ANALISIS SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 5 BATAM
SKRIPSI Oleh: Zea Riza Lestari 161300091
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM 2017
ANALISIS SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 5 BATAM
SKRIPSI Diajukan Untu Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana
Oleh: Zea Riza Lestari 161300091
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM 2017
HALAMAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi
: Analisis Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Negeri 5 Batam
Nama Mahasiswa
:
Zea Riza lestari
NIM
: 161300091
Program Studi
: Sistem Informasi
Institusi
: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer GICI Batam Telah Memenuhi Persyaratan Untuk Diuji Di Depan Dewan Penguji Pada Sidang Skripsi Batam,
Agustus 2017
Pembimbing I
Ka. Prodi. Sistem Informasi
Yodi, S.Kom, M.SI NIDN : 1007128401
Sandy Suwandana, S.Kom, M.Kom NIDN : 1006099201
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Judul Skripsi
: Analisis Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Negeri 5 Batam
Nama Mahasiswa
:
Zea Riza lestari
NIM
: 161300091
Program Studi
: Sistem Informasi
Institusi
: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer GICI Batam Telah Dipertahankan Di Depan Dewan Penguji Sidang Pada Tanggal …………. Batam,
Agustus 2017
Penguji I
Penguji II
Yunita Sari, S.E, M.SI NIDN :
Rimayang A L P R, S.Pd, M.M NIDN : 1028069001 Diketahui Oleh: Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK GICI Batam
Sandy Suwandana, S.Kom, M.SI NIDN : 1006099201
iii
HALAMAN PERNYATAAN
Nama Mahasiswa
:
Zea Riza lestari
NIM
: 161300091
Judul Skripsi
: Analisis Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Negeri 5 Batam
Dengan ini menyatakan bahwa : 1. Skripsi ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik (ahli madya, sarjana, magister, dan/atau doctor), baik di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Gici Batam maupun di Perguruan Tinggi lain kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka; 2. Skripsi ini adalah murni gagasan, rumusan, dan penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan Pembimbing; 3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma dan ketentuan yang berlaku.
Batam, …………………… Yang membuat pernyataan,
Zea Riza Lestari NIM : 161300091
iv
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang dilimpahkan-Nya, khususnya dalam penyusunan penelitian ini. Sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Pengaruh Modal Kerja dan Perputaran Piutang terhadap Likuiditas Pada P.T Zona Asia Forwadding”. Skripsi ini disusun guna melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan kelulusan studi pada Program Diploma (D3) Akademi Akuntansi Permata Harapan. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini baik secara moril maupun materiil, khususnya kepada : 1.
Joko Setiawan, S.E., M.M. selaku Direktur Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi GICI Business School
2.
Hermaya Ompusunggu, SE., M.AK selaku Ketua Program Studi Akademi Akuntansi Permata Harapan yang telah banyak memberikan nasehat serta bantuan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
3.
Ibu Asih Purwana Sari, SE., M.Si selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, dan membantu, memberikan saran – saran serta, dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
4.
Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Akademi Akuntansi Permata Harapan yang telah memberikan seluruh dedikasinya dalam mengajar dan membimbing penulis selama mengikuti perkuliahan.
v
5.
Ibu Zaetun Noor Chodijah selaku pemilik PT. Zona Asia Forwadding yang telah membantu memberikan data perusahaan agar dapat menjadi bahan penelitian.
6.
Keluarga yang telah memberikan segala kasih sayang dan perhatiannya yang begitu besar terutama kedua orang tua penulis sehingga penulis merasa terdorong untuk menyelesaikan studi agar dapat mencapai cita-cita dan memenuhi harapan orang tua.
7.
Saudara-saudara yang selalu mendorong dan memberikan bantuan baik secara moril maupun materiil selama ini agar dapat menyelesaikan skripsi.
8.
Teman–teman seperjuangan Akuntansi yang senantiasa menjadi teman kuliah selama 3,5 tahun yang telah melalui banyak suka-duka bersama. Terima kasih untuk persahabatan yang telah teman-teman berikan.
9.
Sahabat – sahabat yang selalu memberikan semangat dan motivasinya.
10. Semua pihak yang telah membantu, memberikan semangat serta doanya kepada penulis, yang tidak dapat penulis sampaikan satu per satu. Terima kasih banyak semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas kebaikan semuanya. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dari penyusunan tugas akhir ini, untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Batam, 30 Juli 2016
Zea Riza Lestari Penulis
vi
ABSTRAK
Penelitian ini berjudul, “ Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada Sekolah Menengah Kejuruan 5 Batam”. Latar belakang masalah SMK Negeri 5 Batam saat ini adalah dari perkembangan teknologi yang demikian pesat berdampak bagi seluruh kehidupan khususnya penyediaan informasi bagi suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan sistem pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat. Untuk menunjang efektifitas, produktifitas dan efisiensi dalam suatu organisasi/instansi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah manajemen, terutama memberikan pelayanan kepada masyarakat yaitu khususnya kepada calon siswa baru SMK Negeri 5 Batam. Sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web ini bertujuan untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien, karena lebih mudah mendapatkan informasi secara lengkap dan up-to-date, interaktif, dan dinamis, diharapkan SMK Negeri 5 Batam dapat memperoleh nilai lebih dari kepuasan masyarakat untuk membimbing anak mereka ke sekolah yang bermutu tinggi. Sistem ini dapat lebih efisiensi dari segi biaya, tenaga, dan waktu, sehingga efektif dalam mencapai tujuan. Dalam pengaksesan sistem yang selama ini yang terkadang mengalami hambatan dalam mengimplementasikan informasi. Kata Kunci : Sistem Informasi, Penerimaan, Web
vii
ABSTRACT
This research entitled, "New Web Based Student Admissions Information System at Vocational High School 5 Batam". The background of SMK Negeri 5 Batam nowadays is from such rapid technological developments affecting all life especially the provision of information for an organization / institution or company that need data management system quickly, accurately and accurately. To support the effectiveness, productivity and efficiency in an organization / institution or company in solving management problems, especially providing services to the community, especially to prospective new students SMK Negeri 5 Batam. This new web-based admissions information system aims to create an effective and efficient performance, as it is easier to get complete and up-to-date, interactive, and dynamic information, it is expected that SMK Negeri 5 Batam can get more value from people's satisfaction to guide Their children to high school. This system can be more efficient in terms of cost, power, and time, so effective in achieving goals. In accessing the system during this time that sometimes have obstacles in implementing information. Keywords: Information Systems, Reception, Web
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................ iii HALAMAN PERNYATAAN ....................................................................................... iv HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................................... v KATA PENGANTAR ..................................................................................................... vi ABSTRAK ...................................................................................................................... vii ABSTRACK ................................................................................................................... viii DAFTAR ISI ................................................................................................................... ix DAFTAR TABEL .......................................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................... xiii BAB I
PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1
Latar Belakang Masalah .......................................................................... 1
1.2
Rumusan Masalah .................................................................................. 3
1.3
Batasan Masalah ..................................................................................... 3
1.4
Tujuan Penelitian .................................................................................... 3
1.5
Manfaat Penelitian ................................................................................. 4 1.5.1 Manfaat teoritis ............................................................................. 4 1.5.2 Manfaat praktis .............................................................................. 4
1.6 BAB II
Sistimatika Penulisan ............................................................................. 5
LANDASAN TEORI ..................................................................................... 6 2.1
Definisi Sistem ........................................................................................ 6 2.1.1 Karakteristik Sistem .................................................................... 6
2.2
Pengertian Informasi .............................................................................. 11 2.2.1 Kualitas Informasi ...................................................................... 13 2.2.2 Fungsi Informasi ........................................................................ 14 2.2.3 Siklus Informasi ......................................................................... 15
ix
2.3
Pengertian Sistem Informasi .................................................................. 16 2.3.1 Komponen Sistem Informasi ...................................................... 18 2.3.2 Klarifikasi Sistem Informasi ...................................................... 20
2.4
Database dan Data .................................................................................. 21 2.4.1 Pengertian Database ................................................................... 21 2.4.2 Pengertian Data .......................................................................... 22 2.4.3 Pengolahan Data ......................................................................... 22 2.4.4 Sumber Data ............................................................................... 23 2.4.5 Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 24
2.5
Perangkat Lunak Pendukung Perancangan Aplikasi .............................. 25 2.5.1 MySql ......................................................................................... 26 2.5.2 DFD ............................................................................................ 26 2.5.3 Entity Relationship ..................................................................... 28
2.6
Penelitian Terdahulu .............................................................................. 28
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................ 30 3.1
Kerangka Kerja ...................................................................................... 30 3.1.1 Tempat Penelitian ........................................................................ 32 3.1.2 Metode Pengumpulan Data ........................................................ 32 3.1.3 Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 32 3.1.4 Sumber Data ................................................................................ 32
3.2
Gambaran Perusahaan ............................................................................ 33
3.3
Visi dan Misi .......................................................................................... 34 3.3.1 Struktur Organisasi ..................................................................... 35 3.3.2 Kebijakan Sekolah ....................................................................... 40
BAB IV ANALISIS DAN IMPLEMENTASI ............................................................ 42 4.1
Analisis Sistem Yang Berjalan .............................................................. 42 4.1.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ......................................... 42 4.1.2 Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan ........................... 44 4.1.3 Permasalahan Yang Sedang Dihadapi .......................................... 44
x
4.2
Analisis Sistem Yang Diusulkan............................................................. 45 4.2.1 Analisis Sistem Baru ................................................................... 45 4.2.1.1 Aliran Sistem Informasi Baru ......................................... 45 4.2.2 Rancangan Tabel ......................................................................... 56 4.2.2.1 Tabel Calon Siswa .......................................................... 56 4.2.2.2 Tabel Informasi............................................................... 60 4.2.2.3 Tabel Kelas ..................................................................... 61 4.2.2.4 Tabel PSB Setup ............................................................. 61 4.2.2.5 Tabel User....................................................................... 62 4.2.3 Rancangan Layar Masukan ......................................................... 63 4.2.4 Rancangan Laporan ..................................................................... 66 4.2.5 Rancangan Formulir ..................................................................... 68
4.3
Implementasi …... ................................................................................... 69 4.3.1 Jadwal Implementasi ...................................................................... 69 4.3.2 Perkiraan Biaya Implementasi ....................................................... 70 4.3.3 Implementasi Antarmuka ............................................................... 71
4.4
Perbandingan Sistem ............................................................................... 74
4.5
Analisis Produktifitas .............................................................................. 76 4.5.1 Segi Efisiensi ................................................................................. 76 4.5.2 Segi Efektifitas .............................................................................. 76
BAB V
KESIMPULAN ............................................................................................... 77 5.1
Kesimpulan ............................................................................................ 77
5.2. Saran ..................................................................................................... 77 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 78 LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
Tabel 4.2
Definisi actor ............................................................................................ 46
Tabel 4.3
Definisi Use Case ...................................................................................... 47
Tabel 4.4
Tabel Calon Siswa .................................................................................... 56
Tabel 4.5
Tabel Informasi ......................................................................................... 60
Tabel 4.6
Tabel Kelas ................................................................................................ 61
Tabel 4.7
Tabel Psb Setup ......................................................................................... 62
Tabel 4.8
Tabel User ................................................................................................. 62
Tabel 4.9
Jadwal Implementasi ................................................................................ 69
Tabel 4.10
Perkiraan Biaya Implementasi ................................................................... 70
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
Gambar 2.1
Siklus Informasi ....................................................................................... 15
Gambar 2.2
Simbol Data Flow Diagram ....................................................................... 27
Gambar 3.1
Kerangka Kerja ......................................................................................... 30
Gambar 3.2
Struktur Organisasi .................................................................................... 39
Gambar 4.1
Flowchart Sistem Penerimaan Ssiswa Baru .............................................. 44
Gambar 4.2
Use Case Diagram ..................................................................................... 48
Gambar 4.3
Class Diagram ........................................................................................... 48
Gambar 4.4
Activity Diagram ....................................................................................... 49
Gambar 4.5
Activity Verifikasi ...................................................................................... 50
Gambar 4.6
Activity Laporan Proses Nilai ................................................................... 51
Gambar 4.7
Activity Laporan Per-Jurusan..................................................................... 52
Gambar 4.8
Sequence Diagram ..................................................................................... 53
Gambar 4.9
Sequence Diagram Login .......................................................................... 54
Gambar 4.10 Sequence Diagram Seleksi ........................................................................ 55 Gambar 4.11 Halaman Menu Utama............................................................................... 63 Gambar 4.12 Login Admin .............................................................................................. 63 Gambar 4.13 Halaman Menu Admin .............................................................................. 64 Gambar 4.14 Setting User ............................................................................................... 64 Gambar 4.15 Setting Jurusan .......................................................................................... 65 Gambar 4.16 Menu Berita ............................................................................................... 65
xiii
Gambar 4.17 Laporan Data Calon Siswa ........................................................................ 66 Gambar 4.18 Laporan Proses Nilai ................................................................................. 67 Gambar 4.19 Laporan Per-jurusan .................................................................................. 67 Gambar 4.20 Rancangan Formulir Pendaftaran .............................................................. 68 Gambar 4.21 Halaman Beranda ...................................................................................... 71 Gambar 4.22 Halaman Login .......................................................................................... 72 Gambar 4.23 Halaman Formulir Pendaftaran ................................................................. 72 Gambar 4.24 Halaman Berhasil Mnedaftar..................................................................... 73 Gambar 4.25 Halaman Laporan Siswa Mendaftar .......................................................... 73
xiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Perkembangan sistem informasi pada era globalisasi seperti sekarang ini
sangatlah dirasa penting karena saat ini suatu instansi atau perusahaan tidak terlepas dari penggunaan komputer sebagai alat bantu pengolahan data yang canggih. Sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang dapat menghemat waktu, ruang dan biaya. Hasil informasi yang diperoleh akan sangat berguna dan bermanfaat bagi suatu lembaga atau instansi yang menggunakannya. Saat ini sistem informasi juga sangat besar pengaruhnya salah satunya bagi proses penerimaan siswa bari di sekolah. Penerimaan siswa baru di sekolah diartikan sebagai suatu tempat dimana para siswa memperoleh akses terhadap informasi untuk memulai pendidikan lanjut. Sekarang ini masih banyak sekolah yang belum menggunakan teknologi sistem informasi dalam menangani permasalahan-permasalahannya. Seperti pada penyeleksian siswa berprestasi, siswa bina lingkungan, dan pelayanan pada saat penerimaan siswa baru, Serta proses pembuatan laporan, semua masih bersifat manual. Seperti yang terjadi di SMK Negeri 5 Batam, proses-proses pendataanya dirasakan masih kurang maksimal dan belum sepenuhnya memanfaaatkan teknologi sistem informasi.
1
2
SMK Negeri 5 Batam yang berlokasi di lingkungan dalam sekolah SMK Negeri 5 Batam, Kavling Bukit Kamboja, Sungai Pelunggut, Sagulung, Kota Batam, Kepulauan Riau. Saat ini proses penerimaan siswa baru masih dilakukan secara manual, yaitu masih menggunakan sistem pencatatan pada buku pelamar. Sehingga pengolahan data-data tersebut akan membutuhan waktu yang cukup lama. Dan pada data-data tersebut dirasa kurang terjamin keamanannya sehingga akan menghambat proses pengolahan data dan pemberian informasi kepada siswa. Dalam segi pelayanan proses penerimaan siswa baru di SMK Negeri 5 Batam masih ditemukan banyak kendala. Ketika seorang anggota akan melakukan proses pendaftaran, panitia penerimaan siswa baru sebelumnya diharuskan melakukan pemeriksaaan terlebih dahulu pada buku pelamar Hal ini dilakukan agar petugas dapat mengetahui apakah calon siswa tersebut pernah melakukan pendaftaran sebelumnya. Dalam proses pembuatan laporan, petugas pun masih banyak memiliki kendala. Contohnya pada pembuatan laporan jumlah siswa yang melamar, petugas membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menyajikan sebuah laporan. Proses penyajian laporan tersebut meliputi pencarian pada arsip-arsip terlebih dahulu. Ini menyebabkan bentuk laporan yang dihasilkan kurang akurat dan tidak adanya efisiensi waktu dalam pembuatan laporan tersebut. Untuk membantu menyelesaikan permasalahan dalam peroses penerimaan siswa baru dan pembuatan laporan. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis mengambil permasalahan diatas untuk dijadikan bahan penyusunan skripsi dengan
3
judul “ SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 5 BATAM”
1.2
Rumusan Masalah a. Sistem Informasi Penerimaan siswa baru pada SMK NEGRI 5 BATAM saat ini masih dilakukan dengan cara konvensional. b. Sistem Informasi Penerimaan siswa baru yang berjalan saat ini belum optimal karena pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama
1.3
Batasan Masalah a. Sistem memberikan kemudahan kepada calon siswa untuk melakukan pendaftaran. b. Sistem ini dikelola oleh admin petugas penerimaan siswa baru yang ada di SMK NEGRI 5 BATAM. c. Sistem ini dibuat dengan mengunakan pemograman PHP dan MySQL sebagai database
1.4
Tujuan Penelitian 1. Menghasilkan Sistem Informasi, yang efisien dan efektif yang dapat membantu dalam proses penerimaan siswa baru pada SMK NEGRI 5 BATAM. 2. Menghasilkan perangkat lunak Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web dengan PHP dan SQL yang mampu mengelola pelaksanaan Penerimaan Siswa Baru yaitu pendaftaran, seleksi, penjurnalan, pengumuman, dan pendaftaran ulang.
4
3. Mengetahui tingkat kelayakan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web dengan PHP dan SQL
1.5
Manfaat Penelitian 1.5.1
Manfaat Teoritis
a. Memberikan kemudahan pada petugas penerimaan siswa baru dalam melakukan proses penerimaan siswa baru. b. Memberikan kemudahan bagi calon siswa baru dalam pendaftaran diri karene mereka tidak harus datang langsung ke sekolah untuk melakukan pendaftaran. 1.5.2
Manfaat Praktis
a. Bagi industri, sebagai bahan kajian dalam melakukan rekayasa perangkat lunak yang masih relevan. b. Bagi sekolah, untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi pada pelaksanaan Penerimaan Siswa Baru. c. Bagi mahasiswa, untuk menghasilkan laporan penelitian yang selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan bagi mahasiswa lainnya bagi yang ingin melakukan penelitian lanjutan
1.6
Sistimatika Penulisan Untuk memperoleh gambaran yang utuh untuk penulisan ini, maka
diperlukan sistematika penulisannya yang akan dibagi menjadi lima bab dengan rincian sebagai berikut :
5
BAB I
:
PENDAHULUAN Merupakan bab pendahuluan yang berisi latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II
:
LANDASAN TEORI Bab landasan teori meliputi telaah penelitian dan landasan teori.
Telaah
penelitian
berisi
hasil-hasil
penelitian
terdahulu yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. BAB III
:
METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini diuraikan tentang gambaran objek penelitian dan analisis dibutuhkan dalam pembuatan sistem . laporan secara detail rancangan terhadap penelitian yang dilakukan, baik perancangan secara umum dari sistem yang dibangun maupun perancangan yang lebih spesifik.
BAB IV
:
ANALISIS DAN IMPLEMENTASI Bab ini menjelaskan mengenai analisis sistem yang sedang berjalan, analisis sistem yang diusulkan dan implementasi
BAB V
:
PENUTUP Bab ini menjelaskan kesimpulan dan saran dari laporan skripsi yang penulis buat.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Menurut Tata Sutabri (2012 : 2) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefisian sistem,yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekanan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan yang berbeda adalah cara pendekatannya. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual, seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain sebagainya. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feed-back) selain berasal dari output, juga dapat berasal dari
6
7
lingkungan sistem tersebut. Organisasi dipandang sebagai suatau sistem yang juga memiliki semua unsur ini. Istilah sistem banyak dipakai sekarang ini. Banyak orang berbicara mengenai sistem perbankan, sistem akutansi, sistem inventori, sistem persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem perangkat lunak, sistem tata surya, sistem teologi, dan masih banyak lagi bentuk sistem yang lainnya. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan, dan keluaran. Meskipun demikian, sistem ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan. Sebuah sistem dapat berupa sistem terbuka dan tertutup. Sebagai informasi biasanya sistem terbuka, yang berarti bahwa sistem tersebut dapat menerima berbagai masukan dari lingkungan sekitarnya. Menurut Tata Sutabri (2012 : 6) Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sutabri (2012 : 10), secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu. Menurut Sutabri (2012 : 17), terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem,yaitu: a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan.
8
Berkumpul
bersama-sama untuk
melakukan
suatu
kegiatan
atau
untuk
meneyelesaikan suatu sasaran tertentu. b. Pendekatan
yang
lebih
menekankan
pada
elemen
atau
komponennya
mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem Sistem akan berjalan dengan baik apabila memiliki karakteristik dalam pelaksanaannya. Tata Sutabri (2012 : 13) mengemukakan karakteristik sistem adalah sebagai berikut : 1.Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerjasama membentuk suatu kesatuan. 2.Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
9
3.Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. 4.Penghubung sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubungan sistem atau interface. 5.Masukan sistem (Input) Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (Maintenance Input) dan sinyal (Signal Input). 6.Keluaran sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. 7.Pengolahan sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
10
8.Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Berdasarkan uraian menurut para ahli diatas menjelaskan bahwa didalam suatu sistem haruslah mempunyai karakteristik-karakteristik sistem tersebut agar sistem dapat berjalan dengan baik dan semestinya. Karakteristik tersebut meliputi beberapa komponen atau elemen yang berupa subsistem yang berguna untuk mengokohkan sistem tersebut. Selain komponen atau elemen dalam sebuah sistem hendaknya mempunyai batasan dari sistem tersebut agar sistem tersebut tidak menyimpang atau tidak keluar dari tujuan atau fungsinya. Lingkungan luar juga sangat mempengaruhi sebuah sistem dapat berjalan dengan baik. Selain itu dibutuhkan sebuah penghubung antar sistem dalam hal ini dapat dilihat dengan adanya sebuah subsistem dalam sebuah sistem. Masukan sistem merupakan energi yang dibutuhkan sistem agar dapat berjalan dengan baik, sedangkan keluaran sistem merupakan hasil dari sebuah energi yang sudah diolah dan diklarifikasi yang berguna pada keluaran sistem tersebut. Sistem bertujuan untuk mengelolah komponen agar sistem tersebut menghasilkan keluaran yang baik. Sistem hendaknya mempunyai sasaran yang baik dan berguna bagi lingkungan luar.
11
2.1.2 Klasifikasi Sistem Menurut Tata Sutabri (2012 : 15) Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. a.Sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya. b.Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan ubungan manusia dengan mesin,yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c.Sistem deterministik dan sistem probabilistic Sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya
12
dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas. d.Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja. secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
2.2 Pengertian Informasi Menurut Sutabri (2012 : 29), informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Menurut McLeod dalam Yakub (2012 : 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya. Menurut Sutarman (2012 : 14), informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima.
13
Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak diperlukan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata, dan merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga mempunyai arti untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan.
2.2.1 Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Penjelasan tentang kualitas informasi tersebut dipaparkan di bawah ini menurut Tata sutabri (2012:43): 1.Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
14
2.Tepat Waktu (Timelines) Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3.Relevan (Relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.2.2 Fungsi Informasi Menurut Jogiyanto H.M. (2010 : 10), Fungsi informasi adalah untuk menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Fungsi informasi tidak mengarahkan pengambilan keputusan mengenai apa yang harus dilakukan, tetapi untuk mengurangi keanekaragaman dan ketidakpastian yang menyebabkan diambilnya suatu keputusan yang baik.
15
2.2.3 Siklus Informasi Menurut Tata Sutabri (2012 : 26) Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle). Adapun siklus informasi sebagai berikut :
Gambar 2.1 Siklus Informasi [Sumber: Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi]
16
2.3 Pengertian Sistem Informasi Tata Sutabri (2012 : 47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Blok bangunan itu terdiri dari: a.Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b.Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c.Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
17
d.Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input,
menjalankan
model,
menyimpan
dan
mengakses
data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). e.Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. basis data diakses atai dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
18
f.Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi Tata Sutabri (2012 : 47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Blok bangunan itu terdiri dari: a.Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
19
b.Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c.Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d.Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input,
menjalankan
model,
menyimpan
dan
mengakses
data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). e.Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
20
penyimpanannya. basis data diakses atai dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
f.Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.3.2 Klasifikasi Sistem Informasi Sistem informasi dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi/institusi terkait. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan sebuah perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi/institusi. Klasifikasi sistem informasi tersebut terbagi menjadi beberapa kelompok sebagai berikut:
21
1.Sistem informasi berdasarkan level organisasi Dikelompokkan menjadi level operasional, level fungsional dan level manajerial. 2.Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen Dikelompokkan menjadi sistem informasi perbankan, sistem informasi akademik, sistem informasi kesehatan, sistem informasi asuransi dan sistem informasi perhotelan. 3.Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis Dikelompokkan menjadi sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi sumber daya manusia.
2.4 Database dan Data Adapun penjelasan lebih rinci dalam penelitian ini tentang database dan data menurut para ahli. 2.4.1 Pengertian Database Menurut Sutarman (2012 : 15), Database sekumpulan file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau kumpulan record-record yang menyimpan data dan hubungan diantaranya.
22
Menurut Ladjamudin (2013 : 129), Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk,oftical disk, magnetic drum,atau media penyimpanan sekunder lainya. Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan Database adalah sekumpulan file yang saling berhubungan yang menyimpan data dan tersimpan dalam sebuah media penyimpanan. 2.4.2 Pengertian Data Menurut Wahyudi (2012 : 3),Data adalah suatu file ataupun field yang berupa karakter atau tulisan dan gambar. Menurut Sutarman (2012 : 3), Data adalah fakta dari suatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, dimana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan Data adalah suatu file yang berupa karakter, tulisan dan gambar atau fakta yang dapat diolah menjadi informasi. 2.4.3 Pengolahan Data Menurut Ladjamudin (2013 : 9), Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi formasi yang memiliki kegunaan.
23
Menurut Sutarman (2012 : 4), Pengolahan data adalah proses perhitungan atau transformasi data input menjadi informasi yang mudah dimengerti ataupun sesuai dengan yang diinginkan. Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan Pengolahan Data adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti yang berupa informasi. 2.4.4 Sumber Data Menurut Yakub (2012 : 6), Sumber data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal. a.Data Internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses. b.Data Personal, sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini. c.Data Eksternal, sumber data ekternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit. Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, atlas, dan televisi.
24
2.4.5
Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2013 : 224) teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. 1.Teknik Wawancara Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2013 : 231) wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topik tertentu. 2.Teknik Pengamatan/Observasi Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2013 : 145) mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikhologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan. 3.Teknik Dokumentasi Menurut Sugiyono (2013 : 240) dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film dan lain-lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.
25
4.Triangulasi Dalam teknik pengumpulan data, triangulasi diartikan sebagai teknik pengumpulan datayang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. 2.5 Perangkat Lunak Pendukung Perancangan Aplikasi Dalam pembuatan program aplikasi, untuk laporan skripsi ini penulis menggunakan beberapa perangkat lunak yang menunjang pembuatan program aplikasi berbasis desktop, yaitu windows sebagai sistem operasi yang akan dipakai, visual basic sebagai bahasa pemrograman, mysql sebagai database.
26
2.5.2
MySQL
Buana (2014 : 2) MySQL merupakan database server yang paling sering digunakan dalam pemograman PHP.MySQL digunakan untuk menyimpan data dalam database dan memanipulasi data-data yang diperlukan. Manipulasi data tersebut berupa menambah, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.
2.5.3 Data Flow Diagram (DFD) Pengertian Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas (Pahlevy : 2012). DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program (Pahlevy : 2012). Beberapa simbol dari Data Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada table
27
Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram [Sumber: Pahlevy: 2012.UPN Surabaya]
28
2.5.4
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan data-data atau objek-objek yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitas-entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi. Komponenkomponen pembentuk ERD dapat di lihat pada tabel 1 di bawah ini.
2.6 Penelitian Terdahulu Pada penulisan skripsi ini penulis mengambil beberapa jurnal sebagai referensi,pendukung dan perbandingan,jurnal yang di dapat yaitu sebagai berikut: a.Jurnal berjudul Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Java PT.Andika Sarana Mitra Jakarta Pusat yang ditulis oleh M.Rifqi Tsani pada tahun 2016 dapat ditarik kesimpulan diantaranya aplikasi sistem informasi persediaan barang ini dapat mempermudah dan mempercepat kinerja petugas bagian gudang. Dengan adanya aplikasi ini perusahaan dapat melihat persediaan barang dan dapat lebih teratur dalam proses transaksi persediaan barang. Kegiatan pencatatan transaksi pemesanan barang, penerimaan barang dan pengeluaran barang sudah memakai komputer tetapi masih menggunakan Microsoft Excel sebagai alat hitung dan memproses data, sehingga bisa mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang, dalam setiap pengerjaannya masih kurang efektif dan efisien.
29
b.Jurnal berjudul Perancangan Sistem Informasi Inventory dan Penjualan pada Sigmacom Prambanan Menggunakan Visual Basic.net yang ditulis oleh Salindri Lusiana Dewi pada tahun 2013 dapat ditarik kesimpulan yaitu sistem ini memudahkan admin untuk mengolah dan mengetahui data barang,data pelanggan, data pemasok, data karyawan, data admin, dan laporan-laporan dengan cepat, tepat dan akurat. Sistem ini memudahkan karyawan untuk melakukan transaksi penjualan barang,pemesanan barang, mengolah data barang, data pelanggan, data pemasok dan data karyawan dengan cepat, tepat dan akurat. Sistem ini memudahkan pemilik toko untuk mengetahui laporan-laporan dengan cepat, tepat dan akurat. Sistem ini memberikan informasi stok barang yang akurat dan up to date sehingga tidak lagi terjadi miss communication dan kehabisan persediaan barang. Sistem ini memberikan kepuasan terhadap pelanggan karena pelayanan menjadi lebih cepat dan pemberian struk penjualan sebagai bukti transaksi. c.Jurnal Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada CV.Prima Group Semarang yang ditulis oleh Ahmad Rizky Aristyanto dapat ditarik kesimpulan yaitu sistem informasi pengendalian intern persediaan barang yang baru ini menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7. Dengan adanya sistem ini memudahkan admin gudang dalam pencatatan atau pembuatan laporan dan pengawasan dalam persediaan barang pada perusahaan sehingga menghasilkan laporan yang lengkap. Aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan ini juga menampilkan laporan jumlah stock barang, dan laporan warning stock barang juga. Sistem informasi pengendalian persediaan barang berbasis delphi 7 ini menggunakan database My SQL.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Kerangka Kerja Dalam penelitian disini yang akan di lakukan tahapan-tahapan aktifitas-
aktifitas dimana tahapan-tahapan tersebut merupakan cara untuk mencapai tujuan dalam penelitian,tahapan dalam aktifitas ini dapat digambarkan sebagai berilut :
Gambar 3.1 Kerangka kerja
Rumusan Masalah
Mempelajari Literatur
Pengumpulan Data
Perancangan Sistem
Implementasi
30
31
Penjelasan kerangka kerja 1.
Rumusan Masalah Didalam metode perumusan masalah ini biasanya dilakukan sebagai acuan untuk mengumpulkan sumber data yang bisa digunakan untuk melakukan perancangan sistem informasi.
2.
Mempelajari Literatur Metode ini dilakukan sebagai sumber referensi dalam memperoleh data baik secara tertulis maupun berupa rekaman untuk mendukung pemrograman dalam sebuah perancangan sistem informasi.
3.
Pengumpulan Data Metode pengumpulan data ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh penulis untuk mencapai tujuan penelitian dalam merancang sebuah sistem informasi.
4.
Perancangan Sistem. Perancangan sistem mencakup pembuatan program aplikasi. Bahasa pemograman yang digunakan adalah Visual Studio 2008 dan SQL Server 2008.
5.
Implementasi Metode ini digunakan sebagai alat untuk mempresentasikan hasil desain kedalam pemrograman yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang telah didesain kedalam bentuk pemrograman yang akan dihasilkan dengan tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.
32
3.1.1 Tempat Penelitian. Penelitian dilakukan di SMK NEGERI 5 Batam beralamat di Kav.Bukit Kamboja Kel.Sei Pelunggut, Kec. Sagulung , Kota Batam – Indonesia 29424.
3.1.2 Metode Pengumpulan Data Disini penulis memperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Dengan cara mengambil data teoritis, membaca buku-buku referensi dan browsing melalui internet yang berhubungan dengan judul yang diangkat dari hasil penelitian. 2. Studi Lapangan. Pengambilan data di SMK NEGERI 5 Batam beralamat di Kav.Bukit Kamboja Kel.Sei Pelunggut, Kec. Sagulung , Kota Batam – Indonesia 29424.
3.1.3 Tekhnik Pengumpulan Data 1. Interview atau Wawancara. Yaitu peneliti langsung melakukan wawancara dengan karyawan bagian IT untuk mendapatkan informasi yang akurat. 3. Observasi Yaitu peneliti secara langsung mengamati kegiatan pengerjaan system informasi penerimaan siswa baru untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan
33
3.1.4 Sumber Data 1. Data Primer Mengumpulkan data secara langsung dari objek yang diteliti juga survey lapangan langsung untuk penyelesaian permasalahan yang sedang ditangani oleh peniliti. 2. Data Skunder. Data yang di peroleh secara tidak langsung, berupa keterangan yang ada hubungannya
dalam
penelitian
yang
sifatnya
melengkapi
atau
mendukung data primer.
3.2
Gambaran Perusahaan SMK Negeri 5 Batam adalah sekolah menengah kejuruan yang saat ini
dibawah pengawasan dinas pendidikan provinsi kepulauan riau. SMK Negeri 5 Batam
adalah bidang pendidikan sekolah mengah kejuruan dengan program
keahlian teknik perkapalan dan teknik computer dan informatika dengan memiliki berbagai paket keahlian seperti teknik pengelasan kapal, teknik desain dan rancang bangun kapal, kelistrikan kapal, teknik pemesinan, elektronika industry, teknik instalasi pemanfaatan tenaga kelistrikan kapal dan teknik instalasi pemesinan kapal, untuk teknik computer dan informatika memiliki paket keahlian teknik computer dan jaringan dan multimedia. SMK NEGERI 5 Batam beralamat di Kav.Bukit Kamboja Kel.Sei Pelunggut, Kec. Sagulung , Kota Batam – Indonesia 29424. Pada tahun 2010 SMK Negeri 5 Batam mulai menerima siswa baru, dikarenakan lokasi yang belum ada, sekolah pun menumpang di SMP Negeri 27
34
Batam. Selama berjalannya waktu SMK Negeri 5 Batam saat ini sudah membangun 5 gedung dan memiliki 21 ruang belajar, 3 ruang guru, 1 ruang kepala sekolah, 1 ruang tata usaha, 1 ruang kurikulum, bendahara, kesiswaan dan konsuling, 4 toilet guru dan 6 toilet siswa, 5 workshop teknik perkapalan dan 3 lab computer untuk teknik computer dan informatika. 3.3
Visi Dan Misi Agar sekolah berjalan dengan standarisasi mutu yang baik maka diperlukan
arah dan tujuan yang tepat. Untuk itu maka SMK Negeri 5 Batam merumuskan visi dan misi sebagai berikut:
Visi “ Terwujudnya lembaga pendidikan dan pelatihan bermutu, menghasilkan sumber
daya
manusia
yang
kompeten,
bersertifikasi
Nasional
dan
Internasional.”.
Misi •
Menjadikan peserta diklat yang mampu berfikir mandiri dilandasi jiwa kewirausahaan, inovatif dan berakhlak mulia.
•
Menjadikan lembaga pendidikan yang mampu bermitra dengan dunia usaha / dunia industri, menghasilkan profit serta mampu bersaing dalam era global.
•
Melaksanakan pembelajaran yang Link and Match dengan kebutuhan industri.
•
Melaksanakan layanan prima dalam pengelolaan sekolah, sesuai dengan Manajemen mutu 9001 : 2008.
35
•
Melaksanakan pendidikan dan pelatihan yang Berstandar Nasional dan Internasional secara berkesinambungan.
3.3.1 Struktur Organisasi Sebelum menjalankan aktifitas sangatlah penting membuat tata hubungan dari pada wewenang dan tugas bagian masing-masing pada satuan pendidikan. Hal ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggungjawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu didalam sekolah tersebut, sehingga tugas dari setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggungjawabkan dengan sepenuhnya. Untuk dapat menciptakan suatu organisasi yang baik ada beberapa pedoman yang perlu diketahui oleh setiap pimpinan yaitu: a.
Penentuan tujuan yang jelas Dimana tujuan organisasi harus jelas dan dapat dipahami oleh setiap orang,
baik dari tingkat yang paling tinggi, sampai tingkat yang paling rendah b.
Pembagian pekerjaan Pembagian pekerjaan yang cukup jelas sangat dibutuhkan dalam suatu
organisasi, agar setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang terjadi tugas atau pekerjaannya, dan mengetahui apa yang menjadi tugas dan haknya c.
Pendelegasian Kekuasaan Pendelegasian kekuasaan merupakan pemberian kekuasaan kepada masing-
masing orang. Dimana setiap pemberian tugas ini harus dibarengi dengan pemberian hak, sehingga masing-masing orang dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
36
d.
Rentang Kekuasaan Rentang kekuasaan disebut juga span of management. Rentang kekuasaan
yaitu jumlah bawahan yang tepat diawasi oleh seseorang atasan yang baik. e.
Kesatuan Pemerintah Kesatuan pemerintah maksudnya setiap orang dalam organisasi dapat
menerima
perintah
dari
satu
orang
atasan
kepada
siapa
bawahan
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas tersebut f.
Keseimbangan Wewenang Kepada setiap orang diberikan wewenang yang diperlukan untuk dapat
melaksanakan
tugasnya
dengan
baik,
dan
daripadanya
dituntut
pula
pertanggungjawabkan sebesar wewenang yang diberikan atau diterimanya. Namun perlu diketahui, apabila tanggungjawab lebih besar dari wewenang maka tidak mungkin seseorang dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Sebaliknya apabila wewenang lebih besar dari tanggungjawab maka seseorang akan dapat bertindak sewenang-wenang sehingga dapat menimbulkan penyalahgunaan kekuasaan. g.
Organisasi harus fleksibel Fleksibel artinya luas, tidak kaku jadi suatu organisasi tidak boleh kaku,
harus fleksibel dan dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan kemajuan zaman Struktur organisasi pada SMK Negeri 5 Batam adalah berbentuk garis dan staf, ini terbukti dengan adanya satu pimpinan. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama dengan menggunakan alat-alat teknologi serta terikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarahkan
37
pada pencapaian tujuan yang diinginkan. Untuk menggerakkan organisasi tersebut dibutuhkan personil yang memegang jabatan tertentu dalam organisasi, dimana masing-masing personil diberi tugas, wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan jabatannya. Hubungan dan kerjasama dalam organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan kerja sama dari orang-orang yang menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi diharapkan dapat memberikan gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab serta hubungan pelaporan yang mencakup setiap tingkatan dalam organisasi tersebut. Adapun fungsi dan tanggungjawab struktur organsiasi pada SMK Negeri 5 Batam adalah sebagai berikut: 1. Kepala Sekolah Tugas pokoknya adalah sebagai berikut: a. Kepala Sekolah sebagai Educator / Pendidikan b. Kepala Sekolah sebagai Administrator c. Kepala Sekolah sebagai Supervisor / Penyelia d. Kepala Sekolah sebagai Leader / Pemimpin e. Kepala Sekolah sebagai Inovator f. Kepala Sekolah sebagai Motivator 2. Wakil Kepala Sekolah Tugas pokoknya adalah: a. Memberi Instruksi untuk melaksanakan pekerjaan. b. Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya. c. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
38
d. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan tugasnya. 3. Human Resources a. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta b. Menyusun prosedur recruitment karyawan. c. Mencatat daftar hadir seluruh karyawan yang nantinya akan digunakan untuk membayar gaji karyawan. 4. Finance a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan. b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program. c. Melakukan transaki keuangan sekolah. d. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan. e. Menyiapkan dokumen penagihan invoice beserta kelengkapannya. 5. Penasihat Teknik a. Menberikan saran dan kritik kepada Superintendent, QC/QA. b. Mencari solusi serta menyelesaikan masalah apabila terjadi masalah. c. Bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakan. 6. Guru a. Mengontrol siswa siswi b. Mengecek kehadiran siswa siswi c. Mengajar dan memberikan ilmu serta didikan sesuai dengan KI/KD yang sudah ditetapkan mentri pendidikan.
39
Kepala Sekolah Agus Sahrir, M.Pd
Wakil Kepsek Fitria Reni, S.Pd
Bendahara komite
Bendahara Bos
Penasihat Teknik
Istiqomah, S.Pd
Oktavianti, M.E
M.Drawis, S.Pd
ADMIN
Staff
Staff
QC / QA
Windy T, S.Pd
Tessa
Ridwan
ADMIN
ADMIN
ADMIN
STAFF
OPERATOR
OPERATOR
Gambar 3.3 Struktur Organisasi SMK Negeri 5 Batam
40
3.2.3 Kebijakan Sekolah Kebijakan sekolah telah dituangkan dalam suatu Perjanjian Kerja Bersama. Kebijakan tersebut antara lain tentang hari dan jam kerja. Dimana hari jam kerja kantor adalah 5 (hari) dari dalam 1 (satu) minggu yaitu hari Senin s/d Jum’at dengan ketentuan sebagai berikut Senin s/d Kamis pukul 07:00 – 16:00 WIB, dan Jum’at pukul 07:00 – 11:30 WIB. Sekolah memberikan imbalan kepada guru dan staff berupa uang dan natura atas pekerjaan yang dilakukannya. Imbalan tersebut disebut take home pay, yang terdiri dari: a. Gaji, yaitu imbalan berupa yang diterima karyawan dari provinsi kepulauan riau. b. Premi / Lembur. Lembur adalah upah yang diterima pekerja atas pekerjaannya sesuai dengan jumlah waktu kerja lembur yang dilakukannya.Waktu kerja lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 jam sehari untuk 5 hari kerja dan 40 jam dalam seminggu atau 8 jam sehari untuk 8 hari kerja dan 40 jam dalam seminggu atau waktu kerja pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan Pemerintah (Pasal 1 ayat 1 Peraturan Menteri no.102/MEN/VI/2004). Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 jam/hari dan 14 jam dalam 1 minggu diluar istirahat mingguan atau hari libur resmi. Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 jam/hari dan 14 jam dalam 1 minggu diluar istirahat mingguan atau hari libur resmi.
41
c.
Tunjangan Pada kepegawaian dibedakan atas berbagai peringkat. Dimana peringkat ini nantinya digunakan sebagai dasar pemberian gaji pokok serta tunjangantunjangan kepada pegawai. Peringkat ini nantinya dinilai sesuai dengan prestasi yang dicapai oleh setiap pegawai. Kebijakan lain yang diterapkan perusahaan ini dalam rangka mensejahterakan pegawainya, perusahaan memberikan tunjangan-tunjangan seperti: a.
Tunjangan hari tua (pensiun)
b.
Tunjangan transprot,
c.
Tunjangan uang makan,
d.
Tunjangan kesehatan dan
e.
Tunjangan hari raya, Tunjangan tersebut diatas diberikan setiap bulan setelah dievaluasi
kehadiran dan prestasi pegawai, sedangkan tunjangan hari raya diberikan sekali dalam setahun yaitu pada saat menjelang hari besar keagamaan. Selain itu pegawai juga menanggung pajak penghasilannya berapapun jumlah gaji yang diterimanya. Selain tunjangan yang diberikan, perusahaan juga mengenakan potongan-potongan kepada pegawainya seperti PPh karyawan, iuran dana pensiun dan lain sebagainya.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web ini merupakan salah satu solusi yang tepat bagi SMK Negeri 5 Batam. Dari proses dan hasil penelitian ini, dapat disimpulkan 1.
Sistem yang dtawarkan pada penelitian ini adalah sistem yang dapat diakses secara online. Dimana tahapan pengembangannya yaitu : Pertama, Analisis kebutuhan perangkat lunak. Kedua, Desain. Ketiga, Pembuatan kode program. Keempat, yang merupakan tahapan terakhir yaitu Pengujian yang menggunakan metode black box, untuk memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Serta untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
2.
Dengan sistem ini calon siswa baru dapat mendaftarkan diri dan melihat informasi yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru secara online dan keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data serta pembuatan laporan sudah dilakukan secara komputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi berkualitas.
B. Saran Pada laporan penelitian ini banyak terdapat keterbatasan, sehingga untuk lebih mengembangkan hasil penelitian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web , peneliti memberikan saran yang dapat digunakan sebagai landasan pengerjaan
77
78
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis web, supaya hasil yang didapat menjadi lebih baik. 1. Diharapkan adanya sistem keamanan supaya keamanan sistem lebih terjamin. 2. Untuk pengembangan lebih lanjut, sebaiknya digunakan 2 buah nomor atau lebih sebagai server PSB untuk mengatasi overload pada sistem. 3. Diharapkan supaya seluruh calon siswa dan juga panitia menggunakan sistem ini sebagai media informasi karena sistem ini lebih cepat dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA A. Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta. Aryanto, Arip dan Tjendrowasono, Irianto, Tri. Februari 2013. “Pembangunan Sistem Penjualan Online Pada Tokko Indah Jaya Furniture Surakarta”. Indonesian Journal on Computer Science-Speed (IJCSS) 15 Vol 10 No 1. A.S Rosa dan M. Shalahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Informatika. Bandung. Fathansyah. 2012. Basis Data. Informatika. Bandung Hariyanto, Bambang. 2004. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Informatika, Bandung. Hartono, Jogiyanto.1990. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta Jogiyanto H.M. 2010. Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta Ladjamudin. 2013. Sistem Informasi. Graha Ilmu Pressman, R.S. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi. Yogyakarta. Santoso, Sugeng, dkk. 2013. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Mobile Web Studi Kasus: Sma Islami, Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia, Tangerang, 2-4 Desember 2013. Setiyawan, Andri, dkk. Tanpa Tahun. “Pembuatan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Sekolah Menengah Atas Negeri I Ngadirojo” IJNS –
83
Indonesian Journal on Networking and Security – ISSN: 2302-5700http://ijns.org. Sudrajat, Catur. 2011. Pengembangan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Secara Online Berbasis Web (Studi Kasus: SMK Pelopor Nasional Ciputat Tangerang Selatan). Skripsi. Program Strata I Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Sugiyono. 2013. Metode Penelitian. Alif Media Suprianto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi (HVS). Salemba: Infotek. Tata Sutabri. 2012. Analisis Sistim Informasi. Andi. Yogyakarta
84
