Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Mobile Administrasi Perkantoran Berbasis Web dan Android (Studi Kasus : Universitas Maritim Raja Ali Haji) Mobile Application Design and Development Office Administration Web-based and Android (Case Study: Raja Ali Haji Maritime University)
Nurul Iman, Eka Suswaini, ST., MT dan Hendra Kurniawa, S.Kom., M.Sc.Eng Jurusan Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH) Jl. Politeknik Senggarang, Tanjungpinang 29115 E-mail:
[email protected];
[email protected];
[email protected]
Abstrak Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu perkantoran di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan dari perkantoran sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu perkantoran akan terganggu. Sistem administrasi yang dilakukan di Fakultas Teknik Universitas Maritim Raja Ali Haji masih menerapkan cara manual atau proses administrasi yang dilakukannya masih menggunakan kertas. Untuk itu tentu diperlukan waktu tambahan guna untuk mengoptimalkan data-data administrasi tersebut. Aplikasi berbasis web dan android dirasa mampu membantu menangani permasalahan tersebut baik dari sisi waktu maupun dari sisi data agar tetap terjaga dan tersusun dengan baik. Sistem administrasi tersebut mampu mengirim surat disposisi dan mengirim nota dinas hanya dengan melalui satu sistem yaitu sistem aplikasi administrasi tersebut. Sistem ini di terapkan pada aplikasi berbasis web dan mobile android. Kata kunci : Web, Mobile Android, Sistem administrasi, Administrasi Perkantoran.
Abstract Administrative offices have a very important function in an office and principal where the success in achieving the goals of the office are determined by good administration. So, without the support of good administration, the activity of an office would be disrupted. System administration is carried out at the Faculty of Engineering, University of Raja Ali Haji Maritime still apply manually or administrative process does still use paper. For that extra time would be required in order to optimize the administrative data. Web-based applications and android felt able to help address these problems both in time and in terms of the data in order to stay awake and in good order. The administrative system is capable of sending a letter and send memos disposition only through a system that is the system administration application. This system is applied in web-based applications and android mobile. Keywords: Web, Mobile Android, System Administration, Office Administration.
1
I.
kelemahan sistem yang sudah ada sehingga dapat dijadikan masukan dan pertimbangan dalam penyusunan sistem yang baru. Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah mencari dan mempelajari referensi tentang administrasi perkantoran. - Design Tahap ini merupakan tahap perancangan sistem. Tahap design ini menggunakan Use Case Diagram berfungsi untuk menyatakan aliran atau proses sehingga memberi solusi dalam penyelesaian masalah yang ada di dalam proses tersebut. - Code Tahap ini adalah penerjemahan rancangan dalam tahap desain ke dalam bahasa pemrograman Java. - Test Tahap ini merupakan uji coba terhadap program yang dibangun. Sehingga analisis hasil implementasi yang didapat dari sistem disesuaikan dengan kebutuhan sistem tersebut. Jika penerapan sistem sudah berjalan dengan lancar, maka sistem dapat diimplementasikan.
PENDAHULUAN
Perusahaan dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Salah satu untuk mendukung dan memudahkan administrasi perkantoran yang baik adalah dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada pada saat ini, yaitu dengan merancang dan membuat suatu aplikasi administrasi perkantoran berbasis web dan mobile. Salah satu aplikasi mobile yang terbaik adalah Android.
C. Perancangan Sistem
1.
II. METODE PENELITIAN A. Lokasi dan Fokus Penelitian Penelitian ini dilakukan di Tanjungpinang, pada Fakultas Teknik Universitas Maritim Raja Ali Haji. Dan fokus penelitiannya adalah mempelajari mekanisme sistem administrasi yang berada di Fakultas Teknik UMRAH.
2.
B. Metode Pengembangan Sistem - Analysis Tahap ini menguraikan kebutuhan sistem yang utuh menjadi komponen-komponen sistem untuk mengetahui bagaimana sistem dibangun dan untuk mengetahui kelemahan-
2
Rancangan Sistem Administrasi memiliki 2 aktor yang memiliki hak akses masing – masing, yaitu : Admin Admin tersebut dapat menambah dan menghapus arsip surat, lalu mengirimkan langsung arsip surat tersebut, dapat melihat arsip surat yang dimasukkan dan mendownloadnya, melihat surat keluar, menghapus surat keluar, menambah data pegawai, menrubah data pegawai, menghapus data pegawai, menambah data user, merubah data user, menghapus data user, dan merubah password. Pegawai Pegawai tersebut hanya dapat melihat surat masuk yang dikirim oleh pengirim dan bisa mendownload file yang dikirim tersebut, menghapus surat masuk, memforward surat masuk, dapat melihat surat keluar yang dikirim oleh pegawai itu sendiri, menghapus surat keluar, dapat membuat surat disposisi, mengirimsurat disposisi, dapat membuat nota dinas, mengirim nota dinas, dan dapat merubah password.
C. Jenis Data Yang Diperlukan
Aplikasi administrasi perkantoran ini memiliki 2 aktor yang memiliki hak akses masing masing, yaitu admin dan pegawai.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah manajamen / arsip surat (surat masuk dan surat keluar), surat disposisi dan nota dinas.
Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, pemodelan Arsitektur sistem, perancangan database, dan sebagainya. Pemodelan Arsitektur sistem yang dibangun dalam integrasi sistem Administrasi Fakultas Teknik Universitas Maritim Raja Ali Haji berbasis WEB dan Mobile Android ini adalah sebagai berikut :
D. Alat Pengambilan Data -
Pengambilan data dengan menggunakan buku, paper dan sumber ilmiah lain, seperti jurnal internasional, situs internet ataupun artikel teks dokumen yang berhubungan dengan penelitian ini. -
Metode Observasi
Mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian, yaitu pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran pada Fakultas Teknik Universitas Maritim Raja Ali Haji.
INTERNET
SmartPhone Android
Studi Literatur
Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan mengadakan tanya jawab langsung kepada staf administrasi Fakultas Teknik Universitas Maritim Raja Ali Haji sehingga data yang diperoleh bersifat objektif dan dapat dipertanggungjawabkan.
Web Service
- Alat Bantu Penelitian Pada penelitian ini penulis menggunakan alat bantu dalam menganalisa sistem yang akan dirancang. Adapun alat yang digunakan adalah Unified Modelling Language (DFD). Aplikasi Web
Database
Perangkat keras yang digunakan : a. Processor : Intel(R) Core(TM) i7-2670QM CPU @ 2.20GHz (8CPUs), ~2.2GHz b. Memori : 4096 MB c. VGA : 2838 MB d. Harddisk : 620 GB Perangkat keras Implementasi : a. HP Android b. Memori : 32 GB c. Touch Screen Perangkat lunak yang digunakan : a. Sistem operasi : Microsoft Windows 7 Home Premium 64-bit (6.1, Build 7601) b. Eclipcse c. MySQL d. Android SDK Peangkat lunak Implementasi : a. Sistem Operasi Windows 7 b. HTML 5 c. PHP d. MySQL e. Notepad++ f. Eclipse
Gambar 2. Arsitektur System Dalam hal ini pengguna / user dapat melakukan kegiatan administrasi, seperti melihat surat masuk, melihat surat keluar, membuat dan mengirim disposisi, mengirim dan membuat nota dinas, dan mengganti pasword user itu sendiri. Kegiatan itu semua bisa dilakukan dengan menggunakan mobile android dan aplikasi web, dan aplikasi web itu juga bisa di buka melalui mobile android. Aplikasi Web dan Aplikasi Android itu sendiri sudah terintegrasi satu sama lain, dan tentunya harus menggunakan jaringan internet, apabila tidak ada internet maka aplikasi itu tidak akan bisa di akses. Jadi pengguna dapat menggunakan layanan ini dimana saja dan kapan saja selama tersambung dengan jaringan internet. Selain itu pengguna juga bisa mengunjungi langsung WEB untuk melihat secara keseluruhan.
3
III.
menu untuk melakukan kegiatan atau proses administrasi tersebut, berikut adalah tampilan menu utama versi mobile android pada sistem ini:
PEMBAHASAN
Pada halaman utama sistem administrasi perkantoran ini, terdapat menu-menu untuk melakukan kegiatan atau proses administrasi tersebut.. Berikut adalah tampilan menu utama versi web dalam sistem ini:
Gambar 3. Menu Utama Web Proses ketika pegawai atau user ingin melakukan proses pengiriman disposisi melalui versi web, berikut tampilannya.
Gambar 6. Menu Utama Android Proses ketika pegawai atau user ingin melakukan proses pengiriman disposisi melalui versi android, berikut tampilannya.
Gambar 4. Proses Pengirman Surat Disposisi Proses dimana ketika pegawai atau user ingin melakukan proses pengiriman nota dinas melalui versi web, berikut tampilannya.
Gambar 7. Proses Pengiriman Surat Disposisi Proses dimana ketika pegawai atau user ingin melakukan proses pengiriman nota dinas melalui versi android, berikut tampilannya.
Gambar 5. Proses Pengirman Nota Dinas Halaman utama sistem adminsitrasi perkantoran berbasis mobile android, disini terdapat menu –
4
Daftar Pustaka 1.
Indayudha, Feri, (2008). Cara Cepat Menguasai Komputer dan Internet Bagi Pemula, Pustaka Widyatama, Yogyakarta.
2.
Leffingwell, William, Edwin Robinson (1917) Textbook of Office Management. Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB), New York.
3.
Lucky, (2008), XML Web Service : Aplikasi Desktop, Internet, Handphone, Jasakom, Jakarta.
4.
Raharjo, Suwanto, Jazi Eko Istiyanto, (2003). Keamanan Akses ke PostgreSQL Melalui PHP (Menggunakan Apache Web Server pada GNU / Linux). Jakarta.
5.
Ramalingam, Ashokkumar, Prabhut Dorairaj, dan Saranya Ramamoorthy (2012), Personal Safety Triggering System On Android Mobile Platform. Department of Electrical Engineering, Blekinge Institute of Technology, Karlskrona, Sweden. International Journal of Network Security & Its Applications (IJNSA), Vol.4, No.4, July 2012.
6.
Sitorus, Wanda Lestari, Ismail, Ahmad Suryan (2011), Membangun Aplikasi Berbasis Web Untuk Pengolahan Data KTP dan KK (studi kasus di Kantor Desa Sukapura). Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom, Bandung.
7.
Spriegel, William, Ernest Davies (1960), Principles of Bussiness Organization and Operation. Englewood Cliffs, N.J. : Prentice-Hall, 1960, Libraries Australia.
8.
Supardi, Deni (2012), Sistem Pengolahan Arsip Dan Pola Klasifikasi Kearsipan di Perguruan Tinggi.
9.
Teknologiz. (2012). Sejarah Android, jenis dan versi Android Operating System (OS), http://www.teknologiz.com/2012/11/sejara h-android-jenis-dan-versi-android.html, Diperoleh 14 Januari 2013.
Gambar 8. Proses Pengiriman Nota Dinas IV. KESIMPULAN DAN SARAN a.
Kesimpulan
Dari hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi administrasi perkantoran berbasis web dan mobile android maka dapat disimpulkan Aplikasi Adminsitrasi Perkantoran berbasis web dan android telah diimplementasikan pada perangkat mobile android dan juga web. b. Saran 1.
Aplikasi ini kedepannya tidak hanya di gunakan di mobile android akan tetapi bisa di kembangkan ke semua hp smartphone.
2.
Aplikasi ini kedepannya juga tidak hanya dapat di gunakan di fakultas teknik umrah tetapi bisa di kembangkan untuk satu kampus umrah. UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua dan pembimbing yang telah banyak membantu serta kepada segala pihak, yang baik secara langsung membantu maupun tidak langsung.
10. Terry, George R. (1970) Office Management and Control, Libraries Australia. 11. Yuhefizar. (2008). 10 JAM menguasai Internet: Teknologi dan Aplikasinya. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
5
