PENERAPAN JIT (JUST IN TIME) UNTUK PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA SISTEM LOGISTIK DI PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL SURABAYA Burhan, Iffan Maflahah, RP. Wildan M.I. Program Studi Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Pertanian, Universitas Trunojoyo Korespondensi : Jl. Raya Telang PO BOX 2 Kamal-Bangkalan
ABSTRAK Persediaan identik dengan penumpukan sejumlah uang atau investasi yang akan mengganggu aliran kas suatu perusahaan, terlebih jika persediaan tersebut tidak bergerak dan menumpuk. Peningkatan jumlah persediaan perusahaan rentan menyebabkan terjadinya dead stock. Just In Time merupakan suatu filosofi yang berfokus pada upaya untuk menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, pada tempat dan waktu yang tepat. Kanban adalah suatu istilah dalam bahasa jepang yang artinya serupa dengan visual record or signal (catatan yang kelihatan atau tanda). Pada umumnya alat kanban yang dipergunakan adalah kartu, sehingga sering disebut sebagai kartu kanban. Perhitungan kartu kanban digunakan untuk mengontrol banyaknya persediaan yang dibutuhkan. Perum BULOG Sub Divisi Regional Surabaya merupakan lembaga negara yang bertugas untuk menjaga stabilitas pangan dan ketahanan pangan nasional. Secara aktual BULOG menyerap semua persediaan yang ada pada petani ataupun supplier. Tentunya hal ini merupakan suatu pemborosan. Usulan Penerapan sistem JIT dengan menggunakan kanban pada penelitian ini untuk pengendalian persediaan menunjukkan penurunan rata-rata 72,76% untuk setiap bulannya. Hasil yang didapatkan untuk penggunaan kartu kanban, rata-rata sebanyak 13 kartu. Selain itu aliran informasi menjadi lebih jelas dan tidak membingungungkan. Sehingga tidak ada penumpukan barang yang berlebihan di dalam gudang. Kata kunci :`JIT (Just In Time), kanban, Pengendalian Persediaan PENDAHULUAN Beras memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat Indonesia dipandang dari aspek ekonomi, tenaga kerja, lingkungan hidup, sosial, budaya dan politik. Masalah beras bukan hal yang sederhana dan sangat sensitif sehingga penanganannya harus dilakukan secara hati-hati mengingat beras merupakan kebutuhan pangan utama masyarakat Indonesia. Perum BULOG merupakan salah satu lembaga pemerintah yang berfungsi untuk mengendalikan stabilitas harga dan penyediaan beras, terutama pada tingkat konsumen. Sistem persediaan pada Perum BULOG merupakan salah satu hal yang sangat penting mengingat fungsi dari BULOG sendiri adalah sebagai buffer stock. Secara umum sistem persediaan yang ada di Perum BULOG saat ini adalah sistem FIFO (First In First Out) barang yang dihasilkan/diperoleh terlebih dahulu dikeluarkan/dijual terlebih dahulu dan LIFO (Last In First Out) barang yang dihasilkan/diperoleh terlebih dahulu dikeluarkan/dijual terakhir. Dalam sistem ini, BULOG menggunakan kartu staffle sebagai alat informasi persediaan di dalam gudang. Prinsip FIFO dan LIFO ini dipandang memiliki beberapa kelemahan yang dapat mengakibatkan timbulnya inefisiensi dan ketidaktepatan informasi yang diterima yaitu besarnya biaya perawatan dan besarnya jumlah persediaan beras. Ketidaktepatan saluran informasi pemesanan diakibatkan oleh banyaknya kartu informasi pada saat kegiatan operasional di gudang. Banyaknya jumlah persediaan dan kartu informasi merupakan suatu waste (pemborosan). Just In Time merupakan suatu filosofi yang berfokus pada upaya untuk menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, pada tempat dan waktu yang tepat. Tujuan utama Just In Time adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian persediaan, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman. Melihat pokok permasalahan yang dihadapi oleh Perum BULOG khususnya di Sub Divisi Regional Surabaya, peneliti berkeinginan mengkaji penerapan sistem JIT (Just In Time) atau sistem
produksi tepat waktu untuk pengendalian persediaan pada sistem logistik Perum BULOG Sub Divisi Regional Surabaya. METODE PENELITIAN Tahapan penelitian ini adalah suatu kerangka penelitian yang berisikan pendekatan metodologi dan langkah-langkah yang ditempuh dalam memecahkan suatu masalah. Salah satu bagian penting yang mendukung keberhasilan penelitian adalah kejelasan metode yang menjadi kerangka acuan dalam tata aturan pelaksanaan penelitian. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu studi untuk mengadakan perbaikan terhadap suatu keadaan terdahulu. Penelitian dilakukan terhadap suatu permasalahan yang ada dengan tujuan untuk memperoleh hasil yang lebih baik dari sebelumnya. Pada penelitian ini, untuk memperoleh data, dilakukan eksperimen nyata dilapang serta pengkajian literatur dari berbagai sumber baik dari buku, jurnal maupun tugas akhir atau hasil penelitian lainnya. Secara garis besar pelaksanaan penelitian ini dapat dibagi menjadi beberapa tahapan, adapun tahapan-tahapan dalam pelaksanaan penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 1. Mulai
Pemilihan Judul: Penerapan JIT (JUST IN TIME) Untuk Pengendalian Persediaan Pada Sistem Logistik Di Perum BULOG SUB Divisi Regional Surabaya
Penyusunan Program Penelitian Dengan Metode JIT (JUST IN TIME)
Tahap I Persiapan
Persetujuan
Tidak
Perbaikan
Ya
Studi Lapang
Studi Literatur
Identifikasi Masalah
Metode FIFO di BULOG
Tahap II Pengumpulan Data
Data Logistik Jumlah Persediaan Jumlah Pengadaan Jumlah Pengiriman dan Permintaan
Sistem Tumpukan Beras
Penerapan Metode JIT (JUST IN TIME) Dengan menggunakan kartu KANBAN
Ya
Perancangan Kartu KANBAN
Hasil Perancangan Perbaikan dengan KANBAN Tidak Tahap III Interprestasi Data dan Pengambilan Keputusan
Rancangan Sistem KANBAN
Ya Penerapan
Selesai
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Persediaan Perum Bulog Sebagian besar sistem penyimpanan yang dianut Gudang Bulog Buduran II adalah sistem penyimpanan jangka pendek (Short Term Storage System – masa simpan paling lama 1 tahun). Hanya pada kondisi tertentu, aplikasi penyimpanan non-konvesional jangka panjang (Long Term Storage System) dilakukan dan tidak bersifat permanen. Perum BULOG menjalankan persediaan barang simpan berdasarkan prinsip sistem FIFO (First In First Out). Komoditas yang terlebih dahulu masuk, maka pengeluarannya pun akan segera didahulukan. Apabila dalam keadaaan tertentu, yang dimungkinkan adanya permasalahan khusus akan dilakukan dengan sistem prioritas yang disebut sistem LIFO (Last In First Out). Terdapat dua jenis sistem FIFO yaitu: Penyimpanan Selama masa penyimpanan di dalam gudang, komoditas yang disimpan akan mengalami gangguan fisik, mekanis, biologis, sosiologis dan proses kimia. Kerusakan yang terjadi akibat gangguan tersebut dapat berupa kehilangan kandungan nutrisi dan harga. Perum BULOG dinilai cukup baik dalam mengelola dan melakukan pengaturan penyimpanan sedemikian rupa sesuai dengan sifat dan karakteristik komoditas yang disimpan, agar dapat mencegah atau menekan sekecil mungkin timbulnya kerusakan dan kerugian terhadap barang itu sendiri maupun barang lain yang berada di dalam gudang. Sistem Penumpukan Barang Teknik penumpukan barang di dalam gudang Perum BULOG merupakan salah satu faktor yang cukup berpengaruh terhadap ketahanan komoditas yang disimpan. Sistem penumpukan komoditas gudang Perum BULOG, lebih dikenal dengan istilah sistem penstafelan yaitu menyusun tumpukan komoditas beras secara manual yang dikerjakan oleh pekerja/buruh gudang yang dipimpin oleh seorang mandor dibawah pengawasan Kepala Gudang. Dalam penumpukan barang, komoditas yang baik dipisahkan dengan komoditas yang rusak. Penyusunan tumpukan dilakukan secara teratur di atas alas yang dikenal pallet (flonder) dengan ukuran panjang 1,5 m dan lebar 1 m yang diatur secara rapi. Penumpukan dengan menggunakan pallet bertujuan untuk mempermudah proses perhitungan jumlah barang/koli setiap tumpukan dalam stafel serta kelembaban lantai tidak mempengaruhi kualitas tumpukan beras. Pengeluaran Pergudangan Bulog Buduran II mempunyai tugas dan wewenang untuk menyelenggarakan usaha logistik pangan. Salah satu kegiatannya ialah mengadakan Program Beras untuk Keluarga Miskin (Raskin). Meskipun tergolong program yang terbaik diantara program pengentasan kemiskinan yang ada, namun masih perlu disempurnakan pelaksanaannya khususnya dalam hal pengendalian. Sehingga sudah selayaknya jika program Raskin dapat dilaksanakan secara efektif dan menyalurkannya kepada sasaran yang tepat. Alokasi daerah yang telah mendapat bantuan Raskin antara lain mencakup daerah Kabupaten/Kota Surabaya, Sidoarjo dan Gresik. Program penyaluran Raskin oleh Perum Bulog untuk setiap RTM mendapatkan jatah Raskin sebanyak satu karung yang berisi 15 kg dari kelurahan tiap-tiap daerah dengan rekomendasi Bupati/Walikota. Penerapan Metode JIT (just in Time) terhadap Sistem Pengendalian Persediaan di Pergudangan Bulog Langkah-langkah persiapan tersebut harus dilakukan secara bertahap agar rantai sistem kanban dapat terintegrasi dengan baik mulai dari pengadaan beras, penyimpanan beras dipergudangan sampai pada penyaluran kepada konsumen. langkah-langkah penting yang harus dilakukan antara lain: Analisis Sebab-akibat dari target pebaikan sesuai kondisi yang ada pada lini pergudangan. Dalam melakukan perubahan ataupun evaluasi sebuah sistem hendaknya mengetahui penyebab dan akar permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem tersebut. Penerapan sistem JIT adalah salah satu sistem yang memiliki kelebihan untuk mengidentifikasi permasalahan dengan cepat. Karena jika kesalahan terjadi sistem akan seketika berhenti dan melakukan perbaikan pada kesalahan tersebut
sehingga didapatkan produk yang bebas cacat pada akhirnya dan pemborosan dapat segera dihilangkan. Hal ini membutuhkan kerjasama dan koordinasi yang baik oleh seluruh pekerja sehingga sistem JIT dapat berjalan dengan baik dan tercipta continues flow production. Beberapa sebab dan akibat permasalahan yang ada pada lini pergudangan Bulog tersaji pada Gambar 3.1.
Gudang
Mitra kerja Mutu beras
Terlalu Cepat
Proses Pengiriman
Sistem FIFO Kunci Salah
Lama Sewa
Penumpukan
Barang lama
Penjadwalan
Transportasi
Tinggi Tumpukan Macet
Pemborosan (Waste)
Konsentrasi Ketelitian
Tidak Teratur
Pendidikan
Rusak
Kesehatan
Banyak
Aliran Informasi
Keahlian Kecapekan
Kartu Stafle Tidak tepat
Pengalaman Terselip
Staf Gudang
Sistem Informasi
Gambar 2. Diagram tulang ikan terjadinya pemborosan (waste) Perancangan Sistem Kanban Perancangan merupakan tahap awal yang sangat penting dan sulit dilakukan karena di dalam gambaran perancangan sistem harus terlihat secara jelas dan detail berbagai aktivitas yang harus dilakukan dalam sistem kanban. Perancangan sistem dilakukan agar seluruh rantai proses dalam sistem kanban dapat dijabarkan secara detail mulai dari proses pengadaan per hari, dan pengiriman penerimaan beras dari masing-masing mitra kerja serta mengetahui dengan jelas kebutuhan informasi dan cara mendapatkan informasi, peralatan dan pelengkapan, operator pelaksana serta lokasi aktivitas. Dalam penelitian ini tipe kanban yang digunakan yaitu kanban tarik, karena mengingat tidak ada proses yang dilakukan di gudang produk jadi. Sehingga diperkirakan jika menggunakan kanban perintah produksi malah akan memakan waktu yang lama. Penyelesaian pekerjaan menjadi tidak efisien dan membuat biaya produksi lebih tinggi akibat penggunaan kanban yang tidak diperlukan. Kanban tarik Pada dasarnya kanban tarik bergerak di antara pusat-pusat kerja dan digunakan sebagai alat yang sah untuk memindahkan part atau material dari satu pusat kerja ke pusat kerja yang lain dalam sistem kanban, kanban tarik harus selalu mengikuti aliran material dari satu proses ke proses yang lain (dari proses sebelum ke proses sesudahnya). Kanban tarik berfungsi untuk mengambil material atau part. Kotak kanban Kotak kanban digunakan untuk menempatkan kanban yang mana operator telah mengeluarkan beras pada staffle. Box kanban ditempatkan di dekat ruang masing-masing pengawas gudang yang berada di setiap lini pergudangan. Kotak dirancang sedemikian rupa agar kanban mudah dimasukkan ke dalamnya dan dikeluarkan kembali.
Papan Informasi Untuk Antrian Kanban Papan Informasi digunakan untuk menempatkan antrian kanban yang barangnya belum diproses oleh masing-masing petugas. Papan Informasi ditempatkan di dekat ruang masing-masing pengawas gudang yang berada di setiap lini pergudangan. Papan Informasi dirancang sedemikian rupa agar kanban mudah dimasukkan ke dalamnya dan dikeluarkan kembali. Hal ini akan membantu petugas atau operator gudang untuk mengontrol serta mengetahui jumlah barang dan persediaan yang ada. Aliran Proses Permintaan barang dengan Kanban Data jumlah rumah tangga miskin (RTM) digunakan oleh Bupati/Walikota untuk mengajukan Surat Permintaan Alokasi (SPA) beras kepada Kadivisi regional/Kasubdivisi regional dengan dilampiri rencana distribusi dan jumlah keluarga miskin per Kecamatan/Kelurahan/Desa. Berdasarkan SPA beras tersebut, Kepala Sub Divisi regional Perum BULOG menerbitkan (SPPB)/Delivery Order (DO) beras kepada Satgas sesuai jumlah dan jadwal permintaan alokasi yang diajukan oleh Bupati/Walikota. Pada mulanya BULOG akan mencari pemasok dengan melakukan lelang terlebih dahulu, baik melalui media elektonik, media cetak ataupun media massa lain. Dalam proses pelelangan ini BULOG mempunyai tujuan untuk mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan logistik BULOG terutama beras/gabah sesuai dengan permintaan dan pesanan yang ada. Dalam rangka kelancaran pelaksanaan pendistribusian ini Satgas Sub Divisi regional Perum BULOG harus selalu membawa kartu kanban pada semua penarikan barang sebagai alat informasi yang sah. Setelah melakukan proses pengambilan, kartu kanban harus diletakkan ke papan informasi kanban sebagai sinyal untuk melakukan proses selanjutnya dan proses sebelum agar dapat meminta kembali barang yang dibutuhkan dengan tepat waktu sesuai dengan pesanan/kebutuhan. selanjutnya satgas mengadakan kegiatan koordinasi dengan Pemda setempat untuk disalurkan langsung kepada konsumen yang telah terdaftar. Proses Pemesanan dan Pengiriman dengan kartu kanban dan Implementasi JIT Pengiriman part dari proses sebelum harus sesuai dengan informasi pemesanan yang diberikan melalui kanban tarik yang diberikan. Beberapa informasi penting yang harus diperhatikan oleh proses sesudah antara lain adalah nama dan nomor tumpukan yang dipesan, jumlah pemesanan, dan kelengkapan kanban. Dalam Gambar 3.2 dapat dijelaskan bahwa proses pengadaan dan pengeluaran beras dengan menggunakan kartu kanban harus mengalir secara terus menerus dengan selalu menggunakan kartu kanban sebagai alat informasi mulai dari pemesanan barang hingga pada pengeluaran barang. Sehingga perputaran barang dapat dengan cepat tersalur pada waktu yang tepat, jumlah yang tepat dan kondisi barang yang masih fresh. Pertama pesanan muncul dari pemerintah setempat berdasarkan SPA yang ada, kemudian pemerintah akan melakukan order kepada Bulog. Setelah itu bulog harus segera meminta barang kepada mitra kerja dengan menggunakan kartu kanban. Mitra kerja akan segera melakukan pengadaan sesuai dengan kanban tarik yang telah diterima dan kanban harus selalu di sertakan dalam setiap proses pengadaan. Proses pengiriman barang dilakukan dengan menggunakan truk sebagai alat angkut yang akan dibawa menuju gudang Bulog untuk melakukan uji timbang. Sistem aktual yang ada dalam sistem persediaan Bulog adalah sistem FIFO, barang yang masuk pertama akan keluar terlebih dahulu. Tentunya prinsip ini sudah cukup bagus untuk melakukan tindakan pengendalian terhadap persediaan tetapi sistem ini justru akan merugikan jika arus perputaran stock tidak bergerak secara cepat karena barang yang datang terlebih dahulu akan mengalami kerusakan dan penurunan kualitas akibat dari lamanya penumpukan. Oleh sebab itu digunakan sistem JIT (Just In Time) dengan kartu kanban sebagai alat kontrol sehingga barang akan bergerak sesuai dengan jumlah pesanan dan jadwal permintaan. Disamping itu, BULOG harus juga menyediakan buffer stock untuk pemerintah guna cadangan pangan dan sebagai anticipation stock jika terjadi bencana alam ataupun peningkatan jumlah penduduk. Oleh sebab itu dalam melakukan pesanan dengan menggunakan kartu kanban, safety stock yang ditetapkan pemerintah akan dihitung pula sebagai permintaan. Setelah pengadaan dalam gudang
selesai BULOG akan segera menyalurkan beras sesuai dengan SPA yang telah diterbitkan. Sehingga konsumen mendapatkan beras tepat waktu dan sesuai dengan jumlah yang dipesan. Proses Pengadaan dan Pengeluaran beras dengan KANBAN pada pergudangan BULOG
BULOG Pemerintah
Mitra Kerja KANBAN tarik
KANBAN tarik
konsumen
Distribusi
Pengeluaran
FIFO Pengadaan
gudang
Truk beras
Safety stock
Gambar 3.2 Proses Pengadaan dan Pengeluaran Beras dengan Kanban Proses pemeriksaan kelengkapan pengiriman barang Proses ini diawali dengan menerima kanban pengiriman dari proses sebelum. Beberapa hal penting yang perlu diperiksa oleh petugas penerimaan antara lain: 1. 2. 3.
4.
Memeriksa kesesuaian tanggal dan jam kedatangan sesuai yang tertulis pada kanban dan jadwal produksi perhari. Memeriksa kelengkapan pengiriman sesuai dengan spesifikasi dan jumlah barang yang tertulis pada kanban. Memeriksa kelengkapan jumlah kanban dan memastikan kanban ditempatkan pada sisi luar box atau kantung kanban. Mengisi jadwal produksi perhari sebagai tanda bukti kelengkapan penerimaan.
Proses Pemakaian dan Penempatan Kanban Pada Gudang Perancangan dari proses ini sangat penting dibuat dan untuk kemudian disosialisasikan pada masing-masing operator agar dilakukan, karena proses ini menjadi salah satu faktor penting agar kanban dapat bersirkulasi dengan baik. Pada saat barang pertama kali diambil kartu kanban dimasukkan dalam box kanban yang terdapat pada ruang kepala bagian. Apabila kanban tidak diambil dan diletakkan di dalam box kanban oleh operator pada saat barang pertama kali digunakan, maka dapat menyebabkan kanban hilang maka tidak akan ada kanban tarik. Proses perhitungan jumlah yang terjadi pada sistem nyata dihilangkan, karena dianggap pemborosan kerja. Jika produk yang dinginkan tidak ada maka pihak gudang produk jadi akan meminta produk tersebut kepada mitra kerja ataupun UPGB milik Bulog dengan menggunakan kanban pengambilan yang terletak di pos kanban pengambilan di gudang produk jadi diangkut dengan buruh angkut. Seharusnya pengangkutan menggunakan forklift atau conveyor lebih disarankan dalam sistem JIT untuk memudahkan dalam pengambilan barang ataupun melakukan penumpukan. Perhitungan Jumlah Kartu kanban Dalam Perusahaan, penentuan kartu kanban biasanya dilakukan oleh perencana material (material planner) yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan banyaknya kartu-kartu kanban. Perencana material, bagaimanapun tidak dapat menentukan ukuran lot (lot sizes) tanpa memperhatikan kapasitas pabrik dan kontainer yang digunakan untuk mengangkut barang.
Perhitungan dilakukan di lini pergudangan pada proses penerimaan barang dan pengiriman barang. Kanban yang akan digunakan adalah kanban tarik (Withdrawal Kanbans). Banyaknya kanban yang dikeluarkan untuk mengontrol persediaan pada lot tertentu biasanya dihitung dengan menggunakan formula berikut: Banyaknya kanban =
Permintaan Harian x Waktu Tunggu X Faktor …….(3.1) pengaman Ukuran Kontainer
Permintaan harian (units daily demand) merupakan tingkat produksi harian untuk suatu barang. Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu barang atau waktu tunggu untuk memperoleh yang dibeli. faktor pengaman (safety factor) biasanya merupakan peningkatan persentase dalam banyakya kartu informasi yang dikeluarkan dan diberlakukan sebagai ukuran persediaan pengaman (buffer inventories). Koefisien untuk faktor pengaman ditentukan berdasarkan kebijakan manajemen. Sedangkan ukuran kontainer adalah kuantitas barang yang diotorisasi untuk kanban tarik pada saat pengambilam material atau barang, ditentukan berdasarkan kapasitas alat angkut atau pertimbangan lainnya. Dalam perum BULOG kebutuhan beras yang diminta adalah sebesar 145, 462 ton/hari untuk bulan januari. Hasil ini didapatkan dari pembagian jumlah kebutuhan yang diminta dengan banyaknya hari kerja yaitu 20 hari. Waktu tunggu untuk pemesanan beras dari pemasok selama dua hari dan kapasitas dari kontainer untuk mengankut beras yaitu 30 ton. Kemudian dari hasil wawancara yang dilakukan kepada kepala gudang Perum BULOG faktor pengaman yang ditetapkan oleh Sub Divisi regional adalah 1,1. Berdasarkan informasi dan data tersebut, maka banyaknya kartu kanban yang akan dikeluarkan tersebut adalah: Banyaknya kanban =
145,462 . 2 10 30
Perhitungan diatas menunjukkan bahwa Perum BULOG membutuhkan sepuluh kartu kanban dengan masing-masing kanban memiliki ukuran kontainer 30 ton pada bulan januari. Dari sepuluh kartu kanban ini, sembilan kartu kanban digunakan untuk menjalankan proses dan satu kanban tambahan digunakan sebagai pengaman yang disediakan sampai proses produksi telah menjadi stabil dan dapat diperkirakan dengan baik. Jika faktor pengaman telah menjadi 1,0 berarti telah mencapai kondisi ideal dari JIT (Just In Time), karena tidak ada lagi stok pengaman yang digunakan. Berdasarkan hasil tersebut, kartu kanban tambahan (additional kanban card) yang beredar atau berada dalam sirkulasi digunakan sebagai indikator perbaikan proses, dimana semakin sedikit kartu kanban tambahan yang beredar atau berada dalam sirkulasi berarti proses semakin baik. Perhitungan kanban untuk bulan selanjutnya dapat dilihat dalam Tabel.1.
Tabel 1 Perhitungan Kartu Kanban Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember
Permintaan 145,462 200,981 190,172 161,112 143,228 178,919 155,566 323,044 65,829 244.277 194,075 324,393
Waktu 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Faktor 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1
Kapasitas 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
Banyaknya 10 15 13 12 11 13 11 23 5 16 14 23
Analisis Tingkat Perbandingan Sistem Persediaan JIT dengan Sistem Aktual Tingkat persediaan material di lini pergudangan adalah salah satu parameter utama yang diestimasikan dalam penelitian ini. Pada tahapan ini dianalisis tingkat persediaan dalam gudang
dengan sistem yang ada saat ini dan persediaan dalam gudang dengan sistem informasi kanban yang dirancang. Data yang diamati dalam penelitian ini merupakan kuantitas beras yang tersedia pada saat pengadaan dan permintaan beras yang ada pada Perum BULOG selama satu tahun. Perbandingan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.2. Stok aktual merupakan jumlah sisa persediaan dari pengadaan sebelumnya, dibandingkan dengan jumlah maksimum tingkat persediaan sistem kanban. Sehingaa dapat dikatakan bahwa stok adalah pengadaan dikurangi dengan permintaan, dapat dituliskan secara definisi sebagai berikut: Pengadaan – Permintaan = Stok (persediaan). Kapasitas tumpukan merupakan batas maksimal penumpukan yang ada pada gudang BULOG. Untuk setiap satu tumpukan atau satu staffle dalam gudang BULOG memuat barang dengan berat 135.000 kg. Stok maksimum sistem kanban merupakan jumlah kanban yang beredar dikalikan dengan kapasitas staffle atau tumpukan pada gudang. Menurut definisi JIT (Just In Time) adalah upaya untuk menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan pada tempat dan waktu yang tepat. Tentunya jika sistem JIT ini diterapkan jumlah pengadaan haruslah sesuai pula dengan banyaknya permintaan. Sehingga BULOG dapat meminimasi persediaan yang berlebih yang tidak memiliki nilai tambah. Persediaan yang berlebihan dianggap sebagai waste/pemborosan dalam sistem JIT. Dalam gudang BULOG terdapat kartu staffle yang berfungsi sebagai kartu informasi dan alat pengendalian persediaan. Penggunaan kartu staffle ini berjumlah 32 lembar untuk setiap harinya, dimana kartu ini diletakkan pada 16 tumpukan dan masing-masing tumpukan memiliki dua kartu staffle, tentunya hal ini merupakan suatu pemborosan dan kemungkinan kesalahan pemberian informasi lebih besar. Tabel 3.2. Perbandingan Antara Stok Aktual dengan Stok Sistem Kanban Bulan
Permintaan
Sebelum JIT Stok Aktual
Setelah JIT
Jumlah
Kapasitas
Penurunan Awal
Stok
1
2
3
4
5
6=4*5
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember
969.745 1.315.575 1.928.875 1.222.227 1.734.567 1.378.385 1.411.316 1.260.875 2.864.597 891.316 2.042.225 1.803.434
7.619.414,55 4.627.912,55 1.854.693,55 13.744.861,55 19.688.384,55 22.079.654,55 19.904.473,55 13.507.109 12.347.043,55 7.617.844,00 3.800.844,00 10.548.524,00
10 15 13 12 11 13 11 23 5 16 14 23
135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000 135.000
1.350.000 2.025.000 1.755.000 1.620.000 1.485.000 1.755.000 1.485.000 3.105.000 675.000 2.160.000 1.890.000 3.105.000
7=(36/3)*100% 82,28 56,24 5,38 88,21 92,46 92,05 92,53 77,01 94,53 71,64 50,27 70,56
Dalam sistem JIT, kartu kanban digunakan sebagai alat yang sah dalam melakukan semua kegiatan ataupun proses. Rata-rata hasil pengeluaran kartu kanban yang didapatkan dari Tabel 4.1. adalah 13 kartu kanban. Sehingga aliran informasi bisa lebih tepat dan mengurangi penggunaan kertas. Stok antara persedian aktual dan kanban pada Tabel 3.2 mengalami rata-rata penurunan sekitar 72,76% untuk setiap bulannya dan rata-rata persediaan dengan menggunakan kartu kanban sebesar 1.867.500 kg/bulan. Kondisi ini tentunya melibatkan semua sumber daya yang ada pada Perum BULOG dan para stake holder mengingat penerapan sistem JIT membutuhkan fleksibilitas dan ketransparan informasi yang benar-benar tepat. DAFTAR PUSTAKA Arwani A. 2009. Warehouse Check Up: Menjadikan Gudang Sebagai Keunggulan Kompetitif, cetakan pertama. PT. Mitra Kerjaya Indonesia. Jakarta. Bowersox DJ, RA Edwards, M Wooton. 2005. Supply Chain Logistics Management. MacGraw-Hill Companies. New York.
Dhewanto W, Falahah. 2007. ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis, INFORMATIKA. Bandung. Furqon A. 2006. Penerapan sistem Just in time pada perusahaan Otomotif. [Tesis yang tidak dipublikasikan, program studi magister manajemen agribisnis sekolah pasca sarjana Institut Pertanian Bogor. Jawa barat]. Gaspersz. V. 2005. Production Planning and Inventory Control: Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21, edisi revisi, cetakan kelima. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Halim A dan BA Riyanto. 2005. Mengenal Sistem Produksi JIT Dan Pengaruhnya Pada Sistem Akutansi Biaya. Kelola 4:2-5. Harington HJ. 1991. Business Process Improvement. McGraw-Hill. New York Heizer J and B Render. 2006. Operations Management. Pearson Education. New Jersey Indrajit ER dan R Djokopranoto. 2002. Konsep Supply Chain Management, cetakan kedua. PT. Grasindo. Jakarta. Shofari B. 2006. Just In Time dalam manajemen logistik. Jurnal: 21. Wijaya BS dan A Darudiato. 2009. Aplikasi Just In Time Pada Perusahaan Indonesia. Universitas Sebelas Maret. Surabaya.
