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Contratación e Integración de Personal | 1

Tabla de Contenido Contratación e Integración .............................................................................................................. 2 Elementos del proceso .................................................................................................................. 5 ¿Viene de Selección y Reclutamiento? ........................................................................... 5 Ingreso Información Nuevo Empleado .......................................................................... 5 Documentos y Acciones de Contratación..................................................................... 7 Enviar Documentos y Acciones ......................................................................................... 9 Esperar Fecha Firma Contrato ......................................................................................... 11 Firmar Contrato ...................................................................................................................... 11 Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida .........................................12 Gestionar Creación de Usuarios y Permisos ...............................................................17 Enviar Plan de Actividades .................................................................................................18 Alistar Puesto de Trabajo ....................................................................................................19 Esperar Ingreso Nuevo Empleado .................................................................................21 Completar Actividades Primera Semana ......................................................................21 Participantes ......................................................................................................................................... 23


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Contratación e Integración Versión: 1.0 Autor: Bizagi Process Modeler

Descripción El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del puesto de trabajo. Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía, preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada desde el primer día.


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El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades para la primera semana del empleado, entre otras cosas. Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos beneficios a la organización y a los empleados. 

El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus políticas de tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en su nuevo ambiente.



El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la empresa y al área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el primer día.

Objetivos El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar

sus

actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día. Alcance El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso cubre: 

Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato.



Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y permiso de accesos para el nuevo empleado



Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción sobre la compañía y sus políticas.


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Duración 15 días aproximadamente. Dueño del Proceso Recursos Humanos Forma Global 1. Nombre: Global_Form Descripción: Forma global y resumen del proceso Prototipo:


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Elementos del proceso ¿Viene de Selección y Reclutamiento? Descripción En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos escogidos durante el proceso. Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se complementan no es necesario instalar los dos. La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de Personal.

Condiciones de la Compuerta 

SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es,

su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de Ingresar Información nuevo Empleado. 

NO:

Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es

necesario incluir la información del nuevo empleado.

Ingreso Información Nuevo Empleado Descripción Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas.


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En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de contratación. Asignación Condición

Descripción

Analista de Recursos Humanos

Formas 1. Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado Descripción: Forma principal de la actividad Prototipo:

Acciones Tipo

Descripción

Al Guardar

La información de la descripción del trabajo es cargada desde una tabla paramétrica.


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Documentos y Acciones de Contratación Descripción En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o pueden ser requisitos de la compañía. La forma incluye cuatro tablas: 

Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del primer día de trabajo.



Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado, dependiendo del cargo o del empleado.



Políticas de la compañía para leer.



Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los primeros días del empleado dentro de la compañía)

Asignación Condición

Descripción


Formas 1. Nombre: form_NewHireActionsandDocuments Descripción: Forma Principal de la Actividad


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Prototipo:


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Comportamiento de las Formas Descripción Los documentos y actividades incluidas en las

tablas

son

cargados

automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción. Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no. Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no un reunión con Recursos Humano.

Acciones Tipo

Descripción

Al Entrar

Incluir las políticas de la compañía y los documentos para la firma del contrato.

Al Salir

Remover las políticas de la compañía y los documentos para el contrato que no son

necesarios para el ingreso del

empleado

Enviar Documentos y Acciones Descripción En esta actividad un email es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las políticas de la compañía que el empleado debe leer.


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Notificaciones Descripción

Para

Asunto

Cuerpo del Correo

Informar

Nuevo

Documentos

Dear

sobre

los Empleado

Documentos

Mr/Ms

y Acciones de contratación

y Acciones de contratación.

Welcome to our Team! It is a pleasure to welcome you to the staff. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. In order to begin with the onboarding process it is necessary to sign some legal documents.

Please

presented

on

at , it is necessary to bring all information and documents requested to process each of them. Employment Forms Table

The following information is designed to serve as an introduction to the company and provide resources that will

help

you

make

a

smooth

transition into your new role.


Confidential


Please read all attachments carefully as they contain valuable information to perform of their work. For some of the policies a meeting has been

scheduled

with

a

Human

Resources Analyst. Company Policies Table

Yours sincerely

Human Resources Team

Esperar Fecha Firma Contrato Descripción Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad, Firmar Contrato.

Firmar Contrato Descripción Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén completos. El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el empleado. Asignación Condición

Descripción



Confidential


Formas 1. Nombre: frm_Signing_Contract Descripción: Forma Principal de la Actividad Prototipo:

Comportamiento de las Formas Descripción Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido firmados por el empleado.

Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida Descripción La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos de acceso para el nuevo empleado. La forma incluye cuatro tablas. 

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.


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

Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de información de la compañía



Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo del nuevo empleado.



Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de desempeño, etc.


Descripción

Jefe del nuevo empleado

La actividad es ejecutada por la persona que realizó la solicitud de personal o el jefe del nuevo empleado.

Formas 1. Nombre: frm_Set_employee_requirements_welcome_plan Descripción: Forma Principal de la Actividad Prototipo:


Confidential


Comportamiento de las Formas Descripción Es necesario incluir un rol para el empleado


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Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar registros.

Acciones Tipo

Descripción

Al Entrar

Incluir

Permisos

de

Acceso,

Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades. Al Salir

Remover

los

Permisos

de

Acceso,

Requerimientos del Empleado y Plan de Actividades

que

no

fueron

seleccionados.


Para

Informar

Analista de Documentos

sobre

los Recursos

Documentos y Acciones de contratación.

Humanos Nuevo Empleado

Asunto

Cuerpo del Correo Dear

Mr/Ms

y Acciones de la

Nueva

Contratación Welcome to our Team! It is a pleasure to welcome you to the staff. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. In order to begin with the onboarding process it is necessary to sign some legal documents.

Please

presented

on


Confidential


at , it is necessary to bring all information and docuements needed to process each of them. Employment Forms Table

The following information is designed to serve as an introduction to the company and provide resources that will

help

you

make

a

smooth

transition into your new role.

For some of the policies a meeting has been

scheduled

with

a

Human

Resources Analyst.

Company Policies Table

Please read all attachments carefully as they contain valuable information to perform of their work.

Yours sincerely

Human Resources Team


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Gestionar Creación de Usuarios y Permisos Descripción La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados. El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas en cada caso. Asignación Condición

Descripción

Administrador del área de Tecnología

Formas 1. Nombre: frm_Grant_IT_Acces_rights Descripción: Forma Principal Prototipo:


Confidential


Comportamiento de las Formas Descripción Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas

Enviar Plan de Actividades Descripción Un email es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la información sobre usuarios y permisos asignados.


Confidential



Para

Informar

Nuev Plan

sobre el plan o de

Asunto

Cuerpo del Correo de Dear

Actividad

Empl es

actividades e eado Usuarios información

Jefe

y

Welcome to our Team!

y

de usuarios y del Permisos accesos. Nuev

It is a pleasure to welcome you to the staff. We

o

hope that you will enjoy working with our

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company.

eado

The following activities are designed to serve as

are excited to have you join our team, and we

an

introduction

to

and provide resources that will help you make a smooth transition into your new role.

Activities Table

Best Reguards Human Resources Team

Alistar Puesto de Trabajo Descripción Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo con todos los implementos solicitados por el jefe.


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Descripción

Asistende de Compras

Formas 1. Nombre: frm_Set_up_worksation Descripción: Forma Principal de la Actividad Prototipo:

Comportamiento de las Formas Descripción Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes de la fecha de ingreso del empleado.


Confidential


Esperar Ingreso Nuevo Empleado Descripción Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad

Completar Actividades Primera Semana Descripción Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez que el empleado ha terminado una actividad. Asignación Condición

Descripción

Nuevo Empleado

Formas 1. Nombre: frm_first_week_activities_checklist Descripción: Forma principal Prototipo:


Confidential


Comportamiento de las Formas Descripción Los atributos “Ready” y “I have been read and acknowledge” son requeridos.


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Participantes Jefe del Nuevo Empleado (Rol) El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal) Analista de Recursos Humanos (Rol) La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el proceso de selección. Nuevo Empleado (Rol) Persona elegida para llenar una vacante Administrador de IT (Rol) El administrador del área de IT (Tecnología)


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