ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI SURAT DESA DENGAN PENERAPAN ONE CLICK FINISH (Studi Kasus : Desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala)
TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat pada Tugas Akhir
Oleh :
REZA SEPTIAN NIM. 1208107010039
Halaman Judul JURUSAN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SYIAH KUALA DARUSSALAM, BANDA ACEH APRIL, 2017
Halaman Pengesahan
ii
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Analisa dan Perancangan Aplikasi Surat Desa dengan Penerapan One Click Finish (Studi Kasus: Kecamatan Syiah Kuala Kota Banda Aceh)” guna memenuhi tugas dan syarat memperoleh gelar Sarjana Komputer di Jurusan Informatika, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Syiah Kuala. Shalawat dan salam penulis sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Muhammad Subianto, S.Si., M.Si. selaku Ketua Jurusan Informatika. 2. Ibu Viska Mutiawani, M.IT. selaku Dosen Pembimbing I dan Bapak Muhd. Iqbal, M.Kom. selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu untuk membimbing dan memberikan arahan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 3. Ayahanda, Ibunda dan seluruh keluarga yang telah mendukung penulis dari awal masa studi sampai penulisan Tugas Akhir ini selesai. 4. Staf administrasi Jurusan Informatika yang telah membantu proses administrasi penulis. 5. Seluruh mahasiswa/i Jurusan Informatika angkatan 2012 yang sama-sama sedang berjuang melewati proses ini serta yang telah banyak membantu dan memberikan dukungan kepada penulis hingga proses penulisan ini selesai. 6. Kakak, Abang, dan seluruh adik kelas Jurusan Informatika dari angkatan 2010 hingga angkatan 2014 yang telah memberikan motivasi, dukungan, dan saran dalam penulisan ini selesai.
iii
Dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca, peneliti dan bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Banda Aceh, 1 Juli 2016
Penulis
iv
ABSTRAK Seiring perkembangannya teknologi, kebutuhan untuk mengelola layanan menjadi lebih cepat dan mudah sudah menjadi tuntutan baru saat ini. Desa sebagai bagian dari pemerintah Indonesia juga harus memberikan pelayanan sebaik mungkin melalui kantor desa kepada masyarakat. Salah satu pelayanan yang diberikan adalah pembuatan surat. Saat ini pembuatan surat di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala masih bersifat konvensional. Di mana, pengurus desa masih melakukan pembuatan surat dengan bantuan program pengolahan kata (MS. Office), sehingga pembuatan surat membutuhkan waktu yang lama dan pengurus desa juga harus mengurus setiap antrian permintaan surat dari masyarakat. Pada penelitian ini, penulis membuatkan sebuah aplikasi pelayanan surat desa berbasis website yang menerapkan cara kerja „One Click Finish‟ sehingga mampu untuk mengoptimalkan kerja pembuatan surat di kantor desa tersebut. Aplikasi ini diberi nama dengan Aplikasi Surat Desa. Penelitian ini menerapkan metode prototipe dalam pembangunan aplikasi, kemudian untuk memastikan aplikasi yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna, peneliti menerapkan pengujian usability. Pengujian dilakukan dengan melakukan observasi terhadap 4 orang pengurus desa dan 8 orang masyarakat dalam menggunakan aplikasi. Melalui pengujian ini, didapatkan peningkatan nilai usability terhadap aplikasi yaitu sebesar 25,9% untuk pengurus desa dan 38% untuk masyarakat. Oleh karena itu, diharapkan aplikasi yang telah dibentuk dapat diterima oleh pengguna.
Kata kunci : aplikasi surat desa, website, metode prototipe, usability testing
v
ABSTRACT
vi
DAFTAR ISI Halaman Judul.......................................................................................................................... i Halaman Pengesahan.............................................................................................................. ii Kata Pengantar ....................................................................................................................... iii Abstrak ..................................................................................................................................... v Abstract ................................................................................................................................... vi Daftar Isi ................................................................................................................................ vii Daftar Gambar........................................................................................................................ ix Daftar Tabel ............................................................................................................................. x BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1 1.2. Rumusan masalah ................................................................................ 2 1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................. 2 1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................... 2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Rekayasa Perangkat Lunak .................................................................. 3 2.2. Rekayasa Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi ............................. 3 2.3. Usability.............................................................................................. 4 2.4. Pengujian Usability.............................................................................. 5 2.5. Metode Prototipe ................................................................................. 5 2.6. Deskripsi Surat .................................................................................... 6 2.7. Penulisan Surat .................................................................................. 6 2.8. Penelitian Terkait ............................................................................. 10 BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Tempat dan Waktu Penelitian .......................................................... 12 3.2. Jadwal Pelakasanaan Penelitian ....................................................... 12 3.3. Alat dan Bahan................................................................................. 12 3.4. Metode Penelitian ............................................................................ 12 3.4.1. Studi Pustaka ........................................................................ 13 3.4.2. Identifikasi Kebutuhan ......................................................... 13 3.4.3. Membuat Prototipe............................................................... 13 3.4.4. Menguji Prototipe ................................................................ 14 3.4.5. Pengkodean Aplikasi............................................................ 14 3.4.6. Pengujian Aplikasi ............................................................... 14 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Identifikasi Kebutuhan ..................................................................... 15 4.2. Membuat Prototipe .......................................................................... 20 4.3. Menguji Prototipe ............................................................................ 21 4.3.1. Pengujian usability pengurus desa ....................................... 22 4.3.2. Pengujian usability masyarakat ............................................ 22 4.4. Pengkodean Aplikasi ....................................................................... 22 4.5. Analisis pengujian usability ............................................................. 29
vii
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 39 5.2. Saran ................................................................................................ 39 DAFTAR KEPUSTAKAAN............................................................................................ 40
viii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Contoh format surat resmi .............................................................. 10 Gambar 3.1. Tahap-tahap penelitian ................................................................... 13 Gambar 4.1. Proses bisnis pengurusan surat sekretariat ..................................... 16 Gambar 4.2. Proses bisnis pengurusan surat yang diusulkan ............................. 17 Gambar 4.3. Use case diagram dari aplikasi pengurusan surat........................... 18 Gambar 4.4. Interface navigation struktur halaman web .................................... 20 Gambar 4.5. Rancangan halaman muka proses login ......................................... 21 Gambar 4.6. Rancangan halaman muka proses CRUD....................................... 21 Gambar 4.7. Smileyometer pada kuesioner ......................................................... 22 Gambar 4.8. Halaman login aplikasi ................................................................... 23 Gambar 4.9. Halaman pendaftaran...................................................................... 23 Gambar 4.10. Halaman utama aplikasi pengguna masyarakat ............................. 24 Gambar 4.11. Halaman berkas pengguna masyarakat .......................................... 25 Gambar 4.12. Halaman biodata pengguna masyarakat ......................................... 25 Gambar 4.13. Halaman untuk memilih anggota untuk pembuatan surat .............. 26 Gambar 4.14. Halaman pembuatan surat .............................................................. 26 Gambar 4.15. Halaman permintaan surat. ............................................................. 27 Gambar 4.16. Halaman konfirmasi akun .............................................................. 28 Gambar 4.17. Halaman data surat ......................................................................... 28 Gambar 4.18. Halaman data akun ......................................................................... 29 Gambar 4.19. Halaman pengaturan ....................................................................... 29 Gambar 4.20. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk pengurus desa ..... 37 Gambar 4.21. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk masyarakat ......... 38
ix
DAFTAR TABEL Tabel 4.1. Daftar aktor aplikasi pengurusan surat............................................................. 18 Tabel 4.2. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna masyarkat .......................... 19 Tabel 4.3. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna pengurus desa ................... 19 Tabel 4.4. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap pengurus desa.......................... 31 Tabel 4.5. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap pengurus desa ............................. 32 Tabel 4.6. Nilai kepuasan pengujian usability terhadap pengurus desa ............................ 33 Tabel 4.7. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap masyarakat .............................. 34 Tabel 4.8. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap masyarakat ................................. 35 Tabel 4.9. Nilai kebutuhan pengujian usability terhadap masyarakat............................... 36
x
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) telah menjadi komitmen bersama seluruh jajaran Pemerintah. Perubahan lingkungan strategis dan kemajuan teknologi mendorong Pemerintah untuk terus meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Salah satu langkah mewujudkan sistem pemerintahan yang baik dengan melaksanakan perbaikan sistem dalam hal berkaitan dengan surat. Surat dapat didefinisikan sebagai sebuah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh sebuah pihak kepada pihak lain. Isi surat merupakan bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan selain surat tersebut. Bagian isi surat pada surat resmi biasanya terdiri atas pembuka, isi surat dan penutup. Namun, pembagian ini tidak mutlak dikarenakan pengirim surat dapat menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga menjadi sebuah wacana yang dapat dipahami isinya. Salah satu instansi pemerintah yang sering berinteraksi menggunakan surat adalah instansi pemerintahan desa/kelurahan. Beberapa contoh surat yang dikeluarkan oleh desa/ kelurahan yaitu surat keterangan pembuatan KTP/KK, surat keterangan miskin, surat keterangan kelahiran dan lain-lainnya. Namun banyak masyarakat yang kewalahan dalam pengurusan surat karena prosesnya yang lama dan rumit bagi orang yang tidak terbiasa, bahkan dapat mengakibatkan surat yang dibuat menjadi bisa rusak atau tercecer, sehingga terkadang mendorong orang untuk memberikan uang tambahan kepada operator desa agar suratnya cepat selesai. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis akan melakukan penelitian untuk mempermudah proses pembuatan surat dengan membuat Analisa dan Perancangan Aplikasi Surat Desa dengan Penerapan One Click Finish di desa . One Click Finish merupakan istilah proses dari penggunaan atau masyarakat desa di Aplikasi Surat Desa dengan arti sekali klik selesai, oleh karena itu akan mempercepat dan mempermudah setiap masyarakat untuk membuat surat.
1
1.2. Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya dirumuskan beberapa masalah yaitu: 1. Perancangan dan implementasi surat desa yang menerapkan konsep sekali klik selesai (One Click Finish). 2. Menerapkan metode prototipe dalam proses pengembangan aplikasi. 3. Menguji dan menganalisa nilai kualitas aplikasi menggunakan pengujian usability.
1.3. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi surat menyurat di sebuah desa yang menerapkan konsep sekali klik selesai (One Click Finish) untuk mempermudah transaksi surat-menyurat yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
1.4. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini adalah untuk menghadirkan informasi tentang jenis surat dan contoh format surat dari berbagai desa khususnya di Desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala, sehingga akan mempermudah pemerintahan daerah untuk mendata suratsurat tersebut. Aplikasi ini juga bermanfaat bagi masyarakat desa untuk mempermudah dalam pengurusan surat pada sekretariat desa.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa perangkat lunak adalah proses yang melibatkan perekayasa dengan keinginan klien, menyusunnya di dalam daftar kebutuhan, merancang arsitektur yang mampu mendukung semua kebutuhan, pengodean, pengujian, dan pengintegrasian bagian yang terpisah, menguji keseluruhan, penyebaran dan pemeliharaan perangkat lunak (Fatta, 2007). Perangkat lunak juga memainkan peranan yang sangat penting pada semua aspek kehidupan sehari-hari seperti dalam bidang pemerintahan, perbankan, keuangan, pendidikan, transportasi, hiburan, obat-obatan, pertanian, dan hukum. Model aplikasi program komputer haus mampu berkembang secara dramatis (Fatta, 2007). Rekayasa perangkat lunak juga sebagai ilmu yang membahas seluruh aspek produksi perangkat lunak. Ilmu ini mampu menjelaskan dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommervile, 2003). Definisi perangkat lunak dijelaskan dalam dua istilah yaitu: 1. Disiplin rekayasa, perekayasa mampu membuat alat bekerja dengan menerapkan teori, metode, dan alat bantu yang sesuai. Selain itu mereka harus mampu mencari solusi terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau metode yang mendukung. 2. Aspek produksi perangkat lunak, perekayasa tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak, tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat lunak dan pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi perangkat lunak.
2.2. Rekayasa Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi Rekayasa perangkat lunak dalam sistem informasi melibatkan beberapa pemrograman dan pengembangan dengan cara mengadopsi beberapa prinsipprinsip dari rekayasa perangkat lunak. Salah satunya pengembangan sistem informasi berbasis web. Beberapa kriteria tentang sistem berbasis web dijelaskan sebagi berikut (Simarmata, 2010):
3
1. Sistem berbasis web lebih menekankan pada penyajian dan kreatifitas visual mengenai antarmuka front-end dengan seorang pengguna yang dapat saling berhubungan. Penyajian dipusatkan pada “look and feel”, menyokong kreatifitas visual, dan penyatuan multimedia dalam penyajian dan antarmuka 2. Pengembangan sistem berbasis web akan meliputi pengembangan dari pengembangan content-driven (konten yang disajikan). 3. Sistem berbasis web harus mampu mengatasi kesulitan interaksi manusia dan komputer, antarmuka pengguna, dan penyajian informasi. 4. Sistem web menerangkan ikatan yang lebih besar antara seni dan ilmu dalam pengembangan perangkat lunak. 5. Kebanyakan sistem berbasis web perlu dikembangkan dalam waktu yang sangat singkat sehingga sulit untuk membuat dan menerapkannya pada tingkat yang sama dengan perencanaan dan pengujian seperti yang digunakan di dalam pengembangan perangkat lunak.
2.3. Usability Usability memiliki beberapa definisi dari beberapa sumber. Beberapa defensi tersebut antara lain adalah sebagai berikut: 1. Menurut Stanton et al. (2013), usability merupakan ukuran dari kualitas sebuah produk yaitu interaktif, waktu responsif, kualitas konten, dan mudah dipelajari serta digunakan. (Stanton, Salmon, & Rafferty, 2013) 2.
Menurut Dumas et al. (1999), usability juga didefinisikan sebagai tolak ukur, di mana usability merupakan tolak ukur agar produk dapat digunakan oleh pengguna secara efektif. Definisi ini dijelaskan bertumpu pada 4 poin: (1) Usability berarti berfokus pada pengguna; (2) Menjadikan orang yang menggunakan produk dapat menjadi produktif; (3) pengguna adalah „orang sibuk‟ yang berusaha untuk menyelesaikan tugas-tugas; dan (4) pengguna memutuskan kapan produk ini mudah dan dapat digunakan. (Dumas, 1999)
3. Menurut, Nielsen (2012), usability merupakan tolak ukur bersifat kualitatif yang menunjukkan seberapa mudah suatu antarmuka digunakan. Ada 5 komponen komponen kualitas, yaitu: mudah dipelajari (learnability), efisiensi (efficiency),
4
mudah diingat (memorability), kesalahan dan keamanan (errors) dan kepuasan (satisfaction). (Nielsen, Usability 101: Introduction to Usability, 2012) 4. Menurut Nielsen (1993), usability juga menjelaskan bahwa suatu sistem disebut usable jika fungsi-fungsi yang dimilikinya mampu untuk dijalankan secara efektif, efisien, dan memuaskan.
2.4. Pengujian Usability Menurut, Nielsen (2014) dalam melakukan proses usability testing diperlukan sebuah skenario yang terdiri dari kumpulan task kemudian diujikan terhadap pengguna sistem. Ada 3 langkah yang perlu dilakukan, yaitu: (Nielsen, Turn User Goals into Task Scenarios for Usability Testing, 2014)
Buatlah task menjadi serealistis mungkin.
Buatlah task mudah untuk dikerjakan.
Jangan berikan petunjuk atau seminimal mungkin untuk menjelaskan langkahlangkah yang harus dikerjakan pengguna. Ada beberapa teknik pengujian usabililty yaitu, pengujian yang melibatkan
pengguna dan tanpa melibatkan pengguna secara langsung. Salah satunya penelitian yang dilakukan Zuntriana (2015) merupakan pengujian usability tanpa melibatkan pengguna secara langsung. Zuntriana melakukan pengujian terhadap portal web Perpustakaan Nasional Republik Indonesia bagi pemustaka secara jarak jauh (remote user) menggunakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner online. Adapun pengujian usability yang langsung melibatkan pengguna dapat dilihat melalui penelitian yang dilakukan oleh Nurhadryani et al (2013). Nurhadryani et al melakukan pengujian usability dengan metode observasi dan metode kuesioner. Metode observasi dilakukan dengan mengamati ekspresi dan sikap pengguna dalam menggunakan aplikasi sebagai tolak ukur nilai efektivitas dan efisiensi aplikasi sedangkan metode kuesioner digunakan sebagai tolak ukur nilai kepuasan terhadap aplikasi. (Zuntriana, 2015) (Nurhadryani, 2013)
2.5. Metode Prototipe Metode prototipe dimulai dari tahap komunikasi antara tim pengembang perangkat lunak dengan para stakeholder. Pertemuan ini berfungsi menentukan kebutuhan perangkat lunak. Setelah itu konstruksi pembuatan prototipe berdasarkan
5
pada rancangan antarmuka pengguna atau format tampilan yang akan terlihat oleh para end-user (Pressman, 2010). Hasil prototipe kemudian diserahkan kepada para stakeholder untuk dievaluasi kemudian stakeholder memberikan umpan-balik untuk dapat digunakan sebagai perbaikan spesifikasi kebutuhan proses ini akan dinamakan dengan iterasi. Iterasi akan dilakukan untuk perbaikan prototipe berdasarkan evaluasi hingga dihasilkan produksi akhir atau produk sistem yang benar dan dapat digunakan oleh pengguna (Pressman, 2010).
2.6. Deskripsi Surat Surat adalah sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan (Nurjamal dan Sumirat, 2011). (Nurjamal & Sumirat, 2011) Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. Praktik surat menyurat senantiasa akan ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas bertulis. Beberapa Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yaitu (Nurjamal dan Sumirat, 2011): 1). Surat sebagai Alat Komunikasi Tertulis 2). Surat Sebagai Alat Bukti Otentik 3). Surat sebagai Alat Bukti Historis 4). Surat sebagai Duta/Wakil 5). Surat sebagai Pedoman 2.7. Penulisan Surat Penulisan surat yang umumnya dikenal saat ini terdiri dari beberapa bagian seperti Gambar 2.1, setiap komponen dan penjelasannya sebagai berikut: 1. Kepala surat, berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
6
Nama instansi Lambang atau logo instansi Alamat Kode pos Nomor telepon Nomor faksimile atau e-mail
2. Nomor Surat, penulisan nomor surat berguna untuk:
Memudahkan dalam pengarsipannya Memudahkan dalam mencarinya kembali Mengetahui banyaknya surat yang keluar Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.
3. Tanggal Surat, tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat. Hal lain yang harus diperhatikan:
Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap Angka tahun tidak boleh disingkat Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik
4. Lampiran, yaitu melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital. Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp. Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu. Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
5. Perihal Surat, yaitu perihal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara adalah sebagi berikut penulisannya:
Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik; Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat; Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
6. Alamat Surat, alamat pada sampul surat terdiri atas:
Kepada Yth; Nama jabatan; Unit kerja; dan Alamat lengkap. Posisi di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.
7
7. Salam Pembuka, salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju. Penulisan salam pembuka yang benar:
Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital Huruf awal ”hormat‟‟ ditulis dengan huruf kecil Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat, alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar. 9. Alinea Isi, menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
10. Alinea Penutup, alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat. 11. Salam Penutup, salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Khusus untuk surat dinas tidak digunakan salam penutup. Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
8
Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.]
12. Pengiriman Surat. Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan atau penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan. Hal yang perlu diperhatikan:
Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan. Nama pengirim tidak digaris bawahi, tidak pula berada diantara tanda kurung. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya. Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat. Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
13. Tembusan Surat. Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital. Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah. Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan Tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
14. Inisial, inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.
9
Gambar 2.1. Contoh format surat resmi (Sumber : teoripendidikan.com).
2.8. Penelitian Terkait Penelitian yang telah dilakukan oleh Nandari (2014) lewat jurnal berjudul “Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat Pada Kantor Desa Jetis Lor” menjelaskan permasalahan dimana saat ini prosedur yang masih diterapkan pada pengelola surat masuk dan surat keluar pada Kantor Desa Jetis Lor semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa tulisan dibuku besar. Penulis melakukan penelitian menggunakan metode studi pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan sistem, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, dan implementasi program. Hasil penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar sesuai alur yang ditetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini. (Nandari, 2014)
Penelitian lainnya dilakukan oleh Hidayatulloh et al. (2015) lewat jurnal berjudul “Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Candigatak Berbasis Web” mengangkat permasalahan optimalisasi teknologi di bidang informasi dan komunikasi yang mana dengan pemanfaatan teknologi ini masyarakat dapat dilayani kapanpun dan dimanapun. Penulis metode penelitian yang digunakan adalah system development life cycle (SDLC). Hasil dari
10
penelitian ini adalah sistem yang dapat untuk memproses mutasi kependudukan (kelahiran dan kematian), serta menyimpan surat-surat yang pernah diproses kemudian ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dicetak. Sehingga dengan adanya sistem ini, berbagai permasalahan dalam pelayanan administrasi kependudukan di Desa Candigatak dapat teratasi. (Hidayatulloh & Mulyadi, 2015)
11
BAB III METODE PENELITIAN
3.1. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian dan proses pembuatan aplikasi serta pengumpulan data dilakukan di Laboratorium Pemrograman dan Database (PDB) Jurusan Informatika, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Universitas Syiah Kuala. Waktu yang diperlukan untuk penelitian selama kurang lebih tujuh bulan mulai dari bulan September 2016 sampai dengan Maret 2017.
3.2. Jadwal Pelakasanaan Penelitian Penelitian berupa tahap identifikasi masalah dan studi pustaka telah dilakukan sejak bulan September hingga bulan Desember 2017. Kegiatan utama kegiatan penelitian ini telah dilaksanakan selama 7 bulan dimulai sejak bulan September 2016 sampai dengan Maret 2017.
3.3. Alat dan Bahan Penelitian ini memerlukan beberapa alat dan bahan yang berupa komponen hardware dan software seperti yang akan dijelaskan berikut ini. 1. Hardware yang akan digunakan pada penelitian ini: a. 1 unit PC/Laptop dengan processor Intel Atom RAM 1.00 GB, VGA 500 MB dan System Type 32-bit. 2. Sedangkan Software yang akan digunakan dalam penelitian ini: a. Bahasa Pemrograman: PHP, SQL, Javascript, Ajax, JQuery, HTML, dan CSS. b. Sistem Server: XAMPP.
3.4. Metode Penelitian Penelitian ini terdiri memiliki tahap penelitian ini yang diuraikan pada Gambar 3.1.
12
Gambar 3.1. Tahap-tahap penelitian 3.4.1. Studi Pustaka Pada tahap studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan berbagai teori yang dapat mendukung penelitian ini dan mengumpulkan penelitian yang terkait. Tahap ini telah dilakukan dan dijelaskan pada bab II. 3.4.2. Identifikasi Kebutuhan Pada tahap identifikasi kebutuhan dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan oleh pengguna. Tahap ini dilakukan dengan melakukan survei dan mengamati pengurus desa dan masyarakat dalam mengurus surat. Setelah itu, diambil data berupa kebutuhan-kebutuhan untuk membangun aplikasi.
3.4.3. Membuat Prototipe Pada tahap ini dilakukan pembuatan prototipe sebagai gambaran aplikasi yang akan dibangun yang selanjutnya akan diberikan kepada pengguna aplikasi. Pembuatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal aplikasi.
13
3.4.4. Menguji Prototipe Pada tahap ini dilakukan pengujian prototipe dengan mengevaluasi terhadap pengguna untuk mendapatkan saran dan melakukan perbaikan. Jika terdapat saran revisi maka dilakukan perbaikan kembali. 3.4.5. Pengkodean Aplikasi Pada tahap ini dilakukan pengkodean aplikasi terhadap prototipe yang telah dibuat. Pengkodean aplikasi dilakukan dengan menggunakan bahasa pemograman salah satu framework PHP yaitu CodeIgniter 3 dan database MYSQL. 3.4.6. Pengujian Aplikasi Pada tahap ini dilakukan uji coba yang menerapkan teknik pengujian usability untuk mengevaluasi pengguna terhadap penggunaan aplikasi yang dihasilkan pada penelitian ini.
14
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Identifikasi Kebutuhan Tahap identifikasi kebutuhan merupakan tahap pertama di mana tahap ini berfungsi untuk mengumpulkan data melalui observasi tempat penelitian yaitu pengurusan surat pada sekretariat desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Bagian ini akan menjelaskan perihal kebutuhan untuk membentuk pengimplementasian aplikasi website yang akan dibuat. Tahap ini dilakukan dengan melakukan observasi terhadap pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pengurusan surat di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Pihak-pihak yang terlibat yaitu masyarakat, sekretaris dan kepala desa. Saat ini pengurusan surat masih melakukan proses secara manual. Masyarakat yang ingin mengurus surat harus datang ke kantor pengurus desa sambil membawa dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengurus surat yang diinginkan. Pengurus desa juga belum memiliki database transaksi setiap pengurusan surat. Seharusnya jika pengurus desa memiliki database transaksi pengurusan surat maka pengurus desa dapat mengetahui seluruh pembuatan surat yang telah dilakukan. Oleh karena itu, dibutuhkannya sebuah aplikasi website yang diharapkan mampu mengoptimalkan proses pengurusan surat dari sekretariat desa sebagai pelayanan bagi masyarakat. Bentuk pengurusan saat ini dapat dilihat melalui proses bisnis yang dijelaskan pada Gambar 4.1.
15
Gambar 4.1. Proses bisnis pengurusan surat sekretariat desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala Setelah mengetahui proses bisnis pengurusan surat saat ini, peneliti menemukan beberapa kelemahan yaitu: 1. Pengurusan surat yang masih bersifat konvensional di mana masyarakat harus datang ke kantor pengurus dan membawa beberapa berkas yang dibutuhkan untuk memenuhi kelengkapan pengurusan surat yang diinginkan. 2. Masyarakat harus kembali membawa berkas yang sama untuk membuat surat. 3. Belum adanya sarana informasi syarat kelengkapan pengurus surat karena masyarakat harus datang ke kantor pengurus untuk mengetahui dokumendokumen yang harus dipenuhi sebagai syarat kelengkapan pengurus surat yang diinginkan. 4. Belum adanya sarana pemberitahuan status surat telah selesai dari pengurus kepada masyarakat. Melalui identifikasi kelemahan yang ada, selanjutnya peneliti membuat pemodelan usulan proses bisnis yang dibuat untuk merancang aplikasi.
16
Gambar 4.2. Proses bisnis pengurusan surat yang diusulkan Pada Gambar 4.2 menggambarkan proses pengurusan surat menggunakan aplikasi. Masyarakat akan mendapatkan kemudahan untuk mendapatkan notifikasi atau pemberitahuan kapan pun saat surat telah selesai. Selain itu, masyarakat hanya perlu meng-unggah berkas-berkas pada aplikasi dan mengirim permintaan pembuatan surat secara online kapan pun kemudian sekretaris desa akan mengurus langsung permintaan surat yang masuk. Masyarakat hanya perlu mengakses untuk mengurus surat dengan mendaftarkan secara online kemudian sekretaris desa akan mengkonfirmasi dengan memberikan akun dan password kepada masyarakat. Selanjutnya, menghubungkan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi. Pertama mendeskripsikan para aktor (pengguna) yang nantinya akan menjalankan
17
aplikasi. Aplikasi pengurusan surat pada desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala terdiri dari dua aktor. Seluruh aktor dan deskripsi dijelaskan pada Tabel 4.1. Tabel 4.1. Daftar aktor aplikasi pengurusan surat No. Aktor
Deskripsi
1.
Masyarakat
Masyarakat merupakan pengguna dengan hak akses terbatas. Masyarakat hanya dapat membuat pemintaan surat dengan login pada aplikasi terlebih dahulu.
2.
Sekretaris desa
Sekretaris desa merupakan pengguna yang sudah terdaftar dengan hak akses untuk melihat daftar pembuatan surat, mencetak surat yang diminta untuk dicetak dan memberikan status bahwa surat sudah selesai.
Kedua, membuat use case dari aplikasi pengurusan surat seperti pada Gambar 4.3. Pada use case ini dijelaskan bahwa pengurus desa memiliki aktivitas penting yaitu sebagai pengelola data pengurusan surat. Dalam pengurusan surat dilakukan oleh pengurus desa ada beberapa aktivitas utama yaitu, mengatur data permintaan surat dan mengatur data akun masyarakat.
Gambar 4.3. Use case diagram dari aplikasi pengurusan surat
18
Use case pada Gambar 4.3 menggambarkan use case aplikasi secara keseluruhan dimana terdapat dua aktor yang berperan yaitu pengurus desa dan masyarakat. Dengan perbedaan role yang diberikan kepada pengurus desa dan masyarakat dimana pengurus desa memiliki hak untuk melakukan mengelola surat, mengelola akun masyarakat dan melihat data seluruh surat. Masyarakat memiliki hak untuk melakukan permintaan surat dan membuat akun agar dapat masuk ke dalam aplikasi. Tahap terakhir adalah menentukan perancangan fitur yang sesuai dengan fungsionalitas yang dibutuhkan. Fitur-fitur yang dirancang terhadap masingmasing pengguna dapat dilihat pada Tabel 4.2 dan Tabel 4.3. Tabel 4. 2. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna masyarkat No.
Fitur
Deskripsi
Output
1.
Login
2.
Antrian Surat
3.
Buat Surat
4.
Berkas
5.
Biodata
Merupakan sebuah fitur yang - Status berhasil atau tidak untuk digunakan oleh pengguna untuk masuk ke dalam masuk ke dalam aplikasi aplikasi Merupakan sebuah fitur yang - Data seluruh permintaan surat digunakan oleh pengguna untuk dapat melihat daftar permintaan surat Merupakan sebuah fitur yang - Data permintaan surat digunakan oleh pengguna untuk membuat surat Merupakan sebuah fitur yang - Jenis-jenis berkas yang harus digunakan oleh pengguna untuk diupload mengupload beberapa berkas yang diperlukan untuk melakukan pembuatan surat Merupakan sebuah fitur yang - Data profil user digunakan oleh pengguna mengatur biodata
Tabel 4.3. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna pengurus desa No.
Fitur
Deskripsi
Output
1.
Login
2.
Permintaan Surat
Merupakan sebuah fitur yang - Status berhasil atau tidak untuk digunakan oleh pengguna untuk masuk ke dalam masuk ke dalam aplikasi aplikasi Merupakan sebuah fitur yang - Data seluruh digunakan oleh pengguna untuk permintaan surat mengelola permintaan surat yang baru yang masuk
19
3.
Konfirmasi Akun
4.
Data Surat
5.
Data Akun
6.
Pengaturan
masuk dari masyarakat Merupakan sebuah fitur yang - Data seluruh digunakan oleh pengguna untuk akun baru yang mengelola pendaftaran akun yang masuk dilakukan oleh masyarakat Merupakan sebuah fitur yang - Data seluruh digunakan oleh pengguna untuk permintaan surat mengelola seluruh permintaan yang telah surat yang telah disetujui (cetak) disetujui Merupakan sebuah fitur yang - Data seluruh digunakan oleh pengguna untuk akun mengelola pendaftaran akun yang dilakukan oleh masyarakat dan telah disetujui Merupakan sebuah fitur yang - Pengaturan digunakan oleh pengguna kepala surat dan mengatur bentuk surat badan surat
4.2. Membuat Prototipe Pada tahap ini dilakukan rancangan prototipe yang dapat dilihat melalui arsitektur web pada gambaran interface navigation di Gambar 4.4. di mana, melalui gambar ini akan ditampilkan struktur halaman web yang akan direalisasikan.
Gambar 4.4. Interface navigation struktur halaman web Setelah menentukan konsep dari struktur halaman web, selanjutnya merancang halaman muka aplikasi. Terdapat dua rancangan kerangka dasar dari halaman muka aplikasi untuk proses login dan proses crud (proses mengelola data
20
seperti : membuat, menampilkan, mengubah dan menghapus). Kedua kerangka dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan Gambar 4.6.
Gambar 4. 5. Rancangan halaman muka proses login
Gambar 4.6. Rancangan halaman muka proses CRUD 4.3. Menguji Prototipe Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap prototipe, pengujian dilakukan menjadi 2 bagian, yaitu: pengujian terhadap pengurus desa dan masyarakat. Pengujian dilakukan dengan pengujian usability yang dilakukan dengan melakukan observasi dan menjawab kuesioner yang berikan. Kuesioner yang dibuat memakai skala likert 1 sampai 5 yang digambarkan dengan smileyometer seperti pada Gambar 4.7.
21
Gambar 4.7. Smileyometer pada kuesioner 4.3.1. Pengujian usability pengurus desa Pada tahap ini dilakukan observasi terhadap pengurus desa yang dilakukan di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Pada saat observasi dilakukan pengurus desa
akan melakukan langkah-langkah sesuai dengan
perintah atau tugas (task) di skenario yang telah dirancang. Jika pengurus desa berhasil melakukan sesuai dengan task yang diberikan akan menjawab „Ya‟ dan jika sebaliknya maka „Tidak‟. Setelah itu, jika semua skenario selesai dilakukan maka pengurus desa akan menjawab kuesioner.
4.3.2. Pengujian usability masyarakat Pada tahap ini dilakukan observasi terhadap masyarakat yang dilakukan di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Pada saat observasi dilakukan masyarakat akan melakukan langkah-langkah sesuai dengan perintah atau tugas (task) di skenario yang telah dirancang. Jika masyarakat berhasil melakukan sesuai dengan task yang diberikan akan menjawab „Ya‟ dan jika sebaliknya maka „Tidak‟. Setelah itu, jika semua skenario selesai dilakukan maka masyarakat akan menjawab kuesioner. 4.4. Pengkodean Aplikasi Pada tahap ini penulis menggunakan framework PHP CodeIginiter 3 untuk backend dan framework Bootstrap untuk frontend. Pemilihan framework ini karena dapat membantu penulis membuat website menjadi responsif dan mampu meningkatkan efisiensi waktu dalam melakukan pengembangan sebuah aplikasi berbasis website. Hasil dari pengkodean aplikasi terhadap prototipe dijelaskan sebagai berikut:
22
Halaman Login Halaman pada Gambar 4.8 adalah halaman dimana pengguna melakukan
proses login dengan memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam aplikasi. Halaman berikut dapat diakses oleh seluruh aktor aplikasi yaitu masyarakat dan pengurus desa.
Gambar 4.8. Halaman login aplikasi
Halaman Pendaftaran Halaman pada Gambar 4.9 adalah halaman dimana aktor masyarakat
mendaftarkan akun untuk dapat masuk ke dalam aplikasi. Beberapa data yang perlu dimasukkan adalah email, nama kepala keluarga, nik kepala keluarga, alamat kepala keluarga dan dokumen hasil scan kartu keluarga.
Gambar 4.9. Halaman pendaftaran
23
Halaman Utama Pengguna Masyarakat Halaman pada Gambar 4.10 adalah halaman utama setelah aktor
masyarakat berhasil melakukan proses login. Pada halaman berikut terdapat informasi tentang seluruh surat yang telah dibuat oleh masyarakat. Informasi berupa nama surat yang diurus, nama, status dan waktu pembuatan surat. Pada sisi kiri tampilan juga terdapat beberapa fitur lainnya yang dapat diakses.
Gambar 4.10. Halaman utama aplikasi pengguna masyarakat
Halaman Berkas Pengguna Masyarakat Halaman pada Gambar 4.11 adalah halaman dimana masyarakat akan
mengupload beberapa berkas yang diperlukan untuk mengurus surat. Upload berkas dilakukan untuk setiap berkas dari seluruh anggota yang terdaftar pada aplikasi. Setiap anggota yang telah mengupload berkas maka akan diberikan status yaitu sudah atau belum.
24
Gambar 4.11. Halaman berkas pengguna masyarakat
Halaman Biodata Pengguna Masyarakat Halaman pada Gambar 4.12 adalah halaman yang digunakan pengguna
untuk melihat seluruh anggota keluarga yang terdaftar. Beberapa informasi yaitu nama, status kedudukan dalam keluarga, status, jenis kelamin dan status perkawinan.
Gambar 4.12. Halaman biodata pengguna masyarakat
Halaman Pembuatan Surat Pengguna Masyarakat Halaman pada Gambar 4.13 dan 4.14 adalah halaman yang digunakan
pengguna untuk membuat surat. Tahap pertama pengguna harus memilih nama
25
dari anggota yang akan melakukan pembuatan surat. Tahap ini dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Gambar 4. 13. Halaman untuk memilih anggota untuk pembuatan surat Selanjutnya, pengguna akan memilih jenis surat yang akan dibuat. Jenisjenis surat dapat dilihat pada sisi kanan. Surat yang telah dibuat akan dikirim ke pengurus desa, setelah pengguna mengisi beberapa informasi yang dibutuhkan dalam surat. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14. Halaman pembuatan surat
Halaman permintaan surat pengurus desa Halaman ini adalah halaman pertama yang dapat diakses oleh pengurus
desa setelah berhasil login pada aplikasi. Halaman ini berisi surat-surat yang
26
dikirimkan oleh masyarakat. Pengurus desa dapat mencetak atau menolak surat yang dikirimkan. Jika pengurus desa menolak untuk mengurus surat tersebut, maka pengurus desa akan mengirimkan pesan penolakan kepada pengirim surat. Namun, jika pengurus desa selesai mengurus surat, maka akan pengurus desa hanya perlu mengubah status menjadi selesai dengan mengklik tombol centang (√) pada sisi kanan daftar permintaan surat. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15. Halaman permintaan surat.
Halaman konfirmasi akun Halaman pada Gambar 4.16 berfungsi agar pengurus desa dapat
mengkonfirmasi akun yang dibuat oleh masyarakat. Akun yang telah dikonfirmasi dapat digunakan masyarakat untuk dapat masuk ke dalam aplikasi. Pengurus desa juga dapat mengirimkan pesan penolakan jika pembuat akun memiliki kesalahan. Pesan penolakan akan dikirimkan pada email dari pembuat akun.
27
Gambar 4.16. Halaman konfirmasi akun
Halaman data surat Halaman pada Gambar 4.17 berfungsi agar pengurus desa dapat mencetak
kembali surat yang telah diajukan masyarakat.
Gambar 4.17. Halaman data surat
Halaman data akun Halaman pada Gambar 4.18 berfungsi agar pengurus desa dapat mengatur
seluruh
akun
masyarakat.
Halaman
digunakan
untuk
menghapus
dan
menonaktifkan akun.
28
Gambar 4.18. Halaman data akun
Halaman pengaturan Halaman pada Gambar 4.19 berfungsi untuk mengatur informasi dari
kepala surat dan beberapa informasi surat lainnya. Informasi surat antara lain logo, kepala desa, keuchik, alamat, desa, mukim, kecamatan, kabupaten, provinsi, jenis daerah dan kode surat daerah.
Gambar 4.19. Halaman pengaturan 4.5. Analisis pengujian usability Pada tahap ini akan dibahas mengenai pengujian aplikasi. Proses pengujian aplikasi pada penelitian ini telah dilakukan 2 kali yang dilakukan ketika nilai evaluasi dari pengujian usability mengindikasikan aplikasi memiliki kekurangan. Pengujian dilakukan dengan menghitung presentasi keberhasilan menyelesaikan tugas yang diberikan pengguna dan hasil dari kuesioner yang diisi oleh pengguna. Menurut Nielsen (2001), efektivitas dan efisiensi dihitung dengan menggunakan
29
persamaan 4.1 dan nilai kepuasan yang didapatkan dari kuesioner dihitung dengan menggunakan persamaan 4.2. ( )
(∑
)
................(4.1)
Keterangan ∑
= nilai keberhasilan pengguna ke-i, Xi ={0,1} = jumlah responden
( )
(∑
)
................(4.2)
Keterangan ∑
= nilai kepuasan pengguna ke-i, Xi ={0,1,2,3,4,5} = jumlah responden Maka hasil akhir usability merupakan hasil dari rataan efektivitas, efisiensi
dan kepuasan seperti pada persamaan 4.3. ( )
................(4.3)
Pengujian dilakukan dengan mengamati setiap task yang dilakukan oleh pengguna. Pengamatan dilakukan terhadap kepada 12 orang pengguna yaitu 4 orang terhadap pengurus desa dan 8 orang masyarakat. Hasil dari pengamatan kemudian dihitung setiap persentasenya menjadi nilai tolak ukur aplikasi yang telah dibuat. Hasil pengujian dapat dilihat sebagai berikut: Analisa pengujian terhadap pengurus desa Tabel 4.4 hingga Tabel 4.6 merupakan hasil dari pengujian yang dilakukan terhadap pengurus desa. Pada pengujian usability ke-1 didapatkan nilai efektivitas sebesar 66,1%, nilai efisiensi sebesar 63,3% dan nilai kepuasan sebesar 67,3%. Sehingga didapatkan nilai usability pada pengujian ke-1 adalah 65,6%. Hasil pengujian pada tahap ini sistem masih memiliki kekurangan pada bagian tampilan, input, warna rancangan antar muka dan navigasi antar halaman. Pada pengujian usability ke-2 didapatkan nilai efektivitas sebesar 96,8%, nilai efisiensi sebesar 83,3% dan nilai kepuasan sebesar 94,2%. Sehingga didapatkan
30
nilai usability pada pengujian ke-2 adalah 91,4%. Hasil pengujian ke-2 menunjukkan peningkatan untuk setiap kekurangan pada pengujian ke-1. Seluruh tabel dapat dilihat sebagai berikut: Tabel 4.4. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap pengurus desa Elemen Pengamatan Efektivitas
Skenario untuk Fitur Login 1 Pengguna berhasil membuka aplikasi 2 Pengguna berhasil masuk aplikasi Skenario untuk fitur Konfirmasi Akun 1 Pengguna berhasil menemukan fitur 2 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna berhasil melihat daftar permintaan akun 4 Pengguna berhasil melihat detail dari permintaan akun 5 Pengguna mampu kembali ke halaman utama 6 Pengguna mampu menekan tombol 'terima' 7 Pengguna mampu menekan tombol 'batalkan' Skenario untuk Permintaan Surat 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna mampu menekan tombol 'cetak' 4 Pengguna mampu menekan tombol 'selesai' 5 Pengguna mampu keluar dari aplikasi Skenario untuk Data Surat 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna mampu menekan tombol 'cetak' 4 Pengguna mampu menekan tombol 'hapus' 5 Pengguna mampu keluar dari aplikasi Skenario untuk Data Akun 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna mampu menekan tombol 'cetak' 4 Pengguna mampu menekan tombol 'ubah' 5 Pengguna berhasil mengubah password 6 Pengguna mampu menekan tombol 'hapus' 7 Pengguna mampu keluar dari aplikasi Skenario untuk Pengaturan 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna berhasil mengisi setiap input 4 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 5 Pengguna mampu kembali ke halaman utama Nilai Efektifitas
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 100 100
100 100
100 75 50 25 50 50 50
100 75 100 100 100 100 100
100 75 50 50 50
100 100 100 100 100
75 50 50 75 50
100 75 100 100 100
75 100 50 50 50 50 50
100 100 75 100 100 100 100
75 75 50 100 100
100 100 75 100 100
66,1
96,8
31
Tabel 4.5. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap pengurus desa Elemen Pengamatan Efektivitas
Skenario untuk Fitur Login 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk fitur Konfirmasi Akun 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Permintaan Surat 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Data Surat 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Data Akun 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Pengaturan 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 75
75
75 50 50 50
100 50 75 75
75
75
75 50 50 50
75 100 75 75
75
75
75 50 75 75
100 100 75 75
75
100
75 50 50 50
100 75 75 100
75
75
75 75 75 50
75 100 75 75
75
100
75 50 50
100 75 75
32
5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Nilai Efesiensi
50
100
63,3
83,3
Tabel 4.6. Nilai kepuasan pengujian usability terhadap pengurus desa Pertanyaan
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 75 60 65 80 70
95 95 90 95 100
Apakah anda mampu membaca setiap tulisan pada web dengan mudah?
80
95
Apakah anda mudah memahami simbol-simbol (gambar) pada web?
60
90
Apakah anda nyaman dengan warna-warna yang ada pada web?
50
85
Apakah anda mudah melakukan pembuatan surat? Apakah anda mudah mengerti terhadap bahasa yang ada pada web?
50 65
90 95
Apakah web ini sangat membantu anda dalam proses pengurusan surat?
70
100
Setelah anda melakukan logout apakah anda bisa login kembali?
80
100
Apakah anda dapat mengingat fitur/menu pada web? Nilai Kepuasan
70
95
67,3
94,2
Apakah tampilan web menarik? Apakah web mudah digunakan? Apakah anda dapat melakukan pendaftaran dengan mudah? Apakah anda berhasil login dengan mudah? Apakah anda berhasil mengakses seluruh fitur / menu pada web?
33
Analisa pengujian terhadap masyarakat Pada Tabel 4.7 hingga Tabel 4.9 merupakan hasil dari pengujian yang dilakukan terhadap pengurus desa. Pada pengujian usability ke-1 didapatkan nilai efektivitas sebesar 75,4%, nilai efisiensi sebesar 34,2% dan nilai kepuasan sebesar 60,2%. Sehingga didapatkan nilai usability pada pengujian ke-1 adalah 56,6%. Hasil pengujian pada tahap ini aplikasi masih memiliki kekurangan pada bagian tampilan, input, warna rancangan antar muka dan navigasi antar halaman serta rendahnya nilai efisiensi karena pengguna sering mengajukan pertanyaan dan bantuan panduan. Pada pengujian usability ke-2 didapatkan nilai efektivitas sebesar 96,1%, nilai efisiensi sebesar 90,0% dan nilai kepuasan sebesar 97,7%. Sehingga didapatkan nilai usability pada pengujian ke-2 adalah 94,6%. Hasil pengujian ke-2 menunjukkan peningkatan untuk setiap kekurangan pada pengujian ke-1. Seluruh tabel dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 4.7. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap masyarakat Elemen Pengamatan Efektivitas
Skenario untuk Fitur Login 1 Pengguna berhasil membuka aplikasi 2 Pengguna berhasil masuk aplikasi Skenario untuk Fitur Pendaftaran 1 Pengguna berhasil membuka fitur 2 Pengguna berhasil mengisi setiap input 3 Pengguna mampu memahami jendela dialog yang dimunculkan 4 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 5 Pengguna mampu membaca error pada aplikasi (jika ada) 6 Pengguna berhasil menekan tombol 'pendaftaran' 7 Pengguna mampu kembali ke halaman utama Skenario untuk fitur Notifikasi Email Pendaftaran 1 Pengguna berhasil mendapatkan email 2 Pengguna berhasil mengakses fitur login pada aplikasi 3 Pengguna berhasil masuk dengan akun yang diterima Skenario untuk Fitur Buat Surat 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna berhasil mengisi setiap input
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 87,5 87,5
100 100
75 75 75
100 87,5 87,5
62,5 50
100 87,5
87,5 50
87,5 100
62,5 87,5 87,5
100 100 100
75 87,5 87,5
100 100 87,5
34
4 Pengguna mampu memahami jendela dialog yang dimunculkan 5 Pengguna mampu membaca error pada aplikasi (jika ada) 6 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 7 Pengguna mampu kembali ke halaman utama Skenario untuk Fitur Berkas 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna mendapatkan input mengupload 4 Pengguna berhasil memilih berkas yang diupload 5 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 6 Pengguna mampu membaca error pada aplikasi (jika ada) 7 Pengguna berhasil menekan tombol 'upload' 8 Pengguna mampu kembali ke halaman utama Skenario untuk Fitur Biodata 1 Pengguna berhasil mengakses fitur 2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 3 Pengguna berhasil mengisi setiap input 4 Pengguna mampu memahami jendela dialog yang dimunculkan 5 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 6 Pengguna mampu membaca error pada aplikasi (jika ada) 7 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 8 Pengguna mampu kembali ke halaman utama Nilai efektivitas
75
100
75
100
87,5 87,5
100 100
87,5 75 75 75 75 75
100 100 87,5 87,5 100 100
75 75
100 87,5
87,5 62,5 87,5 75
100 100 87,5 87,5
62,5 62,5
100 100
62,5 62,5 75,4
100 87,5 96,1
Tabel 4.8. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap masyarakat Elemen Pengamatan Efisiensi
Skenario untuk Fitur Login 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Fitur Pendaftaran 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk fitur Notifikasi Email Pendaftaran
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 50
87,5
37,5 50 25 25
100 75 87,5 87,5
37,5
87,5
37,5 50 25 25
87,5 87,5 87,5 87,5
35
1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Fitur Buat Surat 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Fitur Berkas 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Skenario untuk Fitur Biodata 1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk pertama kali 2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah Nilai Efisiensi
37,5
87,5
37,5 37,5 25 25
87,5 100 87,5 87,5
50
100
50 37,5 25 25
100 87,5 87,5 87,5
25
100
25 37,5 25 37,5
87,5 87,5 87,5 87,5
37,5
100
37,5 37,5 25 25 34,2
100 87,5 87,5 87,5 90,0
Tabel 4.9. Nilai kebutuhan pengujian usability terhadap masyarakat Pertanyaan Apakah tampilan web menarik? Apakah web mudah digunakan? Apakah anda berhasil login dengan mudah? Apakah anda berhasil mengakses seluruh fitur / menu pada web? Apakah anda mampu membaca setiap tulisan pada web dengan mudah? Apakah anda mudah memahami simbol-simbol (gambar) pada web? Apakah anda nyaman dengan warna-warna yang ada pada web? Apakah anda mudah melakukan pembuatan surat? Apakah anda mudah mengerti terhadap bahasa yang ada pada web?
Hasil Pengujian usablitiy (%) Ke-1 Ke-2 55 95 50 97,5 60 95 77,5 100 60
97,5
77,5
100
50
97,5
50 50
97,5 100
36
Apakah web ini sangat membantu anda dalam proses pengurusan surat? Setelah anda melakukan logout apakah anda bisa login kembali? Apakah anda dapat mengingat fitur/menu pada web? Nilai Kepuasan
55
95
60
97,5
77,5 60,2
100 97,7
Hasil analisa pengujian usability Pada hasil pengujian usability ke-2 untuk pengurus desa dan masyarakat didapatkan bahwa setiap persentase dari nilai efektivitas, efisiensi dan kepuasan mengalami peningkatan pada semua elemennya. Hasil pengujian usability ke-2 pada pengurus desa mengalami peningkatan sebesar 35,2% sedangkan pada hasil pengujian usability ke-2 pada masyarakat mengalami peningkatan sebesar 38%. Hasil pengujian dapat dilihat melalui Grafik 4.19 dan Grafik 4.20.
Pengujian usability pada Pengurus Desa 120
Nilai usability (%)
100 80 60 40 20 0
Efektivitas
Efesiensi
Kepuasan
Usability
Pengujian ke-1
66,1
63,3
67,3
65,6
Pengujian ke-2
96,8
83,3
94,2
91,4
Gambar 4.20. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk pengurus desa
37
Pengujian usability pada Masyarakat 120
Nilai usability (%)
100 80 60 40 20 0
Efektivitas
Efesiensi
Kepuasan
Usability
Pengujian ke-1
75,4
34,2
60,2
56,6
Pengujian ke-2
96,1
90
97,7
94,6
Gambar 4.21.Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk masyarakat
38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan Pada tahap ini dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan. Seluruh kesimpulan adalah sebagai berikut:
Pada penelitian ini telah dihasilkan sebuah website bernama Surat Desa yang berfungsi sebagai aplikasi pengurusan surat desa antara masyarakat dan pengurus desa. Website ini telah dilakukan pengujian usability sebanyak 2 kali dengan cara melakukan observasi kepada 12 orang yang terdiri dari 4 pengurus desa dan 8 masyarakat. Pada pengujian ke-2 didapatkan peningkatan nilai usability sebesar 25,9% dan 38% untuk pengujian aplikasi terhadap pengurus desa dan masyarakat. Secara keseluruhan aplikasi ini telah memenuhi kebutuhan pengguna sebagai aplikasi yang membantu proses pengurusan surat desa.
5.2. Saran Pada tahap ini dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan. Seluruh kesimpulan adalah sebagai berikut:
Pada penelitian selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan jumlah pengguna yang dapat diobservasi terhadap aplikasi.
39
DAFTAR KEPUSTAKAAN Dumas, J. S. 1999. A Practical Guide to Usability Testing. Intelect Publishing. England. Fatta, A. H. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern Edisi I. ANDI. Yogyakarta. Hidayatulloh, S., dan Mulyadi, C. 2015. Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Candigatak Berbasis Web. Jurnal IT CIDA, 42-55. Nandari, B. (2014). Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat Pada Kantor Desa Jetis Lor. Indonesian Journal on Networking and Security, 66-71. Nielsen, J. 2001. Success rate: the simplest usability metric. http://www.nngroup. com/articles/success-rate-the-simplest-usability-metric. Tanggal Akses 23 Januari 2017 Nielsen, J. 2012. Usability 101: Introduction to Usability.https://www.nngroup. com/articles/usability-101-introduction-to-usability. Tanggal Akses 13 Januari 2017 Nielsen, J. 2014. Turn User Goals into Task Scenarios for Usability Testing. https://www.nngroup.com/articles/task-scenarios-usability-testing/. Tanggal Akses 25 Januari 2017. Nurhadryani, Y. S. 2013. Pengujian Usability untuk Meningkatkan Antarmuka Aplikasi. Jurnal Ilmu Komputer Agri-Informatika, 83-93. Nurjamal, D., dan Sumirat, W. 2011. Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonsia. Alfabet. Jakarta. Pressman, R. S. 2010. Software engineering : a practitioner’s approach. McGraw-Hill. New York. Simarmata, J. 2010. Rekayasa Web. ANDI. Jakarta. Sommervile, I. 2003. Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak). Terjemahan dari Software Engineering 6th Edition. Oleh Yuhliza Hanum. Erlangga. Jakarta. Stanton, S., Salmon, P. M., dan Rafferty, L. A. 2013. Human Factors Methods: A Practical Guide for Engineering and Design. Ashgate Publishing, Ltd. England.
40
Zuntriana, A. 2015. Uji Usabilitas Jarak Jauh (Remote Usability Testing) pada Portal Web Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Prosiding Sistem Informasi KNSI 2015, 68-76.
41
