VALUE ADDED TAX (VAT) Post Implementation Audit and

VALUE ADDED TAX (VAT)  Post Implementation Audit and  Assurance to Board Audit  Committee

12 DECEMBER 2017

0

VAT in UAE  Maintenance   of Books of  Accounts/Records for 5 years/ 15 years (Real   Estate)

Supplies are  either :  Exempted  Taxable ( 5%  or Zero %)

VAT shall be  levied from  1 January 2018

Returns must  capture details of  supplies made and  received 

1

Registrants  must comply  with Law to avoid  strict penalties  from Federal Tax  Authority (FTA)

Registrants  must file  Online Tax  Returns

Penalties for  violation is upto 3  or 5 times of tax  amount and  imprisonment

FTA has a right to  perform Tax  Audit

FTA has a right  to conduct Tax  assessment

Likely Compliance Requirements COMPLIANCE REQUIREMENTS CHECKLIST Registration  started from 1st October 2017

Group Registration permissible







2

4

6

Option for Voluntary  Registration Available

1

3

Every person  exceeding  Threshold  Turnover limit to  Compulsory  Register



2

Threshold limit  likely to set at  AED 375,000



5 Penal  Consequences if  liable to register  but not registered



7 One Registration  for one entity within Member  state



Likely Compliance Requirements PAYMENT OF TAXES & FILING OF RETURNS Filing of Return also  mandatory for disclosure of  procurement and Supply  transactions, Emirate‐wise

Payment of Tax is net of  output less input

1 Every taxable  person liable to  pay taxes due at  end of Tax  period

3







2

4

6

5

3



Non‐compliance may  lead to Penal  implications

Refund option (Excess  Recoverable Tax)  in some cases  available

Payment & Return  Filing likely to be on E‐ Platform (Arabic ?)





7 Likely Tax period  to be 3 months or  less



Likely Compliance Requirements INVOICE & RECORD KEEPING Prescribed particulars to be  printed on invoice (Executive  Regulations)



1

 4

To be preserved for  5 years





4

2

Every taxable  supply has to be  supported by  invoice

Books of Accounts and  Records to be maintained

6

5

3 Invoice to be valid  document for claim  of credit by Buyer



Additional Records  may be suggested



Possible Areas of Impact  

Pricing Strategy: Determine pricing considering the deduction for VAT on inputs, additional working capital cost,  competition pricing, etc. 



Billing and collections: Invoicing and contractual changes for supply impacted by VAT.



Procurement strategy: Considering VAT levy, timing for high‐value procurements should be decided – pre‐VAT  implementation vs. post‐VAT implementation, purchases from within GCC or outside GCC, etc.



Contracts /arrangement: Revisit contracts entered with vendors & customers in GCC and outside GCC and  determine whether VAT would be available.



Credit consideration: Negotiate credit period with suppliers and customers considering the VAT transitional  period and timing for payment of VAT. Businesses will need to amend systems, processes and procedures and will need to ensure  they comply with the new requirements, such as for example:

Accounting and Reporting

5

Technology

Supply Chain

Program Management

Advocacy

Compliance

Indirect Tax  Assessment

Typical Change Journey  01 Nov to 15 Dec 2017

01 Sept to 31 Oct 2017

START

• Formation of  VAT task force; • Planning and  initiation

ANALYZE

• Conducting  impact  assessment • Including all  functions; • IT systems Gap  analysis

Implementation & Training

• VAT  Registration; • Implementing  Recommendatio ns  • Conducting  functional and  compliance  training

6

IT  Implementation

• Coding the tax  masters; • Configuring  formats; • Coding tax logics

TEST

• Performing user  acceptance test; • Verifying the tax  logics; • Extracting  sample reports  and documents

01 Jan to 28 Apr 2018

Post Roll Out

• Mapping system  performance; • Monthly  reconciliation of  VAT liability and  VAT input tax; • Maintaining  records 

Over

€150bn in 

VAT is lost every year, with  around €50bn estimated  to be a result of cross‐ border VAT fraud

7

Internal Auditors cover  internal controls over 

VAT process as a part  of their Internal Audit Plan 

• Video

8

Parameters to be Considered Strategic     

Change in Business strategy Relationship with Tax Authority (Additional Stakeholders) Relationship with Customers and Suppliers Response to public when non‐compliance disclosed People and Organization Changes

Strategic 

Operational  Transaction level compliance (Volume of Transactions &  Complexity of Transactions)  Number of Incidents  / Complaints  Manual Processing   Changes in Products / Services   Process Changes   Technology Changes   M&A    Outsourcing / Centralization 

Financial

Financial 

VAT – RISK  AREAS

Operational 

 Financial Penalties for Non‐compliance  Loses for amount should be recovered for input tax or  charged for output tax  Managing Working Capital Source: Phenix Consulting  Group

9

Audit Issues – Illustrative  

10 Source: Phenix Consulting Group

Audit Objectives  Businesses comply with the articles  set out in UAE VAT Law.

Appropriate VAT clauses are  entered into contracts and  agreements.

11

TO ENSURE

Correct amount of VAT is collected  and deposited with the Federal Tax  Authority.

Objectives

System automated Tax Invoices are  appropriately raised, capturing all  required VAT information.

Books of accounts and records are  maintained in order to accurately  and completely report VAT.

Understand supply chain model  and relevant VAT risks and  opportunities (using SMEs)

Areas of Focus Finance  Department

IT  Department

HR  Department

Procurement Department

Legal Department

12

   

Reconciliation of general ledger with VAT Returns. Monitoring of procedures and internal controls to support reporting and compliance. Appropriate levy of VAT on applicable supplies. Payment of VAT and filling of VAT Returns on a timely basis.

 

Issuance of  VAT invoices capturing all mandatory details as required by applicable VAT Law. Reviewing product/services set up in accounting systems to ensure correct VAT rates have  been set for Customer Invoices.



Ensuring employee’s employment contracts capture payments and allowances provided to  them appropriately.  In case of any reimbursements, ensuring an audit trail of supporting evidence.

  



Obtaining vendor information details from a VAT perspective to keep the Vendor master file  updated. Verification of VAT detailed of supplier invoices received before payment processing

Ensuring VAT clauses are appropriately included in the contracts entered into with the  Vendors/Suppliers/Service Providers, including any addendums needed to pre‐VAT period  contracts.

Common Questions ‐ Audit Committee 

Do we have VAT  strategy ?

What is our  appetite ?

13

Are KPIs  defined ?

Do we have a  Robust  Compliance  Framework 

14