ANALISA TATA LETAK RUANG PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM MUSLIMAT PONOROGO CHUSLAL ADI ANIS (Prodi D3 PMIK STIKes Buana Husada Ponorogo) ABSTRAK Rekam Medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filling yang merupakan media untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan sehingga selain dokumen tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis. Penelitian ini menggunakan desain penelitian deskriptif. Populasi pada penelitian adalah ruang penyimpanan. Desain penelitian yang digunakan adalah studi potong lintang (cross sectional) yaitu observasi dan pengumpulan data yang dilakukan pada saat tertentu saja, pengukuran variable tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan. Waktu penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2016 - Juni 2016. Ukuran rak tempat penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan hasil pengukuran di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo berbeda-beda, 2 rak yang memiliki lebar 50 cm, dan 3 rak memiliki lebar 80 cm. tinggi rak 248 cm; panjang rak 220 cm. rata-rata jarak antar rak yaitu 60 cm; dan luas ruang penyimpanan 32,4 m². Dari hasil analisa tempat penyimpanan yang baik di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo penempatan rak membutuhkan luas ruang 23,5 m² maka rak penyimpanan bisa di tata sejajar, untuk memudahkan petugas dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis. Kata kunci: Ruang filling, Rak rekam medis. PENDAHULUAN Latar Belakan Rumah Sakit Umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik pemerintah baik pusat, daerah, Departemen Pertahanan dan Keamanan maupun Badan Usaha Milik Negara. (Triwibowo, 2012). Rumah sakit umum daerah adalah rumah sakit umum milik pemerintah provinsi, kabupaten kota yang berlokasi di daerah provinsi, kabupaten, dan kota. Sedangkan menurut Kepmenkes Republik Indonesia No. 192/Menkes/SK/11/2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit, menyatakan bahwa sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan promotif, preventif, kuratif,
dan rehabilitative yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Jadi rumah sakit adalah salah satu sarana pelayanan kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan baik perorangan yang lebih memprioritaskan pelayanan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Rumah sakit sebagai salah satu pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis. Pengisian rekam medis dilakukan untuk medokumentasikan semua data pasien mulai dari pasien masuk rumah sakit sampai dengan keluar rumah sakit karena fungsi dari rekam medis adalah sebagai manajemen pengelolaan data
pasien selama masa perawatan baik itu data demografi maupun data klinis sehingga rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis (Hatta, 2008). Rekam medis menurut UU No. 29 tahun 2004 pasal 46 ayat (1) tentang praktik kedokteran “Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumentasi tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Berdasarkan tugas dan fungsi rekam medis, maka kelengkapan data rekam medis sangat bergantung pada kinerja petugas rekam medis. Oleh karena itu diperlukan tenaga rekam medis professional yang mampu menangkap, merekam, dan mengolah data pasien serta memiliki kinerja yang tinggi. Sedangkan kinerja itu sendiri di pengaruhi lingkungan kerja, kondisi fisik pekerja, dan motivasi kerja. Lingkungan Kerja merupakan tempat bekerja seseorang dalam melaksanakan segala aktivitasnya. Sebagai perekam medis, maka diperlukan ruang kerja rekam medis yang mencakup aspek ergonomi agar menimbulkan kenyamanan, kesehatan dan keselamatan kerja sehingga proses bekerja menjadi efisien dan efektif. Peran ergonomi sangat besar dalam menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat (Rustiyanto, 2010). Menurut PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam Medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filling yang merupakan media untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Bagian filling memiliki peran dalam hal penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis akan berjalan dengan baik
apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan sehingga selain dokumen tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis. Petugas rekam medis dalam mengambil serta menyimpanan Dokumen Rekam Medis didukung adanya tata letak ruang penyimpanan yang ergonomis sesuai dengan ukuran jangkauan dimensi tubuh manusia. Perancangan tempat kerja pada dasarnya merupakan suatu aplikasi data antropometri yang merupakan data ukuran dimensi tubuh manusia. Pemakaian data antropometri mengusahakan semua alat disesuaikan dengan kemampuan manusia, bukan manusia disesuaikan dengan alat. Manusia pada dasarnya akan memiliki bentuk, ukuran tinggi, lebar, barat dan lain lain yang berbeda satu dengan yang lainnya. Antropometri secara luas akan digunakan sebagai pertimbangan dalam memerlukan interaksi manusia. Data antropometri yang berhasil diperoleh akan diaplikasikan secara luas. Data antropometri akan menentukan bentuk, ukuran dan dimensi yang tepat yang berkaitan dengan produk yang dirancang dan manusia yang akan mengoprasikan/menggunakan produk tersebut (Santoso, 2013). Rustiyanto, E dan Rahayu W.A (2011) menyatakan bahwa hal-hal yang harus diperlihatkan di dalam ruang penyimpanan dokumen rekam medis yaitu suhu, luas ruangan filling, jarak aman, pencahayaan, debu, vector penyakit. Hal tersebut tentunya harus diperlihatkan dikarenakan petugas akan bekerja secara terus menerus di tempat kerja, dengan tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak petugas yang efisien maka kinerja petugas pun bisa optimal serta meminimalisir terjadinya kelelahan akibat kerja. Berdasarkan studi pendahuluan yang peneliti lakukan pada tanggal 20 November 2015, ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit
Umum Muslimat Ponorogo di bagi menjadi 2 ruangan dan masing-masing ruang berada pada lokasi terpisah antara ruang satu dengan yang lainnya, yaitu ruang A atau ruang pendaftaran berada tepat didepan ruang filling berukuran panjang 3 m dan lebar 4 m di dalam ruang ini terdapat meja, kursi, almari dan 2 orang petugas yang bekerja di tempat pendaftaran. Kemudian ruang B atau ruang penyimpanan dokumen rekam medis tepat dibelakang ruang pendaftaran berukuran panjang 3 m dan lebar 6 m ruang ini berisi meja, kursi, laci dan 5 rak terbuka tempat penyimpanan berkas rekam medis 3 orang petugas yang bekerja di tempat pendaftaran. Tata letak ruang penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat satu rak dengan yang lainnya berdekatan, berdasarkan hasil pengukuran jarak rak satu dengan yang lain yaitu 60 cm. Petugas filling kesulitan dalam mencari dokumen karena space untuk lalulalang dipenuhi oleh lemari, meja, dan kursi. Selain itu dokumen rekam medis, ada yang masih disimpan dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai, dikarenakan rak penyimpanan yang sudah penuh. Ruang penyimpanan sangat berperan penting untuk terlaksanakannya penyimpanan berkas rekam medis yang baik dan benar, maka akan sangat baik jika tata letak rak penyimpanan dokumen rekam medis menjadi ergonomis. Berdasarkan permasalahan di atas, maka peneliti mengambil judul “Analisa Tata Letak Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo”.
Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan serta menganalisa tata letak ruang penyimpanan dokumen rekam medis. Pada penelitian ini dilaksanakan penelitian deskriptif tentang penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam medis pada bagian penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. Desain penelitian yang digunakan adalah studi potong lintang (cross sectional) yaitu observasi dan pengumpulan data yang dilakukan pada saat tertentu saja, pengukuran variable tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan. (Saryono 2011). Penelitian ini terdapat satu variabel yaitu analisa tata letak tata letak ruang penyimpanan dokumen rekam medis ruang filling di Rumah Sakit Muslimat Ponorogo. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini ada dua yaitu wawancara dan observasi. Wawancara adalah mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Observasi bertujuan untuk mengamati tata ruang penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. Instrumen penelitian adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam kegiatannya mengumpulkan data agar kegiatan tersebut menjadi sistematis dan lebih mudah Instrumen penelitian ini terdiri dari: 1. Peneliti sebagai instrumen utama 2. Pedoman wawancara 3. Lembar observasi 4. Alat tulis 5. Alat ukur (meteran bangunan) 6. Alat perekam suara
METODE HASIL PENELITIAN Jenis desain dari penelitian ini adalah menggunakan desain penelitian deskriptif. yang menggambarkan bagaimana tata letak ruang penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo.
Ruang penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo berada di sebelah kanan tempat pendaftaran. Kondisi ruang penyimpanan terdapat ventilasi yang cukup sehingga pertukaran udara
bisa lancar dan ruang Penyimpanan tidak lembab. Selain itu juga disediakan anak tangga sebagai pijakan sehingga mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis yang disimpan pada bagian rak file yang tinggi. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo yaitu sentralisasi, sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap mejadi satu tempat di ruangan. Penempatan rak penyimpanan dan ruang kerja rekam medis masih menjadi satu sehingga petugas lalu lalang dalam mengabil dokumen rekam medis di ruang penyimpanan menjadi lama. Oleh karena itu sebaiknya penempatan ruang kerja rekam medis supaya disendirikan dari ruang penyimpanan demi menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dan mempermudah dalam pengambilan serta penyimpanan dokumen rekam medis. Alat yang digunakan disesuaikan dengan penggunanya dan ukuran yang dibutuhkan untuk perancangan alat kerja menggunakan meteran bangunan. a. Di bawah ini gambar luas ruangan.
(B) Luas ruang penyimpanan = Panjang x Lebar = 9 m x 3,6 m = 32,4 m² = 3.240 cm² (C) Luas ruangan ruang = (A) + (B) = 11,52 m + 32,4 m = 43,92 m² = 4.392 cm² Jadi luas ruang yang ada di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah 43,92 m². b. Gambar ukuran rak untuk dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah sebagai berikut. 220 cm
248 cm
110 cm
80 cm
Gambar. 4.5 Rak penyimpapan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo.
9m
3,6 m
A
B
3,2 m
Gambar 4.4 Luas ruangan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. Berdasarkan gambar diatas (A) ruang pendaftaran dan (B) runag penyimpanan dapat dilihat ukuran luas ruang. (A) Luas ruang pendafatan = Panjang x Lebar = 3,6 m x 3,2 m = 11,52 m² = 1.152 cm²
Berdasarkan gambar diatas dapat dilihat ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis. Panjang 220 cm, tinggi 248 cm, lebar 80. Rak yang digunakan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo terdapat 5 rak, dan satu rak terdapat 8 subrak. c.
Gambar ukuran meja kerja petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah sebagai berikut. berikut gambar dan ukuran meja di ruang Rekam Medis
115 cm
80 cm
Gambar 4.6 Luas meja kerja petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo.
Menganalisa tata letak penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. 3,2 m
3,6 m
A L M A R i
9m
B A
meja
L A C 210 cm I
Rak 1
70 cm 45 cm
Meja kerja petugas rekam medis di ruang penyimpanan terdapat 3 meja berukuran sama dan menjadi satu ruang dengan penyimpanan menyebapkan pengambilan serta penyimpanan dokumen rekam medis terganggu. Diskripsi tata letak meja, almari, kursi, dan rak penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. A L M A R i
A
meja
Rak Filling 5
Rak filling 1
Rak Filling 4
B
Rak filling 3 Rak Filling 2
Meja pendaftran
meja meja
Laci
Gambar 4.7 Ruangan penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo memiliki ruang Penyimpanan dengan jumlah 5 rak, 1 laci, 3 meja kerja rekam medis. Di tempat pendaftaran terdapat 1 meja pendaftaran, 1 almari dan 3 kursi. Rak penyimpanan nomor 5 adalah rak terbuka dengan dua muka. rak nomor 4 rak terbuka dengan satu muka, rak tersebut sejajar berbentuk vertical dan rak nomor 2, 3 adalah rak terbuka dengan dua muka, sedangkan rak nomor 1 rak terbuka dengan satu muka berbentuk horizontal
Meja pendaftran
meja
Rak 2
150 cm
Rak 3
Rak baru
meja 50 cm 230 cm
Gambar 4.8 Desain Tata letak penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo. Dari gambar 4.8 tersebut maka peneliti menata tata letak penyimpanan dokumen rekam medis sedemikian rupa guna cara kerja petugas bagian filling mudah dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis dan terjaga kerahasiaanya. Rak terbuka yang ada di Rumah Sakit Umum Muslimat ada dua macam, dua sisi muka yang bisa digunakan yaitu Rak nomor 2, 3, dan 5 sedangkan rak 1 dan no 4 memiliki satu sisi rak yang dapat digunakan. Rak no 1 memiliki panjang 150 cm sehingga untuk memenuhi ukuran rak 220 cm maka membutuhkan penambahan panjang rak 70 cm Rata-rata ukuran yg dibutuhkan rak tersebut mempunyai panjang 220 cm dan lebar 50 - 80 cm tinggi 248 cm. jarak antar rak 60 cm. PEMBAHASAN Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo terdapat 5 rak. hal tersebut sesuai dengan pendapat Haryanti (2006) bahwa ruang penyimpanan dokumen rekam medis terpisah dari ruang kantor lain dengan pertimbangan sebagai berikut: (1) dokumen rekam
80 cm
60
Rak 5
Rak 4
medis sifatnya rahasia, (2) mengurangi lalu lintas (keluar masuk para pegawai lainnya), (3) menghindari pegawai lain memasuki ruang filling sehingga pencurian dokumen rekam medis yang bernilai dapat dihindari. Adapun pengukuran rak yang dilakukan terdiri dari : a. Panjang rak tempat penyimpanan dokumen rekam medis terdiri dari dua macam ukuran. Ukuran lebar rak ke satu dan ke lima yaitu 50 cm dan ukuran lebar rak yang kedua, ketiga dan ke empat yaitu 80 cm. jumlah semua ada 5 rak. Rata-rata ukuran panjang rak 220 cm. b. Tinggi rak penyimpanan dokumen rekam medis seluruhnya memiliki ukuran yang sama yaitu 248 cm. Setiap rak terdiri dari 8 tingkat. c. Lebar rak penyimpanan dengan rak terbuka dua sisi seluruhnya berukuran 80 cm dan yang satu sisi 50 cm. Ukuran dokumen rekam medis ialah panjang 24 cm dan lebar 36 cm. d. Jarak antar rak beberapa macam ukuran dari mulai 54 cm – 74 cm. Menurut Depkes (2006) jarak antar 2 buah rak untuk lalu lalang di anjurkan selebar 90 cm. sedangkan ukuran di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo jarak antar rak berbeda-beda, sehingga dilakukan perhitungan rata-rata selebar 60 cm. Hal itu berarti belum memenuhi standar jarak antar 2 buah rak. e. Ukuran meja kerja petugas rekam medis dengan panjang 115 cm, lebar 80 cm. dan di ruang penyimpanan tersebut ada 3 meja maka ruang kerja rekam medis membutuhkan luas ruang meja kerja : P x L = 115 x 80 = 9.200 cm 9200 cm x 3 meja = 27.600 cm Jadi diruang filling membutuhkan luas ruang meja kerja petugas rekam medis 2,76 m²
Berdasarkan hal tersebut di Rumah Sakit Umum Muslimat kondisi lingkungan dikatakan belum baik karena tenaga rekam medis tidak dapat melaksanakan kegiatannya secara optimal, sehat, aman, nyaman. Ketidaksesuaian lingkungan kerja dalam jangka waktu yang lama menyebabkan resiko kelelahan lebih tinggi. Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak aktif dan inaktif). Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya disendirikan, karena akan memudahkan petugas mengambil dokumen rekam medis yang masih aktif dan pemusnahan dokumen rekam medis (Rustiyanto, 2011). Tempat penyimpanan yang harus terpakai untuk rak tersebut adalah sebagai berikut: 3,2 m
3,6 m
A L M A R i
9m
B
A
L A 210 cm C I
meja
Rak 1
Rak 2
Rak 3
meja Meja pendaftran
Rak 5
Rak 4
220 cm
60 cm meja
45 cm 140 cm
276 cm
Gambar 4.9 Hasil penempatan rak di Rumah Sakit UmumMuslimat Ponorogo. Gambar 4.9 adalah hasil analisa tempat penyimpanan yang ergonomis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo maka rak filling di tata sejajar, untuk memudahkan petugas dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis. Penempatan rak serta ruang kerja rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo membutuhkan luas ruang 9m x 3,6 m = 32,4 m² dan untuk laci di jadikan satu dengan rak 1. Ruang kerja rekam medis terdapat tiga meja kerja maka untuk meminimalis ruang kerja dan terlihat
80 cm
50 cm
625
rapi, maka meja bisa di sejajarkan guna jalan petugas untuk lalu lalang mudah dalam mengambil serta menyimpan dokumen rekam medis dan dokumen rekam medis terjaga kerahasiannya. dalam proses perancangan ruangan juga harus memperhatikan tata letak ruang kerja. Seperti yang diutarakan oleh Budi (2011), penataan ruang kerja di unit rekam medis dapat mempengaruhi kegiatan pelayanan yang diberikan, sehingga tata ruang kerja di unit rekam medis perlu diperhatikan agar pelayanan yang diberikan oleh unit rekam medis dapat berjalan lancar. Ruang kerja rekam medis tersebut menunjukkan bahwa ruang kerja rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo belum memenuhi syarat.
Sebuah Kajian Hukum Kesehatan”, Yogyakarta. Muljana, 2001. Perencanaan Pembangunan Nasional, Proses Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional dengan Fokus Repelita V. Jakarta: UIPress. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Pramudhita, P.2014. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Vol.3, No.1: 2337-585X.
DAFTAR PUSTAKA
Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan.
Budi, S. C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Medis.
Santoso, G 2013. Ergonomi Terapan. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher.
Depkes RI, 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.
Saryono. 2011. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta
Haryanti, 2006. Surakarta.
Modul
Ergonomi.
Hatta, Gemala R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta. Hatta, Gemala. 2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Unifersitas Indonesia (UIPres). Kepmenkes RI 192/MENKES/SK/11/ 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Martafari Triwibowo, 2012. Perizinan dan Akreditasi Rumah Sakit.
Triyanta. 2013. analisis ergonomi ruang kerja terhadap kelelahan dan motivasi kerja petugas rekam medis (studi kasus di rumah sakit umi barokah boyolali), Vol.3, No.1: 2086-2628. Undang-Undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran. Pasal 46 ayat 1, Jakarta. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Undang-Undang No. 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit. Pasal 11 ayat 1 Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007. Tentang perancangan pembangunan nasional. Pasal 15. Jakarta
