ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASAKAN BEBAN KERJA UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2015
Muthomimah Imanti *), Maryani Setyowati **) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Email :
[email protected]
ABSTRAK
Latar Belakang : Rumah Sakit Islam Kendal merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C pada unit rekam medis memiliki 10 petugas, terdiri dari 4 petugas assembling, 2 petugas koding BPJS rawat jalan, 2 petugas koding BPJS rawat inap dan 2 petugas filing. Berdasarkan jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan inap yang cenderung meningkat dan adanya faktor lainya yaitu tugas rangkap diluar tugas pokok sehingga beban kerja petugas semakin meningkat. Untuk itu diperlukan kesesuaian antara beban kerja dengan banyaknya petugas sehingga dalam penelitian ini dapat diketahui jumlah petugas berdasarkan beban kerja unit Rekam Medis Tahun 2015. Metode : Jenis penelitian ini menggunakan desktriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross sectional. Populasi dalam penelitian ini adalah hasil perhitungan prediksi kunjungan 2015 dan 10 petugas unit rekam medis. Hasil : Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja petugas unit rekam medis didapatkan jumlah petugas assembling dengan standar beban kerja sebanyak 27.669,76 menit dibutuhkan sebanyak 4 petugas, petugas koding BPJS Rawat Jalan dengan standar beban kerja sebanyak 47.506,73 menit dibutuhkan sebanyak 4 petugas, petugas koding BPJS Rawat Inap dengan standar beban kerja sebanyak 22.542,7 menit dibutuhkan sebanyak 3 petugas, petugas filing dengan standar beban kerja 15.534,73 menit dibutuhkan sebanyak 9 petugas, dan petugas analising/ reporting dengan standar beban kerja 613 menit dibutuhkan sebanyak 2 petugas. Saran : Dari pengamatan menunjukan bahwa adanya rangkap tugas perlu penambahan petugas yaitu bagian koding BPJS Rawat Jalan sebanyak 2 petugas, bagian koding BPJS Rawat Inap sebanyak 1 petugas, bagian filing sebanyak 7 petugas dan bagian analising/ reporting sebanyak 2 petugas. Sehingga dapat disarankan bahwa perlu adanya penambahan petugas bagian koding BPJS Rawat Jalan, petugas koding BPJS Rawat Inap, petugas filing dan petugas analising/ repoting agar sesuai dengan beban kerja yang ada. Kunci
: Beban Kerja, Petugas Unit Rekam Medis, WISN
Kepustakaan : 15 (1989-2015)
LABOR NEEDS ANALYSIS BASED ON PERSONNEL WORKLOAD AT MEDICAL RECORD UNIT AT KENDAL ISLAMIC HOSPITAL IN 2015 Muthomimah Imanti *), Maryani Setyowati **) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro **) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Email :
[email protected]
ABSTRACK
Background : Kendal Islamic Hospital is a type C hospital. This hospital has 10 staffs in medical record unit which consists of 4 staffs at assembling, 2 staffs at BPJS outpatient coding, 2 staffs at BPJS inpatient coding and 2 staffs at filing unit. Based on the number of outpatient visits and inpatient are likely to increase and the presence of other factors that double the tasks is beyond the basic tasks thus increasing the officer’s workload. It required to balance between workload and the number of officers needed. This objective of this study is to find out the number of officers needed which is based on the workload of the Medical Record unit 2015. Methods : The type research is descriptive research. The method used is observation with cross sectional approach. The population in this study is the result of predictive calculation of the visits and the medical records unit in 2015. Result : Based on the results of the labor needs based on the workload of the medical records unit officers, it is found that the workload at the assembling unit which is as much as 27669.76 minutes. It needs 4 staffs. BPJS Outpatient coding staff standards workload which is as much as 47506.73 minutes will need 4 staff. BPJS inpatient coding staff standards workload which is as much as 22542.7 minutes will need 3 staffs. The filing unit staff with workload standards 15534.73 minutes will need 9 staffs. The analyzing / reporting staff with a standard 613 minute workload required as many as 2 staff. Tip : From observations which show that there occurs double task, so it is important add 2 officers for Outpatient BPJS coding, one officer for Inpatient BPJS coding, 7 officers for filing, 2 officers for analyzing / reporting. It can be concluded that the need for additional coding officer for BPJS Outpatient, Inpatient BPJS coding officer , filing officer and the analyzing / reporting officer is important to fit the existing workload.
Keywords
: Workload, Medical Record Unit Officer, WISN
Bibliography
: 15 (1989-2015)
PENDAHULUAN
BPJS rawat inap dan 2 petugas filing.
Rumah sakit merupakan satu
Berdasarkan survei awal di Unit
sarana kesehatan yang memberikan
Rekam Medis Rumah Sakit Islam
pelayanan
kesehatan
kepada
Kendal
masyarakat
kuratif
maupun
rehabilitatif
memiliki
sangat
peran
strategis
yang
banyak
petugas
yang
merangkap pekerjaan lain. Bagian assembling
terdapat
4
petugas,
dalam
tugas pokoknya merakit kembali
mempercepat peningkatan derajat
dokumen rekam medis dari URI,
kesehatan masyarakat. Oleh karena
menganalisa kelengkapan dokumen
itu,
untuk
rekam
yang
kelengkapan
rumah
sakit
memberikan bermutu
dituntut
pelayanan
mengecek
pengisian
formulir
dengan
standar
disetiap lembarnya. Setelah selesai
dan
dapat
pekerjaannya petugas membantu
lapisan
bagian filing menyediakan formulir
mutu
dan DRM untuk pasien baru, bagian
pelayanan Rumah Sakit akan baik
koding BPJS untuk mengentri data
bila ditunjang dengan sumber daya
pasien ke software INACBG’s dan
manusia
membuat laporan SHRJ.
yang
sesuai
medis,
ditetapkan
menjangkau masyarakat.
seluruh
(1)
Sehingga
yang
meliputi
berkualitas,
pengetahuan,
pendidikan,
tingkat
Bagian
koding/
indeksing
serta
terdapat
4 petugas,
kesesuaian antara jumlah tenaga
bertugas
dibagian
yang ada dengan jumlah beban
rawat inap dan 2 petugas bertugas
kerja.
ketrampilan,
yang
(2)
petugas
koding
BPJS
dibagian koding BPJS rawat jalan.
Rumah Sakit Islam Kendal adalah rumah
2
sakit
dengan
adalah memberikan kode penyakit
kapasitas tempat tidur sebanyak
dan tindakan, meneliti kelengkapan
168. Kunjungan rawat jalan rata-rata
dan mengentri data dalam software
perhari 200-240 pasien. Dengan
INACBG’s
jumlah tenaga Unit rekam medis 10
kelengkapan setiap formulir rekam
orang
medis,
terdiri
tipe
dari
C
Tugas utama bagian koding BPJS
4
petugas
dan
dan
meneliti
mengkorfirmasi
assembling, 2 petugas koding BPJS
diagnosis ke dokter DPJP jika DRM
rawat jalan dan 2 petugas koding
belum lengkap. Tugas rangkapnya
adalah bagian korespondensi yaitu
sedangkan beban kerja semakin
mengurusi
meningkatkan
klaim
asuransi,
terjadi
kelelahan
permintaan Visum at Repertum,
kerja, produktifitas kerja menurun
jasa raharja dan permintaan resume
dan
medis dan petugas koding BPJS
pelayanan rumah sakit, demikian
rawat jalan adalah dalam pelaporan
juga sebaliknya jika jumlah petugas
meliputi
Laporan
lebih banyak dari beban kerja, maka
bulanan, dan laporan-laporan yang
banyak pula waktu yang tersisa
lain. Sehingga dalam pembuatan
sehingga pekerjaan menjadi kurang
laporan data yang dihasilkan kurang
efektif.(3)
RL,
SHRI,
akan
mempengaruhi
mutu
tepat dan akurat. Banyak pasien
Untuk itu kebutuhan tenaga yang
yang mengeluh permintaan jasa
profesional di suatu rumah sakit
raharja dan visum
memerlukan
at repertum
menjadi lama.
dengan
Bagian filing Rumah Sakit Islam
suatu
perencanaan
menghitung
kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan beban
Kendal terdapat 2 petugas, tugas
kerja
pokoknya adalah mengambil dan
tenaga
menyimpan dokumen rekam medis,
dengan kebutuhan karena dengan
melayani
dokumen
adanya
keperluan
berkualitas akan meningkatkan mutu
rekam
peminjaman medis
untuk
penelitian. Tugas rangkapnya adalah
petugas yang
agar
didapatkan
berkualitas
tenaga
sesuai
kerja
yang
pelayanan Rumah Sakit. (3)
membuatkan dokumen rekam medis baru dan mendistribusikannya ke poli rawat jalan. Jumlah kunjungan
METODE
pasien rawat jalan yang mengalami kenaikan setiap bulannya membuat
Jenis penelitian yang digunakan
petugas filing sangat sibuk dalam
dalam penelitian ini adalah deskriptif
penyediaan DRM untuk rawat jalan.
dengan
Menyadari hal tersebut maka
metode
objek
dengan
wawancara,
sehingga
beban
produktifitas
kerja petugas
dapat meningkat dan lebih optimal. Jika jumlah tenaga kerja sedikit,
dan
wawancara, yaitu dengan melihat
jumlah petugas harus disesuaikan jumlah
observasi
secara
langsung dengan
dan cara
pendekatan cross sectional yaitu semua variabel penelitian
diamati
secara langsung pada saat yang sama.(4) HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Kapasitas Kerja Petugas Unit Rekam Medis
Tabel 1 Tabel Kapasitas Petugas Unit Rekam Medis Karakteristik Petugas Petugas
Umur (th)
Jenis Kelamin
Pendidikan
A B C D A
22 22 22 21 25
L P P P P
DIII RMIK DIII RMIK DIII RMIK DIII RMIK SMA
Lama Kerja (th) 1 1 1 1 5
B
23
P
DIII RMIK
2
C
32
P
DIII RMIK
6
D
31
P
DIII RMIK
4
A 40 B 44 Sumber : Data Primer
L L
SMA SMA
19 19
Ruang
Assembling Koding BPJS Rawat Jalan Koding BPJS Rawat Inap Filing
2. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Unit Rekam Medis
SUB UNIT
KE 1
Assembling
2 3
1
Koding BPJS
2
1
Filing
Tabel 2 Tabel Hasil Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja WAKTU STANDAR VOLUME YG BEBAN KEGIATAN KEGIATAN DIPERLU KERJA PER PER HARI KAN TAHUN Menerima dan mengecek pengembalian 2,24 menit DRM dari bangsal 27.669,76 Merakit DRM 43 DRM menit Menganalisis / 1,29 menit meneliti kelengkapan formulir DRM RI RJ - Memberikan kode penyakit dan tindakan 45.506,73 1,28 menit 178 DRM menit - Mengentri ke software INACBG’s RI - Meneliti dan menganalisis kelengkapan 2,51 menit - Memberikan 22.542,7 kode penyakit 45 DRM menit dan tindakan - Mengentri ke software 2,45 menit INACBG’s Pengambilan DRM lama - Menulis di tracer - Mencari dan 1,24 menit mengambilkan DRM - Memberikan 15.534,73 223 DRM stempel dan menit nomer urut poli Membuatkan DRM baru Mencetak 1,24 menit formulir - Membuatkan DRM baru
KUANTITAS KEGIATAN POKOK PER TAHUN
KEB TENAGA KERJA
12.771 DRM
4
50.730 DRM
4
12.825 DRM
3
63.555 DRM
9
2
3
4
Mendistribusikan DRM kepoli klinik Penyimpanan DRM - Mengelompokk an DRM berdasarkan nomor rekam medis - Memasukkan DRM kedalam rak Peminjaman DRM untuk penelitian - Menulis nomor rekam medis pada tracer - Mencarikan DRM
1,32 menit
1,30 menit
2,68 menit
- Mengembalikan DRM ke rak file 1 Analising/ Reporting
2
Mengumpulkan data Mengolah data
1,38 menit
Menurut hasil pengamatan yang
21 Laporan
1.226 menit
282 hari
setiap lembar formulir rekam medis
dilakukan, tugas pokok pada bagian
sesuai
assembling
protap
sudah lengkap akan diserahkan ke
yang berlaku di Rumah Sakit Islam
bagian koding/indeksing, jika yang
Kendal,
utama
tidak lengkap akan dikembalikan ke
adalah
unit
petugas
berdasarkan
pengertian
tugas
assembling
kasusnya.
pencatatan
Jika
data
dokumen
untuk
menerima pengembalian dokumen
dilengkapi dengan batas waktu 2 x
dari URJ, IGD, dan URI, merakit
24 jam, jika masih belum lengkap
kembali
urutan
akan dikembalikan lagi maksimal 14
meneliti
x 24 jam, dan jika belum lengkap
kelengkapan data rekam medis pada
akan diambil untuk disimpan dalam
nomor
formulir rekam
sesuai medis,
2
filing.(5)
rak
hasil
diagnosis prosedur, hasil koding
observasi tidak ada pengembalian
diinput kedalam software INACBG’s.
ke
Tetapi
unit
Berdasarkan
pencatatan
data
akan
menurt
hasil
wawancara
dilengkapi, dikode dan diindeks pada
petugas juga mengerjakan tugas
komputer dan disimpan di rak filing.
tambahan seperti membuat laporan
Untuk DRM pasien BPJS jika tidak
RL dan laporan internal, hal ini
lengkap
dikembalikan/
menyebabkan beban kerja petugas
dikonsulkan ke dokter DPJP masing-
bertambah dan tingkat kelelahan
masing untuk dilengkapi berkaitan
petugas tinggi, yang ditandai dengan
dengan
penurunan ketepatan dan ketelitian
akan
klaim.
Sedangkan
DRM
pasien umum akan dikode dan diindeks pada komputer dan di serahkan
kebagian
filing
sehingga
mempengaruhi
produktvitas kerja.
(6)
untuk
Bagian filing berdasarkan protap
disimpan. Hal ini membuat angka
yang berlaku di Rumah Sakit Islam
ketidaklengkapan
Kendal,
DRM
sangat
pengertian
tugas
utama
besar, karena banyak DRM yang
filing adalah mengambilkan DRM,
tidak lengkap terutama untuk DRM
membuatkan
pasien umum. Berdasarkan pola
mendistribusikan
kedatangan DRM dari URI yang
mengembalikan DRM ke filing dan
tidak menentu membuat petugas
pengambilkan DRM untuk berbagai
harus menunggu, sehingga petugas
keperluan seperti penelitian. Jumlah
mengerjakan pekerjaan lain, seperti
kunjungan pasien rawat jalan yang
membantu bagian filing, menginput
selalu bertambah setipa bulannya
data pasien BPJS, dan merekap
membuat
SHRJ.
sibuk,
DRM
DRM
petugas
ditambah
pasien
filing
jumlah
baru, dan
sangat ruangan
Bagian koding BPJS berdasarkan
filing baru yang jauh terpisah dengan
protap yang berlaku di Rumah Sakit
ruangan filing lama sehingga waktu
Islam
pengambilan menjadi lama. Hal ini
Kendal,
pengertian
tugas
utama koder adalah memberi kode
dapat
diagnosa utama, sekunder, cedera
perhatian serta perlambatan dan
luar
kode
hambatan persepsi (faktor penyebab
ditentukan
kelelahan seperti lelah otot, lelah
dengan menggunakan buku ICD-10
visual, lelah mental, dan kerja yang
untuk diagnosis dan ICD-9-CM untuk
bersifat monoton). Bila hal ini terjadi
dan
tindakan
kematian yang
telah
serta
mengakibatkan
penurunan
terus-menerus berdampak petugas
maka pada
seperti
akan
analising/ reporting sebanyak 282
pekerjaaan
hari dengan standar kelonggaran 15
motivasi
kerja
%.
Setelah
mengetahui
standar
menurun dan menyebabkan kualitas
beban kerja per tahun dan kuantitas
kerja
kegiatan
rendah,
banyak
terjadi
pokok,
maka
masalah, cedera, penyakit akibat
jumlah
kebutuhan
kerja, dan bisa terjadi kecelakaan
bagian
assembling
kerja.
(6)
petugas,
Pembagian
kerja
dalam
unit
dibagian
diperoleh
tenaga
pada
kerja
sebanyak
4
kenyataannya
assembling
terdapat
4
rekam medis terdiri dari 10 petugas
petugas sehingga tidak perlu adanya
yaitu 4 petugas bagian assembling,
penambahan
2 petugas bagian koding BPJS rawat
koding BPJS rawat jalan dibutuhkan
jalan dan 2 petugas koding BPJS
sebanyak 4 petugas petugas yang
rawat inap, dan 2 petugas bagian
sudah ada sebanayak 2 petugas
filing. Jam kerja petugas unit rekam
sehingga diperlukan penambahan 2
medis sebanyak 7 jam dengan hari
petugas, bagian koding BPJS rawat
kerja efektif 285 hari. Kuantitas
inap dibutuhkan sebanyak 3 petugas
kegiata pokok per tahun petugas
perlu penambahan 1 petugas karena
adalah
petugas
petugas
sebanyak
12.771
assembling
yang
ada
Bagian
sebanyak
2
dengan
petugas. Kebutuhan tenaga kerja
standar kategori 4,62 % dan standar
bagian filing sebanyak 9 petugas
kelonggaran
sudah terdapat 2 petugas jadi perlu
petugas
individu
21,2
%,
koding BPJS rawat jalan
sebanyak
50.730
dengan kategori
DRM
petugas.
DRM/tahun
standar 7,46
%
kelonggaran dan
standar
penambahan
petugas
filing
sebanyak 7 petugas dan bagian analising/
reporting
dibutuhkan
petugas sebanyak 2 petugas, untuk
kelonggaran 7,99 %. Petugas koding
itu
BPJS Rawat Inap sebanyak 12.825
tersendiri untuk bagian analising/
DRM/tahun
reporting karena selama ini masih
dengan
standar
diperlukan
kelonggaran kategori 9,13 % dan
menjadi
standar
kelonggaran
dikerjakan oleh bagian lain.
Petugas
filing
DRM/tahun
31,58
sebanyak dengan
%.
30.877 standar
kelonggaran kategori 3,3 %. Petugas
tugas
adanya
petugas
tambahan
dan
KESIMPULAN
2. Berdasakan
hasil
wawancara
yang telah dilakukan, didapatkan 1. Kegiatan
Unit
Rekam
Medis
umur petugas berkisar anatara 21
adalah
bagian
assembling
tahun sampai 44 tahun, jenis
kegiatan
petugas
assembling
kelamin laki-laki dan perempuan,
Rumah Sakit Islam Kendal adalah
pendidikan
menerima
mengecek
RMIK, dan lama kerja 1 tahun
dari
sampai 19 tahun.
dan
pengembalian
DRM
rawat
merakit
inap,
formulir-formulir
rekam
unit
kembali medis
sesuai nomor rekam medis dan meneliti kelengkapan pengisian
SMA
sampai
DIII
Dengan jam
kerja selama 7 jam, hari kerja 285 hari
per
tahun
dan
1.995
jam/tahun. 3. Kuantitas kegiatan
pokok
data rekam medis. Bagian koding
tahun
BPJS
meneliti
adalah
petugas
kelengkapan dan menganalisis
12.771
DRM/tahun
dan memberikan kode penyakit
standar
sesuai buku pedoman ICD-10
4,62 % dan standar kelonggaran
dan kode tindakan yang sesuai
individu 21,2 %. Petugas koding
buku pedomen ICD-9-CM, dan
BPJS
memasukkan data ke software
50.730
DRM/tahun
dengan
INACBG’s.
standar
kelonggaran
kategori
adalah
Kegiatan
petugas
masing-masing
per
assembling
kelonggaran
rawat
petugas
jalan
dengan kategori
sebanyak
filing adalah menyediakan DRM
7,46 % dan standar kelonggaran
baru
jalan,
7,99 %. Petugas koding BPJS
mengambilkan
DRM,
Rawat Inap sebanyak 12.825
mendistribusikan
DRM,
DRM/tahun
untuk
rawat
dengan
standar
menggembalikan DRM ke rak file,
kelonggaran kategori 9,13 % dan
dan peminjaman DRM. Petugas
standar kelonggaran 31,58 %.
analising reporting memiliki tugas
Petugas filing sebanyak 30.877
pokok membuat laporan harian,
DRM/tahun
dengan
mingguan,
kelonggaran
kategori
bulanan,
tahunan,
standar 3,3
melayani uji kesehatan TKI dan
Petugas
analising/
pembuatan visum kepolisian, dan
sebanyak
282
membuat resume medis untuk
standar kelonggaran 15 %.
klaim asuransi.
hari
%.
reporting dengan
4. Standar beban kerja per tahun petugas
assembling
sebanyak
rata-rata
sesuai
dengan
waktu
yang
menit,
ditetapkan,
sehingga
petugas
petugas koding BPJS rawat jalan
assembling
bekerja
sesuai
rata-rata
dengan
menit,
27.669,76
dapat dikembalikan tepat waktu
sebanyak petugas
47.506,73
koding
BPJS
rawat inap rata-rata sebanyak 22.542,7 menit, petugas filing rata-rata menit
sebanyak
dan
15.534,73
petugas
analising
waktu
kerja,
menyesuaikan pola kerja dengan kedatangan DRM. 2. Berdasarkan
hasil
perhitungan
perlu adanya pertimbanagan dari pihak
managemen
reporting rata-rata sebanyak 613
penambahan
menit.
BPJS rawat jalan dan koding
5. Berdasarkan
hasil
petugas
untuk koding
perhitungan
BPJS rawat inap, petugas filing
berdasarkan beban kerja petugas
dan petugas analising/ reporting
didapatkan
agar sesuai beban kerja yang ada
jumlah
kebutuhan
tenaga kerja unit rekam medis
sehingga
adalah
produktifitas
bagian
sebanyak koding
4
petugas,
BPJS
sebanyak
rawat
petugas,
bagian jalan
kerja
menurunkan
resiko
serta kelelahan
petugas.
bagian
3. Perlu ada kebijakan manajemen
inap
rumah sakit untuk mempertegas
sebanyak 3 petugas, bagian filing
deskripsi kerja petugas analisng/
sebanyak 9 petugas dan petugas
reporting
dan
analising/ reporting sebanyak 2
lainnya.
sehingga
petugas.
analising/ reporting dapat fokus
koding
4
assembling
meningkatkan
BPJS
rawat
melaksanakan SARAN
bagian-bagian
tugas
petugas
membuat
laporan dengan tepat waktu dan tidak terbebani dengan tugas-
1. Mengadakan sosialisasi pentingnya
evaluasi mengingat
dan akan
kelengkapan
pengisian setiap lembar formulir kepada pihak pencatat data dan para dokter DPJP sehingga DRM
tugas
lain
diluar
sebagai analising/reporting.
tugasnya petugas
DAFTAR PUSTAKA
Semarang 1. Keputusan
Menteri
Indonesia
Universitas
983.
Semarang.
Nomor
MENKES/SK/1992.
MENKES/ PER/ III.2008. Anwar.
Menjaga
Dian
Mutu
Direktorat
Pelayanan
Medik.
Pengelolaan Rumah
Sinar Harapan, Jakarta. 1989.
Jakarta.1997.
4. Naila Ifah Fitriani. 2015. Analisa
Rawat Jalan Berdasakan Teori
Massagung.
Sultan
Agung
Pedoman
di
Medis
Indonesia.
6. Suma’mur, P.K. Ergonomi untuk Produktivitas
RSI
Jendral
Rekam
Sakit
Kebutuhan Tenaga Kerja Filing
di
Nuswantoro.
Indonesia.
Pelayanan Kesehatan. Pustaka
WISN
2015.
5. Departemen Kesehatan Republik
2. DepKes RI. Permenkes No. 269/
3. Azrul
Tahun
Republik
Kerja.
CV.
Jakarta.
Haji 1989.
