MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS Tujuan Pembelajaran: Mampu membedakan komunikasi verbal & non verbal Mampu menjelaskan terjadinya proses komunikasi Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya kesalahpahaman dalam komunikasi Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki komunikasi. Arti : Komunikasi adalah : “Proses pertukaran informasi antara individu2 melalui suatu sistem biasa baik melalui simbol, sinyal maupun perilaku & tindakan.” Komunikasi Bisnis adalah :”Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal”. Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
1
Bentuk Dasar Komunikasi Orangnya = komunikator = harus tahu bagaimana menempatkan kata yg membentuk suatu arti, dan membentuk situasi menjadi lebih menarik dan menggairahkan, melalui proses penyampaian pesan melalui tulisan (written) atau lisan (oral) disertai bahasa tubuh (gerak isyarat dan tindakan). Bentuk komunikasi terbagi atas:
1.
Komunikasi Verbal (Verbal communication) : Merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral), misal ; berbicara & menulis, mendengarkan & membaca , presentasi, mendengar radio, menonton televisi dsb. Penyampaian komunikasi secara verbal dianggap lebih leluasa, terutama yg berhubungan dengan peristiwa lalu. Intinya: Komunikasi ini bertujuan agar audience memahami apa yang disampaikan oleh komunikator.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
2
Komunikasi Lisan Penyampaian perintah, penjelasan dan bimbingan tugas kepada bawahan Presentase bisnis di depan forum atau audience Berdiskusi dalam suatu tim kerja Berbagai wawancara kerja Pembicaraan bisnis melalui telepon atau teleconference
Komunikasi tertulis
Formulir, memorandum, surat penugasan untuk kegiatan perusahaan Surat telefax, e-maill, telex untuk koresponden dengan pihak ketiga antar bagian perusahaan. Laporan formal, sebabai bahan masukan untuk menyusun strategi, rencana kerja, atau pengambilan keputusan. Naskah, hands-out, kertas kerja Sarana promosi, brosur, iklan, spanduk, poster, baliho dsb.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
3
Pilihan Bentuk Komunikasi 1. Komunikasi Lisan
Diperlukan bilamana pesan yang akan disampaikan sgt penting dan rahasia dan membutuhkan tanggapan yg cepat dari penerima pesan 2. Komunikasi Tertulis Pesan atau objek yg ingin disampaikan cukup banyak dan komplek perlu penjelasan panjang lebar atau teknis, perlu visualisasi pesan dlm bentuk angka, grafik, gambar dan statistik Penerima pesan terpisah jarak jauh Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip Nurjanah. Tidak M.Si dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
4
lanjutan Catatan : o
o o o
o
o
Pesan yang penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan (surat.memo & laporan). Berbicara dianggap lebih praktis dalam menyampaikan pesan bisnis. Komunikasi yang efektif adalah komunikasi 2 (dua) arah. Bisnis terkadang cenderung lebih suka memperoleh/ mendapatkan informasi daripada menyampaikan sehingga sangat dibutuhkan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading). Kemampuan mendengar yang baik merupakan hal yang sulit, sehingga informasi efektif yang tinggal memiliki tingkat reduksi yang besar. Berhubungan dengan keterampilan membaca ; orang sering kesulitan memahami pesan penting dari suatu bacaan.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
5
o Pendekatan untuk mendengar dan membaca
yang efektif : o
o
o
Mencatat informasi ; harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibaca. Menafsirkan dan menilai informasi ; bagian terpenting dari proses mendengar, dimana perlu diputuskan mana informasi yang penting dengan cara :Mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci. Harus disadari bahwa untuk konsentrasi terhadap bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui tindakan yang berulang-ulang / latihan.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
6
2. Komunikasi Nonverbal ( Nonverbal Communication) : Suatu bentuk komunikasi yang memiliki bentuk kurang terstruktur sehingga sulit dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh, ekspresi, simbol dan warna , dengan penyampaian pesan yang cenderung spontan. Komunikasi ini sering dilakukan secara tidak sadar ; berbeda dgn verbal ( “tolong bukakan pintu itu” ; secara sadar sudah mempunya tujuan dan maksud). Tindakannya alami dan jarang direncanakan sebelumnya (mengerutkan dahi) Pentingnya Komunikasi Nonverbal: Isyarat komunikasi nonverbal sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi. Kebaikan Komunikasi ini adalah “Kesahihannya (reliabilitas)”, karena tingginya tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan – pesan yang disampaikan dengan bahasa isyarat, sehingga mampu mendeteksi kecurangan atau menpertegas kejujuran pembicara, selain itu arti pentingnya adalah karena sifatnya yang efisien ( melambai dsb). Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
7
Tujuan Komunikasi Nonverbal komunikasi nonverbal dpt berdiri sendiri tp sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam situasi tertentu. Tujuan komunikasi nonverbal terdiri dari enam (John V. Thill dan Courtland Bovee) :
1. 2. 3. 4.
5. 6.
Menyediakan / memberi informasi Mengatur alur suatu percakapan Mengekspresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajarkan permainan/olahraga tertentu.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
8
Relevansi Komunikasi nonverbal dalam dunia Bisnis: Dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang, dengan kemampuan mengelola kesan yg dibuat dgn bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia dapat melakukan komunikasi dengan baik. Keuntungan yang didapat lawan bicara : kemampuan menafsirkan maksud dan sikap seseorang dengan baik dan akurat.
Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
9
PROSES KOMUNIKASI 1. 2. 3.
4. 5.
6.
Komunikasi adalah proses transaksi (dua arah) yg dinamis dan dapat dibagi atas fase: Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt dipahami . Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran komunikasi (v dan non v, lisan dan tertulis ) dan media tergantung pesan, lokasi penerima dll. Penerima menerima pesan; Penerima menginterpretasikan pesan; penerima bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan memahaminya. Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik. Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
10
HAMBATAN KOMUNIKASI Keberhasilan jika ; “penerima memahami pesan yang dimaksudkan oleh pengirim”. Gangguan ; segala campur tangan dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh pengirim (berbagai bentuk hambatan komunikasi). Bentuk Hambatan Komunikasi: HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA: Perbedaan Persepsi dan bahasa ( persepsi thdp roti, kue dsb) Pendengar yang buruk Gangguan emosional ; banyak kesalahpahaman yg menyertai pesan emosional. Perbedaan budaya Gangguan fisik. Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
11
HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Kelebihan beban Informasi dan Pesan yang bersaing. Penyaringan yang tidak tepat. Menyaring : menyingkat informasi sblm pesan diteruskan kepada orang lain (sekretaris; asisten; mesin penjawab; voice mail). Iklim komunikasi Tertutup dan tidak memadai: gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter menghambat pertukaran informasi secara bebas dan terbuka/ciri komunikasi efektif. Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
12
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi. Sifat komunikator yang baik: Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana anda menerima pesan mereka, mengantisipasi reaksi anda dan membentuk pesan sesuai dengan kebutuhan, mereka mampu membaca jawaban anda dgn tepat dan terus-menerus menyesuaikan untuk mengoreksi kesalahpahaman. Ketepatan; mereka menciptakan “pertemuan pikiran”, ketika mereka selesai berbicara, anda mempunyai gambaran mental yang sama. Kredibilitas ; mereka dapat dipercaya, anda percaya pada isi pesan, informasi dan maksud baiknya. Kendali ; mereka membentuk jawaban anda; bisa menyadarkan, mengubah pendapat dll. Keserasian; mereka memelihara hubungan yg bersahabat dan menyenangkan, walaupun ada Nurjanah.perbedaan. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
13
Pedoman efektif mengatasi hambatan dan memperbaiki keterampilan komunikasi : Memelihara iklim komunikasi terbuka Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi Memahami kesulitan dalam komunikasi antar budaya Menggunakan pendekatan komunikasi yg terpusat pada penerima. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan berbagi informasi. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien Nurjanah. M.Si Dosen Komunikasi UNRI
Memahami Komunikasi Bisnis
14
