Diagramas de Flujo. - Jaume Ramonet | Ingeniero Industrial

ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS EMPRESARIALES. T e o r í a y p r á c t i c a d e l m o d e l a d o de p r o c e s o s m e d i a n t e D i a g r a m a s d e F l u j o . Diagramas de Flujo. “Los síntomas de enfermedad organizativa son la existencia de muchos niveles directivos, fruto de objetivos confusos, falta de claridad en las actividades o exceso de centralización”. Peter Druker

0.– Introducción: Los Diagramas de Flujo (DF) son, con toda seguridad, el m étodo más extendido y popular para realizar el diseño gráfico de procesos . Su simplicidad y versatilidad han contribuido notablemente a su difusi ón. Pero, siempre hay un "pero", no se han difundido por igual las reglas sint ácticas y semánticas que convier ten esta her ramienta en un m étodo realmente potente y simple para cumplir con su principal objetivo: facilitar la comunicaci ón entre personas implicadas. En este cap ítulo vamos a presentar, junto con las reglas sint ácticas y semánticas propias, un conjunto m ínimo de reglas complementarias que permiten nor malizar la confecci ón de Diagramas de Flujo en una organización, con el fin de unificar la representaci ón de procesos y facilitar su lectura cuando se utilice esta her ramienta. Como punto de par tida, es necesario recordar la existencia de las nor mas, no por olvidadas menos «oficiales», sobre Diagramas de Flujo : la ISO 5808:1985 y la DIN 66001:1996. Ambas tienen como objeto la normalizaci ón de los diagramas utilizados en «Tecnologías de la Informaci ón» por los analistas informáticos. Podéis observar en la figura la t ípica plantilla que utiliz ábamos 1 los analistas informáticos para dibujar los consabidos “Flow charts ”. Como puede apreciarse en la plantilla, estas normas contienen un conjunto de s ímbolos y reglas mucho más amplio del que se requiere, en principio, para la representaci ón de los procesos de negocio que nos ocupan. 1 S i , a m i g o s , yo t a m b i é n h e u s a d o p l a n t i l l a s c o m o e s t a d u r a n t e m u c h o s a ñ o s . . . ©©

Jaume Ramonet. BCN. 2004-2013 www.jramonet.com DF_por_JRF.odt “Se legal: copia, utiliza y regala programas libres”.

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PROCESOS EMPRESARIALES.

Teoría y práctica del modelado de procesos mediante Diagramas de Flujo.

1. Campo de aplicaci ón y utilidad de los DF: Las reglas e ideas presentadas en este cap ítulo son aplicables a los Diagramas de Flujo (DF) que representen procesos de trabajo de complejidad media o baja realizados por un recurso (persona o máquina) monotarea. Estos diagramas pueden representar tanto el funcionamiento actual del proceso existente en la organización (modelo « ASIS»), como el nuevo dise ño propuesto para un proceso (modelo «TOBE»).

I MP O RTANTE : Po r su simp licid a d se m án t ica , lo s DF n o so n a de cua do s p a ra re pre se n ta r p ro ce so s de a lt o n ive l, ta le s co mo sist e ma s co mp le jo s o proce so s d e n eg o cio . Pa ra e llo vea s é la met od o lo g ía I DE FØ . L os DF t a mp o co so n a de cua do s pa ra la re prese n ta ci ón precisa d e a ct ivid ad e s e n pa ra le lo 2 (so la p ad a s e n el t ie mpo ) da do qu e p e rmit en most ra r u n flu jo o se cu en cia d e act ivid ad e s ú n ica , t í p ica de un re cu rso s mo no ta re a . L a con clu si ó n q ue sa ca mo s e s q ue la ut ilid ad f un da me n ta l d e lo s DF e s la re pre se n ta ci ó n g ráf ica de lo s p ro ce so s o pe ra t ivo s d e t ra ba jo d e u n re cu rso s (pe rson a o m á qu ina ) mo no ta re a. L os DF p e rmite n re spo nd e r a la s preg un ta s op e ra t iva s: ¿co mo ?, ¿q u ien ? , ¿cua n do ? (a nte s o de spu é s de .. . ). No so n ad e cu ad o s pa ra resp on de r a la s preg un ta s e st ra t é g ica s: ¿p o rq u é ? , ¿p a ra q u é ? .

AV IS O : L os DF p re sen t an u n p elig ro no evide nt e a p rime ra vista : d ad a su ap arent e si mp licida d (cua n do ha n sid o bie n rea liza do s), p ue de n d a r la fa lsa impre si ón d e q ue “ son fá cile s de ha ce r ”. N o es as í . E l d ise ñ ad o r de un d ia g ra ma d e f lu jo h a d e p osee r cie r t a s h ab ilid ad e s, a mé n de l co n o cimien to de la s t é cn ica s. Una de e sa s ha b ilida d e s, cie r t a me nt e un a de la s m á s esca sa s, es “ la e mpa t í a ” con lo s le cto re s ( usu ario s ) d e l dia g ra ma .

2

Para estos casos, puede considerarse la utilización de diagramas IDEF3 o de cronogramas (diagramas de GANTT), en función de lo que sea necesario transmitir.

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Muy I mpor ta nte : Es ab so lu t a men te i mpre scin d ib le qu e e l a uto r d e un d iag ra ma d e flu jo ten ga cla ro la fina lid ad ( “ el prop ós i to ” ) d e l mismo . E l d ise ño g lo b a l d e un d ia g ra ma de be r í a d if e rir not ab le me nt e seg ún cua l se a su prop ósito . No d eb e dise ña rse igu a l un d ia g ra ma con p ro p ó sit o de script ivo de l proce so q ue ot ro cu ya f in a lida d se a la fo rma ci ón d e n uevos o pe ra rio s. No o lvida r nu n ca qu e un d iag ra ma e s u n me d io , no u n f in e n s í mismo . Un d ia g ra ma ha d e se r un a h e rra mie n ta , u n fa cilit ad or, u n recu rso de co mu n ica ci ó n en tre la s p e rso na s.

2. Símbolos utilizados en los DF y su sem ántica: 2.1 Símbolos básicos: actividad

El lenguaje gráf ico de los DF dispone de tres s ímbolos o iconos básicos con significado sema ńtico preciso:

condición

Rectángulo o caja: representa una actividad, operaci ón o tarea.

flujo

Rombo: Representa una condici ón, pregunta o decisi ón planteada siempre con solo dos alter nativas o respuestas: " Si" o "No".

Línea con f lecha: Representa el sentido del f lujo o secuencia de las actividades. Nota: Hay que prestar atenci ón al hecho de que el símbolo de las f lechas tambi én se utilizan para mostrar actividad

las entradas o salidas de las actividades. Estos dos usos del mismo s ímbolo, con significados sem ánticos diferente: f lujo de actividades frente a entradas y

doc

actividad

salidas de las actividades, hace que sea muy recomendable diferenciar entre estos dos significados utilizando f lechas de formato diferente, por ejemplo, mediante trazo discontinuo para las entradas y salidas. No es recomendable diferenciar los diversos significados sem ánticos mediante colores, dado que muchas veces los documentos ser án fotocopiados o impresos en blanco y ©©


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negro. Está demostrado, desde los a ños 60 3 , que estos tres s ímbolos básicos son suficientes para representar diagramas de f lujo de procesos realizados por un solo recurso monotarea. Sin embargo, en la mayor ía de los casos que nos ocupan, son claramente insuficientes para dotar a los diagramas de la sem ántica adecuada. Por ello vamos a añadir tres símbolos más.

2.2 Símbolos de semántica ampliada: Como puede apreciarse en la plantilla del inicio, existe una gran var iedad de símbolos, además de los tres básicos. Pero, antes de lanzar nos a conocerlos todos, es necesar io considerar que para dise ñar, de forma eficiente, los DF que nos interesan es recomendable limitar el n úmero de símbolos utilizados en los diagramas al mínimo imprescindible, en aras a la legibilidad y la comprensibilidad pro par te de los lectores / usuarios. Los tres símbolos que se recomienda para ampliar la sem ántica de los diagrama de f lujo son los tres siguientes: Rectángulo o caja con doble l ínea lateral : Representa un proceso

proceso o actividad compleja, cuyo detalle se desarrolla (se especifica o detalla) en otro documento, por ejemplo, en otro

Diagrama de Flujo donde se hace un “ zoom” sobre esta actividad compleja o en una instrucción de trabajo espec ífica. Info

PseudoRectángulo o caja con lado inferior con doble curva: Representa un documento, o una informaci ón, de entrada o de salida, en cualquier sopor te 4 . Puede representar simplemente

una infor mación, sin especificaci ón del sopor te. 3 Vease el Teorema de Dijkstra (Edsger Dijkstra). 4 “No solo de papel vive el burócrata” ©©


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IMPORTANTE: Las informaciones « entran» o «salen» de las actividades (cajas rectangulares), nunca del f lujo (f lechas). Cilindro o tambor: sistema informático, base de datos o S. I.

similar. Representa una entrada desde, o una salida hacia, un almacén de datos de un sistema de infor maci ón o similar. I MP O RTANTE : Al ig ua l q ue en e l s í mb o lo a nte rio r, la s « en trad a s » o « sa lid a s » se re aliza n

so bre la s a ct ivida de s (ca ja s rect án g u la re s) y N O sobre el fl uj o (f le cha s).

¡¡¡ INCORRECTO ! !!

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¡¡¡ CORRECTO !!! Operación A

Operación A

Operación B

Operación B


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2.3. Símbolos auxiliares: I MP O RTANTE : Tod os lo s s í mbo lo s o ico no s visto s h asta ah ora t ie ne sign if ica d o se má n t ico s obre el proc e s o rep re se n ta d o. L os s í mb o lo s q ue se p re se n ta n a con t in ua ci ó n prop orcio na n sign if icad o se m án t ico s obre e l propi o di a grama (sop o r t e o con te ne do r), NO s obre l as ac ti v i da des repre se nta da s por el di a grama (con te nid o ) .

Los símbolos auxiliares que consideraremos son los dos siguientes: Pseudorectángulo con los laterales de 1/2 arco de

inicio

circunferencia : Representa el " Punto de Inicio " o el "Punto de fin

Fin" del diagrama , es decir, los l ímites del proceso representado. MUY I MPO RTANTE : E n u n d iag ra ma so lo pu ed a h ab e r un s ol o punto de i nic i o y

un sol o punto de fi n. de pag. 1 a pag. 2

Pentágono apuntando hacia abajo : Conector de página del f lujo (salto de p ágina del f lujo). Se incluyen en la p ágina origen del f lujo y en la destino. IMPORTANTE: En principio, los DF no

deberían ocupar más de una página. Por ello, el uso de este s ímbolo está limitado solo a los casos en que nos veamos obligados a no respetar la regla anter ior y que hemos de procurar que sean los m ínimos, y solo en casos justificados.

2.4 Otros elementos: En función de su propósito final, los DF pueden contener otros elementos auxiliares que faciliten su comprensi ón o que permitan comunicar datos de inter és para los usuarios. Por ejemplos: notas explicativas laterales, referencia a otros documentos, código de las actividades, de los procedimientos o las instrucciones

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asociadas a estas, responsabilidades, etc. Ver los ejemplos del final.

3. Reglas de diseño: 3.1. Regla sobre el Inicio y el Fin del DF : La regla más impor tantes a tener en cuenta en un diagrama de f lujo es: Recordemos: Todo Diagrama de Flujo tiene UN SOLO punto de inicio y UN SOLO punto final.

Respetar escrupulosamente esta regla posibilita la realizaci ón del análisis y diseño estructurado de los diagramas por niveles de complejidad. Se puede considerar el punto de inicio y el de fin de un diagrama como " puntos de anclaje ", una especie de mecano de diagramas. Ver el apar tado 4. An álisis estructurado en los Diagramas de Flujo.

3.2. Regla sobre la Direcci ón general del DF 5 : Ante la realización de un DF, una de las primeras decisiones que deber á tomar el autor es ”la dirección general del f lujo del diagrama " dado que existen dos alter nativas: vertical u horizontal. Para facilitar la lectura, y el dise ño, recomendamos, siempre que sea posible, que la dirección general del f lujo sea ver tical descendente. Es aconsejable posicionar la “secuencia normal " de actividades en el centro del diagrama. Se entiende por “secuencia nor mal", las actividades que se realicen en la mayor ía de los casos.

5 Supondremos que él sentido general del diagrama es vertical. Las explicaciones son isomórficas para diagramas horizontales. ©©


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Analicemos la figura de la derecha: la secuencia de actividades que se muestra en el diagrama de la derecha

inicio

es: acción A

●

Ejecutar la "actividad A";

●

Ejecutar luego la “a ctividad B”;

●

A continuación, evaluar la " condición"

●

En función del resultado de la evaluaci ón de

la condición, pasar a ejecutar la " actividad C" o repetir la ejecución de la “actividad B”. En la

acción B

condición

acción C

fin

mayoría de los casos (en m ás del 50%) el camino (f lujo) resultante deber á ser la ejecución de la “ actividad C”. Solo en los casos especiales (menos del 50%), la evaluaci ón de la “ condición” ha de dar como resultado repetir la ejecuci ón de la “ actividad B” y luego volver a evaluar la “condición”

3.3. Regla sobre el f lujo entrante y saliente de cada actividad: Las actividades, simples o complejas, han de tener UN SOLO punto de entrada del f lujo y UN SOLO punto de salida . De hecho el único icono especial 6 es el rombo (condición) que tiene un solo punto de entrada del f lujo y dos puntos de salida.

6 Los iconos con significado semántico sobre el diagrama (inicio; fin; salto de página), también son “especiales”: solo tienen un punto de salida del flujo o un punto de entrada, no ambos. ©©


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Incorrecto

Correcto actividad A

actividad A

condición

condición

A) Flujo entrante: A un s ímbolo determinado solo le puede llegar una f lecha de f lujo, es decir, todo s ímbolo solo tiene un único punto de llegada del f lujo. El punto de conexión de las f lechas del f lujo entrante con los iconos ha de ser el centro de la par te superior del s ímbolo, especialmente en los rombos (decisi ón alter nativa). I MP O RTANTE : Co n se cu en te men te , si d ive rsa s f le ch a s de flu jo h an de lleg a r a l mismo icon o sie mp re se a g ru p a ra n e n un a so la f le ch a a nte s d e lleg a r al s í mb o lo . La co nexi ó n e nt re d o s fle cha s se re aliza med ia nt e u na pu nt a de fle cha . E llo p e rmit e d ife re ncia r la s conexion e s de lo s cru ce s.

B) Flujo saliente: A un s ímbolo determinado, con excepci ón del rombo (condición) solo le puede salir una f lecha de f lujo, es decir, todo s ímbolo, excepto el rombo, solo tiene un único punto de salida del f lujo. El punto de conexión de las f lechas del f lujo saliente con los iconos ha de ser el centro de la par te inferior del s ímbolo, excepto en los rombos (decisi ón), que han se tratan en la regla siguiente. 3.4. Regla sobre los “ s altos ” del f lujo : Cuando utilizamos el s ímbolo de la condici ón (rombo), se plante la duda sobre cual de las 3 salidas (v ér tices) disponibles utilizaremos. Por la regla 3.2 ya tenemos solucionado un tema: la salida del f lujo cor respondiente a la “ secuencia

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nor mal” de actividades la realizaremos por el vértice central inferior del rombo. Queda ahora pendiente la salida del f lujo correspondiente a la salida alter nativa. Siempre que ello sea posible, utilizaremos la regla siguiente: “Avance”

Inicio

“Retroceso”

Inicio

actividad A

actividad A

actividad B

actividad B

condición

condición

actividad C

actividad C

Fin

Fin

Si la actividad alter nativa cor responde a “ avanzar” en el sentido de la “secuencia nor mal”, utilizaremos el vértice derecho del rombo. Si la actividad alter nativa cor responde a “ retroceder” en el sentido de la “ secuencia nor mal”, utilizaremos el vértice izquierdo del rombo. Por ello, las f lechas de f lujo en sentido «verticaldescendente » representan «avance»: no hacer nada, «salto de pasos », «procesos alter nativos menos habituales», etc. En estos casos, dado que hay que avanzar hacia adelante, hacia una actividad posterior, utilizaremos, siempre que sea posible, las direcciones derecha y abajo. Consecuentemente, las f lechas de f lujo en sentido «verticalascendente» representan «retroceso»: «pasos atrás», «reprocesos», tratamiento de errores, etc. En estos casos, dado que hay que volver hacia atr ás, hacia una actividad anterior, utilizaremos, siempre que sea posible, las direcciones izquierda y ar r iba.

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Jus ti fic ac i ón de la s dos re gl as a nte ri ore s : co lo ca r e n la ve r t ica l la s act ivid ad e s de la "se cu e n cia no rma l " y re presen t a r lo s " sa lt os de avan ce " p o r la d erech a y lo s “ sa lt os de ret ro ce so ” po r la izqu ie rda , t ie ne u na ju st if ica ci ón cu lt u ra l: la d ire cci ó n h ab it ua l, pa ra lo s occid en t a le s, es avan za r e n la le ctu ra de un texto de izq u ie rd a a d ere ch a y d e a rrib a a a ba jo .

3.5. Regla sobre las etiquetas de los iconos : ●

Actividad o tarea : Cada rectángulo ha de incluir una etiqueta con el

nombre de la actividad representada. Se recomienda que estas etiquetas est én redactadas utilizando verbos en infinitivo (idea de actividad). ●

Decisión: El símbolo del rombo ha de contener el texto de la pregunta.

El propio icono (rombo) significa “ pregunta”, por ello no es imprescindible incluir los signos de inter rogaci ón en este texto, dado que quedan impl ícitos. La pregunta ha de estar formulada de for ma que solo admita dos respuestas posibles: "SI" o "NO" (o alter nativamente: “ CIERTO” o “FALSO”). Las dos salidas del f lujo han de estar etiquetadas las dos o una (la otra ser á obvia) con las etiquetas “Si” y “No”. Si es posible, es preferible plantear las preguntas de forma que la respuesta afirmativa cor responda a la “ secuencia nor mal”. ●

Conector de página: Cuando se utilicen conectores entre p áginas, se

puede especificar dentro del pent ágono el número de la página de destino (significado «hacia») o la página de or igen (signif icado « desde»). Si existe más de un conector entre p áginas, se añaden letras (A, B, C, ...) para diferenciar los f lujos que representan. ●

Documento y Base Datos : Dado que, en la mayor ía de los casos

estamos refir iéndonos a registros (informaci ón sobre un sopor te), la etiqueta debe contener su identificaci ón, por ejemplo mediante su c ódigo y su nombre.

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Re s ume n ope ra tivo de la s re gl a s de dis e ño:

1. Dib u ja r un so lo “ I nic i o ” en la pa r te cen t ra l su pe rio r y u n so lo “ Fi n ” e n la p a r t e ce n t ra l infe rio r de l d ia g ra ma . 2 . Posicion a r la s act ivid ad e s de la “ s ec ue nc i a norma l ” (la s q ue se rea liza n e n la mayo r í a de lo s ca so s) so bre la ve r t ica l e nt re e l “ I ni ci o ” y e l “ Fi n ” en e l ce nt ro de l d iag ra ma . La " s ec ue nc i a norma l " ve nd r á re fle jad a po r la s fle cha s de scen de nt e s q ue u ne n e sa s a ct ivida de s. 3 . S itu a r en tre la s a ct ivida de s o pe rat iva s la s con d icion e s de co n tro l de l flu jo . 4 . Dibu ja r lo s flu jo s d e “ sa lt o h acia ad e la nt e ” po r e l l a do de rec ho de la ve r t ica l ce n t ra l. Dib u ja r lo s flu jo s d e “ sa lt o de re troce so ” po r e l l a do i zqui e rdo d e la ve r t ica l de fin ida po r la “ se cu en cia no rma l” d e a ct ivid a de s. 5 . A ña d ir la s “ e nt ra d a s ” p o r e l la do izq u ie rd o d e la act ivid ad y la s “ sa lid a s ” p o r e l la do de re cho . Ut iliza r u n fo rmat o d e la s fle cha s d e E /S d ist int o q ue la s qu e se ut ilice pa ra re presen t a r e l flu jo. N ota : Co mo ya se ha co men t ad o , p ara lo s d iag ra ma s d e se n t ido g e ne ra l h o rizon t a l la s reg la s so n iso mo r f a s.

RE CO RDATO RI O : S ie mpre q ue de se e mo s rea liza r e l Dia g ra ma de u n Proce so, ut iliza nd o cua lq u ie ra de la s t é cn ica s existe nte s, reco men da mo s «e nca re ci da me nte » con fe ccio n a r p revia me nte la « Fic ha de l Proc e s o ». L a s info rma cio ne s « i mpres ci ndi bl es » a cu mp lime n ta r en la cit ad a fich a so n : N ombre del Proce s o (T í t u lo de l Dia g ra ma ) : Ve rbo en inf in it ivo o f ra se ve rba l co r t a y sign if ica t iva d e l pro ce so d esa rro llad o . P rop ós i to, mi s i ón o ra z ón de s e r de l proce s o : De scrip ci ón d e « pa ra qu é» existe ese pro ce so . P rop ós i to de l dia g rama , n ive l de de ta lle a de cua d o y o tro s e le men to s de l Diag ra ma (a uto r, có d igo , ve rsi ó n fech a, sit ua ci ó n o est ad o ,. . . ) P ri me ra ac ti v i da d o p rime r «even to »: P rime ra acci ón o he cho q ue dete rmin a el p unt o in icia l de l Diag ra ma d e Flu jo . P ue de se r la lle ga da de u n «e nte », un h e ch o p e ri ó d ico o u n «event o» . E je mp lo s: Re cep ci ó n d e u n « pe d ido de clien te », d esca rga d e u na mate ria p rima , lleg a da de l p ro du ct o a la

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se cci ó n de envasa do , re ce p ci ón d e la info rma ci ó n t é cn ica d el p royecto , lla ma da te le f ón ica , «Fin d e me s» , ne ce sid a d d e ca lib ra ci ó n de un inst ru men to , .. . Úl ti ma ac ti v i da d o últ imo «eve nto »: Últ ima a cci ón o h e ch o qu e det e rmina e l fin a l de l Diag ra ma de Flu jo . No rma lme nt e a co stu mb ra a se r e l re mit ir u n « ent e» a o tro proce so y/ o gu ard a r o a rch iva r un a do cu me n t a ció n , p o r e je mp lo : ma n da r prod ucto a la se cci ón de enva sad o , so licit a r mat e ria p rima a prove ed or, man d a r la inf o rma ci ón so licit ad a po r e l clie nt e, reg ist ra r la act ivid ad rea lizad a ,. . . E ntra das y S al i da s de l p ro ce so , su s e sp e cif ica cion e s y su o rige n o d est ino . Tant o la s en t ra da s co mo la s sa lid a s (re su lta do s) pu ed en se r mate ria le s o l ó g ica s (inf o rma ci ón ). E s con ve nie nt e con o ce r y esp e cif ica r la na tu ra le za y/o la de scrip ci ó n co n cre ta d e la s en t ra d a s y d e la s sa lid a s. Re gi s tros y o tros do cu me nt os ut iliza do s (en t rad a s) y ge n e ra do s (sa lida s) a lo la rg o d el proce so . Lo s re g istro s (inf o rma ci ó n + so po r te ) so n ca so s espe cia le s de en t ra da s y sa lida s. Re s ponsa bl e de ca da a ct ivida d ref le ja d a e n e l Dia g ra ma : área o p ref e rib le me nte ca rg o o pu esto .

ATE N CI Ó N: La int en ci ón de p on e rno s a « d ib u ja r » el Diag ra ma in med ia t a men te e s ca si irre sist ib le . De be mo s se r co n scien te s q ue su cu mb ir a e se de se o n os co nd u ce, en la mayo r ía de la s ve ce s, ha cia e l f ra ca so. Aun qu e cu este u n esf ue r zo no ta b le, lo aco n se ja b le es e mp e za r p o r la « Fic ha de l P roce s o » .

4. Diseño estructurado en los Diagramas de Flujo: 4.1 Principio general : Para poder aplicar los pr incipios del Dise ño

inicio

Estructurado a los Diagramas de Flujo es necesar io respetar la regla b ásica: toda estructura lógica de un DF solo admite un punto de «inicio» y un punto de «f in» , tal como muestra la figura. Este principio permite, por

estructura lógica

ejemplo, que una actividad compleja pueda detallarse en otro diagrama de mayor detalle, es decir de menor complejidad/abstracci ón. fin

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Consecuentemente,

inicio

May or de talle

un Diagrama de Flujo dado

actividad 1

pueda ser representado como

actividad 2

activ. 4.1

?

atividad 4.2 activ.4.2

una

actividad

compleja

(rectángulo con doble l ínea

actividad 3

inicio activ.4.2.1

atividad 4

lateral) en un Diagrama de

actividad 5

nivel superior (de mayor

fin

abstracción o complejidad y

inicio

? activ. 4.4

activ.4.3

activ. 4.2.2 ?

activ.4.5

activ. 4.2.4

activ. 4.2.3

fin

May or co mple ji

menor nivel de detalle). Como

dad

activ. 4.2.5 fin

puede apreciarse en la figura,

cada porción bien estructurada de un Diagrama puede conver tirse en un Diagrama de detalle y viceversa. De esta for ma, los Diagramas de Flujo constituyen una especie de juego de mu ñecas rusas «Matr yshkas». Cada uno de estos diagramas con UN ÚNICO “inicio” y UN ÚNICO “fin” constituyen una estructura del " mecano" de diagramas. Existen un conjunto de estructuras básicas que son como piezas elementales de este mecano. Es impor tante conocerlas para poder construir con ellas estructuras mas complejas. 4.2 Las estructuras b ásicas : Como ya hemos mencionado, desde mediados de los

inicio

años 60 del pasado siglo 7 se sabe que solo son necesarias 3 estructuras de actividades, convenientemente dispuestas, para modelar cualquier secuencia de operaciones a realizar por un recursos monotarea. Esas tres estructuras reciben los nombres: «estructura secuencial », «estructura alter nativa » y

actividad 1 actividad 2

actividad 3

«estructura repetitiva », si bien esta última puede tomar dos fin

formas, como veremos luego.

La «estructura secuencial» representa, como su nombre indica, una 7

Ver: http://es.wikipedia.org/wiki/Edsger_Dijkstra

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secuencia cor relativa de actividades o tareas. Cada una de estas actividades puede ser a su vez otra estructura (actividad compleja). La «estructura alternativa » corresponde inicio

a la disyuntiva de la acci ón, «A» o «B», que hay que decidir en funci ón de una pregunta con solo dos respuestas posibles. Bien entendido que cada una de esas acciones puede ser una actividad

condición actividad A

compleja (otra estructura) o no hacer nada

actividad B

fin

(actividad nula). La «estructura repetitiva » per mite representar la repetici ón de una “mientras” inicio

“hasta”

inicio

acción (simple o compleja) hasta que se cumpla una condici ón. Existen dos implementaciones posibles de esta estructura, la llamada « estructura repetitiva “mientras”» y la llamada

actividad

actividad

condición

condición

fin

fin

«estructura repetitiva “ hasta”». Ver figuras. Mediante el conveniente " engarzado" de estas tres estructuras se pueden representar la totalidad de los procesos de trabajo en los que no haya simultaneidad de operaciones. Como ya se ha comentado, los diagramas de f lujo no son adecuados para la representaci ón de procesos en los que existan actividades simultaneas (en paralelo).

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5. Errores habituales en la confecci ón de Diagramas de Flujo. ERROR: Hacer salir dos o m ás f lechas de una acci ón (rectángulo). El único símbolo que tiene dos salidas es el rombo (decisi ón alter nativa). ERROR: Representar las decisiones mediante un s ímbolo distinto al rombo. Si el texto de la pregunta es muy extenso puede arrollarse este al pie de la página y poner una llamada en el rombo. ERROR: Introducir en la l ínea del f lujo un s ímbolo que no cor responda a una acción (simple o compleja) o una decisi ón. Es er róneo, por ejemplo, introducir en línea de f lujo un documento. ERROR: Número de salidas de una decisi ón (rombo) distinto a dos. Las decisiones (ROMBOS) admiten, como m ínimo, y como máximo, dos salidas cor respondientes a las respuestas “ Si” y “No”. ERROR: Diagramas de varias p áginas. Si el Diagrama de Flujo es demasiado largo (más de 2 páginas) será prácticamente ilegible. Agrupar algunas acciones en una acci ón compleja hasta obtener un Diagrama de 2 p áginas como máximo (mejor 1). Desarrollar, si es necesario, los Diagramas de detalle de las acciones complejas en otro documento. ERROR: En diagramas ver ticales, situar el el f lujo de « retorno» en el lado derecho del diagrama: provoca confusi ón al lector. Representar, siempre que ello sea posible, el f lujo de « retorno» (errores, reprocesos, vueltas atr ás, etc.) por el lado izquierdo (para diagramas ver ticales). ERROR: No respetar la « regla sagrada» del Análisis Estructurado: un solo «Inicio» y un solo «Fin» en cada diagrama. Poner m ás de un inicio, o de un fin, provoca confusi ón al lector del diagrama. Esta regla asegura el cumplimiento de la coherencia estructural entre los diagramas de distintos niveles de detalle...

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Ejemplo: Ciclo de los Documentos del Sistema de Gesti ón.

inicio

propuesta nuevo doc.

Editar

Revisar

¿Ok?

Aprobar

¿Ok?

Registar

BD Docs.

Difundir (PGD03)

propuestas de mejoras

Gestionar mejoras(PGD04)

Revisar validez del Doc ¿Ok?

Dar de baja

BD Docs.

fin

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Ejemplo: Repostar carburante en estaci ón de servicio. Propósito: Reponer carburante del veh ículo. Actividad o evento inicial (ejecutado o acontecido): Acceder a una estaci ón de servicio abier ta al p úblico. Actividad o evento f inal : Abandonar la estaci ón de servicio. inicio buscar surtidor adecuado libre ¿Ok? colocar vehículo junto al surtidor apagar motor y sacar llave abrir tapón del depósito Cargar carburante I27

cerrar tapón del depósito ¿Ok? pagar y solicitar recibo

recibo

Poner llave, arrancar y salir fin

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Documento editado y revisado por última vez el 11 de enero de 2013.

Se aceptan sugerencias para la mejora de este documento. Gracias: [email protected]

Esta documentación está publicada bajo una licencia: Reconocimiento Autor – Sin Obra Derivada - Compartir Igual 3.0 de Creative Commons. (Para ver la licencia, visitar http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.es_CO) Usted puede copiar y distribuir este documento tal y como está, sin obtener beneficios económicos. Gracias.

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Atención al cliente

inicio Queja o reclamación

Recepcionar Q o R.

Registrar

BB DD Calidad

Comité de coordinación

Decidir aceptación

¿Aceptada?

No

Informar al cliente y otras partes No

Gestión de la Calidad

Atención al cliente

Acción Correctiva PGSC04

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Comunicado

¿Correcto?

Cerrar y registrar

BB DD Calidad

fin

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Diagramas de Flujo. - Jaume Ramonet | Ingeniero Industrial

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