Confidencialidad del Expediente Clínico y la Ley HIPAA

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Confidencialidad del Expediente Clínico y la Ley HIPAA

Por: Prof. Migdia N. Díaz Guadalupe LPN RN BSN Revisado por: Maria de L. Ortiz Montalban JD BA 2015

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EDIC COLLEGE DIVISION DE EDUCACION CONTINUA MODULO INSTRUCCIONAL

“Confidencialidad del Expediente Clínico y la Ley HIPAA”

Prof. Migdia N. Díaz Guadalupe Horas Contacto: 4 horas Modalidad: Módulo Costo: $ 20.00 Vigencia: Enero 2016- Enero 2017

OBJETIVO: A través de la lectura y análisis del contenido de este documento el lector: definirá el concepto de Ley HIPAA, cuando fue aprobada, cual es la meta fundamental de la ley HIPAA, títulos que componen la ley HIPAA, propósito principal de la ley HIPAA, reconocerá códigos universales, los componentes escenciales del título 2, quienes deben cumplir dicha ley, leyes estatales y federales relacionadas, carta de derechos y responsabilidades del paciente, enmiendas a las leyes existentes relacionadas, Ley 408, Ley pacientes VIH/Sida, Ley 177 sobre la protección de menores,entidades cubiertas, orden administrativa 284 sobre el uso de prendas y uñas, ley EMTALA, el impacto de las redes sociales vs la ley HIPAA, la protección y confidencialidad del paciente, ley HITECH, su impacto y su misión, ley ARRA, su impacto y misión, tipos de sanciones al violar la ley HIPAA e información adicional relacionada a la ley HIPAA.


INTRODUCCION: HIPPA es una ley federal que fue aprobada el 16 de agosto de 1996 por el Congreso de los Estados Unidos. La meta fundamental de la misma era facilitar a las personas el mantener un seguro médico, proteger la confidencialidad y la seguridad de la información del cuidado médico y ayudar a la industria del cuidado de la salud a controlar los costos administrativos. Esta Ley fue creada con el propósito de reducir los costos administrativos en los servicios de salud, garantizar la cubierta de seguro médico para individuos, proteger la información médica del individuo mediante la creación de reglamentos de privacidad y seguridad, estandarizar el intercambio de información electrónica, establecer sistemas de codificación uniformes y adoptar medidas para combatir el fraude y abuso en la Industria de Servicios de Salud. La Ley nombró al Secretario del Departamento de Servicios de Salud y Humanitarios de los Estados Unidos (DHHS) como la entidad fiscalizadora. SIGNIFICADO DE LAS SIGLAS DE HIPAA: Se conoce como Ley de “Portabilidad” y Responsabilidad del Seguro Médico Health Insurance Portability Accountability Act TITULOS QUE COMPONEN LA LEY: HIPAA se divide en cinco títulos o secciones. Cada título trata un aspecto único de la reforma del seguro de salud. Titulo 1: Portabilidad (movilidad): La movilidad permite a las personas llevar su seguro médico de un trabajo a otro para que no tengan un lapso en la cobertura. También restringe a los planes médicos de requerir condiciones preexistentes a personas que cambian un plan médico a otro.


Titulo II tendrá un impacto mayor para los proveedores. Se diseñó para: ◦ Combatir el fraude y abuso en el cuidado de la salud ◦ Garantizar la seguridad y la privacidad de la información médica. ◦ Establecer estándares para la información y transacciones médicas ◦ Reducir el costo del cuidado médico mediante la estandardización de la manera en que la industria comunica la información.

Titulo III. Ahorros Médicos y Deducción de Impuestos: Trabaja con las disposiciones de Salud relacionadas a los impuestos. Titulo IV. Planes y Grupos de Salud: Aplicación y cumplimiento de los requisitos de planes grupales de salud que permiten a individuos llevar su cobertura médica anterior a su empleo actual. Titulo V. Reembolsos y Provisiones: ◦ Retención de ingresos. ◦ Depende de la PHI (información protegida de salud). PROPOSITO PRINCIPAL DE LA LEY HIPAA Mantener unos estándares uniformes para Estados Unidos y sus territorios. ◦ Ejemplo: Hoja 1500 de factura al paciente. ◦ Ejemplo: Libros de codificación ICD y CPT. ◦ Manejar la información del paciente, asegurando en todo momento la privacidad, la confidencialidad y la seguridad. CODIGOS UNIVERSALES: ◦ ICD-9-CM: Para diagnósticos y procedimientos ◦ CPT: Para servicios médicos y de laboratorio ◦ HCPCS: Para equipo medico, servicios de transportación y otros que no se encuentran en el CPT ◦ CDT: Para servicios dentales ◦ NDC: Para servicios de medicamentos ◦ Small Codes: Para designar el lugar de servicio Derechos Reservados © Edic College 2014

LOS 3 COMPONENTES ESENCIALES DEL TITULO II (ampliación simplificada): ◦ Privacidad ◦ El derecho a que la información de salud no sea divulgada. ◦ Confidencialidad

PRIVACIDAD Es un derecho a que la información de salud no sea divulgada. Garantizar que la información es accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso CONFIDENCIALIDAD Es una condición establecida enre paciente y profesional de la salud. La certeza de que solo las personas indicadas tendrán acceso a la información mediante un consentimiento firmado. SEGURIDAD La certeza de que la información estará debidamente controlada y custodiada. QUIENES DEBEN CUMPLIR CON LA LEY HIPAA: Todo aquel personal que tenga acceso a un expediente clínico con información de paciente. LEYES ESTATALES Y FEDERALES RELACIONADAS Ley HIPAA vs Leyes estatales de Puerto Rico: La ley HIPAA dispone que cualquier ley de Puerto Rico, existente o futura, que tenga relación con los derechos del paciente, la privacidad o la confidencialidad y que sea más estricta, prevalecerá sobre ella. La ley HIPAA aplica a todos los Estados, Puerto Rico y territorios por disposición expresa del Congreso. La ley persigue uniformizar el derecho aplicable a los pacientes en cuanto a la protección de su información de salud. Ocupa el campo estatal, desplaza, sustituye y prevalece sobre cualquier ley local que sea contraria. La propia ley establece límites a su ocupación del campo estatal. Dispone que cualquier legislación presente o futura que sea mas “estricta” ( stringent) pevalecerá sobre la ley HIPAA (por ejemplo Salud Mental). Se define más estricta aquella legislación que: Derechos Reservados © Edic College 2014

◦

Concede mayor acceso y derechos al paciente en cuanto a su información de salud.

◦

Protege en mayor grado la información de salud del paciente.

HIPAA dispone que determinadas leyes estatales continuarán vigentes. de legislación relativa a:     

Se trata

Salud Pública (epidemias, registros, etc.) Menores (abuso, maltrato, derechos, etc.) Derechos de Representación (patria potestad, etc.) Seguros (reglamentación seguros, etc.) Legislación de protección social (sustancias controladas, protección y seguridad de infantes, etc.)

LEYES ESTATALES MAS ESTRICTAS QUE LA LEY HIPAA La Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente. Ley de Salud Mental De Puerto Rico. Ley : Ley de pacientes VIH positivos.

Carta de Derechos Y Responsabilidades Del Paciente (Ley Estatal 194): Esta ley establece: Servicios de salud de calidad como un derecho fundamental. Acceso y libre flujo de la información completa y veraz. Penalidades a los proveedores y aseguradores de servicios de salud por incumplir con la ley (divulgar información de forma inadecuada).

Dicha Ley Núm. 194, supra, dispone que "Es importante que los usuarios y consumidores de tales servicios de salud estén conscientes no sólo de sus derechos sino también de sus responsabilidades, tanto económicas como de cualquier otra clase, bajo las distintas alternativas de servicios de salud y tratamiento que tienen a su disposición”. También dispone que "La promulgación de esta Ley contribuirá


visiblemente a la formación de un público mejor informado, más consciente, más responsable y seguramente más saludable”

Enmienda a la Ley 194 24 de diciembre de 2002 ahora ley 309 Conocida como: (Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente) Todo proveedor, institución médico hospitalaria y toda entidad aseguradora proveerán a todo paciente, acceso rápido a los expedientes y récords de éste. El paciente tiene derecho a recibir copia de su récord médico en un período que no excederá de cinco (5) días, en los casos en que el expediente médico sea solicitado a una institución médico hospitalaria, el mismo deberá ser entregado en un término no mayor de quince (15) días laborables, mediante el pago de un costo razonable el cual no excederá de setenta y cinco (.75) centavos por página hasta un máximo de veinticinco (25) dólares por récord médico.

Cuando cualquiera de las partes, entiéndase proveedor de servicio médico o paciente, de por terminada la relación médico o paciente, dicho récord médico deberá ser entregado al paciente, padre, madre o tutor, libre de costo, en un período que no excederá de cinco (5) días laborables. El hecho de la existencia de cualquier deuda entre el médico y el paciente, no deberá ser impedimento para que el paciente obtenga su expediente médico." LEY 408 DE SALUD MENTAL Para establecer las necesidades de prevención, tratamiento, recuperación y rehabilitación en salud mental; crear las "Cartas de Derecho” para adultos y menores que reciben servicios de salud mental; uniformar lo relativo a los procedimientos relacionados con estos derechos; establecer los principios básicos de los niveles de cuidado en el ofrecimiento de servicios de salud mental; derogar la Ley Núm. 116 de 12 de junio de 1980, conocida como "Código de Salud Mental de Puerto Rico" y establecer penalidades.


LEY 349 PARA PACIENTES VIH/SIDA Para crear y establecer la Carta de Derechos de las Personas Portadoras del Virus VIH/SIDA en Puerto Rico. No podemos poner en riesgo la intimidad y la dignidad del ser humano, derechos garantizados por la Constitución de Puerto Rico, Por tal razón, con el propósito de garantizar el mejor trato a los pacientes con VIH, establece la Carta de Derechos de las Personas Portadoras del Virus VIH. De esta manera se garantiza la solidaridad necesaria para evitar el discrimen y prejuicio. ¿Con quiénes se puede compartir la información médica de acuerdo a LEY HIPAA? ◦ Cualquier empresa o institución que procesa información de salud de un paciente de forma electrónica. ◦ Por ejemplo: facturador técnicos de computadoras empresas de software y planes médicos. ◦ Entre medicos y profesionales de la salud ◦ Autoridades policiales o judiciales estatales o federales ◦ Funcionario salud pública ¿QUE ES EL PHI? (es la informacion protegida del paciente): Esto es sin importar que la información sea oral, escrita, electrónica o sea una grabación. Incluye Información como: ◦ Record (laboratorios e imágenes) ◦ Recetas médicas ◦ Facturas por servicios médicos ◦ Información demográfica (dirección, edad, estatus social, profesión) CASOS EN QUE SE PUEDE DIVULGAR INFORMACION PROTEGIDA DEL PACIENTE: La información de salud protegida, puede divulgarse con la debida autorización para: ◦ Tratamiento ◦ Pago ◦ Procedimientos relacionadas con el cuidado de la salud NOTA: Cualquier otro uso necesita la autorización del paciente. Derechos Reservados © Edic College 2014

TPO (Tratamiento, Pago y Operaciones) Tratamiento, entre otras cosas:  Referidos a otros proveedores (laboratorios, Rayos X, procedimientos de imágenes)  Anotaciones en el expediente clínico  Recetas para medicamentos o equipos Pago, entre otras cosas:  Facturar al asegurador, al plan médico, o a otro proveedor (en caso de un referido)  Preautorizaciones, coordinación de beneficios, determinación de necesidad médica, etc. Operaciones, entre otras cosas:  Evaluación del personal, auditorías, estudios y evaluaciones de calidad de servicios  Discusión de casos por la facultad y/o con residentes ¿QUÉ ES UNA ENTIDAD CUBIERTA? Cualquier empresa o institución que procesa información de salud de un paciente de forma electrónica. Por ejemplo: facturador, técnicos de computadoras, empresas de software y planes médicos. ASPECTOS A CONSIDERAR ANTE LAS LEYES RELACIONADAS A LA SALUD ◦ Comunicación verbal ◦ Comunicación corporal ◦ Información escrita ◦ Información digitalizada ◦ Reproducción de información ◦ Conducta y actitudes de los empleado


OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR SEGUN LA LEY HIPAA: ◦ Expedientes de los pacientes. ◦ Las llamadas telefónicas a los pacientes. ◦ Manejo de la orden médica del paciente. ◦ Preliminares. ENVIO DE INFORMACION MEDICA POR FAX: ◦ Tener el número de fax o correo electrónico correcto. ◦ Mantener el fax en un lugar seguro. ◦ Pedir al paciente que firme un consentimiento de divulgación de información de salud hacia otra ubicación. ◦ Asegurarse de que hay una persona esperando la información. ¿QUE DEBE INCLUIR LA CORRECTAMENTE ENVIADA?

HOJA

CUBIERTA

DE

FAX

PARA

SER

Los documentos que acompañan esta transmisión de fax contienen información confidencial. La misma es solo para uso de uso de la persona o entidad mencionada como destinatario. Queda totalmente prohibido revelar la información que acompaña a esta hoja. INFORMACION QUE NO DEBEMOS REPRODUCIR O DIVULGAR SALVO EN CASOS DE EMERGENCIA: ◦ Comunicación entre el paciente y un psicoterapeuta o un trabajador social. ◦ Resultados de pruebas de enfermedad de trasmisión sexual incluyendo la prueba de HIV. ◦ Información sobre tratamientos relacionados al abuso de sustancias controladas. ◦ Registros de tratamiento por abuso o violación sexual.


E-PRESCRIBING: Programa que le permite al médico transferir recetas de forma electrónica a la farmacia de elección de su paciente. Esto ayuda a prevenir errores por recetas y dosis ilegibles. “OTRAS LEYES ESTATALES, ORDENES RELACIONADAS CON LA SALUD“

ADMINISTRATIVAS

Y

NORMAS

Orden administrativa 284: Se creo con el propósito de establecer una política publica sobre el uso y de prendas y el cuidado de las uñas naturales o artificiales de los Profesionales de la Salud, que prestan servicios en hospitales, u oficinas privadas.



Ley 177 del año 2003 "Ley para el Bienestar y la Protección Integral de la Niñez" Establece una nueva política pública sobre la protección de los menores basada en su desarrollo integral; adoptar las medidas y mecanismos protectores necesarios; establecer las normas que regirán los procesos administrativos y judiciales; facilitar la coordinación multisectorial y entre las agencias; facultar al Departamento de la Familia a implantar esta Ley; tipificar delitos e imponer penalidades; derogar la Ley Núm. 342 de 16 de diciembre de 1999, según enmendada, conocida como la "Ley para el Amparo de Menores en el Siglo 21 y otros fines. En caso de identificar alguna situación se le recomienda Informar la situación a la línea Directa de Emergencias Sociales (787)-749-1333, la policía de P.R. o a la oficina local del Departamento de la Familia. Someter un informe escrito sobre la situación no más tarde de 48 horas de haber notificado la situación por teléfono. LEY EMTALA: Emergency Medical Treatment and Active Labor Act.

(Acta de Tratamiento De

Emergencias Medicas Y Del Parto). Todo hospital tiene la responsabilidad de recibir y estabilizar al paciente aunque este no tenga ningún plan médico. Una vez estabilizado el paciente, el médico de emergencia se comunica con el hospital que tenga el equipo necesario para ofrecer tratamiento adecuado al paciente. REDES SOCIALES: Son medios de comunicación social, que se usan para crear y difundir ideas e información al instante, eficiente y a un bajo costo. Pero que mal utilizadas nos pueden traer graves problemas de incumplimiento de la ley HIPAA. Están bajo estatutos federales.


EJEMPLOS DE MAL USO DE LAS REDES SOCIALES ◦ Difamación ◦ Burlarse de otras personas (cyberbulling) ◦ Exponer fotos de pacientes o situaciones médicas sin autorización. ◦ Violar los derechos del paciente divulgando condiciones del mismo. NUEVA LEY FEDERAL: HITECH Health Information Tecnology and Clinical Health Act. El 17 de febrero de 2009, Presidente Obama firmó la American Recovery and Investment Act of 2009. La ley de alta tecnología (tecnología de la información de la salud económica y clínica de la salud) es parte de esta legislación y está diseñada para alentar a los médicos y otras organizaciones de salud a adoptar y usar (de una manera significativa) registros electrónicos de salud (EHR). A partir de este año esta ley prevé el gasto de 20.000 millones en dos años. Se estima que el 90% de los médicos y el 70% de los hospitales implementen sistemas digitales. El fin de todo esto es ahorrar 10.000 millones anuales. La ley de HITECH será administrada por la oficina de la Coordinadora Nacional para la tecnología de información de salud (ONC) y se apropia de $19,2 billones de dólares, más del que se utilizará como incentivo dinero para hospitales y médicos que adoptan los registros electrónicos de salud. Los incentivos están estructurados de manera que retribuyeran early adopters y, en última instancia penaliza a aquellos médicos que no han implementado un EHR reduciendo sus pagos de Medicare a partir de 2015. A partir de este año esta ley prevé el gasto de 20.000 millones en dos años. Se estima que el 90% de los médicos y el 70% de los hospitales implementen sistemas digitales. El fin de todo esto es ahorrar 10.000 millones anuales. Ley Federal American Recovery and Reinvestment Act (ARRA) ARRA: Es una ley publica aprobada el 17 de febrero de 2009. Esta ley asegura el cumplimiento de la ley HIPAA. ◦ Refuerza el título II de la ley HIPAA. ◦ Obliga al sector privado a cumplir con la ley HIPAA. Derechos Reservados © Edic College 2014

TRES TIPOS DE SANCIONES A LAS VIOLACIONES DE LA LEY HIPAA

PENALIDADES DE LA LEY ARRA: Para ambas áreas, la penalidad puede ser hasta 1.5 millones de dólares Esto se estará aplicando desde el 1 de enero de 2015

MANTENIÉNDONOS AL DÍA CON LEY HIPAA

El 21 de abril de 2005 entró en vigor la regla de Seguridad de Hipaa. Toda entidad cubierta que maneje PHI de forma electrónica (ePHI) ya debe tener en vigor mecanismos que protejan el acceso, uso y divulgación a la información de pacientes que mantiene en medios electrónicos. Los empleados debemos estar en conocimiento de las medidas de seguridad que podemos adoptar para hacer uso apropiado del sistema de información. Recordemos que en el mismo sistema en que se encuentra el PHI de nuestros pacientes, se encuentra el nuestro como empleado.


La Regla de Seguridad requiere que las entidades cubiertas tomen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad del ePHI, Las medidas deben ser tomadas basándose en el tamaño y complejidad de la entidad cubierta como por ejemplo, las estrategias que usará un médico en su oficina privada no serán iguales a las que pondrá en vigor un hospital. RECORDATORIO ◦ Los derechos del paciente en Puerto Rico están protegidos bajo la ley estatal, 194 del 25 de agosto de 2000. ◦ La ley federal HIPAA se usa para establecer estándares y reglamentaciones relacionadas con la protección de la información de salud del paciente. ◦ Situaciones entre medico y paciente, sobre negación de servicios, negligencias y otras situaciones se aplica la ley estatal.


REFERENCIAS:

LEYES EN PUERTO RICO www.lexjuris.com PROCURADOR DEL PACIENTE: http://sisab.lce.org/~jessema/propuesta.html AFAMEP: Asociación de Facturadores Médicos de Puerto Rico. http://www.asempr.org/LeyHIPAA.php ORDEN ADMINISTRATIVA 284 SOBRE USO PRENDAS Y UÑAS LARGAS http://www.salud.gov.pr/Publicaciones/OrdenesAdministrativas/Documents/OrdenAdm_ 284.pdf AMERICAN PHYCHOLOGICAL ASOCIATION PRACTICE ORGANIZATION – HIPAA COMPLIANCE Recuperado en: http://www.apapracticecentral.org/business/hipaa/index.aspx


EDIC COLLEGE DIVISION DE EDUCACION CONTINUA MODULO INSTRUCCIONAL “Confidencialidad del Expediente Clínico y la Ley HIPAA” EXAMEN Instrucciones: Conteste la prueba en el formulario provisto para ese propósito. Determine si la pregunta es cierta o falsa. Escriba “C” para cierto y “F” para falso. Conteste: ___ La Ley HIPAA es una Federal constituida y aprobada en el 1996 por la Oficina de Derechos Civiles del Congreso de los Estado Unidos de América. ___ La Ley HIPAA se conoce como Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico. ___ Aplica a todos los pacientes. ___ Uno de los propósitos es Estandarizar los procedimientos y códigos usados o incorporados en cualquier servicio de salud y a todos los niveles. ___ La Ley EMTALA es creada con la idea de garantizar que no se le nieguen los servicios médicos esenciales a las personas no capacitadas para pagarlos. ___ En la Privacidad y Confidencialidad de la información de salud del paciente no es necesario custodiarla. ___ Aunque un expediente esté en custodia se puede adquirir información del mismo en caso de que la corte dé la orden. ___ El paciente tiene derecho a solicitar copia de su expediente. ___ El expediente del paciente tiene como propósito recopilar información del paciente. ___ Existen penalidades hasta de cárcel por violación a la Ley HIPAA.


EDIC COLLEGE DIVISION DE EDUCACION CONTINUA MODULO INSTRUCCIONAL “Confidencialidad del Expediente Clínico y la Ley HIPAA” HOJA DE CONTESTACIONES (Completar en bolígrao, no se aceptan respuestas fotocopiadas) Instrucciones: Envíe por correo, conjuntamente con giro postal por el costo del módulo más $ 2.00 por concepto de manejo y franqueo a: EDIC College- División de Educación Continua P.O. Box 9120 Caguas, P.R. 00726-9120 Nombre: ___________________________ Teléfono: ____________________ Horas: _________ Profesión: _________ Código de Profesión: ______Lic. _____ Dirección Postal: ____________________________________________________ Email: _____________________________________________________________ 

PARA USO DE OFICINA #Recibo: ______________ Fecha de pago: __________________ Forma de pago: _________________ Puntuación Obtenida: _______/10

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Instrucciones para los Módulos Esta modalidad educativa le brinda la flexibilidad de poder acceder la información en el horario y lugar de conveniencia. Los módulos están disponibles en varios formatos: impreso para entrega a la mano y digitalizados en PDF en nuestra página de internet www.ediccollege.edu Procedimiento para Recibir Certificación de Educación Continua 1. Estudie el módulo instruccional y conteste el examen el formulario provisto al finalizar la lectura. 2. Tramite el examen debidamente contestado en original.

Presencial: Usted puede entregar el examen personalmente en nuestra oficina y su certificado se le entregará al momento de ser pagado y corregido, sin cargo adicional al que aparece en el módulo. La misma está ubicada en:

Ave. Rafael Cordero Urb. Caguas Norte calle Génova Edificio Principal de EDIC College, División de Educación Continua

Correo General: Puede enviar el examen por correo general, con el pago correspondiente que aparece en la tabla o el módulo y DEBERÁ ENVIAR UN CARGO ADICIONAL DE $2.00 SI SON 1 Ó 2 MÓDULOS, $4.00 DE SER 3 Ó 4 MÓDULOS Y $6.00 DE SER 5 Ó MAS en un giro por la cantidad total de los módulos y los cargos. Dirección Postal: División de Educación Continua PO Box 9120 Caguas, PR 00726-9120

Para información adicional o clarificar dudas, favor de comunicarse con la División de Educación Continua a los siguientes números telefónicos: 787-744-8519 ext. 305/250/150.


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