Cuadro 20 Matriz de Riesgos Procedimiento Selección de

ACTIVIDADES RIESGOS A O N N CONTROLES EXISTENTES PREVENTIVAS RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE Informar aprobación de necesidad de personal Gerente...

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Cuadro 20 Matriz de Riesgos Procedimiento Selección de Personal PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO: Seleccionar el personal asistencial y administrativo con las competencias requeridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos propuestos por la E.S.E. Hospital Santa Margarita. ACTIVIDAD

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

AGENTES GENERADORES

CAUSAS

EFECTOS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

Retraso en el procedimiento de selección

1

5

5

Inadecuada selección de personal

1

5

5

Retraso en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección

2

5

10

Demora en el procedimiento de contratación

2

5

10

Demora en el procedimiento de selección Aumento del tiempo Poco compromiso en el empleado en el proceso cumplimiento del procedimiento de selección

1

5

5

Retraso en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección

4

5

20

Negligencia en el cumplimiento de funciones Omitir el diligenciamiento del formato

Cuando el líder del proceso por desconocimiento o la no comprensión del formato omite diligenciarlo

Líder del Proceso

Desconocimiento del formato

Elaborar formato de necesidad de personal

Error en el diligenciamiento del formato

Entrega de formato de necesidad de personal a Comité de Gerencia

Falta de oportunidad en la entrega del formato

Cuando se ingresa información en el formato que no corresponde con la necesidad de personal

Falta de comprensión del formato Líder del Proceso Descuido en el diligenciamiento del formato

Sobrepasar el término establecido para aprobar la solicitud de necesidad de personal

Jefe de Recursos Humanos

Comité de Gerencia

Informar aprobación de necesidad de personal

Omitir notificación de aprobación

El Comité de Gerencia no informa a tiempo al Comité de Compras y Contratación para proceder con dicho procedimiento

Solicitud de hojas de vida al archivo administrativo

Omitir la solicitud de hojas de vida al archivo administrativo

El Jefe de Recursos Humanos no realiza la correspondiente solicitud de hojas de vida al archivo administrativo

Entrega de hojas de vida

No hay una adecuada inducción y re-inducción

Cuando el archivo Demora o retrasos en el administrativo no tiene suministro de hojas de vida debidamente organizadas las respectivas historias laborales

Exceso de funciones

Negligencia en el cumplimiento de funciones

Negligencia

Falta de cumplimiento de políticas

Jefe de Recursos Humanos

Falta de controles Secretaria de Archivo Administrativo

Exceso de funciones Falta de políticas

Cuadro 20 (Continuación) ACTIVIDAD

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

AGENTES GENERADORES

Dolo

Intereses particulares que se inclinan hacia la selección de la hoja de vida de un determinado candidato

Jefe de Recursos Humanos

CAUSAS

EFECTOS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

Exceso de poder

Aumento de vigilancia por los entes de control Mala imagen institucional

1

20

20

Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección

2

10

20

Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección

4

5

20

Aumento de vigilancia por los entes de control Mala imagen institucional

1

20

20

Retrasos en el procedimiento de selección Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección

4

5

20

Aumento del tiempo empleado en el proceso de selección Inadecuada selección de personal

2

20

40

Inadecuada selección de personal Deficiencia en la prestación del servicio

4

20

80

Motivaciones personales

Selección de hojas de vida Cuando en el archivo Inexistencias del mínimo de administrativo no existen las hojas de vida establecido hojas de vida necesarias para que cumplan con los continuar adecuadamente con requisitos el procedimiento

Fallas en el sistema Solicitar hojas de vida por referencias y/o comunicados

Dolo

Jefe de Recursos Humanos

Fallas en la convocatoria

Falta de mantenimiento

Cuando en el archivo administrativo no existan el mínimo de hojas de vida y no se puedan solicitar por la intranet del hospital por fallas en el sistema

Software

Intereses particulares en la solicitud de referencias de hojas de vida

Jefe de Recursos Humanos

Ausencia de controles en el acceso a la red Falta de actualizaciones Motivaciones personales Exceso de poder Exceso de funciones

Demora en la entrega de hojas de vida

El Jefe de Recursos Humanos por cualquier eventualidad retrasa la entrega de las hojas de vida.

Jefe de Recursos Humanos Falta de políticas

Entrega de hojas de vida a Gerencia

Exceso de poder Falta de controles Entrega de hojas de vida que no cumplen con requisitos para el cargo

No se realiza un adecuado estudio de las hojas de vida

Jefe de Recursos Humanos

Motivaciones personales Fallas en la selección de hojas de vida

Realizar entrevistas

No realizar entrevistas

Jefe de recursos humanos

Falta de políticas

Aspirante al cargo

Ausencia del entrevistado

Se obvia la elaboración de entrevistas

Cuadro 20 (Continuación) ACTIVIDAD

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

Dolo

Intereses particulares que hacen que se seleccione un determinado candidato para ocupar el puesto de trabajo.

Gerente

Cuando se obvian algunos requisitos contemplados en el manual de contratación de la E.S.E.

Persona Seleccionada

AGENTES GENERADORES

CAUSAS

EFECTOS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

Exceso de poder

Deficiencia en la prestación del servicio Mala imagen institucional Aumento de vigilancia por los entes de control

4

20

80

Retrasos en el procedimiento de contratación

1

5

5

Sanciones Mala imagen institucional Aumento de vigilancia por los entes de control.

1

20

20

Motivaciones personales

Designación de cargos Documentación incompleta para proceso de contratación

Fallas en la comunicación Falta de motivación Desconocimiento de la ley

Cumplimiento ley

Incumplimiento de ley 909 de 2004

Cuando el personal a proveer es de planta no se procede de acuerdo a la ley.

Negligencia Gerente Falta de actualizaciones en normas aplicables a la ESE Falta de controles

*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.

Cuadro 21 Mapa de Riesgos Procedimiento Selección de Personal PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO: Seleccionar el personal asistencial y administrativo con las competencias requeridas para cumplir con la misión, la visión y los objetivos propuestos por la E.S.E. Hospital Santa Margarita.

1

5

VALORACIÓN

Omitir el diligenciamiento del formato

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

CONTROLES EXISTENTES

5

A C E P T A B L E

Formato de prestamo de hojas de vida

5

A C E P T A B L E

10

T O L E R A B L E

Elaborar formato de necesidad de personal Error en el diligenciamiento del formato

Entrega de formato de necesidad Falta de oportunidad de personal a Comité de en la entrega del Gerencia formato

1

2

5

5

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

Realizar seguimiento al procedimiento

No realizar procedimiento sin Lider del proceso el diligenciamiento del formato

Reentrenamiento y Jefe de Recursos capacitación Humanos

CORRECTIVAS RESPONSABLE

Revisar la información contenida en el formato

Fechas Entregar las hojas establecidas de vida de forma Hacer seguimiento Jefe de Recursos para la entrega inmediata con el al procedimiento Humanos de hojas de fin de agilizar el vida procedimiento

Jefe de Recursos Humanos

Líder del Proceso

Jefe de Recursos Humanos

Cuadro 21 (Continuación)

Entrega de hojas de vida

Omitir la solicitud de hojas de vida al archivo administrativo

Demora o retrasos en el suministro de hojas de vida

2

1

4

5

5

5

VALORACIÓN

Solicitud de hojas de vida al archivo administrativo

Omitir notificación de aprobación

CALIFICACIÓN

Informar aprobación de necesidad de personal

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

CONTROLES EXISTENTES

10

T O L E R A B L E

Actas del Comité de Gerencia

5

A C E P T A B L E

20

T O L E R A B L E

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

Establecer fecha de respuesta a la solicitud de necesidad de personal

Comité de gerencia

Notificar inmediatamente la decisión al responsable

Comité de gerencia

Gerente

Verificar que en el proceso de selección se tienen en cuenta primero las hojas de vida que estan en poder del hospital

Gerente

Exigir documento donde notifique la solicitud de hojas de vida

CORRECTIVAS RESPONSABLE

Entregar las hojas Establecer tiempos de vida de forma Jefe de Recursos de entrega de inmediata con el Humanos hojas de vida fin de agilizar el procedimiento

Secretaria de Archivo Administrativo

Cuadro 21 (Continuación)

1

20

VALORACIÓN

Dolo

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

20

T O L E R A B L E

Manual de contratación

20

T O L E R A B L E

Archivo de hojas de vida que llegan al hospital

20

T O L E R A B L E

20

T O L E R A B L E

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

Seguimiento al procedimiento

RESPONSABLE

Jefe de Control Interno

CORRECTIVAS RESPONSABLE

Verificar que no exista ninguna relación entre el candidato y el responsable del proceso

Jefe de Control Interno

Selección de hojas de vida Inexistencias del mínimo de hojas de vida establecido que cumplan con los requisitos

Fallas en el sistema

2

4

10

5

Solicitar hojas de vida por referencias y/o comunicados

Dolo

1

20

Auditorias internas

Revisiones periódicas de las Jefe de Recursos Realizar proceso hojas de vida del Humanos de convocatoria archivo

Jefe de Recursos Humanos

Realizar mantenimiento a los equipos

Lider del proceso

Actualización de equipos

Líder del proceso

Seguimiento al procedimiento

Jefe de Control Interno

Cambiar al responsable del proceso

Gerente

Cuadro 21 (Continuación)

4

5

VALORACIÓN

Demora en la entrega de hojas de vida

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

20

T O L E R A B L E

Establecer fecha y tiempo de entrega de hojas de vida

40

G R A V E

Manual de contratación

Verificar que las hojas de vida Jefe de Recursos cumplan con los Humanos requisitos exigidos para el cargo

80

I N A C E P T A B L E

Formato de entrevista

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

Comité de Gerencia

CORRECTIVAS RESPONSABLE

Entregar las hojas de vida de forma inmediata con el fin de agilizar el procedimiento

Jefe de Recursos Humanos

Descartar las hojas de vida que no cumplen con los requisitos para el cargo y solicitar nuevas hojas de vida

Jefe de Recursos Humanos

Realizar entrevistas

Jefe de Recursos Humanos

Entrega de hojas de vida a gerencia

Entrega de hojas de vida que no cumplen con requisitos para el cargo

Realizar entrevistas

No realizar entrevistas

2

4

20

20

Verificar que se realicen las entrevistas

Gerente

Cuadro 21 (Continuación)

4

20

VALORACIÓN

Dolo

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

80

I N A C E P T A B L E

5

A C E P T A B L E

Manual de contratación

20

T O L E R A B L E

Manual de contratación

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

Auditorias internas

Verificar que no exista ninguna relación entre el candidato y el responsable del proceso

Jefe de Control Interno

CORRECTIVAS RESPONSABLE

Informar anomalia Jefe de Control a los entes de Interno control

Designación de cargos

Documentación incompleta para proceso de contratación

Cumplimiento ley

Incumplimiento de Ley 909 de 2004

*Fuente:Elaborado por el equipo de consultoría.

1

1

5

20

Verificar que la persona seleccionada Jefe de Recursos cuente con toda la Humanos documentación requerida

Actualización de legislación

Gerente

Contratar unicamente a personal que cuente con la respectiva documentación

Jefe de Recursos Humanos

Aplicar la ley

Gerente

Cuadro 22 Matriz de Riesgos Procedimiento Confidencialidad de Hojas de Vida PROCEDIMIENTO: CONFIDENCIALIDAD DE HOJAS DE VIDA OBJETIVO: Mantener la confidencialidad de las hojas de vidas o historias laborales en poder de la E.S.E hospital, velando por el buen manejo de la información contenida en las mismas y por su correcta utilización.

ACTIVIDAD

Entrega de hojas de vida al archivo administrativo

Foliar documentos

RIESGOS

Pérdida de hojas de vida

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

AGENTES GENERADORES

Por descuido se pierden las hojas de vida que iban para el Jefe de Recursos Humanos archivo administrativo, las cuales pueden ser utilizadas Secretaria de Archivo con fines delictivos Administrativo

Cuando los documentos que hacen parte de las historias Pérdida de documentos de laborales no se organizan en las historias laborales debida forma lo cual aumenta el riesgo de pérdida de documentos

CAUSAS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

Falta de cuidado en el Exposición de manejo de hojas de vida que información confidencial a tiene en su poder terceras personas

1

20

20

Exposición de información confidencial a terceras personas Inadecuado uso de la información por terceras personas

1

10

10

Pérdida de información Inadecuado uso de la información por terceras personas Exposición de información confidencial a terceras personas Alteración de documentos Retrasos en futuros procedimientos de selección

2

5

10

1

10

10

2

5

10

Ausencia de políticas Secretaria de Archivo Administrativo

Ausencia de procedimiento documentado Falta de cuidado en la custodia de documentos Ausencia de políticas

Omitir el archivo de hojas de vida

Archivo de hojas de vida

No se realiza el correspondiente archivo de hojas de vida lo que puede llevar a un deterioro de las hojas de vida o pérdidas de las mismas

Cuando no se tiene una adecuada política que evite el acceso al archivo Sobre-exposición de hojas administrativo a personas que de vida no intervienen en el proceso lo que puede ocasionar robos de las historias laborales

Inadecuado archivo de hojas de vida

Cuando el archivo de hojas de vida no se realiza adecuadamente

EFECTOS

Ausencia de procedimiento documentado Secretaria de Archivo Administrativo Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo

Falta de controles

Secretaria de Archivo Administrativo

Ausencia de un sitio seguro para el archivo de hojas de vida Ausencia de políticas

Secretaria de Archivo Administrativo

Negligencia en el cumplimiento de funciones Inadecuada selección del responsable de archivo administrativo

Pérdida de información Inadecuado uso de la información por terceras personas Exposición de información confidencial a terceras personas Alteración de documentos

Cuadro 22 (Continuación) ACTIVIDAD

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

Omitir el diligenciamiento del formato

Cando el responsable de archivo administrativo por cualquier eventualidad no diligencia el formato

AGENTES GENERADORES

CAUSAS

EFECTOS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

Pérdida de información Desconocimiento del usuario de la información

2

10

20

1

10

10

2

20

40

2

10

20

2

10

20

2

5

10

Desconocimiento del formato Diligenciamiento y entrega de formato

Secretaria de Archivo Administrativo

No hay una adecuada inducción y re-inducción Negligencia en el cumplimiento de funciones Pérdida de la hoja de vida

Devolución de historias laborales

El usuario a quien se le hace No devolver hojas de vida al entrega de la hoja de vida no archivo realiza la respectiva devolución de la misma

Olvido Usuario de la información Daños en los documentos Falta de controles

Alteración de información

Cuando el usuario de manera dolosa altera la información contenida en los documentos

Pérdida de información Inadecuado uso de información por terceras personas

Ausencia de políticas Usuario de la información

Intereses particulares Falta de controles No hay una adecuada inducción y re-inducción

Omitir verificación de documentos

El funcionario de archivo no confirma la autenticidad de los documentos que se dan en calidad de préstamo

Secretaria de Archivo Administrativo

Negligencia en el cumplimiento de funciones Desconocimiento del procedimiento

Verificación de documentos

Inadecuada revisión de documentos

Cuando el funcionario realiza de manera errónea la revisión de documentos

Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo Secretaria de Archivo Administrativo

Pérdida de información Alteración de la información

No hay una adecuada inducción y re-inducción Negligencia en el cumplimiento de funciones

Archivo de hojas de vida

No se realiza el correspondiente archivo de Omitir el archivo de hojas de hojas de vida lo que puede vida llevar a un deterioro o pérdida de las mismas

*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.

Secretaria de Archivo Administrativo

Fallas en la selección del responsable de archivo administrativo Ausencia de políticas Ausencia de procedimiento documentado

Pérdida de información Retrasos en futuros procedimientos de selección Exposición de información confidencial

Cuadro 23 Mapa de Riesgos Procedimiento Confidencialidad de Hojas de Vida PROCEDIMIENTO: CONFIDENCIALIDAD DE HOJAS DE VIDA OBJETIVO: Mantener la confidencialidad de las hojas de vidas o historias laborales en poder de la E.S.E hospital, velando por el buen manejo de la información contenida en las mismas y por su correcta utilización.

Foliar documentos

Pérdida de documentos de las historias laborales

1

1

20

10

VALORACIÓN

Entrega de hojas de vida al Pérdida de hojas de archivo administrativo vida

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

20

T O L E R A B L E

Archivar las hojas de vida

10

T O L E R A B L E

Adjuntar a las hojas de Foliar los vida los documentos documentos de afiliación a salud, relacionados con pensión, arp y los las hojas de vida demas documentos del empleado relacionados con el funcionario

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

CORRECTIVAS

RESPONSABLE

Establecer fecha y tiempo de entrega.

Guardar en un sitio seguro las hojas de vida antes de entregarla al archivo administrativo

Entregar inmediatamente las Jefe de Recursos Jefe de Recursos hojas de vida para Humanos Humanos su respectivo archivo

Secretaria de Archivo Administrativo

Revisar y verificar que todos los documentos contenidos en las Jefe de Recursos hojas de vida esten Humanos foliados correctamente y anexados a las hojas de vida

Cuadro 23 (Continuación)

Sobre-exposición de hojas de vida

2

1

5

10

VALORACIÓN

Omitir el archivo de hojas de vida

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

10

T O L E R A B L E

10

T O L E E R A B L

Archivo de hojas de vida

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

CORRECTIVAS

RESPONSABLE

Realizar visitas al archivo administrativo una vez terminado el Realizar seguimiento Jefe de Recursos Jefe de Recursos proceso de al procedimiento Humanos Humanos selección de personal para verificar el archivo de hojas de vida Asignación de un Limitar el acceso al Establecer politicas de sitio especifico Jefe de Recursos personal a la oficina manejo del archivo para guardar las Humanos de archivo administrativo hojas de vida administrativo

Secretaria de Archivo Administrativo

Hacer seguimiento al procedimiento

Inadecuado archivo de hojas de vida

2

5

10

T O L E R A B L E

Verificar que la Realizar visitas al encargada de archivo administrativo archivar las hojas de para revisar y verificar vida sea una que las hojas de vida Procedimiento persona idonea para se archiven de documentado de Jefe de Recursos ejercer esta labor Jefe de Recursos acuerdo al confidencialidad Humanos Humanos procedimiento de hojas de vida

Establecer politicas de manejo del archivo administrativo

Seleccionar a otra persona que sea mas idodea y competente para ejercer esta labor

Cuadro 23 (Continuación)

No devolver hojas de vida al archivo

2

1

10

10

VALORACIÓN

Omitir el diligenciamiento del formato

CALIFICACIÓN

Diligenciamiento y entrega de formato

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

CONTROLES EXISTENTES

20

T O L E R A B L E

Formato de solicitud de prestamo de hojas de vida

10

T O L E R A B L E

Formato de solicitud de prestamo de hojas de vida

No permitir la salida del hospital de las hojas de vida

PREVENTIVAS

Verificar el diligenciamiento del formato Hacer seguimiento al procedimiento

Verificar que en el formato este diligenciado el nombre, dirección y telefono de quien presta la hoja de vida

RESPONSABLE

CORRECTIVAS

RESPONSABLE

Secretaria de Archivo Administrativo

No entregar hojas de vida sin haber diligenciado previamente el formato

Secretaria de Archivo Administrativo

Secretaria de Archivo Administrativo

Que las hojas de vida sean vistas por el usuario en presencia de la Secretaria de Archivo Administrativo

Secretaria de Archivo Administrativo

No prestar las hojas de vida a ninguna persona

Devolución de historias laborales

Alteración de información

2

20

40

G R A V E

Revisar los documentos devueltos

Secretaria de Archivo Administrativo

Marcar las hojas de vida y los demas documentos con el sello del hospital

No prestar las hojas de vida a ninguna persona

Secretaria de Archivo Administrativo

Cuadro 23 (Continuación)

2

10

VALORACIÓN

Omitir verificación de documentos

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

20

T O L E R A B L E

Verificación de documentos

Inadecuada revisión de documentos

Archivo de hojas de vida

Omitir el archivo de hojas de vida

2

2

*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.

10

5

CONTROLES EXISTENTES

PREVENTIVAS

RESPONSABLE

CORRECTIVAS

RESPONSABLE

Hacer seguimiento al Jefe de Recursos Reentrenamiento y procedimiento Humanos capacitación

Seleccionar a otra persona que sea mas idodea y competente para ejercer esta labor

20

T O L E R A B L E

Verificar que los documentos esten completos y no hayan sido alterados

10

T O L E R A B L E

Realizar visitas al archivo administrativo una ves terminado el Realizar seguimiento Jefe de Recursos Jefe de Recursos proceso de al procedimiento Humanos Humanos selección de personal para verificar el archivo de hojas de vida

Secretaria de Archivo Administrativo

Realizar visitas periodicas al archivo con el fin de revisar los documentos contenidos en las hojas de vida

Jefe de Recursos Humanos

Cuadro 24 Matriz de Riesgos Procedimiento Verificación de Competencias PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE COMPETENCIAS OBJETIVO: Confirmar el cumplimiento de competencias que deben poseer los aspirantes para el desempeño de un cargo específico en la E.S.E. Hospital Santa Margarita

ACTIVIDAD

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS

Omitir verificación de títulos

Cuando la información contenida en las hojas de vida no es confrontada con las instituciones respectivas

AGENTES GENERADORES

CAUSAS

EFECTOS

FRECUENCIA

IMPACTO

CALIFICACIÓN

2

20

40

2

5

10

3

20

60

3

5

15

Pérdida de tiempo en capacitaciones innecesarias Inadecuada atención al usuario Aumento de quejas y reclamos Mala imagen institucional

1

5

5

Pérdida de tiempo y recursos en capacitaciones innecesarias

1

5

5

Ausencia de políticas Falta de controles Auxiliar Administrativo

Negligencia en el cumplimiento de funciones

Verificación de títulos

Omitir diligenciamiento del formato

El responsable de realizar la verificación de títulos no deja evidencia por escrito de haber realizado dicha verificación

Cuando la información contenida en las hojas de Omitir verificación de vida no es confrontada con homologación de títulos el ICFES lo que puede llevar a mala selección de personal Comprobación de homologación de títulos El responsable de realizar la verificación de Omitir diligenciamiento homologación de títulos no del formato deja evidencia por escrito de haber realizado dicha verificación

Identificar necesidad de entrenamiento

Análisis erróneo de necesidad de entrenamiento

Verificar certificados de entrenamiento

Omitir verificación de entrenamiento en hojas de vida

*Fuente: Elaborado por el equipo de consultoría.

Desconocimiento del formato Auxiliar Administrativo

No hay una adecuada inducción y re inducción

Inadecuada selección de personal Manejo de información no verídica Mala imagen institucional Aumento de quejas y reclamos

Negligencia en el cumplimiento de funciones Ausencia de políticas Falta de controles Auxiliar Administrativo

Negligencia en el cumplimiento de funciones Inadecuada selección de personal Desconocimiento del formato

Auxiliar Administrativo

Negligencia en el cumplimiento de funciones

Inadecuada selección de personal Manejo de información no verídica Mala imagen institucional Aumento de quejas y reclamos

No hay una adecuada inducción y re inducción

Cuando no se realiza una adecuada identificación del personal que requiere de Jefe de Recursos Humanos entrenamiento especifico para realizar bien sus funciones Cuando no se comprueba que las hojas de vida cuenten con el certificado del entrenamiento respectivo

Inadecuada selección de personal

Hojas de vida desactualizadas

Negligencia en el cumplimiento de funciones

Olvido Jefe de Recursos Humanos

Negligencia en el cumplimiento de funciones

Mapa de Riesgos Procedimiento Verificación de Competencias PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE COMPETENCIAS OBJETIVO: Confirmar el cumplimiento de competencias que deben poseer los aspirantes para el desempeño de un cargo específico en la E.S.E. Hospital Santa Margarita

Omitir verificación de títulos

2

Omitir verificación de homologación de títulos

3

PREVENTIVAS

20 40

Verificar diligenciamiento de formato de verificación

5

T O L E R A B L E

Verificar diligenciamiento de formato de verificación

10

20 60

Comprobación de homologación de títulos Omitir diligenciamiento 3 del formato

CONTROLES EXISTENTES

G R A V E

Verificación de títulos Omitir diligenciamiento 2 del formato

VALORACIÓN

CALIFICACIÓN

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

5

15

Formato de verificación

RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE

Jefe de Recursos Humanos

Realizar llamadas periodicas de verificación

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

Exigir entrega del formato diligenciado

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

Realizar llamadas periodicas de verificación

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

Exigir entrega del formato diligenciado

Jefe de Recursos Humanos

Hacer seguimiento al procedimiento

G R A V E

Verificar diligenciamiento de formato de verificación

T O L E R A B L E

Verificar diligenciamiento de formato de verificación

Formato de verificación

Hacer seguimiento al procedimiento

Cuadro 25 (Continuación)

Omitir verificación de entrenamiento en hojas de vida

1

1

5

5

VALORACIÓN

Verificar certificados de entrenamiento

Análisis erróneo de necesidad de entrenamiento

CALIFICACIÓN

Identificar necesidad de entrenamiento

RIESGOS

IMPACTO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA

MEDIDAS DE TRATAMIENTO

5

A C E P T A B L E

5

A C E P T A B L E

CONTROLES EXISTENTES

Capacitación

PREVENTIVAS

RESPONSABLE CORRECTIVAS RESPONSABLE

Hacer seguimiento al procedimiento

Gerente

Asignar a otra persona que se encargue de realizar dicha función

Gerente

Gerente

Revisar que las hojas de vida si cuenten con los respectivos certificados

Secretaria de Archivo Administrativo

Hacer seguimiento al procedimiento