HR. EMPLYOYEE AUDIT LILIS SOLEHATI Y, SE.M.Si
6/7/2011
1
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA I.
1) 2)
6/7/2011
PENDAHULUAN
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATAN PENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAAN YANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYA DIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITAS PEGAWAI/KARYAWAN. SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU : SUATU PROSES INTENSIF, PENYELIDIKAN, PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANG ADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU. PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATIS MENGENAI EFEKTIVITAS PROGRAM KEPEGAWAIAN, PROGRAM ANALISIS JABATAN, PENARIKAN PEGAWAI, TESTING, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN, PROMOSI JABATAN, TRANSFER, TAKSIRAN PEGAWAI, MORAL DAN SIKAP KERJA, PENYULUHAN PEGAWAI, UPAH, DAN ADMINISTRASI UPAH, DAN PENELITIAN PEGAWAI. 2
AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.
HUMAN RESOURCES OBJECTIVE
HUMAN ORGANIZATION RESOURCES PLANNING AUDITING
HUMAN HUMAN RESOURCES RESOURCES ACTION FORECASTING PROGRAM
Feedback loop
6/7/2011
3
Global Challenge
Quality Challenge
• Expand into foreign markets.
• Meet customers’ service and
• Prepare employees to work in foreign locations.
product needs.
U.S. BUSINESS COMPETITIVENESS
High-Performance Work System Challenge • Change employees’ and managers’ work role. • Integrate technology and social systems.
6/7/2011
Social Challenge
• Improve reading, writing, and match skills of labor force. • Manage culture diversity.
GAMBAR. COMPETITIVE CHALLENGE INFLUENCING U.S. COMPANIES
4
Quality Challenge
Global Challenge
Human Resources Practices
* HR strategy is matched to business strategy * Work is performance by team * Pay system reward skill and accomplishments * Selection system is job related and legal * Work attitudes of employees are monitored
High-Performance Work System Challenge
*Continuous learning environment is created * Discipline system is progressive * Customer satisfaction and quality are evaluated in the performance management system * Skills and values of a diverse work force are valued and used
Social Challenge
GAMBAR . HOW HUMAN RESOURCES PRACTICES HELP COMPANIES MEET THE COMPETITIVE CHALLENGE 6/7/2011
5
Input Data (Types)
Output Data (Types)
Application Information (Post-Employment Data)
Skills Inventories
Management Inventories Performance Reports EEO Reports Personnel Change Notice
HUMAN
Human Resources Development Reports
Human Resources Planning
Payroll Data
RESOUCES Resignation Data Termination Data
OSHA Reports
INFORMATION
SYSTEM
Compensation Reports
Medical Records
Accident Records
Individual References
Potential Assessment
Disciplinary Action
Employee Benefits Records Turnover and Absenteeism Reports
Operational Planning -----------Production Marketing Finance Personnel
Human Resource Planning Reports
Training Accomplishment
6/7/2011
GAMBAR. A HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM
6
ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :
1) 2)
3) 4) 5)
PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE). ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS KONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUAN KUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY) ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY) ANALISIS TURNOVER (LTO) ATAU EXPECTED LOSSES ANALISIS MUTASI KERJA (INTERNAL MOVES)
6/7/2011
7
II.
PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATAN SUMBER DAYA MANUSIA
DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/ KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN (SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN, PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN. DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN PRESTASI KERJA 6/7/2011
8
UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI JABATAN
6/7/2011
1) IDENTITAS JABATAN 2) PENDIDIKAN 3) PENGALAMAN 4) LATIHAN 5) USIA 6) JENIS KELAMIN 7) KECAKAPAN KHUSUS 8) SYARAT-SYARAT FISIK 9) SYARAT-SYARAT MENTAL 10) KONDISI KERJA
9
UNSUR-UNSUR KINERJA 1) 2)
FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE + SKILL FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE + STITUATION
HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT) PRODUKTIVITAS
KEMAMPUAN BAWAAN -BAKAT - KETERTARIKAN - FAKTOR KEPRIBADIAN - FAKTOR KEJIAWAAN
6/7/2011
USAHA YG DILAKUKAN -MOTIVASI - ETIKA KERJA -KEHADIRAN WKT KERJA - RANCANGAN -PEKERJAAN
DUKUNGAN -PELATIHAN - PERALATAN -MENGETAHUI HARAPAN - REKAN KERJA YANG PRODUKTIF
10
III.
ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISIS KONDISI KERJA
ANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS, TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGANHUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN LAINNYA.
MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA. 6/7/2011
11
HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI OPERASIONAL MSDM JOB/POSITON STUDY JOB DESCRIPTION
JOB SUMARY
JOB CONTENT
JOB REQUIREMENT
ANALYSIS JOB SPECIFICATION
JOB METHOD
JOB REQUIRED PERFORMANCE & QUALIFICATION LEVEL
JOB VALUE
Perbaikan Cara Kerja
Selection Placement Staffing Pengenalan Job (Orientation)
Peningkatan Produktivitas
Pengadaan 6/7/2011 Karyawan/Pegawai
Pengembangan
Penghargaan
Latihan Pembinaan Penilaian Prestasi Kerja
Balas Jasa (Kompensasi)
Pemeliharaan
12
HASIL ANALISIS JABATAN DIPERLUKAN UNTUK : 1)
KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA) - PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNITUNITNYA - PENYEMPURNAAN ORGANISASI - PENGEMBANGAN ORGANISASI - PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI - PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI
2)
KEPEGAWAIAN - PENGADAAN CALON PEGAWAI - PENGEMBANGAN PEGAWAI - PEMELIHARAAN PEGAWAI
6/7/2011
13
PRINSIP-PRINSIP ANALISIS JABATAN : 1)
2) 3) 4) 5)
6/7/2011
HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTA PENTING YANG BERHUBUNGAN DENGAN JABATAN. HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANG DIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAM TUJUAN. HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAU KEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/ DISEMPURNAKAN. HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGAS TERPENTING DIANTARA TUGAS PENTING LAINNYA. HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANG TEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPAT DIPERCAYA. 14
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN 1) 2) 3) 4) 5)
6)
7)
6/7/2011
TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN. LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ; - ANGKET - WAWANCARA - OBSERVASI CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB DESCRIPTION) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION, JOB REQUIRED PERFORMANCE, JOB VALUE.
15
ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS JABATAN A. B.
NAMA JABATAN METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA KINI 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
6/7/2011
KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI. BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAINLAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI. ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG DIGUNAKAN PEGAWAI. METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM MELAKSANAKAN PEKERJAAN. TANGGUNG JAWAB BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA UKURAN STANDAR HASIL KERJA 16
C.
KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN KERJA 1) 2) 3) 4) 5)
D.
HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA; 1) 2)
E.
PEKERJA DAN ASISTEN KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN
KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI 1) 2) 3) 4) 5)
6/7/2011
TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR. KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA. KONDISI VENTILASI KONDISI KEGADUHAN SUARA. KONDISI YANG TIDAK SEHAT
METODE SELEKSI PEGAWAI LAMANYA JAM KERJA METODE PENGGAJIAN PEKERJA TETAP DAN TEMPORER KESEMPATAN PROMOSI JABATAN 17
IV. ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN
6/7/2011
PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA (DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU PADA MASA YANG AKAN DATANG. DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY) MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN, KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG. SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI (PENDAYAGUNAAN SDM).
18
MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN Karakteristik Pekerjaan
Ragam Keahlian Identitas tugastugas yg penting
Keadaan Psikologis
Hasil yg diinginkan
Pengalaman yg memiliki banyak arti
Otonomi
Pengalaman yg bertanggungjawab
Umpan Balik
Hasil Pengalaman
Kepuasan Motivasi Kerja
Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja 6/7/2011
19
MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI Kepuasan/ Ketidakpuasan Kerja INDIVIDU Kemampuan Motivasi Dukungan
Tanggung Jawab Organisasi EFEKTIVITAS SDM Produktivitas
TUGAS Rancangan Individu vs Tim Elemen Kerja
Kualitas
Pelayanan 6/7/2011
20
KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN : 1)
2)
3)
DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU (UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG). KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG LAIN, TINGKAT UPAH). DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).
INFORMASI DAPAT DIPERLUAS : 1) 2) 3) 4)
5) 6) 6/7/2011
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM PERUSAHAAN TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI PENSIUN YANG DIHARAPKAN 21
V. ANALISIS TURNOVER ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILA TENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTED LOSSES). HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAH SDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN.
PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUK MEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGAN MENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTA KEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPAT DIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIANPENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANG AKAN TERJADI. PROSES PENGAUDITAN SDM HARUS MELIBATKAN PERSEDIAAN UNTUK MENAKSIR TURNOVER KERJA. HAL INI DISEBABKAN TERJADINYA KEKOSONGAN PEGAWAI KARENA PEGAWAI PENSIUN, BERHENTI, CUTI, IZIN ABSEN, DAN MENINGGAL. PERLU DILAKUKAN UNTUK MENGHINDARI TURNOVER TINGGI DAN PENGISIAN KEKOSONGAN JABATAN SEGERA. 6/7/2011
22
RUMUS-RUMUS MENGUKUR KETIDAKHADIRAN JUMLAH ORANG – HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE
X100% (RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)
MENGUKUR LABOR TURNOVER DERAJAT PERPUTARAN (DP) : JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE
JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE
JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE
:
JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU DP =
X 100% JUMLAH TOTAL KARYAWAN PERTENGAHAN PERIODE
6/7/2011
23
VI. ANALISIS MUTASI (INTERNAL MOVES) Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan dirotasikan atau dipromosikan, didemosi dan ditransfer pada jabatanjabatan yang kosong. Prediksi perlu dilakukan,karena kemungkinan adanya jabatan yang ditinggalkan menjadi kosong, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal. Adanya prediksi jumlah pengurangan segera dan dedikasi jumlah penambahan segera. 6/7/2011
24
CONTOH BAGAN PERGANTIAN DIREKTUR UTAMA Suhadi
A* Darmanto B* Suhaili
Direktur Keuangan Soegiono
Direktur Pemasaran Budiono
A* Subardi B** Edi Sanjaya
A** Hesti C* Dwipayana
Keterangan : A = Siap menggantikan B = Perlu Rotasi lebih dulu C = Perlu Pendidikan lebih lanjut * = Prestasi sangat baik ** = Prestasi Cukup 6/7/2011
25
THE SOURCES OF MANPOWWER (HUMAN RESOURCES) - INTERNAL - EXTERNAL
MARKET ANALYSIS
JOB ANALYSIS
WORK FORCES ANALYSIS (WORK LOAD ANALYSIS)
JOB DESCRIPTION
JUMLAH T.K. YG DIBUTUHKAN
JOB SPECIFICATION
DIKURANGI :
- PROMOSI KE ATAS - DEMOSI KE BAWAH - MUTASI KE JABATAN LAIN - KELUAR DAN MENINGGAL - PENSIUN - LTO - ABSENSI
DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH - DEMOSI DARI ATAS - TRANSFER
JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN
6/7/2011
SELEKSI
26
