K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A NOMOR 9 TAHUN 2016 TENTANG P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S PADA K E M E N T E R I A N A G A M A D E N G A N R A H M A T T U H A N Y A N G MAHA E S A M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A , Menimbang
: a. b a h w a dalam r a n g k a m e n i n g k a t k a n tertib a d m i n i s t r a s i k e d i n a s a n serta efisiensi k o m u n i k a s i d a n informasi a n t a r u n i t organisasi, p e r l u ditetapkan t a t a n a s k a h dinas p a d a Kementerian Agama; b. b a h w a berdasarkan pertimbangan sebagaimana d i m a k s u d d a l a m b u r u f a, p e r l u m e n e t a p k a n K e p u t u s a n Menteri Agama tentang Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s p a d a Kementerian Agama;
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tabun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia T a b u n 1971 Nomor 3 2 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 2964) sebagaimana telab diubab dengan UndangU n d a n g Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9 tentang K e a r s i p a n (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, T a m b a h a n L e m b a r a n Negara R e p u b l i k Indonesia Nomor 5071); 2. Undang-Undang Nomor 24 T a b u n 2 0 0 9 tentang B e n d e r a , B a h a s a , d a n L a m b a n g Negara, serta L a g u Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 0 9 Nomor 109, T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 3. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 6 6 T a b u n 1951 tentang L a m b a n g Negara (Lembaran Negara R e p u b l i k Indonesia T a b u n 1951 Nomor 1 1 1 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 176); 4. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 4 3 T a h u n 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia T a b u n 1958 Nomor 7 1 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 1630); 5. P e r a t u r a n Pemerintab Nomor 28 T a b u n 2 0 1 2 tentang P e l a k s a n a a n Undang-Undang Nomor 4 3 T a b u n 2 0 0 9 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 2 Nomor 5 3 , T a m b a h a n L e m b a r a n Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
-2-
6. P e r a t u r a n Presiden Nomor 7 T a h u n 2 0 1 5 O r g a n i s a s i Kementerian Negara ( L e m b a r a n R e p u b l i k Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 8);
tentang Negara
7. P e r a t u r a n Presiden Nomor 8 3 T a b u n 2 0 1 5 tentang Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 168); 8. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0 tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a K e m e n t e r i a n Agama sebagaimana telab beberapa k a l i diubab terakbir dengan P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 1 5 tentang P e r u b a b a n Keempat Atas P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 10 T a b u n 2 0 1 0 tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 5 Nomor 348); 9. P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara Nomor 6 T a b u n 2 0 1 1 tentang Pedoman U m u m T a t a P e r s u r a t a n D i n a s E l e k t r o n i k di L i n g k u n g a n I n s t a n s i Pemerintab; 10. P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 13 T a b u n 2 0 1 2 tentang Organisasi d a n T a t a K e r j a I n s t a n s i V e r t i k a l Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 2 Nomor 851); 1 1 . P e r a t u r a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara dan Reformasi B i r o k r a s i Nomor 80 T a b u n 2 0 1 2 tentang Pedoman T a t a P e r s u r a t a n D i n a s I n s t a n s i Pemerintab (Berita Negara Republik Indonesia T a b u n 2 0 1 3 Nomor 69); 12. K e p u t u s a n Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman U m u m Perkantoran E l e k t r o n i s L i n g k u p Intranet di L i n g k u n g a n I n s t a n s i Pemerintab; MEMUTUSKAN: Menetapkan :
K E P U T U S A N M E N T E R I AGAMA T E N T A N G PEDOMAN T A T A N A S K A H DINAS PADA K E M E N T E R I A N AGAMA.
KESATU
Menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam L a m p i r a n y a n g m e r u p a k a n bagian tidak t e r p i s a b k a n dari K e p u t u s a n Menteri ini.
KEDUA
:
Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s pada K e m e n t e r i a n Agama sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU m e r u p a k a n pedoman bagi s e l u r u h S a t u a n Organisasi, Satuan Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis pada Kementerian Agama dalam menyelenggarakan t a t a n a s k a b dinas.
-3 -
KETIGA
: T a t a n a s k a h dinas y a n g telah a d a di l i n g k u n g a n Kementerian Agama s e c a r a bertahap agar d i s e s u a i k a n dengan Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s p a d a Kementerian A g a m a paling lambat 2 (dua) t a b u n sejak K e p u t u s a n i n i ditetapkan.
KEEMPAT
:
K e p u t u s a n i n i m u l a i b e r l a k u p a d a tanggal ditetapkan.
Ditetapkan d i J a k a r t a ^ =^^§=t9nggal 25 J a n u a r i 2016 GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
M SAIFUDDIN
-4-
LAMPIRAN KEPUTUSAN M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K INDONESIA NOMOR 9 T A H U N 2 0 1 6 TENTANG P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S PADA K E M E N T E R I A N A G A M A
BAB I PENDAHULUAN
A. L a t a r B e l a k a n g S e s u a i d i n a m i k a perkembangan p e r a t u r a n d a n teknologi informasi, Kementerian Agama perlu m e n y e m p u r n a k a n t a t a n a s k a b dinas d a l a m r a n g k a memperlancar a r u s informasi d a n k o m u n i k a s i tulis k e d i n a s a n . T a t a n a s k a b d i n a s sebagai salab s a t u u n s u r a d m i n i s t r a s i meliputi pengaturan tentang j e n i s d a n p e n y u s u n a n n a s k a b dinas, penggunaan lambang negara, logo d a n cap d i n a s , penggunaan b a b a s a Indonesia y a n g baik d a n benar, kewenangan penandatangan, t a t a surat, dan alur surat. K e t e n t u a n tentang tata n a s k a b d i n a s y a n g b e r l a k u u n t u k s e l u r u b s a t u a n organisasi/kerja pada Kementerian A g a m a telab diatur d a l a m P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 0 6 tentang T a t a P e r s u r a t a n D i n a s di L i n g k u n g a n Departemen Agama. Dengan a d a n y a P e r a t u r a n Menteri Negara Pendayagunan A p a r a t u r Negara Nomor 80 T a b u n 2 0 1 2 tentang Pedoman U m u m T a t a N a s k a b D i n a s I n s t a n s i Pemerintab, ketentuan dalam T a t a P e r s u r a t a n D i n a s tersebut perlu disempurnakan. B. Maksud dan Tujuan 1. M a k s u d Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s d i m a k s u d k a n sebagai r u j u k a n a t a u a c u a n bagi s a t u a n organisasi/kerja d a l a m pembuatan dan pengelolaan n a s k a b dinas setiap u n i t kerja pada Kementerian Agama. 2. T u j u a n Pedoman T a t a Naskab D i n a s bertujuan u n t u k m e n c i p t a k a n k e l a n c a r a n k o m u n i k a s i tulis y a n g efektif d a n efisien a n tar u n i t kerja pada Kementerian Agama. C. S a s a r a n S a s a r a n penetapan Pedoman T a t a Naskab D i n a s K e m e n t e r i a n Agama adalab: 1. tercapainya kesamaan pengertian, penyelenggara tata n a s k a h dinas;
0
babasa,
dan
penafsiran
2. t e r w u j u d n y a keterpaduan pengelolaan tata n a s k a h dinas dengan u n s u r l a i n n y a d a l a m lingkup a d m i n i s t r a s i u m u m ; 3. tercapainya efektifitas d a n efisiensi penyelenggaraan t a t a n a s k a h dinas; d a n 4. b e r k u r a n g n y a t u m p a n g tindib, salab tafsir, d a n pemborosan penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas. D. A s a s Asas yang barus sebagai berikut:
diperhatikan
dalam
pen5aisunan
naskab
dinas
1. Efektif d a n E f i s i e n Penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas perlu d i l a k u k a n s e c a r a efektif d a n efisien d a l a m p e n u l i s a n , penggunaan r u a n g a t a u lembar n a s k a b d i n a s , spesifikasi informasi, serta d a l a m penggunaan b a b a s a Indonesia y a n g baik, benar, d a n lugas. 2. P e m b a k u a n N a s k a b d i n a s diproses d a n d i s u s u n m e n u r u t t a t a c a r a d a n bentuk y a n g telab d i b a k u k a n . 3. Pertanggung J a w a b a n Penyelenggaraan tata n a s k a b dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi i s i , format, prosedur, kewenangan, d a n k e a b s a b a n . 4. K e t e r k a i t a n Kegiatan penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas d i l a k u k a n dalam s a t u k e s a t u a n sistem a d m i n i s t r a s i u m u m . 5. Kecepatan d a n Ketepatan N a s k a b d i n a s b a r u s dapat diselesaikan secara cepat, tepat w a k t u , d a n tepat s a s a r a n d a l a m redaksional, prosedural, d a n distribusi. 6. K e a m a n a n T a t a n a s k a b dinas b a r u s a m a n d a l a m p e n y u s u n a n , klasifikasi, penyampaian kepada yang berbak, pemberkasan, k e a r s i p a n , dan distribusi. E.
Ruang Lingkup R u a n g lingkup Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s Kementerian Agama meliputi berbagai kegiatan y a n g m e n c a k u p pengaturan tentang j e n i s d a n format n a s k a b dinas, p e n y u s u n a n n a s k a b d i n a s , p e n g u r u s a n n a s k a b dinas korespondensi, penandatanganan n a s k a b dinas, penggunaan lambang negara, logo d a l a m n a s k a b d i n a s , tata persuratan, dan penggunaan media surat-menyurat.
F.
Pengertian U m u m 1.
N a s k a b D i n a s adalab informasi tulis sebagai alat k o m u n i k a s i k e d i n a s a n y a n g dibuat d a n / a t a u d i k e l u a r k a n oleb pejabat y a n g berwenang pada Kementerian Agama dalam rangka penyelenggaraan
Agama.
tugas
sesuai
tugas
dan
fungsi
Kementerian
-62. T a t a N a s k a h D i n a s a d a l a h penyelenggaraan k o m u n i k a s i t u l i s y a n g meliputi pengaturan j e n i s , format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, d i s t r i b u s i , d a n p e n y i m p a n a n n a s k a b d i n a s , serta media y a n g d i g u n a k a n d a l a m k o m u n i k a s i k e d i n a s a n . 3.
Format adalab s u s u n a n dan bentuk n a s k a b dinas yang menggambarkan tata letak, t e r m a s u k penggunaan lambang negara, logo d a n cap d i n a s , p e n u l i s a n n a m a i n s t a n s i , boks t a n d a tangan, d a n cap d i n a s , serta bentuk redaksional.
4.
L a m b a n g Negara adalab L a m b a n g G a r u d a .
5.
L a m b a n g Kementerian Agama adalab L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l y a i t u gambar d a n / a t a u b u r u f d a l a m b e n t u k segi l i m a y a n g d i g u n a k a n d a l a m N a s k a b D i n a s Kementerian Agama sebagai identitas.
6.
L a m b a n g P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri adalab gambar d a n / a t a u b u r u f sebagai identitas P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri.
7. Kode J a b a t a n adalab kode j a b a t a n penandatangan p a d a n a s k a b d i n a s , d i s u s u n b e r d a s a r k a n j a b a t a n y a n g terdapat dalam organisasi d a n tata k e r j a y a n g telab ditetapkan oleb Menteri Agama 8.
S a t u a n O r g a n i s a s i adalab bagian dari s u a t u organisasi y a n g menyelenggarakan kegiatan-kegiatan a d m i n i s t r a s i d a l a m arti terbatas y a n g di d a l a m n y a terdapat pejabat-pejabat yang m e n g u r u s i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n a d m i n i s t r a s i umum.
9.
S a t u a n K e r j a adalab u n i t - u n i t di bawab s a t u a n organisasi y a n g m e l a k s a n a k a n a d m i n i s t r a s i tertentu d a n tidak m e m e n u b i u n s u r u n s u r y a n g m e n a n g a n i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n administrasi u m u m .
-7-
BAB II J E N I S DAN W E W E N A N G P E M B U A T A N / P E N E T A P A N , DAN PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S A. J e n i s N a s k a h D i n a s J e n i s n a s k a h dinas terdiri dari n a s k a h d i n a s a r a h a n , n a s k a h dinas korespondensi, n a s k a h dinas k h u s u s , laporan, d a n t e l a a h a n staf. 1. N a s k a h d i n a s a r a h a n terdiri dari: P e r a t u r a n Menteri Agama, K e p u t u s a n , I n s t r u k s i Menteri Agama, Pedoman, Petunjuk P e l a k s a n a a n , S t a n d a r Operasional Prosedur, S u r a t Edaran, dan Surat Tugas. 2.
N a s k a h D i n a s Korespondensi terdiri dari: a. N a s k a h D i n a s Korespondensi Internal meliputi nota dinas memorandum; b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l b e r u p a s u r a t dinas; d a n c.
dan
S u r a t Undangan.
3.
N a s k a b D i n a s K h u s u s meliputi perjanjian d a l a m negeri d a n perjanjian internasional, s u r a t k u a s a , berita a c a r a , s u r a t keterangan, s u r a t pengantar, d a n pengumuman.
4.
Laporan;
5. T e l a a h a n Staf; 6.
Formulir; dan
7.
Naskab Dinas Elektronik.
B . Naskab D i n a s 1. N a s k a b D i n a s A r a b a n N a s k a b d i n a s a r a b a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t kebijakan pokok a t a u kebijakan p e l a k s a n a a n y a n g b a r u s dipedomani d a n d i l a k s a n a k a n d a l a m penyelenggaraan tugas d a n kegiatan Kementerian A g a m a y a n g berupa produk b u k u m y a n g bersifat pengaturan, penetapan, d a n penugasan. a.
Peraturan dan Keputusan K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a p e n u l i s a n p e r a t u r a n d a n k e p u t u s a n diatur s e s u a i ketentuan p e r a t u r a n perundang-undangan.
J?
b.
I n s t r u k s i Menteri Agama I n s t r u k s i Menteri Agama m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g membuat perintab atau araban untuk melakukan pekerjaan atau m e l a k s a n a k a n tugas yang bersifat sangat penting.
c.
Pedoman m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t a c u a n y a n g bersifat u m u m yang perlu dijabarkan ke d a l a m petunjuk operasional dan penerapannya d i s e s u a i k a n dengan k a r a k t e r i s t i k Kementerian Agama.
-8-
d.
Petunjuk Pelaksanaan memuat termasuk urutan pelaksanaannya.
cara
pelaksanaan
kegiatan,
e.
S t a n d a r Operasional Prosedur K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.
f.
S u r a t E d a r a n m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g m e m u a t penetapan d a n pemberitahuan tentang b a l tertentu y a n g dianggap penting d a n mendesak serta d i t u j u k a n kepada l i n g k u n g a n tertentu.
g.
S u r a t tugas S u r a t tugas m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s d a r i Menteri Agama, P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja y a n g d i t u j u k a n k e p a d a b a w a b a n a t a u pegawai l a i n n y a y a n g berisi penugasan u n t u k m e l a k s a n a k a n pekerjaan s e s u a i dengan tugas d a n fungsi.
2. N a s k a b D i n a s Korespondensi a.
N a s k a b D i n a s Korespondesi I n t e r n a l 1) Nota D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b dinas i n t e r n a l p a d a s a t u a n organisasi/kerja yang dibuat oleb pejabat d a l a m m e l a k s a n a k a n tugas g u n a m e n y a m p a i k a n laporan, pemberitahuan, pernyataan, p e r m i n t a a n , a t a u penyampaian pendapat k e p a d a pejabat lain. Nota D i n a s m e m u a t b a l y a n g bersifat r u t i n , berupa c a t a t a n r i n g k a s d a n lengkap, d a n dapat l a n g s u n g dijawab dengan disposisi oleb pejabat s t r u k t u r a l y a n g d i t u j u . 2)
3.
M e m o r a n d u m m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s i n t e r n a l pada s a t u a n organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan s u a t u m a s a l a b , menyampaikan a r a b a n , peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
b.
N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l adalab S u r a t D i n a s S u r a t D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s p e l a k s a n a a n tugas pejabat d a l a m m e n y a m p a i k a n informasi k e d i n a s a n b e r u p a pemberitahuan, pernya ta a n, permintaan, penyampaian n a s k a b d i n a s a t a u barang, a t a u b a l k e d i n a s a n l a i n n y a kepada p i b a k l a i n di l u a r s a t u a n organisasi.
c.
Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan k e p a d a pejabat/pegawai y a n g tersebut pada a l a m a t t u j u a n u n t u k mengbadiri s u a t u a c a r a k e d i n a s a n tertentu, seperti rapat, u p a c a r a , d a n pertemuan.
Naskab Dinas K h u s u s a.
Perjanjian D a l a m Negeri d a n Perjanjian I n t e r n a s i o n a l . K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan. b. S u r a t k u a s a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi pemberian wewenang k e p a d a badan b u k u m / k e l o m p o k orang/perseorangan a t a u p i b a k lain dengan atas n a m a n y a u n t u k m e l a k u k a n s u a t u t i n d a k a n tertentu d a l a m r a n g k a k e d i n a s a n . c. B e r i t a A c a r a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi u r a i a n tentang proses p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan y a n g h a r u s ditandatangani oleh p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i apabila d i p e r l u k a n . d
-9-
d. e. f.
4.
S u r a t Keterangan m e r u p a k a n n a s k a h d i n a s y a n g berisi informasi b a l a t a u seseorang u n t u k kepentingan k e d i n a s a n . S u r a t Pengantar m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k m e n g a n t a r / m e n y a m p a i k a n barang a t a u n a s k a b . Pengumuman merupakan naskab dinas yang memuat pemberitahuan y a n g d i t u j u k a n k e p a d a s e m u a pejabat/pegawai Kementerian Agama a t a u perseorangan d a n golongan di d a l a m a t a u di l u a r Kementerian Agama.
L a p o r a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t tentang p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan/kejadian.
pemberitahuan
5. T e l a a h a n S t a f m e r u p a k a n bentuk u r a i a n y a n g d i s a m p a i k a n oleb pejabat s t r u k t u r a l a t a u fungsional yang m e m u a t a n a l i s i s singkat d a n j e l a s mengenai s u a t u persoalan dengan memberikan j a l a n keluar/ pemecahan y a n g d i s a r a n k a n . 6.
F o r m u l i r m e r u p a k a n bentuk pengaturan a l o k a s i r u a n g a t a u lembar n a s k a b u n t u k mencatat berbagai data d a n informasi. F o r m u l i r dibuat d a l a m b e n t u k k a r t u a t a u lembaran tercetak dengan j u d u l tertentu berisi keterangan y a n g diperlukan.
7.
Naskab Dinas Elektronik merupakan naskab dinas berupa komunikasi informasi y a n g d i l a k u k a n secara elektronik a t a u y a n g terekam d a l a m multimedia elektronik.
C. Wewenang Pembuatan/Penetapan d a n Penandatanganan N a s k a b D i n a s 1. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n menandatangani I n s t r u k s i pada Kementerian Agama oleb Menteri Agama. 2. Kewenangan u n t u k menetapkan d a n m e n a n d a t a n g a n i S u r a t E d a r a n pada Kementerian Agama oleb Menteri Agama d a n dapat d i l i m p a b k a n pada S e k r e t a r i s J e n d e r a l a t a u Pejabat y a n g d i t u n j u k s e s u a i s u b s t a n s i s u r a t edaran. 3. S u r a t tugas dibuat dan ditandatangani oleb Menteri Agama d a n P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b . 4. Nota D i n a s dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat d a l a m s a t u lingkungan i n t e r n a l s a t u a n organisasi s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b . 5. Memorandum dibuat d a n ditandatangani oleb a t a s a n s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b . 6. S u r a t D i n a s d a n S u r a t U n d a n g a n ditandatangani oleb pejabat y a n g berwenang s e s u a i dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, d a n tanggung j a w a b . 7. B e r i t a A c a r a ditandatangani oleb p a r a pibak d a n p a r a s a k s i apabila diperlukan. 8. S u r a t Keterangan d a n S u r a t Pengantar dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat y a n g s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung jawab. 9. P e n g u m u m a n dibuat d a n ditandatangani oleb Menteri Agama serta P i m p i n a n S a t u a n Organisasi/Kerja s e s u a i dengan lingkup tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b . 10. L a p o r a n ditandatangani oleh pejabat yang diserabi tugas. 1 1 . T e l a a h a n S t a f dibuat d a n ditandatangani oleb pejabat s e s u a i dengan tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .
-10-
B A B III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. P e r s y a r a t a n P e n y u s u n a n Setiap N a s k a h D i n a s h a r u s m e r u p a k a n k e b u l a t a n p i k i r a n y a n g j e l a s , padat, d a n m e y a k i n k a n d a l a m s u s u n a n y a n g sistematis. D a l a m p e n y u s u n a n n y a p e r l u m e m p e r h a t i k a n s y a r a t - s y a r a t sebagai berikut: 1. Ketelitian D a l a m m e n y u s u n N a s k a b D i n a s b a r u s tercermin ketelitian d a n k e c e r m a t a n , dilibat d a r i bentuk, s u s u n a n pengetikan, i s i , s t r u k t u r , k a i d a b b a b a s a , d a n penerapan k a i d a b ejaan di d a l a m pengetikan. K e c e r m a t a n d a n ketelitian sangat m e m b a n t u p i m p i n a n d a l a m mengurangi k e s a l a b a n pengambilan p u t u s a n k e b i j a k a n . 2. Kejelasan N a s k a b D i n a s b a r u s memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, d a n materi. 3. Singkat d a n Padat N a s k a b D i n a s b a r u s menggunakan b a b a s a I n d o n e s i a y a n g baik d a n benar (babasa formal, efektif, singkat, padat, d a n lengkap). 4. Logis d a n M e y a k i n k a n N a s k a b D i n a s b a r u s r u n t u t d a n logis y a n g berarti b a h w a penuangan gagasan ke d a l a m N a s k a b D i n a s d i l a k u k a n m e n u r u t u r u t a n y a n g logis d a n m e y a k i n k a n . S t r u k t u r k a l i m a t b a r u s lengkap d a n efektif sehingga m e m u d a h k a n p e m a h a m a n p e n a l a r a n bagi penerima N a s k a b D i n a s . 5. P e m b a k u a n N a s k a b D i n a s b a r u s taat mengikuti a t u r a n y a n g b a k u y a n g b e r l a k u s e s u a i dengan t u j u a n pembuatan, baik dilibat d a r i s u d u t format m a u p u n d a r i penggunaan b a b a s a n y a agar m e m u d a h k a n d a n memperlancar p e m a h a m a n i s i N a s k a b D i n a s . B . L a m b a n g Negara d a n L a m b a n g Kementerian A g a m a p a d a Dinas
Naskab
U n t u k mengidentifikasi N a s k a b D i n a s , p a d a b a l a m a n pertama menggunakan L a m b a n g Negara a t a u L a m b a n g Kementerian Agama. Pencantuman Lambang Agama sebagai berikut: 1.
Lambang
Negara
Negara
digunakan
atau
untuk
Lambang Naskah
Kementerian Dinas
yang
ditandatangani sendiri oleb Menteri Agama. 2.
L a m b a n g Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b D i n a s y a n g ditandatangani pejabat s t r u k t u r a l y a n g berwenang pada Kementerian Agama.
Kode J a b a t a n d a n Penomoran p a d a N a s k a b D i n a s 1.
2.
Kode J a b a t a n p a d a N a s k a b D i n a s Pemberian kode j a b a t a n d i u r u t k a n b e r d a s a r k a n organisasi d a n tata k e r j a y a n g ditetapkan oleb Menteri A g a m a d a n d i u r u t k a n s e s u a i dengan s t r u k t u r organisasi pada organisasi d a n tata k e r j a masing-masing u n i t organisasi. Kewenangan penetapan kode j a b a t a n sebagai berikut: a.
Kode j a b a t a n p a d a Kementerian Agama P u s a t , K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi, P e r g u r u a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri, B a l a i Pendidikan d a n Pelatiban, B a l a i Penelitian d a n Pengembangan, A s r a m a Haji, Kantor U r u s a n Haji, d a n U n i t Pelaksana Teknis yang mengalami perubaban atau p e n y e m p u r n a a n organisasi d a n tata k e r j a p e r l u d i i k u t i dengan p e n y e m p u r n a a n d a n penetapan kode j a b a t a n y a n g ditetapkan oleb Menteri Agama.
b.
P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi, Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a , d a n Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n , serta M a d r a s a b Negeri d i l a k u k a n d a n ditetapkan dengan K e p u t u s a n K e p a l a K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi.
0.
P e n y u s u n a n Kode J a b a t a n s a t u a n k e r j a p a d a P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri dilakukan dan ditetapkan dengan K e p u t u s a n Rektor a t a u K e t u a P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri.
Penomoran N a s k a b D i n a s Nomor p a d a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n segmen penting d a l a m k e a r s i p a n . Oleb k a r e n a i t u , s u s u n a n n y a b a r u s dapat m e m b e r i k a n k e m u d a b a n penyimpanan, t e m u balik, d a n penilaian a r s i p . a.
S u s u n a n penomoran I n s t r u k s i , S u r a t E d a r a n , S u r a t T u g a s , d a n N a s k a b D i n a s K b u s u s sebagai berikut: 1) nomor s u r a t tugas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim); 2)
kode j a b a t a n ;
3)
b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n
4)
t a b u n terbit.
Contob nomor s u r a t tugas NOMOR 0 9 / S J / 0 7 / 2 0 1 5 09
: Nomor u r u t S u r a t T u g a s d a l a m s a t u t a b u n t a k w i m kalender
SJ
: Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
07
: B u l a n ke-7 (Juli)
2015: Tabun 2015
-12-
Susunan berikut:
penomoran
Surat
Dinas
mencakup
hal-hal
sebagai
1) 2)
kode derajat pengamanan s u r a t dinas; nomor s u r a t dinas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);
3)
kode j a b a t a n ;
4)
kode k l a s i f i k a s i arsip (KKA);
5)
b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n
6)
t a b u n terbit.
Contob: a) Nomor S u r a t Agama:
Dinas
yang
Ditandatangani
oleb
Menteri
SR-12/IvlA/KP. 07.1/07/2015 fecle Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat Sangat Rahasia Nomor Surat Dinas Kode Jabatan Menteri Agama Kode Klasiiikasi Arsip Bulan Ke-7{Julii Tahun Terbit 2015 b) Nomor S u r a t D i n a s S a t u a n Organisasi:
yang
ditandatangani
oleb
Pimpinan
R-123/SJ/KP.07.1/07/2015 ^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat Rahasia — • Nomor Surat Dinas ^ Kode J ab atan S ekretaris Jenderal —•
Kode Klasmkasi Arsip
—•
Bulan Ke-7(Juli;i Tahun Terbit 2015
c) Nomor S u r a t D i n a s y a n g P i m p i n a n S a t u a n Organisasi:
ditandatangani
atas
nama
B-321 / S J / B. IV/OT.01.3/ 06/ 2015 ^ Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat B i a s a
*• Nomor Surat Dinas. ^ Kode J ab atan S ekretaris J enderal ** Kode Jaioatan Kepala Biro Ortala *• Kode Klasifikasi ilrsip Bulan Ker6(Junij ^ Taliun Terbit 2015
-13 -
c.
S u s u n a n penomoran nota dinas a t a u m e m o r a n d u m terdiri dari: 1) nomor nota dinas a t a u m e m o r a n d u m t a h u n takwim);
(nomor u r u t d a l a m s a t u
2) kode j a b a t a n ; 3) kode k l a s i f i k a s i a r s i p (KKA); 4) b u l a n (ditulis dalam d u a digit); d a n 5) t a b u n terbit. Contob: Nomor nota d i n a s y a n g ditandatangani oleb Sekretaris J e n d e r a l Nomor 0 8 / S J / O T . 0 1 / 0 6 / 2 0 1 5 08
: Nomor u r u t nota dinas a t a u m e m o r a n d u m t a k w i m kalender
SJ
: Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
satu tabun
O T . O l : Kode K l a s i f i k a s i Arsip 06
: B u l a n ke-6 ( J u n i )
2015
: Tabun 2015
d. Nomor S a l i n a n S u r a t Penomoran s a l i n a n s u r a t d i l a k u k a n u n t u k m e n u n j u k k a n b a b w a s u r a t tersebut dibuat dalam j u m l a b terbatas d a n d i s t r i b u s i n y a tertentu d i a w a s i . Penyebutan nomor s a l i n a n s u r a t d i s u s u n sebagai berikut: 1) S e m u a s u r a t y a n g m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n sangat r a h a s i a a t a u r a h a s i a b a r u s diberi nomor s a l i n a n p a d a b a l a m a n pertama. 2) J u m l a b s a l i n a n b a r u s d i c a n t u m k a n s a l i n a n ( s a l i n a n tunggal).
meskipun
banya
satu
3) P e n d i s t r i b u s i a n s u r a t y a n g bernomor s a l i n a n b a r u s s a m a dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi barus d i c a n t u m k a n sebagai l a m p i r a n . 4) Penomoran s e m u a N a s k a b D i n a s y a n g diatur d a l a m K e p u t u s a n i n i wajib d i m i n t a k a n kepada u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi T a t a U s a b a . Contob: SALINAN 1
Nomor b a l a m a n Nomor b a l a m a n N a s k a b D i n a s ditulis dengan menggunakan nomor u r u t a n g k a arab d a n d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris di tengab atas dengan m e m b u b u h k a n t a n d a b u b u n g (-) sebelum d a n setelah nomor, k e c u a l i b a l a m a n pertama N a s k a b D i n a s y a n g menggunakan kop N a s k a h D i n a s tidak perlu m e n c a n t u m k a n nomor b a l a m a n . Contob:
-2-
-15-
2)
Rujukan Berupa Surat Dinas P e n u l i s a n r u j u k a n berupa s u r a t dinas m e n c a k u p i informasi singkat tentang s u r a t dinas yang menjadi r u j u k a n , dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor s u r a t , tanggal penandatanganan s u r a t , d a n peribal.
3)
R u j u k a n Berupa Surat Dinas Elektronik P e n u l i s a n r u j u k a n berupa S u r a t D i n a s E l e k t r o n i k (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
4)
R u j u k a n S u r a t kepada I n s t a n s i Nonpemerintab R u j u k a n tidak b a r u s d i c a n t u m k a n pada S u r a t D i n a s y a n g d i t u j u k k a n kepada i n s t a n s i nonpemerintab.
J.
Ruang Tanda Tangan 1.
Pengertian R u a n g t a n d a tangan m e r u p a k a n tempat pada bagian k a k i n a s k a b dinas y a n g m e m u a t n a m a j a b a t a n (misalnya, Menteri Agama, Sekretaris J e n d e r a l , Sekretaris Direktorat J e n d e r a l , K e p a l a Biro a t a u K e p a l a P u s a t , d a n K e p a l a Kantor Wilayab).
2.
Cara Penulisan a.
R u a n g t a n d a tangan ditempatkan setelab b a r i s k a l i m a t terakbir.
di sebelab k a n a n bawab
b.
N a m a j a b a t a n y a n g diletakkan pada baris pertama tidak boleb disingkat.
c.
Nama j a b a t a n y a n g d i l i m p a b k a n wewenangnya s e s u a i tugas d a n fungsinya d i l e t a k k a n pada baris k e d u a d a n ketiga boleb disingkat; m i s a l n y a Dirjen Pendis, Karo Ortala, d a n K a b i d U r a i s dan Binsyar.
d. R u a n g t a n d a tangan paling sedikit empat paragraf. e.
Nama pejabat yang menandatangani dengan b u r u f a w a l kapital.
naskab
dinas
ditulis
f.
J a r a k r u a n g a n t a r a t a n d a tangan d a n tepi k a n a n k e r t a s adalab ± 3 c m , sedangkan u n t u k tepi k i r i d i s e s u a i k a n dengan baris terpanjang.
Contob 1 Menteri Agama Republik Indonesia, (tanda tangan) L u k m a n H a k i m Saifuddin Contob 2 Sekretaris Jenderal, (tanda tangan) Nur S y a m f
- 14-
E.
Ketentuan J a r a k Spasi 1. J a r a k a n t a r a bab d a n j u d u l adalab d u a s p a s i ; 2.
J i k a j u d u l lebib d a r i s a t u b a r i s , j a r a k a n t a r a b a r i s pertama d a n k e d u a adalab s a t u s p a s i ;
3.
J a r a k a n t a r a j u d u l d a n s u b j u d u l adalab empat s p a s i ;
4. J a r a k a n t a r a s u b j u d u l d a n u r a i a n adalab d u a s p a s i ; d a n 5. J a r a k masing-masing baris d i s e s u a i k a n dengan k e p e r l u a n . D a l a m penentuan j a r a k s p a s i , k e s e r a s i a n d a n estetika, dengan Naskab Dinas.
b e n d a k n y a diperbatikan aspek menyeimbangkan b a n y a k n y a i s i
F.
Penggunaan H u r u f N a s k a b D i n a s menggunakan j e n i s b u r u f A r i a l dengan u k u r a n 11 a t a u 12, sedangkan N a s k a b D i n a s pengaturan d a n penetapan diatur s e s u a i k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-undangan.
G.
Lampiran J i k a n a s k a b m e m i l i k i beberapa l a m p i r a n , setiap l a m p i r a n b a r u s diberi nomor u r u t dengan a n g k a Arab. Nomor b a l a m a n l a m p i r a n m e r u p a k a n nomor l a n j u t a n dari b a l a m a n sebelumnya.
H.
Daftar D i s t r i b u s i Daftar D i s t r i b u s i m e r u p a k a n s u s u n a n pejabat y a n g dibuat oleb pejabat sekretariat d a n d i g u n a k a n sebagai pedoman pendistribusian n a s k a b . Setiap d i s t r i b u s i m e n u n j u k k a n pejabat yang berbak menerima naskab.
I.
Rujukan Rujukan merupakan naskab atau dokumen lain yang digunakan sebagai d a s a r a c u a n a t a u d a s a r p e n y u s u n a n n a s k a b . P e n u l i s a n r u j u k a n d i l a k u k a n sebagai berikut: 1.
N a s k a b D i n a s y a n g berbentuk S u r a t T u g a s , S u r a t E d a r a n , d a n P e n g u m u m a n , r u j u k a n ditulis di dalam k o n s i d e r a n s dasar.
2.
S u r a t D i n a s m e m e r l u k a n r u j u k a n ; n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n ditulis pada alinea p e m b u k a d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t y a n g bersangkutan. D a l a m b a l lebib d a r i s a t u n a s k a b , r u j u k a n b a r u s ditulis s e c a r a kronologis. a.
Dalam bal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskab rujukan ditulis pada alinea pembuka, d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t y a n g b e r s a n g k u t a n r u j u k a n lebib dari s a t u n a s k a b , r u j u k a n i t u b a r u s ditulis secara kronologis.
b.
C a r a m e n u l i s r u j u k a n sebagai berikut: 1)
Rujukan Berupa Naskah P e n u l i s a n r u j u k a n berupa n a s k a b m e n c a k u p i informasi singkat tentang n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n , dengan u r u t a n sebagai berikut: j e n i s N a s k a b D i n a s , j a b a t a n penandatangan N a s k a h D i n a s , nomor N a s k a h D i n a s , tanggal penetapan, d a n subjek N a s k a b D i n a s .
0
-16-
Contoh 3 a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l K e p a l a B i r o Ortala, (tanda tangan) Nur Arifin K. Penentuan B a t a s / R u a n g Tepi D e m i k e s e r a s i a n d a n k e r a p i h a n (estetika) d a l a m p e n y u s u n a n N a s k a h D i n a s , diatur s u p a y a tidak s e l u r u h p e r m u k a a n k e r t a s d i g u n a k a n s e c a r a penuh. Oleh k a r e n a i t u , perlu ditetapkan batas a n t a r a tepi k e r t a s d a n n a s k a b , baik pada tepi a t a s , k a n a n , bawab, m a u p u n p a d a tepi k i r i sehingga terdapat r u a n g y a n g d i b i a r k a n kosong. P e n e n t u a n r u a n g tepi d i l a k u k a n b e r d a s a r k a n u k u r a n y a n g terdapat pada peralatan y a n g d i g u n a k a n u n t u k membuat N a s k a b Dinas, yaitu: a. r u a n g tepi atas
: apabila menggunakan kop n a s k a b dinas, 2 spasi di bawab kop, d a n apabila t a n p a kop n a s k a b dinas, paling sedikit 2 c m d a r i tepi atas kertas;
b. r u a n g tepi b a w a b : paling sedikit 2,5 c m dari tepi b a w a b kertas; c. r u a n g tepi k i r i
: paling sedikit 3 c m d a r i tepi k i r i k e r t a s ; batas r u a n g tepi k i r i tersebut diatur c u k u p lebar agar pada w a k t u dilubangi untuk kepentingan penyimpanan d a l a m ordner/snelhechter tidak berakibat bilangnya salab s a t u b u r u f / k a t a / a n g k a pada n a s k a h dinas tersebut; d a n
d. r u a n g tepi k a n a n : paling sedikit 2 c m dari tepi k a n a n kertas. Catatan: D a l a m p e l a k s a n a a n n y a , penentuan r u a n g tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, d i s e s u a i k a n dengan b a n y a k a t a u t i d a k n y a i s i s u a t u N a s k a b D i n a s . Penentuan r u a n g tepi (termasuk j u g a j a r a k spasi d a l a m paragraf) b e n d a k n y a memperhatikan aspek k e s e r a s i a n d a n estetika. L.
Penggunaan B a b a s a B a b a s a y a n g d i g u n a k a n di dalam n a s k a b b a r u s j e l a s , tepat, d a n m e n g u r a i k a n m a k s u d , t u j u a n , serta i s i n a s k a b . U n t u k i t u , perlu diperbatikan p e m a k a i a n k a t a d a n k a l i m a t d a l a m s u s u n a n y a n g baik d a n benar, s e s u a i dengan k a i d a b tata b a b a s a y a n g b e r l a k u , y a i t u T a t a B a h a s a B a k u Indonesia d a n K a m u s B e s a r B a h a s a Indonesia. E j a a n y a n g d i g u n a k a n di dalam N a s k a b D i n a s adalab E j a a n B a b a s a Indonesia s e s u a i dengan ketentuan p e r a t u r a n perundang-undangan.
M. Media S a r a n a N a s k a b D i n a s Media s a r a n a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n alat u n t u k merekam informasi y a n g d i k o m u n i k a s i k a n d a l a m bentuk media konvensional (kertas).
- 17-
Kertas S u r a t a. Penggunaan K e r t a s 1) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n a d a l a h H V S m a k s i m a l 8 0 gram. 2) N a s k a h D i n a s y a n g m e m p u n y a i nilai k e g u n a a n d a l a m w a k t u l a m a menggunakan kertas j e n i s H V S lebih d a r i 80 gram a t a u k e r t a s j e n i s l a i n y a n g memiliki nilai k e s a m a a n tertentu paling r e n d a h b a r u s menggunakan kertas dengan n i l a i keasamem (PH) 7. 3) S u r a t D i n a s y a n g asli menggunakan dengan k u a l i t a s terbaik white bond.
k e r t a s b e r w a r n a putib
4) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k s u r a t - m e n y u r a t adalab A4 y a n g b e r u k u r a n 2 9 7 x 2 1 0 m m (874 x I P A inci). D i s a m p i n g k e r t a s A4, u n t u k kepentingan tertentu dapat d i g u n a k a n k e r t a s dengan u k u r a n berikut: a) A 3 k u a r t o ganda (297 x 4 2 0 mm); b) A 5 setengab k u a r t o (210 x 148 mm); c) Folio (210 X 3 3 0 mm); d a n d) Folio ganda (420 x 3 3 0 mm). Sampul Surat S a m p u l s u r a t m e r u p a k a n s a r a n a kelengkapan p e n y a m p a i a n s u r a t , t e r u t a m a u n t u k s u r a t k e l u a r Kementerian Agama. U k u r a n , bentuk, dan w a r n a sampul yang digunakan u n t u k surat-menyurat pada Kementerian Agama, diatur s e s u a i dengan k e p e r l u a n . a. W a r n a d a n K u a l i t a s S a m p u l s u r a t d i n a s menggunakan k e r t a s t a b a n l a m a {bond) b e r w a r n a putib a t a u coklat m u d a dengan k u a l i t a s sedemikian r u p a sebingga s e s u a i dengan u k u r a n d a n berat n a s k a b a t a u surat dinas yang dikirimkan. b. P e n u l i s a n A l a m a t Pengirim d a n T u j u a n P a d a s a m p u l s u r a t b a r u s d i c a n t u m k a n a l a m a t pengirim d a n alamat t u j u a n . A l a m a t pengirim dicetak p a d a bagian a t a s dengan s u s u n a n d a n bentuk b u r u f yang s a m a dengan y a n g dicetak p a d a k e p a l a s u r a t , y a i t u L a m b a n g Negara/Lambang Kementerian Agama, n a m a Kementerian A g a m a / n a m a Menteri Agama, d a n a l a m a t Kementerian Agama. alinea pertama a l a m a t t u j u a n m u l a i dicetak a t a u ditulis p a d a bagian s a m p u l k a n a n bawab. c. C a r a Melipat d a n M e m a s u k k a n S u r a t ke d a l a m S a m p u l S u r a t d i n a s dilipat dengan
s u d u t saling bertemu d a n lipatan
h a r u s l u r u s d a n tidak k u s u t . S e b e l u m s u r a t d i n a s d i l i p a t h a m s
dipertimbangkan s a m p u l y a n g a k a n d i g u n a k a n . S u r a t d i n a s dilipat dengan c a r a sepertiga bagian bawab l e m b a r a n s u r a t dilipat ke depan d a n sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. S e l a n j u t n y a , s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m s a m p u l dengan bagian k e p a l a s u r a t mengbadap ke depan ke a r a b penerima/pembaca surat.
-18-
FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT
o
r7
iZ Pertama, sepertiga bagian bawab L e m b a r a n kertas s u r a t dilipat kedepan Lembar kertas s u r a t
K e d u a , sepertiga bagian a t a s lembaran kertas s u r a t dilipat ke belakang
Ketiga, s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m s a m p u l dengan bagian kepala s u r a t mengbadap ke depan ke a r a b pembaca s u r a t
N. S u s u n a n S u r a t D i n a s 1. Kop S u r a t Kop S u r a t Menteri Agama a t a u Kementerian A g a m a diatur dengan k e t e n t u a n sebagai berikut: a.
Kop s u r a t Menteri Agama 1) Kop s u r a t Menteri Agama m e r u p a k a n k e p a l a s u r a t yang m e n u n j u k k a n j a b a t a n Menteri Agama. K e r t a s dengan kop s u r a t Menteri Agama h a n y a d i g u n a k a n u n t u k s u r a t y a n g ditandatangani oleh Menteri Agama.
-19-
2)
b.
K o p s u r a t Menteri Agama terdiri a t a s L a m b a n g Negara di tengab d a n t u l i s a n Menteri Agama R e p u b l i k Indonesia dengan menggunakan b u r u f k a p i t a l , dicetak di a t a s s e c a r a simetris. Perbandingan u k u r a n L a m b a n g Negara dengan b u r u f y a n g d i g u n a k a n b e n d a k n y a s e r a s i d a n s e s u a i dengan u k u r a n kertas.
Kop s u r a t Kementerian Agama 1) Kop s u r a t Kementerian Agama m e n u n j u k k a n n a m a d a n a l a m a t Kementerian Agama. K e r t a s dengan kop s u r a t dimaksud digunakan u n t u k kemudaban semua surat. 2)
Kop S u r a t n a m a Kementerian k e t e n t u a n sebagaimana berikut: a)
Agama
diatur
dengan
Kop N a s k a b D i n a s S a t u a n O r g a n i s a s i E s e l o n I Pusat: (1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop s u r a t dengan n a m a Kementerian A g a m a d a l a m s a t u a n organisasi eselon I p a d a Kementerian Agama terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g terletak di margin k i r i , b a r i s p e r t a m a b e r t u l i s k a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, b a r i s k e d u a n a m a s a t u a n organisasi eselon I , d a n d i b a w a b n y a d i i k u t i alamat s a t u a n kerja eselon I . K e r t a s dengan k e p a l a n a m a s a t u a n organisasi eselon I p a d a Kementerian Agama d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b d i n a s y a n g ditandatangani oleb pejabat E s e l o n I y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l di bawabnya. (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, dengan b u r u f kapital d a n j e n i s / o n t A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a u n i t organisasi E s e l o n I , dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n (c) alamat u n i t organisasi E s e l o n I , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s /ont A r i a l 9.
Contob:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimlll (021) 3503466 Website: www.kemenag.go.id
b) K o p s u r a t Kantor W i l a y a h Kementerian A g a m a Provinsi (1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop surat dengan nama Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian Agama y a n g terletak di margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n Agama Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi, d a n di b a w a b n y a d i i k u t i alamat K a n t o r Wilayab.
0
-20-
K e r t a s dengan kepala n a m a K a n t o r Wilayah Kementerian Agama Provinsi d i g u n a k a n u n t u k N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i bawabnya. (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n (c) a l a m a t Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 9. Contob:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI DKI JAKARTA Jalan DJ, Panjaitan No.10 Jakarta Timur 13340 Telepon (021) 8197479; Faksimlll (021) 8195461 Website: www.dki.kemenag.go.id
c)
Kop s u r a t Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a (1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop s u r a t dengan n a m a K a n t o r Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a terdiri d a r i L a m b a n g Kementerian Agama yang terletak di margin k i r i , b a r i s pertama b e r t u l i s k a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, baris k e d u a n a m a Kantor K e m e n t e r i a n Agama Kabupaten/Kota, d a n di b a w a b n y a d i i k u t i alamat Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a . K e r t a s dengan kepala n a m a K a n t o r Kementerian Agama Kabupaten/Kota d i g u n a k a n u n t u k N a s k a b D i n a s yang ditandatangani oleb pejabat yang b e r s a n g k u t a n a t a u pejabat s t r u k t u r a l d i b a w a b n y a . (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, dengan h u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n (c) alamat Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n / Kota, dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 9.
-21 -
Contoh:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA JAKARTA UTARA Jalan Plumpang Semper Raya Nomor 52 Jakarta Utara Telepon (021) 43930820-43930455; Faksimili (021) 43930820; Website: www.dki.kemenag.go.ld
d) Kop s u r a t Kecamatan
Madrasah
atau
Kantor
Urusan
Agama
(1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop s u r a t dengan n a m a M a d r a s a h a t a u Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n terdiri dari L a m b a n g Kementerian Agama y a n g terletak d i margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n Agama Republik Indonesia, baris k e d u a K a n t o r Kementerian Agama Kabupaten/Kota, baris ketiga nama Madrasab a t a u Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , dan di bawabnya diikuti alamat Madrasab atau Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n . K e r t a s dengan kepala n a m a M a d r a s a b a t a u Kantor U r u s a n Agama K e c a m a t a n d i g u n a k a n u n t u k n a s k a b dinas y a n g ditandatangani oleb pejabat yang bersangkutan. (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian Agama R e p u b l i k Indonesia, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; (c) t u l i s a n n a m a Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n Agama K e c a m a t a n , dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 1 1 ; d a n (d) alamat Madrasab a t a u K a n t o r U r u s a n Agama K e c a m a t a n , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 9. Contob K U A K e c a m a t a n :
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA SELATAN KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN PASAR MINGGU Jalan Kebagusan Raya Nomor 52 Ragunan Pasar Minggu, Jakarta Selatan Telepon (021) 7822819; Faksimili (021) 7822819; l/Vebs/fe; www.kuapasarminggu.blogspot.com
-22-
Contoh M a d r a s a h :
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA BARAT MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 Jalan Rawa Bahagia Raya Grogol Petamburan Jakarta Barat Telepon (021) 5600768; Faksimili (021) 5600768; Website: www.man1jakarta.sch.id
e)
K o p s u r a t B a l a i , Kantor U r u s a n Haji, d a n A s r a m a Haji Embarkasih (1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji E m b a r k a s i h terdiri dari L a m b a n g Kementerian A g a m a y a n g terletak d i margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n Kementerian Agama Republik Indonesia, baris k e d u a n a m a B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , d a n d i b a w a b n y a d i i k u t i alamat B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji Embarkasih. Kertas dengan kepala n a m a B a l a i a t a u Kantor Urusan Haji atau Asrama Haji Embarkasih digunakan u n t u k N a s k a b D i n a s y a n g ditandatangani oleb pejabat yang bersangkutan a t a u pejabat s t r u k t u r a l di bawabnya. (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian Agama Republik Indonesia, dengan b u r u f kapital d a n j e n i s font A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji a t a u A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f kapital dan j e n i s font A r i a l 12; d a n (c) alamat B a l a i a t a u Kantor U r u s a n Haji A s r a m a Haji E m b a r k a s i h , dengan b u r u f kapital d a n j e n i s fontArial 9.
atau awal
Contob B a l a i :
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PROVINSI DKI JAKARTA Jalan Rawa Kuning Pulo Gebang Cakung Jakarta Timur Telepon (021) 4803577; Faksimili (021) 4803578 Website: www.bdkjakarta.kemenag.go.id
f)
K o p s u r a t Perguruan Tinggi K e a g a m a a n Negeri (PTKN) (1) S u s u n a n t u l i s a n : Kop N a s k a b D i n a s dengan n a m a P T K N terdiri dari lambang P T K N y a n g terletak di margin k i r i , baris pertama b e r t u l i s k a n K e m e n t e r i a n A g a m a Republik Indonesia, baris k e d u a nama PTKN, d a n di b a w a h n y a d i i k u t i alamat P T K N .
-23 -
K e r t a s dengan kepala n a m a P T K N d i g u n a k a n u n t u k N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat y a n g bersangkutan a t a u pejabat struktural di bawabnya. (2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f (a) t u l i s a n Kementerian A g a m a R e p u b l i k Indonesia, dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14; (b) t u l i s a n n a m a P T K N , dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 12; d a n (c) alamat P T K N , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n j e n i s fontArial 9. Contok P T K N :
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA • -^^.^^
I^Jl^^J
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALI JAGA YOGYAKARTA
Jalan Marsda Adisucipto Yogyakarta 55281 Telepon (0274) 512474 - 589621; Faksimili (021) 586117; Website: www.uin-suka.ac.ld
2. Tanggal S u r a t Tanggal s u r a t ditulis dengan tata u r u t sebagai berikut:
3.
a.
tanggal ditulis dengan a n g k a Arab;
b.
b u l a n ditulis dengan b u r u f lengkap; d a n
c.
t a b u n ditulis lengkap empat digit dengan a n g k a Arab.
Hal Surat H a l m e r u p a k a n materi pokok s u r a t y a n g d i n y a t a k a n dengan kelompok k a t a singkat tetapi j e l a s . H a l perlu d i c a n t u m k a n dengan a l a s a n berikut: a.
menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang d i k o m u n i k a s i k a n d a n menjadi r u j u k a n d a l a m k o m u n i k a s i ;
b.
m e m u d a b k a n identifikasi dalam p e n y u s u n a n b a l a m a n s u r a t y a n g terdiri atas lebib dari s a t u b a l a m a n ; d a n
pada
c.
memudabkan penentuan alur pengiriman p e m b e r k a s a n d a n penyimpanan s u r a t .
atau
surat
4. T u j u a n d a n A l a m a t S u r a t a.
S u r a t D i n a s d i t u j u k a n kepada n a m a j a b a t a n p i m p i n a n s a t u a n o r g a n i s a s i / s a t u a n kerja y a n g dituju. S u r a t D i n a s tidak dapat d i t u j u k a n kepada identitas y a n g tidak individual, m i s a l n y a kantor, kementerian, d a n i n s t a n s i .
b.
Surat Dinas pemerintab/pejabat berikut: 1) n a m a j a b a t a n ; 2) j a l a n ; 3) kota; d a n 4) kode pos.
0
yang negara
ditujukan kepada ditulis dengan u r u t a n
pejabat sebagai
-24-
Contoh: Y t h . Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara d a n Reformasi B i r o k r a s i J a l a n J e n d e r a l S u d i r m a n Kavling 69 J a k a r t a 12190 5. Paragraf d a n S p a s i S u r a t Paragraf merupakan sekelompok k a l i m a t p e r n y a t a a n yang b e r k a i t a n s a t u dengan y a n g Iain, y a n g m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n . F u n g s i paragraf adalab m e m p e r m u d a b p e m a b a m a n penerima, m e m i s a b k a n , a t a u mengbubungkan p e m i k i r a n d a l a m k o m u n i k a s i tertulis. Isi s u r a t d i n a s diketik s a t u s p a s i d a n diberi j a r a k 1,5 s.d. 2 s p a s i di a n t a r a paragraf y a n g s a t u dengan paragraf y a n g l a i n n y a . S u r a t y a n g terdiri a t a s s a t u paragraf j a r a k a n tar b a r i s n y a adalab d u a spasi. Pemaragrafan ditandai dengan k e t u k , y a i t u + 6 k e t u k a t a u spasi. 6. W a r n a T i n t a T i n t a y a n g d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n s u r a t b e r w a r n a bitam, sedangkan u n t u k penandatanganan s u r a t b e r w a r n a bitam a t a u b i r u t u a . T i n t a b e r w a r n a merab b a n y a d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n tingkat k e a m a n a n s u r a t R a b a s i a (R) a t a u Sangat R a b a s i a (SR). Penggunaan w a r n a t i n t a cap dinas b e r w a r n a u n g u . 7. S a l i n a n S a l i n a n s u r a t d i n a s b a n y a diberikan kepada y a n g berbak dan terdapat pada tembusan s u r a t , y a i t u s a l i n a n s u r a t y a n g d i s a m p a i k a n kepada pejabat yang terkait. 8. T i n g k a t K e a m a n a n a.
Sangat R a b a s i a disingkat (SR), tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t d i n a s y a n g tertinggi sangat erat b u b u n g a n n y a dengan k e a m a n a n d a n keselamatan negara. J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak s a b a t a u j a t u b ke tangan y a n g tidak berbak, m a k a a k a n m e m b a b a y a k a n k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
b.
R a b a s i a disingkat (R): tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t d i n a s y a n g b e r b u b u n g a n erat dengan k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara. J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak sab a t a u j a t u b ke tangan y a n g tidak berbak, m a k a a k a n merugikan negara.
c.
B i a s a disingkat (B): tingkat k e a m a n a n i s i s u a t u s u r a t dinas y a n g tidak t e r m a s u k dalam butir a d a n b. N a m u n i t u tidak berarti b a b w a i s i s u r a t dinas tersebut dapat d i s a m p a i k a n kepada y a n g tidak berbak mengetabuinya.
S u r a t y a n g mengandung materi dengan tingkat k e a m a n a n tertentu (Sangat R a b a s i a d a n Rabasia) b a r u s dijaga k e a m a n a n n y a d a l a m r a n g k a k e a m a n a n d a n keselamatan negara. T a n d a tingkat k e a m a n a n ditulis dengan cap (diketik b e r w a r n a m e r a b pada nomor surat). a.
R
b.
SR
-25 -
J i k a s u r a t d i n a s tersebut disalin, cap tingkat k e a m a n a n p a d a s a l i n a n b a r u s dengan w a r n a y a n g s a m a dengan w a r n a cap p a d a surat asli. 9.
Kecepatan P e n y a m p a i a n a. A m a t Segera/Kilat merupakan surat dinas yang barus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada bari yang sama dengan batas w a k t u 24 j a m . b. Segera m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s d i s e l e s a i k a n / d i k i r i m d i s a m p a i k a n d a l a m w a k t u 2 x 24 j a m . c. B i a s a m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s diselesaikan/ d i k i r i m / d i s a m p a i k a n m e n u r u t u r u t a n y a n g diterima oleb bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.
K e t e n t u a n Surat-Men3rurat 1. K o m u n i k a s i L a n g s u n g S u r a t d i n a s d i k i r i m langsung kepada individu (pejabat formal). J i k a s u r a t tersebut d i t u j u k a n kepada pejabat y a n g b u k a n k e p a l a s a t u a n kerja, u n t u k mempercepat penyampaian s u r a t k e p a d a pejabat y a n g dituju tersebut, s u r a t tetap d i t u j u k a n kepada k e p a l a s a t u a n kerja, tetapi dicantumkan untuk perbatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan. 2. A l u r S u r a t - M e n y u r a t A l u r surat-men3nj[rat b a r u s melalui b i e r a r k i d a r i tingkat p i m p i n a n tertinggi bingga ke pejabat s t r u k t u r a l terendab y a n g berwenang sebingga dapat d i l a k u k a n pengendalian penyelesaian. a.
A l u r s u r a t d a r i atas ke bawab diatur sebagai berikut: 1)
S u r a t d a r i Menteri, Sekretaris J e n d e r a l , D i r e k t u r J e n d e r a l , K e p a l a B a d a n Litbang d a n Diklat, y a n g d i k i r i m ke i n s t a n s i vertikal d a n U P T pada Kementerian A g a m a d i a l a m a t k a n k e p a d a K e p a l a Kantor Wilayab, Rektor IAIN, Rektor UIN, Rektor I H D N , K e t u a S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a STAHN, Ketua STABN dan Kepala Balai. 2) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama, dikirim kepada Kepala Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri. 3) K e p a l a B a l a i , Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N K e t u a S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a S T A H N , K e t u a S T A B N kepada K e p a l a K a n k e m e n a g K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a Madrasab Aliyab Negeri melalui K e p a l a K a n w i l Kementerian Agama Provinsi. 4) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n / Kota, y a n g d i k i r i m ke Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , MTsN d a n MIN dalam lingkungan w i l a y a b n y a d i a l a m a t k a n kepada K e p a l a K a n t o r U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , K e p a l a MTsN d a n K e p a l a MIN. 5) T i d a k d i b e n a r k a n mengirim s u r a t y a n g d i t u j u k a n langsung k e p a d a K e p a l a Bidang/Pembimbing pada K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi atau Kepala Seksi/ Penyelenggara B i m b i n g a n pada Kantor K e m e n t e r i a n Agama K a b u p a t e n / Kota.
-26-
6)
7)
I n s p e k t u r J e n d e r a l k a r e n a tugas d a n fungsinya dapat mengirim s u r a t k e p a d a u n i t m a n a p u n d a l a m r a n g k a pengawasan d a n tindak lanjut h a s i l p e m e r i k s a a n . D a l a m h a l pengiriman s u r a t d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a K a n t o r Wilayah maka Kepala Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a apabila d i p e r l u k a n dapat diberi a t a u dikirim tembusan.
A l u r s u r a t d a r i bawab ke atas d i a t u r sebagai berikut: 1) K e p a l a K a n t o r U r u s a n Agama K e c a m a t a n (KUA), Madrasab T s a n a w i y a h Negeri (MTsN) d a n M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri (MIN) y a n g mengirim s u r a t a l u r k e a t a s b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a Kepala Kantor K e m e n t e r i a n Agama K a b u p a t e n / Kota. 2)
K e p a l a Kantor Kementerian Agama K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri (MAN) y a n g mengirim s u r a t a l u r ke atas b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi.
3)
Kbusus untuk surat mengenai kenaikan pangkat (kepegawaian) di lingkungan M a d r a s a b Ibtidaiyah Negeri, M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri d a n M a d r a s a b Aliyab Negeri m a k a b e r l a k u alur/prosedur sebagaimana d i a t u r d a l a m K e p u t u s a n Menteri Agama Nomor 2 7 T a b u n 1 9 7 1 tentang P e t u n j u k P e l a k s a n a a n Penyelesaian K e n a i k a n Pangkat di l i n g k u n g a n Kementerian Agama.
4)
K b u s u s mengenai s u r a t tentang p e n g u r u s a n p e n s i u n d a n pemberbentian pegawai p a d a Kementerian A g a m a b e r l a k u alur/prosedur sebagaimana diatur d a l a m K e p u t u s a n Menteri A g a m a Nomor 27 T a b u n 1981 tentang P e t u n j u k P e l a k s a n a a n Penyelenggaraan P e n s i u n d a n Pemberbentian Pegawai di l i n g k u n g a n Kementerian Agama.
5)
K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian A g a m a Provinsi y a n g mengirim s u r a t a l u r keatas d i t u j u k a n k e p a d a Menteri Agama a t a u D i r e k t u r J e n d e r a l , K e p a l a B a d a n Penelitian d a n Pengembangan serta Pendidikan d a n Pelatiban u n t u k u r u s a n operasional s e s u a i dengan bidangnya a t a u kepada I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u kepada Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
6)
D e k a n p a d a IAIN, UIN, a t a u I H D N y a n g mengirim s u r a t a l u r ke a t a s b a n y a boleb d i t u j u k a n k e p a d a Rektor IAIN, Rektor U I N , a t a u Rektor I H D N masing-masing. Rektor IAIN d a n Rektor U I N mengirim s u r a t a l u r keatas
7)
ditujukan
kepada
Menteri
Agama
atau
kepada
Direktur
J e n d e r a l Pendidikan I s l a m u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional a t a u k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u k e p a d a Sekretaris J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif. 8)
Rektor I H D N mengirim s u r a t a l u r ke a t a s d i t u j u k a n k e p a d a Menteri Agama a t a u kepada D i r e k t u r J e n d e r a l B i m b i n g a n M a s y a r a k a t H i n d u u n t u k u r u s a n t e k n i s operasional a t a u k e p a d a I n s p e k t u r J e n d e r a l u n t u k u r u s a n pengawasan a t a u k e p a d a S e k r e t a r i s J e n d e r a l u n t u k u r u s a n administratif.
-27-
9)
K e t u a S T A I N , S T A K N , S T A H N , d a n S T A B N mengirim s u r a t a l u r s u r a t keatas d i t u j u k a n k e p a d a D i r e k t u r J e n d e r a l masing-masing.
10) B a l a i Pendidikan d a n Pelatihan K e a g a m a a n s e r t a B a l a i Penelitian Pengembangan Keagamaan, y a n g mengirim s u r a t a l u r k e a t a s b a n y a d i t u j u k a n kepada K e p a l a B a d a n Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatiban tembusannya d i k i r i m kepada Kepala Kantor Wilayab Kementerian Agama setempat. c.
A l u r s u r a t ke samping
(Horisontal)
1)
S u r a t d a r i eselon 1 kepada pejabat eselon 1 l a i n n y a d i t u j u k a n langsung kepada pejabat eselon 1 y a n g b e r s a n g k u t a n .
2)
S u r a t d a r i pejabat eselon 11 y a n g ditandatangani atas n a m a pejabat eselon 1 d i t u j u k a n kepada pejabat eselon 1 y a n g b e r s a n g k u t a n u.p. pejabat eselon 11 y a n g d i t u j u .
3)
S u r a t dari K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama Provinsi, Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N , K e t u a STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan K e p a l a B a l a i yang d i t u j u k a n a n tar s a t u a n organisasi b e r s a n g k u t a n b a r u s d i a l a m a t k a n kepada p i m p i n a n masingm a s i n g s a t u a n organisasi y a n g bersangkutan.
3. Disposisi Disposisi m e r u p a k a n petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan s u r a t a t a u penyelesaian s u r a t , y a n g ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada n a s k a b asli. Lembar Disposisi m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n dengan n a s k a b a t a u s u r a t dinas y a n g bersangkutan d a n tidak boleb d i p i s a b k a n , sebingga p a d a lembar disposisi s e l a l u d i c a n t u m k a n k a l i m a t " D i l a r a n g m e m i s a b k a n sebelai s u r a t p u n y a n g tergabung dalam berkas i n i " .
Contob:
ii^mi^/ ^gS^^r'
wil^W
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021)3503466 SITUS www.kemenag.go.id
LEMBAR DISPOSISI PERHATIAN: Dilar ang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini Status: TeQbusan Nomor Surat Tanggal Surat
Sifat
:S^ pit Segera 1 1 Segera 1 1 Penting
Lampiran Diterima Tanggal No. Agenda Dari Perihal SANGAT SEGERA
Kilat
SEGERA
Q
Biasa
Q
BIASA
-28-
Disposisi Sekjen Kepada: • Karo Perencanaan • Karo Kepegawaian • Karo Keuangan dan BMN • Karo Ortala • Karo Hukum dan KLN • Karo Umum • Kapus Pinmas • Kapus KUB
Petunjuk: • Setuju • • Tolak • • Teliti & Pendapat • • Untuk diketahui • • Selesaikan • • Sesuai catatan • • Untukperhatian • • Edarkan •
•
•
Tanggal Penyelesaian : Penerima : DISPOSISI KEPALA BIRO: Kepada Bagian 1, 2, 3, 4 Petunjuk:
Diajukan kemball tgl,: Penerima : DISPOSISI KEPALA BAGIAN; Kepada Subbagian 1, 2, 3, 4 Petunjuk:
Tanggal Penyelesaian: Penerima:
Tanggal Penyelesaian: Penerima:
CATATAN SEKJEN:
Jawab Perbaiki Bicarakan dengan saya Bicarakan bersama Ingatkan Simpan Disiapkan Harap dihadiridiwakili
•
-29-
B A B IV P E N G U R U S A N N A S K A H DINAS K O R E S P O N D E N S I Korespondensi sangat penting u n t u k m e n d u k u n g terselenggaranya tugas fungsi organisasi. J i k a p e l a k s a n a a n n y a tidak d i a t u r dengan cermat dan teliti, a k a n d i p e r l u k a n b a n y a k w a k t u d a n biaya. P e n g u r u s a n n a s k a b dinas korespondensi y a n g baik a k a n m e n i n g k a t k a n efektivitas d a n efisiensi penyelenggaraan a d m i n i s t r a s i i n s t a n s i pemerintab. A. N a s k a b D i n a s Korespondensi I n t e r n a l (Nota Dinas/Memorandum) P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m m e r u p a k a n pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang a k a n dikirim. P e n g u r u s a n nota d i n a s / m e m o r a n d u m i t u s e b a i k n y a d i p u s a t k a n di kesekretariatan y a i t u s u b bagian y a n g menyelenggarakan fungsi ketatausabaan untuk memudabkan pengawasan dan pengendaliannya. B . N a s k a b D i n a s Korespondensi E k s t e r n a l ( S u r a t D i n a s ) 1. K e t e n t u a n P e n y u s u n a n S u r a t D i n a s a. Penyelenggaraan u r u s a n k e d i n a s a n m e l a l u i surat-men5airat d i n a s b a r u s d i l a k s a n a k a n s e c a r a cermat d a n teliti agar tidak m c n i m b u l k a n s a l a b penafsiran. b. Koordinasi a n tar pejabat sebaiknya dilakukan dengan m e n g u t a m a k a n metode y a n g paling cepat d a n tepat, seperti d i s k u s i , k u n j u n g a n pribadi, d a n j a r i n g a n telepon lokal. Koordinasi a n tar pejabat perlu dilakukan mulai tabap p e n y u s u n a n draf sebingga perbaikan p a d a konsep final dapat dibindari. c. U r u s a n k e d i n a s a n y a n g d i l a k u k a n dengan m e n g g u n a k a n tata c a r a d a n prosedur s u r a t m e n y u r a t b a r u s m e n g g u n a k a n s a r a n a k o m u n i k a s i resmi. d. J a w a b a n terbadap S u r a t y a n g M a s u k : 1) I n s t a n s i pengirim b a r u s segera menginformasikan kepada penerima s u r a t atas keterlambatan j a w a b a n d a l a m s u a t u proses k o m u n i k a s i . 2)
I n s t a n s i penerima b a r u s segera m e m b e r i k a n j a w a b a n terbadap konfirmasi y a n g d i l a k u k a n oleb i n s t a n s i pengirim.
2. P e n g u r u s a n S u r a t M a s u k S u r a t m a s u k m e r u p a k a n s e m u a s u r a t d i n a s y a n g diterima. U n t u k m e m u d a b k a n pengawasan d a n pengendalian, penerimaan s u r a t m a s u k d i p u s a t k a n di kesekretariatan a t a u u n i t k e r j a y a n g menyelenggarakan fungsi k e t a t a u s a b a a n . J i k a surat masuk d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada pejabat y a n g membidangi u r u s a n n y a , pejabat tersebut berkewajiban memberi t a b u k e p a d a pibak sekretariat a t a u pejabat y a n g diberi wewenang m e l a k s a n a k a n penerimaan s u r a t tersebut. Penanganan s u r a t m a s u k d i l a k s a n a k a n melalui t a b a p a n berikut. a.
Penerimaan S u r a t m a s u k y a n g diterima d a l a m s a m p u l tertutup dipilab, dipilib d a n dikelompokkan b e r d a s a r k a n tingkat k e a m a n a n (SR, R, d a n B) d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a (Kilat, Sangat Segera, Segera, d a n B i a s a ) .
-30-
S e l a n j u t n y a , s u r a t ditangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n d a n tingkat kecepatan penyampaiannya. Pencatatan tangani s e s u a i dengan tingkat k e a m a n a n d a n tingkat kecepatan 1) S u r a t m a s u k y a n g diterima dari petugas p e n e r i m a a n dicatat dan lembar kontrol atau tanda penerimaannya ditandatangani. Pencatatan s u r a t d i l a k s a n a k a n dengan prioritas s e s u a i dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a . 2)
C a t a t a n d i l a k s a n a k a n pada b u k u agenda m e n u r u t tingkat k e a m a n a n n y a . Pencatatan d i l a k u k a n p u l a p a d a lembar disposisi d a n s u r a t mengenai nomor agenda d a n tanggal penerimaan.
3)
Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n S R d a n R d i l a k u k a n oleb p i m p i n a n k e s e k r e t a r i a t a n a t a u pejabat tertentu y a n g m e n d a p a t k a n kewenangan dari pimpinan.
4)
Pencatatan s u r a t dinas yang m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n B d i l a k u k a n oleb pejabat yang d i t u n j u k oleb pimpinan kesekretariatan.
5)
P e n c a t a t a n s u r a t m a s u k d i m u l a i d a r i Nomor 1 pada b u l a n J a n u a r i d a n berakbir pada nomor t e r a k b i r d a l a m s a t u t a b u n , y a i t u nomor terakbir pada tanggal 3 1 Desember. J i k a s u r a t m a s u k b a n y a k sebingga d i p e r l u k a n pencatat lebib d a r i s a t u orang, pencatatan d i l a k u k a n dengan pemberian kode tertentu sebingga s e m u a s u r a t m a s u k dapat dicatat dengan cepat.
6)
Pencatatan s u r a t selalu d i l a k u k a n p a d a pemindaban d a n penyimpanan.
setiap
terjadi
Penilaian 1) Kegiatan penilaian s u r a t m a s u k s e b e n a r n y a s u d a b m u l a i d i l a k s a n a k a n pada tabap pencatatan, y a i t u p a d a w a k t u menilai sementara a p a k a b s u r a t m a s u k t e r m a s u k yang b a r u s d i b e r k a s k a n . Penilaian sementara i n i d i l a k u k a n u n t u k m e m u d a b k a n penanganan s u r a t oleb pejabat a r s i p . 2)
Pada tabap penilaian, surat dinilai apakab akan d i s a m p a i k a n pimpinan a t a u dapat d i s a m p a i k a n langsung k e p a d a pejabat y a n g menangani. B i a s a n y a , di tiap i n s t a n s i s u d a b diatur s u r a t yang b a r u s melalui p i m p i n a n d a n s u r a t y a n g dapat langsung d i s a m p a i k a n kepada pejabat tertentu.
3)
Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, a p a k a b s u r a t m a s u k i t u a k a n diproses b i a s a a t a u melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b .
4)
S u r a t m a s u k yang beralamat pribadi ( n a m a orang) dinilai t e r m a s u k s u r a t yang b a r u s d i s a m p a i k a n l a n g s u n g kepada y a n g b e r s a n g k u t a n d a l a m k e a d a a n s a m p u l tertutup.
5)
P e n i l a i a n d i l a k u k a n dengan berpedoman k e p a d a tingkat k e a m a n a n d a n tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n s u r a t .
Pemilaban 1) Kegiatan pemilaban s u r a t m a s u k m u l a i d i l a k s a n a k a n p a d a tabap pencatatan.
-31 -
2)
P a d a tahap pemilahan, tujuan surat.
surat akan
disampaikan
sesuai
3)
Surat m a s u k yang beralamat pribadi (nama d i s a m p a i k a n langsung kepada y a n g b e r s a n g k u t a n k e a d a a n s a m p u l tertutup.
orang) dalam
Pengolaban 1)
P a d a tabap pengolaban, pimpinan/pejabat t i n d a k a n y a n g a k a n diambil s e b u b u n g a n m a s u k tersebut.
memutuskan dengan s u r a t
2)
D a r i b a s i l pengolaban dapat d i p u t u s k a n t i n d a k l a n j u t n y a .
3)
Pengolaban s u r a t m a s u k dapat m e n g g u n a k a n proses p e m b e r k a s a n n a s k a b a t a u proses a d m i n i s t r a s i b i a s a s e s u a i dengan k e b u t u b a n .
Penyimpanan 1)
S e l a m a m a s a pengolaban s u r a t m a s u k s u d a b m u l a i mengalami proses penyimpanan k a r e n a s u r a t dinas yang s u d a b d i s i m p a n i t u sering d i m i n t a k e m b a l i u n t u k diolab. S u r a t d i n a s b a r u s disimpan sedemikian r u p a sebingga m u d a b d i t e m u k a n kembali j i k a diperlukan.
2)
S u r a t m a s u k y a n g melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b d i s i m p a n d a l a m berkas n a s k a b dinas m e n u r u t bidang permasalaban.
3)
Surat masuk yang diproses tidak melalui pemberkasan, S u r a t disimpan d a l a m b i m p u n a n dengan k e b u t u b a n . Beberapa c a r a m e n g b i m p u n sebagai berikut:
4)
proses sesuai surat
a)
S e r i m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u j e n i s s u r a t dinas yang b e r d a s a r k a n format s u r a t a t a u j e n i s N a s k a b D i n a s , misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, d a n S u r a t E d a r a n , d i s u s u n s e c a r a kronologis. H i m p u n a n m e n u r u t seri selain dibatasi oleb k e m a m p u a n map j u g a dibatasi oleb t a b u n Naskab D i n a s .
b)
Rubrik merupakan bimpunan dari satu macam masalab/ bal/pokok persoalan y a n g d i s u s u n s e c a r a kronologis, misalnya cuti, kunjungan dinas, kerja lapangan. H i m p u n a n m e n u r u t r u b r i k dibatasi dengan t a b u n a t a u dibatasi sampai dengan m a s a l a b selesai.
c)
Dosir m e r u p a k a n b i m p u n a n s a t u m a c a m kegiatan a t a u persoalan y a n g d i s u s u n secara kronologis d a r i awal s a m p a i a k b i r . Misalnya, fail/berkas pegawai m e r u p a k a n h i m p u n a n N a s k a h D i n a s dari m u l a i l a m a r a n s a m p a i dengan pemberbentian.
Penyimpanan berikut. a)
surat
atau
bimpunan
dilakukan
sebagai
L a t e r a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a bagian s i s i samping, m i s a l n y a p e n y i m p a n a n dalam ordner, kotak a r s i p , a t a u boks fail.
-32-
5)
g.
b)
V e r t i k a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a bagian m u k a , m i s a l n y a p e n y i m p a n a n s u r a t / m a p pada lemari b e r k a s (fail kabinet).
c)
Horizontal m e r u p a k a n p e n y i m p a n a n surat/bimpunan y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga m u k a s u r a t / bimpunan terlibat di sebelab atas, misalnya p e n y i m p a n a n peta a t a u gambar k o n s t r u k s i .
S u r a t m a s i b aktif, s u r a t tetap berada di u n i t pengolab. J i k a setelab dinilai surat itu menjadi arsip inaktif, p e n y i m p a n a n n y a b a r u s s u d a b d i a l i b k a n ke u n i t k e a r s i p a n s e s u a i dengan ketentuan k e a r s i p a n y a n g b e r l a k u .
S a r a n a Penanganan Surat Masuk 1)
B u k u Agenda m e r u p a k a n s a r a n a u t a m a pengendalian d a n pengawasan s u r a t m a s u k . S e m u a s u r a t m a s u k pertama k a l i dicatat pada b u k u agenda, y a n g d i s u s u n d a l a m kolom c a t a t a n sebagai berikut: a)
tanggal;
b)
nomor agenda;
c)
nomor d a n tanggal s u r a t m a s u k ;
d)
lampiran;
e)
a l a m a t pengirim;
f)
bal/isi surat; dan
g)
keterangan.
S e s u a i dengan k e b u t u b a n , kolom catatan dapat m i s a l n y a dengan petunjuk pada nomor y a n g petunjuk pada nomor b e r i k u t n y a .
ditambab, l a l u dan
2)
Pengurusan s u r a t m a s u k y a n g tidak m e l a l u i proses p e m b e r k a s a n n a s k a b dinas, selain b u k u agenda, dapat d i g u n a k a n s a r a n a l a i n y a n g diatur s e s u a i dengan k e b u t u b a n masing-masing.
3)
Sarana pengurusan surat masuk melalui proses p e m b e r k a s a n n a s k a b , selain b u k u agenda j u g a d i g u n a k a n s a r a n a lain.
3. P e n g u r u s a n S u r a t K e l u a r Surat keluar merupakan semua surat dinas yang a k a n dikirim kepada pejabat y a n g t e r c a n t u m p a d a alamat s u r a t dinas d a n s a m p u l s u r a t dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/cap d a n pengiriman s u r a t k e l u a r d i l a k s a n a k a n oleb u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi p a d a bagian t a t a u s a b a . P e n a n g a n a n s u r a t k e l u a r d i l a k u k a n m e l a l u i tabap sebagai berikut: a.
Pengolaban 1)
Kegiatan pengolaban d i m u l a i dari penyiapan bingga ke penandatanganan s u r a t dinas. Penyiapan s u r a t k e l u a r dilaksanakan, antara lain karena: a) a d a n y a k e b i j a k s a n a a n p i m p i n a n ; b)
r e a k s i atas s u a t u a k s i ; d a n
c)
a d a n y a konsep b a r u .
-33 -
2)
P e n y i a p a n / p e n y u s u n a n konsep s u r a t k e l u a r sebagai berikut: a)
Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti s e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat a t a u pejabat yang ditunjuk.
b)
Setiap konsep y a n g d i s i a p k a n h a r u s d i d a s a r k a n p a d a k e b i j a k s a n a a n d a n pengaraban p i m p i n a n .
c)
Setiap konsep yang a k a n d i a j u k a n k e p a d a pimpinan terlebib d a b u l u b a r u s diteliti oleb sekretaris/ p i m p i n a n sekretariat a t a u pejabat y a n g diserabi wewenang. S e s u a i dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terbadap i s i s u r a t d i n a s , sekretaris/pimpinan sekretariat m e n e t a p k a n tingkat kecepatan penyampaian d a n tingkat k e a m a n a n s u r a t .
d)
Setiap konsep s u r a t dinas sebelum ditandatangani oleb pejabat y a n g berwenang dibububi paraf terlebib d a b u l u oleb d u a p a r a pejabat d u a tingkat di b a w a b n y a yang bertugas m e n y i a p k a n konsep s u r a t d i n a s tersebut.
e)
L e t a k p e m b u b u b a n paraf diatur sebagai berikut: (1) Paraf pejabat yang berada d u a tingkat di bawab pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di sebelab kiri/sebelum n a m a pejabat p e n a n d a tangan surat. (2) Paraf pejabat y a n g berada s a t u tingkat di bawab pejabat penanda tangan s u r a t d i n a s d i b u b u h k a n di sebelab kanan/setelab nama pejabat penanda tangan. (3) Setelab s u r a t dinas diparaf oleb pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi mengandung k e k u r a n g a n / k e s a l a b a n yang p e r l u diperbaiki, proses selanjutnya adalab: > pengajuan kepada menandatangani s u r a t ;
pejabat
yang
akan
> penandatanganan oleb pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n ; > p e m b u b u b a n cap; d a n > pemberian nomor. Contob pemberian paraf:
Paraf pejabat E s e l o n IV
Paraf pejabat E s e l o n I I I
-34-
Pencatatan S e m u a s u r a t k e l u a r dicatat d a l a m agenda s u r a t k e l u a r . Penggandaan 1) Penggandaan m e r u p a k a n kegiatan m e m p e r b a n y a k s u r a t d i n a s dengan s a r a n a reproduksi y a n g tersedia s e s u a i dengan banyaknya alamat yang dituju. 2)
Penggandaan banya d i l a k u k a n setelab ditandatangani oleb pejabat y a n g berbak.
surat
keluar
3)
C a p d i n a s y a n g d i b u b u b k a n p a d a b a s i l penggandaan b a r u s a s l i ( b u k a n salinan).
4)
J u m l a b y a n g digandakan s e s u a i dengan a l a m a t y a n g d i t u j u (alamat distribusi).
5)
Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n n y a segera d a n sangat segera diprioritaskan.
6)
Penggandaan s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a Sangat R a b a s i a , R a b a s i a , d a n Konfidensial b a r u s diawasi dengan ketat.
7)
S e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan d i l a k s a n a k a n m e n u r u t k e t e n t u a n y a n g diatur oleb Kementerian Agama.
Pengiriman d a n Pengamanan 1)
S u r a t k e l u a r y a n g a k a n d i k i r i m k a n d i m a s u k k a n ke d a l a m sampul.
2)
P a d a s a m p u l s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a B i a s a (B), R a b a s i a (R), d a n Sangat R a b a s i a (SR) d i c a n t u m k a n a l a m a t lengkap, nomor s u r a t d i n a s , d a n cap y a n g s e s u a i dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n (segera/sangat segera/biasa).
3)
S u r a t y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R a t a u R d i m a s u k k a n ke d a l a m amplop, d i b u b u b i alamat lengkap, nomor s u r a t d i n a s , cap d i n a s , cap yang s e s u a i dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n d a n cap tingkat k e a m a n a n .
4)
S e m u a s u r a t k e l u a r yang d i k i r i m dicatat d a l a m b u k u ekspedisi sebagai b u k t i pengiriman a t a u d i b u a t k a n t a n d a b u k t i pengiriman tersendiri.
5)
Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat m e n g u s a b a k a n k e s e l a m a t a n pengiriman s e m u a s u r a t k e l u a r , k b u s u s n y a y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R / R .
6)
U n t u k kepentingan k e a m a n a n , K e p a l a S u b B a g i a n y a n g menangani persuratan mengusabakan keselamatan pengiriman surat keluar, k b u s u s n y a yang tingkat keamanannya SR/R.
7)
W a k t u Penandatanganan S u r a t W a k t u penandatanganan s u r a t b a r u s m e m p e r h a t i k a n j a d w a l pengiriman s u r a t d a n segera d i k i r i m setelab ditandatangani.
Penyimpanan 1)
S e m u a a r s i p s u r a t k e l u a r (pertinggal) b a r u s d i s i m p a n s e s u a i dengan k e t e n t u a n k e a r s i p a n .
-35-
2)
8
N a s k a h a s l i s u r a t d i n a s k e l u a r d a n n a s k a h y a n g diparaf h a r u s d i s i m p a n di u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi d i bagian tata u s a b a .
-36-
BAB V P E J A B A T PENANDATANGAN N A S K A H D I N A S A. G a r i s K e w e n a n g a n d a n Penandatanganan 1. Penggunaan G a r i s Kewenangan Menteri A g a m a a t a u P i m p i n a n S a t u a n O r g a n i s a s i bertanggung j a w a b atas segala kegiatan y a n g d i l a k u k a n di d a l a m organisasi a t a u i n s t a n s i n y a . Tanggung j a w a b tersebut tidak dapat d i l i m p a b k a n a t a u d i s e r a b k a n k e p a d a seseorang y a n g b u k a n pejabat berwenang. G a r i s kewenangan d i g u n a k a n j i k a s u r a t d i n a s ditandatangani oleb pejabat y a n g mendapat pelimpaban d a r i pejabat y a n g berwenang. 2.
Penandatanganan P e n a n d a t a n g a n a n s u r a t d i n a s y a n g m e n g g u n a k a n garis kewenangan dapat m e n g g u n a k a n tiga c a r a : a. Atas N a m a (a.n.) Atas n a m a y a n g disingkat (a.n.) d i g u n a k a n j i k a pejabat y a n g m e n a n d a t a n g a n i s u r a t d i n a s telab diberi k u a s a oleb pejabat y a n g bertanggung j a w a b , b e r d a s a r k a n bidang tugas d a n tanggung j a w a b pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n . S u s u n a n p e n a n d a t a n g a n a n atas n a m a (a.n.) pejabat l a i n y a i t u n a m a j a b a t a n pejabat y a n g berwenang ditulis lengkap dengan b u r u f k a p i t a l pada setiap a w a l k a t a , d i d a b u l u i dengan s i n g k a t a n a . n . Pejabat penandatangan s u r a t d i n a s bertanggung j a w a b atas i s i s u r a t d i n a s k e p a d a penanggung j a w a b , tanggung j a w a b tetap berada p a d a pejabat y a n g m e m b e r i k a n k u a s a . Contob: a.n. Menteri Agama Sekretaris J e n d e r a l ,
a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l Kepala Biro Ortala,
Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nur S y a m
Nur Arifin
b. U n t u k B e l i a u U n t u k b e l i a u y a n g disingkat (u.b.) d i g u n a k a n j i k a y a n g diberikan k u a s a m e m b e r i k a n k u a s a lagi k e p a d a pejabat s a t u tingkat di b a w a b n y a , sebingga u n t u k beliau (u.b.) d i g u n a k a n setelab a t a s n a m a (a.n.). Pelimpaban wewenang i n i m e n g i k u t i u r u t a n s a m p a i d u a tingkat s t r u k t u r a l di bawabnya.
1
-37-
Contoh: a.n. Menteri Agama Sekretaris J e n d e r a l , u.b. Kepala Biro Ortala Tanda Tangan N u r Arifin c. U n t u k P e r h a t i a n (u.p.) A l a m a t s u r a t dengan menggunakan s i n g k a t a n u.p. ( u n t u k perhatian) u n t u k k e p e r l u a n berikut: 1) u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t y a n g d i p e r k i r a k a n d i l a k u k a n oleh pejabat a t a u staf tertentu di l i n g k u n g a n i n s t a n s i ; 2)
u n t u k mempermudab penyampaian oleb sekretariat penerima surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya s e s u a i dengan m a k s u d s u r a t ; d a n
3)
u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t k a r e n a tidak menunggu k e b i j a k s a n a a n langsung p i m p i n a n i n s t a n s i .
Contob: Y t b . Menteri Agama J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t No 3 - 4 Jakarta u.p. Sekretaris J e n d e r a l d. P e l a k s a n a T u g a s (Pit.) K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a tugas y a n g disingkat (Pit.) sebagai berikut: 1) P e l a k s a n a tugas (Pit.) d i g u n a k a n apabila pejabat y a n g berwenang menandatangani n a s k a b dinas b e l u m ditetapkan karena menunggu k e t e n t u a n bidang kepegawaian lebib lanjut. 2)
Pelimpaban wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat y a n g definitif ditetapkan.
Contob: Pit. K e p a l a P i n m a s ,
Pit. Sekretaris Ditjen B i m a s I s l a m
Tanda Tangan
Tanda Tangan
N a m a Lengkap
N a m a Lengkap
-38-
e. P e l a k s a n a H a r i a n (Plh.) K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a h a r i a n y a n g disingkat (Plh.) sebagai berikut: 1) P e l a k s a n a h a r i a n (Plb.) d i p e r g u n a k a n a p a b i l a pejabat y a n g berwenang menandatangani n a s k a b d i n a s t i d a k berada di tempat sebingga u n t u k k e l a n c a r a n p e l a k s a n a a n pekerjaan s e b a r i - b a r i perlu a d a pejabat sementara y a n g menggantikannya. 2)
P e l i m p a b a n wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat y a n g definitif kembali di tempat.
Contob: Plb. K e p a l a P u s a t K U B ,
Plb. S e k r e t a r i s Ditjen P H U
Tanda Tangan
Tanda Tangan
N a m a Lengkap
N a m a Lengkap
B . Kewenangan Penandatanganan 1. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t d i n a s a n t a r / k e l u a r Kementerian Agama y a n g bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n / a r a b a n berada p a d a pejabat p i m p i n a n tertinggi K e m e n t e r i a n Agama. 2. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t y a n g tidak bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n / a r a b a n dapat d i s e r a b k a n / d i l i m p a b k a n k e p a d a p i m p i n a n s a t u a n organisasi di setiap tingkat eselon a t a u pejabat l a i n y a n g diberi kewenangan u n t u k m e n a n d a t a n g a n i n y a . 3. Penyeraban/pelimpaban wewenang dan penandatanganan korespondensi k e p a d a pejabat k e p a l a / p i m p i n a n d i l a k s a n a k a n sebagai berikut: a)
S e k r e t a r i s Jenderal/eselon 1 dapat memperoleb pelimpaban kewenangan d a n penandatanganan s u r a t d i n a s tentang supervisi, a r a b a n mengenai r e n c a n a strategis d a n operasional, t e r m a s u k kegiatan l a i n y a n g d i l a k s a n a k a n oleb organisasi lini pada K e m e n t e r i a n Agama.
b)
P i m p i n a n organisasi lini p a d a setiap j a j a r a n i n s t a n s i pemerintab dapat memperoleb penyeraban/pelimpaban wewenang dan penandatanganan s u r a t dinas y a n g b e r k a i t a n dengan p e l a k s a n a a n tugas d a n fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
-39-
M A T R I K S K E W E N A N G A N PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S
No.
Jenis Naskah Dinas
Menteri
1.
Peraturan
V
2.
Keputusan
V
3.
Instruksi
4.
Pedoman
V
5.
Surat Edaran
V
Standar Operasional Prosedur (SOP)
V
Sekjen
Dirjen
Staf Ahli*)
Rektor/ Ketua PTKN
Direktur/ Kara/ Kanwil
V
V
1/
V
Kabag/ Kabid/ Kasubdit
Kasubag/ Kasubid/ Kasi
Kepala Kankemenag
Kepala Balai
Kepala KUA kepala madrasaab
V
6.
Surat Perintah/ Surat Tugas
7.
Surat Dinas
V
8.
Memorandum
V
9.
Nota Dinas
1/
V
%/
,/
V
V
V
V
i/
V
V
i/
1/
1/
V
V
V
V
10.
Surat Undangan
V
11.
Surat Perjanjian
V
12.
Surat Kuasa
13.
Berita Acara
%/
V
V V V
14.
Surat Keterangan
15.
Surat Pengantar
16.
Pengumuman
V
V
V V
V
V
1/
V
17.
Laporan
J
18
Telaahan Staf
V
V
1/
1/
1/
V
V
V
V
V
V
V
*) Kewenangan Staf A h l i d i s e s u a i k a n dengan tugas d a n fungsi y a n g ditetapkan oleh Kementerian Agama.
0
-40-
BAB VI P E N G G U N A A N L A M B A N G N E G A R A , L A M B A N G K E M E N T E R I A N AGAMA, DAN CAP DINAS L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian Agama, d a n cap d i n a s d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a h D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi y a n g bersifat tetap d a n resmi. U n t u k memperoleb k e s e r a g a m a n d a l a m pengelolaan T a t a N a s k a h D i n a s d i s e l u r u h j a j a r a n a p a r a t u r p a d a Kementerian Agama, p e r l u d i t e n t u k a n penggunaan L a m b a n g Negara, L a m b a n g Kementerian Agama, d a n cap d i n a s p a d a kertas s u r a t d a n s a m p u l . A.
Penggunaan L a m b a n g Negara 1. K e t e n t u a n penggunaan sebagai berikut:
2.
L a m b a n g Negara
untuk Tata Naskah Dinas
a)
L a m b a n g Negara m e r u p a k a n lambang g a r u d a y a n g d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s sebagai t a n d a pengenal a t a u identifikasi y a n g bersifat tetap d a n resmi.
b)
Pejabat y a n g berwenang menggunakan kop n a s k a b dinas j a b a t a n d a n cap j a b a t a n dengan L a m b a n g Negara adalab pejabat Negara d a l a m b a l i n i Menteri Agama.
Kop N a s k a b D i n a s J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara B e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan negara sebagai berikut:
lambang
1) B e n t u k kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n menggunakan lambang G a r u d a b e r w a r n a k u n i n g emas, dengan u k u r a n tinggi 2 1 , 5 0 m m d a n lebar 2 0 , 2 4 m m s e s u a i dengan k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundangu n d a n g a n . L a m b a n g G a r u d a terletak simetris di tengab k e r t a s y a n g berjarak 20 m m d a r i tepi atas k e r t a s d a n berada di tengab t u l i s a n n a m a Menteri Agama. T u l i s a n n a m a Menteri Agama dicetak tebal dengan b u r u f k a p i t a l y a n g terletak 5 m m di b a w a b lambang garuda. 2)
Contob b e n t u k d a n spesifikasi kop n a s k a b d i n a s j a b a t a n dengan l a m b a n g g a r u d a dapat dilibat p a d a G a m b a r 1. Gambar 1 120>24 mm
L
;
20,00 mm. 21,50 mm
f
I 5.00
mm
M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K INDONESIA 3.
C a p J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara a)
Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap j a b a t a n dengan L a m b a n g Negara a d a l a h pejabat negara y a i t u Menteri Agama.
b)
B e n t u k d a n spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang g a r u d a adalab sebagai berikut.
„
-41 -
1) C a p Menteri Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga l i n g k a r a n dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3 = 13,5 m m . T e b a l garis l i n g k a r a n R l = ± 0,8 m m , R 2 = R 3 = ± 0,2 m m . 2)
L i n g k a r a n p e r t a m a adalab l i n g k a r a n paling l u a r . P a d a l i n g k a r a n k e d u a , di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a j a b a t a n Menteri A g a m a y a n g ditulis dengan b u r u f k a p i t a l ; sedangkan di bagian bawab t e r c a n t u m t u l i s a n Republik Indonesia. P a d a l i n g k a r a n ketiga, terdapat lambang g a r u d a dengan u k u r a n 1 8 X 1 9 m m . D i a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut diberi t a n d a b e r u p a bintang segi l i m a dengan u k u r a n s e s u a i buruf.
3)
C a p Menteri Agama m e n g g u n a k a n t i n t a b e r w a r n a u n g u .
4)
Penggunaan cap dinas terletak di sebelab k i r i t a n d a tangan n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g berwenang.
5)
Contob b e n t u k d a n spesifikasi cap j a b a t a n dengan negara dapat dilibat sebagai berikut:
J3Ji.iN 1 Ulv JJAIN ISl UKURAN 3 2 2 (dua) Lingkaran. a. T u l i s a n Menteri Garis tengah: Agama. 4 cm dan 2,80 cm b. Cambar Lambang Rl :18,5 mm Garuda R2 : 17,5 mm 0. T u l i s a n Republik R3 :13,5 mm Indonesia, d. D u a gambar bintang (sebagai pembatas).
lambang
CONTOH
KET
4
5 R2
B . Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama 1.
K e t e n t u a n Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a a.
Umum 1) L a m b a n g K e m e n t e r i a n Agama y a n g disebut l a m b a n g I k b l a s B e r a m a l sebagai K e p u t u s a n Menteri A g a m a Nomor 7 1 7 T a b u n 2 0 0 6 tentang L a m b a n g Departemen A g a m a adalab t a n d a pengenal a t a u identitas b e r u p a simbol a t a u b u r u f y a n g d i g u n a k a n d a l a m T a t a N a s k a b D i n a s K e m e n t e r i a n Agama sebagai identitas agar p u b l i k lebih m u d a b mengenalnya. 2)
Penggunaan L a m b a n g Kementerian A g a m a d i l e t a k k a n di sebelab kiri kepala surat.
-42-
L a m b a n g Kementerian Agama 1) B e n t u k Segi L i m a s a m a sisi M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik bintang b e r s u d u t l i m a y a n g m e l a m b a n g k a n sila K e t u b a n a n Y a n g M a b a E s a d a l a m P a n c a s i l a , b e r m a k n a b a b w a pegawai Kementerian A g a m a s e l a l u mentaati dan menjungjung tinggi norma-norma agama dalam m e l a k s a n a k a n tugas pemerintaban d a l a m negara R e p u b l i k Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n P a n c a s i l a . 2)
17 (tujub belas) k u n t u m b u n g a k a p a s , 8 (delapan) b a r i s t u l i s a n d a l a m kitab s u c i d a n 4 5 (empat p u l u b lima) butir gabab M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik P r o k l a m a s i K e m e r d e k a a n Republik Indonesia pada tanggal 17 A g u s t u s 1945, m e n u n j u k k a n k e b u l a t a n tekad pegawai Kementerian Agama u n t u k membela kemerdekaan negara k e s a t u a n Republik Indonesia yang d i p r o k l a m i r k a n pada tanggal 17 A g u s t u s 1945.
3)
Padi d a n K a p a s yang melingkar berbentuk b u l a t a n M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pegawai Kementerian A g a m a mengemban tugasnya u n t u k m e w u j u d k a n m a s y a r a k a t y a n g sejabtera, adil, m a k m u r , d a n merata.
4)
Kitab S u c i M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai pedoman bidup d a n k e b i d u p a n y a n g serasi a n t a r a kebabagiaan duniawi dan u k b r o w i , materiil, d a n spirituil dengan r i d b a AUab SWT, T u b a n Yang Maba E s a .
5)
A l a s kitab s u c i M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pedoman bidup d a n k e b i d u p a n b a r u s ditempatkan pada proporsi y a n g sebenarnya s e s u a i potensi dinamis dari kitab s u c i .
6)
Semboyan I k b l a s B e r a m a l M e n y i r a t k a n m a k n a b a b w a pegawai Kementerian Agama d a l a m mengabdi kepada m a s y a r a k a t d a n negara b e r l a n d a s k a n n i a t beribadab dengan t u l u s i k b l a s . H a l i n i berarti b a b w a dengan i m a n y a n g k u a t , tegub, d a n bati y a n g s u c i , serta mengbayati d a n mengamalkan P a n c a s i l a yang m e r u p a k a n t u n t u t a n serta pegangan bidup dalam kebidupan bermasyarakat dan bernegara, Pegawai Kementerian Agama bertekad mengabdi kepada negara adalab ibadab.
7)
Pita M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai i k a t a n saling kekeluargaan d a n p e r s a u d a r a a n y a n g erat dengan bato bersib d a n s u c i .
8)
P e r i s a i y a n g b e r b e n t u k segi l i m a s a m a s i s i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a k e r u k u n a n bidup a n t a r u m a t beragama di Negara Republik Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n P a n c a s i l a dilindungi sepenubnya s e s u a i dengan Undang-Undang D a s a r Negara Republik Indonesia T a b u n 1945. 9)
Warna dan Maknanya a)
W a r n a Dasar adalah Hijau T u a , bermakna keadilan.
b)
W a r n a B i n t a n g , Padi, d a n Kitab S u c i a d a l a h K u n i n g E m a s , b e r m a k n a keagungan.
-43 -
c.
c)
W a r n a Kelopak B u n g a bermakna kesucian.
Kapas
dan
Pita
adalah
Putih,
d)
W a r n a B a t a n g d a n T a n g k a i B u n g a n K a p a s adalab Muda, bermakna kemakmuran.
e)
W a r n a E m p a t B a r i s A b s t r a k s i t u l i s a n di sebelab k a n a n d a n empat baris sebelab k i r i kitab s u c i d a n a l a s kitab s u c i serta semboyan Ikblas Beramal adalab Hitam, bermakna keteguban.
f)
W a r n a Perisai Segi L i m a S a m a S i s i adalab K u n i n g , b e r m a k n a kemulian.
Hijau
L a m b a n g Kementerian Agama wajib d i g u n a k a n u n t u k : 1)
kop n a s k a b dinas;
2)
cap d i n a s ;
3)
amplop dinas;
4)
d o k u m e n r e s m i yang diterbitkan oleb i n s t a n s i ;
5)
stop map;
6)
p a p a n n a m a kantor;
7)
k a r t u t a n d a pengenal pegawai;
8)
t a n d a pengenal pin pegawai;
9)
label barang milik negara; d a n
10) s i t u s resmi. d.
e.
2.
L a m b a n g Kementerian Agama dapat d i g u n a k a n u n t u k : 1)
pada gedung kantor;
2)
pada k a r t u n a m a pejabat/pegawai; d a n
3)
u n t u k b a l - b a l lain y a n g m e m e r l u k a n lambang.
Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama u n t u k bal-bal selain y a n g diatur dalam b u r u f c d a n b u r u f d, b a r u s m e n d a p a t k a n izin d a r i Sekretaris J e n d e r a l Kementerian Agama.
Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama pada Kop N a s k a b D i n a s a.
Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskab dinas Kementerian Agama dengan menggunakan L a m b a n g Kementerian A g a m a adalab pejabat berwenang pada Kementerian Agama P u s a t d a n Daerab.
b.
B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g Kementerian Agama sebagai berikut: 1)
L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l pada kop n a s k a b dinas d i c a n t u m k a n b e r d a s a r k a n bentuk, perbandingan u k u r a n , d a n w a r n a y a n g telab diatur s e s u a i dengan ketentuan y a n g b e r l a k u .
2)
Contob bentuk d a n spesifikasi kop n a s k a b dinas dengan menggunakan L a m b a n g Kementerian A g a m a dapat dilibat pada Cambar.
-44-
Contoh G a m b a r :
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
3.
Penggunaan L a m b a n g Kementerian Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri pada C a p Kementerian Agama a)
Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap Kementerian Agama adalab pejabat berwenang pada K e m e n t e r i a n A g a m a P u s a t , Daerab, d a n P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri.
b) B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan L a m b a n g K e m e n t e r i a n Agama d a n L a m b a n g P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri sebagai berikut: 1) C a p Kementerian Agama berbentuk b u n d a r , terdiri d a r i tiga l i n g k a r a n dengan j a r i - j a r i R l = 18,5 m m , R 2 = 17,5 m m , d a n R 3 = 13,5 m m . Tebal garis l i n g k a r a n R l = ± 0,8 m m , R 2 = R 3 = ± 0,2 mm. 2)
L i n g k a r a n pertama adalab l i n g k a r a n paling luar. P a d a l i n g k a r a n kedua,di bagian a t a s t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a Kementerian Agama sedangkan d i bagian bawab t e r c a n t u m t u l i s a n R e p u b l i k Indonesia. P a d a l i n g k a r a n ketiga, terdapat lambang dengan u k u r a n 2 4 , 5 X 2 4 , 5 m m sedangkan di bagian bawab t e r c a n t u m t u l i s a n n a m a u n i t organisasi/Pendidikan Tinggi K e a g a m a a n Negeri. D i a n t a r a k e d u a t u l i s a n tersebut, diberi t a n d a b e r u p a bintang segi l i m a dengan u k u r a n s e s u a i dengan buruf.
3)
C a p Kementerian Agama menggunakan t i n t a b e r w a r n a u n g u .
4)
Penggunaan cap dinas terletak d i sebelab k i r i t a n d a tangan n a s k a b d i n a s d a n mengenai sedikit t a n d a tangan pejabat y a n g berwenang.
5)
P e r u b a b a n bentuk d a n spesifikasi L a m b a n g p a d a P e r g u r u a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri b a r u s mendapat persetujuan d a r i Direktorat J e n d e r a l y a n g m e m p u n y a i tugas d a n fungsi di bidang pendidikan serta ditetapkan oleb Menteri Agama melalui Sekretariat J e n d e r a l c.q. B i r o O r g a n i s a s i d a n T a t a L a k s a n a .
6)
B e n t u k d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a dengan lambang I k b l a s B e r a m a l / P e n d i d i k a n Tinggi K e a g a m a a n Negeri dapat dilibat sebagai berikut:
IL
-45-
B E N T U K DAN UKURAN
ISI
1 2 2 (dua) L i n g k a r a n . a. T u l i s a n Kementerian G a r i s tengah: Agama. 4 c m d a n 2,80 b. Gambar Lambang cm Kementerian Agama Rl : 18,5 m i r Republik Indonesia/ R2 : 17,5 Pendidikan Tinggi mm Keagamaan Negeri. R3 : 13,5 mrr c. N a m a u n i t organisasi/ Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri.
CONTOH
KET
3
4
d. T u l i s a n Republik Indonesia. e. D u a gambar bintang (sebagai pembatas).
7)
No.
Contob b e n t u k dan spesifikasi cap Kementerian Agama
CAP K E M E N T E R I A N ACAMA
KET ERANCAN
1
2
3
2. Sekretariat J e n d e r a l
V ^ ^ 4 8 u T o e j 5 ^ /
-463. Direktorat J e n d e r a l Pendidikan Islam
4. Direktorat J e n d e r a l Penyelenggaraan Haji d a n Umrah
Direktorat J e n d e r a l Bimbingan Masyarakat Islam
Direktorat J e n d e r a l Bimbingan Masyarakat Kristen
-47-
7. Direktorat J e n d e r a l Bimbingan Masyarakat Katolik
8. Direktorat J e n d e r a l Bimbingan Masyarakat Hindu
9. Direktorat J e n d e r a l Bimbingan Masyarakat Buddba
10. Inspektorat J e n d e r a l
-48-
11. B a d a n Penelitian d a n Pengembangan serta P e n d i d i k a n d a n Pelatiban •
12. K a n t o r Wilayab Kementerian Agama Provinsi •
13. K a n t o r K e m e n t e r i a n Agama K a b u p a t e n / Kota
/A •
14.
^^^^ •
K a n t o r U r u s a n Agama Kecamatan
-49-
15. Balai Pendidikan dan Pelatihan K e a g a m a a n
16.
^^^^
B a l a i Penelitian d a n Pengembangan Agama
•
17. M a d r a s a b Aliyab Negeri
•
•
18. M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri
•
0
•
-50-
19.
M a d r a s a h Ibtidaiyah Negeri
20.
VIr
21.
f \^^/ j *
A s r a m a Haji E m b a r k a s i
^^^^^
K a n t o r U r u s a n Haji Indonesia di Arab S a u d i
22.
P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri
Balai Lajnab Pentasiban Musbaf Al-Qur'an •
c.
bentuk d a n spesifikasi cap Kementerian A g a m a y a n g tidak diatur d a l a m k e p u t u s a n i n i b e n d a k n y a m e m p e r h a t i k a n aspek k e s e r a s i a n d a n estetika.
-51 -
BAB VII B E N T U K DAN F O R M A T N A S K A H D I N A S Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan 1)
S u s u n a n S u r a t E d a r a n , meliputi: a.
K e p a l a terdiri dari: (1) kop n a s k a h dinas, y a n g berisi gambar l a m b a n g negara d a n n a m a j a b a t a n u n t u k pejabat negara (Menteri Agama) a t a u lambang pejabat
dan
nama
negara,
Kementerian
yang
ditulis
Agama
dengan
untuk buruf
bukan kapital,
d i l e t a k k a n secara simetris; (2) t u l i s a n S U R A T lambang dengan
EDARAN,
negara/lambang buruf
kapital
yang
dicantumkan
Kementerian serta
nomor
di
bawab
Agama,
ditulis
surat
edaran
di
b a w a b n y a secara simetris; (3) k a t a T E N T A N G , y a n g d i c a n t u m k a n di b a w a b f r a s a s u r a t edaran ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; d a n (4) r u m u s a n j u d u l s u r a t edaran, y a n g ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris di b a w a b k a t a tentang. b.
Batang Tubub B a g i a n batang t u b u b s u r a t edaran terdiri dari: (1) a l a s a n tentang p e r l u n y a dibuat s u r a t edaran; (2) p e r a t u r a n perundang-undangan
a t a u n a s k a b dinas l a i n
y a n g menjadi d a s a r pembuatan s u r a t edaran; d a n (3) pemberitahuan
tentang
bal
tertentu
yang
dianggap
mendesak. c.
Kaki B a g i a n k a k i s u r a t edaran terdiri dari: (1) tempat d a n tanggal penetapan; (2) n a m a j a b a t a n pejabat penanda tangan, y a n g ditulis dengan b u r u f kapital, d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a koma; (3) t a n d a tangan pejabat penanda tangan; (4) n a m a lengkap pejabat p e n a n d a tangan, y a n g ditulis dengan buruf kapital; dan (5) cap d i n a s .
-52-
2)
b e n t u k s u r a t edaran y a n g ditandatangani oleb: a.
Menteri Agama Lambang negara yang telah dicetak
Yth.
1. 2. 3.
Daftar pejabat yang menerima Surat dan selerusnya; SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... TENTANG (Nama Surat Edaran Menteri Agama)
A.
Umum
B.
Maksud dan Tujuan
C.
Ruang Lingkup
D.
Dasar
E.
... dan seterusnya.
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Surat Edaran
lA
Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA Tembusan: 1. 2. 3.
dan seterusnya.
Memuat ketentuan peraturan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran
k
Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Daftar pejabat yang menerima tembusan Surat Edaran
-53-
b.
Pejabat E s e l o n 1 atas n a m a Menteri Logo Kementerian Agama yang telah dicetak Daftar pejabat yang menerima Surat
Yth.
1. 2. 3.
dan seterusnya; SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... TENTANG (Nama Surat Edaran Menteri Agama)
A.
Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital
Umum
B.
Maksud d a n Tujuan
C.
Ruang L i n g k u p
D.
Dasar
E.
... dan seterusnya.
Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Surat Edaran Memuat ketentuan peraturan perundangundangan yang menjadi / d a s a r ditetapkannya / J i Surat Edaran
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal... a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL, tanda tangan dan cap instansi NAMA Tembusan: 1. ...; 2. 3.
A
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin
dan seterusnya.
Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital,serta nama jabatan yang menandatangani dengan huruf awal kaoital.
Daftar pejabat yang menerima tembusan Surat Edaran
3)
S u s u n a n S u r a t Tugas, meliputi: a.
K e p a l a terdiri dari: 1) 2) 3)
b.
kop n a s k a b dinas; k a t a S U R A T T U G A S , y a n g ditulis dengan b u r u f kapital s e c a r a simetris; d a n NOMOR, yang berada d i b a w a b t u l i s a n S u r a t T u g a s dengan b u r u f kapital.
B a t a n g T u b u b terdiri dari: 1)
K o n s i d e r a n s meliputi k a t a : a) Menimbang memuat p e r a t u r a n / d a s a r S u r a t Tugas; d a n
ditetapkannya
-54-
b) D a s a r pertimbangan m e m u a t a l a s a n d i t e t a p k a n n y a S u r a t T u g a s , d a s a r m e m u a t k e t e n t u a n y a n g dijadikan l a n d a s a n ditetapkannya S u r a t T u g a s tersebut. 2)
D i k t u m d i m u l a i dengan k a t a memberi tugas, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris, d i i k u t i dengan k a t a : a)
K e p a d a di tepi k i r i m e m u a t daftar n a m a d a n j a b a t a n pegawai yang mendapat tugas; d a n b) U n t u k di bawab k a t a k e p a d a m e m u a t s u b s t a n s i a r a b a n y a n g ditugaskan.
c.
K a k i terdiri dari: 1) N a m a Tempat d a n Tanggal m e m u a t n a m a tempat d a n tanggal S u r a t T u g a s ; 2) N a m a Jabatan memuat nama jabatan yang menandatangani, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l p a d a setiap a w a l u n s u r n y a , d a n d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a koma; 3) T a n d a T a n g a n m e m u a t pejabat y a n g memberi menugasi; 4)
N a m a Lengkap m e m u a t n a m a lengkap pejabat y a n g menandatangani S u r a t T u g a s , y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l p a d a setiap a w a l u n s u r n y a ; d a n
5)
C a p I n s t a n s i m e m u a t cap Kementerian Agama pada s a t u a n organisasi y a n g menandatangani.
B e n t u k S u r a t T u g a s y a n g ditandatangani oleb: a.
Pejabat E s e l o n 1
SURAT TUGAS NOMOR: Menimbang
a. bahwa b. bahwa c. ... dst;
Dasar
1. 2. 3.
1 • •)
.. dst; Memberi Tugas
Kepada
0
1. 2. 3. ...dst;
-55-
Untuk
: 1. 2. 3.
...dst; Nama Tempat, Tanggal Sekretaris Jenderal, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap
b.
Pejabat E s e l o n 11 atas n a m a Pejabat E s e l o n 1
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
SURAT TUGAS NOMOR: Menimbang
a. bahwa ...; b. bahwa ...; c. ... dst;
Dasar
1. 2. 3.
dst; Memberi Tugas
Kepada
Untuk
1. 2. 3.
dst;
1. 2. 3.
dst; Nama Tempat, Tanggal a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Ortala, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap
Tembusan: Sekretaris Jenderal
-56-
c.
Pejabat E s e l o n 11
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
SURATTUGAS NOMOR: Menimbang
a. bahwa b. bahwa c. ... dst;
Dasar
1. 2. 3.
dst; Memberi Tugas
Kepada
Untuk
1. 2. 3.
dst;
1. 2. 3.
... dst; Nama Tempat, Tanggal Kepala Biro Ortala, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap
B . N a s k a h D i n a s Korespondensi 1. Nota D i n a s Korespondensi Intern a. S u s u n a n d a n B e n t u k Nota D i n a s 1) S u s u n a n N o t a D i n a s
a) Kepala Nota D i n a s terdiri dari: (1) kop n a s k a h dinas; (2) k a t a NOTA DINAS, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; (3) k a t a NOMOR, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris;
-57-
(4) k a t a Y t h . , y a n g ditulis dengan h u r u f a w a l kapital, d i i k u t i dengan tanda baca titik; (5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; (6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n (7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital. b) B a t a n g T u b u h B a g i a n batang t u b u h Nota D i n a s terdiri d a r i alinea p e m b u k a , i s i , d a n penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s . c) K a k i B a g i a n k a k i Nota D i n a s terdiri d a r i t a n d a tangan, pejabat, d a n t e m b u s a n (jika perlu). 2) B e n t u k Nota D i n a s
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
NOTA DINAS NOMOR: Yth Dari Hal Tanggal
Tanda Tangan Nama Lengkap
Tembusan: 1. 2. 3. ..dst;
nama
-58-
b. S u s u n a n d a n B e n t u k Memorandum 1) S u s u n a n Memorandum a) K e p a l a Memorandum terdiri dari: (1) kop n a s k a h dinas; (2) k a t a M E M O R A N D U M , yang h u r u f kapital;
ditulis
d i tengah
dengan
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis d i b a w a h k a t a M e m o r a n d u m dengan h u r u f kapital; (4) k a t a Y t h . , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; (5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; (6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n (7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital. b) B a t a n g T u b u h B a t a n g t u b u h Memorandum terdiri d a r i alinea pembuka, alinea i s i , d a n alinea penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s . c) K a k i B a g i a n k a k i Memorandum terdiri dari t a n d a n a m a pejabat serta tembusan j i k a diperlukan.
tangan d a n
2) B e n t u k Memorandum Menteri d a n pejabat l a i n yang d i t u n j u k dalam lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b a d a l a h sebagai berikut: a)
B e n t u k Memorandum Menteri
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM NOMOR Yth Dari Hal Tanggal
-59-
Tanda Tangan Nama Lengkap
Tembusan: 1. 2. 3. ..dst. b) B e n t u k Memorandum pejabat l a i n y a n g d i t u n j u k d a l a m lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan tugas, wewenang, d a n tanggung j a w a b .
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021)3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
MEMORANDUM NOMOR: Yth Dari Hal Tanggal
Tanda Tangan
Tembusan:
Nama Lengkap
-60-
2. N a s k a h D i n a s Korespondensi E k s t e r n ( S u r a t Dinas) Susunan dan Bentuk Surat Dinas a.
S u s u n a n Surat Dinas: 1) K e p a l a S u r a t D i n a s terdiri dari: (a) kop n a s k a h dinas; (b) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik dengan b u r u f a w a l kapital di sebelab k i r i d i b a w a b kop n a s k a b dinas; (c) tempat d a n tanggal pembuatan s u r a t , y a n g diketik d i sebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor; (d) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , d i i k u t i dengan n a m a jabatan yang dikirimi surat; dan (e) alamat s u r a t , y a n g ditulis di b a w a b Y t b . 2) B a t a n g T u b u b B a g i a n batang t u b u b S u r a t D i n a s terdiri d a r i alinea pembuka, isi, d a n penutup. 3) K a k i B a g i a n k a k i S u r a t D i n a s terdiri dari: (a) n a m a j a b a t a n , y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l , d i a k b i r i tanda b a c a koma; (b) t a n d a tangan pejabat; (c) n a m a lengkap pejabat/penanda tangan, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l kapital; (d) stempel/cap dinas, y a n g d i g u n a k a n s e s u a i dengan ketentuan; d a n (e) t e m b u s a n , yang memuat n a m a j a b a t a n pejabat penerima (jika diperlukan).
b.
B e n t u k S u r a t D i n a s Menteri Agama
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bin., Thn.)
Yth
(Alinea Pembuka)
-61 -
(Alinea Isi) (Alinea Penutup) Menteri Agama, (Tanda Tangan Jabatan)
Cap
Nama Lengkap
Tembusan: 1. 2. 3. ..dst; c.
dan
B e n t u k S u r a t D i n a s atas n a m a Menteri A g a m a
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bln.,Thn.)
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup) (Alinea Penutup) (Alinea Penutup)
-62-
a.n.
Menteri Agama Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap
Tembusan: 1. 2. 3. ..dst;
d.
B e n t u k S u r a t D i n a s Pejabat E s e l o n 1
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bln.,Thn.)
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup) (Alinea Penutup)
Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap
-63-
Tembusan: 1. 2. 3. ..dst; e.
B e n t u k S u r a t D i n a s a t a s n a m a Pejabat E s e l o n 1
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bin., Thn.)
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
a.n. Sekretaris Jenderal, Kepala Biro Ortala (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap
Tembusan; 1. ...; 2. ...; 3. ..dst;
3. S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t U n d a n g a n 1) S u s u n a n S u r a t Undangan terdiri d a r i ; a) K e p a l a B a g i a n k e p a l a S u r a t U n d a n g a n terdiri dari: (1) kop n a s k a h dinas; (2) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik disebelah k i r i d i bawab kop n a s k a b d i n a s ;
-64-
(3) tempat d a n tanggal p e m b u a t a n s u r a t , y a n g diketik disebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor; d a n (4) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , y a n g d i i k u t i dengan n a m a j a b a t a n , d a n a l a m a t y a n g d i k i r i m i s u r a t (jika diperlukan). b) B a t a n g T u b u b B a g i a n batang t u b u b S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i : (1) alinea p e m b u k a ; (2) i s i u n d a n g a n , y a n g meliputi b a r i , tanggal, w a k t u , tempat, dan acara; dan (3) alinea penutup. c) K a k i B a g i a n k a k i S u r a t U n d a n g a n terdiri d a r i n a m a j a b a t a n y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l , t a n d a tangan, d a n n a m a pejabat y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l . 2) B e n t u k S u r a t U n d a n g a n yang ditandatangani Menteri Agama
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bin., Thn.)
Yth
(Alinea Pembuka dan Isi)
pada hari/tanggal waktu tempat acara
: pukul : : (Alinea Penutup)
Menteri Agama, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap
-65 -
3) B e n t u k S u r a t Undangan Pejabat E s e l o n 1
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
Nomor Sifat Lampiran Hal
(Tgl.,Bin., Thn.)
Yth. (daftar nama terlampir) (Alinea Pembuka dan Isi)
pada hari/tanggal waktu tempat acara
: pukul : (Alinea Penutup)
Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap
JL
-66-
Lampiran Surat.... Nomor Tanggal : DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Sekretaris Jenderal, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap
-67-
4) B e n t u k K a r t u Undangan
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/lbu/Saudara pada acara
hari
/ (tanggal) bertempat di
* Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa * Konfirmasi:
pukul
WIB
Pakaian Laki-laki Perempuan: TNI/PoIri :
4. N a s k a h D i n a s K h u s u s a.
S u s u n a n d a n B e n t u k B e r i t a A c a r a terdiri dari: 1) K e p a l a B e r i t a A c a r a terdiri dari: (a) kop N a s k a h D i n a s ; (b) k a t a B E R I T A A C A R A ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; d a n (c) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris. 2) B a t a n g t u b u b B a g i a n batang t u b u b B e r i t a A c a r a terdiri dari: (a) t u l i s a n b a r i , tanggal, d a n t a b u n , serta n a m a d a n j a b a t a n p a r a p i b a k y a n g membuat B e r i t a A c a r a ; d a n (b) s u b s t a n s i B e r i t a A c a r a . 3) K a k i B a g i a n k a k i B e r i t a A c a r a m e m u a t tempat p e l a k s a n a a n penandatanganan n a m a jabatan/pejabat d a n t a n d a tangan p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i / y a n g mengesabkan.
-68 -
b.
Bentuk Berita Acara
K E M E N T E R I A N AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A SEKRETARIAT J E N D E R A L J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t Nomor 3-4 J a k a r t a 1 0 7 1 0 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 F a k s i m i l e (021) 3 5 0 3 4 6 6 S I T U S w w w . k e m e n a g . g o . i d
BERITA ACARA NOMOR: Pada hari ini, masing:
, tanggal
1
(nama pejabat), Pertama,
2
(pihak lain) Kedua, telah melaksanakan
, bulan
, tahun
, kami masing-
(NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak dan
selanjutnya disebut
Pihak
1. 2.
dan seterusnya. Berita
acara
ini
dibuat
dengan
sesungguhnya
berdasarkan
Dibuat di Pihak Pertama,
Pihak Kedua, Tanda Tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Nama Lengkap Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan, Tanda tangan Nama Lengkap.
c.
S u r a t Keterangan S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Keterangan terdiri dari: 1)
K e p a l a S u r a t Keterangan terdiri dari: (a) kop Naskab D i n a s ; (b) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; d a n
-69-
(c) k a t a NOMOR simetris. 2)
ditulis
dengan
huruf
kapital
secara
Batang Tubuh B a g i a n batang t u b u b S u r a t Keterangan m e m u a t pejabat y a n g m e n e r a n g k a n d a n pegawai y a n g diterangkan s e r t a m a k s u d d a n t u j u a n diterbitkannya S u r a t Keterangan.
3)
Kaki B a g i a n k a k i S u r a t Keterangan m e m u a t keterangan tempat, tanggal, b u l a n , t a b u n , n a m a j a b a t a n , t a n d a tangan, d a n n a m a pejabat yang m e m b u a t S u r a t Keterangan tersebut. Posisi bagian k a k i terletak p a d a bagian k a n a n bawab. B e n t u k S u r a t Keterangan
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
SURAT KETERANGAN NOMOR: Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama NIP Jabatan
: :
dengan ini menerangkan bahwa Nama NIP Pangkat/golongan Jabatan dan seterusnya
:
Jakarta, Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap
1
-70-
S u r a t Pengantar S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Pengantar terdiri dari: 1) K e p a l a S u r a t Pengantar terdiri dari: (a) kop N a s k a h D i n a s ; (b) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris; (c) tanggal; (d) Ytb.; (e) n a m a j a b a t a n d a n n a m a a l a m a t y a n g d i t u j u ; d a n (1) k a t a S U R A T P E N G A N T A R s e c a r a simetris.
ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
2) B a t a n g T u b u b B a g i a n batang t u b u b S u r a t Pengantar terdiri dari:
d a l a m bentuk kolom
(a) nomor u r u t ; (b) j e n i s y a n g d i k i r i m ; (c) b a n y a k n y a n a s k a b / b a r a n g ; d a n (d) keterangan. 3) K a k i B a g i a n k a k i S u r a t Pengantar terdiri dari: (a) pengirim y a n g berada di sebelab k a n a n , y a n g meliputi: (1) n a m a j a b a t a n pembuat pengantar; (2) t a n d a tangan; (3) n a m a dan NIP; dan (4) stempel j a b a t a n / i n s t a n s i . (b) penerima y a n g berada di sebelab k i r i , y a n g meliputi: (1) n a m a j a b a t a n penerima; (2) t a n d a tangan; (3) n a m a dan NIP; (4) cap i n s t a n s i i n s t a n s i ; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan.
dan
-71 -
B e n t u k Surat Pengantar
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
Yth.
(Tgl, Bin, Thn)
SURAT PENGANTAR NOMOR SP-.../.../.../.../, No
Naskah Dinas/Barang
Banyaknya
Keterangan
Diterima tanggal Penerima, Nama jabatan,
Pengirim, Nama jabatan,
Tanda Tangan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap NIP
Nama Lengkap NIP
No. Telepon: No. Faksimile: Catatan: Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kemball kepada pengirim e.
Laporan S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri dari: 1)
K e p a l a N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri d a r i : a) k o p N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a L A P O R A N simetris;
ditulis
dengan
buruf
kapital
secara
c) k a t a T E N T A N G simetris;
ditulis
dengan
buruf
kapital
secara
d) j u d u l laporan y a n g ditulis d i l e t a k k a n secara simetris.
dalam
buruf
kapital dan
-72-
1)
Batang Tubuh B a g i a n batang t u b u b L a p o r a n terdiri dari: a)
P e n d a h u l u a n , yang m e m u a t penjelasan u m u m , m a k s u d d a n t u j u a n , serta r u a n g lingkup d a n s i s t e m a t i k a Laporan;
b) Materi Laporan, y a n g terdiri a t a s kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, basil p e l a k s a n a a n kegiatan, h a m b a t a n y a n g dihadapi, d a n b a l l a i n y a n g perlu dilaporkan; c) S i m p u l a n d a n s a r a n , sebagai b a b a n pertimbangan; d a n d) Penutup, y a n g m e r u p a k a n a k b i r L a p o r a n , memuat barapan/permintaan araban/ucapan terima kasib. 2)
Kaki B a g i a n k a k i Laporan terdiri dari: a)
tempat d a n tanggal pembuatan L a p o r a n ;
b) n a m a j a b a t a n pejabat pembuat dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ; c) t a n d a tangan; d a n
Laporan, yang
ditulis
d) n a m a lengkap, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l kapital. Bentuk Naskab Dinas Laporan
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710 Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216 Faksimile (021) 3503466 SITUS www.kemenag.go.id
LAPORAN TENTANG A.
Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan
C.
Hasil y a n g D i c a p a i
D. Simpulan dan Saran
-73 -
Penutup
Dibuat di pada tanggal Nama Jabatan Pembuat Laporan Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap f.
T e l a a h a n Staf S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf 1)
K e p a l a N a s k a h D i n a s T e l a a h a n S t a f terdiri dari: a)
kop N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a T E L A A H A N S T A F ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris; c)
kata TENTANG simetris; d a n
ditulis
dengan
buruf
kapital
secara
d) j u d u l telaahan staf ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris. 2)
Batang Tubub B a g i a n batang t u b u b T e l a a h a n Staf terdiri dari: a)
Persoalan, y a n g memuat p e r n y a t a a n singkat d a n j e l a s tentang persoalan y a n g a k a n dipecabkan;
b) Praanggapan, yang m e m u a t d u g a a n y a n g beralasan, b e r d a s a r k a n data y a n g a d a , saling berbubungan s e s u a i dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan k e m u n g k i n a n kejadian di m a s a y a n g a k a n datang; c)
F a k t a y a n g mempengaruhi, y a n g m e m u a t fakta y a n g m e r u p a k a n l a n d a s a n a n a l i s i s d a n pemecahan persoalan;
d) A n a l i s i s pengarub praanggapan d a n fakta terbadap persoalan d a n a k i b a t n y a , h a m b a t a n serta k e u n t u n g a n d a n k e r u g i a n n y a , pemecahan a t a u c a r a bertindak y a n g m u n g k i n a t a u dapat d i l a k u k a n ;
3)
e)
K e s i m p u l a n , yang m e m u a t i n t i s a r i b a s i l d i s k u s i , y a n g m e r u p a k a n piliban c a r a bertindak a t a u j a l a n k e l u a r ; d a n
f)
T i n d a k a n y a n g d i s a r a n k a n , y a n g m e m u a t secara r i n g k a s d a n j e l a s s a r a n a t a u u s u l t i n d a k a n u n t u k mengatasi persoalan y a n g dihadapi.
Kaki B a g i a n k a k i T e l a a h a n Staf terdiri dari: a)
n a m a j a b a t a n pembuat telaahan staf, y a n g ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
b) t a n d a tangan;
-74-
c)
n a m a lengkap; d a n
d) daftar l a m p i r a n . B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf TELAAHAN STAF TENTANG
A.
Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan.
B.
Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang.
C. Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan. D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. E.
Kesimpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
F.
Saran Tindakan Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama Jabatan Tanda Tangan Nama Lengkap Pembuat Telaahan Staf
-75-
B A B VIII PENUTUP
Pedoman T a t a N a s k a h D i n a s p a d a K e m e n t e r i a n A g a m a i n i m e r u p a k a n a c u a n bagi Kementerian Agama p u s a t d a n d a e r a h d a l a m menyusun P e l a k s a n a a n T a t a N a s k a h D i n a s s e s u a i dengan k e p e r l u a n masing-masing.
A.GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
IM SAIFUDDIN
