ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI Febrianti Saputry / 20208491 Pembimbing : Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM B. Sundari, SE., MM
LATAR BELAKANG MASALAH • Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan dan dapat dilakukannya pengendalian intern dalam menjaga aset-aset yang dimiliki perusahaan. • PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan didaerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011. Dalam menjalankan proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan.
RUMUSAN MASALAH DAN TUJUAN PENELITIAN 1. 2. 3.
1. 2. 3.
Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS? Apakah sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS sudah berjalan secara efektif? Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif untuk digunakan pada PT. PAS? Tujuan Penelitian Mengetahui sistem akuntansi pembelian yang diterapkan PT. PAS. Menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian yang berjalan pada PT. PAS. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif untuk digunakan pada PT. PAS.
ALAT ANALISIS 1.
Sistem Analisis Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo Serasi.
2.
Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
PROSEDUR PEMBELIAN YANG DITERAPKAN
PROSEDUR PEMBELIAN YANG DIUSULKAN
MODEL LOGIKA DARI SISTEM YANG DIUSULKAN 1. Diagram Konteks
Produksi
Permintaan pembelian
0 Sistem Pembelian
Purchase order, TTB
Laporan pembelian Laporan hutang
Manajemen Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal
SPH, invoice, kwitansi, faktur pajak, dan surat jalan
Supplier
2. Diagram Zero Produksi
Permintaan pembelian
1 Penerimaan permintaan
SPP
2 Pembuatan order pembelian
PO
3 Penerimaan barang
Supplier Purchase Order
Barang Hutang
Tanda Terima Barang
Barang
Permintaan Pembelian
Pelunasan Pembayaran
Manajemen
Laporan pembelian Laporan hutang Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal
5 Pembuatan laporan
BPP
4 Melakukan pembayaran
3. Diagram Level 1 Proses 1 Produksi
Permintaan pembelian
1.2 Kirim permintaan pembelian
1.1 Cek supplier
2
Supplier
Barang
Permintaan Pembelian
4. Diagram Level 1 Proses 2 2
2.1 Input data order
2.2 Pembuatan PO
3
Supplier Purchase Order Permintaan Pembelian
4. Diagram Level 1 Proses 3 3
3.1 Update barang
3.2 Pembuatan TTB
4
Barang
Purchase Order
Tanda Terima Barang
Hutang
5. Diagram Level 1 Proses 4 4
4.1 Update BPP
4.2 Pembuatan BPP
Purchase Order Pelunasan Pembayaran
Hutang
5
6. Diagram Level 1 Proses 5 5
Barang
5.1 Cetak laporan pembelian
Laporan Pembelian
Supplier 5.2 Cetak laporan hutang
Laporan Hutang
Hutang Manajemen
Purchase Order
5.3 Cetak laporan pengeluaran kas
Laporan Pengeluaran Kas
Pelunasan Pembayaran 5.4 Cetak laporan jurnal
Laporan Jurnal
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM kd_permintaan
no_po
tgl_permintaan
tgl_po
nm_bagian_minta
kd_supplier
kd_barang
kd_barang
kd_supplier
jln
nm_barang
nm_barang
nm_supplier
no
satuan
satuan
alamat
rt/rw
qty
qty
kota
kd_pos
no_telp
kota
PERMINTAAN PEMBELIAN
harga_perunit
no_fax total_harga
BARANG M
PURCHASE ORDER
SUPPLIER N
M
M
kd_barang
no_tanda_terima
nm_barang
no_po
stok
kd_supplier
satuan
kd_barang tgl_terima
harga_perunit
no_surat_jalan
TANDA TERIMA BARANG
nm_barang satuan qty
HUTANG N N
PELUNASAN PEMBAYARAN
kd_transaksi
no_bukti_bayar
kd_supplier
no_po
no_invoice dftr_transaksi
no_invoice kd_supplier kd_bank
saldo_hutang
no_spp
tgl_jth_tempo
no_tanda_terima
tgl_bayar
saldo_hutang
jml_nominal tgl_bayar
NORMALISASI 1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
DESAIN INPUT SISTEM YANG DIUSULKAN 1.
Form Data Barang
2. Form Data Supplier
3.
Form Purchase Order
4. Form Hutang
5.
Form Tanda Terima Barang
6. Form Pelunasan Pembayaran
DESAIN OUTPUT SISTEM YANG DIUSULKAN 1.
Permintaan Pembelian
2. Data Barang
3.
Data Supplier
4. Purchase Order
5.
Tanda Terima Barang
6. Bukti Pembayaran
7.
Laporan Pembelian
8. Laporan Hutang
9.
Laporan Pengeluaran Kas
10. Laporan Jurnal
ANALISIS SISTEM • Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan. • Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan. • Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang dipesan perusahaan. • Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke bagian akuntansi. • Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
SIMPULAN 1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi. 2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan, pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum lengkap. 3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan
kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan yaitu permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.
SARAN Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya. Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap. Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi penjualan, persediaan, dan lain-lain.
