TINJAUAN PENATAAN RUANG INSTALASI REKAM MEDIS DARI ASPEK

TinJauan PenaTaan ruanG insTalasi rekam medis dari asPek WORK FLOW dan WORK SPACE di rsud dr. mOeWardi

eka sruni rahayu 1, antik Pujihastuti 2, rohmadi3 mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar 1 , dosen aPikes mitra Husada karanganyar2-3 [email protected], [email protected], [email protected]

1

ABSTRACT In the Installation Medical Record Hospital Dr. Moewardi there is a mismatch between the document processing worklow with a manual medical record medical record installation services, in addition to the most oficials not comfortable because of the narrowness of the space, thus simplifying the onset of fatigue that result in decreased work productivity. Order to determine the spatial arrangement of the records Installation Work low aspects and Work Space in Hospital Dr. Moewardi. Type purely qualitative descriptive study, with cross sectional approach. Research methods of observation and interviews. The subject was oficers, object worklow and workspace Installation Medical Record, with descriptive analysis. The absence of a policy on spatial planning Installation Medical Record of aspects of work low and work space. The key task of the oficer is not in accordance with the Standard Operating Procedures. In the worklow execution is not in accordance with the installation manual medical record services. Arrangement of work means work space aspect not meet the standards work space. Installing the spatial arrangement of medical records in accordance with standard aspect has not Work flow and Work Space. It is therefore necessary manufacture and SOP manuals tailored to the worklow activity. It is intended that the routine work process medical records implemented eficiently, effectively and consistently, and be able to work optimally so that labor productivity can be achieved. Keywords

: Work low, Work space, Installation Medical Record and labor productivity

Bibliography

: 11 (2004 - 2010)

aBsTrak Di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi terdapat ketidaksesuaian antara alur kerja pengolahan dokumen rekam medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis, selain itu sebagian petugas belum nyaman karena sempitnya ruang gerak sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja. Tujuan untuk mengetahui penataan ruang Instalasi rekam medis dari aspek Work low dan Work Space di RSUD Dr. Moewardi. Jenis Penelitian deskriptif kualitatif murni, dengan pendekatan cross sectional. Metode penelitian observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas , obyek alur kerja dan area kerja Instalasi Rekam Medis, dengan analisis deskriptif. Belum adanya kebijakan tentang penataan ruang Instalasi Rekam Medis dari aspek work low dan work space. Tugas pokok petugas belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. Dalam pelaksanaan alur kerja belum sesuai dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis. Penataan sarana kerja dari aspek work space belum memenuhi standar work space. Penataan ruang Instalasi rekam medis belum sesuai

Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)

49

dengan standar aspek Work Flow dan Work Space. Oleh karena itu diperlukan pembuatan buku pedoman dan SOP disesuaikan dengan aktivitas alur kerja. Hal ini bertujuan bahwa proses kerja rutin unit rekam medis terlaksana dengan eisien, efektif dan konsisten serta dapat bekerja secara optimal sehingga produktivitas kerja dapat tercapai. Kata kunci

: Work low, Work space, Instalasi Rekam Medis dan produktivitas kerja

Kepustakaan : 11 ( 2004 - 2010)

a.

PendaHuluan

tata letak (Lay-out) belum memenuhi standar work low

Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan

(Alur Kerja) dan work space (Area Kerja) dari aspek

yang memberikan pelayanan kepada seluruh

ilmu ergonomi. Dan adanya ketidak sesuaian antara

masyarakat, maka perlu adanya sarana penunjang

alur kerja (Work low) pengolahan dokumen rekam

yang memadai salah satunya melalui kegiatan

medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi

penyelenggaraan rekam medis pada setiap pasien

rekam medis yang dimiliki. Selain itu berdasarkan

yang berobat ke rumah sakit. Adapun yang termasuk

dari wawancara secara langsung terhadap petugas

didalamnya adalah kegiatan pengolahan rekam medis di

Instalasi Rekam Medis yang menyatakan bahwa

sarana pelayanan kesehatan yang meliputi Assembling,

sebagian dari mereka belum nyaman baik penataan

Analising, Koding, Indeksing dan Pelaporan.

meja kerja dan alur kerja dalam melakukan aktivitas

Dalam PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7 bahwa “Sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis”. Rekam medis

kegiatan atau tugasnya setiap hari, karena sempitnya ruang gerak antar meja sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya produktivitas kerja.

diselenggarakan oleh Instalasi Rekam Medis dimana dalam pelaksanaan tugasnya membutuhkan sarana kerja seperti ruang kerja dan penataan peralatan yang eisien untuk menunjang tercapainya tingkat keberhasilan dan produktivitas yang tinggi dalam melakukan tugas masing-masing.

meTOde PeneliTian Jenis Penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif murni. Dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian ini adalah Petugas Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan

RSUD Dr. Moewardi merupakan salah satu rumah sakit

obyek adalah alur dan area kerja Instalasi Rekam

yang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik

Medis di RSUD Dr. Moewardi. Sumber data yang

bagi pasien maupun pihak luar yang membutuhkan

digunakan penelitian ini yaitu data primer dan data

pelayanan, namun meski demikian ada hal yang masih

sekunder. Instrumen penelitian menggunakan pedoman

perlu diperhatikan yakni pada penataan peralatan

wawancara, Meteran dan pedoman observasi dan Cara

serta ruang rekam medis yang dinilai belum eisien

pengumpulan data dengan wawancara kepada petugas

untuk dipergunakan. Maka dari itu sangatlah penting

Instalasi Rekam medis, pengukuran yaitu peneliti

dalam pelaksanaan penataan peralatan dan ruang kerja

mengukur luas area kerja rekam medis, jarak antar

Instalasi Rekam Medis yang sesuai dengan standar

meja kerja petugas, jarak gang utama, luas area kerja

ergonomi.

petugas instalasi rekam medis dan observasi untuk

Bahwa ruang Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi, memiliki luas 85.42 m2 akan tetapi untuk

50

mengumpulkan data dengan mengamati alur kerja dan mengukur area kerja instalasi rekam medis.

Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014

Teknik Pengolahan Data adalah Pengumpulan

1)

Menyusun Standar Prosedur Operasional

(collecting), Edit (Editing), Tabulasi (Tabulating),

(SPO) yang berkaitan dengan pelayanan

Memaparkan (Narasi) atau penyajian data. Analisis yang

sistem rekam medis dan informasi

digunakan yaitu analisis deskriptif .

kesehatan 2)

penerimaan pasien rawat jalan dan rawat

Hasil PeneliTian 1.

Membuat dan mengevaluasi sistem

kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang instalasi rekam medis

inap 3)

Membuat dan mengevaluasi prosedur

Dalam menjalankan aktivitas pelayanan kepada

pencatatan rekam medis secara individu

pasien di RSUD Dr. Moewardi, telah memiliki

maupun kolektif

Buku pedoman tentang pelayanan Instalasi rekam

4)

rekam medis yang digunakan

medis berdasarkan surat keputusan direktur rumah sakit nomor 188.4/8663 A/2012 Edisi ke-1. Dimana

5) 6) 7)

SOP nomor 05-02-A-013. Serta uraian tugas-tugas pokok unit Assembling, koding indeksing, analising

Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi rekam medis

8)

reporting, illing serta kepala unit rekam medis, yang sudah menjadi tanggung jawab semua unit

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman rekam medis

Koding pada SOP nomor 05-02-A-011, Indeksing pada SOP nomor 05-02-A-012 dan filling pada

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan rekam medis

standar operasinal prosedur alur pelayanan di Unit Assembling diatur pada SOP nomor 05-02-A-010,

Merencanakan dan menetapkan formulir

Memeriksa kebenaran kode penyakit dan tindakan medis

9)

Membuat dan menyajikan laporan

di instalasi rekam medis.

kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat

Akan tetapi dalam hal penataan sarana kerja (lay-

inap untuk kepentingan manajemen

out) dan kepemilikan sarana kerja di Instalasi

maupun pihak lain yang berkepentingan

Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi belum diatur

10) Membuat laporan dan analisa data

dalam surat keputusan direktur tersebut, dimana

morbiditas, mortalitas, dan tindakan

selama ini di dalam kepemilikan sarana hanya

operasi 11) Melaksanakan penilaian terhadap rekam

dipantau dengan kartu inventaris ruangan. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan produktivitas petugas serta menyebabkan penataan

medis in-aktif yang masih bernilai guna 12) Merencanakan kebutuhan sumber daya untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit

sarana kerja yang tidak konsisten.

13) Membuat laporan rawat jalan dan rawat 2.

uraian tugas pokok dari petugas instalasi rekam medis berdasarkan Buku Pedoman Pelayanan instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi tahun 2012 tanggal 2 juni 2012, edisi 1 sebagai berikut : a.

Kepala Instalasi Rekam Medis

inap serta penunjang medis lainnya untuk membandingkan target yang ditetapkan secara bulanan, triwulan, semester, tahunan 14) Membuat uraian pekerjaan bawahan 15) Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan


51

2)

16) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan

medis

rawat jalan, rawat inap, penunjang medis 3)

sebagai bahan analisa

4)

sakit, morbiditas, mortalitas, ketenagaan,

lengkap dicatat di buku ekspedisi dan

RL.6 dan laporan insidentil lainnya ke

diserahkan ke bagian koding untuk

Kementrian Kesehatan

diproses pengkodean d.

surat dan nota dinas

Koding 1)

19) Menyelesaikan masalah yang timbul di

Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap

lingkungan rekam medis

di koding

20) Melaksanakan uraian tugas lain yang

2)

diberikan atasan langsung atau yang

Meneliti penulisan diagnosis dan tindakan yang ada

terkait dengan kegiatan rekam medis

3)

Jika ada ketidakjelasan penulisan

Analising/Audit

diagnosa, tindakan maka dikembalikan

1)

Menyiapkan dokumen rekam medis

dan dikonirmasikan ke dokter yang

rawat inap pasien yang sudah pulang

merawat atau ruang rawat inap

2)

Meneliti lembar dan isi rekam medis

3)

Jika ada ketidaklengkapan maka ditulis

menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9-

di formulir ketidaklengkapan dan

CM

4)

5)

7)

Memasukkan data ke dalam komputer

untuk dilengkapi dengan jangka waktu 14 hari

6)

Rekam medis yang telah dikoding

Rekam medis yang lengkap dicatat di

Indeksing dicatat di buku ekspedisi

buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian

dan diserahkan ke bagian filling untuk

assembling

diproses penyimpanan

Membuat rekapan ketidaklengkapan e.

Filling 1)

Menyiapkan dokumen rekam medis yang

Menyerahkan laporan kepada atasan

telah selesai pelayanan baik rawat inap

untuk ditandatangani

maupun rawat jalan

Mengedarkan hasil laporan Ketidak-

2)

Memasukkan data dokuemen rekam

lengkapan Pengisisn Catatan Medik

medis yang keluar di program Sistem

(KLPCM) ke masing-masing Staf Medis

Informasi Rekam Medis pada menu

Fungsional (SMF).

pelacakan (tracking) nomor rekam medis

Assembling 1)

Menentukan kode yang benar dengan

5)

(SMF) dan dokter yang merawat 6)

4)

dikembalikan ke bangsal yang merawat

berdasarkan Staf Medis Fungsional

Menyiapkan dokumen rekam medis rawat inap yang sudah pulang dan siap di Assembling

52

Mengurutkan lembar rekam medis yang

inventaris rumah sakit dalam RL.1 s.d

18) Membuat, memeriksa, menandatangani

c.

Jika ada ketidaklengkapan maka dikembalikan ke bagian Analising

17) Memeriksa laporan kegiatan rumah

b.

Meneliti Lembar dan isi dokumen rekam

3)

Menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan dua angka akhir

4)

Memasukkan rekam medis ke masingmasing rak sesuai kelompoknya


5) 6)

7) 8)

Untuk rekam medis kunjungan ulang

penerimaan dokumen rekam medis mencentang

dikembalikan dan diambil tracernya

nomor rekam medis tersebut sebagai tanda

Menyiapkan rekam medis untuk

dokumen telah sampai di Instalasi rekam medis dan

penelitian dengan menggunakan formulir

siap untuk dilakukan pengolahan dokumen rekam

peminjaman rekam medis

medis. Setelah itu petugas melakukan pemeriksaan

Membuat laporan rekam medis yang

kesesuaian antara dokumen rekam medis yang

tidak ditemukan perbulan

diterima dengan catatan pada buku ekspedisi

Membuat laporan jumlah penggunaan

lalu dokumen rekam medis tersebut sementara

rekam medis untuk penelitian setiap

diletakkan pada almari dokumen yang tersedia

bulan

untuk selanjutnya dilakukan perakitan dokumen rekam medis oleh bagian assembling.

f.

Pelaporan 1)

Menyiapkan sensus harian data, kunjungan pasien yang digunakan untuk Melakukan proses rekapitulasi data Memasukkan data sensus harian ke Mengolah data menjadi laporan internal dan laporan eksternal rumah sakit

5)

Menyerahkan laporan ke kasub instalasi untuk di koreksi

3.

dan diperiksa kelengkapannya oleh petugas Analising/Audit dengan cara membuka program

dalam komputer 4)

Assembling, kemudian dokumen rekam medis yang telah selesai di Assembling akan diaudit

pasien dari sensus harian 3)

pasien dirakit sesuai dengan urutan yang telah ditentukan dalam kebijakan rumah sakit oleh unit

menyusun laporan 2)

Alur selanjutnya adalah dokumen rekam medis

Sistem Informasi Rumah Sakit pada menu rekam medis-pengolahan dokumen-audit dokumen rekam medis, setelah muncul item penilaian kelengkapan dokumen rekam medis maka petugas Analising memberi tanda check list (“) pada item yang lengkap

alur kerja (Worklow) di rsud dr. moewardi

dan tidak diisi pada item yang tidak lengkap sesuai dengan pengisian dokumen rekam medis. Bagi

Alur kerja dokumen rekam medis yang telah selesai perawatan dari bangsal perawatan di RSUD Dr. Moewardi pertama kali diterima oleh unit penerimaan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi bangsal. Setelah itu petugas melakukan pelacakan (tracking) sebagai tanda bahwa dokumen rekam medis

dokumen rekam medis yang belum lengkap maka oleh unit Analising/Audit akan dikembalikan ke bagian bangsal yang bersangkutan. Sedangkan dokumen rekam medis yang lengkap setelah dari unit Analising dilanjutkan ke unit koding (Meja 4) untuk dilakukan pengkodean diagnosis dengan menggunakan buku ekspedisi Analising/Audit.

pasien yang selesai pelayanan telah sampai di instalasi rekam medis dan siap untuk dilakukan

Kemudian setelah dokumen rekam medis selesai

pengolahan. Dengan cara membuka program di

dilakukan pengkodean maka data pengkodean

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) RSUD Dr.

penyakit dimasukkan ke komputer dengan

Moewardi dengan cara membuka menu Rekam

membuka menu Rekam medis-Entri data-

medis-kontrol dokumen, kemudian petugas

rekam medis rawat inap, maka petugas koding

menuliskan nomor rekam medis yang pada kolom

memasukkan data kode diagnosis penyakit dan

pencarian, setelah ditemukan maka petugas

tindakan pasien ke dalam komputer. Setelah itu


53

dokumen rekam medis diserahkan ke unit tracking no

untuk dilakukan pelacakan (tracking) seperti yang

area kerja d.

Meja penerimaan dokumen 65 cm rekam medis dan Assembling 1

e.


f.


g.


illing. Setelah dokumen rekam medis selesai

h.

M e j a A s s e m b l i n g 2 d a n 60 cm Assembling 3

pengolahan maka petugas Tracking menuliskan

i.

Meja Assembling 2 dan Koding 140 cm 3

j.

Meja Analising 3 dan Assembling 45 cm 4

k.

Meja Analising 2 dan Assembling 45 cm 3

l.

M e j a A s s e m b l i n g 3 d a n 45 cm Analising 2

m.

M e j a A s s e m b l i n g 4 d a n 35 cm Analising 3

di RSUD Dr. Moewardi menghadap ke 3 arah

n.

Meja Koding 1 dan Koding 2

yang berbeda. Petugas yang menghadap kearah


35 cm

p.


35 cm

q.

Meja Assembling 3 dan Koding 355 cm 3

dan petugas Tracking. Sedangkan petugas yang

r.

Meja Analising 1 dan Koding 5

240 cm

menghadap ke arah yang sama (barat) yaitu meja

s.

Meja Informasi dan Tracking 1

60 cm

t.

Meja Tracking 1 dan Koding 7

73 cm

u.

Meja Analising 2 dan Distributor lantai 1, Analising 3 dan Informasi, Koding 5 dan Koding 7, Koding 4 dan Koding 6

dilakukan oleh petugas penerimaan dokumen rekam medis, hanya saja pelacakan (tracking) yang dilakukan tidak sebagai tanda bahwa dokumen telah siap untuk dilakukan pengolahan, tetapi sebagai tanda dokumen rekam medis telah selesai pengolahan dan siap untuk disimpan di

nomor dokumen rekam medis pada buku ekspedisi dan didistribusikan menggunakan trolly dokumen rekam medis ke Unit filling.

4.

luas area

area kerja (Workspace) di rsud dr. moewardi Penataan sarana kerja di Instalasi Rekam Medis

yang sama (timur) yaitu meja petugas penerimaan dokumen rekam medis, pelaporan 1, pelaporan 2

petugas Assembling 1, Assembling 2 , Visum, pelaporan 3 dan Kepala Rekam Medis, selain itu meja yang menghadap ke arah yang sama (utara)

35 cm

yaitu meja petugas Assembling 3, Assembling 4, Analising/Audit, Koding, informasi, dan

4

medis 2,26 m2

distributor dokumen rekam medis di lantai 1. Tabel 1 ukuran area kerja instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi no

area kerja

5

Luas area kerja Assembling 1

1,53 m2

6


1,69 m2

7

Luas ares kerja Assembling 3

2,28 m2

8


1,86 m2

1

Jalur Utama

89 cm

9

Luas area kerja Analising 1

1,48 m2

2

Gang Utama 1

315 cm

10 Luas area kerja Analising 2

1,43 m2

Gang Utama 2

10,35 m

3

Gang antar meja

11

1,48 m2

a.

54

luas area

Luas area kerja Penerimaan dokumen rekam

K e p a l a r e k a m m e d i s d a n 120 cm pelaporan 2

b.

Meja pelaporan 1 dan pelaporan 95 cm 3

c.

Meja pelaporan 2 dan visum

95 cm

Luas area kerja Analising 3

12 Luas area kerja Distributor di lantai 1 1,52 m2 13 Luas area kerja Informasi

1,58 m2

14 Luas area kerja Koding 1

1,80 m2


1,80 m2


1,76 m2



1,64 m2

meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja


2

koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking,

2

meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah

2

meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah

2

19 Luas area kerja Koding 6 20 Luas area kerja Koding 7

2.

2,21 m 1,77 m 1,63 m

21 Luas area kerja Tracking 1

1,89 m

meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam

22 Luas area kerja Tracking 2

1,47 m2

medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja

23 Luas area kerja Pelaporan 1

1,58 m2

Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan


1,62 m2

penataan meja diberi sekat pembatas antara area


2,21 m

2

26 Luas area kerja visum

2,21 m2

ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan kepala rekam medis berada satu ruang dengan area

27 Luas area kerja kepala rekam medis 3,53 m2

pelaporan.

unit-unit dan tugas pokok petugas instalasi rekam medis di rsud dr. moewardi

Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area

Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di

kerja per unit yaitu 1.84 m2.

Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,

PemBaHasan 1.

Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan

instalasi rekam medis dari aspek worklow dan

standar yang direkomendasikan oleh Latour

workspace RSUD Dr. Moewardi

(2006). 3.

Kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang

Kebijakan dan prosedur tetap tentang Alur kerja (Work flow) dan Area Kerja (Workspace) belum

Penataan sarana kerja instalasi rekam medis dari aspek Worklow di rsud dr. moewardi.

tercantum pada surat keputusan direktur rumah sakit. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang

Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi

yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan

yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising (Audit), koding,

produktivitas petugas serta menyebabkan penataan

tracking baru kemudian dokumen didistribusikan

sarana kerja yang tidak konsisten.

ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen rekam medis dimulai dari Assembling, Analising, Koding dan filling.

2.

Unit-unit dan tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam

4.

Penataan peralatan sarana kerja instalsi rekam medis dari aspek Work Space di rsud dr. moewardi.

medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting, Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan

Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja

standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006)

ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam

yaitu unit kerja rekam medis terdiri dari 6 unit

medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling,

kerja (Assembling, Koding, Indeksing, Analising

meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising,

Reporting, serta filling).


55

3.

Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari

meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah

aspek Worklow di RSUD Dr. Moewardi

meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam

Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi

medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja

yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam

Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan

medis, Assembling, Analising (Audit), koding,

penataan meja diberi sekat pembatas antara area

tracking baru kemudian dokumen didistribusikan

ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan

ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut

kepala rekam medis berada satu ruang dengan

Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen

area pelaporan. Hal tersebut belum sesuai standar

rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,

Latour (2006) yaitu meja pertama adalah meja

Koding dan filling. Meski demikian alur dalam

penerimaan dokumen rekam medis, setelah itu

pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis

meja assembling, kemudian meja analising (Audit),

belum sesuai dengan yang tertulis pada buku

meja koding, meja inishing, meja pelaporan dan

pedoman pelayanan instalasi rekam medis, di buku

kepala rekam medis berada di belakang petugas

tersebut tertulis alur petama kali dokumen rekam

instalasi rekam medis.

medis diterima oleh bagian Analising, Assembling, Koding, baru kemudian didistribusikan ke filling. Sedangkan didalam pelaksanaannya dokumen rekam medis diterima oleh bagian penerimaan dokumen rekam medis, Assembling, Analising, Koding, Tracking baru kemudian didistribusikan ke

Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area kerja per unit yaitu 1.84 m2. Ukuran area kerja di ruang instalasi rekam medis belum memenuhi standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006) yaitu 2.1 m2.

filling. Hal ini belum sesuai dengan rekomendasi Departemen Kesehatan jika sangatlah penting

Terdapat 18 Area Kerja yang belum memenuhi

menyesuaikan antara apa yang dituliskan pada

standar luas area kerja. Hal tersebut disebabkan

buku pedoman pelayanan rekam medis dengan

karena dengan luas ruangan yang tidak mencukupi

apa yang dikerjakan karena menjurus pada tujuan

untuk seluruh unit pengelolaan dokumen rekam

penyusunan pedoman pelayanan instalasi rekam

medis sehingga masing-masing petugas tidak

medis yaitu agar berbagai proses kerja rutin

terpenuhi untuk luas area kerjanya untuk

terlaksana dengan eisien, efektif, konsisten dan

memampung semua sarana kerja petugas dan

aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan

sempitnya ruang gerak petugas serta menyebabkan

dan meningkatkan produktivitas.

produktivitas kerja petugas instalasi rekam medis menurun, karena petugas akan kesulitan di dalam

4.

Penataan peralatan sarana kerja Instalsi Rekam

pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis

Medis dari aspek Work Space di RSUD Dr. Moewardi

terutama untuk meletakkan dokumen rekam medis

Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja

yang akan dilakukan pengolahan.

ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling, meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising, meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking, meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah

56

Jalur utama yang ada di RSUD Dr. Moewardi yaitu 89 cm, gang utama 10.32 m dan 315 cm, hal ini telah sesuai dengan standar yang direkomendasikan Latour (2006) bahwa jalur/gang utama minimal 1,5 m. Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki


jarak antar meja yang bervariasi dimana jarak meja

reporting, analising dan koding belum sesuai

yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat

dengan tugas pokok yang tercantum dalam

meja tidak memiliki jarak. Hal ini menimbulkan

buku pedoman pelayanan dokumen rekam

kenyamanan petugas dalam melakukan pekerjaan

medis dan SOP yang telah berlaku. Dan untuk

menurun dimana disebabkan karena area lalu lintas

unit penerimaan dokumen rekam medis yang

terlalu sempit, sehingga apabila ada petugas lain

melaksanakan tracking untuk penanda bahwa

yang akan keluar dari area kerjanya dan harus

dokumen rekam medis telah sampai di instalasi

melewati area kerja petugas lain secara otomatis

rekam medis dan siap untuk dilakukan pengolahan

akan mengganggu kenyamanan petugas yang

dokumen rekam medis dan unit Tracking yang

bersangkutan di dalam pelaksanaan tugasnya.

melaksanakan penandaan bahwa dokumen rekam

Dari aspek kenyamanan bahwa petugas merasa

medis telah selesai pengolahan dan siap untuk

nyaman dengan ruangan yang mereka tempati

didistribusikan ke unit illing belum memiliki

walaupun luas area kerja masing-masing petugas

pedoman dalam melakukan tugas pokok dan SOP.

2

belum memenuhi 2,1 m , karena petugas memiliki

3.

Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari

motivasi kerja yang merupakan pendorong

aspek Work low di RSUD Dr. Moewardi yang

ke arah kemajuan dan peningkatan prestasi

tertulis pada buku pedoman pelayanan instalasi

kerjanya. Dimana ditunjukkan dengan posisi

rekam medis menyebutkan bahwa alur kerja di

meja ptugas yang menghadap ke 3 arah yang

instalasi rekam medis dimulai dari Analising,

berbeda. Hal ini telah mendukung efektifnya

Assembling, Koding dan terakhir di unit filling.

pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis

Sedangkan di dalam pelaksanaan pengelolaan

dan berujung pada peningkatan produktivitas

dokumen rekam medis di Instalasi Rekam Medis

kerja petugas dalam pengolahan dokumen rekam

di mulai dari penerimaan dokumen rekam,

medis. Karena pada dasarnya peningkatan

assembling, Analising (Audit), koding, tracking

produktivitas dapat dicapai dengan menekan

baru kemudian dokumen didistribusikan ke illing.

sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk memanfaatkan sumber daya manusia dan meningkatkan keluaran yang sebesar-besarnya.

4.

Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari aspek Work space di RSUD Dr. Moewardi dengan jumlah petugas instalasi rekam medis sebanyak 24 orang, rata-rata luas area kerja per unit adalah 1.84 m2, dengan area kerja yang belum memenuhi

simPulan 1.

RSUD Dr. Moewardi belum memiliki kebijakan tentang penataan ruang instalasi Rekam Medis dari

Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki jarak antar meja

aspek work low dan work space. 2.

standar luas area kerja sebanyak 18 area kerja.

Jumlah unit-unit di Instalasi rekam medis RSUD Dr. Moewardi telah terdiri dari unit Penerimaan, Assembling, Analising/Audit, Koding, Tracking, Reporting, Distributor, Informasi, Visum dan kepala rekam medis. Tugas pokok petugas Instalasi Rekam Medis khususnya unit assembling,

yang bervariasi dimana jarak meja yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat meja tidak memiliki jarak, yakni antara meja Analising 3 dan distributor dokumen rekam medis di lantai 1, meja Analising 2 dan meja Informasi, meja Koding 5 dan Koding 7, serta meja Koding 4 dan Koding


57

Notoadmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian

daFTar PusTaka

Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. hal: 176, 180 Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : PT. Rineka Cipto. hal : 3, 198, 272.

RSUD Dr.Moewardi. 2012. Pedoman Pelayanan Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Moewardi 2012. Surakarta : RSUD. (tidak dipublikasikan)

DepKes, RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:

Sugiyono.2009.Metode Penelitian Kuantitatif kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta. hal : 8-9

Departemen Kesehatan RI. Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk Keselamatan, ______. 2008. PERMENKES No.

269/MENKES/PER/

III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:

Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-1. Surakarta: UNIBA Press. hal: 5-7, 137-138

DepKes. Pasal 1 Tauiqurrahman, MA. 2009. Pengantar Metodologi Latour K dan Eichenwald-Maki S. 2006. Health Information Management. Chicago: American

Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS Press.

Health Management Association. hal : 647-679 WHO.2006. Medical Record Manual A Guide for Narbuko, C.2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Bumi Aksara.

58

Developing countries. Western Paciic Region : WHO. hal : 1


TINJAUAN PENATAAN RUANG INSTALASI REKAM MEDIS DARI ASPEK

Recommend Documents