Jumal Seketari, Volume
l,
3744
Nomor 1, Mei 2009
MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN Paul E. Sudjiman Fakultas Ekonomi Universitas Advent Indonesia
Abstnk Manaiemen rnerupakan suatu keghtan yang rnerggunakan orang lain dalam rnencapai stntu tujuan. Kebertnsilan suah, organisasi terganhrng pada bebenpa faktor yang diantaraoa adalah kepemimpinan dalam organisasi. Mapun furgsi pimpinan/manajer adalah
rnemberikan motimsi kepada seluruh anggota png ada dalam organisasi tersebut, dengan demikian dapat dihanpkan seluruh anggota organisasi dapat melakukan tugas-tugas nya dengan baik sehirqga tujr.ran organisasi dapat tercapai. Dalam manajemen, manusia adalah yang rnehksanakan POS;MMCo atau apa yang disebut dengan: planning, Organizing, Staffing, Budgetirp, Actmting, Monitoring, and Corecting. FaKor lain yang penting dalam kepemimpinan adalah harus disadari bahwa kepemimpinan merupakan suatu himpunan kualitas moral, kmlitas intelektul, dan pengetahuan kemanusiaan seseorang, yang nemberikan suatu kemungkinan untuk menggerakkan orang lain guna melaksanakan tugas yang diberikan. Dengan demikian manajernen dan kepemimpinan adalah merupakan suatu urisur )rarE Udak Gpat diplsahkan. lGpemimpinan yang baik dan sukses akan dapat membuat proses rnanajemen berjalan dengan lancar tanpa adanra hambatan yang berarti. Kata kunci: manajernen, kepemlmpinan
Pendahuluan Dalam pengertian yang sederfnna, manajernen adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seorarg manajer. Namun sec;rn umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses pengkoordinasian kegiatan-kegiahn pekerjaan sehingga menjadi efektif dan efisien. Demi memajukan sebuah organisasi serta mensejahtrakan anggota
-
anggota yang
berada dalam organisasi, maka diperlukan suatu kinerja manajemen yang dapat bekerja sama dengan seluruh anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan apa yang dihanpkan. Menurut Robbins (2004), Manajemen adalah proses mengkmrdinasikan kegiatankegiatan pekerjaan sehingga pekerjaan tersebut terselesaikan secara efisien dan efektif derpan dan rnehlui rary hln. untuk terwujudnya zuatu kinerja nnnajemen rarE bailg nnlo sangat diperlukan suatu kepemimflnan yarp handal dan efeKif. semua orang dapat nrenjadi pemimpin yang sukses jika ia mau berusaha dan selalu belajar. Zenger (2@4) mengatakan bahwa hampir semua orarE menjadi pemimpin yang lebih baik melalui serangkaian kegiatan pengembangan yang spesifik Adalah lebih banyak pemimpin yang dibentuk daripada yarg
37
Manajemen dan Kepemimpinan (Paul E. Sudjiman)
dilahirkan. Dengan kata lain, seseorang yang mau bekerja keras, mau belajar dan bersifat terbuka dapat menjadi pemimpin yang sukses.
Fungsi dan Proses Manajemen Menurut Amirulah (20M), pada umumnya manajernen dibagi dalam beberapa fungsi, yaitu merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan dalam rangka usaha untuk merrcapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien." Dalam mengimplemenLasikan suatu kegiatan manajemen maka akan melalui beberapa proses yang memiliki suatu keterikatan sehingga hal ini dapat disebut sebagai proses manajemen. Adapun proses tersebut dimulai dari Planning, Implementation, Staffing, Actuating dan Controling yang uraiannya adalah: Perencanaan (planning), yang terdiri dari rnenentukan tujun atau hasil yang ingin dicapai, menentukan cara bertindak untuk nrencapai tujrlan tersebut, dan menentukan kebutuhan sumberdaya untuk mendukung can bertindak.
1.
2.
Implementasi, yaitu nrcmpersiapkan
a)
b)
segala sesuaturrya untuk bertindak:
Mengorganisasikan (organizing)
Organisasi adalah himpunan tugas (responsibility), wervenarg (authority) dan pertarpgungiawaban (accountability) manusia beserta interaksinya dan sumber daya lain untuk mencapai tujmn yarg tehh digariskan. Organisasi memunyai tiga aspek 3C, yaitu (1) isi (content): misi, hrgas, strategi; (2) wadah (contour): abibut struktur hubungan-huburpan; dan (3) tata hku (conduct): administrasi mikro (tata perkantoran, urusan dalam, keuangan), dan administrasi marko (system perencanaan, program dan arpgaran, system pengendalhn atau pengawasan). llada umumnya" organisasi rnemunyai staf dan lini. Staf adalah sekelompok omng yang membantu kepala organisasi sedang lini adalah pelaksana hparpan. Pada hakektatnya staf bertugas merencanakan dan merpendalikan, sedang lini bertugas mergimplementasi dan melaksanakan. C,abungan staf dengnn lini biasanya disebut direktorium. Mengisi personil(staffing) Dari segi kualifikasinya, personil organisasi dapat dibedakan dua kategori, yaitu personil tingkat abas dan personil Ungkat bawah.
o
Kualifikasi untuk personil tingkat atas: pencapaian, afiliasi, kuasa, bakat
o
alamiah, intelektul dan poh pikir. Kualifikasi untuk personil tirpkat bawah: kadar kognitif (penghafatan akan
tugasnya), kadar afektif (kecintaan akan hrgasnya), dan kadar nptorik (ketrampihn fisik). Untuk mengisi personil yang dibutuhkan oleh organisasi melalui 2 cara, yaitu: Human relations model, yaitu mengajak anggota-anggota organisasi untuk bersama-sama memikirkan dan rnemecahkan persoalan organisasi, tetapi hanp sekedar untuk memuaskan saja, bahwa rnereka ikut memecahkan persoalan organisasi. Human resources model, yaifu mengajak anggota-arEgota organisasi untuk
o
o
38
lurnal Sekretari, Volume 1, Nomor 1, Mei 2009
c)
3.
37-44
bersama-sama memikirkan dan memecahkan organisasi guna mernperkokoh jawaban terhadap persoalan tersebut. Menganggarkan kebutuhan organisasi (Budgeting) Ini meliputi kegiatan untuk memperkirakan konsekuensi sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Pelaksanaan(Actuating) Dalam pelaksanaan ini anggota-anggota organisasi digemkkan dan diarahkan interaksi dan sumberdayanya untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
4.
Pengendalian(Controlling) Pengendalian adalah suatu proses secara dini mengetahui penyimpangan kegiatan mencapai tujuan dan mengadakan tindakan korektif seperlunya. Jadl pengendalian terdiri dari kegiatan-kegiatan: memantau dan koreksi.
Secam singkat proses-proses manajemen adalah
I-P I
1)Planning
2)Implementasi
:
- Organizing - Staffing
- Budgeting 3) Pelaksanaan
- Actuating
4) Pengendalian
- Monitoring - Conecting
lgI
ff
Akronim POSBAMCo
Keberhasilan dari suatu oganisasi tergantung pada beberapa faktor, Faktor yang penting adalah dampak dari Pimprnan dalam organisasi itu. Semua manager adalah pimpinan karena mereka memengaruhi omng lain dalam organisasi. Dari uraian di aLas, maka pemimpin dapat diartikan sebagai seni atau proses untuk memengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok/organisasi. Dari pengertian tersebut, tampak bahwa seorang pemimpin bertugas mendorong bawahannya untuk mencapai tujuan. Jadi memimpin itu melibatkan kemampuan seseorang untuk memengaruhi orang lain. OIeh sebab itu, seorang manajer harus memotivasi bawahannya agar mereka mau melaksanakan tugasnya dengan baik.
Model Motivasi Istilah motivasi mencakup dua pengertian seperti apa yang diungkapkan oleh Hasibuan (1996): Suatu aktivitas yang dilaksanakan oleh para Manajer.
1.
39
Manajemen dan Kepemimpinan (Paul E. Sudjiman)
2.
Suatu dorongan psikis dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berperilaku secam tertentu, terutama di dalam suatu lingkungan peker;aan. Memotivasi berarti tindakan dari seseomng yang ingin memengaruhi orang lain
untuk berperilaku secara tertentu. Jika digunakan dalam konteks ini, maka motivasi menjelaskan suatu aktivitas manajemen, atau sesuatu yang dilakukan seocng manajer untuk membujuk / mempengaruhi bawahannya untuk bertindak secam organisatoris dengan cara tertentu untuk memberikan hasil yang optimal/ efektif. Ada beberapa model motivasi, diantaranya:
a)
ModelTmdisional F. Taylor & Mazhab berpendapat bahwa aspek yang penting dari tugas manajer adalah memastikan bahwa para pekerla menjalankan tugasnya yang berulang-ulang (dan membosankan) dengan cara yang paling efisien (Amirullah dan Budiono, 2004). Dengan sistem insentif, manajer dapat memotivasi bawahannya. Misalnya: makin banyak yang diproduksi maka makin besar penghasilannya. Dalam banyak situasi pendekatan ini efektif dan dengan meningkatnya efisiensi, maka lebih sedikit pekeqa yang dibutuhkan untuk tugas tertentu.
b)
Model Hubungan Manusia (Human Relation Model) Elion lrlayo, dan peneliti hubungan manusia lainnya menemukan bahwa (kontak-kontak social) yang dilakukan oleh para karyawan pada waktu keqa juga penting dan bahwa
tugas yang membosankan dan berulang secara sendirinya merupakan faktor dalam mengumngi motivasi. Mayo percaya bahwa: Manajer dapat memotivasi bawahannya dengan mengakui kebutuhan sosial bawahannya dan membuat mereka berguna dan
penting. Akibatnya, karyawan mendapat beberapa kebebasan untuk membuat keputusan dalam pekerjaan (Amirullah dan Budiono, 2004). Pada model Human relation ini, para pekerja diharapkan untuk tetap menerima kekuasaan manajemen karena pam supervisor memberi perhatian kepada mereka dan memperhatikan hubungan mereka. Namun, tujuan dari para manajer tetap sama, yaitu agar para pekerja menerima situasi kerja seperti yang ditentukan oleh para manajer.
c)
Model Sumber Daya Manusia (Human Resources Model) Perintis model Sumber Daya Manusia adalah Mc Gregor dan Marslow. Menurut model ini,
karyawan dimotivasi oleh banyak faktor, bukan hanya uang, atau keinginan akan kepuasan, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang bei-ai-ti. Sefta, karyawan cenderung memperoleh kepuasan dari prestasi yang baik. Daiam nirodel ini, manager harus membagi tanggung jawab untuk mencapai sasaran organisasi dan peromngan dengan masing-masing orang berkontribusi atas Casar minat dan kemampuan (Amirullah dan Budiono, 2004).
Fungsi dan Gaya Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan merupakan aspek penting bagi seomng pemimpin sebab seorang pemimpin harus berperan sebagai organisator kelompoknya untuk mencapai tujuan yang
40
Jumal Sekretari, Volume 1, Nomor
1 Mei
2009
37-44
telah digariskan. Misalnya: Pemimpin dalam sebuah orkes musik yang disebut konduktor, berfungsi untuk memadukan nada-nada dari berbagai alat musik yang menghasilkan komposisi bunyi yang selaras. ladi mutu suatu kelompok orkes masih banyakditentukan oleh konduktomya.
1)
Fungsi utama pemimpin adalah:
Fungsi pemecah masalah. Fungsi ini berhubungan dengan tugas seomng pemimpin, dengan pekerjaannya, yang mencakup memberikan jalan keluar dari suatu masalah,
memberikan pendapat dari informasi. Fungsi Sosial. Fungsi ini berhubungan dengan kehidupan kelompoknya, yang mencakup mendorong anggota kelompok untuk mencapai tujuan dan menjaga suasana kelompok. Menurut stoner (1995) ada dua gaya kepemimpinan yang biasanya digunakan oleh seorang pemimpin dalam mengarahkan/memengaruhi bawahannya, yaitu: Gaya kepemimpinan yang berorien[asi pada tugas. Dalam gaya ini, seomng manajer akan mengarahkan dan mengawasi bawahannya agar beierja sesuai dengan yang diharapkan manajer. Manajer dengan gaya ini, lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan yang hendak dicapai daripada perkembangan kemampuan bawahannya.
2)
a) b)
Gaya kepemimpinan rarE berorientasi pada pekerja. Manajer dengan gaya iersebut berusaha mendorong dan memotivasi pekefaannya untuk bekerja Oengan Uait<. Mereka mengikutsertakan pekerjaannya dalam mengambil suatu keputusan ying menyangkut tugas.
Gaya kepemimpinan dapat digolong kan menjadi 3 lenis, yaitu : 1. otokratik. Pemimpin dipandang sebagai omng yang memberi perintah dan yang dapat menurut. l@putusan ada di tarpan pemimpin. 2. Demokratik/Parti$paUf. Pemimpin dipandarq sebagai orang yang tidak akan melakukan suatu kegiatan tanpa nrengkonsrltasikan terlebih dahulu pada bawahan. Jadi, pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya, sebelum mengambil suatu keputusan. 3. Fre Rein. Pemimpin hanya menggunakan sedikit kekuasaan saja, dan memberi banyak kebebasan kepada bawahan untuk melakukan kegiatan. Femimpin dengan gaya ini memberi keleluasaan kepada bawahanrrya untuk menentukan tujun perusahaan dan cam untuk merrcapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasititatoi melalui pemberian informasidan sebagai orang png berhubungan dengan ierompok lain. seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya kepemimpinan yang digunakan dalam memimpin kelompok. Te[api tergantung padi carz! menerzrptan gaya kepemimpinanrrya pada sifuasi. darurat. Misalnya: seorctng pemimpin pemadam iebakJran, tidak mungkin harus mengadakan rapat dahulu dengan bawahannya untuk memadamkan api' Sebaliknya, seorang pemimpin lembaga penelitian akan memberikan kebebasan kepada peneliU-peneliti untuk rnelakukan eksperimen, tebapi ia juga harus menjadi otokmtik karena ia menuntut penelitinya. Misalnya untuk tidak sembarangan menggunakan bahan kimia yang berbahaya.
Prinsip Kepemimpinan Nemoto Dalam World ExTutive Digest (19g2), mengungkapkan Masao Nemotq Direktur Pelaksana Toyota, mempelopori banyak usaha untuk mengemuangkan pengendaiian
mutu terpadu dan produksi tepat waktu (just in time production) di -perusahuinnya. Nemoto
4l
Manajemen dan Kepemimpinan (Paul E. Sudjiman)
menemukan banyak manajer sering mempunyai gaya pribadi yang bertentangan dengan
tujuan pengendalian kualitas dan menyulitkan gugus kendali mutu berprestasi. Untuk mengabasi hal ini, Nemoto menuliskan prinsip-prinsip manajemennya. Prinsip-prinsip tersebut meliputi: Perbaikan setelah perbaikan (Improvement after improvement). Manajer harus melihat terus-menerus cara-cara memperbaiki bawahannya, kemajuan adalah suatu proses yang lambat yang incremental. Manajer harus menciptakan suatu atmosfir yang mendatangkan/meng hasilkan perbaikan oleh orang lain. Koordinasi antar bagian (Coordination between Division). Manajer dari divisi individual, bagian-bagian, aLau anak perusahaan harus membagi tanggung jawab. Nemoto menawarkan sarannya kepada manajer: "Salah satu fungsi yang paling penting dari seorang manajer divisi adalah memperbaiki koordinasi antara divisinya dengan divisi
1)
2)
lain. Apabila Anda tidak dapat menangani tugas ini, silakan pergi bekerja untuk
3)
4)
5)
perusahaan Amerika." Suatu akibat yang wajar dari ini adalah bahwa manaiernen yang hbih tinggi tidak harus menugaskan pekerjaan penting hanya kepada slatu divisi saja. Setiap omng berbicam (Everyone speaks). Peraturan ini memandu penyelia (supervisor) dan gugus keMali mutu di Toyota, menrastikan partisipasi dan proses belajar semua anggota. Ia juga telah digeneralisasikan ke semua pertemuan dan proses perencanaan tahunan. Dengan mendengarkan pandangan setiap orang, manajernen yang lebih tirggi dapat membuat rencana yang realistis yang dapat meMukung mereka yang mesti menerapkan rerrcana tersebut yang merupakan suatu unsur penting dalam program kualitas. Jangan mencaci-maki ( don't scold). Ini adalah konsep yang asirp bagi nnnajer. Di Toyota, kebijakan untuk atasan adalah menghindari pemb,erian kritik-kritik dan mengancam dengan hukunnn apabila smtu kesalahan dibuat. Ini adalah satu-satunfa jalan untuk memastikan bahwa kesalahan-kesalahan akan segera dilaporkan dan dengan demikian penyebab kesalahan (dalam kebijakan dan proses) dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Menyalahkan si pelapor kesalahan sudah jelas mengurangi semangat untuk melaporkan kesalahan dan membuat kesalahan lebih sulit ditemukan. Akan tetapi adalah sulit melatih manajer untuk pendekatan ini. yakinkan orang lain mengerti pekerjaan Anda (Make sure others understand yourwork). Suatu penekanan pada keterampilan mengajar dan presentasi adalah sangat penting
karena keperluan kolaborasi/kerjasama.
6) 7)
g) 42
Di Toyota, manajer
diharapkan
mengembangkan keterampilan presentasi mereka dari mengajar teman kerja tentang pekerjaan agar keriasama dapat lebih baik dan efektif. kirim-karya*an yang terbaik keluar untuk rotasi (Send the best employees out for rotation). Toyota memunyai suatu kebijakan rotasi untuk melatih karyawan. Manajer memunyai tendensi yang kuat untuk mempertahankan karyawan mereka yang terbaik. Suatu perintah tanpa batas waktu adalah bukan suatu perintah (A command without a deadline is not a command). Peraturannya adalah untuk memastikan manajer selalu memberikan suatu batas waktu (deadline) atau daftar pekerjaan. Karyawan diinstruksikan untuk mengabaikan permintaan-permintaan yang tidak berhubungan dengan "dead line". Rasionalisasi adalah tanpa suatu dead line, pekerjaan tidak akan selesai karena Peguluran waKu.
Latihan merupakan kesempatan yang ideal untuk pelatihan (Rehearsal is an ideal
Jurnal Sekretari, Volume 1, Nomor 1, Mei 2009
9)
10)
37-44
occasion for training). Manajer dan penyelia memberikan beberapa presentasi dan laporan. Dalam program gugus kendali mutu, sering terdapat laporan kemaiuan pekerjaan. Nemoto mendorong manajer memfokus pada lapomn dan presentasi yang berulang. Waktu latihan digunakan untuk mengajarkan keterampilan presentasi dan mengeksplorasi masalah atau kekumngan pengeftian dari topik, Karena ia tidak formal, waktu latihan lebih balk untuk tujuan belajar. Inspeksi adalah suatu kegagalan apabila manajemen puncak tdak mengambil tindakan. Ide di belakang ini adalah bahwa manajemen harus menentukan tindakan perbaikan khusus, apabila suatu masalah diamati atau dilaporkan. Mendelegasikan pekeriaan (misalnya dengan mengatakan "betulkan" atau "kerjakan yang baik untuk mengetahui masalah ini') adalah tidak efektif. Akbatnya kegagalan mengambil setiap tindakan pada saat suatu masalah didefinisikan. Tanyakan kepada bawahan, Apa Yang dapat saya kerlakan untuk anda. Di Toyota, hal ini
disebut nrenciptakan suatu kesempatan agar manajemen puncak dapat
nrendengarkannya. Pada tahun pertama progrdm pengendalian mutu, manajer mengadakan pertenruan, dan setiap karyawan melaporkan secara singkat kemajuan kerjanya kepada manajer. Ada tiga peraturdn yang menuntun pertemuan informal ini, yaitu:
a)
Jangan menunda pertemuan karena bawahan akan berfikir proyek mereka tidak
b)
diperhatikan secard sungguh-sungguh. Dengarkanlah terhadap kemajuan kerja, tidak hanya penyelesaiannya, karena gugus
kendali mutu rnernentingkan proses. Tanyakanlah kepada presentatorapakah anda dapat melakukan sesuatu untuk mereka. i(alau mereka meminta bantuan, yakinkan bahwa permintaan mereka dipenuhi. Filosofi ini dapat digeneralisasi apabila manajemen puncak merasa ingin membantu mengatasi masalah, karyawan akan lebih optimis tentang memecahkan suatu masalah dan dapat melaksanakan tujuan manajemen dengan sungguh-sungguh.
c)
Kesimpulan Dalam manajemen, pada hakekatnya manusialah yang melaksanakan POSBAMCo. Manusia harus digerakkan atau dimotivasi agar mau melaksanakan POSBAMCo dengan baik. Kadar untuk mernotivasi para anggoia organisasi tersebut dinamakan kepemimpinan. Kepemimpinan acialah suatu hinrpunan kualitas moral, kualitas intelektual dan pengetahuan kemanusiaarr seseorang, yang memungkinkannya untuk merrggeml
intelektual yang meliputi: visi strategis, persepsi yang tajam, kemampuan analisis dan membuat keputusan.
43
Manajemen dan Kepemimpinan (paul E. Sudjiman)
Daftar Pustaka Amirulah, dan H. Budiono, (2004) Pengantar Manajemen, cetakan kedua, Graha Ilmr.r. Koontz Harold, O'Donnell Cyril, Weihrich Heinz. Manajemen. Erlangga,19B7.
Hasibuan, M., (1996) Organisasi dan Motivasi. Jakarta: Bumi Aksara, Robbins, Coulter. Manajemen, Prentice Hall,Inc. Edisi ke Tujuh 2004 Stoner James F. Planagement, Pi-entice-Hall,Inc. 1995. World Executive Digest. February 1992 and March 1991.
Zenger, 1.H.. and Folkman Joseph, (200a) The Handbock Populer.
44
for Leaders. Bhuana
IImu
