PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Riki, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan....

ISSN 2356 - 4393

Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Dinamis pada Kementerian Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian Riki1), Hadi Sutopo2) Sistem Informasi, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis Jalan Pulomas Selatan Kav. 22, Jakarta Timur 13210 1) Email: [email protected] 2) Email: [email protected] Abstract: Human Resources who drives a large organization certainly occupy a central position to build high-performance organizations aligned with the goals and mission of the organization. In this study, the thresholds problem is how the system can provide information on the activities already in progress meeting. As a support in the settlement of this thesis, the author uses the method Waterfall in developing a system and the results of this study can be used relevant agencies efforts to increase the efficiency of the management of archives. While the purpose of this paper is to process incoming and outgoing mail is done by the employees or staff of the Ministry of Trade. Data collection techniques performed by the authors to resolve this is to do a literature study to get materials and information related to the problem but it also conduct live interviews of employees at the trade ministry in order to obtain relevant information. Keywords: organization and personnel bureau, Inbox, outbox, dynamic archive Abstrak: Sumber Daya Manusia yang menggerakkan sebuah organisasi besar pasti menduduki posisi sentral untuk membangun organisasi berkinerja tinggi selaras dengan tujuan dan misi organisasi. Dalam penulisan ini yang menjadi batasan permasalahan ialah bagaimana sistem dapat menyajikan informasi dari kegiatan rapat yang sudah berlangsung. Sebagai penunjang dalam rangka penyelesaian skripsi ini, maka penulis menggunakan metode Waterfall dalam mengembangkan suatu sistem dan Hasil dari penelitian ini dapat digunakan instansi terkait usaha peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. Sedangkan tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengolah surat masuk dan surat keluar yang dilakukan oleh para karyawan atau staff Kementerian Perdagangan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis untuk menyelesaikan ini ialah dengan melakukan studi pustaka untuk mendapatkan bahan-bahan dan informasi yang berhubungan dengan permasalahan selain itu juga melakukan wawancara langsung terhadap karyawan pada kementerian perdagangan guna mendapatkan informasi yang berhubungan. Kata kunci: biro organisasi dan kepegawaian, surat masuk, surat keluar, arsip dinamis

I. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi yang sesuai sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Arsip tidak hanya sekedar dari kegiatan organisasi saja, melainkan arsip juga dapat diterima maupun diciptakan dari organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.

Sistem informasi menurut James O`Brien [1] adalah merupakan sebuah sistem informasi yang terkombinasi dari setiap orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data dimana dikumpulkan, diubah, dan disebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Tinjauan tentang suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem fisis dan sistem abstrak. Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamaah oleh tangan manusia. Contoh sistem fasis adalah sistem perangkat keras komputer yang antara lain terdiri atas, unit pusat pengolah (Central Processing Unit/CPU), memory,

1

Kalbiscentia,Volume 3 No. 1 Februari 2016

minitor, keyboard, dan lainnya. Sedangkan sistem abstrak adalah sistem yang komponennya tidak dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. Contoh sistem abstrak adalah sistem operasi komputer yang terdiri atas sekumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin komputer. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/ natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem computer yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan oleh manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tidak tentu. Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/ diprediksi sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan atau diprediksi sebelumnya. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Dalam kenyataannya hampir tidak ada suatu yang relatif tertutup, yaitu sistem yang relatif tidak dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi computer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Berdasarkan hal di atas, permasalahan yang sering timbul ialah kebutuhan sistem informasi yang berfungsi untuk mengelola surat masuk dan surat keluar yang dinamis. Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai media atau alat bagi karyawan dalam membantu pekerjaannya mengenai arsip surat. Hasil dari penelitian ini dapat digunakan instansi terkait usaha peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. Selain itu sebagai bahan pertimbangan penelitian yang sejenis dan pengembangan studi pengarsipan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Selain berupa kabar atau berita yang secara umum sudah dikenal, surat juga termasuk rekaman berita berupa catatan tentang aktivitas pribadi atau organisasi, misalnya perjanjian, keputusan, dan tanda bukti/dokumen. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa surat adalah informasi tertulis

2

yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Menurut Barthos [2] surat masuk adalah surat dinas yang diterima. Selain itu cara pengurusan suratsurat apabila telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur yang ada: (1) Melakukan penyortiran terhadap surat yang masuk; (2) Melakukan penyortiran selanjutnya; (3) Membuka sampul (amplop) surat; (4) Mengeluarkan surat dari dalam sampul; (5) Meneliti surat; (6) Membaca surat; (7) Menyampaikan surat (intern); (8) Mencatat surat; dan (9) Penanganan surat. Prosedur alur map arsip surat masuk yang sedang berjalan di kantor Kementerian Perdagangan dimulai dari sekretariat membuat surat kemudian dikirim kepada bagian biro kepegawaian dan mengkonfirmasi surat dan menyimpannya kedalam database kemudia dikirim kepada bagian tataklasana dan bagian tatalaksana menyimpan kedalam database dan memberikan kembali surat kepada bagian sekretariat kemudian bagian sekretariat menyimpan kedalam database dan diberikan kepada kepala kantor. Menurut Nuraida surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama. Menurut Dewi pada pengurusan surat keluar, baik surat tindak lanjut dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern pada umumya menempuh beberapa prosedur yang sama: (1) Membuat konsep surat (draft); (2) Pengetikan konsep surat yang telah disetujui dan diregistrasikan dengan menyerahkan kepada unit pengetikan/penggadaan; (3) Penandatanganan surat; (4) Pencatatan; (5) Pe ngiriman surat keluar; dan (6) Penyimpanan berkas. Prosedur alur surat keluar yang sedang berjalan pada kantor Kementerian Perdagangan dimulai dari sekretariat memberikan konsep surat kepada kepala kantor kemudian kepala kantor memeriksa konsep surat apabila konsep surat tersebut diterima maka kepala kantor menandatangani konsep surat tersebut dan memberikan kepada bagian sekretariat kemudia dicatat dan diberikan kepada anggota rapat data surat keluar tersebut dan disimpan akan tetapi apabila ditolak maka kepala kantor mengeluarkan file perbaikan dan konsep Arsip Menurut Ida Nuraida [3]: Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.


Sistem penyimpanan arsip terdiri atas: sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut nomor, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip menurut wilayah, maupun sistem penyimpanan arsip menurut subjek. Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian yang dilakukan di Kementerian Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian penulis mengusulkan agar penyimpanan arsip surat maupun video menggunakan sistem nomor (Numerical Filing System), Yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada nomor/tanggal penerima surat ataupun video. Agar arsip video maupun surat terhindar dari kerusakan yang disebabkan oleh serangga maupun hilangnya arsip atau tercecer, diperlukan adanya penyimpanan berupa softcofy atau digital.

2. System and software desain. Setelah apa yang dibutuhkan selesai dikumpulkan dan sudah lengkap maka desain kemudian dikerjakan. 3. Implementation and unit testing. Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemprograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji secara unit, apakah sudah bekerja dengan baik. 4. Integration and system testing. Pada tahap ini dilakukan penyatuan unit-unit program untuk kemudian diuji secara keseluruhan(system testing). 5. Operation and maintence. Mengoperasikan program di lingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan untuk adaptasi dengan situasi yang sebenarnya. Air terjun pada umumnya digunakan untuk rekayasa sistem yang besar dimana proyek dikerjakan di beberapa tempat yang berbeda dan dibagi menjadi beberapa sub-proyek.

II. METODE PENELITIAN

C. Entity Relationship Diagram

A. System Development Life Cycle

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu rancangan sistem yang berhubungan pada suatu kegiatan organisasi maupun kegiatan lainnya yang memiliki fungsi di dalam proses tersebut. “Diagram E-R digunakan untuk menggambarkan secara sistematis hubungan antar entity-entity yang ada dalam suatu sistem database menggunakan simbolsimbol sehingga lebih mudah dipahami” Yuhezifar [5]. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga symbol yang digunakan, yaitu: 1. Entity. Entity atau Entitas merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

SDLC dimulai dari Identifikasi dan pemilihan proyek → Inisiasi dan perencanaan proyek → Analisis → Desain → Implementasi → Perawatan dan kembali lagi ke identifikasi dan pemilihan proyek seperti yang bias dilihat pada gambar berikut ini [4].

Gambar 1 System Development Life Cycle

B. Metode Waterfall Sebagai penunjang dalam rangka penyelesaian skripsi ini, maka penulis menggunakan metode Waterfall dalam mengembangkan suatu sistem dengan tahap-tahap sebagai berikut: 1. Requiremts analysis and definition. Mengumpulkan apa yang dibutuhkan secara lengkap untuk kemudian dianalisis guna mendefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang sangat lengkap.

Gambar 2 Entity

2. Atribut. Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh symbol elips.

3


Gambar 6 Many to many

Gambar 3 Atribut

3. Relasi. Relasi dapat didefinisikan sebagai hubungan yang terjadi antar entity. Representasi diagram relasi adalah sebuah garis lurus yang menghubungkan dua buah entity. Jenis-jenis atau hubungan yang biasa terjadi antar satu entity dengan entity lain dalam sebuah basis data, meliputi: One to one Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. Sebagai contoh ialah hubungan antara Entity Karyawan dengan No Induk Karyawan. Seorang karyawan hanya boleh memiliki satu no induk karyawan, dan satu no induk karyawan hanya boleh dimiliki satu Karyawan.

Gambar 4 One to one

One to Many Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.Contoh hubungan yang terjadi antara Entity Karyawan dengan Surat. Seorang Karyawan dapat menulis satu atau lebih Surat Keluar. Sedangkan Surat Keluar hanya dapat ditulis oleh satu Karyawan.

Gambar 5 One to many

Many to Many Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Contohnya Satu karyawan dapat mengerjakan lebih dari satu tugas dan satu tugas dapat dikerjakan oleh beberapa karyawan.

4

Gambar 7 Entity relational diagram

D. Hak Akses File Terdapat tiga macam hak akses dari sebuah file, yaitu: 1). Read: mengizinkan user lain untuk membaca isi dari file tersebut tetapi user lain tidak dapat melakukan perubahan isi file; 2).Write: mengizinkan kepada user lain untuk dapat membaca dan melakukan perubahan terhadap isi file, termasuk menghapusnya; dan 3). Execute: mengizinkan user lain dapat mengeksekusi/menjalankan file (biasanya berupa script atau program). Untuk memberikan hak akses kepada user dapat dilakukan secara individu (one by one) oleh pemilik file yaitu user tersebut [6]. E. Konsep Perancangan Menurut Pressman konsep perancangan perlu dipahami oleh seorang desainer agar mendapatkan perancangan yang berkualitas tinggi, yaiu: 1. Abstraksi. Abstraksi merupakan cara untuk mengatur kompleksitas sistem dengan menekankan karakteristik yang penting dan menyembunyikan detail dari implementasi.


2. Dekomposisi. Dekomposisi merupakan mekanisme untuk merepresentasikan detail-detail dari fungsionalitas. 3. Modularitas. Mekanisme membagi perangkat lunak ke dalam elemen-elemen kecil dan dapat dipanggil secara terpisah, biasanya elemen ini sering disebut dengan modul. 4. Arsitektur Perangkat Lunak. Arsitektur perangkat lunak merupakan struktur hirarki dari komponen program (modul), cara bagaimana komponen tersebut berinteraksi dan struktur data yang digunakan oleh komponen. 5. Hirarki Kontrol. Hirarki kontrol disebut juga dengan struktur program, yang merepresentasikan organisasi (hirarki) komponen program (modul) serta mengimplikasikan suatu hirarki kontrol. Hirarki control tidak mengimplikasikan aspek prosedural dari perangkat lunak, seperti urusan proses, kejadian/urutan keputusan, atau pengulangan operasi. 6. Partisi Struktural. Struktur program harus dipartisi secara horizontal maupun struktural. Partisi ini membagi cabang-cabang yang terpisah dari hirarki modul untuk menjadi sebuah fungsi program. 7. Struktur Data. Struktur data merepresentasikan hubungan logis antara elemen-elemen data. Selain itu struktur data juga menentukan organisasi, metode akses, tingkat assosiativitas dan alternative pemrosesan untuk informasi. 8. Prosedur Perangkat Lunak. Prosedur perangkat lunak lebih berfokus pada detail-detail pemprosesan dari masing-masing modul. Proses harus memberikan spesifikasi yang teliti terhadap pemprosesan, mencakup event, keputusan, operasi, dan struktur data. 9. Penyembunyian Informasi. Sebuah mekanisme perancangan modul sehingga informasi yang terkandung dalam modul tidak dapat diakses oleh modul lain yang tidak berkepentingan dengan informasi tersebut. Menurut Connoly & Begg proses perancangan dibagi menjadi 3 tahap utama: (1) Perancangan secara konseptual. Perancangan konseptual merupakan proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah organisasi. Fase perancangan konseptual bermula dari pembuatan model data konseptual dari organisasi, yang sepenuhnya mengimplementasikan rincian-rincian seperti mengenai sasaran dari manajemen sistem basis data (DBMS), programprogram aplikasi bahasa pemprograman; (2) Perancangan basis data secara logical. Perancangan basis data logical adalah proses konstruksi suatu

informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan pada sebuah model data yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Dalam memetakan model perancangan konseptuan terdapat fase perancangan basis data secara logical. Model data logical adalah sumber bagi perancangan fisik, menyediakan perancangan fisik dengan wahana untuk pembuatan yang sangat penting untuk sebuah perancangan basis data yang efisien; dan (3) Perancangan basis data secara fisikal. Perancangan basis data secara fisik merupakan proses pembuatan diskripsi dan implementasi basis data pada media penympanan sekunder. Fase ini mendeskripsikan dasar relasi, berkas organisasi, dan indeks untuk mencapai pengaksesan yang efisien, dan beberapa hubungan yang utuh dan tingkat keamanan. Fase perancangan basis data secara fisik memperolehkan perancang membuat keputusankeputusan berdasarkan pada bagaimana basis data diimplementasikan. Agar perancangan fisikal ditoleransi untuk sebuah manajemen sistem basis data yang spesifik. Ada timbal balik antara perancangan logical dan fisikal, karena keputusan-keputusan diambil secara fisikal mengembangkan kinerja yang bisa mempengaruhi modal dan logikal. E. Diagram Alir Data Representasi jaringan dari sistem yang menggambarkan sistem berdasarkan komponenkomponennya dengan semua antarmuka diantara komponen-komponen tersebut. Perangkat pemodelan yang dapat menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan proses-proses fungsional yang satu dengan lainnya dihubungkan oleh pipa saluran data: (1) Surat Masuk. Proses ini adalah suatu proses pendataan yang dilakukan oleh karyawan maupun sekretariat dengan data dari surat yang akan masuk untuk diarsipkan; (2) Surat Keluar. Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh karyawan maupun sekretariat dengan menuliskan surat yang sudah ada dengan data tersebut; dan (3) Dokumentasi. Pada proses ini adalah proses untuk mendokumentasikan suatu video acara atau suatu moment dari agenda yang sudah dijadwalkan. 1. Elemen-Elemen Diagram Alir Data Diagram alir data ialah diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut, dan tempat penyimpanan datanya. Terdapat empat elemen yang membetuk Diagram alir data: (a) Aliran Data. Pipa saluran dimana paket informasi yang diketahui komposisinya mengalir: (1) Penghubung

5


antar proses yang mempresentasikan informasi yang dibutuhkan proses sebagai masukan atau informasi yang dihasilkan proses sebagai keluaran; (2) Aliran paket informasi dari satu bagian sistem ke bagian sistem lainnya; (3) Umumnya mengalir antar proses, tetapi dapat juga mengalir keluar masuk dari ke file (data store) atau dari ke sumber tujuan data; (4) Data yang dinyatakan dengan aliran data boleh datang dari beberapa dokumen, jadi tidak perlu dirinci menjadi dokumen-dokumen tersebut; dan (5) Diberi nama sesuai substansi ini dari paket informasi (bukan nama dokumen) yang mengalir; (b) Proses: (1) Transformasi aliran data yang datang menjadi aliran data yang keluar; (2) Transformasi bagaimana satu atau beberapa masukan diubah menjadi keluaran; (3) Menjelaskan proses-proses transformasi data apa saja yang ada dalam sistem atau yang harus dikerjakan oleh sistem. Komponen-komponen fisik tidak dapat diidentifikasi sebagai proses; dan (4) Diberi nama dan nomor yang akan dipergunakan untuk keperlukan identifikasi. Nama yang diberikan harus dapat menjelaskan apa yang dilakukan oleh proses. (c) Penyimpanan Data: (1) Tempat penyimpanan data atau tempat data yang dirujuk oleh proses; (2) Kumpulan paket data yang harus diingat oleh sistem dalam periode waktu tertentu; dan (3). Pada akhir pembangunan sistem, data store biasanya diimplementasi sebagai file atau basis data. (d) Sumber/Tujuan Data: (1) Menggambarkan entitas yang berinteraksi dengan sistem yang berada di luar ruang lingkup sistem (bukan yang menjalankan sistem tersebut) atau entitas yang berfungsi sebagai procedur/consumer dari sistem (sumber atau tujuan data); (2) Dapat berupa orang, unit organisasi, computer eksternal, organisasi eksternal atau sistem lain. Operator atau karyawan yang memasukkan data dalam sistem t e r m a s u k entitas internal, karena ia bukan consumer/procedur sistem (kecuali untuk ruang lingkup perangkat lunak tertentu yang digunakan). Disebut juga dengan nama entitas eksternal, terminator, source atau sink.

menggunakan kata kerja (missal cetak laporan) atau nama yang dibendakan (missal pencetakkan laporan). Data Store: (a) Data tidak dapat mengalir langsung dari satu data store ke data store yang lain. Data harus berpindah melalui proses terlebih dahulu; (b) Data tidak dapat mengalir langsung dari sumber data ke data store. Data harus berpindah melalui proses terlebih dahulu; (c) Data tidak dapat mengalir langsung ke data store ke tujuan data, data harus melalui proses terlebih dahulu; dan (d) Nama data store harus menggunakan kata benda (missal barang). Entitas eksternal: (a) Data tidak dapat mengalir secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Data harus melalui proses terlebih dahulu. Jikapun ada, hal tersebut tidak digambarkan dalam Data Alir Diagram; dan (b) Nama sumber/tujuan data harus menggunakan kata benda (misal operator atau karyawan). Aliran data: (a) Aliran data hanya boleh memiliki satu arah aliran data antara symbol yang satu dengan yang lainnya. Aliran dua arah bisa dimiliki antara proses dengan data store yang menunjukkan pembacaan data sebelum data diperbarui; (b) Aliran data yang sama yang menuju beberapa proses, data store atau sumber/tujuan data berbeda boleh digambarkan bercabang; (c) Aliran data yang sama dari beberapa proses, data store atau tujuan/ sumber data yang menuju satu proses tertentu boleh digambarkan bercabang; (d) Aliran data tidak boleh secara langsung mengalir ke dirinya sendiri (sirkuler). Aliran data tersebut harus diproses minimal satu atau lebih proses yang akan menghasilkan beberapa aliran data dan kembali ke aliran data yang asli ke proses yang awal; (e) Aliran data ke data store maksudnya memperbaharui data baik berupa penghapusan data maupun perubahan data; dan (f) Aliran data dari data store maksudnya proses mengambil ata membaca data dalam data store tersebut. Nama aliran data menggunakan kata benda. Beberapa aliran data dapat digunakan untuk satu anak panah asalkan kesemua nama data tersebut merupakan satu kesatuan paket data.

2. Aturan Penggambaran Diagram Alir Data

F. Organisasi Berkas

Berikut merupakan aturan-aturan dalam menggambarkan data alir diagram: Proses: (a) Tidak ada proses yang hanya mempunyai data keluaran saja. Jika objek hanya mempunyai data keluaran, maka objek tersebut adalah sumber data; (b) Tidak boleh hanya mempunyai data masukan saja (black hole). Jika sebuah objek hanya mempunyai data masukan saja, maka objek tersebut adalah tujuan data; dan (c) Nama proses harus

6

Organisasi berkas adalah teknik untuk menyusun rekaman-rekaman dalam berkas pada tempat penyimpanan sekunder (secondary storage). Dalam memilih pengorganisasian berkas pada basis data [7]. 1. Organisasi Berkas Berurutan Pada organisasi berurutan (sequential file organization) rekaman-rekaman dalam berkas


disimpan secara berurutan menurut nilai kunci primer. Untuk mengalokasikan suatu rekaman program harus secara normal memindai berkas dari awal hingga rekaman yang dikehendaki ditemukan.

disposisi/pengarahan/catatan dari pejabat yang berwenang atau yang memperoleh delegasi wewenang untuk menyelesaikan atau menangani subtansi surat serta sebagai sarana pengendalian yang berisi informasi perkembangan penanganan surat atau berkas [8]. H. Format Video

Menurut Imanda Rahma Arum bandwith yang diakses secara lokal, maka video yang dilihat dapat diakses secara cepat meskipun pastinya terdapat buffer tetapi tidak terasa karena pengaksesannya cepat dan apabila video yang diakses dari luar atau jaringan internet, maka untuk kecepatan dalam pengaksesan video tergantung dari bandwith yang tersedia yang dimiliki [9]. Gambar 8 Pengorganisasian berkas berurutan Selain itu ukuran file dan kualiatas video juga Tabel 1 Data Video MP4 2. Organisasi Berkas Berindeks mempengaruhi pada proses buffering berikut adalah Tabel 1 Data Video MP4 Dalam mengatur berkas-berkas video yang beberapa video dan kecepatannya. No format Kualitas video Ukuran Tipe Tabel 1 Data Video MP4 berada didalam penyimpanan berkas atau arsip 1 360p 22,23 MB MP4 Tabel video MP4 No1 Data Kualitas video Ukuran Tipe pengguna atau user hanya mengupload video apabila 2 480p 33,36 MB MP4 1 360p 22,23 MB MP4 No Kualitas video Ukuran Tipe user akan menyimpan berkas video, dengan cara 3 720p 71,24 MB MP4 480p 33,36MB MB MP4 12 360p 22,23 MP4 menekan tombol upload dan memilih kategori video 1080p 131,24 MP4 720p 71,24 MB MP4 23 4 480p 33,36 MB MP4 yang akan disimpan. MB Tabel 1 Data Video MP4 1080p 131,24 MP4 34 720p 71,24 MB MP4 Kemudian apabila pengguna ingin melihat MB 4 1080p 131,24 MP4 berkas video apa saja yang berada didalam arisp atau 2 Kecepatan MP4 No Tabel Kualitas video buffer Ukuran Tipe MB database video, user hanya memasukan kata kunci 1 Tabel 2 Kecepatan 360p 22,23 MB MP4 buffer MP4 video tersebut, berikut merupakan kata kunci yang Tabel 2 Kecepatan buffer MP4 Kualitas video 2 Bandwith 480p 33,36 MB MP4 Tabel 2 Kecepatan buffer MP4 berada didalam kategori dokumentasi. 360p 480p 720p 1080p Kualitas video 3 720p 71,24 MB MP4 Bandwith 360p 480p 720p 4m Kualitas 5m131,24 11m 1080p 31m video 41000 kbps 1080p MP4 Bandwith 360p 45s 20s 23s 47s 480p 720p 1080p MB 1000 kbps 4m 5m 11m 31m 45s 20s 23s 47s 1000 768kbps kbps 4m6m 5m8m 11m 17m 31m 45m Tabel 2 45s Kecepatan buffer MP4 20s 23s 47s 12s 3s 10s 31s 768 kbps 6m 8m 17m 45m 512 kbps 12s 8m 3s 11m 10s 23m 31s 57m 768 kbps 6m 8m 17mvideo45m Kualitas 27s 11m 23s 23m 50s 57m 12s 512 kbps 12s 8m Bandwith 3s 10s 31s 360p 480p 720p 1080p 384 kbps 27s 11m 23s 14m 50s 33m 12s 82m 512 kbps 8m 11m 23m 57m 4s 14s 12s 6s 1000 kbps 4m 5m 11m 31m 384 kbps 27s 11m 23s 14m 50s 33m 82m 12s 45s 20s 23s 47s 4s 14s 33m 12s 6s 384 kbps 11m 14m 82m Gambar 9 Pengorganisasian berkas berindeks 4s6mFLV 14s8m 12s 768 kbpsVideo 17m 6s45m Tabel 3 Data Tabel 3 Data video FLV Untuk menyimpan suatu file video kita 12s 3s 10s 31s Tabel Data Video FLV No 3512 Kualitas Tipe memerlukan video dengan format MP4 karena dari kbps video 8m 11mUkuran 23m 57m Tabel 3 Data Video FLV 1 360p 16,23 50s MB FLV Kualitas video Ukuran Tipe 27s 23s 12s segi ukuran cukup relative kecil dan dilihat dari segi No 2 480p 27,33 MB FLV 1 360p 16,23 MB FLV 384 kbps 11m 14m 33m 82m Kualitas video Ukuran Tipe kualitas jauh lebih baik dibanding format FLV selain No 3 720p 58,24 MB 480p 4s 27,33 MB FLV 14s MB 12s 6sFLV 360p 16,23 FLV itu pula format MP4 memiliki resolusi frame yang 12 4 1080p 115,10 MB FLV 720p 58,24MB MB FLV 480p 27,33 FLV cuku besar dibanding dengan frame FLV yang apabila 23 4 1080p 115,10MB MB FLV 3Tabel 720p FLV diperbesar maka video akan hancur kualitasnya. 4 Kecepatan buffer FLV Tabel 3 Data Video FLV58,24 buffer FLVMB 4 Tabel 4 Kecepatan 1080p 115,10 FLV G. Terminolog Disposisi No 4 Kecepatan Kualitas video Ukuran Tipe Tabel buffer FLV Kualitas video 1 4 Kecepatan 360p buffer FLV 16,23 MB FLV Tabel Kata disposisi secara terminologi sepadan Bandwith 360p 480p 720p FLV 1080p 2 480p 27,33 MB Kualitas video dengan kata sikap. Dengan kata lain bahwa lembarBandwith 10003kbps 2m 50s 3m58,24 33s 7m 56s FLV1080p 27m 45s 720p 360p 480p 720p KualitasMB video disposisi ialah suatu formulir yang disertakan pada Bandwith 4 1080p 115,10 1000 kbps 2m 50s3s 3m 33s 7m 56s10sFLV 27m 4m 6m 2s MB 13m 40m45s 56s 360p 480p 720p 1080p surat masuk sebagai sarana untuk mencantumkan 768 kbps 1000 2m 50s 33s 56s 45s 512kbps kbps 6m 8m 19m 49m 768 kbps 4m 3s27s 3m 6m 2s35s 7m 13m 10s3s 27m 40m 56s6s Tabel 4 Kecepatan buffer FLV 384 kbps 8m 14s 11m 10s 27m 11s 62m 512kbps kbps 6m 3s 27s 8m 2s 35s 13m 19m10s 3s 49m56s 6s4s 768 4m 6m 40m

384kbps kbps 512 Bandwith 384 kbps

8m27s 14s 6m 8m 14s 360p

11m35s 10s 19m 27m 3s 11s 8m Kualitas video 11m 10s 27m 11s 480p 720p

7

62m6s 4s 49m 62m 4s 1080p


III. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis prosedur yang sedang berjalan Kementerian Perdagangan pada bagian kepegawaian memiliki beberapa prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan adapun prosedur pengarsipan surat masuk yaitu: (1) Bagian sekretariat mengirimkan surat kepada biro organisasi kepegawaian; (2) Menerima surat dari sekretariat kemudian biro orga nisasi kepegawaian mengkonfirmasi surat dan menyimpan surat kemudian diberikan lagi kepada bagian tataklasana penerimaan surat; (3) Setelah tataklasana menerima surat lalu surat di konfirmasi dan disimpan kemudian dikembalikan lagi kepada sekretariat; dan (4) Salinan yang sudah masuk kebagian sekretariat kemudian dikonfirmasi dan disimpan serta surat masuk diserahkan kepada kepala kantor. Untuk surat keluar memiliki beberapa tahapan diantaranya yaitu: (1) Sekretariat memberikan konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk diperiksa secara manual. Setelah itu kepala kantor memeriksa surat keluar dan mengeluarkan file untuk memperbaiki konsep surat keluar tersebut. Kemudian bagian sekretariat memperbaiki konsep surat keluar tersebut dan menyerahkan kembali kepada kepala kantor untuk ditanda tangan oleh kepala kantor; dan (2) Setelah surat keluar tersebut ditanda tangan oleh kepala kantor kemudian diberikan lagi kepada bagian sekretariat untuk dicatat. Setelah sekretariat mencatat surat keluar tersebut kemudian bagian sekretariat mengeluarkan 2 file yaitu surat keluar dan salinan surat. Kemudian salinan surat disimpan sebagai arsip oleh sekretariat Sekretaria memberikan surat keluar kepada para anggota rapat yaitu kepala biro yang akan menandatangani Untuk memperoleh sumber-sumber referensi tentang permasalahan yang dihadapi oleh penelitian ini maka perlu adanya kegiatan yang berkaitan dengan landasan secara konseptual dan praktis. Studi pustaka yang dilakukan oleh peneliti berupa datadata dari buku. 1. Observasi yaitu dengan melakukan pengamatan langsung ke lokasi penelitian mengenai mekanisme sistem yang sedang berjalan. 2. Wawancara dengan melakukan wawancara kepada beberapa karyawan dengan mengumpulkan data baik itu berupa tanya jawab ataupun berupa surat masuk dan surat keluar serta format surat yang sudah ada. Dari masalah yang ada di kantor kementerian perdagangan setelah dievaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat Sistem Pengarsipan

8

Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala yang sering terjadi. B. Perancangan Sistem Dari masalah yang ada di kantor kementerian perdagangan setelah dievaluasi, maka penulis mengajukan untuk membuat Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menanggulangi kendala yang sering terjadi. Agar sistem yang ada berjalan lebih cepat, tepat, efektif, dan efisien maka untuk itu penulis memperbaiki sistem yang ada. Pada saat ini menjalankan program pertama kali dengan memasukan alamat yang akan dituju yaitu http://localhost/aplikasi/login.php kemudian memasukan NIK dan password dengan benar, apabila yang dimasukkan salah maka akan kembali ke input password, pengguna atau user harus menginput kembali NIK dan password kembali dan apabila benar maka user akan masuk ke halaman utama Dalam menu halaman utama user dapat memasukan informasi dengan menulis surat yang akan dituju dengan mengirimkan data tersebut yang akan masuk dan tersimpan kedalam database, apabila user ingin mencetak laporan yang akan diberikan kepada atasan maka user hanya masuk ke dalam menu menu laporan dan dapat langsung mencetak laporan tersebut. Dalam hal ini penulis akan membangun suatu aplikasi pengarsipan data Surat Masuk dan Surat Keluar, Sehingga nantinya aplikasi tersebut dapat dikelola dan digunakan oleh para karyawan kantor dan sekretariat. Dalam Hal ini penulis akan memberikan usulan rancangan surat masuk maupun surat keluar sehingga dapat menggambarkan alur surat masuk dan surat keluar. C. Perancangan Surat Masuk Berikut adalah prosedur arsip Surat Masuk yang diusulkan: (1). Karyawan atau pegawai menulis dan mengirimkan surat kepada para sekretariat maupun sebaliknya; (2). Kemudian surat masuk tersebut dikonfirmasi oleh bagian sekretariat maupun sebaliknya; dan (3). Surat masuk tersebut kemudian

Gambar 10 Alur surat masuk


diberikan kepada kepala kantor sedangkan data surat masuk baik itu berupa berkas maupun berupa video akan secara otomatis tersimpan di dalam aplikasi sistem pengolahan database yang ada.

dengan menggunakan data masuk dan keluar yang ditunjukan oleh anak panah masuk dan keluar secara berurutan sebagai sebuah bubble tunggal dengan disebut sebagai Diagram konteks.

D. Perancangan Surat Keluar Berikut adalah prosedur arsip Surat Keluar yang diusulkan: (1) Kepala Kantor menerima dan memeriksa konsep surat keluar yang sudah dicetak oleh sekretariat secara manual yang berupa hardcopy; (2). Kemudian kepala kantor memeriksa dan mengeluarkan file surat keluar yang harus diperbaiki oleh sekretariat atau karyawan; (3). Setelah itu Sekretariat memperbaiki dan memberikan konsep surat untuk ditanda tangani oleh kepala kantor; dan (4) Kemudian kepala kantor menerima dan menandatangani konsep surat.

Gambar 12 Diagram conteks

Tabel Tabel 8 T8

E. E. Perancangan Basis Data E. Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data

Tabel 5 Tabel User Tabel 5 Tabel User

Tabel 5 Tabel user

Nama Field Nama Field NIK NIK Pass Pass Nama Nama

Type Type IntInt Varchar Varchar Varchar Varchar

Size Size 1515 5050 3535

Jenis_Kelamin Jenis_Kelamin Alamat Alamat Jabatan Jabatan Bagian Bagian

Varchar 8 8 Varchar Text Text Varchar 2020 Varchar Varchar 5050 Varchar

Tabel 6surat Tabel Surat Masuk Tabel 6 Tabel Surat Masuk Tabel 6 Tabel masuk Gambar 11 Usulan surat keluar

Dan terakhir surat keluar diserahkan kepada sekretariat sedangkan data surat masuk beserta softcopy akan otomatis tersimpan ke dalam database aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar. 1. Menterjemahkan model data logik global untuk DBMS target: (a) Rancangan relasi-relasi basis data untuk DBMS target; dan (b) Rancangan aturan-aturan integrasi untuk DBMS target. 2. Rancangan dan implementasi representasi fisik: (a) Analisis transaksi-transaksi; (b) Pilih organisasi file; (c) Pilih indeks-indeks sekunder; (d) Pertimbangan penambahan redundansi yang terkendali; dan (e) Estimasikan ruang disk yang diperlukan. 3. Rancang dan implementasikan mekanisme pengamanan: (a) Rancang view-view pemakai; dan (b) Rancang aturan-aturan pengaksesan. 4. Monitor dan sesuaikan sistem yang sedang operasi. Sistem yang merepresentasikan elemen sistem

Nama Field Nama Field No_agenda No_agenda NIK NIK Tgl_terima Tgl_terima

Type Size Size Type Varchar 2525 Varchar IntInt 1515 Date Date

Asal Asal Isi_Ringkasan Isi_Ringkasan Lampiran Lampiran

Varchar 2525 Varchar Text Text Varchar 5050 Varchar Disposisi_KARO Varchar 5050 Disposisi_KARO Varchar Disposisi_KABAG Varchar 5050 Disposisi_KABAG Varchar Disposisi_KASUBBAG Varchar Varchar 5050 Disposisi_KASUBBAG Tanggapan Char Tanggapan Char 1 1 F. Tabel Perancangan User Interface Tabel 7 Tabel Surat Keluar 7 Tabel Surat Keluar Berdasarkan pada bab sebelumnya agar tercipta Nama Field Type Size Size Type penataanNama arsip Field yang baik diperlukan adanya sistem No_agenda Varchar No_agenda arsip yang tepat. Varchar 2525 arsip penyimpanan Penyimpanan NIK Int 15 NIK dilakukan kedalam databaseIntmelalui 15 SQL Server Tgl_terima Date Tgl_terima Date berikut merupakan langkah-langkah menyimpan arsip Isi_Ringkasan Text Isi_Ringkasan Text kedalam database: (1) User melakukan penulisan Lampiran Varchar5050 Lampiran Varchar Diteruskan Kepada Varchar9090 Diteruskan Kepada Varchar 9 Disposisi_KARO Varchar5050 Disposisi_KARO Varchar Disposisi_KABAG Varchar5050 Disposisi_KABAG Varchar Disposisi_KASUBBAG Varchar 50

N Nam No_age No_agend NIK NIK Tgl_ter Tgl_terim Asal Asal Isi_Rin Isi_Ringk Lampir Lampiran Diterus Diteruska Dispos Disposisi Dispos Disposisi Dispos Disposisi Tangga Tanggapa


surat kepada user yang akan dituju sesuai dengan format yang ada; (2) Lalu surat masuk akan masuk kedalam sistem database dengan tabel arsip dan tabel surat keluar dari user yang mengirimkan surat; dan (3) Kemudian sistem database akan memasukan surat pada penerima surat kedalam tabel surat masuk dan tabel user yang menerima.

Disposisi_KARO, Disposisi_KABAG, Disposisi_ KASUBBAG, Tanggapan.

G. Hasil User Interface 1. Menu Login Menu Login digunakan sebagai pengamanan sistem penyalahgunaan hak akses, sehingga keamanan data dapat terjamin. Disini user atau karyawan diminta memasukan NIK (Nomor Induk Karyawan) dan password untuk dapat mengakses data selanjutnya.

Gambar 15 Form tulis surat

Gambar 13 Menu login

4. Menu Surat Masuk Menu Surat Masuk merupakan menu halaman dimana semua form surat yang masuk diarsipkan. Dan di dalamnya terdapat no_agenda, NIK, Tgl_terima, Asal, Isi_Ringkasan, Lampiran, Tanggapan, karo, kabag, kassubag, Lihat_Data, Hapus_Data, Simpan.

2. Menu Halaman Utama Pada form ini adalah form Beranda yang isinya tampilan awal, kalender, jam digital, Tulis, Surat Masuk, Surat Keluar, Arsip, Cari Surat, Laporan, Dokumentasi, dan Tombol Keluar. Pengguna komputer nantinya hanya tinggal klik saja ikon menu yang di inginkan untuk melihat, mengarsipkan atau menulis surat. Gambar 16 Menu surat masuk

5. Menu Surat Keluar Menu Surat Keluar merupakan menu halaman dimana semua form surat yang Keluar diarsipkan. Dimana didalamnya berisikan no_agenda, NIK, Tgl_terima, Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_ Kepada, Tanggapan, karo, kabag, kassubag, Lihat_ Data, Hapus_Data, Simpan.

Gambar 14 Menu halaman utama

3. Form Tulis Surat Dalam hal menulis surat dimana didalamnya berisikan No.agenda, no.Surat, Nik, Tgl_Terima, Asal, Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_Kepada,

10

Gambar 17 Menu surat keluar


9. Form Laporan Pada Form ini terdapat dua jenis laporan yaitu laporan Surat Masuk yang isinya terdapat Surat Masuk sedangkan laporan Surat Keluar yang isinya terdapat Surat Keluar.

Gambar 18 Form arsip

6. Form Arsip Menu Arsip merupakan menu halaman dimana semua form surat diarsipkan. Dimana didalamnya berisikan no_agenda, NIK, Tgl_terima, asal, Isi_Ringkasan, Lampiran, Diteruskan_Kepada, Tanggapan, karo, kabag, kassubag 7. Menu Cari Surat Pada menu ini kita dapat mencari surat masuk maupun surat keluar berdasarkan no_agenda dari surat tersebut.

Gambar 22 Form laporan surat keluar

H. Penggunaan Aplikasi Dalam penggunaan aplikasi sistem informasi pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kementerian Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian dapat dilihat dari perancangan aplikasi kedalam bentuk tampilan aplikasi. I. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Gambar 19 Menu cari surat

8. Menu Dokumentasi Pada form ini adalah form Dokumentasi yang terdapat Beranda, Tulis, Surat Masuk, Surat Keluar, Cari Surat, Laporan, Dokumentasi, dan Tombol Keluar. Pengguna komputer nantinya hanya tinggal klik saja ikon menu yang di inginkan dan untuk menjalankan video pengguna hanya klik video yang akan diputar, mengarsipkan atau menulis surat.

Untuk kebutuhan hardware, penulis menggunakan: l Processor Intel Pentium Dual Core, l Monitor 14 Inc, l Mouse Logitech Optical, l Harddisk 320 GB, l RAM 2 GB. Sedangkan untuk perangkat lunak penulis yang menggunakan: l SQL Server l Xampp Versi 3.1.0 l Adobe Dreamweaver CS6

IV. SIMPULAN

Gambar 20 Menu dokumentasi

Gambar 21 Form Lporan surat masuk

Berdasarkan dari pembahasan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan menggunakan Aplikasi perancangan dan implementasi sistem informasi pengarsipan surat dinamis pada kementerian perdagangan di biro organisasi dan kepegawaian berbasis web sangat membantu karyawan dalam bekerja agar mempermudah dan mempercepat proses input surat masuk dan surat keluar. Untuk meningkatkan sistem peng agendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi. 2. Dengan pengolahan database berbasis elektronik, maka data mitra kerja pada kantor Kementerian Perdagangan di biro organisasi dan kepegawaian berbasis web lebih cepat di akses.

11


Untuk menghasilkan informasi yang lebih berkualitas dan akurat, serta dapat mempermudah perolehan data yang diinginkan.

[6]

Askari Azikin. “Debian GNU/Linux”. Jakarta, [Online] Diakses 27 Februari 2015 dari ttp://directory.umm. ac.id/Operating%20System%20Ebook/DEBIAN/ Bab%204%20Sistem%20File%20GNULinux.pdf hal

V. DAFTAR RUJUKAN [1]

J. A. O`Brien, Introduction to Information System, 12th edition, McGraw-Hill Irwin, New York: 2005 hlm 332.

[2]

Elita & Bakhtaruddin. “Penanganan Surat Masuk dan

50 [7] Nugroho. “Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data”, Yogyakarta: Hlm 228-230. [8]

Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian

dari

Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman”.2013

hlm.94 [3]

L. Finoza. Aneka Surat Sekretariat & Bisnis Indonesia. Jakarta, Insan Mulia 2006. hlm 3-4.

[4]

B.R. Marshall & P. J. Steinbart. Accounting Information System. Jakart, Salemba Empat, 2006. hlm 11.

[5] V. Yasin. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek (Pemodelan, Arsitektur dan Perancangan). Jakarta: Mitra Wacana Media, 2012. hlm 260-261, 262263, 276-278, 278-279, 123-126, 181-182.

12

http://setneg.go.id/components/com_permen/

docviewer.php?id=23&filena m e = 1 0 _ B A B _ V I _

[Online].Diakses 7 April 2014 dari http://download. portalgaruda.org/articlephp?article=101360&val=1516

Sekretariat Negara. “Perangkat Pengendalian Surat”. Jakarta: Pusat, [Online] Diakses 27 Februari 2015

PERANGKAT_PENGENDALIAN_SURAT.pdf [9]

hal 152. S. Amang. et. al. “Rancang Bangun

Digital Asset

Manager (DAM) IPTV”. 2013. [Online]. Diakses 29 Agustus 2014 dari https://www.pens.ac.id/uploadta/ downloadmk.php?id=1764. hlm 4-

5.

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Recommend Documents