SISTEM INFORMASI ARSIP AKTIF PADA BADAN ARSIP DAN

Download E-mail : [email protected]. ABSTRAK. Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi ... tersebut adalah dengan menganalisis proses pengelolaa...

0 downloads 349 Views 850KB Size
SISTEM INFORMASI ARSIP AKTIF PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH Adam Surya Aji Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang 50131 Telp : (024) 3517261, Fax : (024) 3520165 E-mail : [email protected]

ABSTRAK

Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebuah lembaga pemerintah yang memiliki fungsi sebagai lembaga yang mengelola arsip maupun sebagai pusat arsip di Provinsi Jawa Tengah. Dalam hal pengelolaan arsip , Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah saat ini masih mengalami kendala dan kekurangan yaitu pada saat pengelolaan arsip mulai dari pengolahan dan pendistribusian arsip masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan tidak efektif dan efisien baik tenaga, waktu maupun biaya.. Metodologi yang dipakai untuk merancang aplikasi tersebut adalah dengan menganalisis proses pengelolaan arsip yang sedang berjalan, mendesain sistem baru yang terkomputerisasi, membuat sistem database dan program, dan yang terakhir menguji dan mengevaluasi sistem yang telah dibuat. Program yang dihasilkan dalam sistem ini adalah Sistem Informasi Arsip Aktif Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis aplikasi Visual basic 6.0 dan database Sql. Kata kunci: Arsip Aktif, Visual Basic 6.0, database Sql, SDLC, Pengelolaan Arsip.

1.

manajemen yang baik

PENDAHULUAN

Informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan

utama

bagi

maupun swasta. Informasi merupakan penting dalam mendukung

proses

kerja

administrasi

dan

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen organisasi

dalam

perkembangan

menghadapi

dan

proses pengolahan dan pendistribusian.

setiap

organisasi, baik organisasi pemerintah

bagian

sejak dari

tantangan

perubahan situasi dan kondisi yang begitu cepat. Salah satu sumber data

Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah Lembaga Pemerintah Daerah Jawa Tengah yang berada di bawah Gubernur dengan tugas pokok dan fungsinya membantu Gubernur dalam Bidang Kearsipan, dimana dalam pelaksanaan tugasnya Badan

Arsip

Dan

Perpustakaan

Provinsi Jawa Tengah meliputi bidang pembinaan, pengelolaan, pembangunan

atau informasi adalah arsip.

sistem jaringan informasi kearsipan , Arsip

merupakan

rekaman

pengembangan sumber daya manusia

informasi dari kegiatan atau peristiwa

dan sarana serta

dalam berbagai bentuk dan media

pencipta arsip di lingkungan daerah

sesuai dengan perkembangan teknologi

provinsi dan lembaga kearsipan daerah

informasi dan komunikasi yang dibuat

kabupaten/kota di Jawa Tengah.

prasarana terhadap

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah

daerah,

pendidikan,

perusahaan,

lembaga organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam

pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan bernegara. Disamping itu fungsi arsip sebagai pusat ingatan, bahan untuk pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,

berbangsa

dan

bernegara. Berdasarkan fungsi arsip

Sebagai bertugas

lembaga

daerah

melaksanakan

yang

kegiatan

kearsipan, seringkali Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah masih terkendala dalam beberapa hal, diantaranya

proses

pengelolaan

arsipnya mulai dari pengolahan dan pendistribusian arsip masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan tidak efektif dan efisien baik tenaga, waktu maupun biaya .

yang penting maka harus dimbangi

Mengacu pada latar belakang di

pula dengan pengelolaan arsip atau

atas maka dapat di usulkan untuk diterapkan suatu sistem informasi arsip

aktif

yang

membantu

pengelolaan

arsip

pengolahan

dan

proses

mulai

dari

pendistribusian

yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. 2. Jogiyanto

H.

M.

(2011),

sehingga mengasilkan sistem informasi

mendefinisikan sistem adalah suatu

arsip yang utuh dari arsip aktif yang

jaringan

merupakan

prosedur yang saling berhubungan,

penggabungan

laporan

kerja

dari

prosedur-

surat masuk dan laporan surat keluar

berkumpul

dari arsip aktif. Oleh karena itu, dalam

melakukan suatu kegiatan atau

kegiatan penelitian ini dapat diambil

untuk menyelesaikan suatu sasaran

judul “Sistem Informasi Arsip Aktif

tertentu.

Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”.

bersama-sama

3. Abdul

untuk

Kadir

mendefinisikan

(2009),

sistem

adalah

sekumpulan elemen yang saling terkait

atau

terpadu

yang

dimaksudkan untuk mencapai suatu

II. TINJAUAN PUSTAKA

tujuan.

Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan elemen

Dari pernyataan mengenai

yang saling berhubungan merupakan suatu

sistem tersebut dapat disimpukan

kesatuan. Dari bahasa Latin dan yunani,

bahwa

istilah sistem dapat diartikan sebagai

memiliki pengertian yang sama

penggabungan, untuk mendirikan, dan

dimana sistem merupakan kesatuan

menempatkan bersama. Sistem adalah

elemen-elemen

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur

berinteraksi dan bekerjasama untuk

atau

mencapai suatu tujuan. Elemen-

variabel-variabel

yang

saling

pada

prinsipnya

sistem

yang

saling

elemen

yang

dimaksud

saling bergantung satu sama lain. [5]

berupa

suatu

subsistem

Menurut beberapa pakar mendefinisikan

bagian-bagian dari suatu sistem

sistem sebagai ;

dapat

terorganisasi,

saling

berinteraksi,

dan

mencakup

dapat atau

struktur

1. Roberth G. Murdich, Joel E. Ross

organisasi, sumber daya manusia,

dan James R. Claggett (2010),

prosedur kerja, proses, sarana dan

mendefinisikan

prasarana,

seperangkat

sistem

adalah

elemen

yang

digabungkan antara satu dengan

tujuan

dari

sistem,

batasan, kontrol, input dan output serta umpan balik.

1. Data yang diolah menjadi

Pengertian Informasi

darah

Informasi dapat diibaratkan sebagai

bentuk yang lebih berguna

yang

dan lebih berarti bagi yang

mengalir

didalam

tubuh

manusia, seperti halnya informasi didalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk

mendukung

kelangsungan

perkembangannya,

sehingga

terdapat

alasan

informasi

sangat

bahwa

menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat engurangi

derajat

ketidakpastian tentang suatu

dibutuhkanbagi sebuah perusahaan.Akibat

keadaan atau kejadian.

bila kurang mendapatkan informasi, dalam

Sebagai contoh, informasi

waktu

yang

tertentu

perusahaan

akan

menyatakan

bahwa

mengalamu ketidakmampuan mengontrol

nilai rupiah akan anaik, akan

sumber daya, sehingga dalam mengambil

mengurangi

keputusan-keputusan

mengenai

strategis

sangat

terganggu, yang pada akhirnya akan

sebuah

mengalami

dilakukan.

kekalahan dalam

bersaing

dengan lingkungan pesaingnya. Disamping

3. Data

ketidakpastian jadi

tidaknya

investasi

digunakan

akan

untuk

itu, sistem informasi yang dimiliki sering

membantu memilih untuk

kari tidak bekerja dengan baik. Masalah

bertindak

utamanya adalah bahwa sistem informasi

bertindak saat ini atau masa

tersebut terlalu banyak informasi yang

yang akan datang

tidak bermanfaat atau berarti (sistem

tujuan

terlalu banyak data). Memahami konsep

terpenuhi

dasar informasi adalah sangat penting

disebut sebagai pengambilan

(vital) dalam mendesain sebuah sistem

keputusan bisnis).

atau

perusahaan (pilihan

tidak

agar dapat yang

informasi yang efektif (efective bussiness system). Menyiapkan langkah atau metode

Pengertian Arsip

yang

Istilah arsip berasal dari bahasa

berkualitas adalah tujuan dalam mendesain

yunani, yaitu dari kata arche, kemudian

sistem baru.[7]Terdapat beberapa definisi,

berubah menjadi archea dan selanjutnya

antara lain :

mengalami perubahan kembali menjadi

dalam

menyediakan

informasi

archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.

Arsip sebagaimana dijelaskan

tersebut

tidak

semua

surat

Surat

dapat

dalam undang – undang No. 43

dikatakan

Tahun 2009 tentang Kearsipan,

dikatakan arsip apabila memenuhi

adalah

persyaratan berikut :

rekaman

kegiatan

atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media

sesuai

dengan

arsip.

1. Surat tersebut harus masih mempunyai

kepentingan

perkembangan teknologi informasi

(bagi lembaga, organisasi,

dan komunikasi yang dibuat dan

instansi, perseorangan) baik

diterima oleh lembaga negara,

untuk masa kini maupun

lembaga

masa yang akan datang, dan

daerah,

lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi

2. Surat tersebut, karena masih

politik, organisasi kemasyarakatan,

mempunyai

dan

kepentingan harus disimpan

perseorangan

pelaksanaan

dalam kehidupan

bermasyarakat,

berbangsa

dan

dengan suatu

nilai

mempergunakan sistem

tertentu

bernegara. Dari pengertian tersebut

sehingga dengan mudah dan

dapat

cepat diketemukan apabila

dimaknai

bahwa

setiap

kegiatan pemerintah tercatat dalam

sewaktu-waktu

dokumen / arsip. Arsip merupakan

kembali.

bentuk

Menurut

pertanggung

jawaban

diperlukan

Basir

Barthos

terhadap penyelenggaran kegiatan

dalam

dari sebuah kementrian maupun

Kearsipan arsip (record) yang

lembaga

dalam Bahasa Indonesia disebut

serta

organisasi

dan

bukunya

Manajemen

perorangan.Semua kegiatan dalam

“dokumen”,

sebuah organisasi terutama dalam

dapat

instansi pemerintah terekam dalam

sebagai setiap catatan tertulis

arsip. Dimana rekaman kegiatan

baik

tersebut dapat digunakan sebagai

ataupun bagan yang memuat

bahan

keterangan-keterangan

dasar

pengembangan

pada

diberikan

dalam

pokoknya pengertian

bentuk

gambar

mengenai suatu subyek (pokok

instansi yang bersangkutan. Kamus

persoalan) ataupun peristiwa-

Umum Bahasa Indonesia, arsip

peristiwa yang dibuat orang

adalah

Sedangkan

penting.

menurut

simpanan

surat-surat

untuk membantu daya ingat

Menurut

pengertian

orang (itu) pula. Yang termasuk

sebagai arsip itu misalnya :

dalam perencanaan, pelaksanaan,

surat-surat,

penyelenggaraan

kuitansi,

faktur,

kehidupan

pembukuan, daftar gaji, daftar

kebangsaan pada umumnya atau

harga, kartu penduduk, bagan

dipergunakan

organisasi, foto-foto dan lain

dalam administrasi negara. Arsip

sebagainya.

dinamis

Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan

secara

teratur

berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan

kembali.

Menurut

pengertian tersebut, dokumen yang

disebut

arsip

harus

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

secara

juga

terekam,

langsung

berarti informasi

termasuk

data

dalam

sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.

Karena

masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola

untuk

mendukung

aktivitas organisasi. Arsip dinamis harus

memenuhi

ditentukan,

syarat

lengkap,

yang cukup,

bermakna, komprehensip, tepat dan tidak melanggar hukum. Adapun

1. Dokumen

tersbut

harus

masih mempunyai kegunaan, 2. Dokumen

tersebut

harus

bentuk arsip dinamis dapat berupa : Kertas,

mikrofilm,

elektronik,

peta,

atau

media

cetak

biru,

disimpan secara teratur dan

gambar, foto, dari sistem komputer,

berencana, dan

audio dan video, dokumen tulisan

3. Dokumen

tersebut

dapat

ditemukan kembali dengan

tangan, formulir dan sebagainya. Sedangkan arsip statis adalah

mudah dan cepat apabila

arsip

diperlukan kembali.

secara

Dari beberapa definisi tersebut,

yang tidak

dipergunakan

langsung

perencanaan,

untuk

penyelenggaraan

arsip dibedakan menurut fungsinya

kehidupan

kebangsaan

pada

menjadi 2 golongan, yaitu arsip

umumnya

maupun

untuk

dinamis dan arsip statis. Arsip

penyelenggaraan

dinamis

administrasi

adalah

dipergunakan

arsip

secara

yang

langsung

sehari-hari

negara. Jadi arsip

dinamis adalah semua arsip yang

masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swata atau

Dinami

organisasi kemasyarakatan, karena masih

dipergunakan

langsung

dalam

pelaksanaan

Statis

kegiatan Gambar 2.1 Arsip Dinamis dan Statis

administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam

bahasa

record.

In-Aktif

Arsip

secara

perencanaan,

dan

inggris

Sedangkan

Aktif

arsip

disebut statis

Jadi

apapun

sebutannya,

yang

adalah arsip-arsip yang disimpan di

dimaksud dengan arsip disini adalah seiap

Arsip Nasional Republik Indonesia

catatan (record/dokumen) yang tertulis,

(ANRI) yang berasal dari arsip

tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,

dinamis diberbagai kantor. Arsip

angka atau gambar, yang mempunyai arti

statis dalam bahasa inggris disebut

atau

Archieve. Dua istilah record dan

komunikasi dan informasi, yang terekam

archieve

pada kertas,(kartu formulir), kertas film

diatas

sering

disebut

tujuan

(slide,

dengan istilah arsip. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan in-aktif. Yang dimaksud

tertentu

film-strip,

sebagai

bahan

mikro-film),

media

komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas photocopy, dan lain-lain.[1]

dengan arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk

Tujuan Arsip Aktif

kegiatan administrasi. Sedangkan

Bagi

pemerintah

arsip in-aktif adalah arsip yang

memiliki tujuan

sudah

bahkan

jarang

digunakan

untuk

arsip

aktif

menjamin keselamatan

pertanggungjawaban

nasional

administrasi.

tentang perencanaan, pelaksanaan, dan

Pengelompokan arsip aktif dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

arsip in-aktif pada kepentingan

serta

organisasi.

pertanggungjawaban

kegiatan

untuk

menyediakan tersebut

bahkan bagi

kegiatan pemerintah”. Tujuan dari arsip aktif adalah agar arsip yang diolah dapat memberikan manfaat kepada organisasi, masyarakat, peneliti, dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.[2]

dasarnya

Fungsi Arsip Aktif Secara umum arsip aktif diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan kebangsaan tanpa

melepaskan

arsip

dari

ikatan

provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip aktif

dirancang

untuk

memenuhi

layanan

penelitian

kebutuhan layanan. Kesejarahan, dan layanan

publik, sehingga dalam

saja,

tergantung

kepada

kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan.

Komputer

mampu

menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen, disamping sebagai penunjuk atau radar, maka ke dalam komputer dapat dimasukan juga data-data dan informasi yang menjadi isi dari masing-masing arsip yang dikomputerkan.[6]

Pengertian

Sistem

Informasi

Arsip

Aktif

pengaturannya didasarkan pada prinsip

Definisi sistem informasi Arsip

asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai

Aktif disini adalah proses pengolahan,

dengan asal-usul organisasi penciptanya,

pendistribusian dan pelayanan informasi

dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan

arsip aktif sedemikian rupa sehingga pada

arsip harus memperhatikan sistem aturan

Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi

asli yang digunakan saat arsip tersebut

Jawa

diciptakan.

informasi tentang arsip aktif. Pada

Jadi dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan kesejarah-an, layanan penelitian, dan layanan

Tengah

memperoleh

sistem

tersebut

semua

cara

pengelolaan data menjadi informasi sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Sesuai dengan namanya maka sistem informasi arsip aktif

publik.[2]

di Komputerisasi Arsip Aktif Untuk

dukung

oleh

komponen

sistem,

informasi, dan data arsip aktif.

membantu

proses

Sistem disini diartikan sebagai

pengelolaan arsip aktif yang jumlahnya

suatu mekanisme yang mengatur data dan

banyak dan terus berkembang dengan

informasi

cepat,

dari

pengolahan,

komputer

sangat

pendistribusian dan pelayanan informasi

Komputer

dapat

kepada para pengambil keputusan. Sistem

yang

tersebut juga mengatur segala hubungan

terdapat pada suatu dokumen secara

saling berkaitan, saling ketergantungan,

lengkap,

dan saling mendukung dari berbagai

banyak

penggunaan

mulai

membantu.

menyimpan

keseluruhan

atau

tulisan

penyimpanan

data-data

a. Bagan Alir Sistem

komponen dan fungsi kegiatan yang ada

Merupakan

pada instansi pemerintah.

bahwa sistem informasi arsip aktif adalah

secara

suatu sistem yang membantu proses

sistem.

arsip

sehingga

dapat

kepada

para

keseluruhan

dari

b. Bagan Alir Dokumen

menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan

yang

menujukkan arus pekerjaan

Secara sederhana dapat dikatakan

pengelolaan

bagan

Disebut juga bagan alir

pengambil

formulir (form flowchart)

keputusan.[4]

merupakan bagan alir yang menunjukkan

Pengertian Analisis Sistem

arus

dari

laporan dan formulir atau

Analisis sistem adalah mempelajari

tembusan-tembusannya.

suatu sistem yang ada dengan tujuan untuk

c. Bagan Alir Skematik

mendesain sistem yang baru atau yang

Merupakan bagan alir yang

ingin ditingkatkan.

mirip dengan bagan alir

Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami

sistem

sistem yang ada dengan menganalisis

menggambarkan prosedur di

ketentuan/aturan yang ada, masalah dan

dalam sistem.

solusinya.[5]

yaitu

untuk

d. Bagan Alir Program

Alat Bantu Analisis Sistem Beberapa

alat

pendukung

Merupakan

bagan

yang

menjelaskan

secara

rinci

langkah-langkah dari proses

pengembangan dan perancangan sistem

program.

yang digunakan, dalam penulisan ini e. Bagan Alir Proses

adalah :[7]

Merupakan bagan alir yang

1. Bagan Alir Bagan alir adalah bagan yang

banyak digunakan di teknik

menunjukkan

industri.

program

atau

alir

di

dalam

prosedur

sistem

secara logika . Ada lima macam bagan alir yaitu sebagai berikut :

Bagan Alir Dokumen merupakan bagan yang menunjukkan arus dari laporan dan

formulir

termasuk

tembusan-

tembusannya. Bagan alir dokumen ini

mengunakan simbol- simbol yang sama

satu pengertian yang lengkap dan direkam

dengan yang digunakan didalam bagan alir

dalam satu record. Untuk menyebut isi dari

sistem.

field

maka

digunakan

atribut

atau

merupakan judul dari satu kelompok entity

2. Context Diagram Context Diagram merupakan alat

tertertu.[3]

pemodelan data yang menggambarkan

1. Entity

sistem sebagai suatu jaringan dari fungsi-

Entity

fungsi atau proses-proses dari sistem yang

kejadian

saling berhubungan satu sama lain dengan

informasinya direkam.

aliran data yang digambarkan dengan anak panah.

adalah atau

orang,

tempat,

konsep

yang

2. Atribute Setiap entity mempunyai atribute

3. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan alat pemodelan data yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan dari fungsifungsi atau proses-proses dari sistem yang

atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Atribut juga disebut sebagai data elemen, data field, data item. 3. Data value

saling berhubungan satu sama lain dengan

Data value adalah data actual atau

aliran data yang digambarkan dengan

informasi yang disimpan pada tiap

anak panah.

data elemen atau atribute. 4. Record atau Tuple

Perancangan Database

Kumpulan elemen-elemen yang

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari tiap-tiap

saling

berkaitan

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

file yang ada. Satu data menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu

5. File File adalah

lingkup perusahaan, instalasi.

kumpulan record-

Dalam suatu file terdapat record-record

record sejenis yang mempunyai

yang sejenis, sama besar, sama bentuk,

panjang elemen yang sama, atribut

merupakan satu kumpulan entity yang

yang sama, namun berbeda-beda

seragam. Satu record terdiri dari field-field

data valuenya.

yang

saling

berhubungan

untuk

menunjukkan bahwa field tersebut dalam

6. Database management sistem Database

management

Normalisasi Data

sistem

adalah kumpulan file yang saling berkaitan

bersama

dengan

program untuk pengelolaannya. Kegunaan Database yaitu untuk mengatasi

masalah-masalah

pada

penyusunan data yaitu :

Proses normalisasi adalah suatu proses dimana

elemen-elemen

dikelompokkan

data

menjadi

tabel-tabel,

dimana didalam tabel tersebut terdapat entity-entity

dan

relasi

antar

entity

hal

yang

perlu

tersebut. Ada

1. Redudansi dan inkonsistensi

data

beberapa

diperhatikan dalam normalisasi suatu data yaitu :

2. Kesulitan pengaksesan data

1. Field atau Atribut Kunci Field kunci merupakan satu field

3. Isolasi dan standarisasi

atau satu set field yang terdapat

4. Multiple user

dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record. Field

5. Masalah keamanan

yang 6. Masalah integrasi

merupakan

kunci

akan

menjadi penentu dalam pencarian

7. Masalah data independence

program. 2. Macam-macam kunci :

Desain

database

dimaksudkan

a. Candidat Key (Kunci Calon)

untuk mendefinisikan kebutuhan file-file

Adalah satu atribut atau field

yang digunakan oleh sistem informasi saja.

yang mengidentifikasikan secara

Pada tahap desain terinci ini, desain

unik dari suatu kejadian yang

database

sifatnya khusus dari suatu entity.

dimaksudkan

untuk

mendefinisikan isi atau stuktur dari tiap-

b. Primary Key (Kunci Primer)

tiap file yang telah didefinisikan di file

Adalah kunci kandidat yang

secara umum

dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Kunci primer ini sifatnya unik, tidak mungkin

sama

mungkin ganda.

dan

tidak

c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci kandidat yang tidak

dipakai

sebagai

pada tahun 1950 an.

kunci

primer.

Mengapa Visual Basic Penulis

d. Foreign Key (Kunci Tamu) Adalah

bahasa pemrograman BASIC yang hadir

kunci

primer

yang

dengan

memilih

membuat

sistem

aplikasi

Visual

menggunakan

dtempatkan pada fie lain dan

Basic karena visual basic cenderung lebih

biasanya

dan

mudah dalam pembuatannya. Visual Basic

hubungan

menyediakan tools yang dibutuhkan dalam

antara file satu dengan file

membuat suatu aplikasi, sehingga tidak

lainnya.

perlu

menunjukkan

melengkapi

suatu

menggunakan

membuat

coding

interface

suatu

untuk aplikasi.

Disamping itu Visual Basic dapat di

Kamus Data (Data Dictionary) Data Dictionary atau kamus data

hubungkan

dengan

MySQL

untuk

report

untuk

digunakan untuk mendefinisikan data yang

database

mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus

pembuatan dan laporan. Visual Basic juga

Data di buat pada tahap analisis sistem dan

mempunyai tampilan yang user friendly

digunakan baik pada tahap Analisis Sistem

sehinga

maupun Perancangan Sistem. Pada tahap

menggunakan sistem.

analisis

sistem

Kamus

Data

dan

crystal

memudahkan

user

dalam

dapat

digunakan sebagai alat komunikasi antara

Kelebihan Visual Basic

analisis sistem dengan pemakai sistem.

Beberapa kelebihan Visual Basic

Pada tahap perancangan sistem kamus data

dibandingkan dengan versi sebelumnya

digunakan

adalah:

untuk

merancang

input,

1. Visual

laporan-laporan dan database

Basic

disertai

dengan

berbagai sarana untuk membuat aplikasi Database, sarana database

Pengertian Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu alat

Visual Basic yang menjadikannya

bantu untuk memuat berbagai macam

lingkungan

program

mengembangkan

komputer,

khususnya

yang

menguunakan sistem operasi Windows. Bahasa

pemrograman

Visual

Basic

terbaik

untuk aplikasi

client/server. 2. Memiliki autolis.

dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun

3. Proses compiler cepat.

1991, dan merupakan pengembangan dari

4. Memiliki komponen non visual.

MySQL juga merupakan program yang dapat mengakses suatu database MySQL

Pengertian MySQL MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database

yang berposisi sebagai server. Pada saat itu program berposisi sebagai client.

Management System atau DBMS) yang

Database MySQL, biasa dibaca

bersifat terbuka (open source), yaitu

mai-es-ki-el atau mai-sekuel, merupakan

MySQL dapat di download oleh siapa saja,

suatu perangkat lunak database yang

baik

berbentuk database relational atau dalam

program

aslinya

maupun

versi

binernya. Dan juga mampu menerima dan

bahasa

basis

data

mengirimkan datanya dengan sangat cepat,

Relational Database Management System

multi user serta menggunakan perintah

(RDBMS)

SQL (Structure Query Language) sebagai

bahasa permintaan bernama SQL.

yang

disebut

menggunakan

dengan

suatu

Pada mulanya MySQL hanya dapat

bahasa interaktif dalam mengelola data

dijalankan pada sistem operasi berbasis

(sering disebut : query). MySql memiliki bentuk lisensi,

Unix seperti Linux. Namun sekarang

Shareware.

MySQL dapat pula berjalan di atas system

MySQL yang biasa digunakan adl MySQL

operasi lainya seperti Microsoft Windows,

General

Solaris, FreeBSD, IBM’s Aix, Mac OS X,

yaitu

FreeSoftware

Public

lengkap

dapat

dan

License).

Keterangan

dilihat

pada

dan lain-lain. MySQLdapat didapatkan

http://www.gnu.org/licenses/. Selain itu

pada

juga dapat memiliki produk MySQL yang

http://www.mysql.com/downloads/mysql-

sifatnya komersial, biasa disebut dengan

4.0.html. Program mirrornya dengan nama

MySQL AB.

mysql-4.0.15-win.zip

MySQL

merupakan

sebuah

alamat

dengan

ukuran

22,184 KB (atau 21,7MB).[8]

database server yang free,artinya bebas menggunakan database untuk keperluan

Kelebihan MySQL MySQL

pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensinya.[9]

sering juga

disebut

database client/server,yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di

Sejarah MySQL

OS (Operating System) maupun, dengan

MySQL merupakan hasil buah

Platform Windows maupun Linux. Yang

pikiran dari programmer database yaitu

memiliki beberapa kalebihan dibanding

Michael Monty Widenius, David Axmark,

dengan

dan Allan Larson. Selain database server,

adalah:[3]

database

lain,diantaranya

mengamati secara langsung terhadap

a. MySQL sebagai Database

obyek yang diteliti melalui:

Management System (DBMS). b. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS). c. MySQL dapat dihubungkan ke

a.

Wawancara (Interview) Metode

pengumpulan

mengadakan tanya

data

yang

jawab langsung

media internet sehingga dapat

dengan bagian pelayanan sehingga

diakses dari jauh.

dapat mengetahui history data yang

MySQL mampu menerima query

jelas.

yang bertumpuk dalam satu permintaan

b. Observasi Metode pengumpulan data dengan

atau yang disebut Multi-Threading.

melakukan langsung

pengamatan

dan pencatatan mengenai

bagaimana proses kerja pada Badan

IIII. METODE PENELITIAN Obyek Penelitian

Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa

Berdasarkan judul yang penulis

Tengah tersebut.

gunakan dalam pembuatan Tugas Akhir maka penulis mengambil obyek penelitian

IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN

pada Badan Arsip dan Perpustakaan

A. Implementasi Sistem

Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan

1. Tampilan Menu Utama

Jl. Setiabudi No. 201 c Srondol Semarang

Metode Pengumpulan Data

1. Studi Pustaka (Library Research Method) Studi Pustaka yaitu penelitian dengan menggunakan dan mempelajari bukubuku maupun literatur-literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti sebagai landasan teori bagi penulis. 2. Studi Lapangan Studi lapangan yang dilakukan yaitu data yang secara langsung dapat diperoleh

secara

dengan

meninjau

dan

2. Tampilan Login

3. Tampilan Data Surat

4. Tampilan Bagian Lain

5. Tampilan Instansi Lain

6. Tampilan Sekertariat

7. Tampilan Penerimaan Surat Masuk

8. Tampilan Disposisi Surat Masuk

9. Tampilan Pengiriman Surat Keluar

10.

Tampilan Laporan Surat Masuk

11.

Tampilan Laporan Surat Keluar

V. KESIMPULAN

Dari hasil penelitian dan analisis

[4]. Hariyanto, Bambang. Pengarsipan dan Akses pada Sistem Berkas, Penerbit Informatika, Bandung, 2000.

oleh penulis tentang Sistem Informasi Arsip Aktif pada Arsip dan Perpustakaan Provinsi

Jawa

Tengah,

maka

dapat

menarik kesimpulan yaitu Aplikasi ini dapat menjadi salah satu solusi dalam mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan

fungsi-fungsi

manajemen

[5]. Jogiyanto Hartanto, MBA, PhD, Analisa Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, PenerbitAndi Yogyakarta, 2009. [6]. Najirah Umar, SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DIGITAL ,Jurnal Ilkom, ISSN:2087-1716, Volume 2, Nomor 3, Desember 2010.

organisasi, aplikasi ini dapat membantu pengguna dalam pengelolaan arsip mulai dari

pengelolaan

dan

pendistribusian

secara efektif dan efisien.

[7]. Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gaya Media Yogyakarta, 2011.

Mengingat bahwa Aplikasi ini berdasarkan

[8].http://www.mysql.com/downloads/my sql-4.0.html, di akses tanggal 10 Februari 2014; waktu 20.20PM

data-data

Pemerintah

[9].http://www.gnu.org/licenses/, di akses

Provinsi Jawa Tengah maka data-data

tanggal 12 Februari 2014; waktu 13.20PM

Saran yang dapat penulis berikan,

di

lingkungan

pengguna harus selalu diperbaharui guna menjamin

kualitas

informasi

yang

disajikan kepada pengguna. Aplikasi ini dapat dikembangkan lebih luas untuk penanganan arsip aktif sehingga informasi yang disajikan lebih luas pemanfaatannya.

DAFTAR PUSTAKA [1]. Bagian Humas, Arsip Nasional RI. ” Peran Arsip Dalam Reformasi Birokrasi.” Arsip Media Kearsipan Nasional, Th 2011, Edisi 55. [2]. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan, Jakarta, Bumi Aksara, 2009. [3]. Fathansyah (2004). Basis Data. Bandung : Informatika Bandung.