EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BERDASARKAN METODE PIECES DI PUSKESMAS WILAYAH KERJA DINAS KESEHATAN KABUPATEN CILACAP TAHUN 2014 Information System Evaluation of Human Resources Management (SIMKA) Based on Method of Piecesbin The Working Area District Health Departement Cilacap Year 2014 Eka Apriyanti, Siti Nurhayati, Setyowati Rahardjo Jurusan Kesehatan Masyarakat Universitas Jenderal Soedirman
ABSTRACT
Information system evaluation necessary to improve the quality or make changes according to the needs of the organization. A method of pieces is a framework for the evaluation of information system that evaluates the performance , information, the economic aspect, security aspects, the aspect of efficiency and the aspect of service. The purpose of research know evaluation based on appearance, information, the economic aspect, security aspects, the aspect of efficiency and the services the type of research is research descriptive evaluative with the approach of cross sectional with a method of quantitative research. As many as 71,4% of respondents felt aspect entered in the performance category either. As many as 60,7 % of respondents felt aspects information data SIMKA entrance on good category. As many as 53,6% of respondents felt the aspect of the economic aspect SIMKA enters at the entrance on the category of no good. As many as 53,6% of respondents felt aspect control/security SIMKA already good. As many as 57,1% of respondents felt efficiency aspects on SIMKA already good. As many as 57,1% of respondents felt aspects on SIMKA service entrance on the category of no good. The need to give additional knowledge related to officials SIMKA. The official and the Puskesmas have to increase the budget allocation for special treatment SIMKA good for software, hardware and facilities SIMKA. The official need to cooperate with third parties in this developer/vendor for developing applications software to improve sensitivity against mistakes and good at input/ouput data or information and adder a manual on aid-application to know and correct the mistakes happen. Keywords : Evaluation, SIMKA, PIECES Kesmasindo, Volume 7( 3)Juli 2015, Hal. 179-189
PENDAHULUAN Evaluasi
bemanfaat
suatu sistem telah dijalankan. Ada banyak
untuk
evaluasi
yang
dapat
dilakukan terhadap informasi, yaitu
mengetahui bagaimana implementasi
Evaluasi pra-implementasi,Evaluasi
179
180
Jurnal Kesmasindo, Volume 7, Nomor 3, Juli 2015, Hal. 179-189
review
implementasi,
Evaluasi
dimana
terdiri
operasional 1,Evaluasi operasional 2,
penting
yang
serta Evaluasi operasional 3, yaitu
dijadikan
evaluasi yang dilakukan pada saat
menganalisis
sistem telah beroperasi lebih dari 5
mengandung
tahun
penampilan
(UK
Institute
of
Health
untuk
pedoman/acuan
dalam
sistem.Metode hal-hal
Manajemen Kegawaian yang lebih
ekonomi
dikenal
keamanan
(dilingkungan
intitusi
kesehatan)
(Economic),
efisiensi (Efficiency), dan pelayanan
merupakan salah satu bentuk dari
METODE PENELITIAN
oleh
pemerintah melalui system informasi berbasis computer. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian prosedur pelayanan administrasi kepegawaian mulai dari kenaikan pangkat, mutasi pegawai, penyusunan daftar urut kepangkatan,
pensiunan
pegawai
yang semula bersifat manual yaitu harus
mengumpulkan
berkas-berkas
atau
kembali dokumen
kepegawaian, yang kemudian baru diproses oleh masing-masing bidang yang bersangkutan, dimana dengan cara ini sangat tidak efektif karena membutuhkan proses waktu yang lama. Metode PIECES merupakan suatu alat dalam menganalisis sistem informasi yang berbasis komputer,
kontrol/
(Control/Security),
(Service).
e-Government
penting
(Information/Data),
atau SIMPEG (institusi lainnya),
implementasi
ini
(Performance),
informasi/data
SIMKA
point-point
berguna
Informatic, 2001).Sistem Informasi
dengan
dari
Jenis
Penelitian
adalah
penelitian deskriptif evaluatif dengan pendekatan cross sectional, dengan metode
penelitian
Penelitian
kuantitatif.
dilaksanakan
di
Puskesmas yang berada di wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten (DKK)
Cilacap.
Total
sampel
penelitian adalah 14 Puskesmas. Responden
dalam
penelitian
ini
adalah Kepala Puskesmas dan staf Tata Usaha atau pelaksana SIK yang bekerja di Puskesmas yang terpilih menjadi
sample.
Uji
validitas
mengunakan uji validitas terpakai. Sumber data berupa Data primer didapat dari hasil pengisian angket tentang evaluasi
responden. Data
Eka Apriyanti, Evaluasi System Informasi Manajemen Kepegawaian
sekunder
digunakan
untuk
d. Karakteristik
181
respnden
ber-
menunjang data primer, terhadap
dasarkan lama kerja. Sebagian
SIMKA. Metode analisis data yang
besar responden memiliki lama
digunakan adalah analisis univariat
kerja antara 22-25 tahun yaitu
untuk menilai aplikasi SIMKA yang
sebanyak 9 (32,1%) responden.
sedang
berjalan
PIECES).
Data
(berdasarkan
disajikan
dalam
2. Analisis metode PIECES Berdasarkan hasil penelitian pada
bentuk distribusi frekuensi.
SIMKA dengan metode PIECES HASIL DAN PEMBAHASAN
yang dilakukan di 14 Puskesmas
HASIL
wilayah kerja Dinas Kesehatan
1. Karakteristik Responden
Kabupaten Cilacap yang telah menerapkan
a. Karakteristik Responden Ber-
SIMKA
dengan
dasarkan Jenis Kelamin Jumlah
jumlah responden sebanyak 28
responden sebanyak 28 orang,
orang diperoleh hasil sebagai
dengan jumlah responden laki-
berikut: a. Penampilan (Performance)
laki dan perempuan jumlahnya sama banyak yaitu 14 (15%)
Tabel 1 Analisis Univariat
responden.
Penampilan SIMKA
b. Karakteristik responden berdasarkan umur . Sebagian besar
(Performance)
No
Penampilan (performanace) Tidak baik Baik Total
Frekuensi 12 16 28
persen tase 42,9 57,1 100,0
dasarkan pendidikan . Tingkat
Berdasarkan
tabel
4.8
pendidikan
diketahui
responden berusia 44-47 tahun yaitu sebanyak 10 (35,7%) responden
1 2
c. Karakteristik responden ber-
terakhir
dari
bahwa
sebanyak
responden terbanyak yaitu S1
57,1%
responden
yaitu sebanyak 19 (67,9%)
Aspek
Penampilan
responden.
formance) kategori baik
asuk
menilai (Perpada
182
Jurnal Kesmasindo, Volume 7, Nomor 3, Juli 2015, Hal. 179-189
b. Informasi/data (Information/
No
1 2
d. Control/keamanan
data)
security)
Tabel 4.10 Analisis Uni-
Tabel 4.14 Analisis Univariat
variat Informasi/data (Infor-
control/keamanan
mation/data) SIMKA
SIMKA
Informasi/ data SIMKA Tidak baik Baik Total
Frekuensi
Persen tase
13 15 28
46,4 53,6 100,0
No
1 2
Berdasarkan tabel 4.10 diketahui bahwa sebanyak 53,6% responden menilai aspek informasi/data (information/data) SIMKA masuk pada kategori baik.
1 2
15 13 28
Berdasarkan diketahui 53,6%
persentase
53,6 46,4 100,0
table
bahwa responden
4.12
sebanyak menilai
aspek ekonomi (economic) SIMKA masuk pada kategori tidak baik.
persen tase
13 15 28
46,4 53,6 100,0
variat Efisiensi (Efficien-cy)
ekonomi (economic) SIMKA Frekuensi
Frekuensi
e. Efisiensi (Efficiency) Tabel 4.16 Analisis Uni-
Table 4.12 analisis univariat
Ekonomi (economic) SIMKA Tidak baik Baik Total
Control keamanan (control/sec urity) Tidak baik Baik Total
(control)
Berdasarkan tabel 4.14 diketahui bahwa sebanyak 53,6% responden menilai aspek control/keamanan (control/security) SIMKA masuk pada kategori baik.
c. Ekonomi (Economic)
No
(control/
No 1 2
Efesiensi (effeciensy Tidak baik Baik Total
Frekuensi 10 18 28
persentase 35,7 64,3 100,0
Berdasarkan tabel 4.16 diketahui bahwa sebanyak 64,3% responden menilai aspek efisiensi (efficiency) pada SIMKA masuk pada kategori baik. f. Pelayanan (service) Tabel 4.18 Analisis Univariat Pelayanan (Service) No
Eka Apriyanti, Evaluasi System Informasi Manajemen Kepegawaian
Pelayanan
Frekuensi
Per-
sentase (Service)
kebutuhan
183
pegawai.
penelitian
dan
Hasil
analisis
data
diketahui bahwasebanyak 53,6% No Pelayanan (service)
Fre-
persen
kuensi
tase
1
Tidak baik
16
57,1
2
Baik
12
42,9
28
100,0
Total Berdasarkan diketahui 57,1% aspek
responden pelayanan
dalam
menampilkan
Setelah
data-data
output.
kepegawaian
yang telah di input diproses, kemudian informasi
dihasilkan
4.18
dan diberikan kepada perangkat
sebanyak
output. Hasil penelitian diketahui
menilai
bahwa sebanyak 89,3% responden
tabel
bahwa
responden menilai SIMKA cepat
(service)
menilai
kesesuaian
SIMKA
pada SIMKA masuk pada
dengan SOP. Standar Operasional
kategori tidak baik.
Prosedur
adalah
serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
PEMBAHASAN 1. Aspek Penampilan (Performance) Penampilan (Performance) memiliki peran penting untuk menilai
apakah
proses
atau
prosedur yang ada sudah baik atau masih perlu ditingkatkan Hasil penelitian
dan
analisis
data
diketahui bahwa sebanyak 75,0% responden
menilai
output/informasi yang dihasilkan oleh aplikasi
SIMKA sesuai
dengan informasi kepegawaian. Ini
karena
memberikan
aplikasi
SIMKA informasi
kepegawaian yang tepat dengan
penyelenggaraan
aktivitas
organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa
hal
tersebut
dilakukan
(KementerianPendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2012). Hasil penelitian diketahui bahwa sebanyak 82,1% responden
menilai
pengoperasian dipahami.
petunjuk
SIMKA
Dengan
mudah
kemudahan
tersebut pengguna dapat dengan mudah menginput data sebelum diolah menjadi informasi yang berguna
bagi
organisasi
dan
184
Jurnal Kesmasindo, Volume 7, Nomor 3, Juli 2015, Hal. 179-189
meminimalkan kesalahan,
terjadinya sehingga
meningkatkan pekerjaan
dapat
efektivitas
dan
MB,
penyimpanan
data
juga
dilakukan dengan mengunakan memory external.
meningkatkan
kinerja pegawai. Hasil penelitian diketahui bahwa sebanyak 60,7%
2. Aspek Informasi/data (Information/Data)
responden menilai format data
Hasil penelitian diketahui
pada SIMKA lengkap walaupun
bahwa sebanyak 60,7% responden
sebagian responden merasa perlu
menilai adanya ketelitian dalam
adanya tambahan aplikasi lain
SIMKA. Hal ini karena SIMKA
seperti perlu adanya petunjuk
dinilai akurat dalam penyediakan
peringatan
informasi kepegawaian dan dinilai
(warming)
bagi
karyawan yang lebih dari dua kali
jarang
belum
Ketelitian data mutlak diperlukan
memperoleh
pangkat,
kenaikan
penambahan
absensi
terjadi
untuk
kesalahan.
diperoleh
keakuratan
karyawan baik absensi kehadiran,
output/informasi yang dihasilkan
ijin atau cuti yang mereka rasa
oleh SIMKA yang nantinya dapat
cukup penting untuk dimasukan
digunakan
dalam aplikasi tersebut. Hasil
dalam
penelitian
diketahui
bahwa
keputusan tentang kepegawaian.
sebanyak
60,7%
responden
Hasil penelitian diketahui bahwa
menilai
sedikit
kerusakan/hang Hal
ini
terjadi
pada
SIMKA.
karena
sarana
pimpinan/organisasi
menentukan
sebanyak
89,3%
menilai output kebutuhan
kebijakan/
responden
sesuai dengan
manajemen
penyimpanan data dan hardware
sebanyak
pendukung SIMKA cukup baik.
menilai
Spesifikasi hardware antara lain
output SIMKA dengan keperluan
untuk server minimal Pentium IV
manajemen. ini karena informasi
40
yang
Gb
Memory
256
MB,
63,7%
dan
kesesuaian
dihasilkan
responden tampilan
SIMKA
sedangkan untuk client minimal
dimanfaatkan pihak manajemen
Pentium II 4,3 Gb Memory 64
antara lain untuk memperoleh
Eka Apriyanti, Evaluasi System Informasi Manajemen Kepegawaian
informasi keadaan pegawai (Profil
software,
Kepegawaian) yang cepat dan
sarana dan prasarana penunjang
akurat.Hasil penelitian diketahui
SIMKA lainnya. Hasil penelitian
bahwa sebanyak 60,9% responden
menunjukkan
menilai
responden
akses
data
SIMKA
hardware
185
sebanyak
terlibat
data, dapat dengan cepat diproses
aplikasi SIMKA sedikit.
menghasilkan
laporan
yang
53,6%
menilai SDM yang
mudah. Dengan kemudahan akses
untuk
maupun
dalam
pengoperasian
laporan-
dibutuhkan
manajemen.
4. Aspek
Kontrol/keamanan
(Control/Security) Hasil analisis data pada
3. Aspek Ekonomi (Economic)
aspek kontrol/keamanan control/
Hasil penelitian diperoleh
security)
diketahui
hasil sebanyak 35,7% responden
sebanyak
53,6%
menilai program aplikasi SIMKA
menilai
dapat digunakan bersama aplikasi
SIMKA.
lain. Di Dinas Kesehatan Cilacap
responden menilai batasan dalam
SIMKA
akses
terintegrasi
dengan
ada
bahwa responden
batasan
Sebanyak
dalam
SIMKA
akses 28,6%
sesuai.
SIMPUS.Pengoperasian SIMKA,
Sebanyak
dapat
dengan
menilai terdapat system keamanan
tidak
data dalam SIMKA. Sebanyak
aplikasi
42,9% responden menilai sistem
memerlukan
keamanan data dalam SIMKA
bersama-sama
aplikasi
lain,
mengganggu lain
jadi
perangkat 46,6%
dan
jalannya tidak
tersendiri.
75,0 % responden
Sebanyak
aman. Sistem keamanan data yang
responden menilai dana
digunakan dalam aplikasi SIMKA
yang dibutuhkan untuk perawatan
adalah
alat-alat penunjang operasional
password yang digunakan untuk
SIMKA banyak. Hal ini karena
mengakses data, username dan
dalam
password
pengoperasian
SIMKA
perlu dukungan perawatan sarana dan prasarana seperti perawatan
berupa
Puskesmas
username
berbeda-beda
dan
tiap
186
Jurnal Kesmasindo Volume 7, Nomor 3, Juli 2015, Hal. 179-189
5. Aspek Efisiensi (Efficiency)
penelitian Riana (2006), pengguna
Hasil penelitian diperoleh sebanyak
71,4%
menilai
dalam
responden mempelajari
baik fungsi staf maupun fungsi manajer sebagian besar merasa SIM
RS
mudah
ketika
aplikasi SIMKA mudah.Hal ini
mengkoreksi kesalahan maupun
karena SIMKA didesain agar
penelusuran
mudah digunakan Tetapi hasil
penelitian
penelitian berbeda dengan hasil
67,9% responden menilai adanya
penelitian yang dilakukan Suyoko
peningkatan
(2012), dimana 53,6% responden
Hasil
penelitian
menilai aspek efficiency sulit
(2014)
menunjukan
yaitu dalam mempelajari
kerja pengguna dipengaruhi oleh
mengoperasikan penelitian
sistem.
diperoleh
dan Hasil
sebanyak
kepuasan
kesalahan. diperoleh
dalam
Hasil
sebanyak
efektivitas. Perdanawati efektivitas
pengguna
terhadap
sistem
informasi,
kelengkapan
75,0% responden menilai mudah
fitur,
stabilitas,
kemudahan
dalam
penggunaan, dan fleksibilitas.
menginput
atau
mengoutput data/informasi. Hal ini
karena
SIMKA
tidak
memerlukan proses yang rumit dalam
melakukan
menginput
atau
data/informasi
dan
proses mengoutput data
yang
diinput berupa biodata pada setiap pegawai, serta dilakukan secara online.Sebanyak 50,0% responden menilai
dalam
menelusuri
kesalahan mudah.Hal ini karena terdapat
pedoman
penggunaan mudah
SIMKA,
melakukan
tutorial sehingga perbaikan
kesalahan. Hasil ini sesuai dengan
6. Evaluasi Aspek Pelayanan (Service) Hasil penelitian diperoleh sebanyak
53,6%
responden
menilai jumlah menu bantuan dalam
pengoperasian
atau
petunjuk penelusuran kesalahan dalam
pengoperasian
aplikasi
SIMKA tersedia dalam jumlah yang sedikit. Ketersediaan menu bantuan
yang memadai pada
aplikasi akan sangat membantu pengguna dalam mengoreksi atau memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada saat proses
Eka Apriyanti, Evaluasi System Informasi Manajemen Kepegawaian
penginputan
maupun
peng-
Sebagian
besar
187
responden
outputan data. Sebanyak 53,6%
menilai Aspek penampilan, aspek
responden
aplikasi
informasi/data, aspek efisiensi dan
mengoreksi
keamanan termasuk dalam kategori
kesalahan agak teliti. Ketelitian
baik. Sedangkan aspek ekonomi dan
sistem
pelayanan sebagian besar responden
menilai
SIMKA
dalam
dalam
mengoreksi
akan
menghasilkan
kesalahan
menilai
tidak
informasi yang akurat artinya
menyatakan
informasi
teknologi
harus
bebas
dari
baik.
manfaat
2009) penggunaan
berbasis
internet
kesalahan-kesalahan, tidak bias
memudahkan
ataupun menyesatkan.Akurat juga
pekerjaan,
berarti bahwa informasi harus
diselesaian dengan cepat, sehingga
dapat dengan jelas mencerminkan
dapat
memperoleh
maksudnya.
kinerja
dan
Selain
itu
sering
penyelesaian pekerjaan
dapat
peningkatan
produktivitas
kerja.
terjadinya kesalahan baik pada
Sebanyak 78,6% responden menilai
saat
maupun
fitur menu SIMKA sederhana dalam
akan
pengoperasiannya. Hasil penelitian
ketepatan
yang dilakukan oleh Anggar (2014)
menginput
mengoutput berpengaruh
data pada
waktu, informasi yang datang
aspek
pada
merupakan salah satu aspek yang
penerima
tidak
boleh
telambat, karena informasi yang sudah usang atau terlambat tidak memiliki nilai.Sebanyak 60,7% responden SIMKA
menilai dapat
(service)
dinilai baik oleh pengunanya. SARAN Dinas
aplikasi dipercaya
pelayanan
tambahan
perlu
memberikan
pengetahuan
menyelesaikan pekerjaan. Hasil
pegawai
penelitian Adiwibowo dkk.,
adanya alokasi anggaran khusus untuk
SIMPULAN DAN SARAN
terkait
perawatan
SIMKA,
kepada
SIMKA
serta
baik
software, hardware maupun sarana penunjang SIMKA lainnya. Selain
SIMPULAN
itu juga perlu adanya kerjasama
188
Jurnal Kesmasindo, Volume 7, Nomor 3, Juli 2015, Hal. 179-189
dengan pihak ketiga dalam hal ini
mengoutput data atau informasi, dan
pengembang/vendor
untuk
menambah menu bantuan/petunjuk
dengan
pada aplikasi untuk mengetahui dan
mengembangkan meningkatkan
aplikasi
software
memperbaiki
terhadap kesalahan-kesalahan baik
yang terjadi.
pada
saat
sensivitas
meniput
kesalahan-kesalahan
maupun
DAFTAR PUSTAKA
Yogyakarta.
Anggar. 2014. Evaluasi Implemen-
iakses tanggal 2 Januari 2015
tasi Sistem Electronic Health
Adiwibowo, Hurryati, dan Sari.2009.
Record (EHR) Di Rumah
Analisis Perilaku Pengguna
Sakit Akademik Universitas
Teknologi Infor-masi Pada
Gadjah Mada Berdasarkan
Perguruan Tinggi Berstatus
Metode
BHMN.upi.edu.
Analisis
UGM.
PIECES.
Skripsi.
Tidak
undip.ac.id.
diakses
tanggal 6 April 2015
dipublikasikan Institute of Health Informatics. 2001. Kementerian Aparatur
Pendayagunaan
Project Review and Objective
Negara
Evaluation
dan
for
Electronic
Reformasi Birokrasi. 2012.
patient and Health Record
Pedoman
project.
Penyusunan
On
line.
Standar Operasional Prosedur
http://nhsia.nhs.uk/erdip.
Administrasi
Diakses 2 September 2013.
Pemerintahan.
Kemenag.go.id.
diakses
tanggal 15 januari 2015
Perdanawati,
L.P.V.I.
Pengaruh Riana,A.2006.Evaluasi
Kinerja
2014.
Unsur-Unsur
Kepuasan
Pengguna
Sistem Informasi Manajemen
Efisiensi
Dan
Ditinjau Dari Aspek Persepsi
Kerja
Pengguna Dalam Mendukung
Sistem Akuntansi Instansi Di
Proses Manajemen Di Rumah
Satuan
Sakit PKU Muhammadiyah
Tinggi
Pengguna
Kerja Di
Pada
Efektivitas Aplikasi
Pendidikan
Provinsi
Bali.
Eka Apriyanti, Evaluasi System Informasi Manajemen Kepegawaian
Tesis.
pps.unud.ac.id.
Diakses tanggal 9 April 2015 Suyoko.
2012.
Evaluasi
Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit Bagian Rekam Medik Ditinjau Dari Aspek Presepsi Pengguna Telogorejo
Dirumah di
Sakit
Semarang.
Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Skripsi.
dipublikasikan.
Tidak
189