ACTIVIDADES RIESGOS A O N N CONTROLES EXISTENTES PREVENTIVAS RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE Informar aprobación de necesidad de personal Gerente...
La Matriz de Riesgos, ... (de crédito, de mercado, operativo, de imagen, legal) ... • El riesgo de imagen o reputacional relacionado 7
Evaluación de riesgos inicial 2. Matriz de Riesgo 3. Evaluación de Solvencia 4. ... • El riesgo inherente legal y regulatorio, se evaluará para cada
objetivos del Sistema de Gestión del Riesgo de LA/FT y en los riesgos asociados (legal y reputacional). ... eventos de riesgo, la respectiva matriz de riesgo
positiva compaÑÍa de seguros s.a./arp -gestión documental- código: vp-igsoe-01 formato informe de gestion en salud ocupacional de empresa
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“El genograma es un formato para dibujar un árbol familiar que registra ... la familia solicitó la mediación y cuál integrante es el que asiste en calidad de
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a la empresa 3. Llevar registros de los resultados de las ... Se cuenta con un procedimiento y una matriz legal u otra herramienta que le permita a la
matriz de riesgos matriz de ... informaciÓn general de la empresa ... criterios de control marco legal descripcion observaciÓn peligros efectos posibles
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para la vida y la salud. ÍTEM IMAGEN E.P.P. E.P.P. DESCRIPCIÓN ... activarse por efecto de la caída permiten una elongación máxima de 1.07 m, amortiguando
(8) valor (9) probabilidad (10) valor (11) impacto (12) severidad (riego inherente) (13) control (14) descripciÓn del control (15) tipo de control (16) esta documentado?
instituto hondureÑo de seguridad social ihss cuadro basico de medicamentos (cbm) cuarta revisiÓn 2009 – 2011 tegucigalpa, m.d.c.marzo de 2009
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ANEXO E MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS DE LA EMPRESA COENEQ S.A.S Página 3 de 31 Descripción Clasificación Fuente Medio Individuo Impacto continuo e intermitente
7 2.4 Programa de implementación Se requiere seguir una cantidad de pasos para implementar un sistema efectivo de administración de riesgos dentro de una organización
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y ... SIMA-PERU S.A. CENTROS DE OPERACIÓN Y EMPRESA FILIAL SEGURIDAD Y SALUD ... protección ambiental que corresponda en cada una de las
Cuadro 20 Matriz de Riesgos Procedimiento Selección de Personal PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO: Seleccionar el personal asistencial y administrativo con las competencias requeridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos propuestos por la E.S.E. Hospital Santa Margarita. ACTIVIDAD
RIESGOS
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
AGENTES GENERADORES
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
Retraso en el procedimiento de selección
1
5
5
Inadecuada selección de personal
1
5
5
Retraso en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección
2
5
10
Demora en el procedimiento de contratación
2
5
10
Demora en el procedimiento de selección Aumento del tiempo Poco compromiso en el empleado en el proceso cumplimiento del procedimiento de selección
1
5
5
Retraso en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección
4
5
20
Negligencia en el cumplimiento de funciones Omitir el diligenciamiento del formato
Cuando el líder del proceso por desconocimiento o la no comprensión del formato omite diligenciarlo
Líder del Proceso
Desconocimiento del formato
Elaborar formato de necesidad de personal
Error en el diligenciamiento del formato
Entrega de formato de necesidad de personal a Comité de Gerencia
Falta de oportunidad en la entrega del formato
Cuando se ingresa información en el formato que no corresponde con la necesidad de personal
Falta de comprensión del formato Líder del Proceso Descuido en el diligenciamiento del formato
Sobrepasar el término establecido para aprobar la solicitud de necesidad de personal
Jefe de Recursos Humanos
Comité de Gerencia
Informar aprobación de necesidad de personal
Omitir notificación de aprobación
El Comité de Gerencia no informa a tiempo al Comité de Compras y Contratación para proceder con dicho procedimiento
Solicitud de hojas de vida al archivo administrativo
Omitir la solicitud de hojas de vida al archivo administrativo
El Jefe de Recursos Humanos no realiza la correspondiente solicitud de hojas de vida al archivo administrativo
Entrega de hojas de vida
No hay una adecuada inducción y re-inducción
Cuando el archivo Demora o retrasos en el administrativo no tiene suministro de hojas de vida debidamente organizadas las respectivas historias laborales
Exceso de funciones
Negligencia en el cumplimiento de funciones
Negligencia
Falta de cumplimiento de políticas
Jefe de Recursos Humanos
Falta de controles Secretaria de Archivo Administrativo
Exceso de funciones Falta de políticas
Cuadro 20 (Continuación) ACTIVIDAD
RIESGOS
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
AGENTES GENERADORES
Dolo
Intereses particulares que se inclinan hacia la selección de la hoja de vida de un determinado candidato
Jefe de Recursos Humanos
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
Exceso de poder
Aumento de vigilancia por los entes de control Mala imagen institucional
1
20
20
Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección
2
10
20
Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección
4
5
20
Aumento de vigilancia por los entes de control Mala imagen institucional
1
20
20
Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección
4
5
20
Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección Inadecuada selección de personal
2
20
40
Inadecuada selección de personal Deficiencia en la prestación del servicio
4
20
80
Motivaciones personales
Selección de hojas de vida Cuando en el archivo Inexistencias del mínimo de administrativo no existen las hojas de vida establecido hojas de vida necesarias para que cumplan con los continuar adecuadamente con requisitos el procedimiento
Fallas en el sistema Solicitar hojas de vida por referencias y/o comunicados
Dolo
Jefe de Recursos Humanos
Fallas en la convocatoria
Falta de mantenimiento
Cuando en el archivo administrativo no existan el mínimo de hojas de vida y no se puedan solicitar por la intranet del hospital por fallas en el sistema
Software
Intereses particulares en la solicitud de referencias de hojas de vida
Jefe de Recursos Humanos
Ausencia de controles en el acceso a la red Falta de actualizaciones Motivaciones personales Exceso de poder Exceso de funciones
Demora en la entrega de hojas de vida
El Jefe de Recursos Humanos por cualquier eventualidad retrasa la entrega de las hojas de vida.
Jefe de Recursos Humanos Falta de políticas
Entrega de hojas de vida a Gerencia
Exceso de poder Falta de controles Entrega de hojas de vida que no cumplen con requisitos para el cargo
No se realiza un adecuado estudio de las hojas de vida
Jefe de Recursos Humanos
Motivaciones personales Fallas en la selección de hojas de vida
Realizar entrevistas
No realizar entrevistas
Jefe de recursos humanos
Falta de políticas
Aspirante al cargo
Ausencia del entrevistado
Se obvia la elaboración de entrevistas
Cuadro 20 (Continuación) ACTIVIDAD
RIESGOS
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
Dolo
Intereses particulares que hacen que se seleccione un determinado candidato para ocupar el puesto de trabajo.
Gerente
Cuando se obvian algunos requisitos contemplados en el manual de contratación de la E.S.E.
Persona Seleccionada
AGENTES GENERADORES
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
Exceso de poder
Deficiencia en la prestación del servicio Mala imagen institucional Aumento de vigilancia por los entes de control
4
20
80
Retrasos en el procedimiento de contratación
1
5
5
Sanciones Mala imagen institucional Aumento de vigilancia por los entes de control.
1
20
20
Motivaciones personales
Designación de cargos Documentación incompleta para proceso de contratación
Fallas en la comunicación Falta de motivación Desconocimiento de la ley
Cumplimiento ley
Incumplimiento de ley 909 de 2004
Cuando el personal a proveer es de planta no se procede de acuerdo a la ley.
Negligencia Gerente Falta de actualizaciones en normas aplicables a la ESE Falta de controles
*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.
Cuadro 21 Mapa de Riesgos Procedimiento Selección de Personal PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO: Seleccionar el personal asistencial y administrativo con las competencias requeridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos propuestos por la E.S.E. Hospital Santa Margarita.
1
5
VALORACIÓN
Omitir el diligenciamiento del formato
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
CONTROLES EXISTENTES
5
A C E P T A B L E
Formato de prestamo de hojas de vida
5
A C E P T A B L E
10
T O L E R A B L E
Elaborar formato de necesidad de personal Error en el diligenciamiento del formato
Entrega de formato de necesidad Falta de oportunidad de personal a Comité de en la entrega del Gerencia formato
1
2
5
5
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
Realizar seguimiento al procedimiento
No realizar procedimiento sin Lider del proceso el diligenciamiento del formato
Reentrenamiento y Jefe de Recursos capacitación Humanos
CORRECTIVAS RESPONSABLE
Revisar la información contenida en el formato
Fechas Entregar las hojas establecidas de vida de forma Hacer seguimiento Jefe de Recursos para la entrega inmediata con el al procedimiento Humanos de hojas de fin de agilizar el vida procedimiento
Jefe de Recursos Humanos
Líder del Proceso
Jefe de Recursos Humanos
Cuadro 21 (Continuación)
Entrega de hojas de vida
Omitir la solicitud de hojas de vida al archivo administrativo
Demora o retrasos en el suministro de hojas de vida
2
1
4
5
5
5
VALORACIÓN
Solicitud de hojas de vida al archivo administrativo
Omitir notificación de aprobación
CALIFICACIÓN
Informar aprobación de necesidad de personal
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
CONTROLES EXISTENTES
10
T O L E R A B L E
Actas del Comité de Gerencia
5
A C E P T A B L E
20
T O L E R A B L E
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
Establecer fecha de respuesta a la solicitud de necesidad de personal
Comité de gerencia
Notificar inmediatamente la decisión al responsable
Comité de gerencia
Gerente
Verificar que en el proceso de selección se tienen en cuenta primero las hojas de vida que estan en poder del hospital
Gerente
Exigir documento donde notifique la solicitud de hojas de vida
CORRECTIVAS RESPONSABLE
Entregar las hojas Establecer tiempos de vida de forma Jefe de Recursos de entrega de inmediata con el Humanos hojas de vida fin de agilizar el procedimiento
Secretaria de Archivo Administrativo
Cuadro 21 (Continuación)
1
20
VALORACIÓN
Dolo
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
20
T O L E R A B L E
Manual de contratación
20
T O L E R A B L E
Archivo de hojas de vida que llegan al hospital
20
T O L E R A B L E
20
T O L E R A B L E
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
Seguimiento al procedimiento
RESPONSABLE
Jefe de Control Interno
CORRECTIVAS RESPONSABLE
Verificar que no exista ninguna relación entre el candidato y el responsable del proceso
Jefe de Control Interno
Selección de hojas de vida Inexistencias del mínimo de hojas de vida establecido que cumplan con los requisitos
Fallas en el sistema
2
4
10
5
Solicitar hojas de vida por referencias y/o comunicados
Dolo
1
20
Auditorias internas
Revisiones periódicas de las Jefe de Recursos Realizar proceso hojas de vida del Humanos de convocatoria archivo
Jefe de Recursos Humanos
Realizar mantenimiento a los equipos
Lider del proceso
Actualización de equipos
Líder del proceso
Seguimiento al procedimiento
Jefe de Control Interno
Cambiar al responsable del proceso
Gerente
Cuadro 21 (Continuación)
4
5
VALORACIÓN
Demora en la entrega de hojas de vida
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
20
T O L E R A B L E
Establecer fecha y tiempo de entrega de hojas de vida
40
G R A V E
Manual de contratación
Verificar que las hojas de vida Jefe de Recursos cumplan con los Humanos requisitos exigidos para el cargo
80
I N A C E P T A B L E
Formato de entrevista
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
Comité de Gerencia
CORRECTIVAS RESPONSABLE
Entregar las hojas de vida de forma inmediata con el fin de agilizar el procedimiento
Jefe de Recursos Humanos
Descartar las hojas de vida que no cumplen con los requisitos para el cargo y solicitar nuevas hojas de vida
Jefe de Recursos Humanos
Realizar entrevistas
Jefe de Recursos Humanos
Entrega de hojas de vida a gerencia
Entrega de hojas de vida que no cumplen con requisitos para el cargo
Realizar entrevistas
No realizar entrevistas
2
4
20
20
Verificar que se realicen las entrevistas
Gerente
Cuadro 21 (Continuación)
4
20
VALORACIÓN
Dolo
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
80
I N A C E P T A B L E
5
A C E P T A B L E
Manual de contratación
20
T O L E R A B L E
Manual de contratación
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
Auditorias internas
Verificar que no exista ninguna relación entre el candidato y el responsable del proceso
Jefe de Control Interno
CORRECTIVAS RESPONSABLE
Informar anomalia Jefe de Control a los entes de Interno control
Designación de cargos
Documentación incompleta para proceso de contratación
Cumplimiento ley
Incumplimiento de Ley 909 de 2004
*Fuente:Elaborado por el equipo de consultoría.
1
1
5
20
Verificar que la persona seleccionada Jefe de Recursos cuente con toda la Humanos documentación requerida
Actualización de legislación
Gerente
Contratar unicamente a personal que cuente con la respectiva documentación
Jefe de Recursos Humanos
Aplicar la ley
Gerente
Cuadro 22 Matriz de Riesgos Procedimiento Confidencialidad de Hojas de Vida PROCEDIMIENTO: CONFIDENCIALIDAD DE HOJAS DE VIDA OBJETIVO: Mantener la confidencialidad de las hojas de vidas o historias laborales en poder de la E.S.E hospital, velando por el buen manejo de la información contenida en las mismas y por su correcta utilización.
ACTIVIDAD
Entrega de hojas de vida al archivo administrativo
Foliar documentos
RIESGOS
Pérdida de hojas de vida
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
AGENTES GENERADORES
Por descuido se pierden las hojas de vida que iban para el Jefe de Recursos Humanos archivo administrativo, las cuales pueden ser utilizadas Secretaria de Archivo con fines delictivos Administrativo
Cuando los documentos que hacen parte de las historias Pérdida de documentos de laborales no se organizan en las historias laborales debida forma lo cual aumenta el riesgo de pérdida de documentos
CAUSAS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
Falta de cuidado en el Exposición de manejo de hojas de vida que información confidencial a tiene en su poder terceras personas
1
20
20
Exposición de información confidencial a terceras personas Inadecuado uso de la información por terceras personas
1
10
10
Pérdida de información Inadecuado uso de la información por terceras personas Exposición de información confidencial a terceras personas Alteración de documentos Retrasos en futuros procedimientos de selección
2
5
10
1
10
10
2
5
10
Ausencia de políticas Secretaria de Archivo Administrativo
Ausencia de procedimiento documentado Falta de cuidado en la custodia de documentos Ausencia de políticas
Omitir el archivo de hojas de vida
Archivo de hojas de vida
No se realiza el correspondiente archivo de hojas de vida lo que puede llevar a un deterioro de las hojas de vida o pérdidas de las mismas
Cuando no se tiene una adecuada política que evite el acceso al archivo Sobre-exposición de hojas administrativo a personas que de vida no intervienen en el proceso lo que puede ocasionar robos de las historias laborales
Inadecuado archivo de hojas de vida
Cuando el archivo de hojas de vida no se realiza adecuadamente
EFECTOS
Ausencia de procedimiento documentado Secretaria de Archivo Administrativo Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo
Falta de controles
Secretaria de Archivo Administrativo
Ausencia de un sitio seguro para el archivo de hojas de vida Ausencia de políticas
Secretaria de Archivo Administrativo
Negligencia en el cumplimiento de funciones Inadecuada selección del responsable de archivo administrativo
Pérdida de información Inadecuado uso de la información por terceras personas Exposición de información confidencial a terceras personas Alteración de documentos
Cuadro 22 (Continuación) ACTIVIDAD
RIESGOS
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
Omitir el diligenciamiento del formato
Cando el responsable de archivo administrativo por cualquier eventualidad no diligencia el formato
AGENTES GENERADORES
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
Pérdida de información Desconocimiento del usuario de la información
2
10
20
1
10
10
2
20
40
2
10
20
2
10
20
2
5
10
Desconocimiento del formato Diligenciamiento y entrega de formato
Secretaria de Archivo Administrativo
No hay una adecuada inducción y re-inducción Negligencia en el cumplimiento de funciones Pérdida de la hoja de vida
Devolución de historias laborales
El usuario a quien se le hace No devolver hojas de vida al entrega de la hoja de vida no archivo realiza la respectiva devolución de la misma
Olvido Usuario de la información Daños en los documentos Falta de controles
Alteración de información
Cuando el usuario de manera dolosa altera la información contenida en los documentos
Pérdida de información Inadecuado uso de información por terceras personas
Ausencia de políticas Usuario de la información
Intereses particulares Falta de controles No hay una adecuada inducción y re-inducción
Omitir verificación de documentos
El funcionario de archivo no confirma la autenticidad de los documentos que se dan en calidad de préstamo
Secretaria de Archivo Administrativo
Negligencia en el cumplimiento de funciones Desconocimiento del procedimiento
Verificación de documentos
Inadecuada revisión de documentos
Cuando el funcionario realiza de manera errónea la revisión de documentos
Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo Secretaria de Archivo Administrativo
Pérdida de información Alteración de la información
No hay una adecuada inducción y re-inducción Negligencia en el cumplimiento de funciones
Archivo de hojas de vida
No se realiza el correspondiente archivo de Omitir el archivo de hojas de hojas de vida lo que puede vida llevar a un deterioro o pérdida de las mismas
*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.
Secretaria de Archivo Administrativo
Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo Ausencia de políticas Ausencia de procedimiento documentado
Pérdida de información Retrasos en futuros procedimientos de selección Exposición de información confidencial
Cuadro 23 Mapa de Riesgos Procedimiento Confidencialidad de Hojas de Vida PROCEDIMIENTO: CONFIDENCIALIDAD DE HOJAS DE VIDA OBJETIVO: Mantener la confidencialidad de las hojas de vidas o historias laborales en poder de la E.S.E hospital, velando por el buen manejo de la información contenida en las mismas y por su correcta utilización.
Foliar documentos
Pérdida de documentos de las historias laborales
1
1
20
10
VALORACIÓN
Entrega de hojas de vida al Pérdida de hojas de archivo administrativo vida
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
20
T O L E R A B L E
Archivar las hojas de vida
10
T O L E R A B L E
Adjuntar a las hojas de Foliar los vida los documentos documentos de afiliación a salud, relacionados con pensión, arp y los las hojas de vida demas documentos del empleado relacionados con el funcionario
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
CORRECTIVAS
RESPONSABLE
Establecer fecha y tiempo de entrega.
Guardar en un sitio seguro las hojas de vida antes de entregarla al archivo administrativo
Entregar inmediatamente las Jefe de Recursos Jefe de Recursos hojas de vida para Humanos Humanos su respectivo archivo
Secretaria de Archivo Administrativo
Revisar y verificar que todos los documentos contenidos en las Jefe de Recursos hojas de vida esten Humanos foliados correctamente y anexados a las hojas de vida
Cuadro 23 (Continuación)
Sobre-exposición de hojas de vida
2
1
5
10
VALORACIÓN
Omitir el archivo de hojas de vida
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
10
T O L E R A B L E
10
T O L E E R A B L
Archivo de hojas de vida
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
CORRECTIVAS
RESPONSABLE
Realizar visitas al archivo administrativo una vez terminado el Realizar seguimiento Jefe de Recursos Jefe de Recursos proceso de al procedimiento Humanos Humanos selección de personal para verificar el archivo de hojas de vida Asignación de un Limitar el acceso al Establecer politicas de sitio especifico Jefe de Recursos personal a la oficina manejo del archivo para guardar las Humanos de archivo administrativo hojas de vida administrativo
Secretaria de Archivo Administrativo
Hacer seguimiento al procedimiento
Inadecuado archivo de hojas de vida
2
5
10
T O L E R A B L E
Verificar que la Realizar visitas al encargada de archivo administrativo archivar las hojas de para revisar y verificar vida sea una que las hojas de vida Procedimiento persona idonea para se archiven de documentado de Jefe de Recursos ejercer esta labor Jefe de Recursos acuerdo al confidencialidad Humanos Humanos procedimiento de hojas de vida
Establecer politicas de manejo del archivo administrativo
Seleccionar a otra persona que sea mas idodea y competente para ejercer esta labor
Cuadro 23 (Continuación)
No devolver hojas de vida al archivo
2
1
10
10
VALORACIÓN
Omitir el diligenciamiento del formato
CALIFICACIÓN
Diligenciamiento y entrega de formato
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
CONTROLES EXISTENTES
20
T O L E R A B L E
Formato de solicitud de prestamo de hojas de vida
10
T O L E R A B L E
Formato de solicitud de prestamo de hojas de vida
No permitir la salida del hospital de las hojas de vida
PREVENTIVAS
Verificar el diligenciamiento del formato Hacer seguimiento al procedimiento
Verificar que en el formato este diligenciado el nombre, dirección y telefono de quien presta la hoja de vida
RESPONSABLE
CORRECTIVAS
RESPONSABLE
Secretaria de Archivo Administrativo
No entregar hojas de vida sin haber diligenciado previamente el formato
Secretaria de Archivo Administrativo
Secretaria de Archivo Administrativo
Que las hojas de vida sean vistas por el usuario en presencia de la Secretaria de Archivo Administrativo
Secretaria de Archivo Administrativo
No prestar las hojas de vida a ninguna persona
Devolución de historias laborales
Alteración de información
2
20
40
G R A V E
Revisar los documentos devueltos
Secretaria de Archivo Administrativo
Marcar las hojas de vida y los demas documentos con el sello del hospital
No prestar las hojas de vida a ninguna persona
Secretaria de Archivo Administrativo
Cuadro 23 (Continuación)
2
10
VALORACIÓN
Omitir verificación de documentos
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
20
T O L E R A B L E
Verificación de documentos
Inadecuada revisión de documentos
Archivo de hojas de vida
Omitir el archivo de hojas de vida
2
2
*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.
10
5
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVAS
RESPONSABLE
CORRECTIVAS
RESPONSABLE
Hacer seguimiento al Jefe de Recursos Reentrenamiento y procedimiento Humanos capacitación
Seleccionar a otra persona que sea mas idodea y competente para ejercer esta labor
20
T O L E R A B L E
Verificar que los documentos esten completos y no hayan sido alterados
10
T O L E R A B L E
Realizar visitas al archivo administrativo una ves terminado el Realizar seguimiento Jefe de Recursos Jefe de Recursos proceso de al procedimiento Humanos Humanos selección de personal para verificar el archivo de hojas de vida
Secretaria de Archivo Administrativo
Realizar visitas periodicas al archivo con el fin de revisar los documentos contenidos en las hojas de vida
Jefe de Recursos Humanos
Cuadro 24 Matriz de Riesgos Procedimiento Verificación de Competencias PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE COMPETENCIAS OBJETIVO: Confirmar el cumplimiento de competencias que deben poseer los aspirantes para el desempeño de un cargo específico en la E.S.E. Hospital Santa Margarita
ACTIVIDAD
RIESGOS
DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS
Omitir verificación de títulos
Cuando la información contenida en las hojas de vida no es confrontada con las instituciones respectivas
AGENTES GENERADORES
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENCIA
IMPACTO
CALIFICACIÓN
2
20
40
2
5
10
3
20
60
3
5
15
Pérdida de tiempo en capacitaciones innecesarias Inadecuada atención al usuario Aumento de quejas y reclamos Mala imagen institucional
1
5
5
Pérdida de tiempo y recursos en capacitaciones innecesarias
1
5
5
Ausencia de políticas Falta de controles Auxiliar Administrativo
Negligencia en el cumplimiento de funciones
Verificación de títulos
Omitir diligenciamiento del formato
El responsable de realizar la verificación de títulos no deja evidencia por escrito de haber realizado dicha verificación
Cuando la información contenida en las hojas de Omitir verificación de vida no es confrontada con homologación de títulos el ICFES lo que puede llevar a mala selección de personal Comprobación de homologación de títulos El responsable de realizar la verificación de Omitir diligenciamiento homologación de títulos no del formato deja evidencia por escrito de haber realizado dicha verificación
Identificar necesidad de entrenamiento
Análisis erróneo de necesidad de entrenamiento
Verificar certificados de entrenamiento
Omitir verificación de entrenamiento en hojas de vida
*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.
Desconocimiento del formato Auxiliar Administrativo
No hay una adecuada inducción y re inducción
Inadecuada selección de personal Manejo de información no verídica Mala imagen institucional Aumento de quejas y reclamos
Negligencia en el cumplimiento de funciones Ausencia de políticas Falta de controles Auxiliar Administrativo
Negligencia en el cumplimiento de funciones Inadecuada selección de personal Desconocimiento del formato
Auxiliar Administrativo
Negligencia en el cumplimiento de funciones
Inadecuada selección de personal Manejo de información no verídica Mala imagen institucional Aumento de quejas y reclamos
No hay una adecuada inducción y re inducción
Cuando no se realiza una adecuada identificación del personal que requiere de Jefe de Recursos Humanos entrenamiento especifico para realizar bien sus funciones Cuando no se comprueba que las hojas de vida cuenten con el certificado del entrenamiento respectivo
Inadecuada selección de personal
Hojas de vida desactualizadas
Negligencia en el cumplimiento de funciones
Olvido Jefe de Recursos Humanos
Negligencia en el cumplimiento de funciones
Mapa de Riesgos Procedimiento Verificación de Competencias PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE COMPETENCIAS OBJETIVO: Confirmar el cumplimiento de competencias que deben poseer los aspirantes para el desempeño de un cargo específico en la E.S.E. Hospital Santa Margarita
Omitir verificación de títulos
2
Omitir verificación de homologación de títulos
3
PREVENTIVAS
20 40
Verificar diligenciamiento de formato de verificación
5
T O L E R A B L E
Verificar diligenciamiento de formato de verificación
10
20 60
Comprobación de homologación de títulos Omitir diligenciamiento 3 del formato
CONTROLES EXISTENTES
G R A V E
Verificación de títulos Omitir diligenciamiento 2 del formato
VALORACIÓN
CALIFICACIÓN
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
5
15
Formato de verificación
RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE
Jefe de Recursos Humanos
Realizar llamadas periodicas de verificación
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
Exigir entrega del formato diligenciado
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
Realizar llamadas periodicas de verificación
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
Exigir entrega del formato diligenciado
Jefe de Recursos Humanos
Hacer seguimiento al procedimiento
G R A V E
Verificar diligenciamiento de formato de verificación
T O L E R A B L E
Verificar diligenciamiento de formato de verificación
Formato de verificación
Hacer seguimiento al procedimiento
Cuadro 25 (Continuación)
Omitir verificación de entrenamiento en hojas de vida
1
1
5
5
VALORACIÓN
Verificar certificados de entrenamiento
Análisis erróneo de necesidad de entrenamiento
CALIFICACIÓN
Identificar necesidad de entrenamiento
RIESGOS
IMPACTO
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MEDIDAS DE TRATAMIENTO
5
A C E P T A B L E
5
A C E P T A B L E
CONTROLES EXISTENTES
Capacitación
PREVENTIVAS
RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE
Hacer seguimiento al procedimiento
Gerente
Asignar a otra persona que se encargue de realizar dicha función
Gerente
Gerente
Revisar que las hojas de vida si cuenten con los respectivos certificados