www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
การฝึ กอบรม เรื่อง การจัดทามาตรฐานการปฏิบตั งิ าน (Standard Operating Procedure; SOP) 1
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
วัตไถุขลั ประสงค์ ของหลั กสู่อตเรื ร ่อง คลิกเพื่อแก้ กษณะต้ นแบบชื • มีความรูพ้ ้ นื ฐานเกี่ยวกับระบบคุณภาพและเอกสารระบบคุณภาพ • สร้างความรูค้ วามเข้าใจในหลักการจัดทาเอกสารที่จาเป็ นในการ ปฏิบตั ิงานขององค์กร • มีความเข้าใจในโครงสร้างระบบเอกสารตามหลักสากล • สามารถวิเคราะห์กระบวนการที่จาเป็ นในการปฏิบตั งิ านได้ • สามารถจัดทาขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านได้อย่างมีประสิทธิภาพ • ทราบถึงวิธีการควบคุมเอกสารตามมาตรฐานสากล 2
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
งต้นก่นอแบบชื นทา SOP คลิกเพื่อความรู แก้ไขลั้เบืก้อษณะต้ ่อเรื่อง ระบบคุณภาพ คืออะไร
3
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลัระบบคุ กษณะต้ณนภาพ แบบชื่อเรื่อง ระบบคุณภาพ (Quality System) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย โครงสร้างขององค์กร หน้าที่ความรับผิดชอบ วิธีดาเนิ นการ กระบวนการและทรัพยากร เพื่อนานโยบายการบริหารงานคุณภาพ ไปปฏิบตั ิ การดาเนิ นการดังกล่าวจาเป็ นต้องจัดทาเป็ นเอกสาร เพื่อสามารถ ดาเนิ นการรักษาระบบคุณภาพได้อย่างเหมาะสม และสามารถ นาไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่มา ISO 8402-3.8 4
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ภาพที ่เป็นทีน่รแบบชื ู้จักในระดั คลิกระบบคุ เพื่อแก้ณไขลั กษณะต้ ่อเรื่อบงสากล ระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001 :2008 • ระบบบริหารงานที่ม่งุ ตอบสนองความต้องการของลูกค้า และการเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าอย่างเป็ นระบบ กลุม่ เป้ าหมาย : โรงงานอุตสาหกรรมและสถานประกอบการต่างๆ องค์กรทัว่ ไป
5
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การของระบบบริ หารงานคุ คลิกหลั เพื่อกแก้ ไขลักษณะต้นแบบชื ่อเรื่อณงภาพ
PDCA 6
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การพั นาคุ่อณแก้ ภาพการบริ หารจัดการภาครั คลิฒกเพื ไขลักษณะต้ นแบบชืฐ PMQA ่อเรื่อง
เกณฑ์คณ ุ ภาพการบริหารจัดการภาครัฐ มีพ้ นื ฐานทางเทคนิ คมาจาก เกณฑ์รางวัลระดับนานาชาติ เช่น Deming Prize (1951) Canada Award (1984) Malcolm Baldrige National Quality Award (1987) Australian Business Excellence Awards (1988) European Foundation Quality Management (1991)
7
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การพั นาคุ่อณแก้ ภาพการบริ หารจัดการภาครั คลิฒกเพื ไขลักษณะต้ นแบบชืฐ ท่อาเพื เรื่อ่อง • เพือ่ ยกระดับคุณภาพการปฏิบตั งิ านของภาครัฐให้สอดคล้องกับพระราชกฤษฎีกาว่าด้วย
หลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 • เพือ่ ให้หน่ วยงานภาครัฐนาไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาคุณภาพ
การบริหารจัดการของหน่ วยงานสูร่ ะดับมาตรฐานสากล • เพือ่ ใช้เป็นกรอบแนวทางในการประเมินตนเอง และเป็นบรรทัดฐาน
การติดตามและประเมินผลการบริหารจัดการของหน่ วยงานภาครัฐ 8
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การพั นาคุ่อณแก้ ภาพการบริ หารจัดการภาครั คลิฒกเพื ไขลักษณะต้ นแบบชืฐ PMQA ่อเรื่อง
9
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ภาพที ่เป็นทีน่รแบบชื ู้จักในระดั คลิกระบบคุ เพื่อแก้ณไขลั กษณะต้ ่อเรื่อบงสากล ระบบคุณภาพสาหรับหน่ วยรับรองหรือให้อนุ ญาตผลิตภัณฑ์ ISO/IEC Guide 65 • ระบบคุณภาพสาหรับหน่ วยรับรอง
มุ่งพัฒนา ระบบรับรองที่เป็ นกลาง ไม่เลือกปฏิบตั ิ รักษาความลับของผูร้ บั บริการ มีความรูค้ วามสามารถและความน่ าเชื่อถือ •หน่ วยงานเป้ าหมาย : หน่ วยงานออกใบอนุ ญาตผลิตภัณฑ์ หน่ วยงานขึ้นทะเบียนผลิตภัณฑ์ เช่น อย. สมอ. 10
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ISO/IEC Guide 65 คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง โครงสร้าง องค์กรที่ เป็นกลาง
กาจ ัดการ เลือกปฏิบ ัติ
การควบคุม outsourcing
ระบบ คุณภาพ ภายใน
บุคลากรและ การพ ัฒนา
ข้อร้องเรียน อุทธรณ์
Policy deployment
กระบวน การร ับรอง
ประกาศ ขอบเขต การให้บริการ
กาหนด รูปแบบ การร ับรอง
หล ักเกณฑ์ และเงือ ่ นไข
การติดตาม กาก ับดูแล
11
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ภาพที ่เป็นทีน่รแบบชื ู้จักในระดั คลิกระบบคุ เพื่อแก้ณไขลั กษณะต้ ่อเรื่อบงสากล ระบบคุณภาพสาหรับหน่ วยตรวจสอบ ISO/IEC 17020 • ระบบคุณภาพสาหรับหน่ วยงานกากับดูแลภาครัฐ
หรือ หน่ วย ตรวจสอบความเป็ นไปตามกฎหมายและข้อกาหนดต่างๆ หน่ วยงานเอกชนที่ให้บริการตรวจสอบ ตัวอย่าง : กรมโรงงานอุตสาหกรรม สมอ. กรมปศุสตั ว์ กรม สวัสดิการและคุม้ ครองแรงงาน อย.
12
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ลั ก ษณะพื น ้ ฐานของระบบคุ ณ ภาพที เ ่ หมื อ นกั น คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
13
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ลัคลิ กษณะพื ้นฐานของระบบคุ ณภาพที กเพื่อแก้ ไขลักษณะต้นแบบชื ่อเรื่เ่อหมื ง อนกัน
14
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
ภาพรวมของ เอกสารระบบคุณภาพ
15
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
นิยามสนาคั ญ ่อเรื่อง คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้ แบบชื
• เอกสาร หมายถึง ข้อมูล และสือ่ ที่ใช้สนับสนุ นข้อมูล สือ่ อาจรวมถึงกระดาษ เทปแม่เหล็ก ซีดีสาหรับคอมพิวเตอร์ รูปภาพ แผ่นบันทึกข้อมูล หรือหลายสิง่ รวมกัน • ระบบเอกสาร หมายถึง กลุม่ ของเอกสารที่จดั ทาขึ้น • ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน หมายถึง ขัน้ ตอนที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้ ทางานหรือดาเนิ นการกิจกรรม • บันทึก หมายถึง เอกสารที่แสดงถึงผลของการปฏิบตั ิ หรือแสดง ถึงหลักฐานของการปฏิบตั ิ 16
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ดทกาเอกสารระบบคุ คลิกเพื่อการจั แก้ไขลั ษณะต้นแบบชื่อณเรืภาพ ่อง • การกาหนดคู่มือภาพรวมการดาเนิ นงาน ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน วิธีการปฏิบตั งิ านและเอกสารสนับสนุ นอืน่ ๆ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร เพื่อเป็ นแนวทางในการปฏิบตั งิ านขององค์กร เป็ นหลักฐานการ ปฏิบตั งิ าน หรือเพื่อสือ่ สารชี้แจงข้อมูลแก่ผูเ้ กี่ยวข้อง
17
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ภาพ ่อเรื่อง คลิกเพื่อแก้เอกสารระบบคุ ไขลักษณะต้นณแบบชื เอกสารระบบคุณภาพ โดยทัว่ ไปแบ่งออกเป็ น 4 ระดับ ได้แก่ คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) หรือคู่มือระบบ (System manual)
ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Procedure Manual) หรือ มาตรฐานขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Standard Operating Procedure) วิธีการปฏิบตั งิ าน (Work Instruction) เอกสารสนับสนุ น (Supporting Document) เช่น แบบฟอร์ม 18
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ภาพรวมโครงสร้ คลิกเพื่อแก้ ไขลักษณะต้างระบบเอกสาร นแบบชื่อเรื่อง นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 19
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
างของระบบเอกสาร คลิกเพื่อแก้โครงสร้ ไขลักษณะต้ นแบบชื่อเรื่อง นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 20
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คู่มคลิ ือคุกณเพืภาพ/คู ่มือกระบบ ่อแก้ไขลั ษณะต้(Quality/System นแบบชื่อเรื่อง Manual) เป็ นเอกสารระดับสูงสุดในระบบคุณภาพ ภาพรวมของระบบและการจัดการคุณภาพทัง้ หมดขององค์กร จัดทาโดยคณะทางาน ทบทวนโดยผูจ้ ดั การคุณภาพ อนุ มตั ิโดยผูบ้ ริหารสูงสุดขององค์กร หรือในขอบเขตระบบ 21
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ/คู คลิกประโยชน์ เพื่อแก้ไขลัของคู กษณะต้ นแบบชื่ม่อือเรืคุ่อณงภาพ • แสดงให้เห็นถึงขอบข่ายที่ชดั เจน • แสดงให้เห็นภาพรวมของระบบ • แสดงให้เห็นระบบเอกสารของระบบทัง้ หมด รวมถึงการเชื่อมโยง ไปยัง เอกสารที่เกี่ยวข้อง • เพื่อแสดงนโยบาย วัตถุประสงค์และหลักปฏิบตั ทิ ง้ั หมดของระบบ ให้แก่บคุ ลากร 22
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิโครงสร้ กเพื่อแก้างของคู ไขลักษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง • ปกหน้า ระบุ ชื่อ รหัสเอกสาร แก้ไขครัง้ ที่ วันที่ประกาศใช้ และลง นามผูจ้ ดั ทา ผูต้ รวจสอบ และผูอ้ นุ มตั ิใช้ • สารบัญ • บทนา • นิ ยามคาศัพท์ • ประวัติองค์กร และสถานภาพองค์กร • นโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์คณ ุ ภาพ • ขอบเขตระบบ (การเตรียมพร้อมตอบโต้ภาวะฉุกเฉิ นทาง การแพทย์และสาธารณสุข/หน่ วยงานที่เกี่ยวข้อง) 23
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิโครงสร้ กเพื่อแก้างของคู ไขลักษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง • • • •
โครงสร้างองค์กร ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ผังกระบวนการทางานทัง้ หมดขององค์กร การอธิบายการจัดการแต่ละกระบวนการโดยย่อ (แต่ละ กระบวนการจะไปเขียนเป็ น SOP) • เชื่อมโยงไปยังคูม่ ือขัน้ ตอนการดาเนิ นงาน หรือเอกสารระดับอืน่ ๆ ขององค์กร 24
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิโครงสร้ กเพื่อแก้างของคู ไขลักษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง • กระบวนการส่วนที่เป็ นระบบคุณภาพ เช่น – การควบคุมเอกสารและบันทึก – การจัดการข้อมูลในสือ่ สารสนเทศและฐานข้อมูล – การจัดการข้อร้องเรียน – การประเมินความพึงพอใจของผูม้ ีสว่ นได้สว่ นเสีย – การติดตามและวัดผลวัตถุประสงค์และเป้ าหมาย – การทบทวนการแก้ไขและป้ องกัน – การตรวจประเมินภายใน – การทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร
ตัวอย่างคู่มือระบบ/คู่มือคุณภาพ 25
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
างของระบบเอกสาร คลิกเพื่อแก้โครงสร้ ไขลักษณะต้ นแบบชื่อเรื่อง นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 26
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตอนการปฏิ งิ าน (SOP) คลิกเพื่อแก้ขัไน้ ขลั กษณะต้บนตั แบบชื ่อเรื่อง
• เป็ นเอกสารอธิบายขัน้ ตอนการดาเนิ นการ แต่ละกระบวนการหลักที่ได้ช้ ีบ่งไว้ • ตัง้ แต่จุดเริ่มต้นกระบวนการจนสิ้นสุดกระบวนการนั้น • เป็ นที่รูจ้ กั ในหลายชื่อ เช่น
– ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน /ระเบียบปฏิบตั ิ (Procedure) – ขัน้ ตอนการดาเนิ นงานด้านคุณภาพ (Quality Procedure; QP) – ขัน้ ตอนการดาเนิ นงาน (Work Procedure; WP) – คู่มือขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Procedure Manual; PM) – มาตรฐานขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน Standard Operating Procedure; SOP) 27
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตอนการปฏิ งิ าน (SOP) คลิกเพื่อแก้ขัไน้ ขลั กษณะต้บนตั แบบชื ่อเรื่อง • กาหนดขัน้ ตอนในการปฏิบตั งิ าน โดยระบุถงึ
– ใคร (ผูป้ ฏิบตั ิ) – ทาอะไร (ขัน้ ตอนที่ตอ้ งทา หรือความรับผิดชอบ) – เมื่อไร (เวลา ระยะเวลา ความถี่) – ที่ไหน (สถานที่) – อย่างไร (รายละเอียดวิธีหรือเทคนิ คที่ทา เช่น เอกสารที่ใช้ บันทึกที่ทา เครื่องมือที่ตอ้ งใช้) หมายเหตุ : หาก “How to do” มีรายละเอียดมาก จะต้องจัดทาเป็ น Work Instruction แยกต่างหาก 28
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตอนการปฏิ งิ าน (SOP) คลิกเพื่อแก้ขัไน้ ขลั กษณะต้บนตั แบบชื ่อเรื่อง ประเด็นที่ควรทราบ • แต่ละองค์กรไม่จาเป็ นต้องมีรูปแบบ SOP เหมือนกัน • ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านเฉพาะ ขึ้นกับเทคนิ ค ระเบียบ กฎหมาย มาตรฐานที่เกี่ยวข้อง (มักใส่การควบคุมในขัน้ ตอนที่จาเป็ น) • เชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการต่างๆ ได้ • กาหนดหน้าที่ความรับผิดชอบชัดเจน • สามารถเปลี่ยนแปลงได้ • SOP มักจัดทาในกระบวนการที่มีขน้ั ตอนมากและซับซ้อน หรือ เกี่ยวข้องกับคนหลายคน L e a d e r s h i p 2 0 1 0
29
www.masci.or.th
ของการจั ดทนาขัแบบชื น้ ตอนการปฏิ คลิวักตเพืถุป่อระสงค์ แก้ไขลั กษณะต้ ่อเรื่องบตั งิ าน • •
• • • • •
เพือ่ ทาให้การปฏิบตั งิ านเป็ นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อควบคุมขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ านให้สอดคล้องกับนโยบายหรือ มาตรฐาน หรือเป้ าหมายขององค์กร ผูป้ ฏิบตั งิ านทราบขัน้ ตอนก่อนหลังในการปฏิบตั งิ าน ง่ายต่อการฝึ กสอนงานให้แก่บคุ ลากรใหม่ หรือการอบรมอืน่ ๆ บุคลากรทางานแทนกันได้ ปรับปรุงขัน้ ตอนงานให้ลดความซับซ้อนหรือออกแบบขัน้ ตอนใหม่ ใช้อา้ งอิงในการปฏิบตั ิงาน หรือประสานงานกับผูเ้ กี่ยวข้อง 30
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
น้ ตอนการปฏิ คลิกเพื่อโครงสร้ แก้ไขลัางของขั กษณะต้ นแบบชื่อบเรืตั งิ ่อานง • ปกหน้า ระบุ ชื่อ รหัสเอกสาร แก้ไขครัง้ ที่ วันที่ประกาศใช้ และ ลงนามผูจ้ ดั ทา ผูต้ รวจสอบ และผูอ้ นุ มตั ิใช้ 1. วัตถุประสงค์ 2. ขอบข่าย 3. คานิ ยาม 4. เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารและแบบฟอร์มที่ใช้ใน SOP นี้ , เอกสารอืน่ ที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมาย หรือมาตรฐานอืน่ ๆ, SOP อืน่ ที่อา้ งถึง 31
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
น้ ตอนการปฏิ คลิกเพื่อโครงสร้ แก้ไขลัางของขั กษณะต้ นแบบชื่อบเรืตั งิ ่อานง 5. 6.
ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Flow chart) และ/หรือ รายละเอียด ของขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน ตารางระบุบนั ทึกที่ตอ้ งจัดทา เช่น รหัสบันทึก ชื่อบันทึก วิธี จัดเก็บ สถานที่เก็บ ระยะเวลาจัดเก็บและผูจ้ ดั เก็บ
ตัวอย่างขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน 32
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
้ ขั น ตอนการปฏิ บ ต ั ง ิ าน : FLOWCHART คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง Flow Chart
หมายถึง วิธี การที่ใ ช้อ ธิบ ายกระบวนการต่า ง ๆ โดยการใช้รูปสัญลักษณ์ เส้น หรือ คา ที่แสดงหรือทาให้เห็นภาพ ของกิจกรรมหรือลาดับของกระบวนการนั้น เพื่อ • แสดงลาดับขัน้ ตอนของกระบวนการปฏิบตั งิ าน • แสดงความสัม พัน ธ์ข องหน่ ว ยงานต่ า งๆ ในการกระบวนการ ปฏิบตั ิงาน • ทาความเข้าใจได้งา่ ยและเห็นภาพรวมของกระบวนการ 33
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
้ ขั น ตอนการปฏิ บ ต ั ง ิ าน : FLOWCHART คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
34
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
้ ขั น ตอนการปฏิ บ ต ั ง ิ าน : FLOWCHART คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
35
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
างของระบบเอกสาร คลิกเพื่อแก้โครงสร้ ไขลักษณะต้ นแบบชื่อเรื่อง นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 36
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
วิ ธ ป ี ฏิ บ ต ั ง ิ าน (Work Instruction) คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
• เป็ นเอกสารอธิบายรายละเอียดวิธีดาเนิ นการกระบวนงานย่อยหนึ่ งๆ อย่างละเอียด หรือซอาจระบุคาแนะนาในการปฏิบตั งิ าน • ทาให้ผูอ้ น่ื สามารถอ่าน เข้าใจและปฏิบตั ติ ามได้โดยง่าย • แสดงวิธีทา Step by step หรืออาจมีรูปภาพประกอบ • ตัวอย่าง : วิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร วิธีกรอกข้อมูลยื่นภาษี ทาง อินเตอร์เน็ ต วิธีเก็บตัวอย่าง วิธีประกอบชิ้นงาน วิธีเตรียมสารละลาย มาตรฐาน 37
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
างของวินธแบบชื ีปฏิบตั งิ ่อานเรื่อง คลิกเพื่อแก้ไโครงสร้ ขลักษณะต้ • ไม่มีรูปแบบที่แน่ นอน เขียนได้หลายลักษณะขึ้นกับองค์กร อาจประกอบด้วย - Flowchart - ภาพถ่าย หรือรูปภาพ หรือวีดิทศั น์
- คาอธิบายวิธีทางานทีละขัน้ ตอน • ชื่อ รหัสเอกสาร แก้ไขครัง้ ที่ วันที่ประกาศใช้ ผูจ้ ดั ทา ผูท้ บทวนและผูอ้ นุ มตั ิใช้ 38
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
วิธีปคลิ ฏิบกัตเพืิงานแบบต่ ่อแก้ไขลัากงๆษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
39
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตัวอย่ างโครงสร้ างของวิ ธีปฏิบ่อตั เรืงิ ่อานง คลิกเพื่อแก้ ไขลั กษณะต้ นแบบชื
• ปกหน้า ระบุ ชื่อ รหัสเอกสาร แก้ไขครัง้ ที่ วันที่ประกาศใช้ และลง นามผูจ้ ดั ทา ผูต้ รวจสอบ และผูอ้ นุ มตั ิใช้ 1. 2. 3.
4. 5.
6.
วัตถุประสงค์ ผูป้ ฏิบตั งิ าน คานิ ยาม เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารและแบบฟอร์มที่ใช้ใน WI นี้ , เอกสาร อืน่ ที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมาย หรือมาตรฐานอืน่ ๆ วัสดุอปุ กรณ์ท่ใี ช้ รายละเอียดวิธีปฏิบตั งิ าน 40
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ธีปฏิบตั ่องิ าน คลิกเพื่อแก้เทคนิ ไขลัคกการเขี ษณะต้ยนวิ นแบบชื เรื่อง • • • • • • • • •
เลือกรูปแบบที่ตอ้ งการ และกาหนดเรื่องที่จะเขียน เขียนอธิบายงานที่จาเป็ นตามลาดับขัน้ ตอน สัน้ และกระชับ ระบุเกณฑ์คุณภาพของงาน (ถ้ามี) ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย และอาจใช้รูปภาพ รูปวาด แผนภาพ หรือตารางประกอบ ระบุตาแหน่ งผูป้ ฏิบตั งิ านให้ชดั เจน กรณี ตอ้ งมีการบันทึกผลการปฏิบตั งิ านให้ระบุไว้ดว้ ย อ้างถึงหรือแนบแบบฟอร์มที่ตอ้ งใช้ ถ้าเป็ นเรื่องคล้ายกัน หรือหมวดเดียวกัน อาจรวมเล่มได้ ควรจัดทาโดยผูป้ ฏิบตั งิ าน เพือ่ ให้สอดคล้องกับแนวทางการปฏิบตั งิ านจริง 41
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
างของระบบเอกสาร คลิกเพื่อแก้โครงสร้ ไขลักษณะต้ นแบบชื่อเรื่อง นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 42
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
สนุ นประเภทต่ คลิกเพื่อเอกสารสนั แก้ไขลักบษณะต้ นแบบชืา่องๆ เรื่อง บันทึก : เป็ นคารวมที่ใช้เรียกเอกสาร ซึ่งเป็ นผลการปฏิบตั ิงาน บันทึกอาจมีรูปแบบชัดเจน เช่น แบบฟอร์มที่ลงข้อมูลแล้ว หรือไม่มีรูปแบบชัดเจน เช่น รายงาน ภาพถ่ายการทางาน เทปบันทึกเสียง วีดีทศั น์ เป็ นต้น 43
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
สนุ นประเภทต่ คลิกเพื่อเอกสารสนั แก้ไขลักบษณะต้ นแบบชืา่องๆ เรื่อง แบบฟอร์ม : เอกสารที่มีไว้เพื่อบันทึกข้อมูลการปฏิบตั งิ าน หรือผลการปฏิบตั ิงาน กาหนดรูปแบบชัดเจน เพื่อควบคุมให้ได้ขอ้ มูลที่ตอ้ งการครบถ้วน
44
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
สนุ นประเภทต่ คลิกเพื่อเอกสารสนั แก้ไขลักบษณะต้ นแบบชืา่องๆ เรื่อง เอกสารอ้างอิง : เอกสารที่มีไว้เพื่อใช้อา้ งอิงในการปฏิบตั งิ าน อาจเป็ นเอกสารจากภายนอก หรือภายใน เช่น พรบ. กฎกระทรวง มาตรฐานสากล หนังสือวิชาการ คู่มือเครื่องจักรอุปกรณ์ท่ซี ้ ือ คาสัง่ ประกาศ 45
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
สนุ นประเภทต่ คลิกเพื่อเอกสารสนั แก้ไขลักบษณะต้ นแบบชืา่องๆ เรื่อง หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข : หลักเกณฑ์หรือเงือ่ นไขที่จดั ทา เพื่อชี้แจงเกณฑ์และเงือ่ นไข ในการปฏิบตั ิงานร่วมกับบุคคลภายใน หรือภายนอก
46
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
แนวทางการจัดทา มาตรฐานการปฏิบัติงาน สาหรับการตอบโต้ภาวะฉุกเฉิน
47
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขั้นกตอนที คลิ เพื่อแก้่ 1ไ:ขลักาหนดขอบเขตการจั กษณะต้นแบบชื่อเรื่อดงทาระบบ ขอบเขตในการจัดทาระบบ หรือ scope of system อยู่ในรูปของ • ขอบเขตกิจกรรมหรือกระบวนงานที่จะจัดทาระบบ เช่น การเตรียมพร้อมตอบโต้ภาวะฉุกเฉิ นทางการแพทย์และสาธารณสุข • ขอบเขตของส่วนงานที่เกี่ยวข้องและควบคุมได้โดยองค์กร เช่น ศูนย์ปฏิบตั ิการเตรียมพร้อมตอบโต้ภาวะฉุกเฉิ นด้านการแพทย์และ สาธารณสุข กรมควบคุมโรค และสานัก/กลุม่ งานที่เกี่ยวข้องของกรมฯ 48
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขอบเขตระบบที ะพัฒนา คลิกเพื่อแก้ ไขลักษณะต้น่จแบบชื ่อเรื่อง Public Health Emergency Respond Center : PHERC
Administration Section
Intelligence Section
Operation Section
Logistics Section
Public Relation Section
1-12
49
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขั้นคลิ ตอนที ่ 2 : ก าหนดคณะท างานจั ด ท าระบบเอกสาร กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
กาหนดคณะทางานการจัดทาระบบเอกสาร ประกอบด้วย • บุคลากรจากหน่ วยงานหลักและหน่ วยงานที่เกี่ยวข้องในขอบเขต • เป็ นผูร้ ูใ้ นกระบวนการและงานที่ทาเป็ นอย่างดี • ตัดสินใจในการเลือกวิธีหรือขัน้ ตอนงานแทนหน่ วยงานได้ • กาหนด - ผูจ้ ดั การระบบ หรือผูจ้ ดั การคุณภาพ (QMR) - เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร(Document Controller) 50
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขัคลิ ้นตอนที ่ 3 : วิ เ คราะห์ ก ระบวนการในขอบเขตระบบ กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง Pre-impact
Post-impact 51
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
52
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขัคลิ ้นตอนที ่ 3 : วิ เ คราะห์ ก ระบวนการในขอบเขตระบบ กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
การประเมินความเสีย่ งและจัดการความเสีย่ ง การพัฒนา ทบทวนแผนแยกตามโรค และประเมินแผนรองรับ (Exercise) การติดตามและรายงานผล (Monitoring & Report)
การเตือนภัยเบื้องต้น (Early warning) War Room & Incident Command System 53
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
54
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขัคลิ ้นตอนที ่ 3 : วิ เ คราะห์ ก ระบวนการในขอบเขตระบบ กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
Rapid Health Assessment Risks Communication Health Emergency plan Implementation Surveillance for PHE & Data Analysis Epidemiological Investigation Outbreak & Hazard Control
55
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
56
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขัคลิ ้นตอนที ่ 3 : วิ เ คราะห์ ก ระบวนการในขอบเขตระบบ กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
Transfer Responsibility / Data Monitoring and report
57
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
58
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขัคลิ ้นตอนที ่ 3 : วิ เ คราะห์ ก ระบวนการในขอบเขตระบบ กเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
Information & Intelligence Hazards/Risks Assessment & Reduction
59
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
Workshop # 1 ่อเรื่อง คลิกเพื่อแก้ไขลั กษณะต้นแบบชื Workshop # 1
จากวงจรการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉิ นเบื้องต้น แต่ละกลุม่ จงวิเคราะห์กระบวนการในขอบเขตของระบบ ตัง้ แต่ Preparedness phase จนถึง Mitigation phase โดยใช้เวลาประมาณ 45 นาทีและนาเสนอผลแต่ละกลุม่
แบบฟอร์มวิเคราะห์กระบวนการ 60
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ขั น ้ ตอนที ่ 4 : การจั ด ท าเอกสารระบบคุ ณ ภาพ คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
เอกสารระบบคุณภาพ คือ เอกสารที่อธิบายการดาเนิ นการด้าน คุณภาพขององค์กร โดยทัว่ ไปแบ่งออกเป็ น 4 ระดับ ได้แก่ คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) หรือคู่มือระบบ (System manual)
ขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Procedure Manual) หรือ มาตรฐานขัน้ ตอนการปฏิบตั งิ าน (Standard Operating Procedure) วิธีการปฏิบตั งิ าน (Work Instruction) เอกสารสนับสนุ น (Supporting Document) เช่น แบบฟอร์ม 61
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
กระบวนการที เิ คราะห์ จะเป็ นนส่แบบชื วนหลัก่อในคู คลิ กเพื่อแก้ไ่วขลั กษณะต้ เรื่อ่มงือระบบ นโยบายและ วัตถุประสงค์ คุณภาพ
ระดับ 1
ระดับ 2
คู่มือ ระบบ ขัน้ ตอน การปฏิบตั ิ
ระดับ 3
วิธีปฏิบตั งิ าน
ระดับ 4
เอกสารสนับสนุ น เช่น แบบฟอร์ม บันทึก หลักเกณฑ์และเงือ่ นไข 62
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิแนวทางพั กเพื่อแก้ไฒขลันาคู กษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง ปกหน้า ระบุ ชื่อ รหัสเอกสาร แก้ไขครัง้ ที่ วันที่ประกาศใช้ และ ลงนามผูจ้ ดั ทา ผูต้ รวจสอบ และผูอ้ นุ มตั ิใช้ สารบัญ บทนา นิ ยามคาศัพท์ ประวัติองค์กร และสถานภาพองค์กร นโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์คณ ุ ภาพ ขอบเขตระบบ (การเตรียมพร้อมตอบโต้ภาวะฉุกเฉิ นทาง การแพทย์และสาธารณสุข/หน่ วยงานที่เกี่ยวข้อง) 63
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิแนวทางพั กเพื่อแก้ไฒขลันาคู กษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง โครงสร้างองค์กร ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ผังวงจรการจัดการเตรียมพร้อมตอบโต้ภาวะฉุกเฉิ น การอธิบายการจัดการแต่ละกระบวนการโดยย่อ (แต่ละ กระบวนการจะไปเขียนเป็ น SOP) เชื่อมโยงไปยังคูม่ ือขัน้ ตอนการดาเนิ นงาน หรือเอกสารระดับอืน่ ๆ ขององค์กร 64
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
่มือระบบ (System คลิแนวทางพั กเพื่อแก้ไฒขลันาคู กษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อManual) ง • กระบวนการส่วนที่เป็ นระบบคุณภาพ เช่น การควบคุมเอกสารและบันทึก การจัดการข้อมูลในสือ่ สารสนเทศและฐานข้อมูล การจัดการข้อร้องเรียน การประเมินความพึงพอใจของผูม้ ีสว่ นได้สว่ นเสีย การติดตามและวัดผลวัตถุประสงค์และเป้ าหมาย การทบทวนการแก้ไขและป้ องกัน การตรวจประเมินภายใน การทบทวนโดยฝ่ ายบริหาร
ตัวอย่างคู่มือระบบ/คู่มือคุณภาพ 65
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
Workshop # 2 ่อเรื่อง คลิกเพื่อแก้ไขลั กษณะต้นแบบชื จากการวิเคราะห์กระบวนการในขอบเขตระบบ จากวงจร Preparedness phase จนถึง Mitigation phase
จงอภิปรายในกลุม่ ว่า ปัจจุบนั กระบวนการใดที่องค์กรได้จดั ทา ขัน้ ตอนปฏิบตั งิ านที่เป็ นเอกสารไว้ โดยใช้เวลาประมาณ 30 นาทีและนาเสนอผลแต่ละกลุม่ 66
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตอนการปฏิ งิ าน (SOP) คลิกเพื่อแก้ขัไน้ ขลั กษณะต้บนตั แบบชื ่อเรื่อง • กาหนดขัน้ ตอนในการปฏิบตั งิ าน โดยระบุถงึ
– ใคร (ผูป้ ฏิบตั ิ) – ทาอะไร (ขัน้ ตอนที่ตอ้ งทา หรือความรับผิดชอบ) – เมื่อไร (เวลา ระยะเวลา ความถี่) – ที่ไหน (สถานที่) – อย่างไร (รายละเอียดวิธีหรือเทคนิ คที่ทา เช่น เอกสารที่ใช้ บันทึกที่ทา เครื่องมือที่ตอ้ งใช้) หมายเหตุ : หาก “How to do” มีรายละเอียดมาก จะต้องจัดทาเป็ น Work Instruction แยกต่างหาก 67
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
Workshop # 3 ่อเรื่อง คลิกเพื่อแก้ไขลั กษณะต้นแบบชื การจัดทามาตรฐานการปฏิบตั ิงานสาหรับกระบวนการ • SOP : War Room • SOP : ข่าวกรอง
โดยใช้เวลาประมาณ 30 นาทีและนาเสนอผลแต่ละกลุม่
68
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
ขั้นตอนการควบคุมเอกสาร
69
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
้นตอนในการจั าเอกสาร คลิกเพื่อขัแก้ ไขลักษณะต้ดนทแบบชื ่อเรื่อง กกาหนดเอกสารที าหนดเอกสารที่จ่จาเป็ าเป็นน
ให้ ให้ผผู้บู้บริริหหารทบทวนและอนุ ารทบทวนและอนุมมัตัติ ิ
ทบทวนเอกสารที ทบทวนเอกสารที่ม่มีอีอยูยู่ป่ปัจัจจุจุบบันัน
ทบทวนความเหมาะสมกับการใช้งาน
กาหนดเอกสารที่ต้อง จัดเตรียมเพิ่มเติม
ทบทวนความถูกต้องตามข้อกาหนด ของระบบการจัดการ
มอบหมายความรับผิดชอบ ในการจัดทาเอกสาร
ร่างเอกสารเพิ่มเติม หรือ ปรับปรุงเอกสารที่มีอยู่ 70
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การควบคุ ม เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง การควบคุมเอกสาร คือ ระบบการจัดการทางด้านเอกสาร เริ่มตั้งเเต่กระบวนการ ในการจัดทา การแก้ไข ทบทวน การอนุมัติ การเเจกจ่าย ยกเลิกเอกสาร เพื่อให้เอกสารในระบบการจัดการมีความ ถูกต้อง เเละทันสมัยทุกพื้นที่ที่มีการใช้งาน ปัจจุบัน พนักงาน
จุดปฏิบัติงาน
อนุมัติ คงสภาพที่สามารถ เข้าใจ&อ่านได้ง่าย
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
71
www.masci.or.th
การควบคุ ม เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง ระบบการให้ รหัสเอกสาร
การอนุมัตเิ อกสาร การควบคุมการแจกจ่ ายเอกสาร
การยกเลิก การจัดการเอกสารล้ าสมัย การทบทวน แก้ ไขและเปลี่ยนแปลงเอกสาร
การบ่ งชีส้ ถานะปั จจุบันและสถานะการแก้ ไข เอกสาร 72
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การให้ ร หั ส เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง • • • • •
เพื่อให้สามารถใช้เอกสารได้อย่างถูกต้อง เลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับองค์กร มีความต่อเนื่อง ระบบเดียวกันทั้งองค์กร พนักงานเข้าใจระบบการจัดลาดับเลข สามารถเพิ่มเติม / แก้ไขหมายเลขเอกสารได้
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
ตัวอย่าง AA-BB-XX AA = ประเภทของเอกสาร BB = ชื่อย่อของฝ่าย/เเผนก XX = ลาดับ,เลขที่ เอกสาร
73
www.masci.or.th
การให้ รหัสนเอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขลั กษณะต้ แบบชื่อเรื่อง A = ประเภทของเอกสาร QM = Manual, SOP = Standard Operating Procedure, W = Work Instruction, F = Form
BB = ชื่อย่อของเเผนก EN=Engineering, QC=Quality Control
XX = ลาดับที่ของเอกสาร ที่ขึ้นต้นด้วย 01 ดังนั้น QP-EN-01 หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานในระบบคุณภาพของ แผนก Engineering ลาดับที่ 01 74
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การทบทวนและอนุ ตั เิ อกสาร คลิกเพื่อแก้ ไขลักษณะต้นมแบบชื ่อเรื่อง
• กาหนดผูท้ บทวนและอนุ มตั เิ อกสารแต่ละระดับ ระดับของเอกสาร
คู่มือระบบ
ผูท้ บทวน
ผูจ้ ดั การคุณภาพ
ผูอ้ นุ มตั ิ
อธิบดี หรือ ผูอ้ านวยการ สานัก/ศูนย์
ขัน้ ตอนการ ปฏิบตั งิ าน หัวหน้ากลุม่ ผูอ้ านวยการ สานัก/ศูนย์
วิธีปฏิบตั งิ าน
แบบฟอร์ม
ผูป้ ฎิบตั งิ าน
ผูป้ ฎิบตั งิ าน
หัวหน้ากลุม่
หัวหน้ากลุม่
• นาเสนอเอกสารใหม่ หรือเอกสารที่แก้ไขให้ผูม้ ีอานาจทบทวนและอนุ มตั ิ • ประทับคาว่า “เอกสารควบคุม” บนเอกสารต้นฉบับ 75
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
ตัวคลิ อย่กางขั บัติงาน เรื่อง การควบคุ เพื้น่อตอนการปฏิ แก้ไขลักษณะต้ นแบบชื ่อเรื่อง มเอกสาร
ผู้รับผิดชอบ ผู้ร้องขอ ผู้จัดการของ หน่วยงาน
เจ้าหน้าที่ควบคุม เอกสาร เจ้าหน้าที่ควบคุม เอกสาร
เอกสารหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
เขียนรายละเอียด เอกสารที่ต้องการจัดทา แก้ไข หรือยกเลิก พิจารณาอนุมัติ ดาเนินการจัดทา แก้ไข หรือยกเลิกเอกสาร แจกจ่ายสาเนา และเรียกคืน เอกสารเก่า
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
-แบบฟอร์ม FM-DC-010
-ผู้ร้องขอ -ผู้จัดการของ หน่วยงาน -เจ้าหน้าที่ควบคุม เอกสาร -เจ้าหน้าที่ควบคุม เอกสาร -หน่วยงานที่เกี่ยวกับ76 เอกสาร
www.masci.or.th
ยเอกสาร่อเรื่อง คลิกเพื่อการควบคุ แก้ไขลัมกการแจกจ่ ษณะต้นาแบบชื
• ควรกาหนดระบบควบคุมการแจกจ่าย เพือ่ ให้มนั ่ ใจว่าเอกสารฉบับที่ใช้งาน อยู่ ณ จุดปฏิบตั งิ าน • ควรระบุกระบวนการรับ-คืนเอกสารจากหน่ วยงานต่างๆ • ควรจัดทาทะเบียนการแจกจ่ายเอกสาร (Distribution List) ศูนย์ ชื่อเอกสาร
กลุ่มงาน A (สาเนาที่ 01)
กลุ่มงาน B (สาเนาที่ 02)
กลุ่มงาน C (สาเนาที่ 03)
คู่มือระบบ
QP- MS - 01
QP- PD - 02
77
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
ตัวอย่างแบบฟอร์มทะเบียนการแจกจ่ายเอกสาร
www.masci.or.th
ก และการจั คลิกเพืการยกเลิ ่อแก้ไขลั กษณะต้ดนการเอกสารล้ แบบชื่อเรืา่อสมั งย • อาจจัดทาแบบฟอร์มขอออกเอกสารใหม่/แก้ไข/ยกเลิก/ เปลี่ยนแปลงผูถ้ อื ครอง (ใบ DAR : Document Action Request) เพือ่ ให้ผูม้ ีอานาจอนุ มตั ยิ กเลิกเอกสาร • ควรนาเอกสารที่ลา้ สมัยออกจากพื้นที่อย่างรวดเร็ว หรือ ทาลายเอกสารดังกล่าว • กรณี เก็บเอกสารล้าสมัยเพือ่ อ้างอิง ต้องมีการบ่งชี้ท่เี หมาะสม โดยทัว่ ไปจะประทับตรา “OBSOLETE” หรือ “ยกเลิก’’ หรือ “อ้างอิง” 78
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การทบทวน ไขและเปลี คลิ กเพื่อแก้แก้ ไขลั กษณะต้ย่ นนแปลงเอกสาร แบบชื่อเรื่อง • กาหนดรอบในการทบทวนเอกสารให้เป็ นปัจจุบนั • กาหนดแบบฟอร์มขอออกเอกสารใหม่/แก้ไข/ยกเลิก/ เปลี่ยนแปลงผูถ้ อื ครอง (DAR : Document Action Request) • ทบทวนและอนุ มตั ิเอกสารที่แก้ไขเรียบร้อยแล้วโดยผูม้ ีอานาจ • แจกจ่ายเอกสารไปยังผูถ้ อื ครองเอกสาร พร้อมเรียกคืนเอกสาร ล้าสมัย
79
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
แบบฟอร์มขอออกเอกสารใหม่/แก้ไข/ยกเลิก/เปลี่ยนแปลงผู้ถือครอง (DAR : Document Action Request)
คลิกเพื่อแก้ไขลักษณะต้นแบบชื่อเรื่อง
ผู้ขอดาเนินการ:
หน่วยงาน:
วันที:่
ขอดาเนินงานการ:
ชนิดเอกสาร:
ชื่อเอกสาร: รหัสเอกสาร: ฉบับที่: แก้ไขครั้งที:่
เอกสารใหม่ แก้ไขเอกสาร ยกเลิกเอกสาร เปลี่ยนแปลงผู้ถือครอง
คู่มือระบบ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน แบบฟอร์ม
รายละเอียดการเปลี่ยนแปลง:
เหตุผลในการออกใหม่/แก้ไข/ยกเลิก/เปลี่ยนแปลง: ผู้อนุมัติ:
วันที:่
แผนก: กาหนดวันที่เริ่มใช้เอกสาร: L e a d e r s h i p 2 0 1 0
ตัวอย่างแบบฟอร์มใบ DAR
80
www.masci.or.th
การชีก้เพื บ่ง่อสถานะปั นั และสถานะการแก้ คลิ แก้ไขลัจจุกบษณะต้ นแบบชื่อเรืไ่อข ง
• การชี้บ่งสถานะปัจจุบนั ของเอกสาร นิ ยมจัดทาบัญชีรายการเอกสาร (Master List) • ระบุฉบับที่ แก้ไขครัง้ ที่ วันที่เริ่มใช้บนเอกสารหน้าแรก บัญชีรายการเอกสาร (Master List) รหัสเอกสาร
ชื่อเอกสาร
ฉบับที่
แก้ไข ครั้งที่
วันที่เริ่มใช้
QP-MR-001
ขั้นตอนการตรวจติดตามภายใน
1
3
11/09/07
QP-DC-002
ขั้นตอนการควบคุมเอกสาร
1
2
07/07/07
QP-PC-003
ขั้นตอนการผลิตเม็ดพลาสติก
1
1
04/02/07
...
...
81
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
การชีก้ เพื บ่ง่อสถานะปั นั และสถานะการแก้ คลิ แก้ไขลัจจุกบษณะต้ นแบบชื่อเรืไ่อข ง
• การชี้บ่งสถานะการแก้ไข/เปลี่ยนแปลงเอกสารควรระบุ ตามความเหมาะสม อาจแสดงรายละเอียดในใบ DAR • วิธกี ารอืน่ ๆ เช่น - Marking หรือ Shading จุดที่เปลี่ยนแปลงในเอกสาร - จัดทาประวัตกิ ารแก้ไขเอกสาร - จัดเก็บร่างแก้ไขเอกสารพร้อมใบ DAR - ระบุฉบับที่ แก้ไขครัง้ ที่ วันที่เริ่มใช้บนเอกสารหน้าแรก
82
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
www.masci.or.th
หลักสูตรความรูเ้ กี่ยวกับ ทามาตรฐานการปฏิ บตั งิ ่อาน คลิการจั กเพื่อดแก้ ไขลักษณะต้นแบบชื เรื่อง
ถาม & ตอบข้อสงสัย ติดต่อสอบถามเพิม่ เติมที่ แผนกพัฒนาระบบงาน
[email protected] 02-617-1727 ต่อ 805-806 83
L e a d e r s h i p 2 0 1 0
