NAMA ORGANISASI :
LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA (LSSMBTPH)
DASAR HUKUM PEMBENTUKAN :
Surat Keputusan Menteri Pertanian No. 1100.1/Kpts/KP.150/ 10/1999 Tahun 1999 jo Nomor : 361/Kpts/ KP.150/5/2002 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura
TUPOKSI ORGANISASI :
Tugas dan fungsi LSSMBTPH adalah melaksanakan sertifikasi sistem mutu pada pelaku agribisnis perbenihan
STRUKTUR ORGANISASI LSSMBTPH
Komite Ketidakberpihakkan
Ketua LSSMBTPH
Komite Sertifikasi
Manajer Mutu
Manajer Teknis
Manajer Administrasi
Deputy Manajer Mutu
Deputy Manajer Teknis
Deputy Manajer Administrasi
Auditor
= Garis Organisasi/Instruksi = Garis Tanggungjawab/Pelaporan
KETERKAITAN LSSMBTPH dengan KEMENTERIAN PERTANIAN
Menteri Pertanian
Direktur Jenderal Tanaman Pangan
Komite Ketidakberpihakkan
Direktur Jenderal Hortikultura
Ketua LSSMBTPH
Komite Sertifikasi
Manajer Mutu
Manajer Teknis
Manajer Administrasi
Deputy Manajer Mutu
Deputy Manajer Teknis
Deputy Manajer Administrasi
Auditor = Garis Organisasi/Instruksi = Garis Tanggungjawab/Pelaporan
Penjelasan : 1. 2. 3.
LSSMBTPH dibentuk berdasarkan SK Menteri Pertanian Nomor 1000.1/Kpts/KP.150/10/1999 jo Nomor 361/Kpts/KP.150/5/2002. LSSMBTPH dalam melaksanakan tugas bertanggungjawab kepada Menteri Pertanian melalui Direktur Jenderal Tanaman Pangan dan Direktur Jenderal Hortikutura, (keduanya tergantung bidang/komoditi). Ketua LSSMBTPH dalam pelaksanaan operasionalnya dibantu oleh Manajer Mutu, Manajer Administrasi, dan Manajer Teknis serta Auditor.
PERSYARATAN UMUM SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA
I
PENDAHULUAN Tantangan yang dihadapi Indonesia khususnya disektor pertanian adalah masih rendahnya kesadaran masyarakat dan pelaku usaha terhadap standar dan mutu produk, termasuk benih. Memasuki era globalisasi yang menuntut persaingan yang sangat ketat, semakin dirasakan perlunya memperkuat fondasi ekonomi melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas. Dalam rangka mendukung perkembangan perbenihan di Indonesia sesuai dengan kemitraan Pemerintah, secara berangsur-angsur masalah produksi benih akan diserahkan ke pihak swasta. Dengan demikian pada akhirnya Pemerintah hanya berperan dalam pengaturan/perumusan kebijakan, pembinaan, penelitian dan pengawasan. Salah satu langkah yang diambil adalah memberikan kewenangan kepada produsen benih untuk dapat melakukan pengawasan sendiri terhadap proses produksi benihnya, melalui pemberian sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH). Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu merupakan salah satu sarana untuk memberikan jaminan mutu bahwa produsen benih yang disertifikasi mampu memasok produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
II
PENGERTIAN-PENGERTIAN YANG BERKAITAN DENGAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU 2.1 Sertifikasi adalah suatu rangkaian kegiatan pemberian sertifikat terhadap hasil produk, jasa, proses, sistem dan personil, yang bertujuan memberikan jaminan tertulis dari lembaga sertifikasi, lembaga pelatihan, lembaga inspeksi dan laboratorium untuk menyatakan bahwa produk, jasa, pasar, sistem dan personil telah memenuhi standar yang dipersyaratkan. 2.2 Sertifikasi Sistem Mutu adalah sistem yang memiliki aturan prosedur dan manajemen sendiri untuk melakukan asesmen yang bertujuan menerbitkan dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu dan pemeliharaan selanjutnya. 2.3 Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu adalah institusi pihak ketiga yang mengases dan memverifikasi sistem mutu kepada produsen benih dengan mengacu pada standar sistem manajemen mutu dan dokumentasi pelengkap lain yang telah diterbitkan dan dipersyaratkan untuk sistem tersebut. 2.4 Manajemen Mutu adalah kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dengan memperhatikan mutu. 2.5 Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengaudit suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.
2.6 Dokumen Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu adalah dokumen yang menunjukan bahwa sIstem sistem manajemen mutu organisasi sesuai dengan standar sistem manajemen mutu dan dokumen pelengkap lain yang telah ditetapkan dan dipersyaratkan untuk sistem tertentu. III SIAPA SAJA YANG DAPAT MEMPEROLEH SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ? Produsen benih yang telah diaudit dan dinyatakan lulus oleh Lembaga Sertifkasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH) akan diberi sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu. LSSMBTPH akan melakukan audit kepada produsen benih yang mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu. Asesmen/audit dilakukan terhadap dokumen mutu dan pelaksanaan di lapangan. Asesmen/audit dokumen pada dasarnya melihat kesesuaian dengan SNI ISO 9001 : 2008. Sedangkan audit lapangan melihat kesesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan dokumen mutu yang dibuat dengan mengacu pada persyaratan teknis produksi benih untuk memproduksi benih yang memenuhi standar mutu. Obyek yang diaudit meliputi semua persyaratan yang ada dalam SNI ISO 9001 : 2008, yang terdiri atas 8 klausal dengan klausal utama mulai dari klausal nomor 4 s/d 8, yaitu : Sistem Manajemen Mutu Tanggung jawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Sesuai dengan SNI ISO 9001:2008 maka produsen benih harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya. Dokumen mutu yang disusun mencakup : Pedoman mutu/panduan mutu yang antara lain memuat kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan, operasi dan kendali untuk menjamin proses berjalan efektif Dokumen prosedur Dokumen formulir, dan Dokumen pendukung lainnya IV
PERSYARATAN DAN PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan 4.1.1 Mempunyai organisasi 4.1.2 Mempunyai Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten 4.1.3 Melakukan kegiatan penangkaran benih 4.1.4 Memiliki alat dan tempat prosesing serta gudang penyimpan benih 4.1.5 Menguasai laboratorium pengujian mutu benih
4.2 Prosedur Produsen benih meminta informasi secara tertulis kepada LSSMBTPH. LSSMBTPH mengirimkan 1(satu) set dokumen yang terdiri dari : 4.2.1 Diagram alir proses sertifikasi sistem manajemen mutu 4.2.2 Formulir permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu 4.2.3 Isian data lengkap pemohon 4.2.4 Kualifikasi personalia 4.2.5 Syarat dan aturan 4.2.6 Biaya sertifikasi sistem manajemen mutu 4.3
Produsen benih (pemohon) mengajukan permohonan tertulis kepada LSSMBTPH dengan mengisi formulir permohonan yang dilengkapi dengan : 4.3.1 Pernyataan ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang dimohon 4.3.2 Persetujuan untuk memenuhi persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu dan memberikan informasi yang diperlukan untuk evaluasi.
4.4
Kedua pihak akan membuat dan menandatangani dokumen kontrak dengan pemohon sebagai PIHAK PERTAMA dan LSSMBTPH sebagai PIHAK KEDUA untuk pelaksanaan sertifikasi sistem manajemen mutu.
4.5
LSSMBTPH mengevaluasi kelengkapan dokumen, apabila belum lengkap dokumen akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi
4.6
LSSMBTPH menginformasikan susunan tim audit dan rencana waktu pelaksanaan audit, untuk dimintakan persetujuan dari pemohon secara tertulis. Apabila pemohon keberatan dengan tim audit dan/atau rencana waktu audit, maka LSSMBTPH akan menyusun dan mengirimkan kembali nama-nama tim audit dan/atau waktu audit yang baru.
4.7
Setelah mendapat kesepakatan dan pemohon menyerahkan biaya sertifikasi sistem manajemen mutu, maka tim audit akan melakukan audit ke lapangan
4.8
Berdasarkan laporan hasil audit dan kajian oleh Komite Sertifikasi, maka LSSMBTPH akan mengambil keputusan sertifikasi sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut : 4.8.1 Apabila memenuhi kriteria persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu, maka pemohon akan diberi sertifikat sertifikasi sistem mutu 4.8.2 Apabila belum memenuhi kriteria, maka LSSMBTPH akan menunda pemberian sertifikat sampai pemohon melaksanakan tindakan perbaikan 4.8.3 Apabila tidak memenuhi kriteria sertifikasi sistem manajemen mutu, maka LSSMBTPH tidak dapat memberikan sertifikat sertifikasi sIstem manajemen mutu kepada pemohon.
4.9
Dalam dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu tersebut dicantumkan 4.9.1 Nama dan alamat produsen 4.9.2 Ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang diberikan 4.9.3 Tanggal efektif dan masa berlakunya sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.
4.10
Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH berlaku selama 3 (tiga) tahun.
V
VI
4.11
Apabila terdapat perubahan ruang lingkup kegiatan, baik yang berupa perluasan maupun pengurangan, perusahaan yang bersangkutan harus mengajukan revisi sertifikat.
4.12
Produsen benih yang menyalahgunakan LSSMBTPH akan dicabut sertifikatnya.
kewenangan
yang
diberikan
HAK DAN KEWAJIBAN PRODUSEN BENIH YANG DIBERI SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MUTU 5.1
HAK 5.1.1 Nama produsen benih dicantumkan dalam direktori dan akan didistribusikan kepada masyarakat perbenihan 5.1.2 Produsen benih diijinkan menggunakan lambang atau logo LSSMBTPH, akan tetapi lambang atau logo tersebut tidak bisa digunakan untuk produk, atau disalah gunakan sehingga dapat ditafsirkan sebagai penunjukan kesesuaian produk 5.1.3 Dapat melaksanakan proses sertifikasi benih terhadap produksi benihnya. 5.1.4 Menerima semua informasi yang berkaitan dengan sertifikasi sistem manajemen, termasuk pertanggungjawaban LSSMBTPH terhadap kerugian yang ditimbulkan akibat kegiatan audit.
5.2
KEWAJIBAN 5.2.1 Melakukan kegiatan penangkaran/produksi benih sesuai peraturan perundangan yang berlaku 5.2.2 Mentaati peraturan yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH 5.2.3 Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dalam program sertifikasi sistem mutu 5.2.4 Menyiapkan pengaturan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit 5.2.5 Menerbitkan publikasi untuk media komunikasi dalam bentuk dokumen, brosur atau iklan 5.2.6 Menyediakan rekaman semua pengaduan dan tindakan koreksi yang telah dilaksanakan sesuai persyaratan standar sistem mutu. 5.2.7 Bersedia sewaktu-waktu menerima penyaksian oleh LSSMBTPH maupun Komite Akreditasi Nasional (KAN) pada saat pelaksanaan audit.
KEUNTUNGAN YANG MANAJEMEN MUTU
DIPEROLEH
DAN
PENERAPAN
SISTEM
6.1
Efektivitas bisnis, bahwa organisasi yang dikelola dikendalikan dan dipelihara dengan sistem manajemen mutu yang baik akan menghasilkan operasi bisnis yang efektif, kegiatan yang konsisten dan pengukuran yang terencana dalam sistem menghasilkan kebutuhan untuk perbaikan berlanjut dengan memperhatikan kepuasan pelanggan
6.2
Image yang lebih baik, bagi pelanggan dan calon pelanggan, penanam modal masyarakat, tetangga, pembuat kebijakan dan karyawan. Hal ini akan memberikan peluang pasar, menarik penanam modal dan efisiensi tenaga kerja
6.3
Penghematan biaya, karena proses lebih efisien, mengurangi jumlah produk yang tidak memenuhi standar mutu, mengurangi kerja yang tidak perlu, mengurangi keluhan, biaya asuransi dan lain-lain
6.4
Tenaga kerja yang lebih trampil dan tersedia, bahwa memungkinkan staf untuk berperan dan lebih terjun di dalam proses yang menjadi tanggungjawab mereka. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik dalam proses dan dapat berpartisipasi dalam pengendalian dan perbaikannya
6.5
Sertifikasi sistem mutu, bahwa produk dan/atau jasa memiliki daya saing yang tinggi sehingga mudah diterima oleh pelanggan. Disamping itu juga merupakan promosi bagi organisasi bahwa produsen benih tersebut mempunyai manajemen yang baik dan memberi keyakinan kepada pelanggan dan penanam modal yang bermitra.
PERMOHONAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU NOMOR :
Kepada Yth Nama Produsen Alamat Kantor Telp/Fax/Email Alamat unit pengolahan benih Penghubung (contact person) Nama Alamat Jabatan No. HP/Email
: Ketua LSSMBTPH di Jakarta : : : : : : : : :
Bersama ini kami mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu untuk jenis tanaman (sebutkan jenis tanaman dan kelas benih, seperti isian data lengkap terlampir). Sebagai kelengkapan permohonan, kami lampirkan panduan mutu, dokumen prosedur dan dokumen formulir masing-masing satu copy. Kami menyatakan kesanggupan melakukan hal-hal sebagai berikut : 1. Mengikuti ketentuan sertifikasi sistem manajemen mutu yang berlaku. 2. Membayar semua biaya operasional yang berkaitan dengan sertifikasi sistem manajemen mutu. 3. Mentaati peraturan perundangan perbenihan yang berlaku. Sehubungan dengan hal tersebut, kami sangat mengharapkan agar permohonan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut dapat segera diproses lebih lanjut. ………………….., ……………..................... Pemohon,
(
)
1. Nama Pelanggan
:
2. Alamat - Kota /Kabupaten - Provinsi - Kode Pos - Nomor Telepon - Nomor faximile - E-mail
: : : : : : :
3. Permohonan Ruang Lingkup
:
No.
Jenis
Varietas
Hibrida
Bukan Hibrida
Kelas Benih
Keterangan A
1. 2. 3. Dst Keterangan: A = Telah disertifikasi B = Permohonan Baru 4. Informasi lain 4.1. Perusahaan berdiri tahun : 4.2. Konsultan yang digunakan (nama, alamat) : 4.3. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari Lembaga Sertifikasi (LS) lain a. Nama LS : b. Alamat LS : c. Ruang Lingkup : d. Tahun perolehan sertifikasi I : e. Masa berlaku sertifikat yang terakhir : 4.4. Sumber Daya Manusia a. Nama b. Pimpinan perusahaan : c. Manajer produksi : d. Manajer HRD : e. Quality Control : f. Jumlah Personil : g. Total : ............... orang h. Level Managemen : ............... orang i. Bagian Produksi : ............... orang j. Bagian Processing : ............... orang k. Bagian Gudang : ............... orang l. Bagian Laboratorium/QC : ............... orang
B
4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9.
m. Bagian R & D : ............... n. Bagian Administrasi : ............... o. Bagian Pemasaran : ............... p. Tetap : ............... q. Tidak Tetap : ............... Lokasi produksi : (sebutkan kabupaten dan provinsi) Sistem Produksi : Rata-rata luas panen/tahun : Rata-rata produksi/tahun : Pemasaran: 1. Dalam Negeri : (sebutkan provinsinya) 2. Luar Negeri : (sebutkan negaranya)
5. Dokumentasi mutu sudah secara efektif diterapkan sejak
orang orang orang orang orang
: ..................................
6. Audit internal dan kaji ulang manajemen sudah dilaksanakan sejak : ...................... Diisi Tanggal Nama Jabatan Tanda tangan
: : ……………………………………………………………………......... : …………………………………………………………………………... : …………………………………………………………………………...
Dibukukan : Tanggal/bulan/tahun
:
Nomor Induk
:
Status
: Memenuhi / tidak memenuhi persyaratan sertifikasi *)
Tindak Lanjut
:
Manajer/Deputi Manajer Administrasi : Tanda Tangan
:
TATACARA PENANGANAN KONFLIK Tatacara penanganan konflik yang terjadi ditetapkan sebagai berikut : 1.
2. 3.
4. 5.
LSSMBTPH menerima laporan konflik yang terjadi antara sesama klien/pelaku usaha, klien/pelaku usaha dengan konsumen, klien/pelaku usaha dengan personil LSSMBTPH, atau LSSMBTPH dengan institusi terkait lainnya seperti instansi penyelenggara Sertifikasi dan Pengawasan Mutu Benih di Daerah. Ketua LSSMBTPH selanjutnya meneruskan laporan perselisihan (konflik) kepada Manajer Teknis. Manajer Teknis akan mengkaji lebih lanjut dari permasalahan yang menjadi tumbulnya konflik tersebut dengan mengumpulkan informasi dari sumber-sumber terkait Manajer Teknis menganalisis semua informasi dan menyimpulkan tindakan yang sebaiknya diambil oleh Ketua LSSMBTPH. Hasil analisa dan informasi disampaikan kepada Ketua LSSMBTPH sebagai bahan pertimbangan untuk penyelesaian konflik yang timbul tesebut kepada klien/pelaku usaha/personil LSSMBTPH/institusi terkait yang melaporkan.
TATACARA PENANGANAN BANDING
Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka ditetapkan tatacara penanganan banding : 1. 2. 3.
4.
5. 6.
Pelanggan/pelaku usaha yang tidak puas atas keputusan sertifikasi dapat mengajukan permohonan banding kepada LSSMBTPH. Berdasarkan permohonan banding tersebut, ketua LSSMBTPH akan menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan penyelesaiannya. Manajer Mutu membentuk tim penyelesaian banding, dimana personil dari tim tersebut adalah personil yang tidak terlibat dalam proses audit maupun pembuat keputusan sertifikasi terhadap pelaku usaha yang mengajukan banding. Tim banding melakukan validasi dan investigasi terhadap substansi banding dan menetapkan langkah-langkah atau tindakan apa yang harus diambil oleh lembaga. Apabila diperlukan dalam melakukan investigasi dan menetapkan langkah yang akan diambil dapat melakukan tinjauan lapangan. Hasil investigasi dan langkah-langkah yang ditetapkan dan dilaporkan kepada Ketua LSSMBTPH melalui Manajer Mutu. Hasil keputusan banding disampaikan kepada yang meminta banding.
Dokumen terkait : DF-16 : Formulir Surat Penugasan Sebagai Tim Banding/ Keluhan/Perselisihan
TATACARA PENANGANAN KELUHAN
Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka ditetapkan tatacara penanganan keluhan : 1.
2.
3.
4.
5. 6.
Berdasarkan keluhan yang ditujukan kepada LSSMBTPH, Ketua LSSMBTPH akan menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan penyelesaian keluhan tersebut. Manajer Mutu akan membentuk tim/menunjuk personil untuk mengevaluasi dan membuat keputusan terhadap keluhan dimana personil tersebut adalah individu yang tidak terlibat dengan keluhan sebelumnya. Tim/personil yang ditunjuk akan melakukan konfirmasi apakah keluhan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi atau sistem manajemen. Apabila berkaitan dengan kegiatan sertifikasi maka penyelesaian keluhan harus sesuai dengan hal tersebut. Sedangkan apabila berkaitan dengan sistem manajemen pelaku usaha, maka dalam penyelesaian harus mempertimbangkan sistem manajemennya. Semua langkah yang telah dilaksanakan dalam rangka penyelesaian keluhan harus didokumentasikan dan semua personil yang terlibat harus merahasiakannya. Hasil evaluasi dan keputusan yang disusun disampaikan kepada Ketua LSSMBTPH melalui Manajer Mutu. Hasil keputusan harus segera disampaikan kepada pihak yang mengajukan keluhan. Apabila hasil kesepakatan antara LSSMBTPH dan yang mengajukan keluhan menghendaki agar hasil cakupan permasalahan keluhan dan penyelesaiannya dipublikasikan, maka pihak LSSMBTPH akan mempublikasikan.
Dokumen terkait : DF-16 : Formulir Surat Penugasan Sebagai Tim Banding/ Keluhan/Perselisihan
