ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Download Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif ... 1. Penerimaan permintaan. 2. Pembuatan order pembelian. 3. Pene...

1 downloads 455 Views 1MB Size
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI Febrianti Saputry / 20208491 Pembimbing : Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM B. Sundari, SE., MM

LATAR BELAKANG MASALAH • Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan dan dapat dilakukannya pengendalian intern dalam menjaga aset-aset yang dimiliki perusahaan. • PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan didaerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011. Dalam menjalankan proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan.

RUMUSAN MASALAH DAN TUJUAN PENELITIAN 1. 2. 3.

1. 2. 3.

Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS? Apakah sistem akuntansi pembelian pada PT. PAS sudah berjalan secara efektif? Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif untuk digunakan pada PT. PAS? Tujuan Penelitian Mengetahui sistem akuntansi pembelian yang diterapkan PT. PAS. Menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian yang berjalan pada PT. PAS. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang efektif untuk digunakan pada PT. PAS.

ALAT ANALISIS 1.

Sistem Analisis Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo Serasi.

2.

Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

PROSEDUR PEMBELIAN YANG DITERAPKAN

PROSEDUR PEMBELIAN YANG DIUSULKAN

MODEL LOGIKA DARI SISTEM YANG DIUSULKAN 1. Diagram Konteks

Produksi

Permintaan pembelian

0 Sistem Pembelian

Purchase order, TTB

Laporan pembelian Laporan hutang

Manajemen Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal

SPH, invoice, kwitansi, faktur pajak, dan surat jalan

Supplier

2. Diagram Zero Produksi

Permintaan pembelian

1 Penerimaan permintaan

SPP

2 Pembuatan order pembelian

PO

3 Penerimaan barang

Supplier Purchase Order

Barang Hutang

Tanda Terima Barang

Barang

Permintaan Pembelian

Pelunasan Pembayaran

Manajemen

Laporan pembelian Laporan hutang Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal

5 Pembuatan laporan

BPP

4 Melakukan pembayaran

3. Diagram Level 1 Proses 1 Produksi

Permintaan pembelian

1.2 Kirim permintaan pembelian

1.1 Cek supplier

2

Supplier

Barang

Permintaan Pembelian

4. Diagram Level 1 Proses 2 2

2.1 Input data order

2.2 Pembuatan PO

3

Supplier Purchase Order Permintaan Pembelian

4. Diagram Level 1 Proses 3 3

3.1 Update barang

3.2 Pembuatan TTB

4

Barang

Purchase Order

Tanda Terima Barang

Hutang

5. Diagram Level 1 Proses 4 4

4.1 Update BPP

4.2 Pembuatan BPP

Purchase Order Pelunasan Pembayaran

Hutang

5

6. Diagram Level 1 Proses 5 5

Barang

5.1 Cetak laporan pembelian

Laporan Pembelian

Supplier 5.2 Cetak laporan hutang

Laporan Hutang

Hutang Manajemen

Purchase Order

5.3 Cetak laporan pengeluaran kas

Laporan Pengeluaran Kas

Pelunasan Pembayaran 5.4 Cetak laporan jurnal

Laporan Jurnal

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM kd_permintaan

no_po

tgl_permintaan

tgl_po

nm_bagian_minta

kd_supplier

kd_barang

kd_barang

kd_supplier

jln

nm_barang

nm_barang

nm_supplier

no

satuan

satuan

alamat

rt/rw

qty

qty

kota

kd_pos

no_telp

kota

PERMINTAAN PEMBELIAN

harga_perunit

no_fax total_harga

BARANG M

PURCHASE ORDER

SUPPLIER N

M

M

kd_barang

no_tanda_terima

nm_barang

no_po

stok

kd_supplier

satuan

kd_barang tgl_terima

harga_perunit

no_surat_jalan

TANDA TERIMA BARANG

nm_barang satuan qty

HUTANG N N

PELUNASAN PEMBAYARAN

kd_transaksi

no_bukti_bayar

kd_supplier

no_po

no_invoice dftr_transaksi

no_invoice kd_supplier kd_bank

saldo_hutang

no_spp

tgl_jth_tempo

no_tanda_terima

tgl_bayar

saldo_hutang

jml_nominal tgl_bayar

NORMALISASI 1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

2. Bentuk Normal Kedua (2NF)

3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

DESAIN INPUT SISTEM YANG DIUSULKAN 1.

Form Data Barang

2. Form Data Supplier

3.

Form Purchase Order

4. Form Hutang

5.

Form Tanda Terima Barang

6. Form Pelunasan Pembayaran

DESAIN OUTPUT SISTEM YANG DIUSULKAN 1.

Permintaan Pembelian

2. Data Barang

3.

Data Supplier

4. Purchase Order

5.

Tanda Terima Barang

6. Bukti Pembayaran

7.

Laporan Pembelian

8. Laporan Hutang

9.

Laporan Pengeluaran Kas

10. Laporan Jurnal

ANALISIS SISTEM • Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan. • Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan. • Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang dipesan perusahaan. • Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke bagian akuntansi. • Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.

SIMPULAN 1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi. 2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan, pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum lengkap. 3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan

kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan yaitu permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.

SARAN Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya. Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap. Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi penjualan, persediaan, dan lain-lain.