaya itu dianggap tidak positif. 175
JaitUJM~
Kassim & Robiah Sidin
Jadual 1 menyentuh tentang misi dan matlamat dan fungsi maktab. Antara lain maktab menjadi sasaran kerja untuk ahli-ahli dan pada masa yang sarna merupakan parameter atau batasan untuk menentukan tindakan mereka. Warga yang dikaji menyatakan bahawa aktiyiti-aktiyiti di maktab diatur berdasarkan perancangan yangjelas dan mereka berperanan untuk mencapai misi dan matlamat yang teJah diterangkan oJeh pihak atasan kepada semua ahli. Antara matlamat maktab yang ingin dicapai ialah semua warga sentiasa mengikut perkembangan profesional yang terkini dalam bidang-bidang pengkhususan yang diajar. BegilU juga maktab bermatJamat mencari idea baru untuk memperbaiki pekerjaan mereka. Bagaimanapun. melaJui maklum baJas yang diperolehi menunjukkan lidak semua pekerja memahami dengan baik dan menghayati misi dan matJamat ilu. Maktab tidak sentiasa diJihat mempunyai matJamat yang sangat bermakna. Warga maktab juga berpendapat bahawa pekerja tidak sentiasa diberi penghargaan untuk kerja yang dijaJankan secara konsisten dan tidak pula dilibatkan dalarn membuat keputusan waJaupun ini berkaitan dengan urusan meneapai misi dan matalamat organisasi. Warga yang ditemu bual menyatakan terdapat beberapa kelemahan di maktab dalam aspek merealisasikan misi dan matJamat. Sebagai contoh. mereka tidak diJibatkan dalam proses membuat keputusan berkaitan pengajaran dan pembelajaran di bilik kuliah (Iihat Jaduall).
Jaduall: EJernen misi dan matlamat maktab Tinggl
• • • •
• • • •
Pekerja memahami misi dan malJamat Berusaha meneapai misi dan matlamat Membuat kerja berpandukan misi dan matlamat Beroperasi berdasarkan peraneangan jangka panjang Cepat mencari idea baru Sentiasa mengikuti perkembangan terkini Memastikan aktiviti mengikut misi dan matlamal Pekerja dimaklumkan perancangan jangka panjang
Sederhana • Penghargaan untuk kerja yang konsisten • Misi dan matlamat didapati sangal bermakna • Kebanyakan pekerja memahami misi dan mallamat dengan baik
Rendah •
Keputusan dibuat oleh pekerja yang melaksanakan 176
-
8udaya Organisasi Dari Segi Konsep dan Amalan
Pada amnya. warga maktab memberi maklum balas bahawa iklim maktab yang terdapat pada masa ini adalah sihat (lihat Jadual 2). Hal ini kerana mereka boleh merujuk kepada beberapa pihak untuk mendapatkan bantuan seperti pengetua maklab yang mempengaruhi setiap perkara yang berlaku di situ. Begitu juga pihak pengurusan yang peka akan kebajikan dan kepuasan kerja dalam kalangan pekerja. Walaupun ketuajabatan membuat keputusan mengenai setiap perkara. mereka mudah menerima idea dan saranan daripada kakitangannya. Malahan. semua pekerja berpeluang memberi idea untuk sesuatu keputusan dan aktiviti kerja pula diraneang dengan teratur dan munasabah. Seeara keseluruhannya. iklim maktab dilihat sihat kerana pengurusan kerja diraneang terlebih dahulu dan dijalankan seeara usaha sarna. Sungguhpun demikian, keberkesanan perjalanan maktab dan penglibalan dari semua pihak bukan sentiasa memuaskan. Sebagai eontoh. melalui temu bual pensyarah menegaskan tentang keperluan rt!d tape untuk merujuk kepada beberapa pihak bagi mendapatkan peralatan bahan pengajaran dan pembelajaran. Justeru, aspek amalan birokrasi dalam tugas pensyarah memerlukan perhatian pihak yang bertanggungjawab. Jadual2: Elemen iklim maktab
Tinggi • • • • • • • • • • •
Pekerja boleh merujuk beberapa pihak untuk bantuan Mallamatjelas Pengarah tentang perkara yang berlaku Pengurusan peka tentang kebajikan pekerja Pengurusan menjelaskan keperluan kerja eemerlang Jabatan digalakkan meraneang aktiviti Ketuajabalan mudah menerima idea Ketua jabalan membuat keputusan untuk setiap perkara Pengurusan memperbaiki suasana kerja Semua berpeluang untuk memberikan idea Aktiviti diraneang dengan teratur
Sederhana •
•• •• • Rendab •
Polisi, amalan dan syarat kerja dapat merangsang kerja yang lebih kuat Pekerja bawahan berpeluang memberi pandangan Pensyarah mendapat maklumat mengenaijabatan lain Pensyarah berpengaruh kc atas perkara yang berlaku di jabatan Pensyarah saling bekerjasama Yang berjaya adalah yang paling gigih bekerja Pensyarah perlu melalui kerenah birokrasi 117
Jainabee Kwsim & Robiah Sidin
Salah satu e1ernen penting yang rnenentukan budaya organisasi ialah corak kepirnpinan yang ditunjukkan oleh pihak pengurusan. Aktiviti-aktiviti yang dirujuk di bawah kepimpinan terrnasuklah gaya kepimpinan, daya untuk menggerak. rnengurus, mempengaruhi, dan rnenilai hasil ahli-ahli dalam bertindak untuk rnencapai matlamat dan objektif organisasi (Iihat JaduaI3). Jadual3: Elernen kepirnpinan pengurusan maktab Tinggi • • • • • •
Pengarah mesra dan mudah dibawa berbincang Ketuajabatan rnengakui dan mernbetulkan kesilapan Ketua jabalan mengekalkan preslasi kerja yang tinggi Ketuajabatan rnenggalakkan kakitangan bekerja sebagai satu pasukan Pengarah bersikap terbuka Ketua jabatan aktif mencari idea dan teknologi baru
Sederhana • Pengarah menggalakkan setiap pekerja supaya berkhidrnat dengan baik • Pengarah mengalu-alukan pandangan daripada semua • Ketua jabatan mernberi sumbangan idea • Pengarah memberi perhatian terhadap idea pekerja • Pengarah rnemaklurnkan rnasalah kerja • Pengarah mendengar masalah berkaitan kerja • Ketuajabatan rnernberi latihan dan birnbingan
Dalam kajian yang dibuat, warga rnaktab mendapati kebanyakan pihak pemimpin pengurusan di maktab teJah berjaya mernberi sokongan, bimbingan dan rnengurus kakitangan rnereka. Walaupun tidak cernerJang, pengurusan itu tidak pula buruk_ Warga maktab berpendapat sedernikian kerana pengarah dan ketua-ketua jabatan bersifal terbuka dan sanggup berkongsi kejayaan dan kegagalan dengan pekerjanya. Jika seseorang ketuajabatan misalnya membuat kesilapan. mereka mengaku akan kesilapan itu dan benindak unluk memperbetu1kannYa. Perkara yang diutarnakan ialah sernua kakitangan berusaha mcnunjukkan preslasi yang tinggi dan ketua berperanan rnengekalkan prestasi ini. Malah, pihak pengurusan didapati rnernentingkan peru bah an dan sentiasa berusaha meneali idea baru unluk diperkenalkan di rnaklab.
178
Budaya Organisasi DaTi Segi Konsep dan Amalan
Bansan pemimpin juga didapati cuba berlaku adil kepada semua ahli seperti memberi motivasi atau galakan kepada setiap pekerja, memberi perhatian kepada idea-idea yang dikemukakan, mendengar masalah mereka dan memberi latihan serta bimbingan untuk meningkatkan prestasi kerja. Namun, terdapat batasanbatasan tertenlU dalam melakukan aktivili yang berorientasikan man usia. Sebagai conloh, pensyarah dalam temu bual yang dibuat menyatakan tentang amalan mesyuarat staf yang lebih bercirikan laklimat umum dan bukannya berbentuk perbincangan mahupun pertukaran idea. Dalam perkembangan semasa, sesebuah organisasi akan kekal dan terus berkembang jika berjaya menjalin hubungan yang positif dengan pelanggan. Dalam konteks maktab perguruan, orientasi pelanggan itu merujuk kepada pekerja, pelajar, ibu bapa, dan institusi luar di persekitaran seperti sekolah-sekolah dalam masyarakat setempat, Jabalan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan Bahagian-bahagian Kementerian Pelajaran. Pada amnya, maklum balas daripada warga maktab menunjukkan bahawa maktab menjalin hubungan yang sang at baik dengan pelanggannya. Secara amnya, pengurusan maktab menjalin hubungan yang sangat baik dengan pekerja, pelajar dan inslilusi sekitamya. Maktab dilihat cepat bertindak mengiktiraf sesuatu sumbangan daripada pekerjanya, cadangan pekerja diterima secara serius dan peraluran yang sarna dikenakan kepada semua pekerja tanpa mengambil kira pangkat. Maktab juga memberi komitmen berterusan dan perkhidmatan terbaik kepada pelajamya. Organisasi ini bukan sahaja menjaga dengan baik pekerja dan pelajamya malah memberi sumbangan yang bermakna kepada institusi persekitaran. Walau bagaimanapun, pencapaian maktab masih kurang memuaskan dari segi memberi perhatian secara individu kepada semua pekerja dan dalam menyediakan latihan serta kursus untuk kakitangannya (lihat JaduaI4). Pensyarah yang ditemu bual menyatakan aktiviti-aktiviti dalam sesi latihan pembangunan staf kurang mencabar dan tidak dapat meningkatkan profesionalisme dan kemahiran pensyarah di maktab perguruan. Budaya organisasi boleh juga dihuraikan dengan mengkaji interaksi yang terjalin dalam kalangan ahli-ahli secara khususnya dengan melihat seman gat berpasukan dan bekerjasama dalam kalangan ahli. Semangat ini dilihat apabila para ahli sanggup berkorban masa serta tenaga untuk membantu rakan-rakan menjalankan tugas ke arah mencapai matlamat tertentu. Dalam organisasi, konflik kurang berlaku sebaliknya kerja berpasukan kerap dilihat berlaku. Namun, ada kalanya berlaku gangguan interaksi antara ahli-ahli organisasi dan ini baleh menjejaskan perancangan jangka panjang dan kualiti kerja (lihat ladual 5). Menurut pensyarah yang ditemu bual. gangguan interaksi ini berlaku apabila perkongsian maklumat antara pihak pengurusan dan pensyarah serta an tara
179
Jainabee KasJim Ii Robiah Sidi,.
pensyarah danjabalan-jabalab yang berbe°za adalah lidakjelas.lnleraksi antara warga maklab diselubungi sifat curiga dan syak wasangka sementara interalcsi dengan pengurusan adalah berdasarkan hubungan kerja semata-mata. Pengaruh budaya ke alas kepuasl?n bekerja dalam kalangan ahli sang., penting untuk dikenal pasti. Budaya hanya akan berkesan jika mengukuhkan moral. seman gat dan rasa puas bekerja. Kepuasan kerja boleh didefinisikan sebagai perasaan positiC seseorang pekerja terhadap pekcrjaannya dalam sesebuab organisasi (Reyer. 1990). Perkara ini mempengaruhi sikap seseorang pekerja.
Jadual4: Elemen orientasi pelanggan maktab Tinggi
• • • • • • • • • • • •
•
Mengikliraf sumbangan pekerja Memberi komitmen benerusan kepada pelajar Menerima cadangan daripada pekerja secara serius Menganjurkan majlis khas sebagai penghormatan sumbangan Memberi perkhidmatan terbaik kcpada pelajar Peraturan yang sarna untuk semua pekerja Memberi sumbangan aklif kcpada inslilusi persckilaran Komitmen tinggi terhadap pekcrja bermasalah Memberi layanan lebih baik kcpada pelajar Khidmat maklab membcri sumbangan bermakna kcpada masyarakat Mengambil kira pandangan pekerja bawahan Sedia berpihak kcpada pekerja Pekcrja setia kepada maktab
Sederhana
• • • • • • • •
Menentukan piawai yang sama kepada pelajar dan pekerja Mengenal pasti dan memberi respons kcpada keperluan pel ajar Menghormali pekerjanya Mendesak pekerja mematuhi arahan Memberi bimbingan kepada pekerja sepanjang kerjaya Memberi ganjaran yang sepadan dengan pencapaian Menghormati pekerja Berkongsi kcjayaan dengan komuniti pendidikan
Rendah
• •
Pekerja diberi perhatian secara individu Aktif menyediakan latihan meningkatkan mUlu kerja 180
-
8udaya Organ;sas; Dari Seg; Konsep dan Amalan
Jadual S: Elemen interaksi di kalangan ahli di maktab Tinggl • • • • • • •
Maktab berada dalam keadaan stabil Pekerja digalakkan berbincang dalam mesyuarat Pekerja bercerita ten tang kejayaan yang lalu larang menghadapi masalah secara spontan Pekerja berasa bangga berkhidmat di maktab Ganjaran yang lebih diberi kepada kumpulan yang bekerjasama Menggalakkan kerja berpasukan
Sederhana
• • • • •
Pekerja faham pelajar punca pekerjaan mereka labatan-jabatan berkongsi maklumat dan idea Ganjaran untuk kreativiti dan inovasi Saiz maktab menghalang komunikasi yang baik antarajabatan Saiz jabatan menggalakkan hubungan kerja yang berkesan
Rendah • •
Meneruskan perancangan jangka panjang walaupun menghadapi gangguan interaksi Mengutamakan kualiti walaupun bermasalah
Dalam kajian yang dijalankan, warga maktab diminta memberi jawapan kepada 15 pemyataan yang menyentuh tentang kepuasan kerja termasuk nilai yang dipegang semasa menjalankan tugas dan perasaan mereka terhadap maktab. Secara amnya. warga maktab menyatakan bahawa mereka bersikap positifterhadap organisasinya. Mereka mengakui akan kepentingan pekerjaan dan berasa gembira bekerja di maktab. Warga maklab mengambil berat masa depan institusi pengurusan masing-masing dan sanggup berusaha membantu agar maktab berjaya. Bagi mereka, maktab itu adalah tempat kerja yang terbaik dan mereka memuji suasana kerja yang wujud. Gaji dan faedah juga adalah baik. Namun, berdasarkan jawapan yang diberikan terdapat warga yang kurang bersetuju sepenuhnya dengan amalan dan polisi maktab yang didapati kurang jelas, tidak konsislen dan berubah-ubah. Malah, mereka kurang positif mengenai cara staf dinilai dan pemilihan star untuk diberi ganjaran serta pengiktirafan. Rata-rata mereka beranggapan berlaku pilih kasih dan syak wasangka dalam proses penilaian. Akhir selali, mereka menyebut ten tang kemah iran dan latihan seperti ijazah lanjutan yang diperolehi dan tidak sentiasa diberi perhatian dalam pengagihan tugas. Keadaan ini membawa kepada pembaziran tenaga kerja, 181
Jainabe~ Kassim
& Robiah Sidin
timbulnya rasa bosan dan terkanan. Walau bagaimanapun. kecuali dalam tiga perkara yang dinyatakan di atas, maklum balas yang diterima secara keseluruhannya menggambarkan bahawa warga maktab mempunyai pandangan yang positif mengenai budaya kerja dalam organisasi ini. Analisis statistik MANOVA telah dijalankan untuk melihat sama ada pandangan responden terhadap kepuasan kerja itu dipengaruhi oleh pemboleh ubah tertentu. Pemboleh ubah yang diuji ialahjawalan yang dipegang.jantin, hum, dan tempoh berkhidmat di maktab. Keputusan analisis MANOVA menunjukkan hanya pemboleh ubah bum mempengaruhi pandangan responden. Ini bererti. warga Melayu dan bukan Melayu mempunyai pandangan yang berbeza dalam perkara·perkara yang berkaitan dengan usaha untuk membantu maktab berjaya. prestasi dan penilaian kerja. polisi dan nilai yang harus dipegang di maktab. gaji dan faedah yang diberikan dan layanan yang diberikan oleh ketua. PERB~CA."iGAN
Apakah makna dapatan kajian lapangan khususnya dalam usaha kila meluaskan pemahaman mengenai korpus ilmu tentang organisasi dan pentadbiran pendidikan? Pertama sekali. kita diingatkan tenlang kepentingan semua pentadbir mengetahui dan mendalami pengetahuan tentang budaya sesebuah organisasi. Apabila mereka bertugas dalam sebarang organisasi misalnya sebuah sekolah atau maktab perguruan. maka seorang pentadbir harus mengambil masa untuk mempelajari dan menghayati misi utama organisasi. sejarah penubuhan. matlarnat jangka panjang dan objektif jangka pendek yang dijadihn panduan dalarn organisasi ini bagi melaksanakan tugas·tugas hariannya. Selain ilu,terdapat sekurang-kurangnya lima elemen lain yang harus difahami dan dihayati. Elemen iklim. nilai dan interaksi dengan ahli-ahli lain, penalian perhubungan dengan anggota-anggota dalam dan luar serta gaya kepimpinan yang ada san gal penting dan senliasa mempengaruhi motivasi seseorang itu untuk bekerja. meningkatkan prestasi dan bersedia menghadapi perubahan dan cabaran baru. Apabila dianalisis dari sudul fungsi elemen-elemen budaya it~ maka dengan jelas hal ini merupakan nadi untuk organisasi tumbuh dan berkembang untuk menghasilkan khidmat dan produk yang bermutu dan bermakna. Dapatan dan rumusan mengenai budaya organisasi dan kepuasan kerja boleh dijadikan garis panduan untuk menggerakkan kecemerlangan perkhidmatan seseorang ketua atau pemimpin. Penilaian kc atas amalan budaya yang Sedi ada oleh barisan pekerja misalnya boleh membantu mereka mengenal pas~ kekualan dan kelemahan seseorang ketua. pengurus atau pemimpin dal arn organisasi. Andainya para pemimpin bersikap terbub dan senliasa memberi 182
8udaya Organisasi Dari Segi Konsep dan Amalan
keutamaan kepada kejayaan dan keeemerlangan organisasi secara keseluruhan, maka maklum balas yang diterima boleh memberi petunjuk akan perubahan yang harus dibuat. Misalnya, berasaskan dapatan kajian yang dijalankan ke atas maktab-maktab perguruan di Malaysia, maka telah dikenal pasti bahawa warga maktab mengkehendaki pihak pengurusan bersikap terbuka, objektif dalam membuat keputusan dan menolak pengurus dan pemimpin yang memberi keutamaan kepada pekerja mengikut jawatan yang dipegang atau yang berasaskan r~d tap~. Kebanyakan pekerja mahu pengurus maktab bersikap adil dan berani. Bagi meningkatkan keeemerlangan profesional dalam kalangan warga maktab, mereka menginginkan pihak pengurusan mengamalkan stail kepimpinan yang pereaya kepada pegawai bawahan dan keupayaan kakitangan. Pengetahuan tentang budaya sesebuah organisasi itu juga boleh dijadikan asas untuk menentukan pencapaian ahli-ahli dalam melaksanakan tanggungjawab yang diberikan. Ahli-ahli yang suka bekerja, prihatin terhadap objektif setiap jabatan dan matlamat keseluruhan fakulti, peka akan misi dan wawasan pemimpin adalah petanda yang sihat dan positif. Sebaliknya,jika terdapat ahli yang malas bekerja, kurang memahami wawasan pengurus dan organisasi, tidak suka bekerjasama dan berinteraksi, maka pihak pengurusan harus bijak mengambil iktibar. Pihak pengurusan harus cekap memenuhi keperluan warga organisasi dan meningkatkan kebolehan bekerja mereka misalnya dengan menyusun program-program latihan dalam kalangan ahli. Aktiviti dan strategi yang lebih aktif boleh memberi bimbingan profesional ke arah meningkatkan prestasi kerja, kebolehan berfikir dan kepakaran kerja. Akhir sekali. kemahiran men gurus dan memimpin bukan sahaja mempengaruhi budaya dan membawa perubahan organisasi bahkan boleh juga memberi kesan kepada kepuasan kerja. Aspek kepuasan kerja adalah ukuran terakhir tentang kebajikan dan produktiviti pekerja. Justeru, pengurus harus memahami perhubungan antara budaya organisasi dengan kepuasan atau sebaliknya. Faktor·faktor seperti penerimaan pekerja terhadap polisi dan prosedur organisasi. saluran komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas dan seeara lateral, sistem ganjaran dan sebagainya perlulah diteliti dengan lebih rapi kerana hal ini telah terbukti mempengaruhi kepuasan kerja. Pengurusan zaman globalisasi ini juga menuntut supaya barisan pemimpin dan pengurus menggunakan stail demokrasi dalam pengurusan iaitu warga maktab terlibat sarna dalam peraneangan dan penggubalan matlamat, dasar dan polisi organisasi supaya semangat perkongsian dan kekitaan boleh dipupuk. Hal ini sangatjelas ditunjukkan oleh dapatan kajian yang dijalankan.
183
Jainabu Kassim & Rohiah Sidin
PENUI1)P Perbincangan ten tang budaya organisasi merupakan langkah asas untuk memahami organisasi. Walaupun banyak aspek yang boleh dikupas. analisis tentang elemen yang menentukan budaya memberi maklum balas tentang matlamat. aktiviti dalam katangan ahli dan semangat berpasukan dan usaha sama yang terjalin. Secara rjngkas. elemen budaya mencerminkan status kesihatan dan kestabilan organisasi. Andainya keadaan didapati kurang sihat atau memuaskan. maka anal isis yang mendalam mampu menunjuHan aspck-aspek yang mana memerlukan bantuan dan perhatian atau tindakan untuk pcrubahan.
RUJ1.JKAN Banner. D.K. & Gagne. T.E. 1995. D~signing E/Jutive Organizations: Tradilioft and Transformational Vi~ws. Thousands Oaks. CA: Sage. Bodnar. B. A. 1993. A Study of the Basic Cultural Assumptions of I School
~o ..-.I. ~_
lainabee Md. Kassim. 2005. Budaya Organisasi dan Kepuasan Kerja di Malt. Perguruan Malaysia. Tesis PhD. Bangi: Universili Kebangsaan Mal ays ::'b 184
8udaya Organisasi Dari Segi Konsep dan Amalan
Kementerian Pendidikan Malaysia. 1990. Laporan Pusat Perkembangan Kurikulum. Kuala Lumpur. Lawson, R.B. & Zheng Shen. 1998. Organizational Psychology: Foundations and Applications. New York: Oxford University Press. Lunenburg, F.C. & Ornstein, A.C. 2000. Educational Adminstration: Concept and practius. Ed. Ke-3. New York: Wadsworth. Ott, J.S. 1989. The Organizational Culture Perspective. Pacific Grove, CA. Brooks-Cole. Prichard. R.D. et al. 1988. Effects of Group Feedback, Goal Setting and Incentives on Organizational Productivity. Journal ofApplied Psychology, 73: 337-358. Reyer. P. 1990. Predictors of Job Satisfaction and Organization Commitment in Human Organization. Journal ofAdministrative Science Quarterly, 1: 61-68. Schein, E.H. 1996. The Corporate Culture. San Francisco: Jossey-Bass. Sergiovanni, TJ. 1995. The Principalship: A Reflective Practice Perspective. Boston: Allyn and Bacon. Taylor. J .C. & Bowers, D.G. 1972. Survey of Organizations. Ann Arbor: Institute of Social Research. University of Michigan. Weingart. L.R. & Weldon. E. 1991. Processes that Mediate the Relationship Between a Group Goal and Group Member Performance. Human Performance, 4: 33-54. Weldon. E., Jehn, K. & Pradham. P. 1991. Processes that Mediate the Relationship Between a Group Goal and Improved Group Performance. Journal of Personality and Social Psychology. 61: 55S - 569. White, R. 1997. Seekers and Scalers: The Future Leaders. Training and Development. SI( I): 23-30.
185
