ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA RADIO MQ FM YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Nur Muhammad Fuadi 09.11.3195
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION OF FINANCIAL ADMINISTRATION AT MQ FM RADIO YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA RADIO MQ FM YOGYAKARTA
Nur Muhammad Fuadi Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Yogyakarta is MQFM Radio is a company engaged in the field of broadcasting and thus has a financial data processing systems, which are commonly reported in each period, the financial data of these data is very important and should have accuracy in reporting, but the process of reporting financial data on Radio MQFM Yogyakarta still using manual systems and do not have a particular system, it is possible in case of errors in the calculation accuracy. Problems to the effectiveness of financial reporting is also still an issue that must be handled. For the above problem then it should be done with the survey analysis and direct observation of the financial management systems an existing in the enterprise, it is done in order to build a financial application that can suit the needs of the object. The finance application will be designed to obtain accurate information and make it easier for the user in preparing the financial statements, and this application will be made more attractive and interkatif. The system is designed using PHP programming language and MySQL database. Keyword : application, administration, finance
1
Pendahuluan Radio MQFM Yogyakarta adalah salah satu perushaan yang bergerak di bidang
penyiaran khususnya penyiaran Radio, Radio MQFM Yogyakarta tentu memiliki sistem administrasi keuangan yang meliputi pemasukan, pengeluaran dan pelaporan keuangan dan laporan hasil usaha pada tiap periodenya , dan harus tersusun secara rapi dan teratur sesuai dengan aturan – aturan yang berlaku di daam manajemen MQ FM, baik berupa sistem pelaporan maupun pengarsipannya. Namun pelaporan keuangan yang dilakukan MQ FM masih masih menggunakan sistem manual, belum ada aplikasi yang dapat mengolah data keuangan secara khusus dan sesuai dengan manajemen yang berlaku di Radi MQFM Yogyakarta Sisitem
administrasi
keuangan
pada
Radio
MQFM
Yogyakarta
sangat
membutuhkan ketelitian dan keakuratan dalam kinerjanya karena pelaporan keuangan ini merupakan suatu hal yang sangat penting di sebuah peursahaan karena keuangan merupakan hal yang vital di sebuah perusahaan. Seiring perkembangan teknologi saat ini proses pencatatan dan perhitungan administrasi keuangan secara manual tidak lagi efisien sehingga membutuhkan sistem yang dapat memenuhi dan mempermudah pencatatan dan perhitungan administrasi keuangan. Sistem tersebut diharapkan mampu mempermudah kerja bagian keuangan pada Radio MQFM Yogyakarta. 2
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Definisi
sistem
(system)
memiliki
dua
definisi
yang
berbeda
cara
pendekatannya, kelompok pertama mendefinisikan sistem menekankan pada komponen atau elemennya dan yang kedua menekankan pada prosedurnya 1. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefiniskan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu2.
1
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis, hal 1 2 Ibid
1
2.2
Konsep Dasar Informasi McFadden, dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah
diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang untuk menggunakan data tersebut. Shannon dan Weaver, dua orang insinyur listrik, melakukan pendekatan secara matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke, 1992). Menurut mereka, informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang3. Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance) penjelasan dari tiga hal yang berkaitan dengan informasi tersebut adalah sebagai berikut :4 2.3
Konsep Dasar Administrasi Keuangan Pengertian administrasi keuangan menurut The Liang GIe adalah :5 “proses pengurusan atau penyelenggaraan penyediaan dan penggunaan uang
dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk tercapainya tujuan.Pross
ini
tersusun
dalam
pelaksaan
fungsi-fungsi
suatu
penganggaran
(budgeting)pembukuan(accounting)dan pemeriksaan keuangan(auditing)”. (1992:169) Menurut Memesah dalam bukunya mengemukakan Administrasi Keuangan sebagai berikut : “Serangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola keuangan secara tertib sah, hemat, berdayaguna dan berhasli guna(mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan sumbernya serta pembiayaan-pembiayaan)”.
3
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 31 Jogiyanto HM, Op.cit, hal 10 5 ibid 4
2
3.
Analisis
3.1
Analisis Kelemahan Sistem
1.
Analisis Informasi Kinerja Sistem Administrasi Keuangan di Radio MQ FM Yogyakarta yang berlaku
saat ini masih kurang maksimal karena masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya : a. Sistem keuangan di Radio MQ FM masih menggunakan sistem manual sehingga memerlukan banyak waktu untuk untuk mengerjakan pencatatan arus kas keuagan, sehingga menjadikan kinerja kurang maksimal. b. Masih sering terjadinya keterlambatan dalam pelaporan keuangan pada setiap bulannya. 2.
Analisis Informasi informasi yang baik adalah informasi yang dapat di mengerti oleh penerima
informasi untuk menyikapi peluang serta mengatasi masalah yang ada. Radio MQFM sebenarnya telah memenuhi kriteria tersebut namun masih perlu ditingkatkan lagi karena masih ada beberapa informasi yang masih membutuhkan ketelitian dalam pelaporan dan manajemen penggajian karyawannya. System yang masih manual ini mencerminkan kualitas informasi keuangan yang masih belum baik karena kualitas informasi setidaknya memiliki 3 kriteria yang harus terpenuhi dalam informasi tersebut. a. Akurat : pencatatan arus keuangan pada system lama membutuhkan ketelitian dan pengkajian yang lebih agar tidak salah dalam pencatatannya dan informasi yang dihasilkan masih sering memiliki kesalahan dalam pelaporannya. b. Relevan : penyimpanan data laporan keuangan masih sering terpisah laporan bulanan dan tahunan yang masih belum memiliki sistem database tersendiri mengakibatkan banyaknya data yang di dalam hard disk komputer yang masih belum terorganisir secara baik.
3
c.
Tepat waktu : informasi yang di hasilkan oleh sistem lama perlu ketelitian yang lebih sehingga memerlukan banyak waktu lebih untuk mengoreksi data keuangan tersebut. Penggunaan sistem baru di harapkan dapat menyajikan informasi keuangan di
Radio MQFM Yogyakarta lebih akurat, relevan dan tepat waktu. Sistem baru merupakan sistem lama yang di kembangkan memanfaatkan media teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini. 3.
Analisis Ekonomi Secara umum sistem yang di miliki Radio MQ FM masih menggunakan cara
yang manual sehingga tentu saja memerlukan biaya tambahan untuk pengadaan kertas untuk melaporkan kas keuangan pada tiap bulannya selain itu juga karena masih menggunakan sistem manual maka perlu tempat penyimpanan berupa rak/ lemari untuk menyimpan dokumen arsip – arsip laporan keuangannya. Sistem yang baru di harapkan akan mengurangi pemakaian kertas sehingga dapat menghemat pengeluaran oprasional setiap bulannya. 4.
Analisis Kontrol Pengendalian terhadap sistem yang ada di Radio MQ FM saat ini belum dapat di
lakukan dengan maksimal, masih ada kekurangan yang perlu di perbaiki diantaranya adalah: a. Sistem keamanan data yang ada saat ini memang sudah tersedia dengan menggunakan login pada koputer, namun dalam pengaksesan data masih belum memiliki keamanan yang memadai data bisa di manipulasi oleh siapa saja, sehingga sangat mempengaruhi tingkat keakuratan dan keamanan data itu sendiri b. Media penyimpanan lama memang telah menggunakan media penyimpanan data computer atau hard disk, namun data yang di simpan masih dalam bentuk file – file dokumen yang akan memakan banyak space hardisk dan sangat memungkinkan tercecer dengan file – file lainnya jika kurang teliti dalam menyimpan file tersebut
4
Dengan adanya perbaikan sistem diharapkan dapat dilakukan pengendalian terhadap manajemen dokumen keuangan, agar tidak terjadi kekeliruan terhadap penyampaian informasi keuangan setiap bulannya atau pada saat yang dinginkan. 5.
Analisis Efisiensi Belum optimalnya penggunaan teknologi komputer sebagai media pengolahan
data sehingga tingkat keefisienan masih sangat rendah hal itu dapat di buktikan dengan masih seringnya keterlambatan dalam pelaopran keuangan karena masih sanagt perlu peninjauan yang lebih terhadap laopran yang telah di susun. Sistem baru yang akan diterapkan merupakan perbaikan dari sistem yang lama, dengan
memanfaatkan
penggunaan
komputer
secara
maksimal
akan
mampu
meningkatkan kecepatan waktu proses data, serta meminimalkan keterlambatan pengolahan data. Hal ini diharapkan mampu meningkatkan tingkat efisiensi perusahaan secara keseluruhan. 6.
Analisis Layanan Suatu sistem harus ada perbaikan layanan untuk lebih memaksimalkan kinerja
suatu organisasi atau perusahaan, apalagi mengenai system administrasi keuangan yang merupakan suatu yang sangat vital dalam suatu perusahaan. Organisasi sudah seharusnya memiliki system pelayanan yang memadai suapaya dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Sistem pelayanan dalam masalah administrasi keuangan di Radio MQ FM masih banyak kekuarangan diantaranya : a. Belum adanya pengelompokan arus kas dan data gaji karyawan masih terpisah dengan laporan keuangan yang seharusnya laporan gaji karyawan adalah bagian dari laporan administrasi keuangan. b. Apabila ingin melihat perkembagan perusahaan tiap periodenya harus melihat semua proses administrasi keuangan yang ada. Kelemahan-kelemahan tersebut dapat menyebabkan pelayanan yang diberikan kurang maksimal. Penerapan sistem yang baru diharapkan dapat memperbaiki kelemahan yang ada selama ini, sehingga pelayanan dapat lebih cepat dan akurat serta proses penyajian informasi keuangan dapat lebih berkualitas sesuai dengan yang dibutuhkan perusahan.
5
3.2
Perancangan Sistem
1
Uscase Diagram Merupakan teknik untuk mendeskripsikan interaksi tipikal antara para pengguna
sistem dengan sistem itu sendiri, dengan memberikan narasi atau menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem bukan bagaimana actor dan sistem melakukan kegiatan tersebut. 2
Use Case Diagram Description Setiap Use Case perlu dideskripsikan dalam sebuah dokumen yang disebut Use
case description untuk menjelaskan apa yang harus di lakukan user ketika menjalankan sebuah use case sehingga dapat dijelaskan bagaimana kerja system yang akan di buat. 3
Activity Diagram Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan prosedur atau alur kerja.
Pada tiap-tiap use case yang terdapat pada sebuah sistem dibuat masing-masing activity diagram-nya untuk menggambarkan bagaimana proses yang berjalan di dalam use case tersebut. Apabila salah satu case memiliki kesamaan fungsi dan tugas dengan salah satu case dapat digambarkan salah satu saja. 4
Class Diagram Class diagram adalah salah satu diagram struktural
menjelaskan struktur
class-class
yang
terdapat
dalam
dalam UML yang
sistem. Class
diagram
menggambarkan hubungan-hubungan yang terdapat antara class-class tersebut, berikut class diagram pada aplikasi administrasi keuagan MQ FM. 5
Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar obyek didalam sebuah
sistem, memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam case diagram, terkadang setiap use case diperlukan satu sequence diagram kalau dimungkinkan use case tersebut memiliki kesamaan proses,event dan output. Oleh karena itu tidak semua modul digambarkan proses dalam sistem Berikut ini gambara Sequence diagram untuk aplikasi administrasi keuangan MQFM Yogyakarta.
6
3.3
Perancangan Database Berikut adalah relasi antar entitas dari database aplikasi administrasi keuangan
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi
1
Menu Login Login Digunakan untuk memfilter pengguna, supaya hanya pengguna tertentu
7
yang dapat mengakses aplikasi ini yaitu yang memiliki username dan password. 2
Menu Periode Pelaporan Menu periode Pelaporan adalah menu yang hanya bisa di akses oleh user
dengan level keuangan, menu ini akan akan langsung tampil bila user sukses login sebagai bagian keuangan, menu ini di gunakan untuk menentukan bulan dan tahun laporan keuangan yang akan di gunakan pada menu – menu di level keuangan selanjutnya. Dan setelah menginputkan data bulan dan tanggal maka user akan di bawa ke halaman utama bagian keuagan.
.
3
Halaman Utama Bagian Keuangan Ini adalah halaman utama setelah di inputkan periode pelaporan
8
4
Jurnal Disposisi Pemasukan Menu jurnal disposisi pemasukan adalah pencatatan rencana pemasukan yang
akan di dapatkan pada bulan berikutnya, jadi proses penginputan jurnal pemasukan disposisi ini adalah dilakukan pada bulan sebelum nya, jurnal pemasukan ini terdiri dari fungsi tambah edit dan hapus data .
5
Jurnal Realisasi Pemasukan Menu jurnal realisasi pemasukan adalah pencatatan realisasi dari pemasukan
data kas yang telah di terima oleh perusahaan, pengisian realisasi ini dapat dilakukan berdasarkan data disposisi atau juga tanpa data disosisi, jurnal pemasukan ini terdiri dari fungsi tambah edit dan hapus data.
6
Jurnal Disposisi Pengluaran Jurnal
disposisi
pengeluaran
merupakan
pencatatan
keuangan
untuk
perencanaan pengeluaran perusahaan, penginputan jurnal pengeluaran ini di lakukan sebelum bulan sebelum di lakukan pelaporan keuangan, jurnal disposisi pengeluaranini terdiri dari fungsi tambah edit dan hapus data . .
9
7
Jurnal Realisasi Pengeluaran Jurnal realisasi pengeluaran merupakan pencatatan data realisasi dari pengeluran
perusahaan bulan sekarang, data realisasi ini di inputkan pada saat bulan pelaporan sedang berjalan dengan memperhatikan data disposisi pengeluaran namun bisa juga menginputkan data realisasi pengeluaran tanpa data disposisi.
8
Disposisi Pemasukan Iklan Disposisi pemasukan iklan ini akan mencatat data perencanaan bulanan
pemasukan yang berasal dari iklan .
10
9
Jurnal Realisasi Pemasukan Iklan Jurnal reaslisasi pemasukan iklan memiliki fungsi sebagai pencatat seluruh
realisasi pemasukan iklan yang telah di dapat oleh perusahaan tiap bulannya .
10
Menu Gaji Karyawan Menu gaji karyawan adalah menu yang terdapat pada user yang ber level
keuangan, menu gaji karyawan di gunakan untuk menginputkan data gaji karyawan pada setiap bulannya.
11
11
Menu Setor / Transfer Menu setor/transfer di gunakan untuk pencatatan data penyetoran atau transfer
ke bank rekening perusahaan selama bulan pelaporan .
12
Halaman Utama Admin Halaman ini akan tampil bila user sukses login sebagai admin.
13
Menu Karyawan Menu Karayawan adalah sebagai pendataan karyawan yang nantinya di gunakan
untuk di pagai di menu gaji karyawan, hanya karyawan yang terdaftar di sinilah yang dapat di masukkan gaji karyawannya. Menu gaji karyawan ini hanya dapat di akses oleh user yang login sebagai admin.
12
14
Menu Data Iklan Menu data iklan ini di gunakan untuk mendata instansi atau perusahaan yang
beriklan di MQ FM, data iklan akan di pakai pada menu pemasukan dari iklan. Menu data iklan ini hanya bisa di akses oleh user yang login sebagai admin.
5.
Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari penyusunan skripsi “Analisis Dan Perancangan
Aplikasi Administrasi Keuangan Pada Radio MQ FM Yogyakarta” serta memperhatikan pembahasan pada bab – bab sebelumnya antara lain : 1.
Aplikasi administrasi keuangan ini berbasis web, di buat menggunakan framework Codeigniter dan selanjutnya akan di implementasikan pada Radio MQ FM Yogyakarta.
2.
Aplikasi ini akan mencatat seluruh inputan pemasukan dan pengeluaran yang terjadi setiap bulannya dan dapat mencetak laporan bulanan serta tahunan
3.
Antar muka aplikasi ini di buat berdasarkan alur pencatatan yang terjadi pada Radio MQ FM sehingga aplikasi administrasi keuangan ini lebih mudah di
13
gunakan oleh user. 4.
Secara umum aplikasi administrasi keuangan ini dapat di gunakan oleh bagian keuangan Radio MQ FM Yogyakarta, namun masih di butuhkan waktu untuk memaksimalkan kinerja bagian keuangan menggunakan system ini karena masih di butuhkan waktu untuk peralihan sistem lama ke sistem yang baru dan juga pelatihan kepada user.
14
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
15
