LANGKAH-LANGKAH MERAIH ISO Oleh: Drs. H. Abd. Salam, S.H. M.H Wakil Ketua Pengadilan Agama Mataram Pendahuluan Sebagaimana dipublikasikan di Website BADILAG beberapa waktu yang lalu, bahwa di tahun 2016 ini BADILAG memprogramkan 10 Pengadilan Agama untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 setelah 11 Pengadilan memperolehnya sebagai yang telah diprogramkan di tahun 2015. Mudah-mudahan program pimpinan tersebut dapat berjalan dengan lancar tanpa ada suatu kendala. Pengadilan Agama sebagai lembaga yang tugasnya erat dengan pelayanan, upaya memperoleh sertifikasi ISO dirasa penting untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat disamping secara internal sangat bermanfaat untuk meningkatkan motivasi, moral dan kinerja pegawai. Karena inti dari penerapan ISO 9001 adalah perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai dengan konsep PDCA (Plan – Do – Check – Action). Maka keterlibatan seluruh lapisan karyawan atau pegawai adalah keniscayaan, sulit rasanya untuk mewujudkan apalagi mempertahankannya tanpa dukungan dan dedikasi seluruh karyawan. Ada semboyan yang dahulu sering didengung-dengungkan oleh Bapak Presiden Susilo Bambang Yudhoyono (SBY) “bersama kita bisa”. Memang intinya untuk memperoleh ISO adalah kebersamaan dari pucuk pimpinan sampai pada karyawan level yang paling bawah. Ibarat mobil, tidak akan berfungsi dengan baik jika “pentil” sebuah benda kecil yang berfungsi sebagai stut pembuka dan penutup angin pada ban/roda mobil tidak berfungsi dengan baik dalam menjalankan tugasnya. Demikian pulalah gambaran singkatnya untuk memperoleh sertifikat ISO beserta kegiatan untuk mempertahankannya nanti. Karena setelah diperoleh, ISO harus terus dijaga, dipertahankan dan dikebangkan sehingga harus selalu ada maintenents. Karena Terkadang, perencanaan matang yang sudah disusun sedari awal malah gagal di tengah jalan karena ternyata pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan. Simpulnya adalah yang paling utama dan terpenting bagi pimpinan adalah menumbuhkan dan membangkitkan etos kerja seluruh karyawan yang terlibat dalam menjalankan tugas pelayanan. Sekilas Tentang ISO 9001:2008 ISO merupakan standar Internasional untuk managemen mutu yang berisi persuaratan-persuaratan dan rekomendasi dari suatu sistem managemen. ISO bukan merupakan “standar produk”, karena tidak ada persyaratan bagi sebuah produk. Tetapi kita 1
tahu bahwa bagaimanapun managemen yang baik, akan menghasilkan produk yang baik dan kwalitas. Dengan kata lain obyek ISO adalah managemen. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 memiliki 8 prinsip yang merupakan ruh atau jiwa standar ISO 9001:2008. Kedelapan prinsip tersebut menjiwai 8 Klausul ISO 9001:2008 yang berisi sederet persyaratan yang harus diterapkan. Delapan prinsip ISO 9001:2008 bagaikan Pancasila, dan 8 klausul ISO 9001:2008 bagaikan UUD 1945 yang berisi beberapa pasal. Nah, klausul ISO 9001 inilah yang dijadikan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Standar ISO 9001:2008 memuat 8 klausul yang berisi beberapa persyaratan dalam bahasa legal formal sehingga barangkali sulit untuk dipahami oleh orang-orang yang baru membaca standar ISO 9001 ini. Untuk itu perlu ada penjelasan, komentar dan rangkuman yang menurut kami perlu dijelaskan. Disitulah diperlukan biasanya lembaga yang berkeinginan mendapatkan ISO perlu lembaga Konsultan ISO. ISO senantiasa mengalami perbaikan dan perkembangan sesuai dengan kebutuhan pelayanan modern. Pada tanggal 23 September 2015 yang lalu Standar ISO 9001:2015 sudah secara resmi diluncurkan. Lembagi-lembaga Konsultan ISO kini sudah melayani paket kansulting terbaru ISO 9001:2015. Multiple Training & Consulting bertekad untuk menjadi konsultan ISO 9001:2015 yang terdepan dalam membantu klien meraih standar ISO 9001:2015 terbaru ini. Yang menjadi pertanyaan saya adalah apakah sudah ada badan sertifikasi ISO 9001 yang siap mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2015 dikarenakan butuh waktu untuk menyiapkan auditor ISO 9001:2015. Untuk ISO ini kita tunggu berita lebih lanjut. Langkah-langkah Memperoleh ISO Sebagaimana lazimnya, orang yang masih belum familiar dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO, mungkin merasa bingung darimana harus memulai agar lembaga kita mendapatkan sertifikat ISO. Orang yang berjiwa besar senantiasa berkata “di dunia ini tidak ada hal yang tidak mungkin”, tentunya termasuk untuk mendapatkan sertifikat ISO. Akan sertifikasi ISO tentu tidak akan datang begitu saja tanpa usaha dan kerja keras serta cerdas kita bersama Secara menejerial ada beberapa langkah yang harus dilakukan bersama untuk mendapatkan sertifikat ISO. 1.
Top Manajemen, untuk di Pengadilan adalah Ketua, harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO yang dipilih dan putusan Top Manajemen itu harus mendapatkan sambutan yang menggembirakan oleh semua unsur bawahan. 2
Tantangannya adalah bagaimana membangkitkan semangat karyawan atau pegawai untuk bisa mendukung program pimpinan tersebut . Maka yang pertama dan utama adalah gerakan membangkitkan motivasi pegawai di semua level; 2.
Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan dan menjalankan keputusan di atas. Persiapan-persiapan tersebut meliputi: a. Kebutuhan sumber daya manusia (SDM); Seperti adanya tenaga/personal yang siap ditunjuk sebagai Management Representative (MR) atau Kordinator ISO dan Tim ISO (Sekretariat
ISO)
untuk
menyiapkan,
menerapkan,
memelihara
dan
mengembangkan sistem manajemen mutu di lembaga; Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting ketimbang kuantitas. ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik. Isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk wakil manajemen (management representative) yang berkualitas dalam arti dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal. Banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001. Maka seorang wakil manajemen (Mangement Representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di suatu lembaga atau perusahaan. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen. b. Kebutuhan Waktu; Waktu amat sangat diperlukan untuk mendsukung tercapainya mendapatkan ISO, sebab secara teori Tim ISO setidaknya harus melakukan pertemuan-pertemuan dalam 2 (dua) jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan, guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi;
3
Memang banyaknya pekerjaan/banyaknya perkara yang harus diselesaikan oleh Pengadilan-pengadilan Agama tertentu kadang menjadi pertimbangan bagi pimpinan untuk memuntuskan apakah lembagai ini perlu dan tidak untuk meraih ISO. Tapi dengan berhasilnya Pengadilan Agama Surabaya memperoleh sertifikat ISO yang baru lalu setidaknya menjadi tolok ukur bagi Top Menageman/Ketua, bahwa Pengadilan yang mempunyai berkara banyakpun bisa mendapatkan ISO. Padahal bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya over load pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001. Penyebab utama yang menyebabkan hal ini adalah sistem yang dibuat tidak sejalan (in line) dengan proses yang ada. Terlalu banyak hal baru yang ditetapkan tanpa melihat kesanggupan para pelaksana di lapangan sehingga form yang harusnya dibuat untuk membantu proses malah mempersulit birokrasi. Diperlukan kejelian dalam menentukan prioritas perbaikan. Perlu diingat kembali bahwa tujuan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah perbaikan berkesinambungan alih-alih menyulap sistem dalam sekejap. Diperlukan waktu, pembiasaan, sosialisasi, dan prioritas perbaikan secara bertahap sehingga sistem semakin baik dari waktu ke waktu. c. Kebutuhan Biaya untuk Konsultan dan Sertifikasi ISO 9001;2008; Dana tentusaja sangat dibutuhkan untuk memperoleh ISO, termasuk juga untuk mempertahankannya, yang sangat pokok adalah untuk Konsultan dan Sertifikasi. Kenapa dana sangat dibutuhkan ? Hal pokok dalam memperoleh Sertifikasi ISO adalah lembaga harus melakukan audit internal; Yaitu audit yang dilakukan oleh segenap karyawan/pegawai intern. Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang cukup tentang auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja, prosedural, hierarki jabatan, dan catatan mutu atau laporan yang selama ini digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa menguasai hal ini, maka tidak banyak yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit. Kecakapan untuk mengauditee tentu tidak datang dengan sendirinya, maka untuk itu mutlak perlu pelatihan bagi segenap karyawan tentang seluk beluk auditee. Pelatihan itu tentunya dapat diperoleh dari Lembaga Konsultan. Auditor Internal merupakan aktor yang sangat penting yang menentukan kesuksesan dari pelaksanaan kegiatan audit internal. Auditor Internal memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi. Tanpa keberadaan auditor internal, perbaikan sistem sulit untuk dicapai. Karena sistem akan berjalan apa adanya tanpa adanya upaya untuk melakukan evaluasi. Padahal dalam konsep PDCA (Plan – D0 - Check – Action), 4
audit internal merupakan upaya melakukan Check (Periksa!) untuk memastikan sistem yang direncanakan sedari awal berjalan dengan baik dan efektif. Lalu apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab auditor internal? 3.
Membentuk tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala dan bawah atau staf) kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative (MR) atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses serta alur manegemen lembaga/peradilan dan disegani oleh semua pihak; Secara teori seorang Management Representative sekurang-kurangnya harus memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO 9001; 2. Management representative setidaknya hanrus mengikuti 2 training; training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001 dan training audit internal. Ini untuk memastikan seluruh persyaratan yang tertuang dalam klausul ISO 9001 diterapkan. 3. Pengetahuan yang luas tentang operasi perusahaan dan Sistem Manajemen Mutu; 4. Management Representative harus memahami proses bisnis organisasi secara menyeluruh. Ini penting untuk memastikan seluruh critical point yang ada dalam proses dapat dikendalikan; 5. Kemampuan untuk mendengarkan dan mempengaruhi kemampuan ini juga diperlukan mengingat, penerapan ISO 9001 bukanlah pertunjukkan satu orang “one man show” tapi harus melibatkan peran aktif seluruh level organisasi. Pendekatan bottom – up juga penting untuk memastikan sistem yang kita terapkan memudahkan pekerjaan mereka alih-alih membebani mereka dengan pekerjaan baru tanpa diskusi sebelumnya; 6. Kemampuan untuk meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif; 7. Seluruh masukan yang datang dari anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis untuk kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya untuk memastikan perbaikan
yang berkesinambungan. Tanpa
kemampuan ini, management
representative hanya berhenti pada level penerima laporan dan tidak akan ada perbaikan sama sekali. 8. Manajemen proyek dan keterampilan organisasi; 5
Seorang Management Representative harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan yang matang dengan seluruh tim. MR bertanggung jawab atas pelaksanaan 6 prosedur wajib yang meliputi: -
prosedur pengendalian dokumen,
-
prosedur pengendalian rekaman mutu,
-
prosedur pengendalian produk tidak sesuai,
-
prosedur tindakan perbaikan,
-
prosedur tindakan pencegahan, dan;
-
prosedur audit internal.
Secara rinci dan singkat, tugas dan tanggung jawab management representative adalah : -
Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi;
-
Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance;
-
Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan (pencari keadilan);
-
Menyiapkan dan merevisi dokumen SMM (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya);
-
Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2008;
-
Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Management Review;
-
Mempersiapkan jadwal Audit, Melakukan Audit Internal menyiapkan laporan audit, Menulis laporan Ketidaksesuaian;
-
Berkomunikasi dengan Top Management pada isu-isu Kualitas/Ketidaksesuaian & laporan Audit;
-
Mengukur & Mengawasi kinerja proses;
-
Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan;
-
Membuat ISO/kesadaran kualitas untuk rekan dengan pelatihan internal;
-
Review Kebijakan Mutu secara berkala;
-
Dari waktu ke waktu MR senantiasa meninjau semua fungsi, untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif dari Sistem Manajemen Mutu.
4.
Membuat rencana training terhadap Para Calon Auditor Internal; -
Training pengenalan ISO 9001:2008 untuk semua karyawan;
-
Training sistem dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO; 6
-
Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISO 9001 yang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Agar sebuah pelatihan/training Auditor Internal benar-benar efektif, Maka penulis
sajikan kisi-kisi penting tentang tugas dan tanggung jawab auditor internal, agar Materi training fokus pada tugas-tugas tersebut: 1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee) Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang cukup tentang auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja, prosedural, hierarki jabatan, dan catatan mutu atau laporan yang selama ini digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa menguasai hal ini, maka tidak banyak yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit. 2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditee Memeriksa dokumen dan persyaratan lain untuk kemudian dicatat hal-hal yang bersifat critical merupakan faktor penting kesuksesaan audit, Dengan meninjau dokumen auditee, auditor akan mengetahui proses-proses penting yang perlu ditelusuri lebih jauh. 3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinci Dalam kamus ISO 9001, tidak dikenal audit mendadak. Semua kegiatan audit internal harus direncanakan dari awal dan diinformasikan kepada seluruh auditee. Karena, tujuan audit internal bukan untuk mencari-cari kesalahan, akan tetapi untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan. 4. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist) Audit checklist dibuat untuk mempermudah auditor mengingat hal-hal penting yang perlu ditanyakan. Selain itu, audit checklist juga dapat dijadikan pedoman oleh auditee untuk mempersiapkan diri sebelum diaudit. 5. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh Dalam pelaksanaan audit, seorang auditor harus jeli dan telaten dalam memeriksa area auditee. Auditor tidak boleh hanya berpaku pada audit checklist dan standar, tapi lebih dari itu, auditor dapat memeriksa lingkungan kerja auditee, komitmen dan kesungguhan mereka dalam memperbaiki sistem. Dengan mengabaikan komitmen, kegiatan audit internal hanya akan terlihat seperti audit administratif belaka yang hanya berkutat pada ini belum lengkap, itu kurang bagus, dan ini itu belum ditandatangani! 6. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit yang cukup dan relevan 7
Semua masalah atau temuan yang ditemukan selama proses audit harus didukung dengan bukti yang cukup. Artinya, auditor tidak boleh gegabah dalam melaporkan temuan. Harus ada bukti kuat bahwa auditee melakukan kesalahan. Satu hal yang perlu dicatat, audit internal tidak hanya mengumpulkan temuan melainkan juga mengumpulkan bukti-bukti prestasi yang sudah dicapai! 7. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internal Auditor harus menerbitkan laporan temuan audit internal untuk ditindaklanjuti oleh auditee. Auditee harus diberi tenggat waktu tertentu agar proses perbaikan tidak dibiarkan berlarut-larut. 8. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai Untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki, maka auditor internal harus memeriksa tindakan yang sudah dilakukan setelah melewati tenggat waktu perbaikan yang diberikan. 5. Membandingkan sistem yang sudah berjalan (di suatu Pengadilan Agama) dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. 6. Menganalisa apa saja persyaratan ISO yang belum diterapkan; 7. Merumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap sub bagian pada Kepaniteraan maupun Kesekretriatan Pengadilan Agama. 8. Selalu membuat pencanaan target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target); 9. Merumuskan 6 (enam) prosedur wajib yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 yaitu; 1. prosedur pengendalian dokumen; 2. prosedur pengendalian rekaman mutu; 3. prosedur pengendalian produk tidak sesuai; 4. prosedur tindakan perbaikan; 5. prosedur tindakan pencegahan, dan; 6. prosedur audit internal. 10. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh: -
Prosedur kerja;
-
Prosedur Penerimaan Perkara, Banding, Kasasai dan PK;
-
Prosedur Pengaduan;
-
Prosedur Penyerahan Salinan Putusan dan produk lain (penetapan, AC dll);
-
Prosedur Pengarsipan (minutasi); 8
-
Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pencari Kedailan, dsb.
11. Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka harus buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi). 12. Melengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian; Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh: -
form tanda terima salinan putusan dan AC;
-
form evaluasi karyawan;
-
form purchase request;
-
form purchase order, dll.
13. Membuat pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di lembaga kita; 14. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten yang kita kembangkan minimal 3 bulan untuk memastikan bahwa semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan; 15. Melaksanakan training audit internal untuk tim ISO; Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh kinerja satker kita dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan kita dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan. 16. Menghubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi; (Setidaknya kita harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang kita inginkan); 17. Memastikan Tim ISO kita telah siap; -
Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen (Ketua Pengadilan Agama) untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.
18. Badan Sertifikasi akan mengaudit kita dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan; (2) Main Audit. 19. Selamat, pasti kita sukses memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 di tangan kita. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk (Sampul-sampul
Putusan/Penetapan,
Akata
Cerai,
dan
lain-lain)
untuk
meningkatkan brand image lembaga kita dimata masyarakat pencari keadilan. Catatan:
9
Badan Sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat bila perusahaan/kantor anda dinilai tidak melakukan kesalahan fatal (majour finding) yang biasanya diakibatkan adanya salah satu klausul yang tidak diterapkan Setelah audit sertifikasi, Badan Sertifikasi akan melakukan surveillance audit yang dilakukan secara rutin enam bulan atau setahun sekali Klausul-Klausul ISO 9001: 2008 sebagai tersebut dalam catatan diatas adalah: Klausul 1: Ruang Lingkup 1.1 – Umum 1.2 – Penerapan Klausul 2: Acuan Standard Klausul 3: Istilah dan Definisi Klausul 4: Sistem Manajemen Mutu 4.1 – Persyaratan Umum 4.2 – Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 – Umum 4.2.2 – Manual Mutu 4.2.3 – Pengendalian Dokumen 4.2.4 – Pengendalian Rekaman Klausul 5: Tanggungjawab Manajemen 5.1: Komitmen Manajemen 5.2 : Fokus Pelanggan 5.3: Kebijakan Mutu 5.4: Perencanaan 5.4.1: Sasaran Mutu 5.4.2: Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 5.5: Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1: Tanggungjawab dan Wewenang 5.5.2 : Wakil Manajemen 5.6: Tinjauan Manajemen 5.6.1: Umum 5.6.2: Masukan Tinjauan 5.6.3: Keluaran Tinjauan Klausul 6 – Manajemen Sumberdaya 6.1 – Penyediaan Sumber Daya 6.2 – Sumber Daya Manusia 6.2.1 – Umum 6.2.2 – Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran 6.3 – Infrastruktur 6.4 – Lingkungan Kerja Klausul 7 – Realisasi Produk 7.1 – Perencanaan Realisasi Produk 7.2 – Proses Terkait Pelnggan 7.2.1 – Penetapan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk 7.2.2 – Tinjauan Persyaratan Yang Berhubungan Dengan Produk 7.2.3 – Komunikasi Pelanggan 7.3 – Desain dan Pengembangan 7.3.1 – Perencanaan Desain dan Pengembangan 10
7.3.2 – Masukan Desain dan Pengembangan 7.3.3 – Keluaran Desain dan Pengembangan 7.3.4 – Tinjauan Desain dan Pengembangan 7.3.5 – Verifikasi Desain dan Pengembangan 7.3.6 – Validasi Desain dan Pengembangan 7.3.7 – Perubahan Desain dan Pengembangan 7.4 – Pembelian 7.4.1 – Proses Pembelian 7.4.2 – Informasi Pembelian 7.4.3 – Verifikasi Produk Yang Dibeli 7.5 – Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.1 – Pengendalian Proses Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.2 – Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.3 – Identifikasi dan Mampu Telusur 7.5.4 – Barang Milik Pelanggan 7.5.5 – Penjagaan Produk 7.6 – Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Klausul 8 – Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 8.1 – Sistem Manajemen Mutu 8.2 – Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 – Kepuasan Pelanggan 8.2.2 – Audit Internal 8.2.3 – Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4 – Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.3 – Pengendalian Ketidaksesuaian Produk 8.4 – Analisis Data 8.5 – Peningkatan 8.5.1 – Peningkatan berkelanjutan 8.5.2 – Tindakan Koreksi 8.5.3 – Tindakan perbaikan 8.5.4 – Tindakan Pencegahan Penjelasan Singkat Tentang Klausul-klausul di atas Klausul 1 – 3 hanya bersifat sebagai pengantar standar ISO 9001:2008. Dalam 3 klausul ini, belum ada pesyaratan yang harus dijalankan. Hanya saja, Klausul 1.2 menjelaskan bahwa klausul 4-8 wajib untuk diterapkan secara penuh kecuali klausul 7, maka salah satu atau lebih Sub Klausul boleh tidak diterapkan bila memang tidak terdapat proses atau kegiatan di organisasi anda yang berkaitan dengan klausul tersebut. Klausul 4 secara umum berisi tentang persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan ISO 9001:2008 maka setiap lembaga yang menghendaki bersertifikat ISO, diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, 6 Prosedur Wajib, prosedur kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu (form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti 11
pelaksanaan suatu kegiatan) yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan operasional organisasi. Maka lembaga mempunyai kewajiban untuk mengendalikan dokumen dan form /catatan mutu /rekaman mutu termasuk tata cara penetapan atau pengesahan, revisi, distribusi, penyimpanan dan cara pemusnahannya. Klausul 5 berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh Top Manajemen seperti penetapan struktur organisasi, job description, penetapan sasaran mutu (quality objective), penunjukkan management representative (MR/perwakilan manajemen) dan pelaksanaan salah satu dari dua kegiatan yang harus dijalankan secara rutin dalam periode waktu tertentu: Rapat Tinjauan Manajemen. Klausul 5.6.2 berisi tentang 7 agenda yang wajib dibahas dalam rapat tinjauan manajemen yang pelaksanaannya bisa enam bulan sekali atau setahun sekali tergantung kebijakan perusahaan. Klausul 6 secara umum berisi persyaratn yang berkaitan dengan pekerjaan HRD dan GA yakni seputar kepegawaian dan Sarana dan Prasarana. Anda diminta untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta mengelola sarana dan prasarana organisasi anda. Klausul 7 berisi beberapa persyaratan ISO yang berkaitan dengan realisasi produk dan jasa mulai dari kontrak atau kesepakatan dengan pelanggan sampai produk atau jasa sampai ke tangan pelanggan. Bila diurutkan, klausul 7 ini mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan (schedule), pembelian raw material atau jasa pendukung, pelaksanaan produksi atau pemberian jasa, penyimpanan, pengiriman, sampai barang / jasa diterima oleh pelanggan. Klausul 7 ini mengatur beberapa divisi yang lazim ditemukan di suatu organisasi seperti Marketing, Purchasing, PPIC, Produksi, Gudang, QC, QA, dll. Sebagai contoh, untuk divisi marketing, Anda diminta untuk memantau kepuasan pelanggan (dengan cara survey kepuasan pelanggan) dan menangani keluhan pelanggan; setiap keluhan harus dicatat, ditindaklanjti, dianalisis dan diberikan solusi perbaikan dan pencegahannya di masa mendatang. Sebagaimana dijelaskan pada klausul 1.2, bila ada salah satu sub klausul yang tidak applicable, maka boleh dikecualikan atau diabaikan. Contohnya, orgnisasi yang bergerak dibidang penjualan (distributor) tentu hanya menjual produk dari produsen lain dan tidak melakukan pengembangan produk (Research and Development), sehingga tidak perlu menerapkan Klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan. Secara umum dapat dinyatakan bahwa Klausul 8 menuntut anda untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara; menganalisis semua data masukkan (survey kepuasan 12
pelanggan, keluhan pelangggan, produk reject, kesalahan kerja, dll) termasuk melaksanakan kegiatan audit internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara penerapan dengan Standar ISO 9001:2008 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Penutup Tulisan tersebut berdasarkan pengalaman penulis sebagai Mangement Representative (MR) ISO 9001:2008 Pengadilan Agama Mataram. PA Mataram telah memperoleh ISO akhir tahun 20015, dan keberhasilannya adalah atas berkat kebersamaan semua pihak serta dukungan pimpinan (Dirjen BADILAG). Semoga bermanfaat, dari kita untuk kita.
13
