SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUR PADA

Download 2. Sistem Informasi Pengarsipan data Surat Masuk dan Surat. 3. Keluar ini berbentuk software yang dibangun dengan bahasa pemrograman VB 6.0...

0 downloads 581 Views 217KB Size
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUR PADA POLRESTABES SEMARANG Oleh : Oky Dian Prasetya Pembimbing : Suharnawi, M. Kom

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG ABSTRAKSI Pada bagian administrasi pada Polrestabes Semarang, surat merupakan sarana penting informasi-informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem informasi pengarsipan surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan sebagai berikut: aplikasi kearsipan ini dijalankan pada jaringan personal komputer pada bagian administrasi pada Polrestabes Semarang, petugas administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasarkan id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, implementsi program. Yang dihasilkan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini. Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat

1

ABSTRACT In the administration on Polrestabes Semarang , letters are an important means of information - critical and confidential information related to the agency contained therein . Timeliness in receipt of both outgoing and incoming mail should also be considered , therefore management of incoming and outgoing mail should be implemented properly . This is necessary so that when an information system that is more structured securities filing in order to speed up the search data and preparing reports . This archival applications have the following capabilities : This archival applications running on a network of personal computers in the administration on Polrestabes Semarang , administrators can access this filing application by entering the correct user login , can add , edit , cancel , delete and store incoming mail and out , can search incoming and outgoing mail by sender and subject , the search results can be done sorting by id or date of the letter , to print reports based on search results that have been made by id or date of the letter . The research methods used to solve a variety of problems that occur are literature , observation , interviews , and data analysis systems , system design , programming , testing programs , implementsi program . Resulting from this research is to produce applications that can manage incoming and outgoing mail corresponding groove in the set , and it can resolve the problems that exist today . Keywords : management letter , system information , filing a letter

2

keterlambatan

PENDAHULUAN

informasi

Salah satu kebutuhan yang sangat

diperlukan

besar akan teknologi informasi

tertundanya

sekarang ini adalah kebutuhan akan

perusahaan dan

sistem informasi. Berkembangnya

mengganggu

teknologi informasi dan sistem

perusahaan. Makin lama makin

informasi yang demikian pesat di

dirasakan bahwa pengolahan data

era sekarang ini telah membuat

dengan

hampir semua aspek kehidupan

banyak menunjukkan kelemahan.

tidak

Karena itu maka diperlukan suatu

dapat

terhindar

dari

dapat

yang

menyebabkan

pencapaian

tujuan

akhirnya akan perkembangan

cara

manual

penggunaan perangkat komputer.

pengolahan

Penggunaan komputer yang umum

canggih

adalah penggunaan komputer di

komputer. Hal ini diperlukan untuk

suatu

satu

merealisasikan perolehan informasi

sumber informasi dalam organisasi

yang handal, cepat, akurat, dan

yang

tepat waktu.

perusahaan.

Salah

paling

berpengaruh

data

semakin

yang

dengan

Pada

satu

perusahaan

diterapkan pada pengarsipan surat

komputer

masuk dan surat keluar pada

dapat

Polrestabes Semarang mulai dari

yang

dapat

penerimaan,

informasi

yang

penyimpanan, pendokumentasian,

dalam

penggunaan

diantaranya tersedianya

adalah data

memberikan

ini,

menggunakan

keberadaannya adalah arsip. Salah pertimbangan

saat

lebih

prosedur

yang

pembuatan,

handal, cepat, akurat, dan tepat

hingga

waktu. Cara-cara manual mungkin

dilakukan

masih saja dapat dipergunakan bila

Dokumentasi surat masuk dan

data yang diolah masih sedikit.

keluar hanya berupa penulisan di

Tetapi bagaimana kalau data yang

buku besar dan penyimpanannya

diolah jumlahnya sudah ratusan,

dokumen masih hardcopy. Pada

atau bahkan ribuan, tentu saja

pencarian

SDM yang mengolahnya akan

sebab harus membuka terlebih

merasakan kejenuhan dan lama-

dahulu

kelamaan

mencarinya

informasi

yang

verifikasi

surat,

secara

dokumen

data-data satu

semua

konvensional.

lama

lama

sulit

dan

persatu,

dihasilkan mungkin menjadi tidak

Kesuliatan Dalam Laporan Surat

akurat

masuk dan surat keluar, Hilang dan

lagi.

Selain

itu, 3

rusaknya dokumen, Status surat

surat keluar sehingga permasalahan

yang belum dapat dimonitor oleh

tersebut diatas dapat diselesaikan

pemohon

Membutuhkan

untuk itu penulis mengangkatnya

waktu lama dalam pembuatan surat

jadi materi Tugas Akhir dengan

keluar maupun disposisi

judul

surat,

Berdasarkan

uraian

latar

“Sistem

Informasi

Pengarsipan Data Surat Masuk

belakang tersebut, perlu diadakan

dan

pembangunan

Polrestabes Semarang”.

sistem

informasi

Surat

Keluar

pada

pengarsipan data surat masuk dan Rumusan Masalah 3.

Melihat latar belakang masalah di atas

maka

yang dibangun dengan bahasa

penyusun

mengidentifikasikan

pemrograman

masalah

VB

6.0

dan

database MYSQL 2002 dan

sebagai berikut : “Bagaimana

Keluar ini berbentuk software

merancang

Microsoft Access 2010.

Sistem

4. Penelitian ini hanya membahas

Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada

tentang

Polrestabes

perlakuan data, tidak sampai

nantinya

Semarang akan

yang

Tujuan Penelitian

Batasan Masalah

Adapun tujuan dari pembuatan Tugas

Dalam pembuatan laporan ini agar

Akhir ini adalah

masalah yang akan di teliti dan

1.

data yang di kumpulkan tidak

Untuk

membuat

Aplikasi

Sistem Informasi Pengarsipan

menyimpang jauh, penulis dengan

Data Surat Masuk dan Surat

ini membatasi permasalahan pada : yang

dan

tentang keamanan system.

mempermudah

pengarsipannya”.

1. Sistem

pengarsipan

Keluar

dibangun

pada

Kantor

Polrestabes Semarang.

menyediakan informasi yang

2.

berkaitan dengan arsip surat

Sistem ini dibangun agar user dapat

masuk dan surat keluar pada

mengakses

dan

memperoleh informasi data

Kantor Polrestabes Semarang.

surat dengan cepat.

2. Sistem Informasi Pengarsipan data Surat Masuk dan Surat 4

TINJAUAN PUSTAKA terdapat tempat arsip dan kemudian

Pengertian Sistem Informasi (

dalam bahasa Latinnya berbunyi “

suatu

archium “, dari kata inilah lahir kata

sistem di dalam suatu organisasi

“ Arsip “. Sementara itu dalam

yang mempertemukan kebutuhan

bahasa Belanda kata “ arsip “

pengolahan

transaksi

harian,

disebut “ archief “ dan dalam bahasa

mendukung

operasi,

bersifat

Inggris disebut “ Record “ yang

manajerial dan kegiatan strategi dari

pada hakekatnya semua berujung

suatu organisasi dan menyediakan

pada pengertian yang sama yakni “

pihak luar tertentu dengan laporan-

Penyimpanan

laporan yang diperlukan.

bermakna suatu bentuk pekerjaan

Sistem

informasi

Jogiyanto,

Komponen

2001)

menurut adalah

sistem

membentuk

Warkat

“,

yang

informasi

tata usaha, yang berupa penyusunan

blok

warkat dengan tujuan agar dapat

suatu

bangunan(building block), yaitu :

dengan mudah ditemukan kembali

1. Blok Masukan

jika dibutuhkan. Ananda Santoso

2. Blok Model

dan A.R.AL Hanif mendefinisikan

3. Blok Keluaran

(2004; 29).

4. Blok Teknologi

Pengertian Arsip

5. Blok Basis Data

Menurut

6. Blok Kendali

(Amsyah,

2005)

menyatakan “Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis,

Konsep Dasar Arsip arsip

tercetak atau ketikan dalam bentuk

berasal dari bahasa Yunani yaitu “

huruf, angka atau gambar, yang

Arche “ yang berarti permukaan,

mempunyai arti dan tujuan tertentu

kemudian kata arche berkembang

sebagai bahan komunikasi dan

menjadi kata “ Ta Archia “ yang

informasi

berarti catatan, selanjutnya kata “ Ta

kertas, media komputer piringan

Archia “berubah lagi menjadi kata “

dan kertas fotocopy. Berdasarkan

Archeion “ yang berarti gedung

uraian diatas dapat didefinisikan

pemerintah

bahwa arsip adalah naskah-naskah

Secara

etimologi,

yang

istilah

di

dalamnya 5

yang

terekam

pada

atau dokumen-dokumen sebagai

sebagainya. (O. Setiawan Djuharie,

pusat

Suherli, Teddy Sutandi Komarudin,

ingatan

dari

berbagai

2001).

kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan

Jenis – Jenis Surat Dinas

sebaik mungkin secara sistematis

1. Surat Permohonan

ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila

Surat

diperlukan kembali.

permohonan

permohonan

atau

berisi permintaan

sesuatu kepada pihak lain. Misalnya Pengertian Surat Surat

merupakan

komunikasi

suatu

tertulis

menyampaikan

permohonan

sarana

suatu seminar, permohonan kepada

informasi,

pejabat untuk meresmikan suatu acara,

lain yang mempunyai keperluan

Permohonan

Apabila ditinjau dari sifat isinya,

untuk

Permohonan tugas,

dan

permohonan peminjaman sesuatu.

surat

maksud

izin,

mutasi/pindah

surat adalah jenis karangan paparan,

mengemukakan

Permohonan

menyebarluaskan suatu informasi,

kegiatan dengan bentuk tertentu.

pengirim

seseorang

untuk menjadi pembicara dalam

untuk

pernyataan, atau pesan kepada pihak

sebab

kepada

Surat

dan

permohonan

lazimnya

tujuannya, menjelaskan apa yang

dikirimkan kepada instansi yang

dipikirkannya

dirasakannya

secara structural organisasi lebih

melalui surat. Berbeda halnya jika

tinggi. Sementara untuk instansi

ditinjau dari wujud penurunannya,

atau pejabat yang lebih rendah,

surat

lebih tepat disebut sebagai surat

dan

merupakan

percakapan kepada

permintaan atau penugasan Dalam

seseorang, dari seseorang kepada

surat permohonan harus disebutkan

lembaga,

pokok pokok sebagai berikut.

tertulis,

dari

seseorang

dari

lembaga

kepada

seseorang, atau dari lembaga kepada lembaga.

Apabila

ditinjau

a) Identitas pemohon.

dari b) Isi permohonan.

fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi

tertulis.

Komunikasi

c) Tujuan dan alasan memohon.

tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan,

keterangan,

dan 6

d) Batas waktu maksimal untuk

berkelakuan baik, surat keterangan

menjawab permohonan.

sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat

e) Pernyataan kesungguhan dalam

keterangan pengalaman kerja. Surat

memohon.

ini biasanya dibuat oleh pimpinan

2. Surat Pemberitahuan

atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman

atau

vang berkepentingan dengan isi

sosialisasi

keterangannya.

informasi baru yang perlu diketahui

Dalam

surat

keterangan ini, harus disebutkan:

oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan

a) data pribadi dan jabatan pihak

suatu berita sehingga tidak perlu

vang membuat keterangan;

untuk

ditanggapi

dalam

bentuk

b)

surat. Secara umum, sistematika

data

pribadi

pihak

vang

diterangkan;

surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

c) isi keterangan;

a) Bagian pembuka, berisi masalah

d) keterangan tanggal berlakunya

pokok surat

surat; dan

b) Bagian isi, berisi rincian, uraian,

e) pernyataan bahwa keterangan

keterangan, atau penjelasan dari

yang dibuat adalah benar.

masalah

pokok

yang

akan

4. Memo dan Nota Dinas

diberitahukan.

Memo

merupakan

c) Bagian penutup, berisi harapan

singkatan dari kata memorandum,

agar pihak yang dituju memaklumi

yang berasal dari kata memory yang

hal yang disampaikan.

berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.

3. Surat Keterangan Surat keterangan

keterangan resmi

Memo atau nota dinas adalah surat berisi

khusus yang dipakai antar pejabat di

tentang

lingkungan

suatu

lembaga.

status/kondisi seseorang atau barang

Pemakaian memo tersebut berbeda

yang dikeluarkan oleh pejabat yang

dengan

berwenang.

pribadi dipakai oleh perseorangan

Misalnya,

surat 7

memo

pribadi.

Memo

8. Surat Rahasia

dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal

Surat yang isinya tidak

baik dengan pengirim memo pribadi

boleh diketahui oleh orang yang

itu.

tidak berkepentingan. Surat ini biasanya terdiri dari dua sampul;

5. Telegram

sampul pertama berkode R atau

Telegram adalah suatu alat komunikasi

dengan

menyampaikan melalui

SR serta dilak/segel dan sampul

cara

terluar tidak bertuliskan apa-apa

berita-berita

radio

atau

dan tidak dilak/segel. Surat jenis

pesawat

ini

telegram mengenai sesuatu hal yang

perlu

segera

penting

mendapat

berupa

sebagainya.

tulisan-tulisan

9. Surat Sangat Rahasia

singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

Surat yang isinya sama sekali tidak boleh diketahui oleh

6. Surat Biasa Surat biasa adalah suratsurat

yang

mengandung

isinya rahasia

tidak

berkepentingan

karena

dapat

membahayakan

SR (Sangat Rahasia), sampul kedua bertuliskan SRS (Sangat

khitanan, surat pertemuan para rekreasi

tidak

tiga; sampul pertama bertuliskan

surat undangan pernikahan atau

untuk

orang

negara. Surat jenis ini bersampul

walaupun

terbaca oleh orang lain, seperti

siswa

negara,

kelompok/lembaga/instutusi, dan

penyelesaian dengan cepat. Isi telegram

berupa dokumen-dokumen

Rahasia

dan

serta

dilak/segel, dan sampul terluar

sebagainya.

tidak bertuliskan apa-apa dan

7. Surat Perintah

tidak dilak/segel.

Surat perintah kerja adalah

A. Pengertian Visual Basic

adalah surat yang di gunakan untuk memberikan

Sekali)

perintah

Menurut Windra Swastika

kepada

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah

seseorang agar melakukan suatu

sebuah

pekerjaan.

Windows dan Internet yang basis

bahasa

pemprogramannya 8

pemprograman

berbasis

BASIC. Visual Basic lebih dari

munculnya versi-versi terbaru VB

sekedar bahasa pemprograman .

menjadi semakin komplek namun

Revolusi

dunia

pemprograman

sekaligus menjadi makin powerful.

berubah,

ketika

versi

• Keunggulan Visual Basic 6.0

pertama

Visual Basic diluncurkan, tidak ada

- Dapat berjalan di OS Windows

bahasa pemprograman sebelumnya

98/ME/NT/2000/Xp dan 7

yang

- Ringan dalam Pengaksesan

memberikan

kemudahan

Data.

dalam membuat aplikasi windows

• Kelemahan Visual Basic 6.0

seperti yang di tawarkan oleh Visual Basic , bhakan hingga versi

-

Tidak

VB net, Visual Basic tetap menjadi

sendiri

memiliki

Database

- Tidak bisa berjalan di OS selain

faforit para pengembang aplikasi

Windows

windows di seluruh dunia. Dengan

METODE PENELITIAN buku, internet serta literatur –

Metode Pengumpulan Data dalam

literatur lainnya tentang sistem

melakukan pengumpulan data adalah

pengarsipan data surat masuk

:

dan

Metode

1.

2.

3.

yang

digunakan

keluar

Polrestabes

Semarang.

Wawancara Wawancara adalah Pengambilan

Jenis Data

data dengan cara mengadakan

Jenis data yang dipakai adalah data

wawancara

kualitatif, dimana prosedur penelitian

lansung

dengan

pihak Polrestabes Semarang.

yang dihasilkan tidak dalam bentuk

Observasi (Pengamatan)

angka

Observasi (Pengamatan) adalah

tentang latar belakang berdirinya

Melakukan pengamatan secara

perusahaan,

visi,

langsung

organisasi,

job

ke

Polrestabes

tetapi

meliputi

misi, deskripsi

Semarang.

Polrestabes Semarang.

Studi Pustaka

Sumber Data

Studi Pustaka adalah Melakukan

1.

research atau pencarian melalui

informasi

struktur dari

Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil

9

wawancara

2.

dengan

2.

informan

Analisa Tujuan dari analisa

tentang masalah yang terkait

sistem

langsung dengan penelitian ini.

menentukan

Data sekunder yaitu data yang

untuk

diperoleh dan dikumpulkan dari

Sehingga diharapkan dengan

beberapa sumber lain seperti

dilakukannya

dokumen dan bahan – bahan

maka permasalahan yang ada

lain

akan dapat teratasi.

yang relevan dengan

masalah dalam penelitian ini.

3.

adalah

untuk

masalah

memperbaiki

Desain

upaya sistem.

analisa

System

sitem,

design

Metode Penelitian

menguraikan

Metode penelitian dalam skripsi ini

aturan bisnis, proses diagram

menggunakan

dan dokumentasi lainnya. Hasil

SDLC

Development

Life

(System

Cycle)

layar

layout,

yaitu

dari tahap ini akan menjelaskan

proses logis yang digunakan oleh

sistem baru sebagai kumpulan

analis sistem untuk menggambarkan

modul atau subsistem.

sebuah sistem informasi, termasuk didalamnya

persyratan,

4.

validasi,

Coding)

pelatihan dan kepemilikan. SDLC merupakan

siklus

Implementasi

(Build

Pada

and

tahapan

ini

dilakukan implementasi dari

pengembangan

perancangan dan desain yang

sistem. Pengembangan sistem teknik

telah dilakukan. Sehingga pada

(engineering system development).

tahap ini menghasilkan suatu Meliputi langkah berikut: 1.

perangkat lunak (software).

Planning / perencanaan Untuk

5.

Testing / Pengujian Setelah

menghasilkan perangkat lunak

perangkat

(software)

berkualitas

maka

perlu dilakukan perencanaan

untuk

yang

kehandalan

yang

lunak

dibangun,

dilakukan

pengujian

menguji

tingkat

matang

dengan

studi

kelayakan.

yang telah dibangun. Hal ini

Studi kelayakan yang dilakukan

dilakukan untuk memastikan

meliputi

kehandalan software.

melakukan

:

ekonomi,

operasional, dan teknis.

10

perangkat

lunak

ANALISA DAN PEMBAHASAN Perancangan sistem dan pembahasan pada bab ini penulis membahas mengenai bagaimana perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar pada Polrestabes Semarang. Surat masuk dan Surat keluar merupakan sarana komunikasi internal dalam

suatu

permasalahan

organisasi. diatas

Menanggapi

maka

penulis

mencoba memberikan solusi yaitu dengan membuat rancangan aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar. Selanjutnya dalam proses

pembuatannya

ada

beberapa

tahapan implementasi, uji coba dan hasil pembahasan dari sistem surat masuk dan surat

keluar.

Berikut

ini

penjelasan

mengenai implementasi, uji coba sistem dan hasil pembahasan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar.

11

Desain Database

12

Tampilan Input dan Output Tampilan Input tampilan Input Surat Keluar

Desain Data BAGMIN(admin)

1.

Gambar 4.11 Tampilan Iput Surat Keluar

Gambar 4.14 tampilan Input Data

BAGMIN

tampilan Input Surat Masuk

Tampilan Data Pegawai

1.

Gambar 4.12 Tampilan Input Surat Masuk

Gambar 4.13 Tampilan Input Data

Pegawai

13

Desain Disposisi tampilan Output

Laporan Surat Keluar

Gambar 4.15 tampilan Disposisi

tampilan Output 1.

tampilan Output Laporan Surat Masuk

2. tampilan Output Laporan Disposisi

Gambar 4.17 tampilan Laporan Disposisi

14

proses

Kesimpulan

pada

sebelumnya,

maka

2.

bagian

dapat dikembangkan dalam pencarian data, agar mudah

1. Dengan adanya sistem informasi

pencarian data surat masuk

pengarsipan surat masuk dan keluar,

maka

dan

dapat

membantu pengarsipan surat di Polrestabes

Semarang

secara

terkomputerisasi, yaitu dengan adanya fitur untuk menambah dan mengubah data surat. 2. Dengan adanya fitur pembuatan laporan dan rekapitulasi dapat membantu

mempercepat

pembuatan

laporan

yang

dibutuhkan oleh pimpinan, dan setiap laporan tersimpan secara terkomputerisasi dapat dicetak di saat dibutuhkan. Saran-Saran Agar penerapan sistem dapat berjalan dengan baik, maka pihak pengelola

sistem

perlu

mempersiapkan : 1.

Untuk pengembangan maka program sistem informasi ini

dapat

disimpulkan sebagai berikut:

surat

surat

masuk dan surat keluar.

Dari hasil penelitian yang telah dipaparkan

pengarsipan

Segera diadakan perubahan ke sistem informasi yang benar-benar akan membantu

15

surat

keluar

DAFTAR PUSTAKA [1] Sunandar, (2012), Sistem Informasi Pengarsipan pada MTs Negeri Gembong

Kab.

Multiuser,

Pati

speed

Berbasis Universitas

Surakarta. [2] Muhammad

Luqman,

Pembangunan

(2012),

Sistem

Informasi

Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar

pada

Bagian

Umum

Skretariat

Daerah

Kabupaten

Pacitan,

speed

Universitas

Surakarta. [3] http://nitahermawati.blogspot.com/2011/06/ menulis-jenis-jenis-suratdinas_26.html, diupdate tanggal 20 Juni 2011. [4]

Halvonson Microsoft

Michael. Visual

(2000).

Basic

6.0

Profesional, step by Step,PT. Elex Media Komputindo. Jakarta [5] Jogiyanto, H. M. (2005). Pengenalan Komputer. Yogyakarta : Andi Offset. [6] Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi, 2005

16

17