PEMBUATAN APLIKASI JASA EKSPEDISI BERBASIS WEB PADA CV LIMA JAYA, SURABAYA, JAWA TIMUR (Study Kasus: CV Lima Jaya Surabaya, Jawa Timur)
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Nova Prista La Adisamu 10.11.3675
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
THE MANUFACTURED BASED ON WEB APPLICATION SERVICES EXPEDITION TO CV LIMA JAYA, SURABAYA, EAST JAVA (CASE STUDY: CV LIMA JAYA SURABAYA, JAWA TIMUR )
PEMBUATAN APLIKASI JASA EKSPEDISI BERBASIS WEB PADA CV LIMA JAYA SURABAYA, JAWA TIMUR (STUDY KASUS: CV LIMA JAYA SURABAYA, JAWA TIMUR)
Nova Prista La Adisamu Anggit Dwi Hartanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
CV Lima Jaya Express is one company engaged in service delivery. The company is focused on the implementation of freight by ship to the area covering eastern Indonesia Buton, Banda Neira, tual, Dobo, Timika and Fak-Fak. Delivery of goods using ships to transport people as well as to the goal area. formed almost 6 years ago, the owner is Evi Mochtar S.sos.i. With the increasing freight Cv.LJ this, the more it takes an application to speed up and simplify the operator's customer service sender. Where the system currently found weakness, such as incomplete records (reports) monthly and yearly, due to still use the manual method in data collection item that is recorded by hand. Therefore, the final project aims to provide the right solution to the problem, namely Expeditionary Services Application Development Based on web Cv.Lima Jaya, Surabaya, East Java, using the php programming language, MySQL database and waterfall SDLC as the development of preparation of the report. In these applications provide convenience to the operator, the main functionality as a regulator of the customer transaction status sender has paid off, monitor the status of their consignments. Easy way for administrators, the main functionality admins can see the financial statements (summary) daily, monthly and even yearly so that the application can simplify system administrators to view customer data. Keywords: Cv.Lima Jaya, web-based Based Applications, Service Delivery, Waterfall
1
Pendahuluan
Jasa ekspedisi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman barang yang saat ini tumbuh pesat dalam dunia bisnis, perusahaan dalam bidang ini bersaing untuk memberikan pelayanan terbaik pada pelanggannya baik dalam hal ketepatan waktu sampai pada ketepatan barang pada tempat tujuan maupun sistem transaksi pengiriman barang yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat dan tiap waktu selalu mengalami perubahan khususnya dalam bidang teknologi informasi berbasis komputer meliputi perangkat keras (hardware) dengan kemampuan memproses data yang semakin cepat dan penyimpanan (storage) yang semakin besar dan perangkat lunak (software) yang dituntut untuk untuk meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam memproses data guna mampu menghasilkan sumber daya informasi yang berguna bagi pengguna (user) sehingga, perusahaan dituntut untuk memiliki sistem transaksi yang terkomputerisasi agar dapat bersaing dengan perusahaan jasa ekspedisi lainnya. CV Lima Jaya Ekspress adalah merupakan sebuah perusahaan jasa ekspedisi pengiriman barang yang ke berbagai tempat antar daerah khususnya daerah timur indonesia yaitu makasar, bau-bau, maluku, dan sebagian wilayah irian. Dalam proses bisnisnya perusahaan menggunakan cara manual dalam melakukan transaksi dengan pelanggan. Kendala yang di hadapi perusahaan ini adalah terjadinya penumpukan tugas pada kasir yang berpotensi terhadap terjadinya human error, diantaranya kesalahan dalam perhitungan, pembuatan laporan pengiriman dan penerimaan barang, merekap data pengiriman barang yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Dalam melakukan proses pengiriman barang pun customer mendapatkan
struk bukti pembayaran dari
perusahaan masih berupa tulisan tangan dan stempel.
2 2.1
Landasan Teori Pengertian Sistem Pengertian dan definisi sistem dalam berbagai bidang pasti berbeda-beda, dan
bervariasi. Meskipun demikian, semua sistem dalam bidang yang berbeda-beda tersebut mempunyai satu kesamaan konsep, yaitu sistem mempunyai suatu elemen, suatu boundary, suatu interaksi antar elemen,interaksi elemen dan lingkungan, serta mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.
1
Berdasarkan hal itu sistem secara umum sistem dapat didefenisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang
untuk mencapai satu tujuan ( Al Fatta,
Hanif.2007) 2.2 Pengertian Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. ( Al Fatta, Hanif.2007)
Pengertian informasi Menurut Davis (1995), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Mc Leod (1995), mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
2.3
Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang
Jasa merupakan aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan untuk dijual ( Fandly, Tjiptono. 2007). Sedangkan menurut Drs. H.A.S Moenir (2006)
pelayanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.
secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.
2.4
Website Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia
(teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (Hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser.( Rudyanto Arief, M. 2011) 2.5
PHP
2
PHP (Hypertext preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML. Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP dirancang untuk halaman web yang dinamis, yaitu halaman web yang dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data ke halaman web.(Rudyanto Arief, M. 2011)
2.6
MYSQL MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan
banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya, sehingga mudah untuk digunakan, kinerja query cepat, dan mencukupi untuk kebutuhan database perusahaanperusahaan skala menengah kecil.( Rudyanto Arief, M. 2011)
2.7
Basis Data Basis data adalah merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri
merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). (Kusrini.2007) Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut : a. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.8
XAMPP XAMPP adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah
tersedia database server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows.Keuntungan lainnya adalah cuma menginstal satu kali sudah tersedia Apache Web Server, MySQL Database Server, PHP Support (PHP 4 dan PHP 5) dan beberapa module lainnya. ( Rudyanto Arief, M. 2011) 2.9
Dreamwaver
3
Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web dari Adobe Systems
yang
dulu
dikenal
sebagai
Macromedia
Dreamweaver
dari
Macromedia.Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang lengkap serta kemudahan dalam penggunaannya. Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8.Kemudian setelah dibeli oleh Adobe Systems berkembang ke Versi selanjutnya yakni versi 9 (CS3) versi 10 yang ada dalam Adobe Creative Suite 4 (CS4) dan versi terbarunya yaitu CS5. ( Rudyanto Arief, M. 2011)
3
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum CV Lima Jaya CV Lima Jaya adalah salah satu Perusahaan Jasa Ekspedisi yang berada di Surabaya Jawa Timur dengan Letak kantornya berada di jalan Tanjung Balai No 49 Perak Barat Surabaya Jawa Timur. 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah - langkah analisis sistem : 1. Identify 2. Understand 3. Analyse 4. Report
3.3 Analisis Kelemahan Sistem Menurut Fatta (2007, h. 51) analisis yang dapat digunakan adalah paduan yang dikenal dengan analisa PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service) diuraikan sebagai berikut : 3.3.1 Analisis Kinerja (Perfomance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas pendataan transaksi pengiriman barang tidak berjalan mencapai sasaran.Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu
4
tanggap.Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Tabel 3.1 Analisis Kinerja Parameter
Hasil Analisis
- Jumlah Produksi
- Penginputan data pengiriman barang diawali dengan perekapan data barang yang tertulis manual di formulir. Dalam sehari bisa lebih dari 20 informasi pengiriman barang yang di simpan dalam buku pengiriman.
- Waktu Tanggap
- Untuk mengetahui informasi status barang mana saja yang telah dikirim atau belum dikirim juga membutuhkan waktu 225 detik kemudian.
3.3.2 Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang penting karena dengan informasi tersebut pihak CV.Lima Jaya Ekspress akan merencanakan langkah-langkah selanjutnya untuk perkembangan perusahaannya. apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, customer akan mendapat informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dengan yang diharapkan. Tabel 3.2 Analisis Informasi Parameter - Akurat
Hasil Analisis - Kurang akurat dikarenakan dalam merekap data barang hanya membaca data keluar sesuai yang ada di formulir manual, sehingga dikhawatirkan akan terjadi kesalahan penulisan data. Contoh: customer menulis jenis barang bukan peca-belah, padahal barang yang dikirim adalah barang pecah belah sehingga terjadi kerusakan. - Tepat waktu - Informasi pengiriman barang yang diberikan kepada customer tidak tepat waktu. Contoh: ketika customer ingin mengetahui detail barang yang dikirim, kasir harus melihat mencari lagi dalam buku arsip untuk mengetahuinya dan tidak dapat tepat waktu memberikan informasi. - Sudah dapat memberikan informasi jumlah tiap sub barang, - Relevan namun belum mampu memberikan informasi jumlah total semua barang. 3.3.3 Analisis Ekonomi (Economic) Dalam sebuah perusahaan modern dan dinamis dituntut untuk lebih efisien terutama dalam hal ekonomi. Sistem yang baik dalam perusahaan akanmemberikan penghematan operasional perusahaan dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
5
Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Parameter
Hasil Analisis
- Biaya dan manfaat
- Biaya yang dikeluarkan memang banyak, namun sangat bermanfaat. Contohnya: pembelian buku untuk pencatatan data pengiriman dan pengambilan barang serta laporan, pembelian box file untuk penyimpanan dokumen lembaran kertas dan pembelian bolpoin untuk alat tulis.
3.3.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi.
Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Parameter
Hasil Analisis
- Keamanan Informasi
- Dokumen pengiriman dan pengambilan barang tidak memiliki bakcup data.
3.3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis.Efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang dipakai dengan pemborosan paling minimum. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Parameter
Hasil Analisis
- Tenaga
- Membutuhkan banyak tenaga untuk tugas-tugas contohnya: kasir harus meminta bantuan karyawan lain untuk mencari data pengiriman yang disimpan.selagi kasir melayani customer lainnya.
- Waktu
- Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia. Contohnya customer harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan informasi detail pengirimannya. - Material yang dibutuhkan terlalu berlebihan seperti almari
6
- Material
arsip dan box arsip. Contoh: buku-buku buku catatan pengiriman dan pengambilan barang.
3.3.6 Analisis Pelayanan (Service) Merupakan faktor yang menentukan apakah perusahaan dapat mencapai tujuan dari pembentukan kebijakan atau tidak karena arena perkembangan lembaga atau organisasi dipicu kepuasan pelayanan yang baik. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Parameter
Hasil Analisis
- Kepuasan pelayanan
- Pelayanan customer akan memakan banyak waktu karena harus menunggu pencatatan data secara manual. - Terjadinya kejenuhan dalam mendapatkan informasi detail barang karena data harus dicari dengan membuka sheety by sheet. Waktu terbuang bisa 2-5 menit.
3.4
Perancangan Sistem
3.4.1 DFD (Data Data Flow Diagram) Diagram 3.4.1.1 Konteks Diagram
Gambar 3.1 Konteks Diagram
7
3.4.1.2 DFD Level 1
Gambar 3.2 DFD level 1
3.4.1.3 DFD Level 2 Pencatatan Data
Gambar 3.3 DFD level 2 pencatatan data
8
3.4.1.4 DFD Level 2 Transaksi
Gambar 3.4 DFD Level 2 transaksi
3.4.1.5 DFD Level 2 Laporan
Gambar 3.5 3. DFD level 2 pembuatan laporan
3.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
9
Gambar 3.6 Entity Relation Diagram ERD 3.4.3 Rancangan Tabel Database a. Tabel Admin Nama Tabel
: Admin
Primary Key
: username *
Foreign Key
:-
Jumlah Field
:4
Fungsi : menyimpan data admin
Tabel 3.7 Rancangan Tabel Admin No
Nama field
Tipe
Keterangan
Lebar 15
Indentity(Primary key)
1
Username
Varchar
2
Password
Varchar
5
Password login,unique
3
level
Enum ‘User’,’Admin’
15
Untuk menampikan level
4
blokir
Enum’Y’,’N’
b. Barang Nama Tabel
: barang
Primary Key
: id_barang*
Foreign Key
:-
Jumlah Field
:8
Fungsi : menyimpan data barang Tabel 3.8 Rancangan tabel barang No
Nama Field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
Id_barang*
int
5
Primary Key
2
Kode_barang
Varchar
15
3
Nama_barang
Varchar
120
Nama barang
4 5
Berat_barang
Varchar
30
Berat barang
Jenis_barang
Varchar
120
Jenis barang
6 7
Jmlh_barang
Varchar
30
Jumlah barang
Status_barang
Varchar
30
Satuan barang
8
Deskripsi_barang
Varchar
120
Deskripsi barang
10
c.
Transaksi Nama Tabel
: transaksi
Primary Key
: id_transaksi*
Foreign Key
:
Jumlah Field
:6
Fungsi : menyimpan data transaksi Tabel 3.9 Rancangan tabel transaksi No 1 2 3 4 5 6
d.
Nama Field id_transaksi* Id_pengirim Kode_barang Waktutrans Tgltrans Total
Tipe Int Int Varchar Time Date Int
Lebar 5 15 15 15
Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign key Waktu trans Tgl transaksi Total harga
Penerima Nama Tabel
: Penerima
Primary Key
: id_penerima*
Foreign Key
:
Jumlah Field
:6
Fungsi : menyimpan data pengirim Tabel 3.10 Rancangan Tabel Penerima no 1
Nama Field Id_penerima
Tipe int
Lebar 15
Keterangan Identity (Primary Key), foreign key
2 3 4 5 6
Id_kota Id_pengirim Nama_penerima Alamat_penerima No_tlp
int int Varchar varchar Int
5 5 50 150 15
Nama penerima Alamat penerima No tlp penerima
e.
Pengirim Nama Tabel
: pengirim
Primary Key
: id_customer*
Foreign Key
:-
Jumlah Field
:5
Fungsi : menyimpan data pengirim Tabel 3.11 Rancangan Tabel Pengirim
11
no 1 2 3 4 5
f.
Nama Field Id_pengirim Nama_pengirim Alamat_pengirim Kota_asal No_tlp
Tipe int Varchar varchar varchar Int
Lebar 5 50 150 50 15
Keterangan Identity (Primary Key) Nama pengirim Alamat pengirim Kota asal No tlp pengirim
Kota Nama Tabel
: kota
Primary Key
: idkota*
Foreign Key
:-
Jumlah Field
:3
Fungsi : menyimpan data kota Tabel 3.12 Rancangan Tabel Kota no 1 2
Nama Field Id_kota Kota_tujuan
Tipe int Varchar
Lebar 5 50
Keterangan Identity (Primary Key) Nama pengirim
3
Ongkos_kirim
int
15
Ongkos kirim per kota
g.
Detail_transaksi Nama Tabel
: detail_transaksi
Primary Key
:
Foreign Key
:-
Jumlah Field
:8
Fungsi : menyimpan data detail_transaksi Tabel 3.16 Rancangan Tabel Detail_transaksi No 1 2 3 4 5 6
Nama Field Id_detail Id_pengirim No_transaksi Jenis_kiriman Kode_barang Total_harga
Tipe int int int Varchar int int
Lebar 15 15 15 50 15 -
12
Keterangan Primary key Foreign Key Foreign Key Jenis kiriman Foreign key Total harga
7 8
3.4.4
Ppn Jenis_pembayaran
int Enum’cash’,’transfer’
15
Perancangan Interface AntarMuka
3.4.4.1 Desain Input adalah desain dari dokumentasi dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode kodekode input yang digunakan dan bentuk tampilan pada alat input. inpu 1. Rancangan halaman Login
Gambar 3.10 rancangan halaman login 2. Rancangan input data pengirim
Gambar 3.13 3.1 rancangan input data pengirim
13
3. Rancangan input data penerima
Gambar 3.14 3.1 Rancangan input data penerima
4. Rancangan input data transaksi
Gambar 3.15 rancangan input transaksi
4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi
Tahapan implementasi sistem (system implemention)) merupakan tahapan yang paling penting dan mendasar, dimana pada tahapan ini sistem telah siap untuk diletakkan dan dioperasikan. Termasuk di dalamnya pembuatan database database, pembuatan program dan pembuatan layout halaman aplikasi. Adapun tahapan implemantasi sistem adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan dan pelatihan administrator 2.
Cara kerja sistem secara umum
3.
Pengetesan system
4. Konversi system 5. Manual Program 4.2 Pembahasan
14
4.2.1 Database
Gambar 4.1 Database 4.2.2 Manual program
Gambar 4.2 Halaman Login
5 Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup datadata pembuatan laporan skripsi dengan judul “Pembuatan Aplikasi Jasa Ekspedisi berbasis web pada Cv Lima Jaya, Surabaya,Jawa Timur”, serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. CV Lima Jaya tidak direpotkan lagi dengan pencatatan data-data dan transaksi secara manual dan berulang. 2. Mempermudah kinerja kasir dalam memperbarui data barang yakni dengan mengisi form yang telah disediakan sistem. 3. mempermudah dalam pembuatan laporan-laporan CV Lima Jaya Ekspress. 4. customer dapat mengetahui informasi kiriman dengan adanya lacak kiriman.
15
5.2 Saran Penulis menyadari tidak ada yang luput dari kesalahan karena kesempurnaan sejatinya hanya milik Allah semata maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca agar kedepannya aplikasi ini dapat menjadi lebih baik lagi, adapun saran dari penulis dalam pembuatan Aplikasi ini antara lain: 1. Sistem Aplikasi Jasa Ekspedisi ini dapat dikembangkan dengan menambah formform ataupun desain tampilan lainnya agar lebih baik lagi. 2. Tampilan sistem ini masih belum sempurna, diharapkan adanya pengembangan sistem agar tampilan lebih interaktif lagi. 3. Diharapkan adanya pengembangan sistem yang dapat menampilkan lebih banyak informasi lagi untuk perkembangan Aplikasi Jasa Ekspedisi ke depannya.
16
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.
Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Yogyakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Iskandar. 2009. Panduan Lengkap Internet. Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Kusrini, 2007.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta: Andi.
Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Basis Data. Bandung: Informatika.
Rudyanto Arief, M. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MYSQL.Yogyakarta: Andi. Sidharta, Lani. 1995. Sistem Informasi Bisnis: Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: Elex Media Komputindo.
17
