PENGANTAR Dalam rangka melaksanakan fungsi Bappenas sebagai Instansi Pembina Jabatan Fungsional Perencana (JFP), Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana (Pusbindiklatren), melaksanakan program capacity building untuk meningkatkan kompetensi dan upaya peningkatan kapasitas dan kualitas perencanaan pembangunan yang sesuai dengan tuntutan masyarakat. Penyelenggaraan kegiatan strategis tersebut dilaksanakan melalui kegiatan Diklat Gelar maupun Non Gelar, yang dilaksanakan oleh Perguruan tinggi, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Mengingat semakin banyaknya program diklat gelar Pusbindiklatren baik di dalam dan di luar negeri, dan perkembangan teknologi yang semakin pesat maka dirasakan perlu adanya peningkatan penyelenggaraan diklat dengan memanfaatkan konsep e-Learning untuk mendukung proses pembelajaran dalam diklat. Oleh karena itu Pusbindiklatren Bappenas melalui PHRDP-III mengembangkan Sistem Informasi dan Pembelajaran Elektronik Perencana (SIPENA). Sistem ini pada dasarnya terdiri dari software dan hardware untuk melaksanakan pembelajaran diklat gelar dan non gelar yang dilaksanakan oleh Pusbindiklatren-Bappenas. Untuk hardware telah dilakukan pengadaan alat yaitu 1 set MCU, 1 set Immersive dan 12 set video-conference 2 layar yang diletakkan di Bappenas dan 8 Prodi di 7 Universitas. Sedangkan untuk software telah dibangun Website dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA. Dengan Aplikasi Pembelajaran SIPENA, peserta diklat dapat mempelajari materi diklat, mengerjakan quiz, membahas topik diklat, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan proses pembelajaran diklat sebelum memasuki kelas. SIPENA ini diharapkan dapat memberikan bahan ajar dan informasi yang lengkap bagi pelaksana dan peserta Diklat Pusbindiklatren-Bappenas, dalam rangka kelancaran pelaksanaan studi yang diselenggarakan oleh seluruh perguruan tinggi yang bekerja sama dengan Pusbindiklatren-Bappenas. Pengelolaan diklat gelar dan non gelar berbasis SIPENA dilaksanakan oleh Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA. Untuk kelancaran pengelolaan SIPENA oleh Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA, maka diperlukan Pedoman Pengelolaan SIPENA sebagai pedoman dan acuan bagi seluruh pengelola dan pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan SIPENA. Demikian semoga Pedoman ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebaik-baiknya oleh semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan SIPENA.
Hormat Kami, Ir. Yahya Rachmana Hidayat, M.Sc. Ph.D Selaku Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA
ii| P a g e
DAFTAR ISI PENGANTAR............................................................................................................ ii DAFTAR ISI ............................................................................................................. iii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... v BAB I PENDAHULUAN............................................................................................ 1 1.1.
LATAR BELAKANG SIPENA ........................................................................................................... 1
1.2.
RUANG LINGKUP SIPENA............................................................................................................. 1
1.3.
MANFAAT SIPENA ....................................................................................................................... 2
1.4.
PENGGUNAAN SIPENA ................................................................................................................ 2
1.5.
PERANGKAT SIPENA .................................................................................................................... 3
1.6.
JARINGAN SIPENA ....................................................................................................................... 4
1.7.
LOKASI PENEMPATAN PERANGKAT SIPENA ................................................................................ 3
BAB II PENGERTIAN UMUM.................................................................................. 6 BAB III PROSES BISNIS PENGELOLAAN SIPENA...................................................... 9 3.1.
PROSES BISNIS DIKLAT ................................................................................................................ 9
3.2.
PROSES BISNIS PENGELOLAAN SIPENA ..................................................................................... 11
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN SIPENA ..................................... 14 4.1.
STRUKTUR TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA................................................................ 14
4.2.
URAIAN JABATAN ...................................................................................................................... 15
4.2.1.
KETUA TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA .............................................................. 16
4.2.2.
WAKIL KETUA KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA .......................................................... 17
4.2.3.
BIDANG PERENCANAAN & PENGEMBANGAN PROGRAM SIPENA ..................................... 17
4.2.4.
BIDANG PELAYANAN DAN PENGELOLAAN SIPENA ............................................................ 23
4.2.5.
BIDANG PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SIPENA........................................................... 28
4.2.6.
PELAKSANA DIKLAT ........................................................................................................... 33
BAB V KETENTUAN LAIN-LAIN ............................................................................ 37 iii| P a g e
5.1.
PROSEDUR DAN KETENTUAN .................................................................................................... 37
5.1.1.
PENYAMBUNGAN/KONEKSI PERANGKAT SIPENA DENGAN KEMENTERIAN/LEMBAGA, PEMDA DAN UNIVERSITAS ATAU LEMBAGA LAINNYA...................................................... 37
5.1.2.
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN MELALUI APLIKASI PEMBELAJARAN SIPENA DIKLAT DI LUAR KELAS BAPPENAS OLEH TRAINING CENTRE ATAU PEMDA ...................................... 38
5.1.3.
PEMANFAATAN PERANGKAT SIPENA UNTUK VIDEO CONFERENCE DI PRODI YANG TIDAK ADA HUBUNGANNYA DENGAN DIKLAT PERENCANAAN PUSBINDIKLATREN BAPPENAS ......................................................................................................................... 39
BAB VI PENUTUP ................................................................................................ 40 LAMPIRAN-LAMPIRAN ........................................................................................... vi A.
FORMULIR PERMINTAAN PEMANFAATAN SIPENA .........................................................................vi
B.
FORMULIR LAPORAN PELAKSANAAN DIKLAT ................................................................................ viii
C.
FORMULIR LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI ....................................................................... ix
D.
FORMULIR REKAPITULASI PENGGUNA SIPENA ................................................................................x
E.
FORMULIR PENANGANAN GANGGUAN .......................................................................................... xi
iv| P a g e
DAFTAR GAMBAR Gambar I-1
Video Conference Ruang Rapat Utama, Gedung Bappenas ........................................... 3
Gambar I-2
Videoconference tipe 2 layar yang ditempatkan di Gedung Bappenas, Gedung Pusbindiklatren dan Training Center Universitas ........................................................... 3
Gambar I-3
Jaringan SIPENA Bappenas ............................................................................................. 4
Gambar III-1 Proses Bisnis Diklat Gelar ............................................................................................... 9 Gambar III-2 Proses Bisnis Diklat Non-Gelar JFP ............................................................................... 10 Gambar III-3 Proses Bisnis Diklat Non-Gelar Substantif .................................................................... 11 Gambar III-4 Proses Bisnis Pengelolaan SIPENA ................................................................................ 12 Gambar IV-1 Struktur Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA ............................................................... 15
v| P a g e
BAB I PENDAHULUAN 1.1.
LATAR BELAKANG SIPENA
Salah satu tugas pokok Pusbindiklatren Bappenas adalah untuk melakukan pembinaan dan pengembangan Jabatan Fungsional Perencana, dan program pendidikan dan pelatihan bagi pegawai kantor Men PPN/Bappenas, perencana pusat dan daerah dalam rangka meningkatkan kompetensi perencana dan kapasitas instansi perencana pusat dan daerah (Kepmen PPN/KA Bappenas No. 050/M.PPN/03/2002). Selain hal tersebut Pusbindiklatren Bappenas juga melaksanakan tugas untuk memfasilitasi peningkatan kompetensi aparatur perencana pemerintah pusat dan daerah untuk mempercepat desentralisasi dan otonomi daerah (Kepmen PAN No. 16/KEP/M.PAN/3/2001 tentang Jabatan Fungsional Perencana dan Angka Kreditnya. Dengan tugas pokok tersebut Pusbindiklatren telah melakukan kerjasama dengan mitra Pusbindiklatren diantaranya beberapa universitas negeri terkemukan di seluruh Indonesia. Pusbindiklataren Bappenas telah bekerjasama dengan 13 Universitas di Jepang (Master linkage, magang, dan non-gelar), 22 Prodi di 13 Universitas dalam negeri dan (program S2 Linkage dan Dalam Negeri) dan 15 center/pusat/lembaga di 12 Universitas dalam negeri (program Diklat non Gelar). Oleh karena itu, untuk memperlancar tugas pokok tersebut diperlukan sarana dan prasarana yang dapat digunakan untuk melalukan koordinasi, pengendalian, pemantauan, evaluasi, pembelajaran antara Pusbindiklatren dengan mitra Pusbindiklatren ataupun antar mitra Pusbindiklatren dalam rangka persiapan, pelaksanaan dan pengendalian Diklat.
1.2.
RUANG LINGKUP SIPENA
SIPENA adalah sistem pendidikan dan pelatihan gelar dan non-gelar di bidang perencanaan pembangunan dimana peserta diklat dan pengajar tidak secara langsung bertatap melalui proses pembelajaran menggunakan berbagai sumber belajar melalui teknologi informasi, komunikasi dan media lain. SIPENA dibangun dan dikembangkan oleh Bappenas untuk mendukung dan memfasilitasi program peningkatan kapasitas SDM aparatur perencana di pemerintah pusat dan daerah melalui program pendidikan dan pelatihan gelar dan non-gelar. SIPENA terdiri dari perangkat lunak (software dan sistem) dan perangkat keras (peralatan). Perangkat lunak termasuk Website dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA. Sedangkan Hardware termasuk peralatan, ruangan dan fasilitas, Standar Operasional Prosedur (SOP), Pedoman Pengelolaan Website dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA, Pedoman Penggunaan Website dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA, dan Pedoman Pengoperasian SIPENA.
1| P a g e
Sistem yang digunakan dalam SIPENA terdiri dari teknologi sinkron dan asinkron. Teknologi sinkron adalah cara pembelajaran dimana semua peserta didik hadir (meskipun di tempat yang berbeda) pada waktu yang sama (web conferencing, video conferencing, televisi pendidikan, televisi instruksional, direct broadcasting-satellite/DBS, internet radio, live streaming, telepon, dan VOIP). Teknologi asinkron adalah cara pembelajaran dimana peserta mengakses materi diklat pada jadwal mereka sendiri sehingga lebih fleksibel. Peserta diklat tidak diharuskan untuk bersama-sama aktif pada waktu yang sama (forum, email, rekaman video dan audio, bahan cetak, pesan suara/voice mail dan faksimili).
1.3.
MANFAAT SIPENA
Dengan adanya SIPENA manfaat secara umum yang akan diperoleh adalah: •
•
•
• •
1.4.
Dapat menjembatani kesenjangan pendidikan. Sistem seperti ini sangat membantu, terutama jika dikaitkan dengan permasalahan geografis negara Indonesia yang terdiri dari berbagai pulau yang tersebar. Jangkauan yang luas. Dengan teknologi video conference diharapkan dapat memperluas jaringan dan akses yang dapat dipercepat sehingga mempersatukan peserta didik yang tersebar di berbagai tempat. Melahirkan inovasi yang menarik. Dengan sistem ini pembelajaran jarak jauh akan lebih menarik, menyenangkan dan mencerdaskan dengan melihat layar video yang menarik dan interaktif. Secara materi dapat menghemat biaya pembelajaran seperti biaya transportasi untuk mengirim tenaga pengajar ke daerah. Selain manfaat pembelajaran, teknologi SIPENA seperti video conference dapat digunakan untuk koordinasi antara pemerintah pusat dan daerah maupun lintas sektor.
PENGGUNAAN SIPENA
Penggunaan SIPENA dapat ditujukan untuk Diklat dan koordinasi serta kegiatan lainnya. Kegunaan SIPENA diantaranya adalah: • • • • • • • •
Koordinasi Bappenas dengan Kementerian/Lembaga dan Pemda Koordinasi pelaksanaan Diklat antara Pusbindiklatren dan Universitas di dalam negeri dan luar negeri Pelaksanaan Kuliah Umum atau pengajaran Diklat Gelar kelas Bappenas Pelaksanaan pengajaran Diklat Non-Gelar kelas Bappenas Proses belajar mengajar, ujian kompetensi, tes materi Diklat JFP Pembukaan dan penutupan program Diklat Gelar dan Non gelar Seleksi wawancara Diklat Gelar dan Non Gelar Pemantauan dan pengendalian Diklat Gelar dan Non Gelar.
2| P a g e
1.5.
PERANGKAT SIPENA
Perangkat SIPENA terdiri dari 1 set perangkat Management Central Unit (MCU), 1 set peralatan video conference type 1 (immersive), dan 12 set peralatan video conference type 2 (mobile).
Gambar I-1 Video Conference Ruang Rapat Utama, Gedung Bappenas
• Ukuran layar masing-masing sebesar 55 inch untuk mendukung presentasi maupun videoconference. • Dilengkapi caster (roda) untuk fleksibilitas perpindahan antar ruang kelas.
Gambar I-2 Videoconference tipe 2 layar yang ditempatkan di Gedung Bappenas, Gedung Pusbindiklatren dan Training Center Universitas
3| P a g e
1.6.
JARINGAN SIPENA
Dalam tahap awal perangkat keras SIPENA terhubung dengan 8 progam studi/lembaga diklat di 7 Universitas yaitu: Fakultas Ekonomi, Universitas Syiah Kuala (FE-Unsyiah); Lembaga Penyelidikan Ekonomi dan Masyarakat, Universitas Indonesia (LPEM-UI); Fakultas Ekonomi, Universitas Padjadjaran (FE-Unpad); Magister Perencanaan Wilayah dan Kota, Institut Teknologi Bandung (MPWK-ITB); Magister Administrasi Publik, Universitas Gadjah Mada (MAP-UGM); Magister Perencanaan Kota dan Daerah, Universitas Gadjah Mada (MPKD-UGM); Magister Administrasi Publik, Universitas Brawijaya (MAP-Unibraw); dan P3KM, Universitas Hasanudin (P3KM-Unhas). Di masa yang akan datang, diharapkan universitas di dalam dan luar negeri dan lembaga pemerintah di pusat dan daerah serta institusi dalam dan luar negeri dapat terkoneksi dengan SIPENA.
Gambar I-3 Jaringan SIPENA Bappenas
1.7.
LOKASI PENEMPATAN PERANGKAT SIPENA
Penempatan dan lokasi perangkat tersebut di antaranya di: • • • •
Ruangan Data Pusdatin, Taman Suropati berupa 1 set Management Central Unit (MCU), termasuk Server/storage Ruang Utama 1 Gedung Bappenas, Taman Suropati berupa 1 set video conference type 1 (Permanen/Immersive). Ruang Rapat Gedung Madiun Bappenas, Taman Suropati, berupa 1 set perangkat video conference 2 display. Ruang SS Gedung Bappenas, Taman Suropati, berupa 1 set perangkat video conference 2 display.
4| P a g e
• • •
Ruang Kelas Pusbindiklatren, Proklamasi, berupa 1 set perangkat video conference 2 display. Ruang Rapat Pusbindiklatren, Proklamasi, berupa 1 set perangkat video conference 2 display. LPEM-UI, MPWK-ITB, MET-Unpad, MAP-UGM, MPKD-UGM, FE-Unsyiah, P3KM-Unhas, MAPUnibraw, masing-masing berupa 1 set perangkat video conference 2 display.
5| P a g e
BAB II PENGERTIAN UMUM
Dalam rangka mempermudah memahami buku pedoman ini, dalam bab ini disampaikan beberapa pengertain umum dan pengertian teknis terkait dengan istilah, kata-kata, nama yang sering digunakan dalam pedoman ini. Beberapa pengertian dari istilah dan kata-kata tersebut adalah sebagai berikut: 1. Distance Learning System (DLS) atau sistem pendidikan jarak jauh adalah pembelajaran yang peserta didiknya terpisah dari pengajar dimana proses pembelajaran yang dikenal dengan sebutan sinkron dan asinkron dapat menggunakan berbagai sumber belajar melalui teknologi informasi, komunikasi dan media lain. 2. Teknologi sinkron adalah cara penyampaian dimana semua peserta didik hadir (meskipun di tempat yang berbeda) pada waktu yang sama. Contoh: web conferencing, video conferencing, direct broadcasting-satellite (DBS), internet radio, live streaming, telepon, dan VOIP. 3. Teknologi asinkron adalah cara penyampaian dimana peserta mengakses materi pelajaran melalui Aplikasi Pembelajaran di Sistem Informasi dan Pembelajaran Elektronik Perencana (SIPENA) pada jadwal mereka sendiri sehingga lebih fleksibel. Peserta didik tidak diharuskan untuk bersama-sama aktif pada waktu yang sama. Contoh: forum, email, rekaman video dan audio, bahan cetak, pesan suara (voice mail) dan faksimili. 4. SIPENA atau Sistem Informasi dan Pembelajaran Elektronik Perencana adalah teknologi DLS yang diterapkan pada program diklat di Pusbindiklatren-Bappenas dengan menggunakan fasilitas seperti website untuk sarana informasi serta video conferencing dan aplikasi Sipena untuk pembelajaran sinkron dan asinkron. 5. Penyelenggara Diklat adalah Pusbindiklatren yaitu unit kerja di Bappenas yang bertanggungjawab dalam melaksanakan pembinaan jabatan fungsional perencana serta memiliki kewenangan untuk menyelenggarakan Diklat Gelar dan Non Gelar dalam negeri dan luar negeri. 6. Pelaksana Diklat adalah Universitas/fakultas/program pascasarjana/program studi/lembaga penelitian (pengabdian) masyarakat/lembaga bahasa/Unit Pelaksana Teknis di perguruan tinggi negeri dan lembagabahasa swasta yang berkompeten. 7. Pendidikan dan Pelatihan disingkat Diklat adalah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan serta perubahan perilaku peserta menuju lebih baik yang dilakukan dengan proses belajar mengajar di kelas, praktek kerja lapangan, penugasan, laboratorium dalam bidang tertentu dengan persyaratan pengajar dan peserta tertentu dalam jangka waktu tertentu. Jenis Diklat pada dasarnya: Gelar dan Non Gelar.
6| P a g e
8.
Diklat Gelar adalah program pendidikan dalam jenjang S2 atau S3 untuk memperoleh gelar master atau doktor, yang diakui oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui akreditasi Badan Akreditasi Nasional (BAN).
9. Diklat Gelar meliputi: (1) program S3 di dalam dan luar negeri, (2) program S2 dalam dan luar negeri, (3) program S2 Linkage. 10. Linkage Program adalah Diklat yang dilaksanakan oleh 2 (dua) perguruan tinggi/lembaga pendidikan lainnya di dalam dan luar negeri berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak (kemitraan) 11. Diklat Non Gelar adalah program pelatihan jangka pendek (short-term training) dalam bidang perencanaan meliputi: (1) Fungsional Perencana, (2) Topical Issues, (3) Subtantif; (4) Persiapan Bahasa (5) Magang (internship) dan (6) Training of Trainer, khusus bagi dosen Universitas Syiah Kuala. 12. Diklat Persiapan Bahasa adalah kegiatan peningkatan kemampuan bahasa bagi calon peserta diklat yang terdiri dari: Basic English for AcademicPurposes (BEAP), English for Academic Purposes (EAP), Bahasa Perancis, danBasic Japanese Language Training (BJLT). 13. Diklat Fungsional Perencana adalah diklat wajib bagi perencana,yang bertujuan memenuhi persyaratan pengangkatan dankompetensi minimal yang diperlukan, untuk menduduki jabatanfungsional perencana jenjang tertentu. 14. Diklat Topical Issues adalah diklat pilihan bagi perencana pada semua jenjang, dengan tujuan untuk memperkuat dan memperkaya kompetensi perencana. 15. Diklat substantif adalah diklat pilihan bagi perencana pada semua jenjang, dengan tujuan untuk memperkuat dan memperkaya kompetensi perencana. 16. Ketentuan adalah aturan yang mengikat sebagai pedoman, panduandan pengendali untuk melaksanakan kegiatan. 17. Prosedur adalah urut-urutan langkah pelaksanaan/mekanisme yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu kegiatan. 18. Persyaratan adalah kriteria yang harus dipenuhi untuk melakukan atau mengikuti suatu kegiatan. 19. Karyasiswa adalah Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia diperguruan tinggi yang memenuhi syarat untuk mengikuti programDiklat Gelar yang dibiayai oleh Pusbindiklatren Bappenas. 20. Peserta adalah Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia dan atau pengajar di perguruan tinggi yang memenuhi syarat untuk mengikutiprogram Non Gelar yang dibiayai oleh Pusbindiklatren Bappenas
7| P a g e
21. Instansi asal karyasiswa/peserta, adalah kementerian/lembaga, pemerintah provinsi/kabupaten/kota, dan perguruan tinggi/prodi/pelaksana diklat tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku. 22. Sertifikat adalah tanda selesainya keikutsertaan Diklat Non Gelar oleh setiap peserta diklat yang disahkan oleh Pusbindiklatren Bappenas, dan Pelaksana Diklat sebagai tanda bukti telah mengikuti pelatihan. 23. Uji Kompetensi adalah ujianuntuk mengukur pengetahuan peserta diklat JFP tentang materi perencanaan di akhir diklat JFP, dimana peserta diklat yang telah dinyatakan lulus uji kompetensi dan disahkan oleh Pusbindiklatren Bappenas, dan Pelaksana Diklat dijadikan dasar sebagai tanda bukti kelulusan uji kompetensi diklat JFP, dan dapat dijadikan salah satu persyaratan pengangkatan ke dalam jabatan fungsional perencana. 24. BAPAK (Berita Acara Penilaian Angka Kredit) adalah angka kredit yang diberikan kepada peserta diklat JFP sesuai dengan jenjang diklat yang diikuti, dan yang sudah dinyatakan lulus uji komptensi, serta digunakan sebagai salah satu persyaratan pengangkatan ke dalam jabatan fungsional perencana.
8| P a g e
BAB III PROSES BISNIS PENGELOLAAN SIPENA
Peta proses bisnis merupakan visualisasi dari seluruh rangkaian aktivitas dari suatu organisasi dalam rangka memberikan nilai lebih (value added) kepada stakeholdernya. Untuk menjamin pengelolaan SIPENA melalui tim pengelola SIPENA berjalan dengan efektif maka perlu diketahui dan dipaham proses bisnis pelaksanaan Diklat perencanaan yang dilaksanakan oleh Pusbindiklatren Bappenas. Dengan demikian konsep dan mekanisme pengelolaan SIPENA tidak dapat dilepaskan dengan siklus pelaksanaan Diklat perencanaan yang dilaksanakan oleh Pusbindiklatren Bappenas.
3.1.
PROSES BISNIS DIKLAT
Proses Bisnis Pelaksanaan Diklat Perencana Bappenas yang dimulai dari sub-proses pendataran sampai dengan sub-proses penempatan kembali dapat digambarkan sebagai berikut: A. Pelaksanaan Diklat Gelar
Gambar III-1 Proses Bisnis Diklat Gelar Siklus pelaksanaan Diklat Gelar pada dasarnya dimulai dengan pendaftaran oleh calon karyasiswa dengan menggunakan e-application (online). Kemudian dilakukan seleksi oleh Pusbindiklatren Bappenas meliputi seleksi administrasi, Tes Potensi Akademik (TPA), TOEFL dan Wawancara tertulis.Sesuai dengan kuota dan hasil seleksi, maka karyasiswa terpilih ditempatkan sesuai dengan pilihan dan ketersediaan kursi di masing-masing Prodi. Selanjutnya karyasiswa mengikuti proses belajar mengajar di Prodi. Pada proses pembelajaran ini Pusbindiklatren melakukan pemantauan dan evaluasi (Monev). Kegiatan Monev ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui perkembangan pembelajaran dan mengetahui permasalahan yang dihadapi karyasiswa sehingga dapat diantisipasi terhadap kegagalan karyasiswa.Kegiatan Monev dilakukan melalui kunjungan langsung ke karyasiswa dan melalui media eletronik lainnya.
9| P a g e
B. Pelaksanaan Diklat Non-Gelar JFP
Gambar III-2 Proses Bisnis Diklat Non-Gelar JFP Siklus pelaksanaan Diklat Non-Gelar JFP dimulai dengan pendaftaran oleh calon peserta Diklat dengan mengisi formulir pendaftaran Diklat dengan menggunakan e-application (online). Calon peserta Diklat JFP juga diwajibkan untuk menyerahkan kelengkapan dokumen yang disyaratkan. Kemudian dilakukan seleksi administrasi oleh Pusbindiklatren Bappenas. Bagi calon peserta yang baru diangkat pertama kali atau pindah jabatan, untuk jenjang Muda, Madya dan Utama, wajib mengikuti tes materi terlebih dahulu; sedangkan bagi calon peserta yang akan naik jabatan, tidak perlu mengikuti tes materi. Pusbindiklatren memberitahukan daftar calon peserta yang lulus seleksi beserta daftar peserta cadangan kepada Prodi, yang selanjutnya akan memanggil calon peserta untuk hadir mengikuti Diklat JFP. Selanjutnya peserta Diklat mengikuti proses belajar mengajar di Prodi sesuai dengan jenjang Diklat JFP yang diikutinya. Pada akhir sesi kegiatan belajar-mengajar, peserta Diklat yang memenuhi persyaratan uji kompetensi, selanjutnya mengikuti uji kompetensi. Peserta Diklat yang dinyatakan lulus uji kompetensi akan mendapatkan sertifikasi kompetensi untuk jenjang jabatan fungsional perencana sesuai dengan Diklat JFP yang diikuti. Pada proses pembelajaran ini Pusbindiklatren melakukan pemantauan dan evaluasi (Monev). Kegiatan Monev ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui pelaksanaan proses Diklat dan mengetahui permasalahan yang dihadapi peserta Diklat sehingga dapat segera dilakukan langkah-langkah perbaikan. Kegiatan Monev dilakukan melalui kunjungan langsung ataupun dengan penilaian berdasarkan laporan kegiatan Diklat dari Prodi penyelenggara Diklat, serta hasil kuisioner pelaksanaan diklat dari peserta, maupun dari pengajar.
10| P a g e
C. Pelaksanaan Diklat Non-Gelar Substantif
Gambar III-3 Proses Bisnis Diklat Non-Gelar Substantif Siklus pelaksanaan Diklat Non-Gelar Substantif dimulai dengan pendaftaran oleh calon peserta Diklat dengan mengisi formulir pendaftaran Diklat dengan menggunakan e-application (online). Calon peserta Diklat juga diwajibkan untuk menyerahkan kelengkapan dokumen yang disyaratkan. Kemudian dilakukan seleksi administrasi oleh Pusbindiklatren Bappenas. Pusbindiklatren memberitahukan daftar calon peserta yang lulus seleksi beserta daftar peserta cadangan kepada Prodi, yang selanjutnya akan memanggil calon peserta untuk hadir mengikuti Diklat. Selanjutnya peserta Diklat mengikuti proses belajar-mengajar di Prodi sesuai dengan Diklat yang diikutinya. Peserta Diklat yang telah selesai mengikuti Diklat mendapatkan sertifikat keikutsertaan sesuai dengan Diklat Substantif yang diikutinya. Pada proses pembelajaran ini Pusbindiklatren melakukan pemantauan dan evaluasi (Monev). Kegiatan Monev ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui pelaksanaan proses Diklat dan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi peserta Diklat sehingga segera dapat dilakukan langkah-langkah perbaikan. Kegiatan Monev dilakukan melalui kunjungan langsung ataupun dengan penilaian berdasarkan laporan kegiatan Diklat dari Prodi penyelenggara Diklat, serta hasil kuisioner pelaksanaan diklat dari peserta, maupun dari pengajar.
3.2.
PROSES BISNIS PENGELOLAAN SIPENA
Dengan memperhatikan proses bisnis Diklat baik gelar dan non gelar di atas, maka proses bisnis pengelolaan SIPENA terkait erat dengan pelaksanaan Diklat. Dasar pengelolaan SIPENA yang melibatkan berbagai stakeholders dan terdiri dari siklus kegiatan yang teratur maka seluruh proses bisnis pengelolaan SIPENA dikelola sebagai sebuah sistem terpadu dengan menerapkan metode Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang berorientasi pada peningkatan mutu diklat secara berkesinambungan.
11| P a g e
Gambar III-4 Proses Bisnis Pengelolaan SIPENA Siklus pengelolaan SIPENA sesuai dengan metode PDCA adalah terkait semua aktivitas pelaksanaan Diklat yang berbasis SIPENA. Yang termasuk dalam fase “DO” adalah: Memberikan pelayanan informasi dan akses terhadap berbagai modul diklat melalui sistem SIPENA kepada para Peserta Diklat yang telah terdaftar untuk mengikuti suatu Diklat Gelar maupun Diklat Non-Gelar yang segera diselenggarakan oleh Pusbindiklatren di berbagai Prodi. Selanjutnya sebelum dimulainya sesi pembelajaran di Prodi, proses pembelajaran secara online dimungkinkan untuk dilakukan oleh peserta diklat dengan metode belajar secara mandiri menggunakan berbagai modul diklat yang tersedia di aplikasi pembelajaran SIPENA. Pada saat sesi pembelajaran di Prodi dimulai, proses pembelajaran dilakukan secara konvensional (secara live di kelas atau melalui perangkat video conference). Hal ini masih sangat diperlukan terutama untuk diklat yang berbasis kompetensi, sehingga pola pengajaran dengan komunikasi 2 arah tetap dapat dilaksanakan. Kemudian untuk pelaksanaan uji kompetensi dimungkinkan untuk dilaksanakan secara konvensional ataupun melalui sistem SIPENA (tergantung kesiapan diklat dan Pelaksana Diklat). Yang mana setelah sesi uji kompetensi ini berlangsung diharapkan akan dapat menghasilkan Lulusan yang Kompeten di bidang perencanaan khususnya. Fase “CHECK” adalah proses pemantauan dan evaluasi (Monev) yang dilakukan oleh Pusbindiklatren terhadap pelaksanaan Diklat khususnya yang berbasis SIPENA. Kegiatan Monev ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses pelaksanaan Diklat dan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi peserta Diklat sehingga segera dapat dilakukan langkah-langkah perbaikan. Kegiatan Monev dapat dilakukan melalui kunjungan langsung ataupun dengan penilaian berdasarkan laporan kegiatan Diklat dari Pelaksana Diklat, serta hasil kuisioner pelaksanaan diklat dari peserta, maupun dari pengajar dan evaluasi dari penggunaan SIPENA dalam Diklat. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari kegiatan Monev, fase “ACTION” adalah proses untuk melakukan peningkatan dan pembenahan terhadap pemanfaatan SIPENA, diantaranya dengan 12| P a g e
peningkatan jenis modul maupun kualitas bahan ajar yang ada dalam aplikasi, memperbanyak penyelenggaraan diklat yang melalui SIPENA, perbaikan dan penyempurnaan metode pembelajaran melalui SIPENA, menambah kerjasama dengan lembaga diklat dan institusi lainnya dalam pemanfaatan SIPENA, peningkatan kinerja aplikasi, infrastruktur, maupun sistem SIPENA secara keseluruhan, dan lain sebagainya. Tentunya fase perencanaan atau “PLAN” adalah sangat penting dalam menentukan berbagai langkah peningkatan pemanfaatan SIPENA dengan mempertimbangkan berbagai aspek kepentingan dan skala prioritas. Dengan perencanaan yang matang dan sistematis, maka diharapkan SIPENA akan dapat dioptimalkan pemanfaatannya dalam menunjang pelaksanaan Diklat Perencana, khususnya di lingkungan Bappenas dan instansi pemerintahan pada umumnya.
13| P a g e
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN SIPENA Pelaksanaan Diklat perencanaan yang berbasis Distance Learning System(DLS) bertujuan untuk (1) meningkatkan kualitas dan kuantitas penyelenggaraan program diklat; (2) efektifitas operasional Sipena dalam penyelenggaraan program diklat; (3) terciptanya pola pengajaran dan proses pembelajaran yang terstandarisasi; (4) peningkatan kemitraan yang sinergistik dengan stakeholders; dan (5) peningkatan efektifitas dan efisiensi penggunaan sumberdaya diklat. Dalam pelaksanaan Diklat berbasis DLS akan melibatkan berbagai pihak pemangku kepentingan baik di internal Bappenas dan Universitas baik dai dalam dan luar negeri serta institusi di dalam dan luar negeri lainnya. Selain itu elemen SIPENA juga terdiri dari berbagai macam kegiatan seperti perencanaan dan pengembangan, pemanfaatan website dan aplikasi pembelajaran, monitoring dan evaluasi dan pemeliharaan peralatan. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka diperlukan organisasi SIPENA yang dapat menjamin pengelolaan SIPENA berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan akhirnya dapat mendukung peningkatan kualitas SDM perencana. Dalam bagian ini akan disampaikan struktur tim koordinasi pengelolaan SIPENA dan urain jabatan serta prosedur pelaksanaannya.
4.1.
STRUKTUR TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA
Pada hakekatnya struktur di dalam sebuah organisasi merupakan pola tentang hubungan antara berbagai komponen dari bagian organisasi. Pada organisasi formal, struktur direncanakan dan merupakan usaha yang disengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Struktur memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut. Untuk dapat menggambarkan kewewenangan dan tanggungjawab dalam pengelolaan diklat berbasis teknologi dan informasi ini, maka Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA divisualisasikan melalui Struktur Organisasi yang didasarkan pada proses lateral di dalam Struktur Organisasi Pusbindiklatren. Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA ini didesain untuk dapat mewujudkan pola team work yang bertumpu pada kompetensi kolektif dari sumberdaya manusia dengan memanfaatkan teknologi informasi yang terbaru. Pada dasarnya Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA dipimpin oleh Ketua Tim dan dibantu oleh Wakil Ketua Tim, kedua jabatan ini dirangkap oleh Kapusbindikaltren dan Kapusdatinrenbang Bappenas karena tugas dan pokok fungsinya. Struktur Organisasi SIPENA ini pada dasarnya adalah organisasi independen dibawah Bappenas. Namun demikian karena perencanaan, pengelolaan, 14| P a g e
pemeliharaannya dan pemanfaatannya terkait erat dengan Pusbindiklatren, Pusdatin dan Biro Umum Bappenas, serta Pelaksana Diklat (Prodi), sehingga sebagian besar personil yang duduk dalam struktur organisasi terdiri dari staf atau pejabat dari keempat unit kerja tersebut. Dibawah Ketua dan Wakil Tim terdapat 3 bidang yang pada dasarnya membidangi perencanan dan pengembangan, pelayanan dan pengelolaan dan pemeliharaan. Masing-masing bidang akan dibantu oleh sub-bidang yang secara umum tugasnya membantu koordinator bidang yang bersifat administratif dan teknis. Struktur organisasi dapat dilihat pada gambar IV-1.
Ketua Tim
Wakil Ketua Tim
Koord. Bidang Perencanaan dan Pengembangan SIPENA
Koord. Bidang Pelayanan dan Pengelolaan SIPENA
Koord. Bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA
Sub Bidang Perencanaan Program SIPENA
Sub Bidang Pelayanan SIPENA
Sub Bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA
Sub Bidang Pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA
Sub Bidang Pengelolaan SIPENA
Sub Bidang Pemeliharaan Perlengkapan & Ruangan SIPENA
Koord. Bidang Pelaksana Diklat
Sub Bidang Pelaksana Teknis
Gambar IV-1 Struktur Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA
4.2.
URAIAN JABATAN
Uraian Jabatan merupakan pondasi yang membentuk suatu organisasi. Seluruh Uraian Jabatan bila disinergikan bisa mencapai sasaran organisasi. Jabatan-jabatan bisa dianggap sebagai jembatan antara orang dan organisasi. Uraian jabatan membuat status setiap jabatan menjadi jelas akan: fungsi & perannya, hasilnya, tanggung jawabnya, membantu atasan, dan bawahan mengerti. jabatan ini dilengkapi dengan indikator kinerja jabatan. Indikator kinerja ini mengukur keberhasilan si pemangku jabatan sebagai akibat tanggung jawab utama dan kewenangan utama yang dimilikinya. Indikator kinerja ini dapat memudahkan fokus si pemangku jabatan dalam mencapai keberhasilan suksesnya pekerjaannya.
15| P a g e
Nama Jabatan dan ukuran kinerjanya di dalam Struktur Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA adalah : Jabatan
Indikator Kinerja
Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA
– –
Terwujudnya peningkatan kinerja pelaksanaan diklat berbasis SIPENA Terwujudnya tingkat kualitas pelayanan yang prima
Wakil Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA
–
Terwujudnya kualitas tim menjalankan pekerjaannya
Koord. Bidang Perencanaan Pengembangan SIPENA
–
Tercapainya peningkatan kualitas pembelajaran program diklat melalui SIPENA Terwujudnya hasil kajian program SIPENA yang baru
dan
–
Koord. Bidang Pelayanan dan Pengelolaan SIPENA
– –
Koord. Bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA
– –
Koord. Bidang Pelaksana Diklat
– –
dalam
Terwujudnya kelancaran Pelayanan SIPENA Terjaganya kelancaran pembelajaran diklat melalui SIPENA Terjaminannya keamanan aset milik Bappenas Terpeliharanya keandalan perangkat SIPENA Terjaganya kelancaran pembelajaran diklat Terpeliharanya keandalan insfrastruktur dan perangkat SIPENA
4.2.1. KETUA TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA 1. Tugas Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA melakukan pengelolaan kinerja tim untuk dapat meningkatkan mutu program diklat berbasis SIPENA. 2. Fungsi a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan tim untuk mencapai kinerja yang optimal. 16| P a g e
b. Membina motivasi dan semangat kerja tim untuk memaksimalkan kualitas kerja. 3. Uraian Tugas Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA melakukan pekerjaan sebagai berikut: a. Menentukan kebijakan pengelolaan diklat berbasis SIPENA. b. Memimpin rapat umum untuk memberikan pengarahan kepada tim. c. Mengambil keputusan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan diklat berbasis SIPENA. d. Memberikan laporan berkala kepada Menteri PPN/Kepala Bappenas melalui Sesmenneg PPN/Sestama Bappenas.
4.2.2. WAKIL KETUA KOORDINASI PENGELOLAAN SIPENA 1. Tugas Wakil Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA melakukan pengendalian, pengawasan dan koordinasi kegiatan rutin untuk mencapai hasil guna dan daya guna yang optimal dalam mendukung kelancaran pengelolaan program diklat berbasis SIPENA. 2. Fungsi a. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan tim untuk mencapai kinerja yang optimal. b. Membina motivasi dan semangat kerja tim untuk memaksimalkan kualitas kerja. 3. Uraian Tugas Wakil Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA melakukan pekerjaan sebagai berikut: a. Menetapkan target pencapaian sasaran yang ditetapkan. b. Memimpin rapat rutin. c. Memberikan bantuan teknis yang diperlukan tim. d. Memantau dan mengevaluasi kinerja tim. e. Memberikan laporan rutin kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA
4.2.3. BIDANG PERENCANAAN & PENGEMBANGAN PROGRAM SIPENA 1. Tugas Bidang Perencanaan & Pengembangan Program SIPENA melakukan pengkajian dan analisis, penyusunan, pemantauan& evaluasi serta pengembangan dan pemeliharaan program SIPENA untuk meningkatkan mutu program diklat. 2. Fungsi a. Menjaga kesinambungan perencanaan dan pengembangan program diklat berbasis SIPENA untuk menjamin mutu program diklat.
17| P a g e
b. Memelihara kehandalan Aplikasi Pembelajaran SIPENA untuk menjamin keselarasannya dengan program diklat. 3. Pelaksanaan Pekerjaan Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, Koordinator Bidang Perencanaan & Pengembangan Program SIPENA dibantu oleh:
4.2.3.1.
SUB-BIDANG PERENCANAAN PROGRAM SIPENA
a) Uraian Tugas 1) Menyusun rencana program SIPENA; 2) Melakukan koordinasi dengan Pusbindiklatren terkait standar materi diklat dalam program SIPENA; 3) Mengembangkan format courseware berbasis digital; 4) Mengunggah standar materi diklat ke dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA; 5) Melaksanakan pelatihan kepada Pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar; 6) Memantau dan mengevaluasi program SIPENA; 7) Melakukan dokumentasi dan melaporkan hasil perencanaan program diklat berbasis SIPENA. b) Prosedur 1) Menyusun Rencana program SIPENA
18| P a g e
•
Ketentuan: i. Program studi/diklat yang menjadi sasaran perencanaan program SIPENA adalah program Gelar dan program Non-Gelar. ii. Kemampuan teknologi DLS merupakan faktor kunci untuk menetapkan program diklat.
•
Urutan Kegiatan: i. Menyusun rencana program/kegiatan SIPENA ii. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) rencana program SIPENA iii. Mengajukan KAK dan RAB rencana program SIPENA kepada kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA untuk diajukan kepada Pusbindiklatren iv. Menindaklanjuti disposisi Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA v. Melaksanakan kegiatan, pengendalian dan koordinasidengan pihak terkait vi. Menyampaikan laporan hasil rencana perencanaan program SIPENA kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA vii. Menyusun laporan hasil pelaksanaan perencanaan program SIPENA
2) Mengembangkan format courseware berbasis digital •
Ketentuan: i. Bahan ajar yang akan dilakukan digitalisasi adalah bahan ajar yang sudah memenuhi standar yang ditetapkan oleh Pusbindiklatren. ii. Format Courseware yang dikembangkan harus selaras dengan isi bahan ajar dan tujuan pembelajaran.
•
Uraian Kegiatan: i. Menerima Materi Diklat dari Pusbindiklatren; ii. Melakukan digitalisasi terhadap Materi Diklat; iii. Melaporkan Materi Diklat berformat digital kepada Ketua Tim Koordinasi Pengolaan SIPENA untuk pengesahan.
3) Mengunggah standar materi diklat ke dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA •
Ketentuan : i. Materi diklat berformat digital diunggah sebelum pelaksanaan diklat. ii. Mengunggah materi diklat ke dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA sesuai dengan manual pengelolaan webs dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA.
•
Uraian Kegiatan : i. Menerima Standar Materi Diklat berformat digital yang disahkan Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA; ii. Melakukan pengecekan terhadap format materi Diklat iii. Melakukan koordinasi dengan dengan pihak yang menyusun materi iv. Mengunggah Standar Materi Diklat berformat digital ke dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA; v. Membuat laporan kegiatan yang sudah dijalankan.
4) Melaksanakan pelatihan kepada Pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar •
19| P a g e
Ketentuan : i. Keputusan KAK dan RAB program pelatihan untuk pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar ditetapkan oleh Pusbindiklatren. ii. Evaluasi program pelatihan berdasarkan kriteria, indikator dan metodologi tertentu untuk menentukan tingkat keberhasilan penyelenggaraan pelatihan. iii. Pelaksana Pelatihan dapat dilakukan oleh Pihak Ketiga.
•
Uraian Kegiatan : i. Menyusun rencana program pelatihan untuk pengelola Pelaksana Diklat dan tenaga pengajar; ii. Menyampaikan rencana program pelatihan beserta konsep KAK dan RAB untuk Pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA untuk diajukan kepada Pusbindiklatren; iii. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait mengenai kegiatan pelatihan; iv. Memberitahukan kepada Pelaksana Diklat tentang jadual program pelatihan untuk pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar; v. Melakukan pengendalian pelatihan untuk pengelola Pelaksana Diklat dan Tenaga Pengajar; vi. Melakukan koordinasi dengan pelaksana pelatihan untuk menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan pelatihan.
5) Memantau dan mengevaluasi program SIPENA.
4.2.3.2.
•
Ketentuan : i. Pemantauan program SIPENA merupakan proses pengumpulan data dan informasi pelaksanaanprogram diklat. ii. Evaluasi program SIPENA adalah proses penilaian terhadap kesesuaian teknologi DLS dengan program diklat berdasarkan kriteria, indikator dan metodologi.
•
Uraian Kegiatan : i. Menyiapkan desain pemantauan pelaksanaan program SIPENA; ii. Mengumpulkan informasi dari pengguna SIPENA; iii. Melakukan tabulasi atau rekapitulasi bahan informasi; iv. Melakukan analisis terhadap hasil pemantauan; v. Membuat laporan perkembangan hasil pelaksanaan program SIPENA.
SUB-BIDANG PENGEMBANGAN APLIKASI PEMBELAJARAN SIPENA
a) Uraian Tugas: 1) 2) 3) 4)
20| P a g e
Melakukan pengembangan hardware dan software SIPENA; Mengembangkan dan menginovasi Aplikasi Pembelajaran SIPENA; Mengembangkan dan menginovasi sistem SIPENA; Memantau dan mengevaluasi sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA;
5) Melakukan dokumentasi dan melaporkan hasil pemeliharaan pengembangan sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA;
dan
b) Prosedur: 1) Melakukan pengembangan hardware dan software SIPENA •
Ketentuan : i. ii. iii.
iv.
•
Pengembangan hardware dan software SIPENA harus diselaraskan dengan kebutuhan program diklat Realisasi pengembangan hardware dan software SIPENA berdasarkan keputusan Pusbindiklatren Pengembangan hardware dan software SIPENA perlu dilakukan untuk meningkatkan kemampuan SIPENA dalam rangka memberikan kemudahan, kecepatan, dan keamanan akses layanan untuk penggunanya. Pembaharuan hardware dan software SIPENA perlu dilakukan secara periodik agar teknologi yang dipergunakan tetap dapat selaras dengan perkembangan jaman dan dukungan dari vendor.
Uraian Kegiatan : i. Menyusun program pengembangan hardware dan software SIPENA berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi keselarasan Aplikasi Pembelajaran SIPENA dengan program SIPENA; ii. Membuat KAK dan RAB program pengembangan hardware dan software SIPENA; iii. Mengusulkan program pengembangan hardware dan software SIPENA beserta KAK dan RAB kepada Pusbindiklatren; iv. Melakukan pengembangan hardware dan software SIPENA berdasarkan keputusan dari Pusbindiklatren; v. Menyusun laporan hasil pengembangan hardware dan software SIPENA.
2) Mengembangkan dan menginovasi Aplikasi Pembelajaran SIPENA; •
21| P a g e
Ketentuan: i. Mengembangkan dan menginovasi Aplikasi Pembelajaran SIPENA harus mempertimbangkan kemajuan teknologi DLS, dan perkembangan kebutuhan program diklat dan pengguna ii. Realisasi pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA berdasarkan keputusan Pusbindiklatren iii. Inovasi terhadap berbagai fitur yang ada dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA, termasuk pengembangan model bahan ajar
(courseware) yang diperlukan untuk meningkatkan daya tarik bagi pengguna dalam mengakses dan memanfaatkan Aplikasi Pembelajaran SIPENA •
Uraian Kegiatan: i. Menyusun program pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA; ii. Membuat konsep KAK dan RAB program pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA untuk diajukan kepada Pusbindiklatren; iii. Melakukan pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA berdasarkan keputusan Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA untuk atas saran dan usulan Pusbindiklatren; iv. Menyusun laporan hasil pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA; v. Menyampaikan laporan hasil pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA.
3) Mengembangkan dan menginovasi sistem SIPENA •
Ketentuan : i. Mengembangkan dan menginovasi sistem SIPENA dengan mempertimbangkan kemajuan teknologi DLS dan perkembangan kebutuhan program diklat ii. Mengembangkan Aplikasi Pembelajaran SIPENA berdasarkan kebijakan dan keputusan dari Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA atas saran dan masukan Pusbindiklatren
•
Uraian Kegiatan: i. Menyusun program pengembangan sistem SIPENA; ii. Membuat konsep KAK dan RAB program pengembangan sistem SIPENA untuk disampaikan ke Pusbindiklatren; iii. Melakukan pengembangan sistem SIPENA berdasarkan kebijakan dan keputusan Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA atas saran dan usulan Pusbindiklatren; iv. Menyusun laporan hasil pengembangan sistem SIPENA; v. Menyampaikan laporan hasil pengembangan sistem SIPENA kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA.
4) Memantau dan mengevaluasi Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA •
22| P a g e
Ketentuan : i. Pemantauan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA merupakan proses pengumpulan data dan informasi penyelenggaraan diklat.
ii. iii.
iv.
•
Pemantauan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setahun. Evaluasi Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA adalah proses penilaian tingkat kesesuaian Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA terhadap pelaksanaan diklat berdasarkan kriteria, indikator dan metodologi. Desain pemantauan pelaksanaan keselarasan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA dengan program diklat dilakukan bersama Pusbindiklatren.
Uraian Kegiatan: i. Melakukan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA; ii. Mengumpulkan informasi dari Pengguna SIPENA; iii. Membuat tabulasi hasil pemantauan; iv. Membuat laporan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA; v. Memberikan laporan pemantauan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA program diklat kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA.
4.2.4. BIDANG PELAYANAN DAN PENGELOLAAN SIPENA 1. Tugas Bidang Pelayanan dan Pengelolaan SIPENA mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dan pengoperasian SIPENA untuk menjamin kelancaran pelayanan dan kelancaran pelaksanaan diklat. 2. Fungsi Bidang Pelayanan dan Pengelolaan SIPENA mempunyai fungsi: a. Mengelola kelancaran pelayanan dan pelaksanaan diklat melalui SIPENA. b. Mengelola ketersediaan standar materi diklat di dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA. 3. Pelaksanaan Kerja Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, Koordinator Bidang Pelayanan dan Pengelolaan SIPENA dibantu oleh:
23| P a g e
4.2.4.1.
SUB-BIDANG PELAYANAN SIPENA
a) Uraian Tugas: 1) Memberikan pelayanan yang dibutuhkan peserta diklat dan pengguna SIPENA. 2) Menangani pengaduan terkait gangguan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA. 3) Melakukan koordinasi dengan Pelaksana Diklat/ Pengguna SIPENA terkait pelaksanaan diklat. 4) Mendokumentasikan dan melaporkan hasil pelayanan SIPENA.
b) Prosedur: 1) Menyiapkan bahan yang dibutuhkan peserta diklat dan pengguna SIPENA •
Ketentuan : i. Penyiapan bahan yang diperlukan peserta diklat dan pengguna SIPENA dilakukan sebelum proses pembelajaran di Training Center (TC) yang deselenggarakan Pelaksana Diklat dengan merujuk pada ketentuan program diklat. ii. Peserta diklat dan pengguna SIPENA mendapatkan bahan melalui Pelaksana Diklat.
•
Uraian Kegiatan: i. Mengidentifikasi bahan yang diperlukan peserta diklat dan pengguna SIPENA dalam pembelajaran diklat; ii. Melakukan koordinasi dengan Pusbindiklatren tentang kebutuhan bahan yang diperlukan peserta diklat dan pengguna SIPENA dalam pembelajaran diklat; iii. Menyerahkan bahan yang diperlukan peserta diklat dan pengguna SIPENA kepada Pelaksana Diklat; iv. Membuat laporan hasil pekerjaan yang dilakukan.
2) Memberikan pelayanan informasi terkait penggunaan SIPENA •
24| P a g e
Ketentuan : i. Pengguna SIPENA (Bappenas & Pelaksana Diklat) dapat melayani permintaan penggunaan video conference dari pihak internal dan eksternal, seperti instansi Pemerintah lainnya. ii. Pengguna SIPENA (Bappenas & Pelaksana Diklat) mengajukan usulan penggunaan video conference dalam bentuk rencana tahunan
•
Uraian Kegiatan: i. Menangani usulan permintaan penggunaan video conference darI Pengguna SIPENA (Bappenas & Pelaksana Diklat); ii. Mengoperasikan video conference yang sesuai jadwal penggunaan yang ditetapkan; iii. Menerima pelaporan secara periodik tentang penggunaan video conference dari Pelaksana Diklat; iv. Membuat laporan penggunaan Video Conference untuk bahan penyusunan program kegiatan monev dan pemeliharaan Video Conference;
3) Menangani pengaduan terkait gangguan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA •
Ketentuan : Pengguna SIPENA (Peserta Diklat, Bappenas dan Pelaksana Diklat) mengajukan gangguan sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA kepada Sub-bagian Pelayanan SIPENA. ii. Penanganan gangguan Aplikasi Pembelajaran SIPENA oleh Sub-bidang Pengembangan Aplikasi Pembelajaran SIPENA. i.
•
Uraian Kegiatan: i. Menerima pengaduan gangguan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA dari Pengguna SIPENA; ii. Menghubungi pihak internal Organisasi Tim pengelolaan SIPENA yang menangani gangguan sistem dan aplikasi SIPENA yang relevan dengan masalah yang diadukan; iii. Melakukan komunikasi dengan Pengguna SIPENA untuk memantau selama penanganan gangguan; iv. Menerima laporan hasil penanganan pengaduan dari Pengguna SIPENA atau pihak internal yang menindaklanjuti pengaduan; v. Merekap laporan hasil penanganan pengaduan untuk bahan perencanaan program pemeliharaan Sistem dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA.
4) Melakukan koordinasi dengan Pelaksana Diklat/ Pengguna SIPENA terkait pelaksanaan diklat •
25| P a g e
Ketentuan : i. Koordinasi dengan Pelaksana Diklat dilakukan untuk memastikan kesiapan dan pelaksanaan diklat. ii. Koordinasi dengan Pelaksana Diklat mencakup kebutuhan yang diperlukan Pengguna SIPENA.
•
Uraian Kegiatan : i. Memperoleh informasi tentang kesiapan dan pelaksanaan diklat dari Pelaksana Diklat ii. Membuat laporan hasil kegiatan yang dilakukan
5) Mendokumentasikan dan melaporkan hasil pelayanan SIPENA
4.2.4.2.
•
Ketentuan : i. Laporan hasil pelayanan SIPENA dibuat dalam bentuk soft copy dan atau hard copy. ii. Dokumentasi laporan hasil pelayanan SIPENA harus memenuhi standar pengarsipan yang ditetapkan Pusbindiklatren
•
Uraian Kegiatan: i. Mengidentifikasi laporan hasil pelayanan SIPENA ii. Membuat rekapitulasi laporan hasil pelayanan SIPENA iii. Menyampaikan rekapitulasi laporan hasil pelayanan SIPENA kepada Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA iv. Mendokumentasikan rekapitulasi laporan hasil pelayanan SIPENA
SUB-BIDANG PENGELOLAAN SIPENA
a) Uraian Tugas: 1) Mengoperasikan sistem pembelajaran asinkron melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA. 2) Mengoperasikan sistem pembelajaran sinkron melalui Video Conference. 3) Melakukan pemantauan pembelajaran di Training Center melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA. 4) Mendokumentasikan dan melaporkan hasil pengoperasian pembelajaran diklat berbasis SIPENA. b) Prosedur: 1) Mengoperasikan sistem pembelajaran asinkron melalui Aplikasi Pembelajaran Sipena •
Ketentuan : i. ii.
26| P a g e
Calon peserta ditetapkan oleh Pusbidiklatren melalui hasil proses seleksi dan penempatan. Jumlah Calon peserta ditentukan berdasarkan ketersediaan dana dan kuota pelaksana diklat yang ditetapkan Pusbindiklatren.
iii.
iv.
•
Program pembelajaran asinkron menggunakan Aplikasi Pembelajaran SIPENA diberlakukan untuk mengelola program NonGelar yang diselenggarakan sebelum peserta diklat belajar di Training Center (TC). Berkoordinasi dengan Pusbindiklatren tentang jadwal program pembelajaran asinkron menggunakan Aplikasi Pembelajaran SIPENA yang dilaksanakan sebelum pembelajaran di TC.
Uraian Kegiatan: i. ii. iii. iv. v. vi.
Membuka standar materi diklat di dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA sesuai jadwal pembelajaran diklat; Melakukan pemantauan melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA selama berlangsung proses pembelajaran diklat; Membuka bahan ajar/test/uji kompetensi di dalam Aplikasi Pembelajaran SIPENA di akhir pembelajaran; Menutup bahan ajar/test/uji kompetensi pada Aplikasi Pembelajaran SIPENA Menyampaikan nilai peserta diklat kepada Pusbindiklatren Membuat laporan peserta kepada Pusbindiklatren
2) Mengoperasikan sistem pembelajaran sinkron dengan mengoperasikan Video Conference
27| P a g e
•
Ketentuan : i. Penggunaan video conference sesuai dengan jadwal pembelajaran yang telah ditetapkan dan dikonfirmasikan kepada para pihak yang terkait; ii. Tenaga Pengajar dapat menentukan dimana tempat pembelajaran via video conference yang akan digunakan ; iii. Tenaga Pengajar harus memberikan konfirmasi kepada Pelaksana Diklat tempat pembelajaran yang akan digunakan sebelum hari H;
•
Uraian Kegiatan : i. Mengkonfirmasikan kepada Pelaksana Diklat mengenai pembelajaran menggunakan video conference sesuai permintaan tenaga pengajar; ii. Mengoperasikan video conference saat dilakukan pembelajaran oleh tenaga pengajar; iii. Membuat pelaporan pembelajaran menggunakan video conference.
3) Melakukan pemantauan pembelajaran melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA di Training Center •
Ketentuan : i. Pemantauan diklat adalah proses pengumpulan data dan informasi penyelenggaraan diklat serta penyusunan langkah tindak lanjut, agar tetap dapat dijamin pelaksanaan diklat yang sesuai dengan tujuan diklat yang telah ditetapkan, ii. Pemantauan dilakukan sekurang-kurangnya 1(satu) kali untuk setiap penyelenggaraan diklat.
•
Uraian Kegiatan : i. Melakukan pemantauan melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA dengan cara memantau relevansi bahan ajar dengan materi diklat, tenaga pengajar, dan administrator pelaksana diklat oleh peserta diklat. ii. Membuat dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pusbindiklatren.
4.2.5. BIDANG PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SIPENA 1. Tugas Bidang Pemeliharaan Insfrastruktur SIPENA mempunyai tugas melaksanakan pemeliharaan infrastruktur, perlengkapan & ruangan untuk SIPENA. 2. Fungsi a. Menjamin kehandalan infrastruktur SIPENA. b. Menjamin berfungsinya perlengkapan dan kondisi ruangan SIPENA. c. Menjamin aset milik Bappenas. 3. Uraian Pekerjaan Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut di atas, Bidang Pemeliharaan Insfrastruktur SIPENA melakukan pekerjaan dibantu oleh :
4.2.5.1.
SUB-BIDANG PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SIPENA
a) Uraian Tugas: 1. 2. 3. 4.
28| P a g e
Menyusun program pemeliharaan Server,Jaringan, dan Perangkat SIPENA. Melakukan pemeliharaan Server, Jaringan,dan Perangkat SIPENA. Melaksanakan backup/restore SIPENA. Menangani gangguan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA.
5. Mendokumentasikan dan melaporkan hasil pemeliharaan dan penanganan gangguan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA. b) Prosedur: 4) Menyusun program pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA •
Ketentuan : i. Program pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA disusun berdasarkan informasi yang memadai dari laporan gangguan dan kerusakan serta realisasi pemeliharaan periode sebelumnya. ii. Pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA secara rutin diperlukan untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan sistem. iii. Program pemeliharaan harus disosialisasikan secara berkala kepada pihak-pihak yang terkait, agar pihak lain bisa mempersiapkan diri terkait hal tersebut.
•
Uraian Kegiatan : i. Menyusun program pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA; ii. Melakukan koordinasi dengan Pengguna SIPENA (Bappenas dan PELAKSANA DIKLAT) untuk membahas program pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA; iii. Mengajukan program pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA beserta konsep KAK dan RAB kepada Pusbindiklatren.
5) Melakukan pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA
29| P a g e
•
Ketentuan: i. Pemeliharaan Server,Jaringan,dan Perangkat SIPENA dilakukan dengan merujuk pada program pemeliharaan yang telah dibuat. ii. Untuk maksud menjaga kinerjaServer, Jaringan, dan Perangkat SIPENA, pemeliharaan dapat dilakukan di luar program pemeliharaan yang telah dibuat.
•
Uraian Kegiatan : i. Melakukan koordinasi dengan Pengguna SIPENA (Bappenas dan PELAKSANA DIKLAT) untuk pelaksanaan pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA; ii. Melaksanakan kontrol dan koordinasi yang dilakukan Teknisi Pelaksana Diklat dan bila dilakukan oleh pihak ke-3; iii. Menerima laporan hasil pelaksanaan pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA yang diserahkan dari Teknisi Pengguna SIPENA;
iv.
Merekap laporan hasil pemeliharaan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA.
6) Melaksanakan backup/restore SIPENA •
Ketentuan : i. Pelaksanaan backup terhadap data pada Aplikasi Pembelajaran SIPENA dilakukan secara full backup di setiap akhir minggu dan secara incremental backup di setiap akhir hari kerja. ii. Hasil backup harus diberi identitas yang lengkap, diantaranya: tanggal, jam dan data yang dibackup. iii. Penyimpanan media hasil backup ditempatkan di lokasi yang aman dan mudah untuk diakses agar siap dipergunakan sewaktu-waktu. iv. Pendataan media backup yang tersimpan dalam lokasi penyimpanan dengan menggunakan log-book agar tertib administrasi. v. Secara berkala melakukan percobaan restore dari hasil backup untuk menjamin bahwa hasil backup dapat dipergunakan (di-restore) dengan baik.
•
Uraian Kegiatan : i. Mempersiapkan perangkat backup dan data yang akan di-backup; ii. Menjalankan dan memastikan proses backup berjalan dengan sempurna; iii. Memberikan identitas terhadap media hasil backup dan menyimpannya di tempat yang telah ditentukan, serta menuliskannya di log-book yang tersedia; iv. Menjaga log-book dan tempat penyimpanan media hasil backup; v. Melakukan uji coba restore dari hasil backup secara berkala.
7) Menangani gangguan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA
30| P a g e
•
Ketentuan: i. Penanganan terhadap gangguan Server, Jaringan, dan Perangkat SIPENA dilakukan sesegera mungkin setelah adanya laporan terjadinya gangguan. ii. Pada tahap awal, gangguan akan dicoba untuk diperbaiki sendiri berdasarkan pedoman pemeliharaan perangkat. iii. Apabila masalah belum bisa diselesaikan, meminta bantuan dan dukungan dari vendor terkait.
•
Uraian Kegiatan : i. Menerima laporan adanya gangguan terhadap Server, Jaringan, dan/atau Perangkat SIPENA;
ii. iii.
iv.
v. vi.
4.2.5.2.
Melakukan validasi terhadap laporan gangguan; Menilai seberapa besar tingkat kerusakan infrastruktur yang menyebabkan gangguan tersebut dan seberapa besar tingkat kepentingannya; Memberitahukan kepada pihak-pihak yang terkait mengenai kondisi gangguan tersebut dan memberikan estimasi waktu penyelesaian gangguan; Melakukan langkah perbaikan awal berdasarkan petunjuk yang ada pada manual pemeliharaan perangkat; Apabila masalah belum bisa diselesaikan, menghubungi vendor terkait untuk meminta dukungan dan bantuan dalam melakukan perbaikan perangkat.
SUB-BIDANG PEMELIHARAAN PERLENGKAPAN DAN RUANGAN SIPENA
a) Uraian Tugas: 1. 2. 3. 4.
Menyusun Program Pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA. Melaksanakan pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA . Menangani kerusakan perlengkapan dan ruangan SIPENA. Mendokumentasikan dan melaporkan hasil pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA.
b) Prosedur: 1) Menyusun Program Pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA
31| P a g e
•
Ketentuan : i. Program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA disusun berdasarkan informasi yang memadai dari laporan kerusakan serta realisasi pemeliharaan periode sebelumnya. ii. Pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA secara rutin diperlukan untuk menjaga dari kerusakan.
•
Uraian Kegiatan: i. Menyusun program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA; ii. Melakukan koordinasi dengan Pengguna SIPENA (Bappenas dan Pelaksana Diklat) untuk membahas program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA; iii. Mengajukan program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA beserta konsep KAK dan RAB kepada Pusbindiklatren;
iv.
Menerima program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA yang disetujui Pusbindiklatren.
2) Melaksanakan pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA •
Ketentuan: i. Pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA dilakukan dengan merujuk pada program pemeliharaan yang telah dibuat. ii. Untuk maksud menjaga kinerja perlengkapan dan ruangan SIPENA, pemeliharaan dapat dilakukan di luar program pemeliharaan yang telah dibuat.
•
Uraian Kegiatan: i.
ii. iii. iv.
Melakukan koordinasi dengan Pengguna SIPENA (Bappenas dan Pelaksana Diklat) untuk pelaksanaan program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA; Melakukan koordinasi dengan Teknisi Pelaksana Diklat untuk kontrol pemeliharaan; Menerima laporan hasil pelaksanaan pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA yang diserahkan dari Teknisi Pelaksana Diklat; Merekap laporan hasil pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA.
3) Menangani kerusakan perlengkapan dan ruangan SIPENA •
Ketentuan: i. Laporan kerusakanperlengkapan atau ruangan SIPENA harus menjelaskan seberapa besar tingkat kerusakannya sehingga dapat menyebabkan terganggunya fungsi ruangan SIPENA. ii. Pengguna SIPENA (Bappenas dan Pelaksana Diklat) melaporkan setiap kerusakan perlengkapan dan ruangan SIPENA kepada Bagian Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA.
•
Uraian Kegiatan: i. ii.
iii.
32| P a g e
Menerima informasi tentang kerusakan perlengkapan dan ruangan SIPENA dari Pengguna SIPENA; Melakukan koordinasi dengan Pengguna SIPENA untuk memvalidasi laporan kerusakan serta membahas program perbaikan perlengkapan dan ruangan SIPENA; Menyusun program perbaikan perlengkapan dan ruangan SIPENA beserta konsep KAK dan RAB;
iv. v. vi. vii.
Mengajukan program perbaikan perlengkapan dan ruangan SIPENA beserta konsep KAK dan RAB kepada Pusbindiklatren; Melaksanakan kontrol perbaikan dan koordinasi yang dilakukan Teknisi Pengguna SIPENA dan bila dilakukan oleh pihak ke-3; Menerima laporan hasil pelaksanaan perbaikan perlengkapan dan ruangan SIPENA yang diserahkan dari Teknisi Pengguna SIPENA; Merekap laporan hasil perbaikan perlengkapan dan ruangan SIPENA.
4.2.6. PELAKSANA DIKLAT 1. Tugas Pelaksana Diklat mempunyai tugas melaksanakan diklat di Training Center (TC) dalam rangka memberikan pembelajaran tatap muka, pembelajaran melalui video conference, serta pemeliharaan infrastruktur SIPENA. 2. Fungsi a. Menjamin kelancaran pembelajaran diklat di Training Center (TC). b. Mengelola mutu standar materi diklat dan kompetensi tenaga pengajar. c. Menjaga kehandalan peralatan video conference,infrastrukturdan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA. 3. Pelaksanaan Pekerjaan Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, Koordinator Pelaksana Diklat dibantu oleh:
4.2.6.1.
SUB-BIDANG PELAKSANA TEKNIS
a) Uraian Tugas: 1. 2. 3. 4. 5.
Menyusun Rencana Pemanfaatan SIPENA di Training Center Mengoperasikan dan pemeliharaan video conference. Melayani permintaan pemanfaatan video conference dari institusi lain. Memberikan informasi kepada Tenaga Pengajar terkait penggunaan SIPENA. Menyusun Program Pemeliharaan video conference, infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA. 6. Melaksanakan pemeliharaan video conference, infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA. 7. Menyusun pelaporan penggunaan SIPENA. b) Prosedur: 1. Menyusun Rencana Pemanfaatan SIPENA di Training Center • Ketentuan: i. Video conference dapat dimanfaatkan untuk tujuan pembelajaran diklat dan tujuan lain dengan mengikuti ketentuan yang berlaku. 33| P a g e
ii.
•
Rencana pemanfaatan video conference perlu dibuat untuk menjamin kelancaran penggunaannya serta menjaga kepemilikan aset pemerintah.
Uraian Kegiatan : i. Melakukan identifikasi rencana pemanfaatan SIPENA ii. Mengajukan rencana pemanfaatan video conference kepada Subbidang Pelayanan SIPENA iii. Melakukan koordinasi dalam hal pelaksanaan SIPENA dengan pengelola SIPENA Bappenas iv. Memberikan laporan secara periodik tentang realisasi pemanfaatan video Conference kepada Sub-bidang Pelayanan SIPENA
2. Mengoperasikan dan pemeliharaan video conference • Ketentuan : i. Pengoperasian video conference dilakukan berdasarkan rencana pemanfaatan yang disetujui Sub-bidang Pelayanan SIPENA. ii. Pemeliharaan video conference secara rutin diperlukan untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan SIPENA. iii. Program pemeliharaan Video conferenceperlu disosialisasikan secara berkala kepada pihak-pihak yang terkait, agar pihak lain bisa mempersiapkan diri terkait hal tersebut. •
Uraian Kegiatan : i. Mengoperasikan video conference pada waktu yang ditentukan di dalam rencana pemanfaatannya; ii. Menghubungi pihak internal pada saat terjadi gangguan video conference; iii. Memberikan laporan gangguan Video conference kepada Sub-bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA; iv. Melakukan pemeliharaan Video conference berdasarkan pada program pemeliharaan yang dikeluarkan oleh Sub-bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA; v. Melaporkan hasil penanganan gangguan, pemeliharaan, dan perbaikan kerusakan video conference kepada Sub-bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA.
3. Melayani permintaan penggunaan video conference dari institusi lain • Ketentuan : i. Institusi lain dapat menggunakan Video conference sesuai dengan ketentuan yang berlaku. ii. Permintaan penggunaan Video conference dari institusi lain dapat dilayani melalui pengajuan tertulis.
34| P a g e
•
Uraian Kegiatan : i. Menerima pengajuan penggunaan video conference dari pihak institusi lain secara tertulis; ii. Memeriksa kondisi video conference sesuai waktu yang diminta oleh pihak institusi lain untuk memastikan permintaan dapat dilayani pada saatnya; iii. Memasukan permintaan penggunaan video conference daripihak institusi lain pada rencana pemanfaatan video conference; iv. Mengajukan permintaan penggunaan video conference di luar rencana pemanfaatan video conference dari pihak institusi.
4. Memberikan informasi kepada Tenaga Pengajar terkait penggunaan SIPENA • Ketentuan : i. Tenaga Pengajar dapat menentukan dimana tempat pembelajaran via video conference yang akan digunakan. ii. Tenaga Pengajar perludi konfirmasi tentang penggunaan SIPENA sebelum hari Hagar memiliki kesiapan yang memadai dalam menunjang kelancaran proses pembelajaran. iii. Tenaga Pengajar perlu diberikan informasi terkait dengan pemanfaatan SIPENA yang relevan dengan fungsi dan tugas pokoknya dalam proses pembelajaran diklat. •
Uraian Kegiatan : i. Mengkonfirmasikan kepada Tenaga Pengajar mengenai tempat video conference yang akan digunakannya agar proses pembelajaran diklat dapat terselenggara sesuai jadwal yang ditetapkan; ii. Memberikan informasi terbaru yang dibutuhkan tenaga pengajar dalam pemanfaatan SIPENA untuk proses pembelajaran diklat; iii. Mencatat segala hal yang tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk menghindari kejadian serupa dikemudian hari yang dapat menyebabkan terganggunya proses pembelajaran diklat.
5. Menyusun Program Pemeliharaan infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA • Ketentuan: i. Pemeliharaan infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA sangat diperlukan untuk menjamin kelancaran proses pembelajaran diklat. ii. Untuk maksud menjaga kinerja infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA, pemeliharaan dapat dilakukan di luar program pemeliharaan.
35| P a g e
•
Uraian Kegiatan : i. ii.
iii.
Mengumpulkan laporan terkait pemanfaatan termasuk gangguan serta kerusakan SIPENA dalam periode tertentu; Melakukan audit lapangan yang terencana untuk menilai kehandalan dan kelayakan infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA; Memberikan masukan pada penyusunan program pemeliharaan infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA yang dibuat oleh Bidang Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA.
6. Melaksanakan pemeliharaan video conference, infrastruktur dan perlengkapan serta kondisi ruangan SIPENA •
Ketentuan: i. Pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA dilakukan dengan merujuk pada program pemeliharaan yang telah dibuat. ii. Untuk maksud menjaga kehandalan video conference dan kinerja perlengkapan dan ruangan SIPENA, pemeliharaan dapat dilakukan di luar program pemeliharaan yang telah dibuat dengan sepengetahuan Tim Pengelolaan SIPENA.
•
Uraian Kegiatan: i. Melakukan koordinasi dengan Tim Pengelolaan SIPENA untuk pelaksanaan program pemeliharaan perlengkapan dan ruangan SIPENA; ii. Melakukan koordinasi dengan Teknisi untuk pengendalian pemeliharaan; iii. Menmberikan laporan hasil pelaksanaan pemeliharaan kepada Koordinator Bagian Pemeliharaan Infrastruktur SIPENA.
7. Menyusun pelaporan penggunaan SIPENA • Ketentuan : i. Pelaporan penggunaan SIPENA merupakan bagian penting dari pertanggungjawaban dalam proses penyelenggaraan diklat. ii. Laporan penggunaan SIPENA perlu dilakukan minimal setiap 6 bulan sekali. •
36| P a g e
Uraian Kegiatan : i. Mengumpulkan laporan terkait pemnafaatn termasuk gangguan serta kerusakan SIPENA dalam periode tertentu; ii. Menyusun laporan penggunaan SIPENA berdasarkan pada realisasi pemanfaatan SIPENA; iii. Mengajukan laporan penggunaan SIPENA kepada Sub-bidang Pelayanan SIPENA.
BAB V KETENTUAN LAIN-LAIN
Pedoman ini pada dasarnya digunakan sebagai panduan bagi seluruh pengelola SIPENA sehingga pelaksanaan Diklat dan kegiatan lain yang menggunakan sistem aplikasi dan perangkat SIPENA dapat berjalan sesuai dengan tujuan SIPENA. Ketentuan dan prosedur pelaksanaan kegiatan yang tidak dimuat di dalam pedoman pengelolaan ini, akan diatur di dalam dokumen atau pedoman tersendiri. Sedangkan tata cara kerja yang bersifat teknis terkait dengan teknologi dan sistem infomasi SIPENA diatur dalam Manual Penggunaan SIPENA baik hardware dan software. Ketua Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA dapat menugaskan koordinator bidang dan/atau anggota tim untuk melaksanakan kegiatan lain di luar tupoksinya, yang terkait dengan penggunaan dan pemanfataan SIPENA. Beberapa penggunaan SIPENA selain yang sudah ditetapkan yaitu sebagai pendukung untuk Diklat Gelar dan Non Gelar serta koordinasi, maka untuk optimalisasi pemanfaatan Video Conference SIPENA dapat juga digunakan untuk kepentingan pendidikan dan koordinasi lainnya baik di Training Centre/Universitas dan dengan institusi lainnya, yaitu diantaranya: 1. Penyambungan/koneksi Perangkat SIPENA dengan Kementerian/Lembaga, Pemda dan Univeritas atau lembaga lainnya; 2. Pelaksanaan Pembelajaran melalui Aplikasi Pembelajaran SIPENA Diklat di luar kelas Bappenas oleh Pelaksana Diklat atau Pemda; 3. Pemanfataan perangkat SIPENA untuk videoconference di Pelaksana Diklat yang tidak ada hubunganya dengan Diklat Perencanaan Pusbindiklatren Bappenas.
5.1.
PROSEDUR DAN KETENTUAN
5.1.1. PENYAMBUNGAN/KONEKSI PERANGKAT SIPENA DENGAN KEMENTERIAN/ LEMBAGA, PEMDA DAN UNIVERSITAS ATAU LEMBAGA LAINNYA A. Ketentuan: 1. Penyambungan koneksi untuk video conference pada dasarnya dapat dilakukan ke seluruh intansi/institusi baik di dalam dan luar negeri; 2. Permintaan penyambungan koneksi tidak dapat mengubah standar perangkat keras SIPENA.
37| P a g e
B. Prosedur: 1. Instansi/institusi mengirimkan surat permintaan kepada Pengelola SIPENA atau sebaliknya Pengelola menawarkan sambungan kepada Instansi/institusi; 2. Apabila permintaan dilakukan oleh Instansi/institusi, permintraan tersebut dipelajari oleh bagian pengembangan untuk didiskusikan dengan bagian lain terkait; 3. Apabila tidak disetujui, Pengelola SIPENA melalui Koordinator menyampaikan surat resmi ketidaksetujuan disertai dengan penjelasan atau penyampaian syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat dilakukan penyambungan di masa yang akan datang; 4. Apabila disetujui, Pengelola SIPENA menyampaikan surat resmi persetujuan dan menyampaikan langkah-langkah teknis selanjutnya; 5. Apabila diperlukan Pengelola SIPENA dapat mengirimkan staf untuk melaukan kunjungan langsung untuk melakukan pengeekan diskusi dengan pengelola; 6. Setelah memenuhi syarat, penyambungan dilakukan.
5.1.2. PELAKSANAAN PEMBELAJARAN MELALUI APLIKASI PEMBELAJARAN SIPENA DIKLAT DI LUAR KELAS BAPPENAS OLEH TRAINING CENTRE ATAU PEMDA A. Ketentuan: 1. Untuk kepentingan Diklat yang tidak dibiayai oleh Pusbindiklatren Bappenas, akses terhadap aplikasi pembelajaran dapat dilakukan oleh peserta diklat yang merasa membutuhkan materi dalam aplikasi pembelajaran baik intansi/institusi di dalam dan luar negeri; 2. Penggunaan akses aplikasi pembelajaran tidak boleh mengubah system dan Aplikasi Pembelajaran SIPENA. B. Prosedur: 1. Instansi/institusi mengirimkan surat permintaan kepada Pengelola SIPENA untuk dapat mengakes Aplikasi Pembelajaran SIPENA; 2. Dari surat permintaan tersebut dilakukan akan dipelajari oleh bagian pengembangan untuk didiskusikan dengan bagian lain terkait; 3. Apabila tidak disetujui, Pengelola SIPENA melalui Koordinator menyampaikan surat resmi ketidaksetujuan disertai dengan penjelasan atau penyampaian syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat dilakukan penyambungan di masa yang akan dating; 4. Apabila disetujui, Pengelola SIPENA menyampaikan surat resmi persetujuan dan menyampaikan langkah-langkah teknis selanjutnya; 5. Apabila diperlukan Pengelola SIPENA dapat mengirimkan staf untuk melaukan kunjungan langsung untuk melakukan pengeekan diskusi dengan pengelola; 6. Setelah memenuhi syarat, akses dapat diberikan kepada pemohon.
38| P a g e
5.1.3. PEMANFAATAN PERANGKAT SIPENA UNTUK VIDEO CONFERENCE DI PRODI YANG TIDAK ADA HUBUNGANNYA DENGAN DIKLAT PERENCANAAN PUSBINDIKLATREN BAPPENAS A. Ketentuan: 1. Untuk kepentingan pendidikan dan pembangunan, Training Centre/Prodi dapat menggunakan perangkat SIPENA untuk videoconference 2. Penggunaan akses videoconference tidak boleh menggunggu jadwal pelaksanaan conference untuk kegiatan Bappenas 3. Apabila terjadi kerusakan pada saat penggunaan perangkat SIPENA tersebut, pihak Prodi harus bertanggungjawab untuk melakukan perbaikan B. Prosedur: 1. Instansi/institusi mengirimkan surat permintaan kepada Pengelola SIPENA untuk dapat memanfaatkan videoconference SIPENA 2. Dari surat permintaan tersebut dilakukan akan dipelajari oleh bagian pengembangan untuk didiskusikan dengan bagian lain terkait terutama dengan jadwal 3. Apabila jadwal penggunaan SIPENA tidak tersedia, Pengelola SIPENA melalui Koordinator menyampaikan surat resmi kepada pemohon 4. Apabila jadwal penggunaan SIPENA tersedia, Pengelola SIPENA menyampaikan persetujuan kepada pemohon 5. Setelah penggunaan selesai, pemohon harus menyampaikan laporan kepada Pengelola SIPENA.
39| P a g e
BAB VI PENUTUP
Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi dan Pembelajaran Elektronik Perencana (SIPENA) ini disusun sebagai pedoman bagi seluruh anggota Tim Pengelolaan SIPENA dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi pelaksanaan program diklat menggunakan SIPENA. Pedoman ini diharapkan dapat memberikan panduan secara jelas terhadap pengelola SIPENA sehingga masing-masing pengelola dapat bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya.Namun demikian mengingat adanya tuntutan perubahan yang terjadi dalam internal dan eksternal organisasi maka pimpinan pengelola dapat memberikan arahan dan penugasan yang tidak tertampung dalam pedoman ini sebagai pelengkap dari pedoman ini. Diharapkan seluruh anggota Tim Pengelolaan SIPENA mematuhi dan menerapkan Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi dan Pembelajaran Elektronik Perencana ini sehingga pembelajaran diklat melalui SIPENA sesuai dengan tujuan penggunaan SIPENA. Akhirnya, pedoman yang disusun ini harus disadari masih banyak kekurangan-kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan saran dan masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan pedoman ini.
40| P a g e
LAMPIRAN-LAMPIRAN A. FORMULIR PERMINTAAN PEMANFAATAN SIPENA
FORMULIR PERMINTAAN PEMANFAATAN SIPENA ……………,…………,…………………. Kepada Yth, Kepala Tim Koordinasi Pengelolaan SIPENA Pusbindiklatren - Bappenas Jakarta Up Hal
: Sub-bidang Pelayanan SIPENA : Permintaan Pemanfaatan Peralatan SIPENA
Dengan hormat, Sehubungan dengan diterimanya permintaan pemanfaatan peralatan SIPENA dari pihak internal dan eksternal (terlampir), maka dengan ini kami mengajukan permintaan pemanfaatan peralatan SIPENA tersebut kepada Tim Pengelolaan SIPENA. Demikian surat permohonan ini kami ajukan, semoga dapat tanggapan positif. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(……………………………………) Pemohon Nip :…………………………………………….
* Dilampiri dengan Formulir Reservasi Video Conference
vi| P a g e
FORMULIR RESERVASI VIDEO CONFERENCE
Lokasi
:
Perangkat Vicon
:
Tempat Tujuan
:
Tanggal
:
Kegiatan
:
Topik / Materi
:
Narasumber
:
Nama Operator
:
*Formulir ini terdapat di Website SIPENA
vii| P a g e
Jam
:
B. FORMULIR LAPORAN PELAKSANAAN DIKLAT
FORMULIR LAPORAN PELAKSANAAN DIKLAT 1
Instansi Pelaksana
:
2
Angkatan
:
3
Tempat Pelaksanaan
:
4
Tgl. Pelaksanaan
:
5
a. Jumlah Peserta
:
………….orang (……….………laki-laki,………………Perempuan)
b. Lulus
:
………….orang dengan rincian predikat sebagai berikut : Sangat Memuaskan ………….orang Memuaskan
………….orang
Baik Sekali
………….orang
Baik
………….orang
6
c. Tidak Lulus
7
Sumber Pembiayaan (lingkari yang sesuai) a. APBN
8
……….orang
b. APBD
c. Rutin
d. Lain-lain
Permasalahan yang dihadapi a………………………………………………………………… b……………………………………………., c……………………………………………..
9
Saran Perbaikan (untuk Pelaksana Diklat/Instansi Pengirim/Instansi Pembina JFP) a………………………………………………………………… b……………………………………………., c……………………………………………..
…………………………..,…………………………………………….. Penanggungjawab Program Diklat
(……………………………………………………) NIP : *) Coret yang tidak perlu Ket: Laporan maksimal 5 halaman termasuk lampiran
viii| P a g e
C. FORMULIR LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI
FORMULIR LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI
1
Tempat Pelaksanaan Diklat
:
2
Tgl. Pelaksanaan
:
3
Hasil Pelaksanaan Monev
:
4
Temuan-Temuan a………………………………………………………………… b……………………………………………., c…………………………………………….. dst
4
Rekomendasi a………………………………………………………………… b……………………………………………., c…………………………………………….. d…………………………………………….. dst
…………………………..,…………………………………………….. Penanggungjawab Monev
(……………………………………………………) NIP :
ix| P a g e
D. FORMULIR REKAPITULASI PENGGUNA SIPENA
FORMULIR REKAPITULASI PENGGUNA SIPENA
No
Waktu (Tgl & Jam)
x| P a g e
Kegiatan
Topik/Materi
Tempat Tujuan
Narasumber
Perangkat
Operator
E. FORMULIR PENANGANAN GANGGUAN
FORMULIR PENANGANAN GANGGUAN No. FPG
Nama Pengusul ) 2)
Tanggal : 4)
Nama Penerima ) 3) Media Penyampaian Informasi : 5) Telepon/Email/Fax/Surat *) Datang sendiri *)
Deskripsi Gangguan
6) Pengusul: * ) Paraf : 7) 8) Pelaksana: * ) Paraf : 10) 11) Tinjauan terhadap hasil Tindakan Penanganan Gangguan :
Tanggal : 9) Tanggal : 12)
13)
Tindak Lanjut hasil Tindakan Penanganan Gangguan Nama Pemeriksa Paraf Pemeriksa 15) 16)
* Coret sesuai keperluan
xi| P a g e
EFEKTIF
FPP Baru Tgl 17)
14)
